PRILOGA

POSLOVNIK PODODBORA ZA SANITARNE IN FITOSANITARNE UKREPE, USTANOVLJENEGA V POGLAVJU 5 TRGOVINSKEGA SPORAZUMA MED EVROPSKO UNIJO IN NJENIMI DRŽAVAMI ČLANICAMI NA ENI STRANI TER KOLUMBIJO IN PERUJEM NA DRUGI STRANI

Člen 1

Sestava in predsedstvo

1.   Pododbor za sanitarne in fitosanitarne ukrepe (v nadaljnjem besedilu: pododbor SFS), ki je ustanovljen v skladu s členom 103 Trgovinskega sporazuma med Evropsko unijo in njenimi državami članicami na eni strani ter Kolumbijo in Perujem na drugi strani (v nadaljnjem besedilu: Sporazum) (1), opravlja svoje naloge, kot je določeno v členu 103 Sporazuma in nosi odgovornost za zagotavljanje in spremljanje izvajanja Poglavja 5 o sanitarnih in fitosanitarnih ukrepih.

2.   Kakor določa člen 103(2) Sporazuma, je pododbor SFS sestavljen iz predstavnikov, ki jih imenuje vsaka pogodbenica in ki so pristojni za sanitarna in fitosanitarna vprašanja.

3.   Pododboru SFS po načelu rotacije eno leto predseduje višji uradnik Evropske komisije v imenu Evropske unije in njenih držav članic, višji uradnik kolumbijske vlade ali višji uradnik perujske vlade. Prvo obdobje predsedovanja se začne z datumom prve seje Odbora za trgovino in se konča 31. decembra istega leta. Pododboru SFS predseduje pogodbenica, ki predseduje Odboru za trgovino.

4.   Pododbor SFS lahko zaseda le, kadar se zasedanja udeležita EU in ena andska država podpisnica, in takrat razpravlja izključno le o dvostranskih vprašanjih. Takim zasedanjem sopredsedujeta obe pogodbenici. Druge andske države podpisnice lahko na teh zasedanjih sodelujejo na podlagi predhodnega dogovora s pogodbenicama.

5.   Sklic na pogodbenici v poslovniku je v skladu z definicijo iz člena 6 Sporazuma.

Člen 2

Zasedanja

1.   Pododbor SFS zaseda vsaj enkrat letno in izredno na zahtevo katere od pogodbenic, kakor je določeno v členu 103(2) Sporazuma. Zasedanja potekajo po načelu rotacije v Bogoti, Bruslju in Limi, razen če se pogodbenice ne dogovorijo drugače.

2.   Zasedanje pododbora SFS skliče pogodbenica, ki predseduje, časovni razpored in kraj zasedanja pa določijo pogodbenice.

3.   Pododbor SFS lahko zaseda tudi prek video ali avdio konference.

Člen 3

Delegacije

Pred vsakim zasedanjem je treba pogodbenice obvestiti o predvideni sestavi delegacij vseh pogodbenic, ki se bodo udeležile zasedanja.

Člen 4

Opazovalci

Pododbor SFS lahko priložnostno povabi opazovalce.

Člen 5

Korespondenca

1.   Dokumenti pododbora SFS iz členov 6, 7 in 8 poslovnika se pošljejo predsednikoma pododbora SFS in sekretariatu Odbora za trgovino.

2.   Za zadeve, ki se nanašajo izključno na dvostranski odnos med EU in eno od andskih držav podpisnic, bo korespondenca opravljena med tema pogodbenicama, druge andske države podpisnice pa bodo po potrebi v celoti obveščene.

Člen 6

Dnevni red zasedanj

1.   Pogodbenice skupaj sestavijo dnevni red za vsako zasedanje. Dnevni red se skupaj z ustreznimi dokumenti pošlje vsem pogodbenicam najpozneje 14 dni pred začetkom zasedanja.

2.   Pododbor SFS sprejme dnevni red na začetku vsakega zasedanja. Za uvrstitev točk, ki niso na začasnem dnevnem redu, na dnevni red je potrebno soglasje pogodbenic.

3.   Predsednik pododbora SFS lahko v soglasju s pogodbenicami na zasedanja povabi strokovnjake, da se zagotovijo informacije o posebnih temah.

Člen 7

Zapisnik

1.   Pogodbenici skupaj pripravita osnutek zapisnika vsakega zasedanja. Prvi osnutek pripravi pogodbenica, ki predseduje, in sicer v 21 dneh po zasedanju.

2.   V zapisniku je praviloma povzeta vsaka točka dnevnega reda in po potrebi navedeno naslednje:

(a)	dokumenti, predloženi pododboru SFS;

(b)	izjave, za katerih vnos so zaprosili člani pododbora SFS; in

(c)	predlagani sklepi, dana priporočila, dogovorjene izjave in sprejete sklepne ugotovitve o posameznih točkah.

3.   Zapisnik vključuje tudi seznam udeležencev zasedanja pododbora SFS.

4.   Pogodbenice v roku dveh mesecev od datuma zasedanja pisno potrdijo zapisnik. Po potrditvi kopije podpišejo predsednik in predstavniki drugih pogodbenic. Vsaka od pogodbenic prejme po en originalen izvod teh izvirnih dokumentov. Kopija podpisanega zapisnika se pošlje sekretariatu Odbora za trgovino.

Člen 8

Akcijski načrt

1.   Pododbor SFS sprejme akcijski načrt, ki odraža ukrepe, za katere so se pogodbenice dogovorile med zasedanjem.

2.   Pododbor SFS na svojem naslednjem zasedanju pregleda, kako pogodbenice izvajajo akcijski načrt.

Člen 9

Jeziki

1.   Uradni jeziki pododbora SFS so uradni jeziki pogodbenic.

2.   Če ni določeno drugače, se pododbor SFS pri svojih posvetovanjih običajno opira na dokumentacijo in predloge, pripravljene v jezikih iz odstavka 1.

Člen 10

Obveščanje javnosti in zaupnost

1.   Če ni odločeno drugače, zasedanja pododbora SFS niso javna.

2.   Ko pogodbenica pododboru SFS, specializiranim odborom, delovnim skupinam ali katerim koli drugim organom predloži informacije, ki se štejejo za zaupne v skladu z njenimi zakoni in drugimi predpisi, pogodbenice navedene informacije obravnavajo kot zaupne, kakor določajo pravila iz člena 290(2) Sporazuma.

Člen 11

Stroški

1.   Vsaka pogodbenica krije vse svoje stroške v zvezi z osebjem, potovanjem in bivanjem ter poštnimi in telekomunikacijskimi storitvami, nastale zaradi udeležbe na zasedanjih pododbora SFS.

2.   Stroške, povezane z organizacijo zasedanj in razmnoževanjem dokumentov, krije pogodbenica gostiteljica zasedanja.

3.   Stroške, povezane s tolmačenjem na zasedanjih in prevajanjem dokumentov v španščino in angleščino ali iz teh dveh jezikov, krije pogodbenica gostiteljica zasedanja. Tolmačenje in prevajanje v druge jezike ali iz njih krije pogodbenica prosilka.

Člen 12

Spremembe poslovnika

Poslovnik, kot tudi morebitne poznejše spremembe, mora v skladu s členom 103(2) Sporazuma sprejeti pododbor SFS.

---

(1)  UL L 354, 21.12.2012, str. 3.