Access to European Union law
<a href="https://eur-lex.europa.eu/content/help/eurlex-content/experimental-features.html" target="_blank">More about the experimental features corner</a>
Choose the experimental features you want to try
EUR-Lex
Access to European Union law

This document is an excerpt from the EUR-Lex website

You are here
Use quotation marks to search for an "exact phrase". Append an asterisk (*) to a search term to find variations of it (transp*, 32019R*). Use a question mark (?) instead of a single character in your search term to find variations of it (ca?e finds case, cane, care).
Search tips
Need more search options? Use the Advanced search

Document 22023D0560

Sklep št. 2021/02 regionalnega usmerjevalnega odbora prometne skupnosti o pravilih o povračilu stroškov oseb, ki niso zaposlene v stalnem sekretariatu prometne skupnosti in so vabljene k sodelovanju na sestankih prometne skupnosti [2023/560]

PUB/2022/535

UL L 73, 10.3.2023, p. 48–53 (BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, GA, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)

Legal status of the document In force

ELI: http://data.europa.eu/eli/dec/2023/560/oj

10.3.2023   

SL

Uradni list Evropske unije

L 73/48

SKLEP št. 2021/02 REGIONALNEGA USMERJEVALNEGA ODBORA PROMETNE SKUPNOSTI

o pravilih o povračilu stroškov oseb, ki niso zaposlene v stalnem sekretariatu prometne skupnosti in so vabljene k sodelovanju na sestankih prometne skupnosti [2023/560]

REGIONALNI USMERJEVALNI ODBOR PROMETNE SKUPNOSTI JE –

ob upoštevanju Pogodbe o ustanovitvi prometne skupnosti in zlasti člena 35 Pogodbe –

SPREJEL NASLEDNJI SKLEP:

Člen 1

Sprejmejo se pravila o povračilu stroškov oseb, ki niso zaposlene v stalnem sekretariatu prometne skupnosti in so vabljene k sodelovanju na sestankih prometne skupnosti, navedena v Prilogi.

Stalni sekretariat prometne skupnosti pravila po njihovem sprejetju objavi na spletišču prometne skupnosti.

Člen 2

Ta sklep začne veljati na dan sprejetja.

V Sarajevu, 7. junija 2021

Za regionalni usmerjevalni odbor

predsednik

PRILOGA

PRAVILA O POVRAČILU STROŠKOV OSEB, KI NISO ZAPOSLENE V STALNEM SEKRETARIATU PROMETNE SKUPNOSTI IN SO VABLJENE K SODELOVANJU NA SESTANKIH PROMETNE SKUPNOSTI

1.   Področje uporabe

1.1

 Ta pravila se uporabljajo za osebe, ki niso zaposlene v stalnem sekretariatu prometne skupnosti (v nadaljnjem besedilu: stalni sekretariat) in so vabljene k sodelovanju na katerem koli sestanku prometne skupnosti iz pravila 1.2.

1.2

 Ta pravila se uporabljajo za sestanke naslednjih sestav, odborov in drugih forumov prometne skupnosti:

(a)

sestanke ministrskega sveta, regionalnega usmerjevalnega odbora, tehničnih odborov in socialnega foruma;

(b)

sestanke odbora za proračun;

(c)

sestanke projektnih skupin, usklajevalnih skupin in drugih delovnih teles, ustanovljenih s sklepi ministrskega sveta, ter sestanke regionalnega usmerjevalnega odbora;

(d)

konference, delavnice in druge forume, ki jih organizira stalni sekretariat v zvezi z delovnim programom prometne skupnosti;

(e)

druge sestanke, organizirane v okviru izvajanja Pogodbe o prometni skupnosti (razprave na visoki ravni, delavnice itd.);

(f)

izbirne postopke za delovna mesta, ki jih objavi prometna skupnost (člani izbirne komisije), ter

(g)

izbirne postopke za delovna mesta, ki jih objavi prometna skupnost (kandidati).

1.3

 Do povračila stroškov po teh pravilih je upravičen le en predstavnik na ministrstvo, regulativni organ, agencijo, subjekt ali drugega upravičenca. Vendar lahko direktor stalnega sekretariata prometne skupnosti (v nadaljnjem besedilu: direktor) na podlagi utemeljene odločitve odstopa od tega pravila, če je hkrati organiziranih več sestankov iz pravila 1.2.

1.4

 Ta pravila zajemajo le povračilo potnih stroškov in stroškov nastanitve. Udeleženci niso upravičeni do izplačila dodatnih zneskov, kot so dnevnice.

2.   Potni stroški

2.1

 Vsi udeleženci so upravičeni do povračila potnih stroškov za potovanje od kraja, navedenega v povabilu (službeni ali domači naslov), do kraja sestanka z najprimernejšim prevoznim sredstvom glede na razdaljo. Na splošno je to potovanje z vlakom v drugem razredu za potovanja, krajša od 400 km (v eno smer glede na uradno razdaljo po železnici), in zračni prevoz v ekonomskem razredu za razdalje 400 km ali več.

2.2

 Direktor si prizadeva zagotoviti tako organizacijo sestankov, da lahko udeleženci izkoristijo najugodnejše cene prevoza.

2.3

 Potni stroški se povrnejo le po predložitvi izvirnih dokazil.

2.4

 Če prevoz z letalom ali vlakom ni na voljo ali ni stroškovno učinkovit, se odobri potovanje z avtobusom ali osebnim avtomobilom.

2.5

 Stroški potovanja z zasebnim vozilom se povrnejo po stopnji 0,22 EUR na km.

2.6

 Stroški prevoza s taksijem se povrnejo le, če lokalni javni prevoz ni na voljo.

2.7

 Potni stroški se povrnejo v višini do 700 EUR.

3.   Stroški nastanitve

3.1

 Udeleženci so upravičeni do povračila stroškov nastanitve. Stroški nastanitve so stroški, ki nastanejo zaradi prenočevanja v kraju sestanka, ker se čas sestankov ne sklada z voznim redom letov ali vlakov. Stroški nastanitve se povrnejo v višini do 120 EUR na noč. Število nočitev ne sme preseči števila dni, ko potekajo sestanki, h kateremu se prišteje 1 dan.

3.2

 Če to predhodno odobri direktor, se lahko udeležencem izjemoma povrnejo stroški nastanitve za dodatno nočitev v kraju sestanka, če bi podaljšanje bivanja udeležencu omogočilo, da zniža stroške prevoza za več, kolikor znašajo stroški dodatne nočitve.

3.3

 Udeleženci niso upravičeni do povračila drugih stroškov, povezanih z bivanjem v hotelu, kot so stroški za internet, telefon, fotokopiranje, minibar in nevključen zajtrk.

4.   Nakup vozovnic in plačilo nastanitve

4.1

 Udeleženci, ki so povabljeni na sestanek iz pravila 1.2, točke (a) do (e), načeloma sami rezervirajo vozovnice in nastanitev. Rezervacije se opravijo čim prej, da se lahko zagotovi najugodnejša cena. Stalni sekretariat rezervira potovanje ali nastanitev v imenu udeležencev ali vnaprej plača stroške le izjemoma in v skladu s pravilom 6.

4.2

 Za udeležence, ki so povabljeni na sestanek iz pravila 1.2, točki (f) in (g), potovanje in nastanitev organizira stalni sekretariat.

5.   Postopek povračila stroškov

5.1

 Za povračilo potnih stroškov in stroškov nastanitve udeleženci predložijo zahtevek za povračilo stroškov (v nadaljnjem besedilu: zahtevek za povračilo). Zahtevek za povračilo:

(a)

se predloži na obrazcu iz Dodatka 1;

(b)

se predloži stalnemu sekretariatu v elektronski obliki najpozneje 15 koledarskih dni po datumu zadevnega sestanka ter

(c)

priložijo se mu vsa izvirna dokazila, kot so vozovnice in računi ali, v primeru spletne rezervacije, izpis elektronske rezervacije in vstopnih kuponov za odhodno potovanje, ki dokazujejo nastale stroške, na njih pa mora biti naveden razred uporabljenega prevoznega sredstva, čas potovanja in plačani znesek.

5.2

 Korespondenca v zvezi s povračili se pošlje stalnemu sekretariatu na elektronski naslov finance@transport-community.org.

5.3

 Povračilo se izplača v eurih. V zvezi z njim se uporablja menjalni tečaj, ki velja na dan sestanka.

5.4

 Povračila se izvršijo z bančnim nakazilom na bančni račun institucije ali organizacije, ki imenuje udeleženca, pri čemer se uporabijo podatki o bančnem računu, predloženi v skladu s pravilom 5.5. Povračilo se lahko izvede na zasebni bančni račun udeleženca, če navedena institucija ali organizacija to pisno zahteva.

5.5

 Podatki o bančnem računu, ki jih je treba predložiti za namene pravila 5.4, vsebujejo naslednje informacije v zvezi z upravičencem: ime in naslov imetnika računa, ime banke, številko bančnega računa (IBAN) in kodo SWIFT (BIC).

6.   Predplačilo potnih stroškov in stroškov nastanitve

6.1

 Institucija ali organizacija, ki udeleženca imenuje, lahko stalnemu sekretariatu izjemoma predloži zahtevek za predplačilo potnih stroškov ali stroškov nastanitve v zvezi z udeležencem, vabljenim na sestanek iz pravila 1.2, točke (a) do (e). Tak postopek vključuje rezervacijo potovanja in nastanitve, ki jo opravi stalni sekretariat.

6.2

 Zahtevki za predplačilo se predložijo na obrazcu iz Dodatka 2 in se vsaj 21 koledarskih dni pred datumom sestanka pošljejo stalnemu sekretariatu na elektronski naslov finance@transport-community.org.

6.3

 Če je zahtevek predložen v skladu s pravilom 6.2, ga lahko direktor odobri. Če je zahtevek predložen prepozno, ga lahko direktor zavrne.

6.4

 Po odobritvi zahtevka v skladu s pravilom 6.3 in ob upoštevanju osnutka dnevnega reda sestanka stalni sekretariat rezervira potovanje in nastanitev za zadevnega udeleženca. Stalni sekretariat udeležencu po elektronski pošti pošlje potrdila o rezervaciji vozovnice in nastanitve.

6.5

 Če udeleženec zaprosi za predplačilo potnih stroškov, se s tem zaveže, da se bo udeležil sestanka.

6.6

 Če se udeleženec iz razlogov, ki jih ni mogoče neposredno pripisati prometni skupnosti, ne more udeležiti sestanka, institucija ali organizacija, ki ga je imenovala, stalnemu sekretariatu povrne stroške, ki nastanejo v zvezi z organizacijo potovanja (npr. stroške rezerviranih vozovnic, vključno s stroški odpovedi).

7.   Upravne in končne določbe

7.1

 Direktor je odgovoren za pravilno izvajanje teh pravil.

7.2

 Stalni sekretariat pet let hrani evidence, dokumente in dokazila v zvezi s povračili po teh pravilih, vključno z dokumenti v zvezi z izjemno obravnavo.

Dodatek 1

ZAHTEVEK ZA POVRAČILO POTNIH STROŠKOV

1.

PODATKI O SESTANKU

Opis sestanka:

Kraj:

Datum:

Število dni:

2.

UDELEŽENEC::

 

PRIIMEK:

IME:

INSTITUCIJA/ORGANIZACIJA:

NAZIV

DRŽAVA:

 

E-NASLOV:

TELEFON:

3.

BANČNI PODATKI – navedite celotno številko IBAN in kodo SWIFT (BIC)

IME IN NASLOV IMETNIKA RAČUNA (INSTITUCIJA): (v tem polju navedite ime lastnika bančnega računa / prejemnika plačila)

IME BANKE

Številka računa

Številka IBAN

Koda SWIFT (BIC)

4.

NASTANITEV

Od:

Do:

DATUMI BIVANJA

 

 

Skupno število nočitev v hotelu (največ 120 EUR/noč)

 

Priložite kopijo računa hotela.

5.

POTNI STROŠKI

Letalo, vlak, avtobus na dolge razdalje, lokalni javni prevoz itd.

IZ

V

RAZRED

ZNESEK

VALUTA

V EUR

Itinerar

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Če je potrebno, nadaljujte na novem listu. Priložite kopijo razpoložljivih računov, vključno z vstopnimi kuponi za letalo / vozovnicami za vlak / avtobusnimi vozovnicami.

OSEBNI AVTOMOBIL

Od

Do

Do: (povratek)

Priloženo dokazilo o razdalji (opis poti iz zemljevida Google Maps ali

ViaMichelin.com ali Rome2Rio.com, ki se predloži v obliki PDF ali JPG)

KM v obe smeri:

Skupaj EUR:

TAKSI (če lokalni javni prevoz ni bil na voljo) – obvezna predložitev računov, potrebna dodatna utemeljitev

Znesek

Valuta

V EUR

 

SKUPNI ZAHTEVANI ZNESEK v EURIH:

Druge opombe:

Potrjujem, da je ta zahtevek za povračilo potnih stroškov resnični obračun potnih stroškov, ki sem jih imel/-a. Za te stroške nisem in ne bom prejel/-a povračila iz nobenega drugega vira niti nisem vključil/-a nobenih stroškov, ki so bili ali bodo plačani neposredno iz drugega vira.

Datum:

PODPIS UDELEŽENCA:

Dodatek 2

ZAHTEVEK ZA PREDPLAČILO POTNIH STROŠKOV

1.

Podatki o potniku – izpolnite VSA polja, označena z {* }

Priimek*:

 

Ime*:

 

Ime organizacije/institucije*:

 

Funkcija:

 

Številka potnega lista* (potrebna za namene rezervacije):

 

Telefonska številka:

 

E-naslov:

 

Naslov in kraj sestanka:

 

Datumi sestanka:

Od:

Do:

Potek potovanja:

Odhod iz:

Prihod v:

2.

Zahtevek za rezervacijo – označite ustrezno okence

POTOVANJE ☐ NASTANITEV ☐

POMEMBNE OPOMBE ZA UDELEŽENCE:

—

Ta obrazec je podlaga za organizacijo potovanja, za katero v imenu potnika poskrbi stalni sekretariat prometne skupnosti. Vnaprej ga odobri neposredno nadrejena oseba potnika, nato pa se v skenirani obliki pošlje na elektronski naslov stalnega sekretariata: finance@transport-community.org.

—

Potnik je sam odgovoren za pravilnost predloženih podatkov in je tudi v celoti odgovoren za nepopolne ali napačne podatke, ki bi lahko povzročili odpoved, nezmožnost potovanja, spremembo podatkov o rezervaciji ali dodatne povezane stroške.

—

Dodatni stroški (uporaba minibara v hotelu, parkirnine, dodatne nočitve itd.) se ne povrnejo.

—

Potnik mora kot dokazilo o potovanju hraniti vse vstopne kupone in potovalne vozovnice, po vrnitvi pa mora skenirane kopije poslati na zgoraj navedeni elektronski naslov.

—

Stalni sekretariat organizira potovanja v okviru razpoložljivih potovalnih in nastanitvenih ponudb na trgu, ki ustrezajo omejitvam in cenam iz pravil o povračilu.

—

Podpisani/-a potrjuje, da je seznanjen/-a z določbo o povračilu iz pravila 6.6 pravilnika o povračilu stroškov: Če se udeleženec iz razlogov, ki jih ni mogoče neposredno pripisati prometni skupnosti, ne more udeležiti sestanka, institucija ali organizacija, ki ga je imenovala, stalnemu sekretariatu povrne stroške, ki nastanejo v zvezi z organizacijo potovanja (npr. stroške rezerviranih vozovnic, vključno s stroški odpovedi).

Podpis: ________________

Datum: _____________________

Odobritev vodje institucije/organizacije, ki imenuje udeleženca: _____________ Datum: __________

3.

ZA INTERNO UPORABO V STALNEM SEKRETARIATU PROMETNE SKUPNOSTI

Ocenjeni stroški (v EUR)

Razpoložljivost proračunskih sredstev

Letalska vozovnica / vozovnica za vlak / avtobusna vozovnica / osebni avtomobil

 

DA ☐ NE ☐

Finančni uradnik / računovodja:

Nastanitev

 

SKUPAJ:

 

ODOBRITEV DIREKTORJA:

☐ Odobreno ☐ Neodobreno

Št. proračunske obveznosti:

 
Top