1.   Nadzorni odbor Evropskega urada za boj proti goljufijam (OLAF) (v nadaljnjem besedilu: odbor) izvaja naloge, določene v Uredbi (EU, Euratom) št. 883/2013 in Sklepu Komisije 1999/352/ES, ESPJ, Euratom z dne 28. aprila 1999 o ustanovitvi urada OLAF (1), za krepitev neodvisnosti urada OLAF pri izvajanju njegovih nalog v odnosu do katere koli vlade, institucije, organa ali agencije in za zagotovitev ustreznega izvajanja njegovih pristojnosti.

2.   Komisija v ta namen redno spremlja, kako urad OLAF izvaja svojo preiskovalno funkcijo, in krepi neodvisnost njegovega generalnega direktorja pri izvajanju pooblastil, ki so mu dodeljena z Uredbo (EU, Euratom) št. 883/2013 in Sklepom Komisije 1999/352 z dne 28. aprila 1999. Poleg tega generalnemu direktorju pomaga pri izvajanju njegovih pristojnosti.

3.   Odbor spremlja ustrezno izvajanje preiskovalnih pristojnosti urada OLAF v skladu s procesnimi jamstvi, ki se uporabljajo za pravni okvir urada OLAF, in tistimi, ki so določena v Listini EU o temeljnih pravicah, ter v skladu s pogodbami in sekundarno zakonodajo EU, vključno s Protokolom o privilegijih in imunitetah EU in kadrovskimi predpisi za uradnike EU.

1.   Sestava, način imenovanja in mandat članov odbora so določeni v Uredbi (EU, Euratom) št. 883/2013.

2.   Po izteku mandata člani odbora še naprej opravljajo svojo funkcijo, dokler ni namesto njih imenovan drug član.

3.   Kadar član odbora ne more delovati v odboru ali odstopi od svojega mandata, o tem nemudoma uradno obvesti predsednika odbora in zadevnega komisarja, da se lahko sprejmejo ustrezni ukrepi za njegovo zamenjavo in zagotovi kontinuiteta v delu odbora.

1.   V skladu s členom 15(7) Uredbe (EU, Euratom) št. 883/2013 člani odbora pri opravljanju svojih nalog ravnajo neodvisno in ne zahtevajo ali sprejemajo navodil od nobene vlade ali institucije, organa, urada ali agencije. V času svojega mandata se člani vzdržijo zahtevanja ali sprejemanja kakršne koli funkcije ali odgovornosti, zlasti od institucij EU, ki bi lahko povzročila navzkrižje interesov.

2.   Kot je navedeno v sklepu o njihovem imenovanju in v kodeksu ravnanja, ki ga je sprejel odbor (2), člani prav tako ne obravnavajo zadeve, v kateri imajo kakršen koli neposreden ali posreden osebni interes, predvsem kakršne koli družinske ali finančne interese, ki bi lahko ovirali njihovo neodvisnost.

3.   Člani so zavezani obveznosti varovanja poslovne skrivnosti, kot je določena v členu 339 Pogodbe o delovanju Evropske unije (PDEU). Obveznosti varovanja skrivnosti so zavezani tudi po zaključku svojega mandata. Dokumente, ki se jim predložijo, in z njimi povezane razprave obravnavajo kot strogo zaupne.

4.   Člani obvestijo odbor o kateri koli okoliščini, ki bi lahko ogrozila katero koli od načel, ki urejajo njegovo dejavnost iz odstavkov 1 in 2, da lahko odbor sprejme ustrezne ukrepe, vključno z obveščanjem institucij, pristojnih za imenovanje.

1.   Odbor izvoli predsednika izmed svojih članov z večino njihovih glasov.

2.   Predsednik je izvoljen za eno leto in je lahko ponovno izvoljen. Izvolitev se izvede na zadnji seji, ki ji predseduje prejšnji predsednik.

3.   Kadar predsednik iz katerega koli razloga daljše obdobje ne more opravljati svojih nalog, o tem obvesti člane odbora. V tem primeru se po postopku iz odstavka 1 izvoli nov predsednik.

4.   Predsednik zastopa odbor in predseduje sejam odbora. Predsednik zagotovi, da se delo odbora pravilno izvaja. Predsednik po posvetovanju z vodjo sekretariata skliče seje ter določi njihov kraj, datum in uro. Predsednik sestavi osnutek dnevnega reda in zagotovi, da se izvedejo sklepi odbora.

5.   Kadar predsednik začasno ne more izvajati svojih nalog, lahko zaprosi člana odbora za nadomeščanje.

6.   Kadar je predsednik odsoten in ni bil uporabljen postopek iz odstavka 5, naloge predsednika opravlja najstarejši član.

7.   Predsednik pošlje dopise v zvezi z dejavnostmi odbora ali nanje odgovori. Predsednik obvesti člane odbora in vodjo sekretariata o vsej poslani ali prejeti korespondenci.

8.   Predsednik zagotovi, da so vsi člani odbora redno obveščeni o opravljenem delu sekretariata in njegovega vodje, in tako redno preverja, da delo sekretariata poteka pravilno.

1.   Odbor izvaja svoja pooblastila, kadar se sestane kot organ. Sestane se najmanj desetkrat na leto. Sklepčen je samo, kadar je prisotna večina njegovih članov. Sestane se tudi na pobudo predsednika ali na zahtevo večine njegovih članov. Ob koncu vsakega leta sprejme koledar mesečnih plenarnih sej.

2.   Kadar je potrebno, se odbor lahko odloči za plenarno sejo prek spleta. Vsak član prejme ustrezna orodja IT za udeležbo na spletnih sejah v varnem okolju.

3.   Razen v primerih, ko predsednik meni, da je to nujno, se obvestila o sejah pošljejo dovolj zgodaj, da jih prejemniki dobijo vsaj en teden pred zadevno sejo. Obvestilo vsebuje osnutek dnevnega reda in dokumente, potrebne za sejo, razen če so dokumenti take narave, da jih ni mogoče priložiti. Dokončni dnevni red se sprejme na začetku vsake seje.

4.   Vsak član lahko zaprosi predsednika, da doda točke v osnutek dnevnega reda.

5.   Predsednik lahko na zahtevo generalnega direktorja urada OLAF skliče odbor ali doda točke na dnevni red. Predlogom generalnega direktorja se priložijo potrebni dokumenti.

6.   Odbor lahko generalnega direktorja urada OLAF povabi k udeležbi na sejah in pri dejavnostih, povezanih z delom odbora. Drugi člani urada OLAF so lahko povabljeni k udeležbi na seji odbora, če se šteje, da je njihova prisotnost potrebna. Takšna povabila se posredujejo prek generalnega direktorja urada OLAF.

Generalni direktor urada OLAF je obveščen o morebitnih točkah na dnevnem redu v zvezi z udeležbo oseb iz prvega pododstavka.

7.   K sodelovanju pri delu odbora v zvezi s posamezno točko na dnevnem redu seje je lahko povabljen kateri koli predstavnik institucij, organov, uradov ali agencij EU, držav članic ali pridruženih držav.

1.   Seje odbora niso javne. Delo odbora in interni dokumenti, na katerih temelji, so zaupni, razen če odbor odloči drugače.

Za dokumente in informacije, ki jih predloži generalni direktor urada OLAF, se uporabljata člen 339 PDEU o varovanju zaupnosti in člen 10 Uredbe (EU, Euratom) št. 883/2013.

2.   Odbor odloči o uporabi največ treh delovnih jezikov. Dokumenti in osnutki mnenj, poročila ali sklepi se sestavijo v delovnih jezikih, ki jih določi odbor. Po potrebi lahko član zahteva, da se kateri koli dokument prevede v njegov materni jezik.

3.   Odbor vsako leto na prvi plenarni seji sprejme letni delovni načrt. Mnenja, poročila in sklepi se sprejmejo na plenarnih sejah odbora.

4.   Kot izjema od člena 8(3) se lahko nekateri sklepi sprejmejo po pisnem postopku, kadar je odbor odobril uporabo takega postopka na prejšnji seji.

5.   V nujnih primerih se lahko predsednik pisno posvetuje s člani odbora.

6.   V okoliščinah iz odstavkov 4 in 5 predsednik posreduje osnutek sklepa članom odbora.

7.   Če člani ne ugovarjajo osnutku sklepa v roku, ki ga je določil predsednik, se šteje, da je predlog sprejet.

8.   Če v obdobju, ki ga je določil predsednik, član zahteva, da o zadevi razpravlja odbor, se pisni postopek opusti.

9.   Če ni odločeno drugače, odbor objavi svoja mnenja na svoji spletni strani.

1.   Odbor lahko za pripravo svojih razprav ali dela na predlog predsednika izmed svojih članov imenuje enega ali več poročevalcev. Kadar odbor imenuje poročevalca, pri tem ustrezno upošteva preostanek mandata člana.

2.   Če je zadeva, ki jo je treba obravnavati, nujna, lahko predsednik imenovanje opravi na lastno pobudo. V takem primeru o tem takoj obvesti člane odbora.

3.   Poročevalec obravnava zadeve, za katere je pristojen, in osnutek mnenja, poročila ali obvestila predloži odboru. Po potrebi mu pomaga sekretariat odbora.

1.   Sklepi se sprejmejo z večino članov odbora (na predlog predsednika).

2.   Na zahtevo člana se rezultat glasovanja vnese v zapisnik.

3.   Na predlog člana je lahko glasovanje tajno.

1.   Na vsaki seji odbora se vodi zapisnik. Zapisnik se sestavi v delovnih jezikih odbora in vsebuje sklepe, sprejete glede posameznih točk dnevnega reda.

2.   Osnutek zapisnika sestavi sekretariat pod nadzorom predsednika in ga predloži članom odbora, da ga sprejmejo na naslednji seji.

3.   Ob sprejemanju lahko kateri koli član predlaga spremembo osnutka zapisnika. Člani lahko tudi zahtevajo, da se zapisniku priložijo katere koli pisne izjave ali dokumenti, ki se štejejo za koristne.

4.   Zapisnik in dnevni red se lahko objavita, če tako odloči odbor.

1.   V skladu s členom 15(8) Uredbe (EU, Euratom) št. 883/2013 odboru pri opravljanju njegovih nalog pomaga sekretariat. Sekretariat, ki deluje popolnoma neodvisno pod vodstvom predsednika odbora in njegovih članov, zagotovi, da delo odbora poteka pravilno. Člani sekretariata pri opravljanju svojih funkcij spremljanja ne smejo zahtevati ali sprejemati navodil od nobene vlade ali institucije, organa, urada ali agencije.

2.   Za ohranitev njegove neodvisnosti sekretariat zagotavlja Evropska komisija v tesnem sodelovanju z odborom. Odbor obvesti Komisijo o potrebah sekretariata glede ustrezno usposobljenega osebja in virov, da se odboru omogoči opravljanje njegovih nalog in da se zagotovi stalnost njegovega dela.

3.   Pred imenovanjem osebja sekretariata se opravi posvetovanje z nadzornim odborom, njegovo mnenje pa se upošteva pri imenovanju. To se stori tako, da imenovani član odbora sodeluje kot opazovalec v panelu, ki ga Komisija organizira za zaposlitev člana osebja sekretariata.

4.   Vodja sekretariata poroča predsedniku odbora. Vodja usklajuje delo sekretariata ter je pristojen za administrativno in proračunsko upravljanje odbora in njegovega sekretariata.

Odbor izmed svojih članov imenuje člane, ki bodo sodelovali v postopku za izbiro vodje sekretariata. Izbrani člani odbora na plenarni seji obvestijo odbor o opravljenem delu izbirnih komisij in rezultatih.

5.   Odbor redno ocenjuje delo vodje sekretariata in njegovih članov.

6.   Od članov osebja sekretariata se zahteva, da informacije, s katerimi razpolagajo, obravnavajo zaupno in da se vzdržijo vsakršnega nepooblaščenega razkrivanja informacij, ki jih prejmejo pri izvajanju svojih nalog. Ta obveznost jih zavezuje tudi po prenehanju zaposlitve. Če odbor ugotovi, da je član sekretariata kršil obveznost glede spoštovanja pravil o zaupnosti, predsednik odbora o tem uradno obvesti Komisijo, da se lahko sprejmejo ustrezni ukrepi.

7.   Sekretariat prispeva k učinkovitemu opravljanju nalog odbora za krepitev neodvisnosti urada OLAF, zlasti njegove naloge spremljanja. V ta namen sekretariat pomaga predsedniku pri pripravi in vodenju sej. Pripravi osnutek dnevnega reda za vsako sejo in osnutek zapisnika sej, članom odbora zagotovi informacije in dokumente v zvezi z vsemi njihovimi dejavnostmi, na odgovornost predsednika pomaga pri sestavljanju besedil ter na splošno pomaga članom odbora, zlasti kadar delajo kot poročevalci. V ta namen člani sekretariata po potrebi sodelujejo na sejah s poročevalci, da lahko opravijo navedene naloge.

1.   Odbor prouči informacije, ki mu jih generalni direktor urada OLAF redno pošilja v zvezi z dejavnostmi urada. O teh informacijah izdaja tudi mnenja, in sicer na lastno pobudo ali na zahtevo generalnega direktorja v skladu z drugim pododstavkom člena 15(1) Uredbe (EU, Euratom) št. 883/2013.

2.   V skladu s členom 17(5) Uredbe (EU, Euratom) št. 883/2013 je odbor redno obveščen o dejavnostih urada OLAF, njihovih rezultatih in ukrepih, sprejetih na podlagi teh dejavnosti. Odbor lahko poda ustrezne pripombe, vendar se ne vmešava v izvajanje tekočih preiskav.

3.   Odbor prouči trajanje preiskav urada OLAF in razloge, zakaj ni bilo mogoče končati preiskave, ki poteka že več kot 12 mesecev, in nato to stori vsakih šest mesecev. Prouči tudi razloge in popravne ukrepe, ki jih urad OLAF predlaga za pospešitev preiskav, ter to posebej upošteva pri izdajanju mnenj generalnemu direktorju urada OLAF.

4.   Odbor prouči primere, ko institucija, organ, urad ali agencija ni upoštevala priporočil generalnega direktorja. Hkrati prouči okoliščine, v katerih je bilo delo preiskovalcev urada OLAF ovirano, zakasnjeno ali preprečeno, da bi se sprejeli ustrezni ukrepi.

5.   Odbor prouči primere, ko so bile informacije posredovane pravosodnim organom držav članic ali Evropskemu javnemu tožilstvu, in spremlja upoštevanje priporočil generalnega direktorja urada OLAF. Odbor lahko o teh zadevah izdaja mnenja generalnemu direktorju urada OLAF.

6.   Odbor lahko v okviru zagotavljanja pomoči generalnemu direktorju urada OLAF pri opravljanju njegovih dolžnosti izdaja mnenja o prispevku urada k oblikovanju in razvoju metod za boj proti goljufijam in drugim nezakonitim dejavnostim, ki vplivajo na finančne interese EU.

7.   Odbor izda mnenje o smernicah o preiskovalnih postopkih, ki jih sprejme generalni direktor urada OLAF, in o morebitnih nadaljnjih spremembah.

8.   Odbor izda mnenje o delovnih dogovorih med uradom OLAF in Evropskim javnim tožilstvom ter o morebitnih spremembah teh dogovorov.

9.   Odbor lahko izda mnenje o primerih, ko se generalni direktor urada OLAF odloči odložiti obveščanje preiskovanca o začetku preiskave urada na podlagi člena 9(3) Uredbe (EU, Euratom) št. 883/2013.

10.   Odbor lahko izda katero koli drugo mnenje, ki je po njegovem mnenju potrebno za izpolnitev njegovih pristojnosti na podlagi Uredbe (EU, Euratom) št. 883/2013.

11.   Predsednik odbora v vseh teh primerih in za izpolnitev svojih nalog spremljanja na podlagi vnaprej določenih meril in v soglasju z imenovanim poročevalcem vodji sekretariata sporoči, do katerih spisov v zadevah urada OLAF je treba na podlagi člena 15(1) Uredbe (EU, Euratom) št. 883/2013 zagotoviti dostop.

1.   Odbor ima v okviru svojih pristojnosti neposreden dostop do informacij in dokumentov, povezanih z zadevami, ki so po njegovem mnenju potrebni za izvajanje njegovih nalog. Ta dostop je v obliki neposrednega dostopa do sistema za vodenje zadev urada OLAF, v elektronski ali drugačni obliki, in pod enakimi pogoji, kot veljajo za urad. Konkretna oblika neposrednega dostopa se opredeli v delovnih dogovorih, sklenjenih z generalnim direktorjem urada OLAF.

2.   Vedno ko ima odbor neposreden dostop do sistema za vodenje zadev urada OLAF, ga uporablja tako, da ne moti izvajanja tekočih preiskav urada, ter v popolni skladnosti z načeloma nujnosti in sorazmernosti ter z zahtevama zaupnosti in varstva podatkov.

3.   Člani odbora in pooblaščeno osebje sekretariata dobijo dostop do sistema za vodenje zadev urada OLAF po izvedbi ocene nujnosti njihovega dostopa na podlagi podatkov, ki jih je sporočil urad. Sklepi o dostopu do sistema za vodenje zadev urada OLAF se evidentirajo, urad pa je o njih uradno obveščen.

1.   Za namene člena 14 ima predsednik odbora in/ali vodja sekretariata v skladu s pravili, dogovorjenimi z uradom OLAF, skrbniške pravice za dostop do sistema za vodenje zadev urada.

2.   Predsednik odbora in/ali vodja sekretariata lahko za vsak primer posebej zagotovi dostop do sistema za vodenje zadev urada OLAF naslednjim osebam:

1.   Odbor lahko v okviru svojih pooblastil opravi ustrezne preglede, izvede katero koli študijo in pridobi potrebne strokovne nasvete. Zaprosi lahko tudi za pomoč uradnikov ali drugih uslužbencev urada OLAF, institucij, organov, uradov in agencij EU in njenih držav članic. Odbor pri tem osebam ne zagotovi dostopa do informacij in dokumentov, povezanih z zadevami, ki so shranjeni v sistemu za vodenje zadev urada OLAF.

2.   O informacijah, prejetih v skladu s členom 22a kadrovskih predpisov za uradnike EU, predsednik odbora poroča odboru, da se lahko te informacije proučijo. Ko je ta predhodna analiza opravljena, odbor po potrebi pošlje informacije zadevni službi.

1.   V skladu s členom 15(9) Uredbe (EU, Euratom) št. 883/2013 odbor letno sprejme vsaj eno poročilo o dejavnostih in ga pošlje institucijam EU.

2.   Poročilo o dejavnostih zajema dejavnosti, opravljene v okviru izvajanja pooblastil odbora, ter vsebuje oceno dejavnosti urada OLAF in izvajanja njegovega letnega programa, zlasti oceno neodvisnosti urada, uporabo procesnih jamstev in trajanje preiskav.

3.   Poročilo o dejavnostih se načeloma sestavi v prvi polovici vsakega leta za preteklo leto, odboru pa ga predloži eden ali več poročevalcev.

4.   Odbor sprejme potrebne ukrepe za to, da svoje poročilo o dejavnostih po tem, ko ga pošlje Evropskemu parlamentu, Svetu, Komisiji in Računskemu sodišču, objavi v Uradnem listu Evropske unije.

1.   Odbor prouči postopek za imenovanje generalnega direktorja urada OLAF.

2.   Odbor bo imenoval člane, ki bodo predstavljali odbor skozi celoten postopek izbire.

3.   Da bi odbor izdal mnenje o postopku izbire, ki ga vodi Komisija, v postopku izbire kot opazovalec sodeluje prek članov, ki so za ta namen imenovani na njegovi plenarni seji.

4.   Potem ko se z odborom opravi posvetovanje o objavi prostega delovnega mesta, uporabljenih merilih za izbor in rezultatih postopka izbire, odbor izda mnenje Komisiji.

5.   Mnenje vključuje oceno odbora o postopku, kot je določeno v členu 17(2) Uredbe (EU, Euratom) št. 883/2013, in se pošlje institucijam EU.

1.   Generalni direktor urada OLAF obvesti odbor o vseh ukrepih, navodilih, grožnjah ali obljubah, ki bi lahko vzbujali dvom o njegovi neodvisnosti.

2.   Odbor na lastno pobudo ali na pobudo generalnega direktorja izda mnenje o zadevi, ki mu je bila predložena.

3.   Kadar se Komisija na podlagi člena 17(9) Uredbe (EU, Euratom) št. 883/2013 z odborom posvetuje o disciplinskem postopku ali odpovedi imuniteti v zvezi z generalnim direktorjem urada OLAF, odbor izda utemeljeno mnenje. V ta namen odbor Komisijo in generalnega direktorja urada OLAF zaprosi za vse potrebne informacije in dokumente.

1.   Člani odbora so zavezani varovanju poslovnih skrivnosti in se vzdržijo vsakršnega nepooblaščenega razkrivanja informacij, ki jih prejmejo pri izvajanju svojih nalog. Ta obveznost zanje velja tudi po prenehanju njihovega mandata v odboru. Ta odstavek se ne uporablja, če so bile informacije že zakonito objavljene ali so dostopne javnosti.

2.   Odbor zagotovi uporabo Uredbe (EU) 2018/1725 (3). Pri uporabi navedene uredbe odbor in sekretariat tesno sodelujeta s pooblaščeno osebo za varstvo podatkov v uradu OLAF in sekretariatom odbora ter upoštevata izvedbena pravila, sprejeta 9. julija 2019 (4).

3.   Sekretariat odbora, ki ga predstavlja vodja sekretariata, deluje kot „upravljavec podatkov“.

4.   Sekretariat odbora na svojem spletišču objavlja obvestila o varstvu podatkov, s katerimi vse posameznike, na katere se nanašajo osebni podatki, obvešča o svojih dejavnostih, ki vključujejo obdelavo njihovih osebnih podatkov, v skladu s členom 16 Uredbe (EU) 2018/1725. Sekretariat vsem posameznikom, na katere se nanašajo osebni podatki, s katerimi neposredno komunicira v okviru dejavnosti obdelave, zagotovi izjavo o varstvu osebnih podatkov v skladu s členom 15 Uredbe (EU) 2018/1725.

5.   Osebni podatki se hranijo največ pet let po prejetju v primeru splošnih poizvedb, razen če se nanašajo na dejavnosti odbora v zvezi s spremljanjem in nadaljnjim spremljanjem, ko se hranijo največ deset let po zaključku posamezne dejavnosti.

1.   Odbor vsako leto v skladu s členom 6(2) Sklepa Komisije 1999/352/ES (5) izda mnenje o predhodnem osnutku proračuna, ki ga predloži generalni direktor urada OLAF, preden se ta pošlje generalnemu direktoratu Komisije za proračun.

2.   Sekretariat pripravi predloge letnega proračuna odbora, ki se pošljejo Komisiji, potem ko jih odbor odobri.