14.

Skupno podjetje „Čisto nebo“ je v letu 2013 izboljšalo izvrševanje svojega proračuna. Preostale zamude, katerih delni vzrok so zaostanki pri podpisovanju sporazumov o nepovratnih sredstvih za partnerje (GAP) (1), so poleg tega povezane z dejansko preusmeritvijo nekaterih operativnih dejavnosti ob napredovanju raziskovalnega dela. Kadar določeni mejniki niso pravočasno doseženi, je vzrok za to lahko v običajno nastalih nepredvidenih razmerah in zaostankih pri nekaterih dejavnostih, ki zahtevajo več časa in napora v okviru tehnoloških področij, imenovanih integrirani tehnološki demonstratorji (ITD), vendar šele po obdobju poročanja za leto 2012. To je eden od izzivov, s katerimi se spopada Skupno podjetje pri tako obsežnih in zapletenih programih.

16.

Odobreni znesek sredstev Evropske unije bo vedno višji od sredstev članov iz zasebnega sektorja, saj se pri slednjih upošteva samo potrjeni (2) denarni prispevek, medtem ko se odobrena sredstva EU nanašajo na nekatere večletne sporazume o nepovratnih sredstvih, ki pa še niso v celoti uresničeni. Treba je omeniti tudi, da je Evropska komisija bila zavezana, da odobri sredstva v vrednosti celotnega programa pred koncem leta 2013, saj je to bilo zadnje leto izvajanja sedmega okvirnega programa. Skupno podjetje odobri sredstva za prevzem obveznosti članov iz zasebnega sektorja šele, ko na podlagi sporazumov o nepovratnih sredstvih odobri tehnično dejavnost, predvideno v prihajajočem obdobju. Podrobnosti v zvezi s to dejavnostjo v okviru zadnjega leta programa bodo dokončno opredeljene šele v letu 2015, zato sredstva zanjo še niso odobrena ali potrjena.

17.

Posebna funkcija orodja za upravljanje nepovratnih sredstev (GMT), ki je namenjena izvajanju naknadnega revidiranja, je bila razvita aprila 2014. Ta funkcija bo letos dodatno nadgrajena tako, da bo omogočala tudi vključitev podatkov o naknadnih revidiranjih v sistem.

18.

Po razvoju orodja za upravljanje nepovratnih sredstev, opravljenem v prvi polovici leta 2014, bo konec tega leta izdana nova različica tega orodja, ki številnih ugotovljenih slabosti ne bo več imela. Nova različica bo zlasti vključevala funkcijo za poglobljen pregled, ki bo finančnim in projektnim uradnikom omogočala predložitev pripomb med samim postopkom potrjevanja.

19.

Kar zadeva predhodno kontrolo potrjevanja obveznosti, sta bili obe funkciji (funkcija uradnika za preverjanje in funkcija odredbodajalca) izjemoma preneseni pod odgovornost vodje oddelka za administracijo in finance, ki je v času letnega dopusta izvršnega direktorja prevzel naloge odredbodajalca. Ker ima Skupno podjetje majhno število zaposlenih, v času letnih dopustov večjega števila sodelavcev v izjemnih primerih ločevanje delovnih nalog preprosto ni mogoče.

Zaradi tega in da se zagotovi brezhibno delovanje sistema kontrole, je Skupno podjetje posodobilo svoj sistem nadomeščanja uslužbencev s finančnega področja s prenosom pooblastil za izvajanje nalog uradnika za finančno preverjanje in odredbodajalca na druge uslužbence in sedaj skrbno bdi nad nemotenim potekom delovanja v času odsotnosti uslužbencev. Ob tem pa je treba pripomniti, da sta tudi v teh primerih funkciji uradnika za preverjanje in odredbodajalca ločeni. Pomanjkljivosti v zvezi z omenjenim osamljenim primerom, ki se nanaša na odsotnost poročila o tehnični oceni, so bile sedaj s posodobitvijo orodja za upravljanje nepovratnih sredstev odpravljene.

20.

Skupno podjetje se zaveda ugotovljene pomanjkljivosti in si bo še dalje prizadevalo za doslednost izvajanja veljavnih pravil in postopkov. Kar zadeva zamude pri predložitvi zahtevkov za povračilo stroškov, je Skupno podjetje uvedlo stalno spremljanje problematike in v vseh primerih izdalo opomine, v nekaterih pa je moralo ukrepati tudi v smislu vztrajanja pri izvajanju zadevnega poročanja. V letu 2014 si bo še nadalje prizadevalo za izboljšanje tega dela procesa.

21.

Brez pripomb.

22.

Končno revizijsko poročilo je bilo podpisano 26. marca 2014, zatem pa bilo predloženo predsedniku upravnega odbora Skupnega podjetja „Čisto nebo“ in izvršnemu direktorju. Ukrepi za izboljšanje dveh zelo pomembnih in štirih pomembnih opažanj so bili sprejeti v soglasju z vodstvom Skupnega podjetja. Izvajanje ukrepov bo v letu 2014 spremljal uradnik za notranjo revizijo.

23.

Kar zadeva štiri pomembna priporočila službe za notranjo revizijo, je Skupno podjetje nadaljevalo izvajanje ukrepov v skladu z dogovorjenim časovnim razporedom. Izvajanje ukrepov še vedno poteka.

24.

Izvajanje ukrepov, ki se nanašajo na dve zelo pomembni priporočili je skoraj v celoti zaključeno. Smernice za potrjevanje zahtevkov za povračilo stroškov v zvezi s sporazumi za nepovratna sredstva za člane so bile dopolnjene z napotki za finančne uradnike in projektne uradnike, kontrolni seznami so bili še dodatno izboljšani, zasnovana pa je bila tudi predloga za poročilo o tehnični oceni v okviru letnega poročanja, povezanega s sporazumi za nepovratna sredstva za člane, ki je bila zatem posredovana projektnim uradnikom. Kar zadeva potrjevanje projektnih izdelkov partnerjev, je treba razjasniti vloge in naloge vodij za posamezna področja, saj je bila podpora finančnim uradnikom Skupnega podjetja vključena v priročnik za upravljanje.

25.

Skupno podjetje je pripravilo akcijski načrt v odziv na priporočila službe za notranjo revizijo v oceni tveganja za IT in bo sprejete ukrepe izvedlo do konca leta 2014.

26.

Skupno podjetje že od leta 2011 v praksi uporablja določbe trenutno veljavne okvirne uredbe o pooblastilih notranjega revizorja Komisije, te pa so bile sedaj vključene tudi v nedavno sprejeta finančna pravila Skupnega podjetja.

27.

Skupno podjetje se strinja z ugotovitvami Sodišča in je v odziv nanje že v letu 2014 posodobilo svoja orodja za spremljanje. Medtem je v zvezi s tem od članov iz zasebnega sektorja zahtevalo in prejelo združene rezultate, vključno z njihovimi načrti razširjanja rezultatov raziskav. Skupno podjetje za objavo povzetkov sporazumov o nepovratnih sredstvih za partnerje uporablja sistem Komisije CORDA, zato so ti že na voljo na spletu. Polega tega so od leta 2013 na spletišču Skupnega podjetja na voljo štirje od skupno sedmih povzetkov letnih poročil o sporazumih o nepovratnih sredstvih za člane. Preostali trije bodo objavljeni do sredine septembra 2014.

28. in 29.

Upravni odbori vseh skupnih podjetij so v začetku julija 2014 sprejeli nova pravila glede zaupnosti in navzkrižij interesov, ki temeljijo na modelu, ki ga je predlagala Evropska komisija. Za shranjevanje izjav članov upravnega odbora Skupnega podjetja „Čisto nebo“, bo Skupno podjetje zasnovalo evidenco navzkrižij interesov, neskladnosti in drugih s tem povezanih dokumentov ter za spremljanje tega vzpostavilo elektronsko podatkovno zbirko. Ta bo predvidoma dokončana pred koncem leta 2014.

V času revizije podatkovna zbirka za uslužbence še ni obstajala. Predvideno je, da bo vzpostavljena do konca oktobra 2014. Podatkovna zbirka bo Skupnemu podjetju omogočala, da jo po potrebi dopolni in iz nje prikliče vse podatke in elemente, ki se obravnavajo v primeru morebitnega navzkrižja interesov, ter v zvezi s tem ustrezno ukrepa.

30. in 31.

Skupno podjetje je pripravilo povzetek analize SWOT, ki so jo pripravili izvajalci vrednotenja, ter njihovih priporočil za sejo upravnega odbora v decembru 2013. Upravni odbor se je strinjal s priporočili in Skupno podjetje pozval k spremljanju zadevnih točk. Vodstvo Skupnega podjetja sledi akcijskemu načrtu. Večina izvedbenih ukrepov, ki jih je treba izvesti, bo upoštevana v letnih pregledih, priročniku za upravljanje, sporazumih o nepovratnih sredstvih za člane ter poslovniku upravnega odbora. Skupno podjetje bo uporabilo vse, kar se je naučilo iz tega vrednotenja, kot podlago za izboljšano upravljanje obeh programov.

V zvezi z razmerami glede zapolnitve delovnih mest, kot je bilo navedeno v letnih načrtih izvajanja za leti 2012 in 2013 in letnih poročilih o dejavnostih za leti 2012 in 2013, Skupno podjetje še vedno ni doseglo ravni zapolnitve delovnih mest, ki bi bila potrebna za izvedbo vseh pričakovanih nalog bodisi s tehničnega ali finančnega vidika. Po sprejemu novega kadrovskega načrta v juliju 2014 bo Skupno podjetje lahko zaposlilo uslužbence na 18 novih delovnih mestih, večina katerih bo zaposlena za opravljanje tehničnih nalog. To bo Skupnemu podjetju omogočilo izboljšanje splošne skladnosti in poteka sporazumov o nepovratnih sredstvih.