POSLOVNIK

ODBORA EVROPSKEGA RAZVOJNEGA SKLADA

Člen 1

Sestava

Odbor Evropskega razvojnega sklada (Odbor) sestavljajo delegacije držav članic (delegacije), predseduje pa mu predstavnik Komisije.

Pri postopkih Odbora sodeluje predstavnik Evropske investicijske banke.

Predstavnik generalnega sekretariata Sveta se sej udeležuje kot opazovalec.

Člen 2

Predložitev zadeve Odboru v obravnavo

1.   Odbor deluje v zadevah in v skladu s postopki, določenimi v Uredbi o izvajanju 10. ERS ter po potrebi v Sklepu o pridružitvi čezmorskih držav. Odbor se v zvezi s pristojnostmi, ki jih ima na podlagi Sklepa o pridružitvi čezmorskih držav, v nadaljnjem besedilu imenuje „Odbor ERS-ČDO“.

2.   Poleg zadev, predvidenih v odstavku 1:

(a)	Komisija Odboru na vsaki seji predloži seznam odločitev, sprejetih v predhodnem obdobju na podlagi členov 11(2) in 12 Uredbe o izvajanju 10. ERS;

(b)

se Odbor čim prej obvesti o zamudah ali težavah pri izvajanju letnih akcijskih programov, posebnih podpornih programov in posebnih ukrepov, iz katerih bi lahko izhajale znatne dodatne obveznosti ali vsebinske spremembe, ki bi lahko povzročile, da se zadeva predloži v obvezno obravnavo na podlagi določb Uredbe o izvajanju 10. ERS.

Člen 3

Sklic seje

1.   Odbor skliče predsedujoči na lastno pobudo ali na zahtevo države članice.

2.   Skupne seje Odbora in drugih odborov se lahko skličejo v zvezi z vprašanji skupnega interesa, ki spadajo v okvir ustreznih področij njihove pristojnosti.

Člen 4

Dnevni red

1.   Predsedujoči sestavi osnutek dnevnega reda in ga predloži Odboru.

2.   Dnevni red ločeno obravnava:

(a)	predlagane ukrepe, o katerih mora Odbor dati mnenje v skladu s postopki upravljanja iz člena 11(3) Uredbe o izvajanju 10. ERS;

(b)	druge zadeve, predložene Odboru v skladu s pogoji iz člena 11(4) in (5) Uredbe o izvajanju 10. ERS, bodisi na pobudo predsedujočega bodisi na pisno zahtevo člana Odbora.

3.   Vsaka delegacija lahko zahteva uvrstitev določene točke na dnevni red seje Odbora. Ustrezne informacije o teh točkah se lahko predložijo ustno.

4.   Dnevni red vsebuje odobritev zapisnika prejšnje seje.

Člen 5

Dokumentacija, ki jo je treba poslati članom Odbora

1.   Predsedujoči pošlje članom Odbora prek sekretariata vabilo na sejo, osnutek dnevnega reda in predlagane ukrepe, glede katerih mora Odbor dati mnenje, ter vse drugo delovno gradivo v uradnih jezikih Skupnosti, praviloma najmanj 15 delovnih dni pred datumom seje.

2.   V nujnih primerih in kadar se morajo ukrepi, ki jih je treba sprejeti, takoj začeti uporabljati, lahko predsedujoči na zahtevo člana Odbora ali na lastno pobudo skrajša obdobje iz odstavka 1 na pet delovnih dni pred datumom seje.

3.   Izjemoma, v zelo nujnih primerih (na primer v resnih gospodarskih, družbenih in političnih okoliščinah, ob naravnih nesrečah v državi prejemnici, humanitarnih krizah ali v drugih zunanjih okoliščinah podobne narave, na katere se je treba zelo hitro odzvati), lahko predsedujoči na zahtevo člana Odbora ali lastno pobudo ne upošteva rokov, določenih v odstavkih 1 in 2.

4.   Odstavka 2 in 3 se ne uporabljata za strateške dokumente in večletne okvirne programe ter njihove prilagoditve, ki so posledica vmesnih in končnih pregledov iz členov 4 in 5 Uredbe o izvajanju 10. ERS.

5.   Delegacije bi morale v primeru predlogov, ki se po ustnem postopku predložijo Odboru, da ta poda svoje mnenje, uradno pisno obvestiti sekretariat Odbora najmanj tri delovne dni pred sejo, in sicer o:

(a)	tistih točkah, s katerimi lahko načeloma že soglašajo in za katere predlagajo, da se na dnevni red iz člena 4(1) uvrstijo kot točke pod A (s pripombami ali zahtevami za dodatne informacije ali brez), in

(b)	tistih točkah, o katerih je po njihovem mnenju potrebna razprava in za katere predlagajo, da se uvrstijo kot točke pod B.

Delegacije pisno in v istem roku oblikujejo pripombe ali zahteve za dodatne informacije.

Komisija, kadar je to mogoče, pisno in pred sejo Odbora zagotovi dodatne informacije ter odgovori na morebitne pripombe.

Člen 6

Predložitev strateških dokumentov skupni parlamentarni skupščini

Sekretariat Odbora v skladu s členom 4(5) Uredbe o izvajanju 10. ERS predloži strateške dokumente v vednost skupni parlamentarni skupščini istočasno pa tudi delegacijam Odbora.

Člen 7

Mnenje Odbora

1.   Kadar se zadeva predloži Odboru, z namenom, da o njej poda svoje mnenje, se o tej zadevi razpravlja pod pogoji in v skladu s postopkom, kakor je določeno v členu 11(3) Uredbe o izvajanju 10. ERS ter členu 8(2) in (3) Notranjega sporazuma.

2.   Kadar se uporablja ustni postopek, ob tem pa se osnutek ukrepov vsebinsko spremeni ali se mu dodajo nova dejstva, lahko predsedujoči na lastno pobudo ali na zahtevo države članice odloži glasovanje o določeni točki dnevnega reda do konca seje ali do naslednje seje.

3.   Če se v primeru, opisanem v odstavku 2, predsedujoči ne odloči za odložitev glasovanja, kot zahteva ena delegacija (ali več delegacij), lahko ta(-e) delegacija(-e) podajo(-jo) pridržek, ki se lahko umakne najpozneje v treh delovnih dneh od dneva, ki sledi seji. Mnenje Odbora se po izteku tega roka zabeleži kot dokončno. Komisija obvesti države članice o dokončnem stališču, ki ga je sprejela država članica, katere delegacija je v Odboru izrazila pridržek.

4.   Na zahtevo delegacije se lahko glasovanje o zadevi odloži, če dokumenti v zvezi z določeno točko dnevnega reda niso bili poslani članom odbora v roku, določenem v členu 5(1) in (2). V tem primeru se lahko predsedujoči odloči, da podaljša obdobje posvetovanja, vendar le do konca naslednje seje. Po potrebi se lahko uporabi pisni postopek iz člena 11 tega poslovnika.

Vendar lahko Odbor na predlog predsedujočega ali na zahtevo člana Odbora z navadno večino članov odloči, da točka zaradi nujnosti zadeve ostane na dnevnem redu.

5.   Vsaka delegacija lahko v okviru pregleda letnih akcijskih programov zaprosi za umik projekta ali programa iz letnega akcijskega programa. Če to zahtevo podpre manjšina delegacij, ki lahko prepreči sprejetje odločitve, kakor je določeno v členu 9(3) v povezavi s členom 8(2) Notranjega sporazuma, Komisija v skladu s postopki upravljanja iz člena 11(3) Uredbe o izvajanju 10. ERS sprejme letni akcijski program brez zadevnega projekta ali programa. Če pa želi Komisija v skladu z mnenji delegacij iz Odbora umaknjeni projekt ali program nadaljevati, ga ponovno predloži Odboru izven okvirov letnega akcijskega programa, in sicer v obliki predloga za financiranje, ki ga Komisija nato sprejme v skladu s postopki upravljanja, določenimi v členu 11(3) Uredbe o izvajanju 10. ERS.

Člen 8

Izmenjava mnenj

1.   Odbor v skladu s členom 11(4) Uredbe o izvajanju 10. ERS izmenja mnenja o splošnih ugotovitvah letnih operativnih pregledov in letnega poročila iz člena 14(3) Uredbe o izvajanju 10. ERS. Vsaka delegacija lahko tudi zahteva izmenjavo mnenj o vrednotenjih iz člena 15(2) Uredbe o izvajanju 10. ERS.

Vsaka delegacija lahko kadar koli pozove Komisijo, da Odboru predloži informacije in pripravi izmenjavo mnenj o vprašanjih v zvezi z nalogami, opisanimi v členu 11(2) Uredbe o izvajanju 10 ERS.

2.   Na podlagi takšne izmenjave mnenj lahko delegacije oblikujejo priporočila, ki jih Komisija upošteva. V zapisnik Odbora so vključeni izvedeni ukrepi. Ukrep, ki ga podpira kvalificirana večina delegacij, kakor je določeno v členu 8(3) v povezavi s členom 8(2) Notranjega sporazuma, se evidentira kot priporočilo.

Člen 9

Zastopanje in sklepčnost

1.   Vsaka delegacija se šteje kot en član Odbora. Vsaka država članica določi sestavo svoje delegacije in o tem obvesti predsedujočega.

2.   Z odobritvijo predsedujočega lahko delegacije spremljajo nevladni izvedenci na stroške zadevne države članice. Za pridobitev odobritve predsedujočega morajo delegati predhodno pisno obvestiti sekretariat Odbora o svoji želji, da jih pri določeni točki dnevnega reda spremlja izvedenec. Če predsedujoči vnaprej ne nasprotuje udeležbi strokovnjaka na zadevni seji Odbora, se šteje, da je privolitev odobrena.

3.   Delegacija države članice lahko po potrebi zastopa največ eno drugo državo članico. Zastopana delegacija o tem najpozneje pred začetkom seje uradno pisno obvesti predsedujočega Odboru.

4.   Zahtevana sklepčnost v razpravah Odbora je dosežena, ko da svoje mnenje kvalificirana večina v skladu s členom 11(3) Uredbe o izvajanju 10. ERS.

Člen 10

Vključitev tretjih strani

1.   Predsedujoči se lahko na zahtevo delegacije ali na lastno pobudo odloči, da o posameznih točkah zasliši izvedence.

2.   Ti izvedenci in izvedenci iz člena 9(2) niso prisotni in ne sodelujejo pri glasovanju Odbora.

Člen 11

Pisni postopek

1.   Kadar se za predlagane ukrepe uporablja pisni postopek, imajo delegacije za sprejetje stališča na voljo 15 delovnih dni od dneva, ko so bili predlogi poslani. Za vsako delegacijo Odbora, ki do izteka roka, določenega v dopisu, ne izrazi svojega nasprotovanja ali namere, da se vzdrži, se šteje, da je dala tiho soglasje k predlogu.

V nujnih ali zelo nujnih primerih se uporabljajo roki, določeni v členu 5(2) in (3). Nujne ali zelo nujne primere mora Komisija ustrezno pisno utemeljiti. V zelo nujnih primerih velja, da so delegacije podale soglasje, ko so o tem podale uradno obvestilo. Če uradno obvestilo ni bilo poslano v 48 urah, se šteje, da so se vzdržale.

2.   Vendar se, če član Odbora zahteva, da se osnutek ukrepov obravnava na seji Odbora, pisni postopek s tem zaključi, predlagani ukrepi pa se prenesejo na naslednjo sejo Odbora.

3.   Komisija pisno obvesti člane Odbora o izidu pisnega postopka takoj, ko se zadevna odločitev sprejme.

Člen 12

Podpora sekretariata

Storitve sekretariata za Odbor zagotavlja Komisija.

Člen 13

Zapisnik in zbirno poročilo s sej

Za vsako sejo se pod nadzorom predsedujočega sestavi zapisnik, ki vsebuje mnenja o predlaganih ukrepih in stališča, izražena na seji. Zapisnik se pošlje članom Odbora v 15 delovnih dneh.

Delegacije svoje morebitne pripombe na zapisnik pisno sporočijo predsedujočemu. Odbor se o teh pripombah obvesti; v primeru nesoglasij o predlagani spremembi razpravlja Odbor. Če nesoglasje ni rešeno, se predlagana sprememba priloži zapisniku.

Člen 14

Seznam prisotnih

1.   Predsedujoči na vsaki seji sestavi seznam prisotnih z navedbo organov ali organizacij, ki jih udeleženci zastopajo. Seznam prisotnih bo udeležencem razdeljen med sejo.

2.   Na začetku vsake seje mora vsaka delegacija, katere sodelovanje pri delu odbora pomeni navzkrižje interesov v zvezi z določeno točko na dnevnem redu, o tem obvestiti predsedujočega. Člani delegacij, ki ne pripadajo nobenemu organu ali organizaciji države članice, morajo podpisati izjavo, da njihova udeležba ne pomeni navzkrižja interesov.

V primeru navzkrižja interesov se mora zadevni član na zahtevo predsedujočega med obravnavo ustreznih točk na dnevnem redu umakniti.

Člen 15

Korespondenca

1.   Dopisi za Odbor so naslovljeni na Komisijo, in sicer na sekretariat Odbora.

2.   Dopisi, ki jih na delegacije naslovi sekretariat, se po najhitrejši in najzanesljivejši elektronski poti pošljejo tudi stalnemu predstavniku zadevne države članice.

3.   Razen v izrednih primerih, se dopisi med Komisijo in delegacijami v obeh smereh pošiljajo z elektronski sredstvi, predvidenimi v ta namen.

Člen 16

Preglednost

1.   Načela in pogoji v zvezi z dostopom javnosti do dokumentov, ki se uporabljajo za Komisijo, se uporabljajo tudi za Odbor ERS. Kadar se taka zahteva pošlje državi članici, mora ta ravnati v skladu s členom 5 Uredbe (ES) št. 1049/2001 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 30. maja 2001 o dostopu javnosti do dokumentov Evropskega parlamenta, Sveta in Komisije (1).

2.   Posvetovanja Odbora so zaupna za vse udeležence.

Člen 17

Stroški delovanja

1.   Stroške delovanja Odbora, vključno s potnimi stroški za enega udeleženca na državo članico, nosi Komisija.

Če je v okviru dodeljenih finančnih sredstev mogoče, Komisija krije potne stroške dveh članov delegacije, ki za to zaprosijo.

2.   Komisija lahko povrne stroške nastanitve in potne stroške izvedencev, povabljenih v skladu s členom 8(1).

3.   Prostor in materialna sredstva, ki jih Odbor potrebuje za svoje delo, zagotovi Komisija.

---

(1)  UL L 145, 31.5.2001, str. 43.