(1)

Sklep Komisije C(2024)1420 (2) o službi za mediacijo vzpostavlja službo za mediacijo kot neodvisno službo znotraj Komisije. Njena naloga je olajšati mirno reševanje sporov pri delu ali sporov v zvezi s pravicami in obveznostmi uslužbencev Komisije, za katere veljajo Kadrovski predpisi za uradnike Evropske unije (v nadaljnjem besedilu: Kadrovski predpisi) in Pogoji za zaposlitev drugih uslužbencev Evropske unije, določeni z Uredbo Sveta (EGS, Euratom, ESPJ) št. 259/68 (3).

(2)

Sklep C(2024)1420 določa neuraden postopek, v skladu s katerim lahko vsaka oseba, ki spada na njegovo področje uporabe, zaprosi za pomoč službe za mediacijo.

(3)

Komisija in v okviru tega sklepa služba za mediacijo v njenem imenu prispevata k produktivnemu in spoštljivemu delovnemu mestu z neformalnim reševanjem sporov, preden se zaostrijo, in preprečevanjem podobnih situacij v instituciji. Služba za mediacijo vsakemu uslužbencu, ki jo zaprosi za pomoč (v nadaljnjem besedilu: prosilec), zagotovi neformalne zaupne nasvete. Z njegovim soglasjem lahko stopi v stik tudi s katero koli drugo stranjo, ki jo prosilec opredeli v zvezi z mediacijo (v nadaljnjem besedilu: zadevna oseba). Za mediacijo je potrebno soglasje vseh udeleženih strani. Služba za mediacijo deluje strogo neformalno. Nima pristojnosti za sprejemanje odločitev, ki negativno vplivajo na posameznike.

(4)

Komisija za izpolnjevanje svojih nalog na področju mediacije zbira in obdeluje informacije in več kategorij osebnih podatkov članov osebja in drugih oseb, ki spadajo na področje uporabe Sklepa C(2024)1420, vključno z identifikacijskimi podatki, kontaktnimi podatki, informacijami o poklicnih vlogah in nalogah, informacijami o zasebnem in poklicnem ravnanju ter podatki o uspešnosti. Komisija lahko obdeluje tudi občutljive osebne podatke iz členov 10 in 11 Uredbe (EU) 2018/1725, ki jih prostovoljno zagotovi prosilec.

(5)

Osebni podatki se hranijo v varnem fizičnem in elektronskem okolju, da se prepreči nezakonit dostop ali prenos podatkov osebam, ki nimajo potrebe po seznanitvi z njimi. Po koncu obdelave se podatki hranijo v skladu s členom 6(11) Sklepa C(2024)1420.

(6)

V skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 mora Komisija kot upravljavec posameznikom, na katere se nanašajo osebni podatki, zagotavljati informacije o navedenih dejavnostih obdelave ter spoštovati njihove pravice, ki jih imajo kot posamezniki, na katere se nanašajo osebni podatki.

(7)

Komisija mora pri opravljanju svojih nalog spoštovati pravice fizičnih oseb v zvezi z obdelavo osebnih podatkov, ki jih priznavata člen 8(1) Listine Evropske unije o temeljnih pravicah in člen 16(1) Pogodbe o delovanju Evropske unije, ter pravice na podlagi Uredbe (EU) 2018/1725. Hkrati mora v okviru svojih dejavnosti kot služba za mediacijo spoštovati stroga pravila o zaupnosti v razmerju do prosilcev, zaradi česar mora po potrebi uravnotežiti pravice posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, s temeljnimi pravicami in svoboščinami drugih posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki.

(8)

Za prosilca je bistveno, da se ohrani zaupnost izmenjav in da se ne ukrepa brez njegovega soglasja. Kadar se oseba zaradi zaupnega svetovanja v okviru spora obrne na službo za mediacijo, vendar ne privoli, da služba stopi v stik z zadevno osebo zaradi mediacije, služba ne bo mogla obvestiti zadevne osebe. Zagotavljanje takih informacij bi onemogočilo ali resno ogrozilo doseganje ciljev službe za mediacijo, zlasti glede zagotavljanja varnega prostora, v katerem lahko prosilec odkrito razpravlja o svoji situaciji in se odloči, ali bo začel postopek mediacije z zadevno osebo. Komisija lahko zato uporabi izjemo iz člena 16(5), točka (b), Uredbe (EU) 2018/1725, da zaščiti zaupnost obdelave, kot je določeno v členu 5(1) Sklepa C(2024)1420.

(9)

V nekaterih okoliščinah je treba pravice, ki jih imajo posamezniki, na katere se nanašajo osebni podatki, na podlagi Uredbe (EU) 2018/1725, uskladiti s potrebo po zagotovitvi, da Komisija učinkovito opravlja svoje naloge glede zagotavljanja neformalnih zaupnih nasvetov, ob popolnem spoštovanju temeljnih pravic in svoboščin drugih posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki. V ta namen člen 25(1), točka (h), Uredbe (EU) 2018/1725 Komisiji omogoča, da pod strogimi pogoji omeji uporabo členov 14 do 17, 19, 20 in 35 ter načela preglednosti iz člena 4(1), točka (a), če njegove določbe ustrezajo pravicam in obveznostim iz členov 14 do 17, 19, 20 in 35 navedene uredbe.

(10)

To lahko velja zlasti, kadar prosilec posredno zagotovi informacije v zvezi z drugimi zadevnimi osebami. V tem primeru se lahko Komisija odloči omejiti nekatere pravice zadevne osebe, če bi uveljavljanje teh pravic privedlo do razkritja informacij o prosilcu, ki ni privolil v ukrepe službe za mediacijo za olajšanje dialoga z zadevno osebo. V takem primeru se lahko Komisija odloči omejiti pravico dostopa do informacij, ki se nanašajo na zadevno osebo ali njene druge pravice, da bi zaščitila pravice in svoboščine prosilca. Komisija se za to lahko odloči v skladu s členom 25(1), točka (h), Uredbe (EU) 2018/1725.

(11)

V nekaterih primerih je treba zaščititi zaupne informacije v zvezi s prosilcem. V takih primerih mora Komisija po potrebi omejiti dostop do identitete, izjav in drugih osebnih podatkov prosilca, vključno s preprostim dejstvom, da je bil v stiku s službo za mediacijo, da bi zaščitila njegove pravice in svoboščine.

(12)

V nekaterih primerih je treba omejiti tudi pravico prosilca do obveščenosti, če bi morala služba za mediacijo opozoriti zdravstveno službo, da je potrebno nujno ukrepanje za zaščito telesne in duševne celovitosti prosilca. V takem primeru se lahko služba za mediacijo odloči, da prosilca ne obvesti o takem opozorilu, da bi zdravstvena služba lahko ocenila ukrepe zdravstvene ali socialne oskrbe, ki se lahko zagotovi tej osebi. Komisija se za to lahko odloči v skladu s členom 25(1), točka (h), Uredbe (EU) 2018/1725. V tem konkretnem primeru bi bile pravice prosilca zaščitene, saj bi zdravstvena služba ohranila zaupnost zdravstvenih informacij, prosilec pa bi bil obveščen, ker bi zdravstvena služba stopila z njim v stik, če bi menila, da je to potrebno.

(13)

Sklep C(2024)1420 od Komisije zahteva, da zagotovi, da se prošnje za pomoč, predložene službi za mediacijo, obravnavajo zaupno. Za zagotovitev zaupnosti in ob upoštevanju standardov varstva osebnih podatkov na podlagi Uredbe (EU) 2018/1725 je treba v skladu s členom 25(1), točka (h), Uredbe (EU) 2018/1725 sprejeti notranja pravila, na podlagi katerih lahko Komisija omeji pravice posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki.

(14)

Notranja pravila bi se morala uporabljati za vse postopke obdelave, ki jih Komisija izvaja pri opravljanju svojih nalog v zvezi z obravnavanjem prošenj v skladu s členom 6 Sklepa C(2024)1420.

(15)

Za zagotovitev skladnosti s členi 14, 15 in 16 Uredbe (EU) 2018/1725 bi morala Komisija vse posameznike pregledno in usklajeno obveščati o svojih dejavnostih, ki vključujejo obdelavo njihovih osebnih podatkov, ter o njihovih pravicah, in sicer z obvestilom o varstvu podatkov, objavljenim na spletišču Komisije. Kadar je to ustrezno, bi morala posebej in ustrezno obvestiti tudi prosilca. Kadar je prosilec privolil, da se stopi v stik z drugo zadevno osebo, bi morala Komisija posebej in ustrezno obvestiti to zadevno osebo.

(16)

Komisija bi morala omejitve uporabljati le, če upoštevajo bistvo temeljnih pravic in svoboščin, če so nujno potrebne in če so sorazmeren ukrep v demokratični družbi. Komisija bi morala navesti razloge za utemeljitev teh omejitev.

(17)

Komisija bi morala v skladu z načeli preglednosti, pravičnosti in odgovornosti pregledno obravnavati vse omejitve, vsako njihovo uporabo pa registrirati v ustreznem sistemu evidentiranja.

(18)

V skladu s členom 25(6) Uredbe (EU) 2018/1725 mora upravljavec obvestiti posameznike, na katere se nanašajo osebni podatki, o glavnih razlogih, na katerih temelji uporaba omejitve, in o njihovi pravici, da vložijo pritožbo pri Evropskem nadzorniku za varstvo podatkov.

(19)

V skladu s členom 25(8) Uredbe (EU) 2018/1725 lahko Komisija preloži, opusti ali zavrne zagotavljanje informacij o glavnih razlogih za uporabo omejitve posamezniku, na katerega se nanašajo osebni podatki, če bi se z zagotovitvijo teh informacij kakor koli izničil učinek omejitve.

(20)

V primeru omejitve pravic posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, bi morala Komisija za vsak primer posebej oceniti, ali bi sporočanje omejitve izničilo njen učinek.

(21)

Komisija bi morala omejitev odpraviti takoj, ko pogoji, ki jo upravičujejo, ne veljajo več, in navedene pogoje redno ocenjevati. V nekaterih primerih se lahko izkaže, da je treba ohraniti uporabo omejitve, dokler Komisija hrani zadevne osebne podatke. V takem primeru posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ne bi smel biti obveščen o obdelavi svojih osebnih podatkov. Do take situacije bi lahko prišlo zlasti, kadar obstaja veliko tveganje, da bi uveljavljanje pravic s strani zadevne osebe škodilo pravicam in svoboščinam drugih. To velja zlasti, kadar prosilec ne privoli, da služba za mediacijo stopi v stik z zadevno osebo, da bi začela neformalno mediacijo med njima.

(22)

Komisija bi morala pregledati uporabo omejitev, kadar prosilec privoli v neformalno mediacijo ali najpozneje kadar Komisija zaključi prošnjo za pomoč.

(23)

Členi 16(5), 17(4), 19(3) in 20(2) Uredbe (EU) 2018/1725 določajo izjeme glede pravic posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki. Če se te izjeme uporabljajo, Komisiji ni treba uporabiti omejitve v skladu s tem sklepom.

(24)

Za zagotovitev varstva pravic in svoboščin posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, ter v skladu s členom 44(1) Uredbe (EU) 2018/1725 bi morala Komisija v celoten postopek vključiti ustrezne koordinatorje za varstvo podatkov in pooblaščeno osebo za varstvo podatkov Evropske komisije ter to posvetovanje dokumentirati. Zlasti bi bilo treba pred kakršnimi koli omejitvami, ki bi se lahko uporabile, opraviti posvetovanje s koordinatorjem za varstvo podatkov, imenovanim za svetovanje zadevni službi Komisije, in preveriti njihovo skladnost s tem sklepom.

(25)

Pooblaščena oseba za varstvo podatkov Evropske komisije bi morala opraviti neodvisen pregled uporabe omejitev, da bi se zagotovila skladnost s tem sklepom.

(26)

Opravljeno je bilo posvetovanje z Evropskim nadzornikom za varstvo podatkov, ki je mnenje podal 13. marca 2024 –