1.

V skladu s temeljnim aktom morajo izdatki, da so upravičeni:

2.

V primeru večletnih ukrepov v smislu člena 16(6) temeljnega akta se za uporabo teh pravil o upravičenosti kot projekt šteje samo tisti del ukrepa, ki se sofinancira iz letnega programa.

3.

Projekti, ki jih podpira Sklad, se ne financirajo iz drugih virov, ki jih zajema proračun Skupnosti. Projekti, ki jih podpira Sklad, se sofinancirajo iz javnih ali zasebnih virov.

1.

Projekti, ki jih podpira Sklad, morajo biti nepridobitne narave. Če na koncu projekta viri prihodkov, vključno s prejemki, presegajo izdatke, se prispevek iz Sklada za projekt ustrezno zmanjša. Vsi viri prihodkov za projekt morajo biti zabeleženi v računovodski evidenci ali davčni dokumentaciji upravičenca ter biti določljivi in nadzorovani.

2.

Prihodke projekta sestavljajo finančni prispevki, ki jih projektu odobri Sklad, javni ali zasebni viri, vključno z lastnimi prispevki končnega upravičenca, kot tudi vsi prejemki, ki nastanejo zaradi projekta. Za namene tega pravila ‚prejemki‘ zajemajo prihodke, ki jih projekt prejme v obdobju upravičenosti iz točke I.4, od prodaje, najemnin, storitev, vpisnin ali drugih enakovrednih prihodkov.

3.

Prispevek Skupnosti, ki izhaja iz uporabe načela nepridobitnosti, kot je opredeljeno v členu 12(c) Odločbe, bodo ‚skupni upravičeni stroški‘, zmanjšani za ‚prispevke tretjih oseb‘ in ‚prejemke, ki nastanejo zaradi projekta‘.

1.

Nastati morajo stroški, povezani s projektom, in izvršena morajo biti ustrezna plačila (razen za amortizacijo) po 1. januarju tistega leta, ki je navedeno v sklepu o financiranju, s katerim se odobrijo letni programi držav članic. Obdobje upravičenosti traja do 30. junija leta N (2) + 2, kar pomeni, da morajo stroški, povezani s projektom, nastati pred tem datumom.

2.

Izjema od obdobja upravičenosti iz odstavka 1 velja le za tehnično pomoč državam članicam (glej točko IV.3).

1.

Izdatki ustrezajo plačilom, ki jih je izvršil končni upravičenec. Plačila morajo imeti obliko finančnih (gotovinskih) transakcij z izjemo amortizacije.

2.

Izdatki se praviloma dokazujejo z uradnimi računi. Kadar to ni mogoče, se izdatki izkažejo z računovodskimi listinami ali dokazili enakovredne dokazne vrednosti.

3.

Izdatki morajo biti opredeljivi in preverljivi. Zlasti morajo biti:

4.

Po potrebi morajo končni upravičenci hraniti overjene kopije računovodskih listin, ki izkazujejo prihodke in izdatke, ki nastanejo partnerjem v zvezi z zadevnim projektom.

5.

Hramba in obdelava evidenc iz odstavkov 2 do 4 morata biti v skladu z nacionalno zakonodajo o varstvu podatkov.

1.

Izdatki za ukrepe, opisane v členih 4 in 6 temeljnega akta, morajo nastati na ozemlju držav članic končnim upravičencem, opredeljenim v točki I.1.1(e), razen:

2.

Partnerji v projektu, ki so registrirani in imajo sedež v tretjih državah, lahko sodelujejo v projektih, če s tem ne nastanejo dodatni stroški, razen v primeru mednarodnih organizacij javnega sektorja, ustanovljenih z medvladnimi sporazumi, in specializiranih agencij, ki jih ustanovijo takšne organizacije, Mednarodnega odbora Rdečega križa ter Mednarodne federacije državnih organizacij Rdečega križa in Rdečega polmeseca.

1.

Stroški za osebje, dodeljeno projektu, tj. plače, prispevki za socialno varnost in drugi predpisani stroški, so upravičeni, če se ujemajo z običajno politiko plač upravičenca.

2.

Za mednarodne organizacije lahko upravičeni stroški osebja vključujejo sredstva za kritje stroškov predpisanih obveznosti in drugih upravičenih stroškov v zvezi s plačo.

3.

Ustrezni stroški za plače osebja organov javne uprave so upravičeni do mere, do katere so povezani s stroški za dejavnosti, ki jih ustrezni organ javne uprave ne bi izvajal, če se zadevni projekt ne bi izvajal; to osebje se začasno premesti ali dodeli za izvajanje projekta s pisnim sklepom končnega upravičenca.

4.

Stroški osebja se podrobno opredelijo v načrtovanem proračunu, pri čemer je treba navesti naloge in število osebja.

1.

Za neposredne upravičene stroške veljajo potni stroški in dnevnice za osebje ali druge osebe, ki sodelujejo v dejavnostih projekta in ki morajo potovati zaradi izvajanja projekta.

2.

Potni stroški so upravičeni na podlagi dejansko nastalih stroškov. Stopnje povračila temeljijo na najcenejši obliki javnega prevoza in letalski prevozi se praviloma dovolijo samo za potovanja, daljša od 800 km (povratno potovanje), ali ko geografska oddaljenost namembnega kraja upravičuje potovanje z letalom. V primeru prevoza z lastnim vozilom se stroški običajno povrnejo na podlagi cen uporabe javnega prevoza ali na podlagi stopenj kilometrine v skladu z objavljenimi uradnimi pravili v zadevni državi članici ali stopenj kilometrine, ki jih uporablja končni upravičenec.

3.

Stroški bivanja so upravičeni na podlagi dejansko nastalih stroškov ali dnevnic. Kadar ima organizacija lastne dnevne stopnje (dnevnice), se te uporabljajo v okviru zgornjih mej, ki jih država članica določi v skladu z nacionalno zakonodajo in prakso. Za dnevnice običajno velja, da pokrivajo stroške za lokalni prevoz (vključno s taksiji), nastanitev, prehrano, lokalne telefonske pogovore in druge manjše izdatke.

1.

Stroški, povezani z nakupom opreme (sistemi, delovna oprema, prevozna sredstva, kot so med drugim navedena v členu 5(1)(c) do (f) temeljnega akta), so upravičeni v skladu z nacionalnimi pravili. Taki stroški so upravičeni za sofinanciranje na podlagi vseh stroškov ali dela stroškov nakupa, če:

2.

Po drugi strani so lahko stroški za zgoraj navedeno opremo upravičeni na podlagi amortizacije v skladu z nacionalnimi pravili. V navedenem primeru se uporabljajo pogoji iz točk (a), (b) in (c) odstavka 1. Poleg tega morajo biti izpolnjeni tudi naslednji pogoji:

1.

Če je pridobitev nepremičnin bistvena za izvajanje projekta in jasno povezana z njegovimi cilji, sta nakup nepremičnin, tj. že zgrajenih zgradb, ali gradnja nepremičnin upravičena do sofinanciranja vseh ali dela stroškov ali na podlagi amortizacije pod spodaj navedenimi pogoji in brez poseganja v uporabo strožjih nacionalnih predpisov:

2.

Stroški za prenovo nepremičnine so upravičeni za sofinanciranje na podlagi vseh stroškov ali dela stroškov ali na podlagi amortizacije. V primeru stroškov prenove se uporabljata samo pogoja iz točk (c) in (e) odstavka 1.

(a)

nepremičnine niso bile kupljene z donacijo Skupnosti;

(b)

nepremičnine se morajo uporabljati samo za izvajanje projekta. V nasprotnem primeru je upravičen samo tisti delež stroškov, ki ustreza uporabi za namene projekta.

1.

Na splošno morajo biti končni upravičenci sposobni sami upravljati projekte. Znesek za naloge, oddane v podizvajanje v okviru projekta, mora biti jasno naveden v sporazumu o donaciji.

2.

Izdatki, povezani z naslednjimi podizvajalskimi pogodbami, niso upravičeni do sofinanciranja Sklada:

3.

Podizvajalci se v zvezi z vsemi podizvajalskimi pogodbami zavežejo, da revizijskim in nadzornim organom zagotovijo vse potrebne podatke, povezane z dejavnostmi podizvajalca.

1.

Posredni upravičeni stroški ukrepa so stroški, ki jih ob upoštevanju pogojev upravičenosti iz točke I.1.1 ni mogoče opredeliti kot posebnih stroškov ukrepa, neposredno povezanih z njegovim izvajanjem.

2.

Z odstopanjem od točke I.1.1(e) in točke I.5 so posredni stroški izvajanja ukrepa lahko upravičeni na osnovi pavšalnega zneska finančne pomoči, določenega na največ 2,5 % celotnega zneska neposrednih upravičenih stroškov.

3.

Organizacije, ki prejemajo donacijo za poslovanje iz proračuna Unije, ne morejo vključiti posrednih stroškov v svoj načrtovani proračun.

(a)

DDV, razen če končni upravičenec lahko dokaže, da ga ne more dobiti povrnjenega;

(b)

donos kapitala, dolgovi in stroški dolžniške obveznosti, negativne obresti, devizne provizije in izgube, rezervacije za izgube ali morebitne bodoče obveznosti, plačilo dolgovanih obresti, dvomljivi dolgovi, globe, denarne kazni, stroški sodnih postopkov in prekomerni ali nepotrebni izdatki;

(c)

stroški za reprezentanco izključno za projektno osebje. Razumni stroški za gostoljubje na družabnih dogodkih, ki jih upravičuje projekt, kot je srečanje ob koncu projekta ali srečanja usmerjevalne skupine projekta, so dovoljeni;

(d)

stroški, ki jih je prijavil končni upravičenec in so bili kriti v okviru drugega projekta ali delovnega programa, ki prejema donacijo Skupnosti;

(e)

nakup zemljišč;

(f)

prispevki v naravi.

1.

Vsi stroški, potrebni za izvajanje Sklada, ki nastanejo odgovornemu organu, pooblaščenemu organu, revizijskemu organu, organu za potrjevanje ali drugemu organu, ki pomaga pri nalogah, navedenih v odstavku 2, so upravičeni v okviru tehnične pomoči v mejah, določenih v členu 18 temeljnega akta.

2.

To vključuje naslednje izdatke:

3.

Izvesti je treba dejavnosti, povezane s tehnično pomočjo, in izvršena morajo biti ustrezna plačila po 1. januarju tistega leta, ki je navedeno v sklepu o financiranju, s katerim se odobrijo letni programi držav članic. Obdobje upravičenosti traja do roka za predložitev končnega poročila o izvajanju letnega programa.

4.

Vsa javna naročila je treba izvesti v skladu z nacionalnimi pravili o javnih naročilih, ki so določena v državi članici.

5.

Države članice lahko izvedejo ukrepe tehnične pomoči za ta sklad skupaj z ukrepi tehnične pomoči za nekatere ali vse štiri sklade. Vendar je v tem primeru samo tisti delež stroškov, uporabljen za izvajanje skupnega ukrepa, ki ustreza temu skladu, upravičen do financiranja iz tega sklada, države članice pa zagotovijo, da:

(a)

obdobje upravičenosti izdatkov je v skladu s členom 40(3) Odločbe;

(b)

v skladu s členom 6(2)(c) temeljnega akta so stroški osebja organov javne uprave upravičeni izdatki, če temeljijo na dejanskih dodatnih stroških v zvezi z izvajanjem posebne tranzitne sheme in če so dodeljeni projektu v skladu z ustrezno utemeljeno in nepristransko metodo. Izdatke morajo potrjevati dokumenti, ki dovoljujejo opredelitev dejanskih stroškov, ki jih zadevni javni organ plača v zvezi s posebno tranzitno shemo in ki izhajajo iz predpisanih obveznosti ali tekočih nalog.“