This document is an excerpt from the EUR-Lex website
Document 52004TA1230(05)
Report on the annual accounts of the European Agency for the Evaluation of Medicinal Products concerning the 2003 financial year together with the Agency's replies
Správa o overení ročnej účtovnej závierky Európskej agentúry pre lieky za rozpočtový rok 2003 spolu s odpoveďami agentúry
Správa o overení ročnej účtovnej závierky Európskej agentúry pre lieky za rozpočtový rok 2003 spolu s odpoveďami agentúry
Ú. v. EÚ C 324, 30.12.2004, p. 30–38
(ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, SK, SL, FI, SV)
30.12.2004 |
SK |
Úradný vestník Európskej únie |
C 324/30 |
SPRÁVA
o overení ročnej účtovnej závierky Európskej agentúry pre lieky za rozpočtový rok 2003 spolu s odpoveďami agentúry
(2004/C 324/05)
OBSAH
1 |
ÚVOD |
2–5 |
STANOVISKO DVORA AUDÍTOROV |
6–14 |
PRIPOMIENKY |
Tabuľky 1 až 5
Odpovede agentúry
ÚVOD
1. |
Európska agentúra pre hodnotenie liekov (ďalej len „agentúra“) bola zriadená na základe nariadenia Rady (EHS) č. 2309/93 z 22. júla 1993 (1). Agentúra funguje prostredníctvom siete a koordinuje vedecké zdroje, ktoré jej poskytli vnútroštátne orgány, aby sa zabezpečilo hodnotenie a dohľad nad výrobkami na humánne a veterinárne použitie. V tabuľke 1 sú zhrnuté právomoci a činnosti agentúry na základe informácií, ktoré poskytla. |
STANOVISKO DVORA AUDÍTOROV
2. |
Toto stanovisko je určené Európskemu parlamentu a Rade podľa článku 185 ods. 2 nariadenia Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 (2). |
3. |
Dvor audítorov preskúmal ročnú účtovnú závierku agentúry zostavenú k 31. decembru 2003. V súlade s článkom 57a ods. 1 nariadenia Rady (EHS) č. 2309/93 zodpovedá za plnenie rozpočtu výkonný riaditeľ. Táto zodpovednosť zahŕňa zostavenie a predloženie ročnej účtovnej závierky (3) v súlade s vnútornými finančnými ustanoveniami prijatými na základe článku 57a ods. 11 tohto nariadenia. Dvor audítorov je na základe článku 248 Zmluvy o založení Európskeho spoločenstva poverený overením tejto účtovnej závierky. |
4. |
Dvor audítorov uskutočnil audit v súlade so svojimi zásadami a štandardmi na vykonávanie auditu, ktoré vychádzajú zo všeobecne prijatých medzinárodných audítorských štandardov a sú upravené na špecifické podmienky Spoločenstva. Dvor audítorov preskúmal účtovné záznamy a uplatnil audítorské postupy, ktoré považoval v daných okolnostiach za nevyhnutné. |
5. |
Na základe tohto auditu získal Dvor audítorov objektívne presvedčenie, že ročná účtovná závierka zostavená k 31. decembru 2003 je spoľahlivá. Dvor audítorov napriek tomu upozorňuje na situáciu opísanú v bode 10. S výnimkou situácií opísaných v bodoch 7 a 12 získal Dvor audítorov objektívne presvedčenie, že príslušné transakcie sú ako celok zákonné a správne. |
PRIPOMIENKY
6. |
Plnenie finančných prostriedkov v rozpočtovom roku 2003 a finančných prostriedkov prenesených z predchádzajúceho rozpočtového roka je uvedené v tabuľke 2. Účet príjmov a výdavkov a súvaha agentúry za rok 2003 sú zhrnuté v tabuľkách 3 a 4. |
7. |
Dňa 5. júna 2003 prijala správna rada agentúry, po schválení Komisiou, nové finančné nariadenie a príslušné vykonávacie predpisy, ktoré nadobudli účinnosť v druhej polovici rozpočtového roku 2003 (4). Vo svojom stanovisku č. 6/2003 zo 17. júla 2003 Dvor audítorov upozornil na rozdiely medzi finančným nariadením agentúry a rámcovým finančným nariadením, ktoré sa vzťahuje na agentúry vo všeobecnosti. V bode 7 uvedeného stanoviska Dvor audítorov zdôraznil najmä nevyhnutnosť zosúladenia vykonávacích predpisov agentúry týkajúcich sa uzatvárania zmlúv s ustanoveniami všeobecného finančného nariadenia a jeho vykonávacích predpisov. Hoci napríklad všeobecné pravidlá ustanovujú, aby bol vytvorený výbor pre hodnotenie súťažných ponúk pre každú zmluvu presahujúcu sumu 13 800 EUR, agentúra stanovuje túto hranicu na 75 000 EUR (tabuľka 5 zobrazuje spomenuté odlišnosti). |
8. |
Ročná účtovná závierka agentúry za rok 2003 bola zostavená na základe účtovných zásad ustanovených v novom finančnom nariadení agentúry (5). Účtovné údaje týkajúce sa rozpočtového roku 2002 neboli znovu spracované v súlade s účtovnými pravidlami, ktoré sa použili pri zostavovaní účtovnej závierky za rozpočtový rok, ktorý sa skončil 31. decembra 2003. |
9. |
Článok 43 ods. 1 písm. e) finančného nariadenia agentúry stanovuje, že účtovník potvrdzuje systémy vymedzené povoľujúcim úradníkom, ktoré dokladajú a vysvetľujú účtovné informácie. Táto validácia nebola vykonaná. |
10. |
V roku 2003 vykonala agentúra fyzickú inventarizáciu dlhodobého majetku podľa druhu majetku, napriek tomu, že účty dlhodobého majetku sa vedú podľa roku, v ktorom bol majetok obstaraný. V tejto situácii je zložité odsúhlasiť fyzické a účtovné údaje. Niektoré aktíva sa navyše nevyskytujú ani v inventári ani na účtoch dlhodobého majetku. Ich celková hodnota bola po odčítaní odpisov ohodnotená na 4 188 000 EUR (6) a zahrnutá do súvahy do položky „dlhodobý majetok“. Agentúra by mala zriadiť systém správy dlhodobého majetku, ktorý zabezpečí, že údaje o inventári budú úplné a v súlade s účtovnými údajmi. |
11. |
Nie je zabezpečená kontinuita uplatňovania opatrení vnútornej kontroly. Niektoré spisy k prípadom napríklad neobsahujú všetky podporné dokumenty, ktoré sa vyžadujú pre prijatie záväzku a vydanie platobných príkazov. |
12. |
Výber dodávateľa je v niektorých rokovacích konaniach založený na kritériu „predchádzajúcej skúsenosti so zmluvným partnerom“, ktorá nie je stanovená vo vykonávacích predpisoch (7) k finančnému nariadeniu. |
13. |
Preskúmanie spisov týkajúcich sa prijímania zamestnancov odhalilo výrazné nedostatky v overovaní a dokumentácii: výber kandidátov pozvaných na pohovor nie je odôvodnený a kontrolné zoznamy, ktoré sa vytvárajú na účely overenia prijateľnosti kandidátov, neobsahujú výberové kritériá stanovené v oznámeniach o voľných pracovných miestach. |
14. |
Jednotka „záruky kvality“ agentúry vykonáva úlohu vnútorného audítora. Dva z jej auditov, vykonaných v roku 2002, ktoré sa týkali organizácie elektronického systému dokumentácie odhalili významné zvýšenie nákladov a potrebného času, čo bolo zapríčinené nedostatočným monitorovaním projektu. Následný audit vykonaný externým poradcom v roku 2003 potvrdil nedostatky zistené vnútorným audítorom. Projekt schválený koncom roku 2000 mal začať svoju činnosť na začiatku roku 2002 s odhadovanými nákladmi 1,2 mil. EUR. V roku 2003 tento systém ešte stále nefungoval a vzniknuté náklady už činili 1,7 mil. EUR. |
Túto správu prijal Dvor audítorov v Luxemburgu na svojom zasadnutí v dňoch 29. a 30. septembra 2004.
Za Dvor audítorov
Juan Manuel FABRA VALLÉS
predseda
(1) Ú. v. ES L 214, 24.8.1993, s. 18; po prijatí nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (ES) č. 726/2004 z 31. marca 2004 (Ú. v. EÚ L 136, 30.4.2004, s. 1) je nový názov agentúry Európska agentúra pre lieky.
(2) Ú. v. L 248, 16.9.2002, s. 1.
(3) Na základe článku 83 ods. 3 finančného nariadenia agentúry boli záverečné účty agentúry za rozpočtový rok 2003 zostavené 14. mája 2004 a predložené Dvoru audítorov, ktorý ich obdržal 24. septembra 2004. Záverečné účty v skrátenom rozsahu sú uvedené v tabuľkách tvoriacich prílohu k tejto správe.
(4) Komisia poskytla svoje stanovisko začiatkom roku 2004.
(5) Článok 78 finančného nariadenia agentúry.
(6) Čiastka sa vzťahuje na softvér a stavebné úpravy.
(7) Článok 86 podrobných pravidiel na vykonávanie finančného nariadenia agentúry.
Tabuľka 1
Európska agentúra pre lieky (Londýn)
Oblasti kompetencií Spoločenstva vyplývajúce zo zmluvy |
Kompetencie agentúry stanovené v nariadení Rady (ES) č. 2309/93 z 22. júla 1993 |
Správa |
Zdroje, ktoré mala agentúra k dispozícii (údaje za rok 2002) |
Produkty a poskytnuté služby (údaje za rok 2002) |
|||||||||||||||||||||||||||||||
Pri stanovení a uskutočňovaní všetkých politík a činností Spoločenstva sa zabezpečí vysoká úroveň ochrany ľudského zdravia. Činnosti Spoločenstva, ktoré dopĺňajú vnútroštátne politiky, sa zameriavajú na zlepšenie verejného zdravia, prevenciu ľudských chorôb a ochorení, a odstraňovanie zdrojov nebezpečenstva pre zdravie ľudí. (Výňatok z článku 152 zmluvy) |
Ciele
|
Úlohy
|
|
Konečný rozpočet: 84,2 mil. EUR (61,3 mil. EUR), z ktorých tvorí príspevok Spoločenstva (s výnimkou dotácií pre lieky na ojedinelé ochorenia): 22,9 % (27,9 %) Stav zamestnancov k 31. decembru 2003: 287 (251) pracovných miest v pláne pracovných miest Obsadené pracovné miesta: 256 (227) +48 (37) ostatné pracovné miesta (zmluvy s pomocnými zamestnancami, dočasne pridelenými národnými expertmi, miestnymi zamestnancami a dočasnými zamestnancami) Zamestnanci celkom: 304 (264) z toho pridelení k nasledovným úlohám:
|
Lieky na humánne použitie Žiadosti o povolenie na uvedenie na trh: 39 (31) Kladné stanoviská: 39 (24) Priemerný čas hodnotenia: 190 dní (192 dní) Stanoviská po schválení: 941 (746) Dohľad nad liekmi: 45 538 správ (42 608 správ) Pravidelné správy o spoľahlivosti: 276 (223) Monitorovacie opatrenia: 1 025 (738) Vedecké stanoviská: 65 (75) Postupy týkajúce sa vzájomného uznávania: 4 080 (3 501) Veterinárne lieky Nové žiadosti: 10 (3) Žiadosti týkajúce sa variantov: 64 (33) Inšpekcie: 76 (75) |
||||||||||||||||||||||||||||||
Zdroj: Informácie poskytnuté agentúrou. |
Tabuľka 2
Európska agentúra pre lieky – plnenie rozpočtu v roku 2003
(v mil. EUR) |
||||||||||||||||
Príjmy |
Výdavky |
|||||||||||||||
Pôvod príjmov |
Príjmy zapísané v konečnom rozpočte na rozpočtový rok |
Uskutočnené príjmy |
Rozdelenie výdavkov |
Finančné prostriedky v konečnom rozpočte |
Prostriedky prenesené z predchádzajúceho rozpočtového roka |
Disponibilné finančné prostriedky^ (rozpočet na rok 2003 a rozpočtový rok 2002) |
||||||||||
zapísané |
viazané |
uhradené |
prenesené |
zrušené |
neuhradené záväzky |
uhradené |
zrušené |
finančné prostriedky |
viazané |
uhradené |
prenesené |
zrušené |
||||
Príspevky Spoločenstva (1) |
23,0 |
22,5 |
Hlava I Zamestnanci |
31,5 |
29,7 |
29,2 |
0,5 |
1,8 |
0,4 |
0,3 |
0,1 |
31,9 |
30,1 |
29,5 |
0,5 |
1,9 |
Vlastné príjmy |
59,0 |
60,1 |
Hlava II Správne výdavky |
19,7 |
19,2 |
11,9 |
7,3 |
0,5 |
1,9 |
1,5 |
0,4 |
21,6 |
21,1 |
13,4 |
7,3 |
0,9 |
Ostatné príjmy |
2,2 |
1,8 |
Hlava III Prevádzkové výdavky |
33,0 |
32,8 |
24,5 |
8,3 |
0,2 |
4,5 |
4,2 |
0,3 |
37,5 |
37,3 |
28,7 |
8,3 |
0,5 |
Celkom |
84,2 |
84,4 |
Celkom |
84,2 |
81,7 |
65,6 |
16,1 |
2,5 |
6,8 |
6,0 |
0,8 |
91,0 |
88,5 |
71,6 |
16,1 |
3,3 |
Zdroj: Údaje poskytnuté agentúrou. Táto tabuľka predkladá zhrnutie údajov, ktoré agentúra uviedla vo svojej ročnej účtovnej závierke. |
Tabuľka 3
Európska agentúra pre lieky – účet príjmov a výdavkov za účtovné obdobia 2003 a 2002
(v tis. EUR) |
||
|
2003 |
2002 (2) |
Príjmy |
||
Poplatky súvisiace s povoleniami o uvedení na trh |
58 657 |
38 372 |
Dotácie Komisie vrátane dotácií z EEA |
19 786 |
14 846 |
Dotácia Spoločenstva na lieky na ojedinelé ochorenia |
2 814 |
2 407 |
Príspevky na programy Spoločenstva |
1 208 |
9 |
Príjmy súvisiace so správnou činnosťou |
2 153 |
1 688 |
Rôzne príjmy |
848 |
54 |
Príjmy celkom (a) |
85 466 |
57 376 |
Výdavky (3) |
||
Výdavky na zamestnancov |
29 663 |
26 216 |
Správne výdavky |
10 905 |
10 718 |
Prevádzkové výdavky |
32 838 |
21 467 |
Odpisy |
2 364 |
0 |
Výdavky celkom (b) |
75 770 |
58 401 |
Výsledok za účtovné obdobie (c = a – b) |
9 696 |
–1 025 |
Ostatné faktory |
||
Prenesené a zrušené finančné prostriedky (d) |
823 |
1 377 |
Kurzové rozdiely a iné úpravy (e) |
413 |
– 352 |
Zostatok z účtovného obdobia (c + d + e) |
10 932 |
0 |
Zdroj: Údaje poskytnuté agentúrou. Táto tabuľka predkladá zhrnutie údajov, ktoré agentúra uviedla vo svojej ročnej účtovnej závierke. |
Tabuľka 4
Európska agentúra pre lieky – súvaha k 31. decembru 2003 a 31. decembru 2002 (4)
(v tis. EUR) |
|||||
Aktíva |
2003 |
2002 |
Pasíva |
2003 |
2002 |
Dlhodobý nehmotný majetok |
3 401 |
0 |
Vlastné imanie |
|
|
|
|
|
Plnenie rozpočtu (a) |
4 037 |
— |
Hmotný majetok |
|
|
Výsledok úprav (b) |
6 895 |
— |
Samostatné hnuteľné veci – stroje, prístroje a zariadenia |
1 635 |
146 |
Hospodársky výsledok (a + b) |
10 932 |
— |
Samostatné hnuteľné veci – inventár a vozový park |
1 011 |
991 |
Výsledky minulých období (5) |
6 872 |
2 684 |
Samostatné hnuteľné veci – počítačové vybavenie |
2 548 |
1 547 |
Medzisúčet |
17 804 |
2 684 |
Medzisúčet |
5 194 |
2 684 |
|
|
|
|
|
|
Krátkodobé záväzky |
|
|
Krátkodobé pohľadávky |
|
|
Záväzky voči inštitúciám a orgánom Spoločenstva |
479 |
444 |
Úhrada DPH a vrátenie DPH |
1 105 |
571 |
Výdavkové rozpočtové prostriedky na prenesenie |
11 936 |
6 811 |
Pohľadávky voči inštitúciám a orgánom Spoločenstva |
107 |
3 744 |
Ostatné záväzky |
127 |
603 |
Rôzne pohľadávky |
1 034 |
2 854 |
Preddavky od klientov |
8 845 |
9 293 |
Rôzne pohľadávky |
64 |
0 |
Medzisúčet |
21 387 |
17 151 |
Medzisúčet |
2 310 |
7 169 |
|
|
|
Likvidné prostriedky |
28 286 |
9 982 |
|
|
|
Celkom |
39 191 |
19 835 |
Celkom |
39 191 |
19 835 |
Zdroj: Údaje poskytnuté agentúrou. Táto tabuľka predkladá zhrnutie údajov, ktoré agentúra uviedla vo svojej ročnej účtovnej závierke. |
Tabuľka 5
Rozdiely medzi všeobecnými vykonávacími predpismi a vykonávacími predpismi agentúry
Výbor pre hodnotenie súťažných ponúk (6) |
||
|
Články 145 a 146 všeobecných vykonávacích predpisov |
Článok 107 vykonávacích predpisov agentúry |
Prahová hodnota zmlúv: |
13 800 EUR |
75 000 EUR |
Pravidlá pre rokovacie konanie k zmluvám uzatvoreným na nízku hodnotu |
||
Hodnota, na ktorú boli uzavreté zmluvy |
Článok 129 všeobecných vykonávacích predpisov |
Článok 89 vykonávacích predpisov agentúry |
menej ako 200 EUR |
úhrada faktúr |
stanovené v článku 82, ale limit nie je špecifikovaný |
menej ako 1 050 EUR: rokovacie konanie |
na základe jedinej ponuky |
menej ako 1 500 EUR: na základe jedinej ponuky |
od 1 050 do 13 800 EUR: rokovacie konanie s: |
najmenej traja záujemci |
od 1 500 do 13 800 EUR: najmenej traja záujemci |
od 13 800 do 50 000 EUR, užšia súťaž, ale bez VPZ (7) s: |
najmenej päť záujemcov |
najmenej traja záujemci |
Zdroj: Dvor audítorov. |
(1) Zahŕňa dotácie prijaté z Európskeho hospodárskeho priestoru (EEA).
Zdroj: Údaje poskytnuté agentúrou. Táto tabuľka predkladá zhrnutie údajov, ktoré agentúra uviedla vo svojej ročnej účtovnej závierke.
(2) Údaje za rozpočtový rok 2002 neboli prepracované podľa účtovných zásad platných v rozpočtovom roku 2003 (pozri bod 8 správy).
(3) Časť prenesených rozpočtových prostriedkov, ktoré sa považujú za výdavky účtovného obdobia, bola hodnotená všeobecne a neboli preskúmané jednotlivé transakcie.
Zdroj: Údaje poskytnuté agentúrou. Táto tabuľka predkladá zhrnutie údajov, ktoré agentúra uviedla vo svojej ročnej účtovnej závierke.
(4) Použitie modelu, ktorý navrhla Komisia, malo za následok opätovné prerozdelenie zostatkov medzi existujúce položky.
(5) Na rok 2002 táto čiastka zodpovedá celkovému súčtu čistého hmotného majetku. Na rok 2003 zahŕňa táto suma aj 4 188 000 EUR, ktoré zodpovedajú aktivácii majetku, ktorý bol obstaraný v minulom období, v roku 2003 (pozri bod 10 správy).
Zdroj: Údaje poskytnuté agentúrou. Táto tabuľka predkladá zhrnutie údajov, ktoré agentúra uviedla vo svojej ročnej účtovnej závierke.
(6) Jedinou komisiou na hodnotenie súťažných ponúk predložených agentúre je poradný výbor pre verejné obstarávanie a zmluvy, ktorý sa vyjadruje k zmluvám uzatvoreným na čiastky presahujúce 75 000 EUR (článok 107), hoci prahová hodnota stanovená vo vykonávacích predpisoch je 13 800 EUR.
(7) VVZ: Výzva na prejavenie záujmu.
Zdroj: Dvor audítorov.
ODPOVEDE AGENTÚRY
7. |
Agentúra nadviazala kontakt s Komisiou, aby dopracovala finančné nariadenie. Vykonané zmeny boli uskutočnené s cieľom vyhovieť pripomienkam Komisie a Dvora audítorov. Vo vykonávacích predpisoch boli prispôsobené najmä prahové hodnoty pre zmluvy a obstarávanie. |
8. |
Podľa Medzinárodného účtovného štandardu pre verejný sektor (IPSAS) číslo 3 sa výsledné opravné položky vykazujú ako opravná položka k počiatočnému kapitálu. Porovnávacie informácie pre rok 2002 neboli znovu uvedené, pretože by neposkytli zmysluplné dodatkové informácie. Keďže európske inštitúcie a agentúry musia predkladať účty v súlade s IPSAS na rok 2005, agentúra zavedie podľa kalendára stanoveného účtovníkom Európskej komisie systémy, ktoré zabezpečia tento súlad do 1. januára 2005 vrátane predloženia porovnávacích údajov za rok 2004. |
9. |
Pripomienka Dvora audítorov je vo svojej podstate relevantná, nie je však pre EMEA prioritná, keďže je známe, že súčasné systémy vrátane postupov a softvéru existujú od roku 1998 a poskytujú potrebné a presné údaje na vypracovanie finančných výkazov. Tieto systémy neboli zmenené od uplatnenia nových finančných nariadení. Systémy definované povoľujúcim úradníkom budú formálne overené účtovníkom v priebehu roku 2004. |
10. |
V roku 2003 agentúra aktivovala nehmotné aktíva (najmä softvérové licencie a niektoré náklady na vývoj softvéru) v súlade s normami vydanými Výborom pre účtovné štandardy. Aby sa vytvoril súpis nehmotných aktív a nákladov na vybavenie v predchádzajúcich rokoch, pripravila sa detailná analýza softvéru a nákladov na vybavenie v rokoch 2000 až 2003. Počas roku 2004 všetky aktíva, hmotné aj nehmotné, sú vkladané do nového systému riadenia aktív a účtovanie je založené na klasifikácii podľa typu, ako je stanovené v harmonizovanom účtovnom pláne definovanom účtovníkom Komisie. |
11. |
Agentúra vzala na vedomie pripomienky Dvora audítorov. Vykonala nápravné opatrenia, aby sa vyhla takýmto situáciám v budúcnosti. |
12. |
Agentúra vzala na vedomie pripomienky Dvora audítorov ku kritériám výberu dodávateľov. |
13. |
Agentúra starostlivo dodržiava výberové postupy. Prijatie kandidátov do výberového konania sa vykonáva podľa kontrolného zoznamu v každom individuálnom prípade, čo zahŕňa všetky prvky uvedené v oznámení. Toto je dokumentované v každom individuálnom spise. Okrem existujúceho zdôvodnenia výberu každého kandidáta na pohovor bude agentúra realizovať aj opatrenia na zlepšenie konania a na zabránenie vzniku problémov spomenutých Dvorom audítorov. |
14. |
Vzhľadom na vážne ťažkosti, s ktorými sa agentúra stretáva pri realizácii projektu, vedenie agentúry vyviedlo dôsledky a ako prvý krok zadalo externý audit začiatkom roku 2003. Špecifikácia bola upresnená a realizácia systému elektronického riadenia dokumentov sa odvtedy vykonáva vo svetle tejto analýzy. |