NÁVRH

ROZHODNUTIE č. …/2016 SPOLOČNÉHO VÝBORU ZRIADENÉHO PODĽA DOHODY MEDZI EURÓPSKOU ÚNIOU A KAPVERDSKOU REPUBLIKOU O ZJEDNODUŠENÍ VYDÁVANIA KRÁTKODOBÝCH VÍZ OBČANOM KAPVERDSKEJ REPUBLIKY A EURÓPSKEJ ÚNIE,

z …,

pokiaľ ide o prijatie jeho rokovacieho poriadku

SPOLOČNÝ VÝBOR,

so zreteľom na Dohodu medzi Európskou úniou a Kapverdskou republikou o zjednodušení vydávania krátkodobých víz občanom Kapverdskej republiky a Európskej únie (ďalej len „dohoda“), a najmä na jej článok 10 ods. 4,

keďže dohoda nadobudla platnosť 1. decembra 2014,

PRIJAL TOTO ROZHODNUTIE:

Článok 1

Predsedníctvo

Spoločnému výboru (ďalej len „výbor“) spoločne predsedajú zástupca Európskej únie a zástupca Kapverdskej republiky.

Článok 2

Úlohy výboru

1.   V súlade s článkom 10 ods. 2 dohody plní s výbor najmä tieto úlohy:

a)	monitoruje vykonávanie dohody;

b)	navrhuje zmeny alebo dodatky k dohode;

c)	urovnáva spory vyplývajúce z výkladu alebo uplatňovania ustanovení dohody.

2.   Výbor môže odsúhlasiť odporúčania obsahujúce usmernenia alebo „najlepšie postupy“ s cieľom uľahčiť vykonávanie dohody.

Článok 3

Zasadnutia

1.   Výbor zasadá v prípade potreby kedykoľvek na žiadosť zmluvných strán, najmenej však raz za rok.

2.   Zmluvné strany sa striedajú pri usporadúvaní zasadnutia, pokiaľ nie je dohodnuté inak.

3.   Zasadnutia výboru zvolávajú spolupredsedovia výboru.

4.   Spolupredsedovia stanovujú dátum zasadnutia a vymieňajú si potrebné dokumenty včas na zabezpečenie primeranej prípravy, podľa možnosti 14 dní pred zasadnutím.

5.   Praktickú organizáciu zasadnutia zabezpečuje hostiteľská zmluvná strana.

Článok 4

Delegácie

1.   Zmluvné strany sa najmenej sedem dní pred každým zasadnutím navzájom informujú o plánovanom zložení svojich delegácií.

2.   Európsku úniu zastupuje Komisia, ktorej asistujú experti z členských štátov.

Článok 5

Program zasadnutí

1.   Spolupredsedovia zostavia predbežný program každého zasadnutia najmenej 14 dní pred zasadnutím. Do predbežného programu sa zaraďujú body, v prípade ktorých bola žiadosť o ich zaradenie do programu doručená niektorému zo spolupredsedov najneskôr 14 dní pred zasadnutím.

2.   Ktorákoľvek zo zmluvných strán môže so súhlasom druhej zmluvnej strany kedykoľvek pred zasadnutím doplniť body do predbežného programu. Žiadosti o doplnenie bodov do predbežného programu sa zasielajú písomne a takýmto žiadostiam sa pokiaľ možno vyhovie.

3.   Konečný program prijmú spolupredsedovia na začiatku každého zasadnutia. Body, ktoré nie sú v predbežnom programe, možno do programu zaradiť so súhlasom zmluvných strán a prerokovať ich podľa možností.

Článok 6

Zápisnica zo zasadnutia

1.   Návrh zápisnice pripraví čo najskôr spolupredseda zmluvnej strany, ktorý predsedal danému zasadnutiu.

2.   Vo všeobecnosti sa v tejto zápisnici vo vzťahu ku každému bodu programu uvádzajú:

a)	podklady predložené výboru;

b)	vyjadrenia, o ktorých zaznamenanie požiadala niektorá zo zmluvných strán a

c)	prijaté rozhodnutia, odporúčania a závery týkajúce sa určitého bodu.

3.   V zápisnici sa zaznamenávajú aj účastníci v rámci jednotlivých delegácií, ako aj ministerstvo, agentúra alebo inštitúcia, ktoré zastupujú.

4.   Zápisnicu schvaľuje výbor na svojom nasledujúcom zasadnutí.

Článok 7

Rozhodnutia a odporúčania výboru

1.   Výbor prijíma rozhodnutia spoločnou dohodou medzi oboma zmluvnými stranami.

2.   Rozhodnutia výboru majú názov „rozhodnutie“, za ktorým nasleduje poradové číslo a opis predmetu úpravy. Takisto sa uvádza dátum, kedy rozhodnutie nadobúda účinnosť. Rozhodnutia podpisujú zástupcovia výboru, ktorí sú oprávnení konať v mene zmluvných strán. Rozhodnutia sa vypracúvajú dvojmo, pričom každá kópia je rovnako autentická.

3.   Odseky 1 a 2 sa uplatňujú mutatis mutandis aj na odporúčania výboru.

Článok 8

Výdavky

1.   Každá zmluvná strana zodpovedá za výdavky, ktoré vznikli z dôvodu jej účasti na zasadnutiach výboru vrátane výdavkov na zamestnancov, cestovné a diéty, ako aj výdavkov na poštovné alebo telekomunikácie.

2.   Ostatné výdavky súvisiace s organizáciou zasadnutí vo všeobecnosti znáša zmluvná strana, ktorá dané zasadnutie usporadúva.

Článok 9

Administratívne postupy

1.   Pokiaľ výbor nerozhodne inak, zasadnutia výboru sú neverejné.

2.   So zápisnicami a ostatnými dokumentmi výboru sa zaobchádza ako s dôvernými informáciami.

3.   Na zasadnutia možno pozvať po vzájomnej dohode oboch predsedov aj iných účastníkov než úradných zástupcov zmluvných strán a členských štátov; na takýchto účastníkov sa vzťahujú rovnaké požiadavky dôvernosti.

4.   Zmluvné strany môžu zorganizovať verejné informatívne stretnutia alebo inak informovať zainteresovanú verejnosť o výsledkoch zasadnutí výboru.

Článok 10

Nadobudnutie účinnosti

Toto rozhodnutie nadobúda účinnosť dňom jeho prijatia.

SPOLOČNÉ VYHLÁSENIE PRIPOJENÉ K ROKOVACIEMU PORIADKU

S cieľom zabezpečiť nepretržité, harmonizované a riadne vykonávanie dohody Kapverdská republika, členské štáty a Európska komisia udržiavajú v období medzi jednotlivými formálnymi zasadnutiami spoločného výboru neformálne kontakty, aby mohli riešiť prípadné naliehavé otázky. Správu o uvedených naliehavých otázkach a neformálnych kontaktoch podajú na ďalšom zasadnutí spoločného výboru.