1.

Aby výdavky boli oprávnené v zmysle základného aktu, musia:

2.

V prípade viacročných akcií podľa článku 14 ods. 6 základného aktu možno za projekt, na ktorý sa vzťahujú tieto pravidlá o oprávnenosti výdavkov, považovať len tú časť akcie, ktorá je spolufinancovaná z ročného programu.

3.

Projekty podporované fondom sa nesmú financovať z iných zdrojov patriacich do rozpočtu Spoločenstva. Projekty podporované fondom sa spolufinancujú z verejných alebo súkromných zdrojov.

1.

Projekty podporované fondom musia byť neziskového charakteru. Ak na konci projektu zdroje príjmov vrátane príjmov vytvorených projektom prevýšia náklady, príspevok fondu na projekt sa zodpovedajúco zníži. Všetky zdroje príjmov z projektu musia byť zaznamenané v účtovníctve konečného príjemcu alebo v daňových dokladoch a musia sa dať zistiť a overiť.

2.

Príjmy projektu pochádzajú z finančných príspevkov poskytnutých na projekt z fondu, z verejných alebo súkromných zdrojov vrátane vlastného príspevku konečného príjemcu, ako aj z príjmov vytvorených projektom. ‚Príjmy‘ na účel tohto pravidla zahŕňajú tržby, ktoré získal projekt počas obdobia oprávnenosti podľa bodu I.4 z predaja, prenájmu, služieb, zápisného alebo iného príjmu rovnakého charakteru.

3.

Príspevkom Spoločenstva vyplývajúcim z uplatnenia zásady neziskovosti, ako je uvedené v článku 12 písm. c) tohto rozhodnutia, budú ‚celkové oprávnené náklady‘, z ktorých sa odpočítajú ‚príspevky tretích strán‘ a ‚príjmy vytvorené projektom‘.

1.

Náklady súvisiace s projektom musia vzniknúť a príslušné platby (okrem odpisovania) sa musia vykonať po 1. januári toho roka, na ktorý sa vzťahuje finančné rozhodnutie, ktorým sa schvaľujú ročné programy členských štátov. Obdobie oprávnenosti trvá do 30. júna roka N (2) + 2, čo znamená, že náklady súvisiace s projektom musia vzniknúť pred týmto dátumom.

2.

Výnimku z uvedeného obdobia oprávnenosti tvoria mimoriadne opatrenia (pozri článok 21 ods. 3 základného aktu) a technická pomoc členským štátom (pozri bod IV.3).

1.

Výdavky musia zodpovedať platbám, ktoré vykonal konečný príjemca. S výnimkou odpisov musia mať tieto platby formu finančných (hotovostných) transakcií.

2.

Výdavky majú byť spravidla podložené oficiálnymi faktúrami. Ak toto nemožno dodržať, tak potom výdavky musia byť podložené účtovnými alebo podpornými dokumentmi rovnakej dôkaznej hodnoty.

3.

Výdavok sa musí dať zistiť a overiť. Najmä:

4.

Koneční príjemcovia v prípade potreby uchovávajú certifikované kópie účtovných dokumentov, ktorými sa odôvodňujú príjmy a výdavky, ktoré vznikli partnerom v súvislosti s príslušným projektom.

5.

Uchovávanie a spracovanie záznamov ustanovené v odsekoch 2 až 4 musí byť v súlade s vnútroštátnymi právnymi predpismi o ochrane údajov.

1.

Výdavky na akcie opísané v článkoch 3 a 5 základného aktu musia:

2.

Partneri v projekte, ktorí majú sídlo a sú registrovaní v tretích krajinách, sa na projektoch môžu zúčastniť, len ak s tým nie sú spojené žiadne náklady, okrem prípadu, ak ide o medzinárodné verejnoprávne organizácie zriadené medzivládnymi dohodami a špecializované agentúry zriadené takýmito organizáciami, Medzinárodný výbor Červeného kríža (ICRC) a Medzinárodnú federáciu národných spoločností Červeného kríža a Červeného polmesiaca.

1.

Oprávnené sú náklady na zamestnancov pridelených k projektu, ktoré pozostávajú z miezd a nákladov na sociálne zabezpečenie, ako aj ostatné zákonné náklady, ak to zodpovedá bežnej mzdovej politike konečného príjemcu.

2.

V prípade medzinárodných organizácií môžu oprávnené náklady na zamestnancov zahŕňať aj zákonné záväzky a nároky v súvislosti s odmeňovaním.

3.

Zodpovedajúce mzdové náklady na zamestnancov verejnoprávnych subjektov sú oprávnené len do tej miery, pokiaľ sa týkajú nákladov na činnosti, ktoré by príslušný verejnoprávny subjekt neuskutočnil, ak by sa predmetný projekt nerealizoval; títo zamestnanci budú dočasne vyslaní alebo pridelení na plnenie projektu na základe písomného rozhodnutia konečného príjemcu.

4.

Náklady na zamestnancov sa podrobne rozpíšu v predbežnom rozpočte s uvedením funkcií a počtu zamestnancov.

1.

Cestovné náklady a náklady na pobyt sú oprávnené ako priame náklady na zamestnancov alebo iné osoby, ktoré sa zúčastňujú na aktivitách v rámci projektu a cestujú, pretože je to potrebné v rámci plnenia projektu.

2.

Cestovné náklady sú oprávnené na základe skutočne vynaložených nákladov. Sadzby cestovných náhrad vychádzajú z cenovo najvýhodnejšieho spôsobu verejnej dopravy a leteckú dopravu možno povoliť spravidla iba v prípade ciest dlhších než 800 km (cesta ta a späť) alebo v prípade, ak je použitie leteckej dopravy odôvodnené zemepisnou polohou. Ak sa použije súkromné osobné vozidlo, náhrada sa bežne realizuje podľa nákladov na verejnú dopravu alebo na základe kilometrových sadzieb v súlade s uverejnenými úradnými predpismi v príslušnom členskom štáte alebo s predpismi uplatňovanými konečným príjemcom.

3.

Náklady na pobyt sú oprávnené na základe skutočných nákladov alebo denných náhrad. Ak má organizácia vlastné sadzby denných náhrad (náklady na pobyt), potom sa tieto uplatňujú v rámci stropov ustanovených členským štátom v súlade s vnútroštátnymi právnymi predpismi a praxou. Náklady na pobyt znamenajú obvykle úhradu nákladov na miestnu dopravu (vrátane taxíkov), ubytovanie, stravu, miestne telefonické hovory a rôzne drobné výdavky.

1.

Náklady, ktoré sa týkajú zakúpenia vybavenia, sú oprávnené, len ak je vybavenie potrebné na plnenie projektu. Vybavenie musí mať technické parametre vyžadované projektom a musí zodpovedať platným normám a štandardom.

2.

Výber medzi lízingom, prenájmom alebo kúpou sa musí vždy zakladať na najlacnejšej možnosti. Ak však lízing alebo prenájom nie sú možné pre krátke trvanie projektu alebo rýchly pokles hodnoty, je povolená kúpa.

1.

Ak je vybavenie kúpené počas trvania projektu, je potrebné v rozpočte uviesť, či je zahrnutá plná výška nákladov, alebo len časť odpisov zodpovedajúca obdobiu, počas ktorého sa vybavenie používalo, a miere jeho použitia v rámci projektu. Posledne menované sa vypočíta v súlade s príslušnými vnútroštátnymi pravidlami.

2.

Náklady na vybavenie, ktoré bolo zakúpené pred obdobím trvania projektu, ktoré sa však používalo na účely projektu, sú oprávnené na základe odpisovania. Tieto náklady sú však neoprávnené, ak sa vybavenie pôvodne kúpilo prostredníctvom grantu Spoločenstva.

3.

Úplné obstarávacie náklady na jednotlivé veci v hodnote menej ako 20 000 EUR sú oprávnené, ak bolo vybavenie kúpené najneskôr tri mesiace pred dovŕšením projektu. Jednotlivé veci v hodnote 20 000 EUR alebo viac sú oprávnené len na základe odpisovania.

1.

Ak je nadobudnutie nehnuteľností nevyhnutné na plnenie projektu a je jednoznačne spojené s jeho cieľmi, potom nákup nehnuteľností, t. j. už postavených budov, alebo výstavba nehnuteľností sú oprávnené na spolufinancovanie za podmienok uvedených ďalej a bez toho, aby bolo dotknuté uplatňovanie prísnejších vnútroštátnych pravidiel:

2.

V súlade s podmienkou v odseku 1 písm. c) sú oprávnené celkové náklady na rekonštrukciu, modernizáciu alebo renováciu budov do maximálnej výšky 100 000 EUR. Na sumy prevyšujúce túto hranicu sa uplatňujú podmienky uvedené v odseku 1 písm. c) a d).

a)

nehnuteľnosť nesmie byť kúpená pomocou grantu Spoločenstva;

b)

nehnuteľnosť sa použije len na plnenie projektu. V opačnom prípade je oprávnená iba tá časť nákladov, ktorá súvisí s jej využitím na účely projektu.

1.

Koneční príjemcovia musia mať spravidla vlastné kapacity na riadenie projektov. V dohode o poskytovaní grantu je potrebné jasne uviesť sumu zodpovedajúcu úlohám, ktoré sa majú v rámci projektu vykonať prostredníctvom subdodávateľov.

2.

Na spolufinancovanie z fondu nie sú oprávnené náklady súvisiace s týmito subdodávateľskými zmluvami:

3.

Pri všetkých subdodávateľských zmluvách sa subdodávatelia musia zaviazať, že poskytnú všetkým subjektom vykonávajúcim audit a kontrolu všetky potrebné informácie súvisiace so subdodávateľskými činnosťami.

1.

Pokiaľ konečný príjemca vykoná kúpu na účel pomoci cieľovým skupinám alebo uhradí náklady, ktoré vznikli na strane cieľových skupín, dané náklady patria tiež medzi oprávnené, avšak za týchto osobitných podmienok:

2.

V prípade akcií, ktoré si vyžadujú účasť osôb patriacich do cieľovej skupiny (napríklad odborné školenia), možno prideliť malé finančné stimuly v hotovosti ako doplnkovú pomoc pod podmienkou, že celková suma nepresahuje 25 000 EUR na projekt a finančná pomoc je pridelená každému účastníkovi danej akcie, kurzu a pod. Konečný príjemca uchová zoznam osôb, v ktorom bude uvedený čas a dátum poskytnutia platby, a zabezpečí primeranú následnú kontrolu, aby sa predišlo dvojitému financovaniu a zneužitiu finančných prostriedkov.

1.

V riadne odôvodnených prípadoch sa možno odchýliť od pravidiel oprávnenosti definovaných v tomto rozhodnutí, a to pri nákladoch týkajúcich sa mimoriadnych opatrení, pokiaľ sú dané odchýlky schválené v rozhodnutí Komisie povoľujúcom tieto mimoriadne opatrenia.

2.

V súlade s článkom 21 ods. 3 základného aktu obdobie oprávnenosti trvá maximálne šesť mesiacov, čo znamená, že náklady súvisiace s projektom musia vzniknúť počas tohto obdobia.

1.

Nepriame oprávnené náklady na akciu sú náklady, ktoré s ohľadom na podmienky na oprávnenosť uvedené v bode I.1.1 nemožno uviesť ako osobitné náklady priamo spojené s plnením projektu.

2.

Odchylne od bodu I.1.1 písm. e) a bodu I.5 sa nepriame náklady vynaložené na uskutočnenie akcie môžu pokladať za oprávnené na paušálne financovanie na základe paušálnej sumy stanovenej na najviac 7 % celkovej výšky priamych oprávnených nákladov.

3.

Organizácie, ktoré dostávajú operačný grant z rozpočtu EÚ, nemôžu zahrnúť nepriame náklady do svojho predbežného rozpočtu.

a)

DPH s výnimkou prípadu, keď konečný príjemca preukáže, že mu nemôže byť vrátená;

b)

kapitálové výnosy, dlhy a poplatky za dlhovú službu, debetný úrok, poplatky za výmenu valút a devízové straty, rezervy na pokrytie strát alebo potenciálnych budúcich záväzkov, dlžné úroky, pochybné pohľadávky, pokuty, finančné sankcie, náklady na súdne spory a neprimerane vysoké alebo neodôvodnené výdavky;

c)

náklady na spoločenské podujatia určené výhradne pre zamestnancov projektu; primerané náklady na pohostenie pri spoločenských udalostiach odôvodnené v rámci projektu ako ukončenie projektu alebo stretnutia riadiacej skupiny projektu sú povolené;

d)

náklady vykázané konečným príjemcom a kryté iným projektom alebo pracovným programom financovaným z grantu Spoločenstva;

e)

nákup pozemkov;

f)

nepeňažné príspevky.

1.

Všetky náklady potrebné na implementáciu fondu zodpovedným orgánom, povereným orgánom, orgánom auditu, certifikačným orgánom alebo inými subjektmi, ktoré sa podieľajú na plnení úloh uvedených v odseku 2, sú oprávnené v rámci technickej pomoci uvedenej v odseku 16 základného aktu.

2.

Patria sem tieto opatrenia:

3.

Činnosti spojené s technickou pomocou sa musia uskutočniť a príslušné platby sa musia vykonať po 1. januári toho roka, na ktorý sa vzťahuje rozhodnutie o financovaní, ktorým sa schvaľujú ročné programy členských štátov. Obdobie oprávnenosti trvá najneskôr do skončenia lehoty na predloženie záverečnej správy o plnení ročného programu.

4.

Každý proces obstarávania sa musí vykonať v súlade s vnútroštátnymi pravidlami verejného obstarávania stanovenými v členskom štáte.

5.

Členské štáty môžu vykonávať opatrenia technickej pomoci pre tento fond spolu s opatreniami technickej pomoci pre niektorý iný fond alebo pre všetky štyri fondy. V takom prípade je však na financovanie v rámci tohto fondu oprávnená len tá časť nákladov vynaložených na spoločné opatrenie, ktorá súvisí s týmto fondom, pričom členské štáty zabezpečia, že: