22023D0560

EUR-Lex

Access to European Union law

This document is an excerpt from the EUR-Lex website

EUROPA
EUR-Lex home
EUR-Lex - 22023D0560 - EN

Help

Search tips

Need more search options? Use the Advanced search

Document 22023D0560

Rozhodnutie Regionálneho Riadiaceho Výboru Dopravného Spoločenstva č. 2021/02 o pravidlách náhrady výdavkov vzniknutých osobám z prostredia mimo stáleho sekretariátu Dopravného spoločenstva, ktoré boli prizvané na zasadnutia Dopravného spoločenstva [2023/560]

PUB/2022/535

Ú. v. EÚ L 73, 10.3.2023, p. 48–53 (BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, GA, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)

Legal status of the document In force

ELI: http://data.europa.eu/eli/dec/2023/560/oj

HTML

PDF

Official Journal

10.3.2023

Úradný vestník Európskej únie

L 73/48

ROZHODNUTIE REGIONÁLNEHO RIADIACEHO VÝBORU DOPRAVNÉHO SPOLOČENSTVA č. 2021/02

o pravidlách náhrady výdavkov vzniknutých osobám z prostredia mimo stáleho sekretariátu Dopravného spoločenstva, ktoré boli prizvané na zasadnutia Dopravného spoločenstva [2023/560]

REGIONÁLNY RIADIACI VÝBOR DOPRAVNÉHO SPOLOČENSTVA,

so zreteľom na Zmluvu o založení Dopravného spoločenstva, a najmä na jej článok 35,

PRIJAL TOTO ROZHODNUTIE:

Článok 1

Týmto sa prijímajú pravidlá náhrady výdavkov vzniknutých osobám z prostredia mimo stáleho sekretariátu Dopravného spoločenstva, ktoré boli prizvané na zasadnutia Dopravného spoločenstva, stanovené v prílohe.

Stály sekretariát Dopravného spoločenstva uverejní tieto pravidlá po ich prijatí na webovom sídle Dopravného spoločenstva.

Článok 2

Toto rozhodnutie nadobúda účinnosť dňom jeho prijatia.

V Sarajeve 7. júna 2021

Za regionálny riadiaci výbor

predseda

PRÍLOHA

PRAVIDLÁ NÁHRADY VÝDAVKOV VZNIKNUTÝCH OSOBÁM Z PROSTREDIA MIMO STÁLEHO SEKRETARIÁTU DOPRAVNÉHO SPOLOČENSTVA, KTORÉ BOLI PRIZVANÉ NA ZASADNUTIA DOPRAVNÉHO SPOLOČENSTVA

1. Rozsah pôsobnosti

1.1.

Tieto pravidlá sa vzťahujú na osoby z prostredia mimo stáleho sekretariátu Dopravného spoločenstva (ďalej len „stály sekretariát“), ktoré boli prizvané na akékoľvek zasadnutia Dopravného spoločenstva uvedené v bode 1.2.

1.2.

Zasadnutia, na ktoré sa vzťahujú tieto pravidlá, sú zasadnutia týchto zložení, výborov a iných fór Dopravného spoločenstva:

a)	zasadnutia ministerskej rady, regionálneho riadiaceho výboru, technických výborov, sociálneho fóra;

b)	zasadnutia rozpočtového výboru;

c)	zasadnutia pracovných skupín, koordinačných skupín a iných pracovných orgánov zriadených rozhodnutiami alebo na základe záverov ministerskej rady a regionálneho riadiaceho výboru;

d)	konferencie, workshopy a iné fóra, ktoré organizuje stály sekretariát v súvislosti s pracovným programom Dopravného spoločenstva;

e)	iné zasadnutia organizované v rámci vykonávania Zmluvy o Dopravnom spoločenstve (diskusie na vysokej úrovni, workshopy atď.);

f)	výberové konania na pracovné pozície, ktoré uverejnilo Dopravné spoločenstvo (členovia výberovej komisie) a

g)	výberové konania na pracovné pozície, ktoré uverejnilo Dopravné spoločenstvo (uchádzači).

1.3.

Nárok na náhradu výdavkov má podľa týchto pravidiel len jeden zástupca za ministerstvo, regulačný orgán, agentúru, subjekt alebo iného príjemcu. V prípade spoločnej organizácie zasadnutí uvedených v bode 1.2 sa však riaditeľ stáleho sekretariátu (ďalej len „riaditeľ“) môže na základe odôvodneného rozhodnutia od tohto pravidla odchýliť.

1.4.

Tieto pravidlá sa vzťahujú len na náhradu cestovných nákladov a nákladov na ubytovanie. Účastníci nemajú nárok na dodatočné sumy, ako sú denné diéty.

2. Cestovné výdavky

2.1.

Všetci účastníci majú nárok na náhradu cestovných výdavkov z miesta uvedeného v pozvánke (služobná alebo domáca adresa) na miesto zasadnutia najvhodnejším dopravným prostriedkom s prihliadnutím na vzdialenosť, ktorú treba prekonať. Vo všeobecnosti pri cestách kratších než 400 km (jedným smerom podľa oficiálnej vzdialenosti po železnici) je to železničná doprava v druhej triede a pri vzdialenostiach 400 km alebo viac letecká doprava v ekonomickej triede.

2.2.

Riaditeľ sa usiluje zabezpečiť takú organizáciu zasadnutí, aby účastníci mohli cestovať za čo najvýhodnejšie ceny.

2.3.

Cestovné výdavky sa nahradia len po predložení originálov príslušných dokladov.

2.4.

Ak nie je letecká ani železničná doprava k dispozícii alebo ak nie je nákladovo efektívna, povoľuje sa cestovanie autobusom alebo automobilom.

2.5.

Náklady na cestu súkromným vozidlom sa nahrádzajú vo výške 0,22 EUR/km.

2.6.

Náklady na prepravu taxíkom sa nahrádzajú len v prípade, ak nie je k dispozícii miestna verejná doprava.

2.7.

Náklady na cestovanie sa nahrádzajú do maximálnej výšky 700 EUR.

3. Výdavky na ubytovanie

3.1.

Účastníci majú nárok na náhradu výdavkov na ubytovanie. Výdavky na ubytovanie sú náklady, ktoré vznikli pri prenocovaní v mieste konania zasadnutia, pretože časy zasadnutí sa nedajú zladiť s letovým alebo železničným poriadkom. Výdavky na ubytovanie sa nahrádzajú do maximálnej výšky 120 EUR za noc. Počet prenocovaní nesmie presiahnuť počet zasadacích dní + 1.

3.2.

Po schválení riaditeľom môžu mať účastníci vo výnimočných prípadoch nárok na náhradu výdavkov na ubytovanie na jednu dodatočnú noc v mieste konania zasadnutia, ak predĺženie pobytu umožní účastníkovi získať zľavu na cestovné náklady, ktorej výška presahuje náklady na ubytovanie na dodatočnú noc.

3.3.

Účastníci nemajú nárok na náhradu ďalších výdavkov spojených s pobytom v hoteli (napr. internet, telefón, fotokópie, minibar, raňajky nezahrnuté v cene).

4. Zakúpenie cestovných lístkov a rezervácia ubytovania

4.1.

Účastníci, ktorí boli prizvaní na zasadnutie uvedené v bode 1.2 písm. a) až e), si cestovné lístky a ubytovanie rezervujú v zásade sami. Rezervácie treba vykonávať čo najskôr, aby bolo možné využiť čo najnižšie ceny alebo sadzby. Stály sekretariát rezervuje cestu alebo ubytovanie v mene účastníkov alebo nahrádza výdavky vopred len vo výnimočných prípadoch a za podmienok stanovených v bode 6.

4.2.

V prípade účastníkov, ktorí boli prizvaní na zasadnutie uvedené v bode 1.2 písm. f) a g), cestu a ubytovanie organizuje stály sekretariát.

5. Postup pri náhrade

5.1.

Na získanie náhrady cestovných výdavkov a výdavkov na ubytovanie predložia účastníci žiadosť o náhradu výdavkov (ďalej len „žiadosť o náhradu“). Žiadosť o náhradu sa predkladá:

a)	na formulári uvedenom v dodatku 1;

b)	v elektronickom formáte stálemu sekretariátu najneskôr 15 kalendárnych dní po predmetnom zasadnutí a

spolu so všetkými originálmi príslušných dokladov, ako sú napríklad cestovné lístky a faktúry, alebo v prípade online rezervácií vytlačená verzia elektronickej rezervácie a palubných lístkov z cesty na zasadnutie, ktoré slúžia ako dôkaz vzniknutých nákladov a na ktorých je uvedená použitá dopravná trieda, čas cesty a zaplatená suma.

5.2.

Korešpondencia týkajúca sa náhrady výdavkov sa zasiela stálemu sekretariátu na adresu: finance@transport-community.org.

5.3.

Náhrada sa vypláca v eurách. Pri náhrade sa používa výmenný kurz platný v deň konania zasadnutia.

5.4.

Náhrada sa vypláca bankovým prevodom na bankový účet inštitúcie alebo organizácie, ktorá účastníka vyslala, pričom sa použijú údaje o bankovom účte predložené v súlade s bodom 5.5. Náhradu však možno vyplatiť aj na súkromný bankový účet účastníka, ak o to uvedená inštitúcia alebo organizácia písomne požiada.

5.5.

Údaje o bankovom účte, ktoré treba poskytnúť na účely bodu 5.4, musia obsahovať tieto informácie týkajúce sa príjemcu: názov/meno a adresu majiteľa účtu, názov banky, číslo bankového účtu (IBAN) a SWIFT kód (BIC).

6. Preddavok na cestovné výdavky a výdavky na ubytovanie

6.1.

Vo výnimočných prípadoch môže vysielajúca inštitúcia alebo organizácia predložiť stálemu sekretariátu žiadosť o preddavok na výdavky na cestu alebo ubytovanie účastníka prizvaného na zasadnutie uvedené v bode 1.2 písm. a) až e). Takéto konanie sa vzťahuje na rezerváciu cesty a ubytovania stálym sekretariátom.

6.2.

Žiadosti o preddavok sa podávajú na formulári uvedenom v dodatku 2 a zasielajú sa najmenej 21 kalendárnych dní pred dátumom zasadnutia stálemu sekretariátu na adresu: finance@transport-community.org.

6.3.

Ak sa žiadosť predloží v súlade s bodom 6.2, riaditeľ jej môže vyhovieť. Ak sa žiadosť predloží po uvedenej lehote, riaditeľ ju môže zamietnuť.

6.4.

Stály sekretariát po schválení žiadosti podľa bodu 6.3 a so zreteľom na návrh programu zasadnutia zarezervuje cestu a ubytovanie pre dotknutého účastníka. Účastníkovi zašle potvrdenie rezervácie cestovných lístkov a ubytovania elektronickou poštou.

6.5.

Podaním žiadosti o preddavok na cestovné výdavky sa účastník zaväzuje zúčastniť sa na predmetnom zasadnutí.

6.6.

Ak sa účastník z dôvodov, ktoré priamo nesúvisia s Dopravným spoločenstvom, nemôže na zasadnutí zúčastniť, vysielajúca inštitúcia alebo organizácia nahradí stálemu sekretariátu náklady vzniknuté v súvislosti s organizáciou cesty (napr. náklady na zakúpené cestovné lístky vrátane poplatkov za zrušenie rezervácie).

7. Administratívne a záverečné ustanovenia

7.1.

Za správne uplatňovanie týchto pravidiel je zodpovedný riaditeľ.

7.2.

Stály sekretariát uchováva počas piatich rokov záznamy, dokumentáciu a dôkazy súvisiace s náhradou výdavkov podľa týchto pravidiel vrátane dokladov týkajúcich sa mimoriadneho zaobchádzania.

Dodatok 1

ŽIADOSŤ O NÁHRADU CESTOVNÝCH VÝDAVKOV

1.	ÚDAJE O ZASADNUTÍ Opis zasadnutia:

Miesto:

Dátum:

Počet dní:

ÚČASTNÍK

PRIEZVISKO:

MENO:

INŠTITÚCIA/ORGANIZÁCIA:

OSLOVENIE:

KRAJINA:

E-MAIL:

TEL. Č.:

3.	BANKOVÉ ÚDAJE – uveďte úplný IBAN a SWIFT kód (BIC)

NÁZOV/MENO A ADRESA MAJITEĽA ÚČTU (INŠTITÚCIA): (v tomto políčku uveďte názov/meno majiteľa účtu/oprávnenej osoby)

NÁZOV BANKY

Číslo účtu

IBAN

SWIFT (BIC)

4.	UBYTOVANIE

Od:

Do:

DÁTUM POBYTU

Celkový počet nocí v hoteli (maximálna cena 120 EUR/noc)

Priložte kópiu hotelovej faktúry

5.	CESTOVNÉ VÝDAVKY

Letecká, železničná, diaľková autobusová, miestna verejná doprava atď.

TRIEDA

SUMA

MENA

V EUR

Trasa

V prípade potreby pokračujte na samostatnom hárku. Priložte kópiu účtov/faktúr vrátane palubných lístkov z lietadla/lístkov na vlak/autobus, ktoré máte k dispozícii.

OSOBNÝ AUTOMOBIL

Do:

Do: (návrat)

Priložený dôkaz o vzdialenosti (kópia trasy z Google Maps alebo

ViaMichelin.com aleboRome2Rio.com; použite formát PDF alebo JPG)

Počet KM obojsmerne:

Celkom EUR:

TAXÍK (ak nebola k dispozícii miestna verejná doprava) – potvrdenie o zaplatení povinné; potrebné je dodatočné odôvodnenie

Suma

Mena

V EUR

CELKOVÁ NÁROKOVANÁ SUMA V EUR:

Ďalšie poznámky:

Potvrdzujem, že táto žiadosť o náhradu cestovných výdavkov obsahuje pravdivé údaje o cestovných výdavkoch, ktoré mi vznikli. Tieto výdavky nemám ani nebudem mať nahradené zo žiadnych iných zdrojov, ani som neuviedol/neuviedla žiadne výdavky, ktoré sa priamo uhradili alebo budú uhradené z iného zdroja.

Dátum:

PODPIS ÚČASTNÍKA:

Dodatok 2

ŽIADOSŤ O PREDDAVOK NA CESTOVNÉ VÝDAVKY

1.	Údaje o cestujúcej osobe – vyplňte VŠETKY políčka označené symbolom {* }

Priezvisko * :

Meno * :

Názov organizácie/inštitúcie * :

Funkcia:

Číslo cestovného pasu * (potrebné na účely rezervácie):

Kontaktné telefónne číslo:

E-mail:

Názov a miesto zasadnutia:

Dátumy zasadnutia:

Od:

Do:

Trasa cesty:

Odchod z:

Príchod do:

2.	Žiadosť o rezerváciu – zaškrknite príslušné políčko

CESTA ☐ UBYTOVANIE ☐

DÔLEŽITÉ POZNÁMKY PRE ÚČASTNÍKOV:

—	Tento formulár slúži stálemu sekretariátu Dopravného spoločenstva ako základ pre zorganizovanie cesty v mene cestujúceho. Musí byť vopred schválený priamym nadriadeným cestujúceho a zaslaný ho v naskenovanej podobe na e-mailovú adresu stáleho sekretariátu: finance@transport-community.org.

—	Za správnosť poskytnutých údajov je zodpovedný výlučne cestujúci, ktorý takisto nesie plnú zodpovednosť za neúplné alebo nesprávne údaje, ktoré môžu viesť k stornovaniu cesty, neuskutočneniu cesty, potrebe zmeniť údaje na rezerváciách alebo dodatočným súvisiacim nákladom.

—	Žiadne dodatočné náklady (použitie minibaru v hoteli, parkovné, dodatočné prenocovanie atď.) sa nenahrádzajú.

—	Cestujúci je povinný uchovať všetky palubné a cestovné lístky ako dôkazy o ceste a po návrate musí zaslať ich naskenované kópie na uvedenú e-mailovú adresu.

—	Stály sekretariát cestu organizuje v rámci cestovných a ubytovacích možností dostupných na trhu, ktoré zodpovedajú limitom a sadzbám stanoveným v pravidlách náhrady výdavkov.

—

Podpísaná osoba potvrdzuje, že je informovaná o doložke o vrátení výdavkov stanovenej v bode 6.6 pravidiel náhrady výdavkov: Ak sa účastník z dôvodov, ktoré priamo nesúvisia s Dopravným spoločenstvom, nemôže na zasadnutí zúčastniť, vysielajúca inštitúcia alebo organizácia nahradí stálemu sekretariátu náklady vzniknuté v súvislosti s organizáciou cesty (napr. náklady na zakúpené cestovné lístky vrátane poplatkov za zrušenie rezervácie).

Podpis: ________________

Dátum: _____________________

Schválenie vedúceho vysielajúcej inštitúcie/organizácie: _____________ Dátum: __________

3.	NA INTERNÉ POUŽITIE STÁLEHO SEKRETARIÁTU DOPRAVNÉHO SPOLOČENSTVA

Odhadované náklady (v EUR)

Dostupné rozpočtové prostriedky

Letenka/Lístok na vlak/Lístok na autobus/Automobil

ÁNO ☐ NIE ☐

Pracovník zodpovedný za financie a účtovníctvo:

Ubytovanie

SPOLU:

SCHVÁLENIE RIADITEĽA:

☐ Schválené ☐ Neschválené

Rozpočtový záväzok č.:

Top

Choose the experimental features you want to try