Správa záznamov Európskej komisie a archívy

 

ZHRNUTIE K DOKUMENTU:

Rozhodnutie (EÚ) 2021/2121 o správe záznamov a archívoch

AKÝ JE CIEĽ TOHTO ROZHODNUTIA?

Rozhodnutím sa ustanovujú pravidlá uchovávania dokumentov používaných pri fungovaní a každodennej činnosti Európskej komisie bez ohľadu na ich podobu, použitý nosič, ich vek či umiestnenie, pričom sa osobitne týkajú:

• správy záznamov a archívov,
• uchovávania archívov a ich sprístupňovania verejnosti,
• uloženia historických archívov Útvaru historických archívov Európskej únie (EÚ) do Európskeho univerzitného inštitútu (EUI) vo Florencii.

Pravidlá sú vytvorené tak, aby uľahčovali výmenu informácií, poskytovali dôkaz o prijatých opatreniach, plnili právne záväzky inštitúcie a zabezpečovali dedičstvo Komisie.

HLAVNÉ BODY

Záznamy

„Záznam“ sú informácie prijaté či vytvorené v podobe dokumentu, súboru údajov alebo inej forme na digitálnom alebo analógovom nosiči, ktoré sú zachytené v úradnom registri a spravované a udržiavané ako dôkaz a ako aktívum. V súlade s pravidlami musí byť záznam:

• analyzovaný s cieľom určiť, ktorý elektronický systém správy sa použije a v ktorom úradnom registračnom systéme má byť uchovaný,
• vytvorený v súlade s formálnymi požiadavkami stanovenými pre príslušný typ záznamov,
• systematicky vytvorený v elektronickej podobe s istými výnimkami alebo digitalizovaný, ak mal pôvodne analógovú podobu, a
• musí byť uchovávaný v úradných elektronických registroch.

Zachytenie a registrácia

Útvary Komisie musia pravidelne preskúmavať druhy informácií vytvorených alebo získaných s cieľom určiť, ktoré informácie majú byť „zachytené“ v úradnom elektronickom registri.

• Zachytené záznamy sa nesmú meniť, ale môžu sa odstrániť alebo nahradiť ďalšími verziami, až kým nie je spis, do ktorého patria, uzavretý.
• Dokumenty sa musia zaregistrovať, ak obsahujú dôležité informácie dlhodobého charakteru alebo si vyžadujú začatie činností alebo prijatie následných opatrení.

Právne účinky elektronických podpisov, pečatí, časových pečiatok a doručovacích služieb pre registrované zásielky

• Elektronický podpis sa považuje za právny účinok rovnocenný s vlastnoručným podpisom.
• Pri elektronickej pečati platí domnienka, že naznačuje integritu údajov a správnosť pôvodu tých údajov.
• Pri elektronickej časovej pečiatke platí domnienka, že predstavuje správnosť a integritu údajov.
• Pri údajoch, ktoré sa odošlú a doručia prostredníctvom elektronickej doručovacej služby pre registrované zásielky platí domnienka, že naznačujú integritu údajov, adresáta a dátumu a času odoslania a prijatia.

Platnosť dokumentov a prípustnosť

Dokument spĺňa kritériá platnosti alebo prípustnosti, ak:

• osoba, od ktorej dokument pochádza, je identifikovaná,
• kontext dokumentu je hodnoverný a dokument spĺňa podmienky zaručujúce jeho integritu,
• dokument je v súlade s požiadavkami stanovenými v príslušnom práve EÚ alebo vnútroštátnych právnych predpisoch,
• ak ide o elektronický dokument, tento dokument bol vytvorený tak, aby zaručil integritu, hodnovernosť a použiteľnosť svojho obsahu a sprievodných metaúdajov*.

Sprístupňovanie informácií

• Údaje a informácie sa musia v rámci Komisie sprístupňovať a vymieňať v čo najväčšej možnej miere, pokiaľ prístup nie je obmedzený z právnych dôvodov.
• Generálne riaditeľstvá (GR) a príslušné útvary musia zabezpečiť, aby ich spisy boli prístupné do takej miery, ako to dovolí citlivosť ich obsahu.

Uloženie a uchovávanie

Uloženie a uchovávanie sa riadi týmito podmienkami:

• záznamy sú uložené v podobe, v akej boli vytvorené, odoslané alebo prijaté, alebo vo forme, ktorá zachováva autenticitu, hodnovernosť a integritu ich obsahu,
• obsah je čitateľný počas celého obdobia ich uloženia pre kohokoľvek s oprávneným prístupom,
• pôvod alebo určenie záznamu, ako aj dátum a čas zachytenia alebo registrácie elektronických dokumentov musia byť zjavné zo sprievodných metaúdajov.

Uchovávanie, postúpenie a odstránenie

• Obdobie uchovávania pre rôzne kategórie je určené pre celú Komisiu prostredníctvom regulačných nástrojov.
• GR musia posúdiť, ktoré kategórie alebo spisy postúpia do historických archívov Komisie a ktoré sa odstránia.
• Metaúdaje sa uchovajú ako dôkaz záznamov a spisov a ich postúpenia alebo odstránenia.
• Utajované skutočnosti EÚ so stupňom utajenia „CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL“ alebo vyšším sa do útvaru historických archívov nepostupujú.

Útvar historických archívovKomisie

Útvar:

• zaručuje autenticitu, hodnovernosť a integritu záznamov, spisov a archívov, ako aj ich prístupnosť,
• zabezpečuje hmotnoprávnu ochranu a integritu metaúdajov,
• sprístupňuje na požiadanie záznamy a spisy pre GR alebo príslušné útvary,
• vykonáva podľa potreby a po dohode s GR druhé preskúmanie všetkých postúpených záznamov, spisov a archívov,
• iniciuje odtajnenie utajovaných dokumentov,
• sprístupňuje historické archívy Komisie verejnosti po uplynutí 30-ročného obmedzenia, s výnimkami týkajúcimi sa súkromia, obchodných záujmov a duševného vlastníctva,
• ukladá historické archívy Komisie, ktoré boli sprístupnené verejnosti v historickom archíve EUI.

Historické archívy Komisie v EUI

• Európsky univerzitný inštitút je hlavným prístupovým bodom k historickým archívom, ktoré sú prístupné verejnosti.
• Komisia poskytne Európskemu univerzitnému inštitútu, ak je to možné, prístup k digitalizovaným kópiám záznamov uchovávaných na analógových nosičoch a opisy všetkých obsiahnutých archívov. Tým sa podporuje interoperabilita medzi jej archívnymi systémami a systémami Európskeho univerzitného inštitútu.

Vykonávacie predpisy

Každý generálny riaditeľ alebo vedúci útvaru vytvorí potrebnú organizačnú, administratívnu a fyzickú štruktúru a zabezpečí zamestnancov potrebných na vykonávanie tohto rozhodnutia a vykonávacích predpisov v jednotlivých útvaroch. Predpisy sa pravidelne aktualizujú a zohľadňujú najmä:

• vývoj v oblasti správy záznamov a archívov a výsledkov akademického a vedeckého výskumu a noriem,
• vývoj v oblasti informačných a komunikačných technológií,
• transparentnosť, prístup verejnosti k dokumentom a sprístupnenie archívov verejnosti,
• harmonizáciu záznamov.

ODKEDY SA ROZHODNUTIE UPLATŇUJE?

Rozhodnutie sa uplatňuje od 6. júla 2020.

KONTEXT

Ďalšie informácie:

• Historické archívy (Európska komisia)
• Vykonávacie predpisy k rozhodnutiu C (2020) 4482 o správe záznamov a archívoch (Európska komisia).

HLAVNÉ POJMY

HLAVNÝ DOKUMENT

Odporúčanie Komisie (EÚ) 2021/2121 zo 6. júla 2020 o správe záznamov a archívoch (Ú. v. EÚ L 430, 2.12.2021, s. 30 – 41).

SÚVISIACE DOKUMENTY

Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2018/1725 z 23. októbra 2018 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov inštitúciami, orgánmi, úradmi a agentúrami Únie a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje nariadenie (ES) č. 45/2001 a rozhodnutie č. 1247/2002/ES (Ú. v. EÚ L 295, 21.11.2018, s. 39 – 98).

Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (ES) č. 1049/2001 z 30. mája 2001 o prístupe verejnosti k dokumentom Európskeho parlamentu, Rady a Komisie (Ú. v. ES L 145, 31.5.2001, s. 43 – 48).

Rokovací poriadok Komisie [K(2000) 3614] (Ú. v. ES L 308, 8.12.2000, s. 26 – 34).

Následné zmeny predpisov boli zapracované do pôvodného textu. Toto konsolidované znenie slúži len na dokumentačné účely.

Vykonávacie predpisy k rozhodnutiu C (2020) 4482 o správe záznamov a archívoch.

Posledná aktualizácia 17.05.2022