This document is an excerpt from the EUR-Lex website
Document 22023D0560
Decision No 2021/02 of the Regional Steering Committee of the Transport Community on the rules on the reimbursement of expenses incurred by persons from outside the Permanent Secretariat of the Transport Community who are invited to participate in meetings of the Transport Community [2023/560]
Rozhodnutie Regionálneho Riadiaceho Výboru Dopravného Spoločenstva č. 2021/02 o pravidlách náhrady výdavkov vzniknutých osobám z prostredia mimo stáleho sekretariátu Dopravného spoločenstva, ktoré boli prizvané na zasadnutia Dopravného spoločenstva [2023/560]
Rozhodnutie Regionálneho Riadiaceho Výboru Dopravného Spoločenstva č. 2021/02 o pravidlách náhrady výdavkov vzniknutých osobám z prostredia mimo stáleho sekretariátu Dopravného spoločenstva, ktoré boli prizvané na zasadnutia Dopravného spoločenstva [2023/560]
PUB/2022/535
Ú. v. EÚ L 73, 10.3.2023, p. 48–53
(BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, GA, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)
In force
10.3.2023 |
SK |
Úradný vestník Európskej únie |
L 73/48 |
ROZHODNUTIE REGIONÁLNEHO RIADIACEHO VÝBORU DOPRAVNÉHO SPOLOČENSTVA č. 2021/02
o pravidlách náhrady výdavkov vzniknutých osobám z prostredia mimo stáleho sekretariátu Dopravného spoločenstva, ktoré boli prizvané na zasadnutia Dopravného spoločenstva [2023/560]
REGIONÁLNY RIADIACI VÝBOR DOPRAVNÉHO SPOLOČENSTVA,
so zreteľom na Zmluvu o založení Dopravného spoločenstva, a najmä na jej článok 35,
PRIJAL TOTO ROZHODNUTIE:
Článok 1
Týmto sa prijímajú pravidlá náhrady výdavkov vzniknutých osobám z prostredia mimo stáleho sekretariátu Dopravného spoločenstva, ktoré boli prizvané na zasadnutia Dopravného spoločenstva, stanovené v prílohe.
Stály sekretariát Dopravného spoločenstva uverejní tieto pravidlá po ich prijatí na webovom sídle Dopravného spoločenstva.
Článok 2
Toto rozhodnutie nadobúda účinnosť dňom jeho prijatia.
V Sarajeve 7. júna 2021
Za regionálny riadiaci výbor
predseda
PRÍLOHA
PRAVIDLÁ NÁHRADY VÝDAVKOV VZNIKNUTÝCH OSOBÁM Z PROSTREDIA MIMO STÁLEHO SEKRETARIÁTU DOPRAVNÉHO SPOLOČENSTVA, KTORÉ BOLI PRIZVANÉ NA ZASADNUTIA DOPRAVNÉHO SPOLOČENSTVA
1. Rozsah pôsobnosti
1.1. |
Tieto pravidlá sa vzťahujú na osoby z prostredia mimo stáleho sekretariátu Dopravného spoločenstva (ďalej len „stály sekretariát“), ktoré boli prizvané na akékoľvek zasadnutia Dopravného spoločenstva uvedené v bode 1.2. |
1.2. |
Zasadnutia, na ktoré sa vzťahujú tieto pravidlá, sú zasadnutia týchto zložení, výborov a iných fór Dopravného spoločenstva:
|
1.3. |
Nárok na náhradu výdavkov má podľa týchto pravidiel len jeden zástupca za ministerstvo, regulačný orgán, agentúru, subjekt alebo iného príjemcu. V prípade spoločnej organizácie zasadnutí uvedených v bode 1.2 sa však riaditeľ stáleho sekretariátu (ďalej len „riaditeľ“) môže na základe odôvodneného rozhodnutia od tohto pravidla odchýliť. |
1.4. |
Tieto pravidlá sa vzťahujú len na náhradu cestovných nákladov a nákladov na ubytovanie. Účastníci nemajú nárok na dodatočné sumy, ako sú denné diéty. |
2. Cestovné výdavky
2.1. |
Všetci účastníci majú nárok na náhradu cestovných výdavkov z miesta uvedeného v pozvánke (služobná alebo domáca adresa) na miesto zasadnutia najvhodnejším dopravným prostriedkom s prihliadnutím na vzdialenosť, ktorú treba prekonať. Vo všeobecnosti pri cestách kratších než 400 km (jedným smerom podľa oficiálnej vzdialenosti po železnici) je to železničná doprava v druhej triede a pri vzdialenostiach 400 km alebo viac letecká doprava v ekonomickej triede. |
2.2. |
Riaditeľ sa usiluje zabezpečiť takú organizáciu zasadnutí, aby účastníci mohli cestovať za čo najvýhodnejšie ceny. |
2.3. |
Cestovné výdavky sa nahradia len po predložení originálov príslušných dokladov. |
2.4. |
Ak nie je letecká ani železničná doprava k dispozícii alebo ak nie je nákladovo efektívna, povoľuje sa cestovanie autobusom alebo automobilom. |
2.5. |
Náklady na cestu súkromným vozidlom sa nahrádzajú vo výške 0,22 EUR/km. |
2.6. |
Náklady na prepravu taxíkom sa nahrádzajú len v prípade, ak nie je k dispozícii miestna verejná doprava. |
2.7. |
Náklady na cestovanie sa nahrádzajú do maximálnej výšky 700 EUR. |
3. Výdavky na ubytovanie
3.1. |
Účastníci majú nárok na náhradu výdavkov na ubytovanie. Výdavky na ubytovanie sú náklady, ktoré vznikli pri prenocovaní v mieste konania zasadnutia, pretože časy zasadnutí sa nedajú zladiť s letovým alebo železničným poriadkom. Výdavky na ubytovanie sa nahrádzajú do maximálnej výšky 120 EUR za noc. Počet prenocovaní nesmie presiahnuť počet zasadacích dní + 1. |
3.2. |
Po schválení riaditeľom môžu mať účastníci vo výnimočných prípadoch nárok na náhradu výdavkov na ubytovanie na jednu dodatočnú noc v mieste konania zasadnutia, ak predĺženie pobytu umožní účastníkovi získať zľavu na cestovné náklady, ktorej výška presahuje náklady na ubytovanie na dodatočnú noc. |
3.3. |
Účastníci nemajú nárok na náhradu ďalších výdavkov spojených s pobytom v hoteli (napr. internet, telefón, fotokópie, minibar, raňajky nezahrnuté v cene). |
4. Zakúpenie cestovných lístkov a rezervácia ubytovania
4.1. |
Účastníci, ktorí boli prizvaní na zasadnutie uvedené v bode 1.2 písm. a) až e), si cestovné lístky a ubytovanie rezervujú v zásade sami. Rezervácie treba vykonávať čo najskôr, aby bolo možné využiť čo najnižšie ceny alebo sadzby. Stály sekretariát rezervuje cestu alebo ubytovanie v mene účastníkov alebo nahrádza výdavky vopred len vo výnimočných prípadoch a za podmienok stanovených v bode 6. |
4.2. |
V prípade účastníkov, ktorí boli prizvaní na zasadnutie uvedené v bode 1.2 písm. f) a g), cestu a ubytovanie organizuje stály sekretariát. |
5. Postup pri náhrade
5.1. |
Na získanie náhrady cestovných výdavkov a výdavkov na ubytovanie predložia účastníci žiadosť o náhradu výdavkov (ďalej len „žiadosť o náhradu“). Žiadosť o náhradu sa predkladá:
|
5.2. |
Korešpondencia týkajúca sa náhrady výdavkov sa zasiela stálemu sekretariátu na adresu: finance@transport-community.org. |
5.3. |
Náhrada sa vypláca v eurách. Pri náhrade sa používa výmenný kurz platný v deň konania zasadnutia. |
5.4. |
Náhrada sa vypláca bankovým prevodom na bankový účet inštitúcie alebo organizácie, ktorá účastníka vyslala, pričom sa použijú údaje o bankovom účte predložené v súlade s bodom 5.5. Náhradu však možno vyplatiť aj na súkromný bankový účet účastníka, ak o to uvedená inštitúcia alebo organizácia písomne požiada. |
5.5. |
Údaje o bankovom účte, ktoré treba poskytnúť na účely bodu 5.4, musia obsahovať tieto informácie týkajúce sa príjemcu: názov/meno a adresu majiteľa účtu, názov banky, číslo bankového účtu (IBAN) a SWIFT kód (BIC). |
6. Preddavok na cestovné výdavky a výdavky na ubytovanie
6.1. |
Vo výnimočných prípadoch môže vysielajúca inštitúcia alebo organizácia predložiť stálemu sekretariátu žiadosť o preddavok na výdavky na cestu alebo ubytovanie účastníka prizvaného na zasadnutie uvedené v bode 1.2 písm. a) až e). Takéto konanie sa vzťahuje na rezerváciu cesty a ubytovania stálym sekretariátom. |
6.2. |
Žiadosti o preddavok sa podávajú na formulári uvedenom v dodatku 2 a zasielajú sa najmenej 21 kalendárnych dní pred dátumom zasadnutia stálemu sekretariátu na adresu: finance@transport-community.org. |
6.3. |
Ak sa žiadosť predloží v súlade s bodom 6.2, riaditeľ jej môže vyhovieť. Ak sa žiadosť predloží po uvedenej lehote, riaditeľ ju môže zamietnuť. |
6.4. |
Stály sekretariát po schválení žiadosti podľa bodu 6.3 a so zreteľom na návrh programu zasadnutia zarezervuje cestu a ubytovanie pre dotknutého účastníka. Účastníkovi zašle potvrdenie rezervácie cestovných lístkov a ubytovania elektronickou poštou. |
6.5. |
Podaním žiadosti o preddavok na cestovné výdavky sa účastník zaväzuje zúčastniť sa na predmetnom zasadnutí. |
6.6. |
Ak sa účastník z dôvodov, ktoré priamo nesúvisia s Dopravným spoločenstvom, nemôže na zasadnutí zúčastniť, vysielajúca inštitúcia alebo organizácia nahradí stálemu sekretariátu náklady vzniknuté v súvislosti s organizáciou cesty (napr. náklady na zakúpené cestovné lístky vrátane poplatkov za zrušenie rezervácie). |
7. Administratívne a záverečné ustanovenia
7.1. |
Za správne uplatňovanie týchto pravidiel je zodpovedný riaditeľ. |
7.2. |
Stály sekretariát uchováva počas piatich rokov záznamy, dokumentáciu a dôkazy súvisiace s náhradou výdavkov podľa týchto pravidiel vrátane dokladov týkajúcich sa mimoriadneho zaobchádzania. |
Dodatok 1
ŽIADOSŤ O NÁHRADU CESTOVNÝCH VÝDAVKOV
|
Miesto: |
|||||||
|
||||||||
|
|
|||||||
PRIEZVISKO: |
MENO: |
|||||||
INŠTITÚCIA/ORGANIZÁCIA: |
OSLOVENIE: |
|||||||
KRAJINA: |
|
|||||||
E-MAIL: |
TEL. Č.: |
|||||||
|
||||||||
NÁZOV/MENO A ADRESA MAJITEĽA ÚČTU (INŠTITÚCIA): (v tomto políčku uveďte názov/meno majiteľa účtu/oprávnenej osoby) |
||||||||
NÁZOV BANKY |
||||||||
Číslo účtu |
||||||||
IBAN |
||||||||
SWIFT (BIC) |
||||||||
|
Od: |
Do: |
||||||
DÁTUM POBYTU |
|
|
||||||
Celkový počet nocí v hoteli (maximálna cena 120 EUR/noc) |
|
|||||||
Priložte kópiu hotelovej faktúry |
||||||||
|
||||||||
Letecká, železničná, diaľková autobusová, miestna verejná doprava atď. |
Z |
DO |
TRIEDA |
SUMA |
MENA |
V EUR |
||
Trasa |
|
|
|
|
|
|
||
|
|
|
|
|
|
|
||
V prípade potreby pokračujte na samostatnom hárku. Priložte kópiu účtov/faktúr vrátane palubných lístkov z lietadla/lístkov na vlak/autobus, ktoré máte k dispozícii. |
||||||||
OSOBNÝ AUTOMOBIL |
Z: |
Do: |
Do: (návrat) |
|||||
Priložený dôkaz o vzdialenosti (kópia trasy z Google Maps alebo ViaMichelin.com aleboRome2Rio.com; použite formát PDF alebo JPG) |
Počet KM obojsmerne: |
|||||||
Celkom EUR: |
||||||||
TAXÍK (ak nebola k dispozícii miestna verejná doprava) – potvrdenie o zaplatení povinné; potrebné je dodatočné odôvodnenie |
Suma |
Mena |
V EUR |
|||||
|
||||||||
CELKOVÁ NÁROKOVANÁ SUMA V EUR: Ďalšie poznámky: |
||||||||
Potvrdzujem, že táto žiadosť o náhradu cestovných výdavkov obsahuje pravdivé údaje o cestovných výdavkoch, ktoré mi vznikli. Tieto výdavky nemám ani nebudem mať nahradené zo žiadnych iných zdrojov, ani som neuviedol/neuviedla žiadne výdavky, ktoré sa priamo uhradili alebo budú uhradené z iného zdroja. |
||||||||
Dátum: |
PODPIS ÚČASTNÍKA: |
Dodatok 2
ŽIADOSŤ O PREDDAVOK NA CESTOVNÉ VÝDAVKY
|
|||||||||||||||
Priezvisko * : |
|
||||||||||||||
Meno * : |
|
||||||||||||||
Názov organizácie/inštitúcie * : |
|
||||||||||||||
Funkcia: |
|
||||||||||||||
Číslo cestovného pasu * (potrebné na účely rezervácie): |
|
||||||||||||||
Kontaktné telefónne číslo: |
|
||||||||||||||
E-mail: |
|
||||||||||||||
Názov a miesto zasadnutia: |
|
||||||||||||||
Dátumy zasadnutia: |
Od: |
Do: |
|||||||||||||
Trasa cesty: |
Odchod z: |
Príchod do: |
|||||||||||||
|
|||||||||||||||
CESTA ☐ UBYTOVANIE ☐ |
|||||||||||||||
DÔLEŽITÉ POZNÁMKY PRE ÚČASTNÍKOV:
|
|||||||||||||||
Podpis: ________________ Dátum: _____________________ |
Schválenie vedúceho vysielajúcej inštitúcie/organizácie: _____________ Dátum: __________ |
||||||||||||||
|
|||||||||||||||
Odhadované náklady (v EUR) |
Dostupné rozpočtové prostriedky |
||||||||||||||
Letenka/Lístok na vlak/Lístok na autobus/Automobil |
|
ÁNO ☐ NIE ☐ Pracovník zodpovedný za financie a účtovníctvo: |
|||||||||||||
Ubytovanie |
|
||||||||||||||
SPOLU: |
|
SCHVÁLENIE RIADITEĽA: ☐ Schválené ☐ Neschválené |
|||||||||||||
Rozpočtový záväzok č.: |
|