This document is an excerpt from the EUR-Lex website
Document 52014TA1210(39)
Report on the annual accounts of the Office for Harmonization in the Internal Market for the financial year 2013, together with the Office’s replies
Raportul privind conturile anuale ale Oficiului pentru Armonizare în cadrul Pieței Interne pentru exercițiul financiar 2013, însoțit de răspunsurile oficiului
Raportul privind conturile anuale ale Oficiului pentru Armonizare în cadrul Pieței Interne pentru exercițiul financiar 2013, însoțit de răspunsurile oficiului
JO C 442, 10.12.2014, p. 332–339
(BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)
10.12.2014 |
RO |
Jurnalul Oficial al Uniunii Europene |
C 442/332 |
RAPORTUL
privind conturile anuale ale Oficiului pentru Armonizare în cadrul Pieței Interne pentru exercițiul financiar 2013, însoțit de răspunsurile oficiului
(2014/C 442/39)
INTRODUCERE
1. |
Oficiul pentru Armonizare în cadrul Pieței Interne (denumit în continuare „oficiul”), cu sediul la Alicante, a fost instituit prin Regulamentul (CE) nr. 40/94 al Consiliului (1), care a fost abrogat și înlocuit cu Regulamentul (CE) nr. 207/2009 (2). Misiunea Oficiului este de a pune în aplicare legislația Uniunii privind mărcile, desenele și modelele industriale, care conferă întreprinderilor protecție uniformă pe întreg teritoriul Uniunii Europene (3). |
INFORMAȚII ÎN SPRIJINUL DECLARAȚIEI DE ASIGURARE
2. |
Abordarea de audit adoptată de Curte cuprinde proceduri analitice de audit, testarea directă a operațiunilor și o evaluare a controalelor-cheie din cadrul sistemelor de supraveghere și de control ale oficiului. Acestea sunt completate cu probe de audit rezultate din activitatea altor auditori (acolo unde este cazul), precum și cu o analiză a declarațiilor conducerii. |
DECLARAȚIA DE ASIGURARE
Responsabilitatea conducerii
Responsabilitatea auditorului
Opinia privind fiabilitatea conturilor
Opinia privind legalitatea și regularitatea operațiunilor subiacente conturilor
|
10. |
Observațiile prezentate în continuare nu pun în discuție opiniile exprimate de Curte. |
OBSERVAȚII CU PRIVIRE LA GESTIUNEA BUGETARĂ
11. |
Nivelul reportărilor din anii anteriori care au fost anulate a crescut de la 4,2 milioane de euro (13 %) în 2012 la 6,0 milioane de euro (16 %) în 2013. În ambii ani, această situație a fost cauzată în special de faptul că cheltuielile care trebuiau rambursate în baza acordurilor de cooperare cu oficiile naționale ale statelor membre au fost mai mici decât se estimase (1,9 milioane de euro în 2012 și 3,8 milioane de euro în 2013), ceea ce indică necesitatea de a se obține de la oficiile naționale, la sfârșitul exercițiului, informații mai exacte cu privire la costurile reale suportate. |
12. |
Nivelul creditelor angajate aferente exercițiului 2013 pentru diferitele titluri a variat între 98 % și 89 % din totalul creditelor, ceea ce indică faptul că angajamentele juridice s-au efectuat în timp util. Nivelul creditelor angajate reportate în 2014 a fost ridicat pentru titlul II (cheltuieli administrative), situându-se la 23,9 milioane de euro (28 %), precum și pentru titlul III, situându-se la 13,3 milioane de euro (38 %). În ceea ce privește titlul II, această situație a fost cauzată de o serie de contracte multianuale legate în principal de construcția noii clădiri, precum și de o serie de servicii/bunuri și modernizări în domeniul tehnologiei informației, comandate, conform celor planificate, la sfârșitul anului 2013, dar care trebuiau plătite doar în 2014. În ceea ce privește titlul III, această situație a fost determinată în principal de acordurile de cooperare cu oficiile naționale, pentru care declarațiile de cheltuieli nu trebuiau depuse de către acestea din urmă decât în 2014, precum și de comanda obișnuită de servicii de traducere din ultimele luni ale anului 2013, servicii care trebuiau plătite abia în 2014. |
ALTE OBSERVAȚII
13. |
Oficiul a instituit un plan de continuare a activității și de gestiune în caz de criză care prevede că aproximativ 25 de roluri trebuie acoperite în mod permanent de către angajați care asigură permanența. Deși creditele bugetare pentru indemnizațiile acordate personalului care are obligația de a asigura permanența sunt aprobate anual de către Comitetul bugetar al oficiului, suma plătită în 2013 (4 02 458 de euro) depășește în mod considerabil sumele plătite pentru astfel de indemnizații de către alte agenții care sunt obligate să asigure un serviciu permanent. |
Situația acțiunilor întreprinse în urma observațiilor din exercițiile anterioare
14. |
Anexa I conține o prezentare generală a acțiunilor corective întreprinse în urma observațiilor formulate de Curte în exercițiile anterioare. |
Prezentul raport a fost adoptat de Camera IV, condusă de domnul Milan Martin CVIKL, membru al Curții de Conturi, la Luxemburg, în ședința sa din 8 iulie 2014.
Pentru Curtea de Conturi
Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
Președinte
(3) În anexa II sunt prezentate în mod sintetic și în scop informativ competențele și activitățile oficiului.
(4) Acestea cuprind bilanțul, contul rezultatului economic, tabelul fluxurilor de numerar, situația modificărilor în structura activelor nete, precum și o sinteză a principalelor politici contabile, alături de o serie de alte note explicative.
(5) Acestea cuprind contul rezultatului bugetar și anexa la contul rezultatului bugetar.
(6) Articolele 38 și 43 din Regulamentul nr. CB-3-09 al Comitetului bugetar al Oficiului pentru Armonizare în cadrul Pieței Interne.
(7) Normele contabile adoptate de contabilul Comisiei derivă din Standardele internaționale de contabilitate pentru sectorul public (International Public Sector Accounting Standards – IPSAS) adoptate de Federația Internațională a Contabililor (International Federation of Accountants – IFAC) sau, după caz, din Standardele internaționale de contabilitate (International Accounting Standards – IAS)/Standardele internaționale de raportare financiară (International Financial Reporting Standards – IFRS) adoptate de Consiliul pentru Standarde Internaționale de Contabilitate (International Accounting Standards Board – IASB).
(8) Articolele 91-95 din Regulamentul nr. CB-3-09 al Comitetului bugetar al Oficiului pentru Armonizare în cadrul Pieței Interne.
ANEXA I
Situația acțiunilor întreprinse în urma observațiilor din exercițiile anterioare
Exercițiul |
Observația Curții |
Stadiul acțiunii corective (finalizată/în desfășurare/nedemarată încă/nu se aplică) |
2011 |
Curtea a identificat anumite deficiențe în ceea ce privește acordul privind nivelul serviciilor pentru 2011 încheiat de oficiu cu Centrul de Traduceri pentru Organismele Uniunii Europene (CdT). Acordul a fost semnat de oficiu la 20 iunie 2011 și, potrivit articolului 10, intra în vigoare la 1 ianuarie 2011, ceea ce înseamnă că executarea contractului a început anterior semnării acestuia . La cererea CdT, oficiul a efectuat o plată de 1,8 milioane de euro cu titlu de compensație (1). În plus, această plată a fost autorizată fără să existe un angajament bugetar și în absența unor credite disponibile (2). |
Nu se aplică |
2011 |
Este necesară ameliorarea modului în care oficiul realizează gestiunea activelor imobilizate. În ceea ce privește activele necorporale generate de oficiu, procedurile contabile și informațiile privind costurile erau lipsite de fiabilitate. |
Finalizată |
2011 |
Valoarea totală a numerarului de care dispunea oficiul la 31 decembrie 2011 era de 520 de milioane de euro (495 de milioane de euro în 2010). În conformitate cu politica de trezorerie aprobată de Comitetul bugetar în 2010, numerarul era depus în conturi într-un număr total de 9 bănci, în 5 state membre. |
Finalizată Curtea constată însă că nivelul numerarului este în continuare ridicat. |
2012 |
În 2012, din cele 31,9 milioane de euro reprezentând credite angajate reportate din 2011 în 2012, au fost anulate 4,16 milioane de euro (13 %). Din această sumă, 1,93 milioane de euro priveau acorduri de cooperare cu state membre care nu au absorbit totalitatea sumelor care le-au fost alocate. |
Nu se aplică |
2012 |
În 2012, nivelul global al creditelor angajate era de 93 %, ceea ce indică faptul că angajamentele au fost efectuate la timp. Nivelul creditelor angajate care au fost reportate în 2013 era însă ridicat, situându-se la 36,7 milioane de euro (19 % din totalul creditelor angajate), din care 21,7 milioane de euro priveau titlul II (cheltuieli administrative), iar 14,1 milioane de euro priveau titlul III (cheltuieli operaționale). Principalul motiv care a determinat un nivel atât de ridicat al reportărilor a fost primirea cu întârziere a facturilor pentru bunuri și servicii furnizate în 2012. Mai exact, în ceea ce privește titlul II, nivelul ridicat al reportărilor a fost de asemenea cauzat de o serie de contracte multianuale legate de construirea noii clădiri a oficiului (6,09 milioane de euro) și de achiziția de noi instrumente informatice (7,67 milioane de euro). În ceea ce privește titlul III, reportările sunt, în mare măsură, legate de acordurile de cooperare semnate cu state membre și pentru care declarațiile de cheltuieli trebuiau depuse abia în 2013 (8,13 milioane de euro). Mai mult, în ultimele luni ale exercițiului 2012, s-au comandat servicii de traducere (5,43 milioane de euro) care trebuiau plătite abia în 2013. |
Nu se aplică |
(1) Valoarea minimă stabilită în acord era de 16,3 milioane de euro. Valoarea totală a serviciilor furnizate în 2011 a fost de 14,5 milioane de euro.
(2) Această plată s-a efectuat de la bugetul aferent exercițiului 2012.
ANEXA II
Oficiul pentru Armonizare în cadrul Pieței Interne (Alicante)
Competențe și activități
Domenii de competență a Uniunii conform tratatului (articolele 36 și 56 din Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene) |
Libera circulație a mărfurilor […] interdicțiile sau restricțiile […] justificate pe motive de […] protecție a proprietății industriale și comerciale […] nu trebuie să constituie un mijloc de discriminare arbitrară și nici o restricție disimulată în comerțul dintre statele membre. […] sunt interzise restricțiile privind libera prestare a serviciilor în cadrul Uniunii cu privire la resortisanții statelor membre stabiliți într-un alt stat membru decât cel al beneficiarului serviciilor. [...] |
||||||||||||||||||||||||||||||||
Competențele oficiului [Regulamentul (CE) nr. 207/2009 al Consiliului] [Regulamentul (UE) nr. 386/2012 al Parlamentului European și al Consiliului] |
Obiective Să pună în aplicare legislația Uniunii privind mărcile, desenele și modelele industriale, care conferă întreprinderilor dreptul la protecție uniformă pe întreg teritoriul Uniunii Europene. Să promoveze discuția, cercetarea, formarea, comunicarea, crearea unor instrumente avansate de sprijin informatic și diseminarea celor mai bune practici în materie de proprietate intelectuală. Sarcini
|
||||||||||||||||||||||||||||||||
Organizare |
Consiliul de administrație Componență
Sarcini
Președintele oficiului
Comitetul bugetar Componență
Sarcină
Decizii privind cererile Deciziile sunt luate de către:
Auditul extern Curtea de Conturi Europeană. Autoritatea responsabilă de descărcarea de gestiune Comitetul bugetar al oficiului. |
||||||||||||||||||||||||||||||||
Resurse puse la dispoziția oficiului în 2013 (2012) |
Bugetul 418 (429) milioane de euro. Situația personalului la 31 decembrie 2013 861 (775) de posturi prevăzute în schema de personal, dintre care ocupate: 731 (680) + 171 (138) de alți angajați (agenți auxiliari, experți naționali detașați, personal local și personal angajat prin agenții de ocupare a forței de muncă, consilieri speciali); Total personal: 902 (818). |
||||||||||||||||||||||||||||||||
Produse și servicii furnizate în 2013 (2012) |
Mărci Număr de cereri: 1 14 421(1 07 924) Număr de înregistrări: 98 092(95 645) Cazuri de opoziție: 17 006(16 634) Recursuri în fața camerelor de recurs: 2 602(2 339) Recursuri nesoluționate încă: 2 361(2 352) Modele și desene industriale Primite: 95 429(92 175) Înregistrate: 84 056(78 658) |
||||||||||||||||||||||||||||||||
Sursa: Anexă furnizată de oficiu. |
RĂSPUNSURILE OFICIULUI
11. |
În prezent, oficiul pune în aplicare măsuri, în colaborare cu oficiile naţionale, pentru a reduce nivelul ridicat al reportărilor anulate. Un proiect-pilot de raport de execuţie bugetară semestrială a fost pus în aplicare, dorindu-se extinderea acestor rapoarte la proiectele importante pe care oficiul le desfăşoară în parteneriat cu oficiile naţionale, odată cu intensificarea participării la acest exerciţiu-pilot. În sfârşit, oficiul va analiza şi posibilitatea de ajustare a contractelor (pentru 2015) cu oficiile naţionale pentru a reduce la minimum reportările inutile. |
12. |
Pe lângă măsurile menţionate mai sus, care ar reduce nivelul ridicat al reportărilor în principal la titlul III, dar şi la titlul II, oficiul instituie, în prezent, în colaborare cu CDT, un sistem prin care să se reducă volumul reportărilor la sfârşitul exerciţiului. Mai mult, astfel cum menţionează Curtea, extinderea sediului oficiului şi dezvoltările informatice justifică nivelul ridicat al reportărilor de la titlul II. Oficiul adoptă, în prezent, măsuri pentru a controla mai bine sumele reportate în fiecare an. |
13. |
În conformitate cu cerinţele standardelor de calitate internaţionale (ISO 27001) şi cu standardele de control intern (ICS 10) adoptate de Comitetul bugetar al oficiului, acesta din urmă a instituit un plan de continuare a activităţii (BCP), care este, în prezent, prevăzut şi în Regulamentul financiar cadru pentru 2013. În noiembrie 2006, consiliile de conducere ale oficiului – Consiliul de administraţie şi Comitetul bugetar – au fost informate despre strategia OAPI, pe care au susţinut-o, bazată pe un scenariu la trei niveluri (nivelul 0: echipa de gestiune în caz de criză; nivelul 1: echipele responsabile cu informatica şi logistica, echipa de coordonare a recuperării şi echipa de comunicare globală; nivelul 2: echipe care îşi vor desfăşura activitatea în domeniul recuperării). În Statutul funcţionarilor este prevăzută plata unor indemnizaţii personalului care asigură permanenţa. Impactul bugetar al plăţii acestor indemnizaţii este inclus într-o linie bugetară specifică, actualizată (în funcţie de nevoile organizaţiei) şi este adoptat anual în buget. Planul de continuare a activităţii a fost stabilit în urma unui studiu de impact aprofundat, realizat cu concursul unor consultanţi externi, şi acoperă TOATE activităţile oficiului. Oficiul are 25 de roluri acoperite în mod permanent de angajați care asigură permanența, iar plăţile efectuate în 2013 s-au ridicat la 4 02 458 de euro. Motivele pentru care a fost pusă în aplicare o structură atât de solidă în cadrul planului de continuare a activităţii sunt următoarele: Oficiul are o mare expunere şi vizibilitate faţă de părţile sale interesate şi are obligaţia de a asigura un serviciu electronic operaţional permanent (24/7) şi de a oferi un răspuns imediat utilizatorilor săi. Indisponibilitatea sistemului informatic ar avea un impact semnificativ asupra continuităţii activităţii. De aceea, continuitatea activităţii este esenţială în cadrul oficiului şi implică toate departamentele [vizibilitatea activităţilor, precum cooperarea cu statele membre şi în contextul Observatorului, interacţiunea cu oficiul de la Bruxelles, asistenţa acordată personalului care munceşte la distanţă, garantarea unei bune funcţionări a colectării taxelor (sistem informatic automatizat utilizat de întregul oficiu) şi, în cele din urmă, implicarea personalului responsabil de achiziţii, care joacă un rol predeterminat de centralizare (gestionarea tuturor dosarelor economice) în caz de dezastru]. Având în vedere mărimea şi mediul internaţional al furnizorilor noştri, cantitatea documentaţiei formale este foarte mare şi depinde extrem de mult de sistemul informatic. În opinia noastră, aceste motive justifică diferenţele constatate faţă de alte agenţii. Oficiul a recurs deja la schimburile de asigurare a permanenţei de două ori de la înfiinţarea sa, ultima dată în legătură cu introducerea noului său site. Cuantumul indemnizaţiilor plătite în 2013 personalului care are obligaţia de a asigura permanenţa reprezintă mai puţin de 0,5 % din totalul cheltuielilor de la titlul I. Aceste costuri reprezintă, de asemenea, o sumă mai mică decât cea a veniturilor dintr-o zi lucrătoare, încasate prin intermediul serviciilor online ale oficiului. Oficiul va lua în considerare observaţia formulată de Curtea de Conturi în cadrul reviziei anuale a proceselor, procedurilor şi sistemelor sale, în vederea unei îmbunătăţiri continue a acestora. |
14. |
Oficiul ia notă de faptul că toate constatările din exerciţiile anterioare au fost considerate de Curtea de Conturi drept finalizate sau neaplicabile. |