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Document 52004TA1130(01)
Court of Auditors — Annual report concerning the financial year 2003 - Report on activities financed from the budget, together with the institutions' replies
Court of Auditors — Annual report concerning the financial year 2003 - Report on activities financed from the budget, together with the institutions' replies
Court of Auditors — Annual report concerning the financial year 2003 - Report on activities financed from the budget, together with the institutions' replies
JO C 293, 30.11.2004, p. 1–314
(ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, SK, SL, FI, SV)
30.11.2004 |
EN |
Official Journal of the European Union |
C 293/1 |
COURT OF AUDITORS
In accordance with the provisions of the Treaties (Article 248(4) of the EC Treaty and Article 160c(4) of the EAEC treaty) and Articles 143 and 181(2) of the Financial Regulation of 25 June 2002 applicable to the general budget of the European Communities, and Articles 116 and 135(2) of the Financial Regulation of 27 March 2003 applicable to the European Development Funds, the Court of Auditors of the European Communities, at its meeting of 6 and 7 October 2004, adopted its
ANNUAL REPORT
concerning the financial year 2003
(2004/C 293/01)
The report, together with the institutions' replies to the Court's observations, was transmitted to the authorities responsible for giving discharge and to the other institutions.
Juan Manuel FABRA VALLÉS
(President)
Giorgio CLEMENTE
Hubert WEBER
Aunus SALMI
François COLLING
Maarten B. ENGWIRDA
Jean-François BERNICOT
Robert REYNDERS
Máire GEOGHEGAN-QUINN
Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
Lars TOBISSON
Hedda von WEDEL
David BOSTOCK
Morten Louis LEVYSOHN
Ioannis SARMAS
Július MOLNÁR
Vojko Anton ANTONČIČ
Gejza HALÁSZ
Jacek UCZKIEWICZ
Josef BONNICI
Irena PETRUŠKEVIČIENĖ
Igors LUDBORŽS
Jan KINŠT
Kersti KALJULAID
TABLE OF CONTENTS
General introduction
REPORT ON ACTIVITIES FINANCED FROM THE BUDGET
Chapter 1 |
— The Statement of Assurance and supporting information |
Chapter 2 |
— Budgetary management |
Chapter 3 |
— Own resources |
Chapter 4 |
— The common agricultural policy |
Chapter 5 |
— Structural measures |
Chapter 6 |
— Internal policies, including research |
Chapter 7 |
— External actions |
Chapter 8 |
— Pre-accession aid |
Chapter 9 |
— Administrative expenditure |
Chapter 10 |
— Financial instruments and banking activities |
REPORT ON THE ACTIVITIES OF THE SIXTH, SEVENTH, EIGHTH AND NINTH EUROPEAN DEVELOPMENT FUNDS (EDFs)
ANNEXES
Annex I |
— Financial information |
Annex II |
— Reports and Opinions adopted by the Court of Auditors during the last five years |
GENERAL INTRODUCTION
0.1. |
The Court's 27th Annual Report covering the 2003 financial year follows the structure established for 2002: the Statement of Assurance is presented in Chapter 1 (1 2 3 4); observations on budgetary management are given in Chapter 2; Chapters 3 to 9 report on own resources and activities financed from different parts of the budget; and Chapter 10 covers financial instruments and banking activities. The Court's observations on the European Development Funds, including a Statement of Assurance, are presented separately in this document. The replies of the Commission (or other EU institutions where appropriate) are presented alongside the Court's observations. |
0.2. |
As for previous years, the chapters covering revenue and the major areas of expenditure, which reflect the headings of the financial perspective (1 2 3 4), have as, their main element, detailed analyses and results of the audit work carried out in the context of the Statement of Assurance. These ‘specific assessments’ (1 2 3 4) form the basis for the Statement of Assurance set out in Chapter 1. The chapters present the results of reviews following up progress made on implementing recommendations arising from previous audits. They also include summaries of 10 Special Reports published by the Court since the last Annual Report. The Annexes to Chapters 3 to 9 set out the elements used for monitoring and evaluating financial management of the EU budget. |
0.3. |
This report is being published in a period of considerable change for the European Union: enlargement of the Union to 25 Member States; negotiation of an EU Constitutional Treaty; an enlarged and renewed European Parliament; and a change of Commission amid ongoing administrative reform aimed at better delivery of EU policies and improved financial management. In addition, negotiations are under way on the future funding of the Union and spending for the 2007 to 2013 financial perspective period. |
0.4. |
Despite progress made by the European institutions, further efforts are needed to ensure that the EU budget is implemented in a way which satisfies the legitimate expectations of the citizens of the Union. Once again, the Court has no reasonable assurance that the supervisory systems and controls of significant areas of the budget are effectively implemented so as to manage the risks concerning the legality and regularity of the underlying operations. The bulk of expenditure is managed in a shared or decentralised way, which requires, either through good practice or regulation, an adequate control over EU funds. The Court's audit work has repeatedly shown that many irregularities occur in such expenditure. |
0.5. |
In its Opinion No 2/2004 (1 2 3 4), the Court underlines the need for efficient and effective control over the EU budget at all levels of administration. It considers that there remains scope for further improving the design of control systems by establishing clear and consistent objectives and responsibilities, ensuring effective coordination, providing information on their costs and benefits and ensuring a consistent application of requirements. The Court proposes that a Community internal control framework be developed to facilitate effective control of the EU budget. The framework should contain common principles and standards to be used as a basis for developing new or existing control systems. The Commission should be responsible for promoting the improvement in internal control systems in partnership with Member States. |
0.6. |
A particular challenge facing the Union, discussed in Chapter 2 of this Annual Report, is the increasing level of outstanding commitments, expenditure legally committed but yet to be made. At the end of 2003, these represented five years' worth of payments at the current spending rate, a significantly worse situation than at the same moment of the previous financial perspective period. The situation is caused by overly ambitious budgeting and the inability of Member and beneficiary States to absorb EU funds, partly due to delays in setting up the necessary management and control requirements, and partly due to an insufficient number of projects eligible for Community financing. |
0.7. |
A realistic expectation of spending ability, and of the timing of that spending, should be made when budgeting in the 2007 to 2013 financial perspective period. A significant proportion of the new period will be needed to liquidate commitments made in the current 2000 to 2006 period. Unless specific measures are taken, underspending in the new period will build upon the problem causing an even greater gap between budgeting and spending (and therefore policy delivery) in the future. |
0.8. |
Over the coming year the Court will continue to build upon its role as the independent audit institution of the European Union. It has taken advantage of its expansion to 25 Members to streamline its decision-making procedures with the purpose of improving delivery of its reports and opinions. The Court is constantly seeking to improve its audit methodology and tools, as well as training its staff, in order to better fulfil its mission to contribute actively to improving financial management of the Union at all levels. |
(1) In accordance with Article 129(4) of the Financial Regulation (OJ L 248, 16.9.2002) the Statement of Assurance is also published with the consolidated annual accounts of the European Community in a separate edition of the Official Journal of the European Union.
(2) The financial perspective is determined by agreement between the European Parliament, the Council and the Commission and sets limits on expenditure for each of seven categories (headings) of expenditure for commitment appropriations, and on total expenditure for payment appropriations. This report does not present a separate chapter on the Reserves heading as its resources are only used through transfer to the other headings.
(3) Article 248(1) of the EC Treaty as amended by the Treaty of Nice.
(4) Opinion No 2/2004 of the Court of Auditors of the European Communities on the ‘single audit’ model (and a proposal for a Community internal control framework) (OJ C 107, 30.4.2004).
REPORT ON THE ACTIVITIES FINANCED FROM THE GENERAL BUDGET
CHAPTER 1
The Statement of Assurance and supporting information
TABLE OF CONTENTS
The Court of Auditors' Statement of Assurance
Reliability of the accounts
Legality and regularity of the underlying transactions
Information in support of the Statement of Assurance
Introduction
Reliability of the accounts
Observations concerning the consolidated statements on the implementation of the budget
Observations concerning the consolidated financial statements: balance sheet
Treasury management
Action plan for the modernisation of the accounting system
Legality and regularity of the underlying transactions
Own resources
The Common Agricultural Policy (CAP)
Structural operations
Internal Policies
External Actions
Pre-accession aid
Administrative expenditure
Development of the Commission's internal control system
The Commission's management representations
Progress in the area of administrative reform
THE COURT OF AUDITORS' STATEMENT OF ASSURANCE
I. |
Pursuant to the provisions of Article 248 of the Treaty, the Court has examined the consolidated annual accounts (1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78) of the European Communities for the financial year ended 31 December 2003. It carried out its audit in accordance with its own audit policies and standards, which are based on international standards that have been adapted to the Community context. Through its audit, the Court has obtained a reasonable basis for the opinion expressed below. In the case of own resources the scope of the Court's audit work was limited (1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78). |
Reliability of the accounts
II. |
In the Court's opinion, the consolidated annual accounts of the European Communities and the notes to them were drawn up in accordance with the provisions of the Financial Regulation of 25 June 2002 and with the accounting principles, rules and methods set out in the annexes to the consolidated financial statements (1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78). Except for the effects of the observation in paragraph III, they faithfully reflect the revenue and expenditure of the Communities for the year and their financial position at the year-end. |
III. |
In the absence of effective internal control procedures for miscellaneous revenue and advances, the Court cannot be certain that the transactions relating to the sundry debtors item have been correctly and completely recorded. |
IV. |
Without calling into question the opinion expressed in paragraph II, the Court wishes to draw attention to the fact that, as in the past, the accounting system used to draw up the 2003 accounts was not designed to ensure that the assets are fully recorded. On 17 December 2002 the Commission approved an action plan for the modernisation of the European Communities' accounting system which should be operational as from 1 January 2005. The Court notes, however, that the full implementation of all the new rules and accounting plans requires a considerable effort by the bodies whose accounts will be subject to consolidation. |
Legality and regularity of the underlying transactions
V. |
In view of the results of its audits, the Court is of the opinion that the transactions underlying the consolidated annual accounts of the European Communities, taken as a whole, are legal and regular in respect of revenue, commitments and administrative expenditure. |
VI. |
As regards other expenditure, the Court established that:
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VII. |
The Court notes the progress made by the Commission as regards the reform of its internal control system and the positive impact of this reform on the legality and regularity of operations subject to direct management by the Commission. However, progress is still required in terms of actual implementation. |
VIII. |
In the area of shared or decentralised management (see paragraphs VI(a) and (b) and VI(d) and (e) respectively) and of indirect centralised management (see paragraph VI(c)), where operations are materially affected by errors, a greater effort must be made to apply the supervisory systems and controls in an effective manner so as to improve the handling of the attendant risks. |
IX. |
The Court notes that the Commission, as the institution responsible under Article 274 of the Treaty for implementing the budget, included, for the first time in its Synthesis of the 2003 annual activity reports of its Directorates-General and departments, an analysis of the assurance provided by the supervisory systems and controls as to the legality and regularity of the underlying transactions, which, in general, is corroborated by the Court's audit work. |
6 and 7 October 2004
Juan Manuel FABRA VALLÉS
President
European Court of Auditors |
12, rue Alcide De Gasperi, L-1615 Luxembourg |
THE COURT'S OBSERVATIONS |
THE COMMISSION'S REPLY |
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INFORMATION IN SUPPORT OF THE STATEMENT OF ASSURANCE |
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Introduction |
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Reliability of the accounts |
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Table 1.1 — Follow-up to the reservations expressed in the 2002 Statement of Assurance as to the reliability of the accounts and the potential impact of the modernisation of the accounting system in respect of certain observations made in the 2002 Annual Report
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As regards expenditure which has not yet been implemented by the Member States (EUR 237,9 million in 2003), Article 5(2) of Council Regulation No 1259/1999 states that these amounts remain available to the Member State concerned for a maximum of three years to finance support measures under Regulation No 1257/1999. The current system of modulation is being phased out and there are no plans to change entry in the budget accounts in its final years. Entry in the general accounts is being examined in connection with the transition to accrual accounting in 2005. |
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The Commission has made several improvements to accounting arrangements for CAP debtors in recent years. These include requiring Paying Agencies to maintain debtors ledgers, and Certifying Bodies to check that these ledgers are complete. Certifying Bodies for 81 of the 85 agencies were able to provide assurance that debtors ledgers were not materially misstated. |
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Observations concerning the consolidated statements on the implementation of the budget |
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Provisional components of the implementation of the budget |
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The Commission is preparing rules for the accounting treatment of such recoveries, and for improving the explanatory notes to the annual accounts, as part of the modernisation of the accounting system. The effects of this analysis should be seen in the 2005 annual accounts. Concerning the Commission's postponement of the financial clearance decision see reply to point 4.79. |
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Budgetary commitments and contingent liabilities |
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Observations concerning the consolidated financial statements: balance sheet |
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Traditional own resources |
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Recording of sundry debtors |
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Controls over provisional payments and pre-financing will be improved as from 2005 as part of the modernisation of the accounting system. |
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Since 2004, the Accounting Officer has used an IT tool to monitor the recovery of interest on arrears, and the establishment of ROs by the responsible authorising officer for such interest. Interest is recorded in the accounts during the year when it is received, but no evaluation is made of interest accrued at the year-end, as the Court points out. This issue will be addressed as part of the modernisation of the accounting system project and the move to accrual accounting. |
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Treasury management |
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The Commission is currently reviewing all accesses to the central accounting system with the aid of a specialist consultant. This work is expected to be completed by the end of 2004 in time for the introduction of the new accounting system (ABAC). |
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Action plan for the modernisation of the accounting system |
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The chart of accounts was also finalised in July 2004, again based on the new accounting rules and following consultation with the Institutions and Agencies. The accounting rules will be adopted by the Accounting Officer of the Commission in the last quarter of 2004. |
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The modernisation project has very largely met the objectives set and aims to continue to respect the time table set, so far as concerns meeting the formal requirements of the new Financial Regulation in 2005. The Commission still considers that this ambitious objective is feasible, though remaining subject to the risks faced by all large-scale IT developments. |
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The Accounting Officer will validate the Authorising Officer's systems as required by the Financial Regulation. The Commission is providing training and guidance to support the authorising services in their responsibility for introducing procedures which ensure the reliability of the accounting data. |
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Legality and regularity of the underlying transactions |
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Own resources |
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The Common Agricultural Policy (CAP) |
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The Commission has sought to switch support to direct payments to farmers as, inter alia, such a change in policy limits the risk to the Fund and helps to protect EU tax-payers' interests. The 2003 CAP Reform, followed by the second wave of the Reform in 2004 on Mediterranean products, will further enhance this positive evolution. In addition, the Member States had to ensure that many of the schemes referred to by the Court were linked to IACS from 1 January 2003. Regarding export refunds and some intervention measures, the Commission agrees that those schemes are exposed to greater risk. Nevertheless, the continuing reduction in the incidence of irregularities communicated by Member States seems to suggest that the effort made over the years to strengthen controls and sanctions for non-IACS aid (via ex-post checks under Regulation 4045/89, for example) has not been without effect. |
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The existence of an effective clearance of accounts procedure as foreseen by article 53.5 of the Financial Regulation. Financial corrections imposed are based on the Commission audits carried out in Member States. The fact that clearance of accounts decisions are made some years after the year of the expenditure concerned is an integral part of the procedure, which includes the right of Member States to respond to the findings. The assurance which can be gained from the accreditation of paying agencies, the annual certification procedure and the IACS. These elements permit a great deal of reliance to be placed on the control over the expenditure declared. A number of other elements contribute to the basis on which the assurance is obtained. These include results of audits made by the Commission's Internal Audit Service and the Internal Audit Capability and possible information received from OLAF. The Directorate-General for Agriculture also takes account of information received from the Court of Auditors. The annual activity report aims to highlight the principle achievements of the year (see reply to point 4.22.). |
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The Agriculture Directorate-General will take account of the Court's recommendation for future annual activity reports. |
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Structural operations |
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Despite the late submission and variable quality of the closure documentation provided by Member States, the Commission made good progress in 2003 in examining the final claims for 1994-1999 programmes. The closure strategy adopted by the Commission aims to reduce the risk that final payments are made for irregular expenditure. For the 2000-2006 period the Commission refers to its reply to point 1.38. |
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Internal policies |
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As regards the second phase of the European Refugee Fund, the Commission organised monitoring visits to all the Member States in 2002 and 2003. These visits showed that improvements were possible and the shortcomings have been taken into account in the planning of ex-post controls. |
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Measures have been introduced and the sixth Framework Programme has been considerably simplified, leading to substantial improvements in management at the level of participants. |
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External actions |
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Pre-accession aid |
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Co-financing is monitored during implementation. However in a decentralised environment assurance of absolute compliance with any requirement, not only co-financing, can only be obtained when closure audits are carried out. |
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Nevertheless, the Commission will further consider a reservation on co-financing as this issue matures and in the light of developments. |
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Concerning the errors in its internal systems found by the Court, the Commission refers to its reply to paragraph 1.48. |
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Administrative expenditure |
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The Office for Official Publications of the European Communities has already stated that it intends to increase its efforts in the area mentioned by the Court of Auditors, in particular in the 2003 annual activity report (page 100) and in the Readiness assessment. |
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The Director-General for External Relations in his declaration for 2003 has formulated reserves on the implementation of control standards No 17 (Surveillance) and No 12 (Management information) in the Delegations and maintained the reserve on control standard No 16 (Segregation of duties) formulated in 2002. A specific action plan to address these reserves is under implementation since January 2004. |
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See also the comment concerning the Official Publications Office in the reply to paragraph 1.51. |
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Development of the Commission's internal control system |
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The Commission management representations |
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2003 Synthesis report |
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In particular, the Commission has expressed its position on a number of sectors which can be identified more clearly under the new structure of the 2003 synthesis and in which the weaknesses detected by the authorising officers require action at institution level. The synthesis proposes action by the institution only for those areas where important weaknesses have been identified at Commission level. For those areas not explicitly mentioned in the synthesis, the assurances are provided at Directorate-General/Service level through the declaration of each authorising officer by delegation. |
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For the Structural Funds, each Directorate-General took account of the level of audit work completed on the systems for the 2000-2006 and its own audit strategy in determining the scope of its reservations, which were generally more limited than in 2002. |
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Annual activity reports and declarations of the Directors-General for the financial year 2003 |
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Annual activity reports |
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Reservations contained in the declarations of the Directors-General |
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Table 1.2 — Follow-up by the Court to the reservations expressed in 2003 by the Directors-General
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Progress in the area of administrative reform |
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2003 Synthesis |
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Each of the actions under the White Paper and previous syntheses calls for the application of an instrument (e.g. a communication, the introduction of a measure, etc.). Once this instrument has been achieved, the action as such is no longer taken into consideration and, if the underlying problem has not been resolved, a new action is undertaken, usually through the annual synthesis report. This makes it possible to update the measures to be taken and also to perform an annual consolidation of ongoing actions which is not obstructed by the wide range of actions carried out in the past. It is thus the consolidation in the most recent synthesis which must be taken into account to obtain a table of ongoing horizontal actions. |
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White Paper actions |
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Table 1.3 — The Court's analysis of the main non-closed actions in Chapter V ‘Audit, financial management and control’ of the White Paper and the action plan annexed to the Synthesis of the annual activity reports and declarations of its Directors-General for the years 2002 and 2001 (as at 31 December 2003)
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Action plans annexed to the Synthesis of the annual activity reports of the Commission Directorates-General and departments for the financial years 2002 and 2001 |
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Substantial progress has been made in the implementation of two actions concerning shared management. By September 2004 the Commission had adopted communications on the legal responsibilities under shared management (COM(2004) 580 final) and on the alignment of audit methodology in this area (C(2004) 3115); in December 2003 the Commission also published revised audit manuals for the Structural and Cohesion Funds. In the draft legislation for the Structural Funds in the 2007-2013 period the Commission has also taken up the idea of annual declarations by an independent audit body which was also mentioned in action 17. |
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Two separate actions are planned for Action 5: consideration of the resources needed (see reply to paragraph 1.75) and establishment of a method for assessing the resources required for existing and new activities. As regards Action 14, the Personnel and Administration Directorate-General has defined, through a poll in departments, the recruitment profiles relating to their needs and has asked the European Personnel Selection Office (EPSO) to organise the corresponding competitions from 2003 on. In the meantime, it may be necessary to continue recruiting more temporary staff on permanent posts. As regards Action 15, the Commission would point out that on 14 July 2004 it adopted communication C(2004) 2694 on training and recruitment needs in the area of financial management as identified in the synthesis of Annual Activity Reports 2002. |
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Internal control standards |
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In terms of charting progress from one point in time to another, the clarifications/updating made to the baselines make it difficult to compare the position at the end of 2002 and the end of 2003. However, there have been significant actions taken to strengthen internal control, particularly regarding the flow of information from Directorates-General to their Commissioner on critical issues of audit and control and Directorates-General have already demonstrated a strong commitment to delivering this in practice. |
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As stated in the Overview, the Commission acknowledges that in future the focus on internal control will need to concentrate on how well the internal control arrangements are working in practice and delivering the assurances needed rather than focusing overly on compliance. Furthermore, effective implementation of an appropriate internal control system which delivers the assurances needed takes time. In reality, important attempts have already been made in moving beyond compliance. To this end, the Commission has developed a tool, iCAT (internal control assessment tool), to help services to assess the effectiveness of their internal control systems and some Directorates-General started to use a first version of this tool in 2003. |
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Concerning the link between the level of compliance with those standards and the assurances needed on the legality and regularity of the underlying transactions, see Commission's reply to paragraphs 1.82. and 1.83. |
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Table 1.4 - The Court's analysis of the implementation of internal control standards (with a direct link to the legality and regularity of underlying transactions for the main Directorates-General), situation at 31 December 2003
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Indicators of the quality of revenue and expenditure |
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The aspects linked to the legality and regularity of transactions are monitored by each Directorate-General. Ex ante and ex post control systems have been introduced or are now being introduced. Nevertheless, the Commission is ready to analyse the possibility of further developing the concepts of performance indicators already launched in the context of the Activity Based Management (ABM) process. |
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Although monitoring implementation of the control systems and determining the extent to which they guarantee the legality and regularity of transactions is not the sole purpose of the annual activity reports, the Commission is willing to explore the possibility of giving greater coverage to supervisory controls and risk management in the next annual activity report. |
(1) Namely: ‘Revenue and expenditure account: execution of the budget’ and ‘Consolidated balance sheet’, which make up Volume I of the annual accounts of the European Communities, financial year 2003.
(2) Firstly, the Court's audits focus on macroeconomic statistics for which the underlying data cannot be audited directly, and secondly, they cannot possibly cover the imports that have not been subject to customs supervision.
(3) See Annex 1, Volume 1 of the final accounts of the European Communities, financial year 2003.
(4) Articles 129(3) and 181(2) of Council Regulation (EC, Euratom) No 1605/2002 of 25 June 2002 on the Financial Regulation applicable to the general budget of the European Communities (OJ L 248, 16.9.2002).
(5) Including 46,5 million euro in interest.
(6) Annual Report of the Court of Auditors concerning the financial year 2002, paragraphs 1.10 and 1.11.
(7) Article 76(3) of the Financial Regulation of 25 June 2002.
(8) Annual Report concerning the financial year 1999, paragraph 8.16, and Annual Report concerning the financial year 2000, paragraph 9.13.
(9) Annual Report concerning the financial year 2002, paragraph 1.23.
(10) Mainly paragraphs 8.55 and 8.56 of the Annual Report concerning the financial year 1999 and paragraphs 9.41 to 9.43 of the Annual Report concerning the financial year 2000 and the continuous follow-up in the Sector Letters of the following years.
(11) See the replies to the paragraphs mentioned above.
(12) Communication from the Commission - Modernisation of the Accounting System of the European Communities (COM(2002) 755 final of 17 December 2002).
(13) See also Resolution of the European Parliament concerning discharge for the 2001 financial year, paragraph 23 (OJ L 148, 16.6.2003).
(14) Action 16 (accounting framework) of the Action Plan (COM(2002) 426 final of 24 July 2002).
(15) Action 17 (core financial information systems) of the Action Plan (COM(2002) 426 final of 24 July 2002).
(16) See Article 185(1) of the Financial Regulation of 25 June 2002.
(17) International Public Sector Accounting Standards (IPSAS) issued by the International Federation of Accountants (IFAC) or, in their absence, International Accounting Standards (IAS)/International Financial Reporting Standards (IFRS) issued by the International Accounting Standards Board (IASB).
(18) See Articles 123 to 125 of the Financial Regulation of 25 June 2002.
(19) See Article 129 of the Financial Regulation of 25 June 2002.
(20) Ex-budget borrowing and lending transactions managed by the Directorate-General for Economic and Financial Affairs will not be incorporated until July 2005. The accounting information system of the EDFs will be adapted to the requirements of accruals-based accounting in 2006.
(21) Annual Report concerning the financial year 2002, paragraph 1.8.
(22) Article 61(2) of the Financial Regulation of 25 June 2002.
(23) Devolution means that the Commission's central departments transfer to delegations in the beneficiary countries tasks and responsibilities relating to the management of cooperation activities financed by the European Union.
(24) No reservations were expressed with regard to Sapard in the Director-General's declaration.
(25) Overview on the state of internal control in the Commission DGs and Services in 2003 (SEC(2004) 720).
(26) Following the European Parliament's request of January 2000 for the Commission to streamline its management, on 5 April 2000 the Commission submitted a White Paper entitled ‘Reform of the Commission’ (COM(2000) 200 of 5 April 2000).
(27) Annual Report concerning the financial year 2002, paragraphs 1.62 and 1.63.
(28) Communication from the Commission to the European Parliament and the Council — Synthesis of Annual Activity Reports 2003 of DGs and Services (COM(2004) 418 final of 9 June 2004).
(29) See the Annual Report concerning the financial year 2002, paragraph 1.108 and that concerning the financial year 2001, paragraph 9.98.
(30) Circular on the 2003 activity reports, SEC(2003) 1469 of 19 December 2003.
(31) Commission Communication ‘The 2002 review of the implementation of activity-based management in the Commission, including clarification of the methodology for the establishment of Annual Activity Reports’ (COM(2003) 28 of 12 March 2003) and Commission Communication ‘Clarification of the role of the Directors-General in shared management’ (C(2003) 1830-2 of 17 June 2003).
(32) Article 60(7) of the Financial Regulation.
(33) The performance indicators concern human resources, the implementation of the budget and auditing.
(34) The standard table requires a minimum of information about the cause, the materiality criterion employed, quantification (where the weakness is quantifiable), the impact as regards reasonable assurance and the corrective measures envisaged.
(35) Addendum to the circular on the 2003 activity reports (SEC(2004) 147 of 19 February 2004).
(36) Commission Communication ‘Synthesis of Annual Activity Reports 2002 of DGs and Services’ (COM(2003) 391-4 of 9 July 2003).
(37) Circular on the follow-up to the action plans resulting from the 2002 annual activity reports and from the synthesis (SEC(2003) 1078 of 10 October 2003) drawn up to implement Action No 24 ‘Follow-up by services’ (ref. 5.4.6.) of the 2002 summary.
(38) COM(2003) 28 of 12 March 2003.
(39) The fact is that weaknesses may constitute a risk for management without necessarily leading to actual errors in terms of the legality and regularity of the underlying transactions. In order to assess the significance of a systemic weakness, account must be taken not only of its nature (i.e. the seriousness of the shortcoming) but also of its extent (i.e. the potential financial impact).
(40) Opinion No 2/2004 of the Court of Auditors on the ‘single audit’ model (and a proposal for a Community internal control framework) (OJ C 107, 30.4.2004, p. 1).
(41) Paragraph 1.92 of the Annual Report concerning the financial year 2002.
(42) The Joint Research Centre also issued a reservation about the reliability of the accounts.
(43) The situation is stable compared with the previous year.
(44) E.g. Directorates-General Agriculture, Budget, Enlargement, Employment and Social Affairs, Environment, Fisheries, Information Society, Press and Communication, Regional Policy, External Relations, Research, Energy and Transport, Eurostat and the Joint Research Centre.
(45) Impact of the reservations on the Director-General's assurance in the Court's view:
A: reasonable assurance that the internal control systems ensure the legality and regularity of the underlying transactions
B: reasonable qualified assurance that the internal control systems ensure the legality and regularity of the underlying transactions
C: reasonable assurance insufficient or insufficiently supported
(46) Extent of reservations:
A: clear and unambiguous
B: with insignificant inaccuracies
C: with significant or insufficiently justified inaccuracies (for example: negligence of the problems of shared management, cover of the previous financial year, lack of quantification, unusable information)
(47) Account taken of all this information in the Court's audit conclusions:
A: useful source
B: useful source after corrections
C: non-useful source (e.g. material inaccuracies, missing or unusable information)
Source: Court of Auditors.
(48) Action No 63 ‘Description of the responsibilities of each financial actor’ of the White Paper and the ‘Guidelines for the declaration and reservations of the Authorising Officer by Delegation in the context of the annual activity report’ (SEC(2002) 401 of 9 April 2002).
(49) E.g. when the reservations have a significant impact on the Directorate-General's budget.
(50) E.g. the Directorates-General for Agriculture, Education and Culture, Enlargement, Employment and Social Affairs, Fisheries, Press and Communication, Regional Policy and Eurostat.
(51) In particular, internal control standards. The internal control system concerns not only the departments in Brussels but also the Commission's local offices (delegations, representations and executive agencies).
(52) In particular, shared, central, direct and indirect management, ex-ante and ex-post checks and the implementation of the Financial Regulation.
(53) Court Opinion No 2/2004.
(54) COM(2000) 200 of 5 April 2000.
(55) Communication from the Commission ‘Completing the reform mandate: progress report and measures to be implemented in 2004’ (COM(2004) 93 of 10 February 2004).
(56) Paragraphs 1.65 to 1.67 of the Annual Report concerning the financial year 2002.
(57) Actions Nos 74 ‘Contracts database’, 83 ‘Adequate levels of staffing’, 87 ‘Examination of the progress made by Commission departments during the process of change’, 93 ‘The better coordination of interaction between OLAF and other services’, 94 ‘The imperviousness of legislation and contract management to fraud’, 95 ‘Optimisation of early warning system’, 96 ‘More effective management of recovery of unduly paid funds’ and 97 ‘Improved financial monitoring and control of Structural Funds’.
(58) Actions Nos 66 ‘Financial Irregularities Panel’, 71 ‘An Audit Progress Committee’, 78 ‘Minimum standards for internal control’, 81 ‘Strengthening the role of the Directorates-General control function’ internal audit structures/audit capabilities, 82 ‘Declaration by the Director-General in his annual activity report’, 85 ‘Design of adequate internal controls and financial processes’, 90 ‘Assessment of Human Resources needs for financial management and control’ and 91 ‘Training’ (management and finance).
(59) COM(2004) 418 final of 9 June 2004.
(60) Paragraph 1.109 of the Annual Report concerning the financial year 2002.
(61) COM(2003) 391-4 of 9 July 2003.
(62) Communication from the Commission to the European Parliament and the Council entitled ‘Synthesis of the Annual Activity Reports and declarations of the Directors-General and Heads of Service’ (COM(2002) 426 of 24 July 2002).
(63) Actions Nos 1 ‘Internal Control Standards’ (ref. 5.4.5), 3 ‘Communication’ (ref. 3.3.2), 6 ‘Accounting framework’ (ref. 5.3.7), 7 ‘Shared management’ (ref. 5.3.3), 8 ‘Co-financing’ (ref. 5.3.4), 9 ‘Recovery’ (ref. 5.3.2), 12 ‘Co-ordination of the Commission's audit community’ (ref. 3.3.2), 13 ‘Audit methodology’ (ref. 3.3.3), 14 ‘Follow up of audit reports’ (ref. 5.3.8), 15 ‘Follow up OLAF’ (ref. 5.3.9), 17 ‘Audit in shared management’ (ref. 5.3.3), 19 ‘Audit Progress Committee: organisation’ (ref. 3.3.3), 21 ‘Management risk assessment’ (ref. 3.3.2), 23 ‘AAR Methodology’ (ref. 4.4) and 24 ‘Follow up by services’ (ref. 5.4.6).
(64) Actions Nos 6, 7, 8, 9, 12, 15, 17, 19, 21 and 23.
(65) Actions Nos 6, 7, 8, 9, 12, 17 and 21: ‘ongoing’; actions Nos 15, 19 and 23: ‘completed, partially completed or follow-up action to be launched’.
(66) Paragraph 1.76 of the Annual Report concerning the financial year 2002.
(67) Actions Nos 1 ‘Research programmes’, 4 ‘Structural Funds’ (shared management), 5 ‘Human resources’ (reform), 7 ‘Management Information Systems’, 12 ‘Shared management’, 14 ‘Human resources’ (recruitment), 16 ‘Accounting framework’ and 17 ‘Core financial Information systems’.
(68) Actions Nos 9 ‘Internal control procedures, in particular financial procedures’ and 15 ‘Training’ (financial management).
(69) Actions Nos 2 ‘External actions’ and 18 ‘Action plans’.
(70) Standards Nos 11 ‘Risk analysis and management’, 12 ‘Adequate management information’, 14 ‘Reporting improprieties’, 17 ‘Supervision’, 18 ‘Recording exceptions’, 20 ‘Recording and correction of internal control weaknesses’, 21 ‘Audit reports’ and 22 ‘Internal audit capability’.
(71) The Directorates-General for Economic and Financial Affairs, Agriculture, Education and Culture, Employment and Social Affairs, Fisheries, Regional Policy, Research, the Information Society, Enlargement, Budget, Personnel and Administration, Justice and Home Affairs, the Humanitarian Aid Office, the EuropeAid Cooperation Office, Eurostat and the Internal Audit Department.
(72) Communication to the Commission ‘Self-assessment of the readiness of Services to be compliant with the internal control baselines by 31 December 2003’ (SEC(2003) 1287 of 26 November 2003).
(73) Information note by Mrs Schreyer ‘concerning the readiness of Commission departments to comply with the minimum requirements of the internal control standards by 31 December 2003’ (SEC(2004) 250 of 27 February 2004).
(74) SEC(2003) 1287 of 26 November 2003.
(75) SEC(2003) 1469 of 19 December 2003.
(76) Paragraphs 1.68 to 1.74 of the Annual Report concerning the financial year 2002.
(77) E.g. the Directorates-General for Competition, Environment, Internal Market, Press and Communication, Interpretation, Trade, Energy and Transport, the Legal Service and the Group of Policy Advisers did not provide the performance indicators proposed by the guidelines.
(78) Paragraph 1.110 of the Annual Report concerning the financial year 2002.
CHAPTER 2
Budgetary management
TABLE OF CONTENTS
Introduction
General observations
Increase in budget
92 % spending rate for payments
Reduced and better managed surplus
More realistic carryover of appropriations from year to year
Outstanding commitments continue to increase
Specific observations
Community revenue
Agriculture
Structural operations
Increase in outstanding commitments
Internal policies
External actions
Pre-accession aid
Administration
Conclusions and recommendations
THE COURT'S OBSERVATIONS |
THE COMMISSION'S REPLIES |
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INTRODUCTION |
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GENERAL OBSERVATIONS |
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Increase in budget |
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92 % spending rate for payments |
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Table 2.1 — Implementation of the 2003 budget by financial perspective heading
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Reduced and better managed surplus |
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Table 2.2 — Composition of surplus 2003 (and 2002)
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Table 2.3 — Underspending 1999 to 2003
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More realistic carryover of appropriations from year to year |
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After the carryover, the amount of payment appropriations on the budget for the settlement of final claims for the 1994 to 1999 programme period was in line with the Member States' forecasts of the payments they would claim on the commitments outstanding. The budget turned out to be more than required for two reasons. First, the forecasts underestimated the amount of commitments that would not be claimed and would have to be decommitted. In the event, some EUR 2,8 billion of commitments were decommitted in 2003 in addition to the EUR 3,5 billion paid. Secondly, the closure documents (most of which were received just before the deadline of 31 March 2003) were of uneven quality, requiring clarifications and further work by Member States in many cases and delaying closure in these cases until 2004. |
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Outstanding commitments continue to increase |
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The overlap of programme cycles for multiannual programmes tends to smooth the pattern of payments over time. For example, at the beginning of a new Structural Fund programme, period payments made in respect of programmes of the previous period normally compensate for the still lowlevel of payments under current programmes before they reach cruising speed. This compensatory effect was less marked during the changeover from the 1994 to 1999 to the 2000 to 2006 periods, mainly because of the changeover in the payments system between the two periods from an advance-based to a reimbursement-based system. The Commission refers to its communication of 20 September 2002‘Evolution of budgetary execution of the Structural Funds, in particular outstanding commitments (RAL)’ (COM(2002) 528 final). |
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Table 2.4 — Change in balance of outstanding commitments 2003
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For differentiated expenditure the balance of outstanding commitments represents around 2,5 years of payments at the current spending rate. At a similar point during the previous financial perspective period (1996) the value of outstanding commitments on differentiated expenditure was 47,9 billion euro, representing just under one-and-a-half years of payments at the then spending rate. |
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SPECIFIC OBSERVATIONS |
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Community revenue |
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Agriculture |
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Structural operations |
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Increase in outstanding commitments |
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Internal policies |
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External actions |
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Pre-accession aid |
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Overall spending rates in 2002 were low chiefly because Poland, Romania and Hungary, which together account for 70 % of the total Sapard budget, did not receive the Decision conferring management of aid (itself conditional upon the establishment of sound administrative and control systems by the national authorities) until the second half of that year. Payments made and payment applications received by the Commission as at 1 July 2004 amounted to EUR 688,7 million (32 % of available funds for the 2000 to 2003 period) of which EUR 429,6 million have been transferred to final beneficiaries. The implementation of Sapard has now reached cruising speed. |
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In pre-accession aid as in other budget areas, commitments in the budget are predetermined by the conclusions of the Berlin Council 1999 and the related Interinstitutional Agreement. Annual commitments are then made (for Sapard in the decisions authorising signature of each annual financing agreement) which give rise to a global commitment of the appropriations in the Community budget. Consequently, the level of outstanding commitments (the difference between total available commitments and payments made) is not solely a function of future payments but also a result of administrative steps, predetermined by the relevant regulations. Payments are made upon receipt of eligible claims, where the beneficiaries have to demonstrate that eligible project expenditure has been incurred. The ratio of outstanding commitments to payments will continue to fall as payment rates improve. |
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Administration |
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CONCLUSIONS AND RECOMMENDATIONS |
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At authorising officer level, priority is given to safeguarding the availability of payment appropriations to be able to meet, at due date, all payment obligations. The need to safeguard the availability of appropriations is also partly due to the time-consuming procedures for transfers and supplementary budgets, which require the approval of the budgetary authority. For the Structural Funds, by far the biggest source of aggregate under-implementation and/or over-budgeting in the last years, the payment budget has been based on Member States' forecasts, with a substantial downward adjustment due to the Commission's own estimates, as well as a need for an overall budgetary rigour, capping the annual growth of the payment budget. The past substantial forecasting uncertainties for the Structural Funds have been, to a large extent, related to the closure of the 1994 to 1999 programmes with unexpected large under-utilisation of the programme allocations by Member States. However, within the above constraints, the Commission is looking at possibilities to reduce the aggregate over-budgeting of the past years. One possibility is to shorten the time span — and thereby the uncertainties — between the payment forecast, budget decisions and implementation. This can be done by revising forecasts during the budgetary procedure, before the budget is finally approved, however, only within the limits of the Financial Regulation. A second possibility is to make an active use of the ‘early warning system’, i.e., the annual budget implementation plan andits monitoring and revision, involving an amending budget which reduces payment appropriations (as happened in 2003 for the Structural Funds). A third possibility is to enhance payment forecasts and their monitoring, one example being the efforts to improve the Member States' forecasts for the Structural Funds. |
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For the Structural Funds, which account for the bulk of the ‘RAL’, the risk of an overhang that is difficult to manage in terms of settling payments at the end of the current programme period has been reduced, compared to the past, by the ‘n+2’ rule, which in effect involves closing annual commitments continuously during implementation some three years after they were entered in the budget. The ‘n+2’ rule should result in a stabilised level of outstanding commitments over the next few years, absorbing also the EUR 95 billion of legal commitments referred to by the Court as they fall due. A ‘RAL’ for the 2000 to 2006 period of 2,3 times current annual payments (see paragraph 2.34) is in line with the Commission's forecast. The Commission refers to its ‘RAL’ communication of September 2002 (see paragraph 2.16) and to the joint declaration on the liquidation of old and ‘potentially abnormal’ commitments (see paragraph 2.21). |
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As in 2003 for the recommendation of inserting a section on own resources, the Commission is ready to follow this recommendation. It is willing in the next Budgetary and Financial Management Report to provide information on the cumulative state of implementation of the most important Community programmes, as well as the use of commitments and payments at different levels to the extent that this information is available to the Commission, as recommended by the Court. As this will require establishing new sources of information, it will take some time to fully implement the Court's recommendation. |
(1) See Annex I for further background information on the budget.
(2) http://europa.eu.int/comm/budget/infos/publications_en.htm.
(3) Adopted by the European Parliament on 19 December 2002 (OJ L 54, 28.2.2003).
(4) Source: General budget of the European Union for the financial year 2003 — The figures, paragraph 3.
(5) Subsequent amending budgets brought the commitment appropriations to 2,5 billion euro and payment appropriations to 10,4 billion euro below the ceilings.
(6) Budget finally adopted by the European Parliament on 19 December 2002 (OJ L 54, 28.2.2003).
(7) Budget appropriations amended after taking into account amending budgets and transfers, and including appropriations carried over from 2002, appropriations resulting from the contributions by third parties and other revenue corresponding to a defined purpose, and appropriations made available again.
Source: 2003 annual accounts.
(8) The surplus is not a reserve which can be used in future years. Unused payment appropriations are in most cases cancelled and ‘lost’.
(9) Includes the cancellation of 2 074 million unesed credits brought forward (309 million euro in 2002).
(10) Amending budgets 6/2003 and 7/2003.
(11) Amount carried over includes 1 044 million euro in respect of third party earmarked revenues for which the usual cancellation rules for carry-overs do not apply (684 million euro in 2002).
(12) Adjustment for earmarked revenue received but not budgeted for. No adjustment necessary in 2002 due to different budgeting procedures.
(13) Sundry elements mainly related to re-used credits carried forward and EFTA contributions.
Source: 2003 annual accounts.
(14) Paragraph 2.10 of the Court's 2002 Annual Report.
(15) Gross underspending on payment appropriations for the year and appropriations brought forward.
Source: Annual accounts 1999 to 2003.
(16) Paragraph 2.11.
(17) Paragraph 2.26.
(18) Subject to certain conditions such as a final date for implementation set in compliance with the principles of sound financial management (Article 77 of the Financial Regulation) or specific measures such as the year n+2 rule in respect of the Structural Funds (see paragraph 2.35).
(19) Expenditure on structural operations, internal policies, external actions and pre-adhesion aid.
(20) Notwithstanding the annual commitments to be made in the other budgetary areas over the period.
(21) Up to the end of 2008 for payments in Member States, until 2010 for final payments by the Commission (COM(2002) 528 Final of 20.9.2002).
(22) Structural Funds 2000 to 2006; Sixth framework programme for research and technological expenditure — 2002 to 2006.
(23) Defined as commitments for which no payments have been made for the last two years, and commitments that have been in the budget for at least five financial years.
(24) The VAT resource is derived from the VAT base which is defined as the total value of goods and services liable to VAT according to the 6th Directive. This base is capped so that it will not exceed 50 % of GNI in each country. If GNI falls then so does the VAT resource.
(25) Including amounts carried over from 2002.
(26) Unlike in 2002, when there was a significant underspending on rural development: paragraph 2.19, Court's 2002 Annual Report.
(27) As reported in paragraph 2.26 of the Court’s 2002 Annual Report delays were experienced by the Commission in closing programmes due to most claims being received close to the deadline (31 March 2003) and the often incomplete nature of those claims, leading to the significant risk that payments could only be made in 2004. The Commission’s forecasts did not take the possibility of these delays sufficiently into account.
(28) Paragraph 2.24.
(29) Article 32(3) of the general provisions of the Structural Funds requires that Member States ensure, as far as possible, that applications for interim payments are presented to the Commission in batches three times a year, with the last application being no later than 31 October.
(30) At 2003 prices.
(31) 8,4 billion euro was retained as a performance reserve, and 1,1 billion euro for technical assistance and innovative measures were not pre-allocated.
(32) See off-balance-sheet commitments in the annual accounts: item 5 of contingent liabilities.
(33) See paragraphs 2.32 and 2.33 of the Court's 2002 Annual Report.
(34) Instrument supporting sustainable agricultural and rural development in the central and eastern Europe Member States and candidate countries.
(35) Instrument supporting economic and social cohesion in the applicant countries, particularly in the fields of the environment and transport.
(36) The same for both commitments and payments as the administrative expenditure is non-differentialed.
(37) A similar frontloading exercise occurred in respect of the 2002 financial year involving the 2001 budget.
CHAPTER 3
Own resources
TABLE OF CONTENTS
Introduction
Specific assessment in the context of the Statement of Assurance
Traditional own resources
Introduction
Evaluation of supervisory systems and controls
Commission supervisory systems and controls
Supervisory systems and controls in Member States
Results of controls carried out on customs declarations and national accounting systems
Amounts established but not yet made available to the Commission (B accounts)
Work of other auditors
VAT/GNI own resource
Introduction
Evaluation of supervisory systems and controls
Commission supervisory systems and controls
Delays in payment and submission of data relating to VAT and GNI own resources
Results of controls carried out on the corrections and compensations in the VAT statements produced by Member States
Observations
Annual activity reports and declarations of the Directors-General
Conclusion and recommendations
Own resources preparedness of the acceding countries
THE COURT'S OBSERVATIONS |
THE COMMISSION'S REPLIES |
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INTRODUCTION |
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Table 3.1 — Revenue for the financial years 2002 and 2003
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SPECIFIC ASSESSMENT IN THE CONTEXT OF THE STATEMENT OF ASSURANCE |
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Traditional own resources |
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Introduction |
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Evaluation of supervisory systems and controls |
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Commission supervisory systems and controls |
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Supervisory systems and controls in Member States |
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Agricultural tariff quotas |
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The Commission is currently examining the regulations and systems relating to tariff quotas and import/export licences, with a view to making appropriate simplification proposals. It is intended that the implementation of AMIS-Quota, together with the outcome of the simplification study, will provide a positive response to the problems raised by the Court. As far as monitoring is concerned, since 2001, 64 quotas concerning agricultural products have been transferred to the ‘first come, first served’ system with the aim of facilitating the management and corresponding monitoring. |
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The Commmission will remind Member States of the necessity of making the information avalaible to those customs offices responsible for verifying the licences. |
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In the beef sector the requirements (4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35) as to who can apply for the quota have been tightened. Proofs must be presented of independent activity by the importer, coupled with a high security to be forfeited where appropriate documents are not produced. |
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Customs controls over imports under preferential trade arrangements |
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The Commission intends to ensure proper follow-up of the Director General's reservation. |
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Customs controls on importation |
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Subsequent verification |
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In recent years the Commission has paid attention during its inspections of traditional own resources to the proper selection and prompt follow-up of verifications on the basis of reasonable doubt. The Commission notes that the Court's examination of this area appears to indicate that these efforts have been largely successful. The Commission has been assured by Spain and the United Kingdom that procedures are now in place to request occasional verifications on a random basis and will encourage Belgium to tackle the level of non-response noted by the Court. |
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Customs control strategy |
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Customs surveillance of arrivals of goods at ports |
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Time limits on temporary storage |
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Results of controls carried out on customs declarations and national accounting systems |
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Amounts established but not yet made available to the Commission (B accounts) |
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Work of other auditors |
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VAT/GNI own resource |
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Introduction |
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Evaluation of supervisory systems and controls |
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Commission supervisory systems and controls |
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Delays in payment and submission of data relating to VAT and GNI own resources |
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Making use of systematic monitoring and rigorous follow-up action, the Commission seeks to ensure that Member States respect Community rules for own resources payments. |
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The Commission has recently increased pressure on Member States to respect the deadlines, even if in practice control work has not been significantly hampered by these mostly minor delays. |
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Results of controls carried out on the corrections and compensations in the VAT statements produced by Member States |
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Observations |
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Presentation and use of methodologies and data |
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Management of reservations |
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Annual activity reports and declarations of the Directors-General |
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Conclusion and recommendations |
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OWN RESOURCES PREPAREDNESS OF THE ACCEDING COUNTRIES |
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The Commission tasks needed in the customs IT field to prepare the EU enlargement were completed well in advance of the deadline. The Commission has provided active support to the countries concerned in the development and testing of the customs IT systems. Since enlargement no problems have been experienced with interconnectivity between the customs IT systems and the Commission's systems and all the new Member States have provided the obligatory traditional own resources accounting statements on time. The Commission will be visiting every new Member State during the last four months of 2004 to examine the procedures and systems actually in place and to evaluate the timeliness and accuracy of their accounting for traditional own resources. |
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(1) These figures are presented net of the collection expenses of 2002 (3 725,6 million euro) that were brought to account in 2002 under Chapter 1 9. Under Article 42 of the new financial regulation the budget may not contain negative revenue. For 2003, therefore, both budget and actual figures for Chapters 1 0, 1 1 and 1 2 are net of collection costs, and Chapter 1 9 no longer exists.
(2) Chapter 2 0 appeared only in 2002, to permit the adjustment of collection expenses for traditional own resources from 10 % to 25 % that came into force during 2002 but with retroactive effect to 1 January 2001 (see the Court's 2002 annual report, paragraph 2.16).
Source: 2003 revenue and expenditure account.
(3) Contains surplus from previous financial year and miscellaneous revenue.
(4) Decision 2000/597/EC, Euratom of 29 September 2000 on the system of the Council European Communities' own resources (OJ L 253, 7.10.2000, p. 42); Council Regulation (EC, Euratom) No 1150/2000 of 22 May 2000 implementing Decision 94/728/EC, Euratom on the system of the Communities' own resources (OJ L 130, 31.5.2000).
(5) Article 6 of Council Regulation (EC, Euratom) No 1150/2000.
(6) Belgium, Denmark, Germany, Greece, Spain, France, Italy, the Netherlands, Austria, Portugal, Finland and the United Kingdom.
(7) Belgium, Denmark, Germany, Greece, Spain, France, Italy, the Netherlands, Austria, Portugal, Finland and the United Kingdom.
(8) Article 18 of Council Regulation (EC, Euratom) No 1150/2000.
(9) The Advisory Committee on Own Resources (ACOR), established by Article 20 of Council Regulation (EC, Euratom) No 1150/2000, consists of representatives of the Member States and of the Commission, and provides the channel for liaison between the Commission and the Member States on own resources matters. It examines questions concerning the implementation of the own resources system, as well as the estimates of own resources.
(10) The latest is document COM(2003) 345 final, Fourth report from the Commission on the operation of the inspection arrangements for traditional own resources (2000-2002).
(11) Articles 4(13), 4(14) and 37 of Council Regulation (EEC) No 2913/92 of 12 October 1992 establishing the Community Customs Code (OJ L 302, 19.10.1992, p. 1).
(12) At the time of the Court's audit there were about 950 quota measures in force.
(13) Article 30(4) of Commission Regulation (EC) No 1291/2000 of 9 June 2000 laying down common detailed rules for the application of import and export licences and advance fixing certificates for agricultthe system ofural products (OJ L 152, 24.6.2000, p. 1).
(14) Regulation (EC) No 954/2002 and (EC) No 780/2003.
(15) Green Paper on the future of rules of origin in preferential trade arrangements (COM(2003) 787 final of 18.12.2003).
(16) Belgium, Germany, Spain, France, Italy, the Netherlands, the United Kingdom.
(17) Article 85 of Commission Regulation (EEC) No 2454/93 of 2 July 1993 laying down provisions for the implementation of Council Regulation (EEC) No 2913/92 establishing the Community Customs Code (OJ L 253, 11.10.1993, p. 1), as last amended by Commission Regulation (EC) No 2286/2003 of 18 December 2003 (OJ L 343, 31.12.2003, p. 1).
(18) Article 94 of Commission Regulation (EEC) No 2454/93.
(19) See Communication of the Commission to the Council, the European Parliament and the European Economc and Social Commitee concerning a simple and paperless environment for Customs and Trade (COM(2003) 452 final, 24.7.2003).
(20) Invoice declarations are a simplified form of preference document, accepted as proof of origin for imports from certain countries (usually subject to limits on value), in place of certificates issued by official bodies. They consist of a statement using prescribed text, made by the exporter on the invoice or other commercial document. They are subject to subsequent verification in the same way as other proofs of origin.
(21) Belgium, Germany, Greece, Spain, France, Italy, the Netherlands, Portugal, Finland and the United Kingdom.
(22) Figures given are before deduction of collection costs (25 %).
(23) Opinion No 7/2003 on a proposal for a Council Regulation amending Regulation (EC, Euratom) No 1150/2000 implementing Decision 2000/597/EC, Euratom on the system of the Communities’ own resources.
(24) Proposal for a Council Regulation? proposed by the Commission on 7 July 2003, amending Regulation (EC, Euratom) No 1150/2000 of 22 May 2000 implementing Decision 2000/597/EC, Euratom on the system of the Communities’ own resources (COM(2003) 366 final — 2003/0131 (CNS)).
(25) See the Court's 2002 Annual Report, paragraph 3.12.
(26) The inspection visits are based on Council Regulation (EEC, Euratom) No 1553/89 of 29 May 1989 on the definitive uniform arrangements for the collection of own resources accruing from value added tax (OJ L 155, 7.6.1989, p. 9) and Council Regulation (EC, Euratom) No 1150/2000 of 22 May 2000 implementing Decision 94/728/EC, Euratom on the system of the Communities’ own resources (OJ L 130, 31.5.2000, p. 1).
(27) The VAT statement is a document drawn up by the Member States which must contain the data used to determine the VAT base. The VAT base constitutes the basis for the calculation of the VAT own resource and is required for the Commission's control (Articles 7 and 11 of Council Regulation (ECC, Euratom) No 1553/89).
(28) Taking into account the subdivision introduced by the Commission in 2003 the actual number of reservations is 85.
(29) See Annual Report for the financial year 2002, paragraphs 3.40-3.41 and 3.51-3.52.
(30) Article 19 of Council Regulation (EC, Euratom) No 1150/2000 provides for annual inspections of aggregates for errors in compilation and examination of calculations and basic statistics if necessary. Article 5(1) of Council Regulation (EC, Euratom) No 1287/2003 provides for verification of sources and methods used by Member States to calculate GNI.
(31) See Article 2 of Council Regulation No 1553/89 and Article 2 of Council Directive 77/388/EEC (Sixth Directive).
(32) The total absolute value of the corrections and compensations for the financial year concerned has been calculated as the sum of the positive and negative corrections to the VAT receipts, regardless of their signs, divided by each Member State's weighted average rate, plus the sum of the positive and negative compensations to the intermediate VAT base.
(33) The procedural framework for calculating and presenting corrections and compensations is largely laid down in Council Regulation (EEC, Euratom) No 1553/89 on the definitive uniform arrangements for the collection of own resources from value added tax and in an internal guide on the determination of own resources from VAT, drawn up by the Commission for the benefit of EU officials and the administrations of Member States.
(34) See Article 9(2) of Council Regulation (EEC) No 1553/1989.
(35) See paragraph 3.57 of the Annual report for the financial year 2002.
ANNEX 1
Own resources - Development of key observations
Observations |
Measures taken |
Measures to be taken |
Making available of own resources |
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Delays in making available of traditional own resources |
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The Court's examinations of the accounting and centralisation procedures for traditional own resources have from time to time shown that certain established entitlements were not made available to the Commission or were made available with significant delays. |
The Commission unit charged with the inspection activities provided for in the Regulation (Council Regulation No 1150/2000) acts on all cases of delay, and Member States are invited to pay default interest when appropriate. In the course of its regular inspections the unit has increased its emphasis on accounting matters, and systems problems have been addressed when found either by the Court or by the Commission. |
The Commission's actions are satisfactory. |
Amounts established but not yet made available |
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Content of the accounts |
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Entries in the B accounts contain errors including late and duplicated entries, incorrect amounts and entries that should have been made in the A accounts. |
The Commission unit charged with the inspection activities provided for in the Regulation (Council Regulation No 1150/2000) has devoted considerable resources to B accounts, and has reported on the problems found, but in several Member States systematic problems remain. |
Certain Member States need to devote resources to improving the bookkeeping systems concerned. |
ANNEX 2
Supervisory systems and controls
Area: Own resources
System: Traditional own resources and VAT/GNI resources
Aspects of the Commission supervisory system |
Traditional own resources |
VAT |
GNI |
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Conception |
A |
A |
A |
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Practical transposition in procedural stages
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A |
A |
A |
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Actual operation
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A |
A |
B |
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Results
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A |
A |
A |
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Overall assessment |
A |
A |
A |
A Works well, few or minor improvements required.
B Works but improvements necessary : more direct verification of GNI data required.
Notes: - The supervisory systems predate the Commission's reform.
- The assessments are based on detailed review of the monitoring units and of their reports.
CHAPTER 4
The common agricultural policy
CONTENTS
Introduction
Specific assessment in the context of the Statement of Assurance
Scope of the audit
Work of the certifying bodies
IACS
Post-payment checks under Regulation (EEC) No 4045/89
The Court's sample of transactions
Annual Activity Report of the Director-General for Agriculture
The Court's assessment of areas of CAP spending
Area aid schemes
Animal premium schemes
Subsidies paid on the basis of quantity produced
Rural development
Other expenditure
Conclusion
Recommendations
Clearance of accounts
Introduction
Financial clearance decision for 2003
Audit opinions of certifying bodies
Analysis of the work of certifying bodies
The Commission's decision
Conformity decisions taken in 2003
Adequacy of corrections
24 months rule
Time taken to make corrections
Clearance of accounts decisions in recent years
The Court's conclusions
Financial clearance decision
Conformity decisions
Follow-up to previous observations
Export refunds — destination and placing on the market
Support scheme for olive oil
Principal observations in Special Reports
Evaluation of farm incomes by the Commission
Management and supervision by the Commission of control measures and expenditure relating to foot-and-mouth disease
Recovery of irregular payments under the common agricultural policy
The introduction of a system of identification and registration of bovine animals (SIRB) in the European Union
Sound financial management audit of the common organisation of the market in raw tobacco
THE COURT'S OBSERVATIONS |
THE COMMISSION'S REPLIES |
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INTRODUCTION |
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SPECIFIC ASSESSMENT IN THE CONTEXT OF THE STATEMENT OF ASSURANCE |
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Scope of the audit |
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Work of the certifying bodies |
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IACS |
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Annexes 2 and 3 set out further details of the Court's findings. |
The Court correctly states that the information supplied by Member States is not always fully correct, or presented in the timely fashion required by the governing legislation, in which case the Commission ensures prompt follow-up and revision in the framework of the clearance of accounts. In the case of Niedersachsen revised information has been provided. |
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While acknowledging that more detailed statistical information supplied by the Member States could provide a more secure environment, the benefits would be subject to ‘diminishing returns’ and there is a clear need to simplify administrative procedures. |
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Post-payment checks under Regulation (EEC) No 4045/89 |
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A further 33 % of the planned scrutinies were indicated as ‘ongoing’; the fieldwork for most of these had been already performed, and either the report remained to be finalised or a reply was awaited to a mutual assistance request made to another Member State. A deadline of up to six months is permitted for replies to mutual assistance requests. |
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Moreover, implementation of Regulation (EEC) No 4045/89 is also evaluated in the field of export refunds, the largest area of expenditure covered by the regulation. The recent audit enquiries on differentiated refunds, prefinancing and origin each included an assessment of the contribution made by Regulation (EEC) No 4045/89 scrutinies to addressing the specific risks involved. |
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In the course of 2004 the Commission services implemented significant improvements in the monitoring and control of this aspect through formal letters to several Member States aiming in particular to improve the risk analysis proposed. |
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The Court's sample of transactions |
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Annual activity report of the Director-General for Agriculture |
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Among these control systems, the annual activity report of DG AGRI for 2003 provides information in particular about the clearance of accounts systems in place, the clearance decisions made by the Commission during the year and it quantifies the conformity decisions. There is an explicit effort made to keep the report relatively short and therefore not all items are reported on specifically. As the Court indicates, DG AGRI could consider adopting a broader approach in its future annual activity reports, including a more comprehensive description of the elements on which the assurance of the authorising officer by delegation is based. |
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The Court's assessment of areas of CAP spending |
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Area aid schemes |
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As noted by the Court, the overall figures are influenced by the greater use of remote sensing in risk-based inspection in mainly Finland, France, Ireland and United Kingdom. The IACS Regulation has been amended as regards risk analysis, especially in introducing an obligation for Member States to review annually the efficiency of the risk factors used. |
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Table 4.1 — Area aid, forage areas and other crops — Results of IACS field inspections and remote sensing in 2002, relating to claims paid in 2003
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Animal premium schemes |
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Table 4.2 — IACS inspections for suckler cow premium — Results of on-the-spot checks in 2002, relating to claims paid in 2003
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Subsidies paid on the basis of quantity produced |
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If these control mechanisms do not operate effectively there can be no assurance on the accuracy of payments made. |
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Table 4.3 — Olive oil inspection agencies: checks on mills (2001 to 2002), relating to claims paid in 2003
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Table 4.4 — Olive oil inspection agencies: checks on producers (2001 to 2002), relating to claims paid in 2003
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Rural development |
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Other expenditure |
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As for the veterinary measures in France, the problem highlighted by the Court concerned the late submission of the request for the financial contribution. The late request was exceptionally accepted as priority was given to the eradication of TSE. The late submission was acknowledged and regularized in the corresponding Commission Decision concerning the financing of the TSE programs submitted by all the Member States, and therefore in the Commission's view does not constitute an error. |
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Conclusion |
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Recommendations |
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In its efforts to improve the IACS, the Commission has amended the IACS Commission Regulation in January 2004 as regards risk analysis, especially in introducing an obligation for Member States to review annually the efficiency of the risk factors used. |
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CLEARANCE OF ACCOUNTS |
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Introduction |
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The Court examined how these arrangements functioned in 2003. |
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Financial clearance decision for 2003 |
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Audit opinions of certifying bodies |
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Table 4.5 — Paying agencies by expenditure declared in 2003
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Analysis of the work of certifying bodies |
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Audit of expenditure |
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As far as the limited level of compliance testing is concerned, the Commission makes its clearance proposal taking into consideration the whole work performed by the certifying body. Finally, with regard to the questions of the limited audit evidence and supervision, the Commission will insist on the need to ensure that both aspects receive sufficient attention by certifying bodies (in particular when audit firms are appointed to perform all or part of the audit work). |
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Debtors |
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The Commission continues to closely supervise this issue, and four visits to Member States have been organised for the second half of 2004. |
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The Commission's decision |
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Conformity decisions taken in 2003 |
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Adequacy of corrections |
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The Commission considers that it has fully and correctly applied its guidelines on fixing the levels of financial corrections, and must stress also its legal obligation to accurately assess the real risk to the Fund. The Commission maintains that the rates of financial correction imposed in the concerned cases were justified. |
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It is true that Greece had neither an olive cultivation register, operational computerised files or an olive cultivation GIS (compulsory from 1998/99), but she did make the alternative checks specified in the rules for cases where there was no GIS and imposed penalties when incorrect declarations were found. There were also checks on mills and on abnormally high yields. These factors led the Commission to maintain a 5 % correction rate for the marketing years in question. |
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24 months rule |
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Time taken to make corrections |
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Clearance of accounts decisions in recent years |
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The Commission has applied itself to reducing the backlog and the oldest cases still open were given particular attention when the 2004 work programme for auditing agricultural expenditure was drawn up. |
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Table 4.6 — Corrections in clearance of accounts decisions in respect of budget years 1991-2003
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The Court's conclusions |
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Financial clearance decision |
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The postponement of the clearance allows the Member States to provide additional information and in some cases to perform certain tasks requested by the guidelines which were not finalised by the regulatory deadline of 30 April. Once these matters are addressed by the Member States the Commission should be in a position to clear the disjoined accounts. The Commission continues to make efforts to clear the backlog of cases from the 2001 and 2002 exercises. It expects to clear the accounts for the four paying agencies disjoined for 2001, plus more than half of the paying agencies disjoined for 2002. |
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Conformity decisions |
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FOLLOW-UP TO PREVIOUS OBSERVATIONS |
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Export refunds — destination and placing on the market |
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However, following the Court recommendation, procedures for approval of supervisory companies have been reinforced (see Commission Regulation (EC) No 1253/2002 OJ L 183, 12.7.2002, p. 12)). |
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The Commission has reacted where appropriate to remedy the weaknesses identified in the Court's special report. An action plan was defined and has been implemented. The Commission believes that with the measures taken, the management of the risks involved has significantly improved. |
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Support scheme for olive oil |
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The achievement of the objectives is assessed by the Commission as part of the ongoing management and monitoring of the implementation of the CMO. Council Regulation (EC) No 864/2004 foresees that the Commission shall, before 31 December 2009, provide the Council with a report on the situation among others of this sector, accompanied, if appropriate, by proposals for amendments. |
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The purpose of this aid is to contribute to the maintenance of olive groves of environmental or social value. It will be granted per hectare of olive grove, whether or not in production. For the granting of this aid variations in the number of trees registered on 1 January 2005 in the olive groves should not exceed 10 %. |
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The proposal was accompanied by additional provisions stipulating that from November 1st 2003, olive trees and corresponding areas not attested by a GIS or olive oil produced therefrom are not eligible for aid to be paid to olive producers. According to the information provided by the producer Member States to the Commission, the GIS is largely operational to check the aid payments for the marketing year 2003/04, and its role in the practical implementation of the reform will be verified in due course in the framework of the clearance of accounts procedure. |
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The Commission accepts the Court's recommendation and as in the past will continue to verify that checks are made correctly and uniformly. |
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PRINCIPAL OBSERVATIONS IN SPECIAL REPORTS |
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Evaluation of farm incomes by the Commission |
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The economic accounts for agriculture are continuously and closely monitored for accuracy and comparability by the Working Party ‘Agricultural accounts and prices’ and more specific controls such as the inventories. This is why the quality of the income statistics produced under the EAA has always been considered satisfactory. In addition, although the choice of sources of data is left to the Member States depending on the specific structure of their agricultural sector and their statistical system, this has little impact on the quality of the EAA data.It is in fact not the harmonisation of data sources but the harmonisation of definitions and principles of data extraction which guarantees the harmonisation of the EAA data among Member States and contributes to their quality. Finally, studies have shown that the multiplicity of data sources makes accuracy indicators very difficult to establish and complex to interpret for such statistics as national accounts and accounts for agriculture. The statistics on incomes of agricultural households do not benefit from the same degree of quality, homogeneity and updating as the FADN and the EAA. A taskforce to develop and improve these statistics was set up in 2003 in collaboration with the FAO, the OECD and UN/EEC. |
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The statistics of the EAA and of the FADN have for many years provided very useful, reliable and relevant information on the incomes generated by agricultural activity. This information has proved very important for the monitoring, evaluation and design of the common agricultural policy. So far these figures on income from agriculture could be regarded as relatively reliable estimates of farm households' income to the extent that the latter draw the major part of their income from farming. The socio-economic developments in the agricultural sector and recent changes in agricultural policy (in particular as regards rural development) may well require more detailed figures on farm income. Although reliable statistics on the income of agricultural households already exist in a considerable number of Member States, it would be worth making a study of the feasibility and cost of statistics that measure the standard of living of the farming population across all the Member States of the Union. The financial situation and income levels of farming undertakings and in the agricultural sector generally will continue to be the subject of regular monitoring on the basis of FADN and EAA data, the harmonisation and consistency of which will need to be strengthened through increased collaboration among the various services concerned. |
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Management and supervision by the Commission of control measures and expenditure relating to foot and mouth disease (3 4 5 6 7 8 10 11 14 16 17 18 19 20 21 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70) |
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While banning prophylactic vaccination for technical and economic reasons, the Directive introduced contingency planning for FMD and a system of antigen reserves to cater for the possibility of emergency vaccination, and modified other animal health legislation in order to prevent the spread of the disease. |
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This strategy has since been supported by Member States, the European Parliament and the relevant industries. It is science-based, operates on established international standards and balances the risk of virus introduction with the technical and economical possibilities to react to the occurrence of the disease. Furthermore, the Commission feels that, although this strategy is not formally updated, it incorporates enough regular scientific information to be operational (3 4 5 6 7 8 10 11 14 16 17 18 19 20 21 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70). As far as an assessment of the Commission's action before the crisis is concerned, the report of the British National Audit Office on FMD notes under 9c: ‘if contingency plans were not sufficient to deal with an outbreak on this scale, it is unrealistic to expect that any could have coped with all the problems and difficulties that arose or that the authorities could have forecast the unprecedented nature of the 2001 outbreak’. Whilst at the time of FMD crisis in 2001 not all measures in preparation were ready for implementation, due credit or acknowledgement as regards the progress which has been achieved by the Commission since the establishment of the single market in 1993 is not given in the present report. |
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The Commission's veterinary inspection services carried out missions in Member States in relation to the implementation of Community legislation with regard to control measures for major epidemic diseases.
FMD is an exotic disease as regards the Community. In order to prevent the introduction of the virus, the Commission has established a system of import conditions and controls. In addition, the Commission in cooperation with international organisations supports neighbouring countries in their efforts to control and eradicate the disease. The provisions of Directive 85/511/EEC together with specific measures adopted by Comitology facilitated the eradication of FMD in 2001.
There were strict rules in place before the 2001 outbreak. Some of these provisions were reinforced during or shortly after the 2001 crisis.
In 1980 feeding of swill to pigs was prohibited, unless such swill was collected, processed and provided under specific conditions authorised and controlled by the competent authorities.
The inspection of the implementation of the approved contingency plans had started before the crisis.
Identification of small ruminants allowing the tracing of the holding of origin was already regulated by Directive 92/102/EEC.
The ANIMO system was very useful for the initial tracing of animals that had been dispatched from the UK to other Member States during a period of three weeks preceding the detection of the first outbreak. The problems encountered relate to primarily to the rapid movement and re-certification of fattening sheep.
Movement restrictions imposed in accordance with Community and national legislation on disease control measures must be enforced by the Member State concerned. The Commission's response and the decisions taken during the crisis were deemed to be prompt and appropriate. The Commission invites the Court to consider the declarations of the Council during the crisis, as well as the conclusions of the International Conference on the prevention and control of FMD held on 12 and 13 December 2001 in Brussels. Furthermore, the European Parliament's Resolution of 17 December 2002, which endorses the modified report mentioned in footnote (3 4 5 6 7 8 10 11 14 16 17 18 19 20 21 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70), acknowledges in paragraph 53: ‘The Commission responded to the crisis immediately and took the necessary decisions. In the course of the crisis, it promptly adapted and documented its decisions on the basis of the opinions of the standing committee in the light of the events. No shortcomings have been identified in the Commission's management of the crisis. The high quality of the Commission's work in controlling the crisis has also been expressly stressed by the national veterinary authorities of Member States concerned’. |
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However, the Commission took care to harmonise the conditions for Community reimbursement of Member States, under which the amounts presented by the Member States were reduced by EUR 583 million (of a total of 1 051 million). |
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From the veterinary point of view, it is important to note that: First of all, there is no alternative to the system of notification of diseases. The EU standards comply with international standards; Secondly, livestock holdings are under veterinary supervision and this supervision is being increased by stricter requirements for animal welfare, on-farm investigations to ensure compliance with public health requirements (food-chain approach) and in the context of disease eradication or control programmes. Finally, the Commission has taken a number of measures to strengthen further controls on the movement of animals. Community legislation on animal health in general and disease control measures in particular allows the Member States to implement the most appropriate measures for rapid eradication of the disease concerned. The measures laid down are minimum measures that may be or in other cases must be supplemented according to the epidemiological situation. The Commission wishes to point out that a large part of the overall costs of an epidemic, including all indirect costs, is borne by the affected Member State. |
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By placing more emphasis on emergency vaccination in the event of major epidemic diseases (CSF, bluetongue, AHS, FMD) Community legislation provides for the instruments to limit the direct costs of disease control measures. Decision 90/424/EEC provides a sensible incentive for producers to notify animals showing suspicious clinical signs at the earliest opportunity (see also 92). In addition, there are penal measures to be taken by Member States in cases of non-compliance with control measures. In agreement with the request of the European Parliament, the Commission launched a study on existing compensation schemes in Member States and received the final report in October 2003. As a matter of follow-up and based on dedicated budget arrangements, a further study should provide exact expert estimates and calculations to carry out an impact assessment. These will be discussed with the Chief Veterinary Officers in September 2004 and will be presented to the International Conference on the prevention and control of infectious animal diseases in December 2004. Guidelines on the nature and scale of eligible expenditure are currently being adopted in order to clarify the financial framework and reduce the risks for the Community budget. |
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Recovery of irregular payments under the common agricultural policy |
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In order to facilitate exploitation of the information notified to the Commission, the Community legislation contains a detailed list of the information to be provided, in particular the provision which has been infringed, the amounts in question, the practices used to commit the irregularity, and the natural or legal persons involved (3 4 5 6 7 8 10 11 14 16 17 18 19 20 21 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70). Member States have the obligation to prevent and deal with irregularities and to recover amounts lost as a result of irregularities or negligence (3 4 5 6 7 8 10 11 14 16 17 18 19 20 21 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70). Regulation (EEC) No 595/91 provides for the communication of all irregularities above EUR 4 000 to the Commission, meaning that all behaviour, intentional or not, that results in the infringement of a provision of Community law has to be communicated. The Commission has taken different initiatives in order to ensure that cases should be identified as a fraud or an irregularity. The mutual notification and information system thus established is the concrete expression of the mutual duties of sincere cooperation arising from Article 10 of the EC Treaty (3 4 5 6 7 8 10 11 14 16 17 18 19 20 21 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70), on which the Commission's antifraud strategy, defined in July 2000 (3 4 5 6 7 8 10 11 14 16 17 18 19 20 21 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70), rests. This partnership between the Commission and the Member States is also the guiding principle behind the provisions of secondary legislation. As the Council has stressed on a number of occasions, it is essential that the information supplied be consistent and of high quality if the Commission is to make the best use of it in stepping up the fight against fraud and ensuring that cases are properly followed up (3 4 5 6 7 8 10 11 14 16 17 18 19 20 21 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70), at both national and Community level. The experience gained and the improvements realised will contribute to increasing the efficiency of the notification system and the reliability of the data. |
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The electronic database storing the bulk of communications of irregularities transmitted by Member States has been subject to a thorough quality check in 2003 by the Commission with the participation of Member States, which resulted in an improved internal consistency of the data while at the same time the figures were updated. The updated figures (see paragraph 30) outstanding at 31 December 2002 should read as follows: the total irregular payments reported since 1971 represent EUR 2 983 million. Of this sum, 603 million (20 %) have been recovered and 297 million have been written off (10 %). The amount still pending represents EUR 2 083 million (70 %). These figures include also the updates which the Commission received in the year 2003 and the financial impact of Commission Decision 2003/481/EC (EUR 75 million). |
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As regards inconsistencies, Member States have been informed of these and were asked to update these cases by sending digital updates. In meetings Article 280 Working group, Cocolaf and the Group ‘Irregularities and Mutual Assistance – Agricultural Products’ explanation and ‘training’ concerning ECR (Electronic Case Registry) database were given to Member States. In general it can be said that Member States have improved the reporting of irregularities, but not all obligations of Regulation (EEC) No 595/91 are completely complied with. As regards discrepancies, the Commission will continue its efforts to oblige Member States to respect all provisions of Regulation (EEC) No 595/91 in order to receive within the delays foreseen, fully reliable data which contain homogeneous information from all Member States. |
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The Commission is fully aware of the fact that the recovery rate in Member States is not optimal and has undertaken to improve it, in particular with the creation of the task force recovery. (see also answer to paragraph 4.118). Paying agencies and administrative bodies in charge of the recovery process in some Member States (Italy, Greece) have always claimed that they had to wait for the outcome of judicial criminal procedures before proceeding with the recovery whereas the choice of a recovery process through a civil or administrative procedure is in some cases possible and does not preclude the launching of a parallel criminal judicial procedure. Consequently the initial choice of the Member State (administrative procedure, civil procedure, criminal procedure) will have consequences on the recovery delay. For a limited number of Member States, administrative recovery procedures can be launched only after a final decision in the criminal judicial procedure if any, bearing in mind that the latter might take 15 years or more. In Italy, for the pre-1995 cases, 46 % were subject to a criminal procedure whereas this percentage represented 18 % only for the cases posterior to 1995, which could be explained that the Member State decide to take the necessary administrative steps as early as possible and as soon as there was a notification of the irregularity. In shared management, the Member State responsible is in direct contact with the debtors. The Commission is not in a position to write off debts. According to Regulation (EC) No 1258/1999 the Commission is legally obliged to exclude all expenditure from Community financing where that expenditure has not been executed in compliance with Community rules. Accepting compromise settlements and/or partial payments should be assessed on a case by case approach on the basis of national law and in conjunction with the criteria as laid down in Article 8 of Regulation (EC) No 1258/1999. |
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As regards the Court's observation on the absence of adequate criteria for deciding whether sums written off should be charged to the Member States or borne by the Community, the Commission wishes to point that it has developed throughout time and on account of the acquired experience applied four guiding principles and a number of procedural criteria documented in July 2002 (see also point 44). Since the creation of the Task Force Recovery in 2003, the Commission services have drawn up a list of detailed criteria with which all the cases are audited in order to have the amounts not recovered charged either to the Community or the Member State. |
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OLAF responsibility in matters of recovery action related to cases of fraud and irregularity includes the production of summary notes for each case containing a snapshot of the procedures performed and the reasoning behind the proposals for possible financial correction within the clearance of accounts procedure undertaken under the responsibility of the Directorate-General for Agriculture as Authorising Officer. The clearance procedure is conducted by the Directorate-General for Agriculture, but throughout its different steps, this DG is assisted by OLAF (see also point 4.121). The Commission always draws the legal consequences on the fraud proofing and control capability of the existing CAP regulations, taking on board in particular the follow-up recommendations of the Office. The Commission considers that the allocation of responsibilities between OLAF and the Directorate-General for Agriculture has been clearly defined: according to Annex 2 to the Communication of the Commission SEC(95) 249 of 10 February 1995 OLAF is responsible in matters of recovery on reported irregularities. Any decision to write off irrecoverable amounts has to be taken by the Commission via the EAGGF clearance of accounts procedure that is conducted by the Directorate-General for Agriculture, in which OLAF assists throughout its different steps. |
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Council Regulation (EC) No 1469/95 established, in the field of EAGGF Guarantee, a system for identifying economic operators who present a high risk for the Community Budget through a communication system via the Commission. After eight years of application of this Regulation, it appears that the number of communications is rather limited if not weak. The Commission has extensively discussed the matter in the framework of the Irregularities and Mutual Assistance/Agriculture products group and is committed to presenting a Second Report to the European Parliament and to the Council containing comprehensive assessment of the blacklist Regulation and suggested options for action. |
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The Commission has asked the Member States to undertake a tentative reconciliation of the ECR database with the data of table 105, bearing in mind that both sets of data will never coincide. Until now, first priority was to improve the quality of the data. The data of ECR database has reached now a level of reliability that it will be possible to compare the data. |
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The Commission is currently assisting Member States in this respect and is also considering an increase of the threshold from EUR 4 000 to 10 000 in order to reduce the dataflow and focus on the most important cases. The Commission has undertaken to bring forward draft proposals to modify (EEC) Council Regulation No 595/91 and Council Regulation (EC) No 1258/1999 to seek to remedy the weaknesses in reporting, recovery and write off of irregular CAP payments. The Commission considers that the allocation of responsibilities between OLAF and Directorate-General for Agriculture has been clearly defined: according to Annex 2 of the Communication of the Commission SEC(95) 249 of 10 February 1995 OLAF is responsible in matters of recovery on reported irregularities. Any decision to write off irrecoverable amounts has to be taken by the Commission via the EAGGF clearance of accounts procedure that is conducted by Directorate-General for Agriculture, in which OLAF assists throughout its different steps. Finally, regarding the suggested abolition of the Blacklist, the Commission while sharing the view of the Court that the system does not work well, thinks there is room for improvement of the scheme and would rather see the application of the tool by the Member States to be improved than simply abolished. There is certainly area for improvement, and the sheer existence of the regulation is designed to have a preventive impact which, admittedly, diminishes if not effectively applied. In this context, it is worth pointing out that clearance of accounts started to systematically include aspects regarding the application of the black list in its audits. |
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The introduction of a system of identification and registration of bovine animals (SIRB) in the European Union (3 4 5 6 7 8 10 11 14 16 17 18 19 20 21 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70) |
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The Commission has noted the shortcomings in the management of passports for bovine animals which are traded within the Community. According to Article 6 of Regulation (EC) No 1760/2000 of the European Parliament and of the Council, Member States ‘may issue a passport for animals from another Member State. In such cases, the passport accompanying the animal on its arrival shall be surrendered to the competent authority, which shall return it to the issuing Member State… In the case of death of an animal, the passport shall be returned by the keeper to the competent authority within seven days after the death of the animal. If the animal is sent to the slaughterhouse, the operator of the slaughterhouse shall be responsible for returning the passport to the competent authority’. The legislator, the Council and the European Parliament, laid down no detailed implementing rules on this issue. Since the adoption of the Regulation the Commission has provided clarification on this issue during discussions in several Commission working groups. It is the responsibility of Member States to have in place a national database for bovine animals and to ensure that the requirements are met. The database must contain up-to-date information on all bovine animals and all movements whereby the traceability is ensured. Furthermore with regard to the traceability of animals in intra-Community trade it should be noted that such animals must be accompanied by a health certificate in accordance with Council Directive 64/432/EEC, which includes information on the official individual identification of the animals concerned. |
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However, the Commission has acknowledged the need for precision of the deadline for notification by the keeper of births to the competent authority. To this effect a Regulation (EC) No 911/2004 — has been adopted which clarifies this issue. |
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In drafting IACS legislation and interpretations thereof, due care has been taken to ensure that aid reductions or exclusions are applied in proportion to the offence and only where appropriate. The Commission believes that regulatory controls should be as practical and efficient as possible, whilst providing the necessary financial safeguards. |
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Sound financial management audit of the common organisation of the market in raw tobacco (3 4 5 6 7 8 10 11 14 16 17 18 19 20 21 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70) |
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The Commission notes the extended list of key controls now proposed by the Court. However, the Commission defined the key controls to be carried out in the tobacco sector in 2001 and is of the opinion that they cover the essential controls laid down in the Regulation. |
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Article 26 of Regulation (EEC) No 2075/92 required the Commission to submit a report on the functioning of the common organisation of the market in raw tobacco to the European Parliament and to the Council before 1 April 2002. The Commission submitted the requested report (3 4 5 6 7 8 10 11 14 16 17 18 19 20 21 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70) in November 2002, seven months behind deadline. In the meantime, the Commission had employed an external evaluator to examine the CMO. This evaluation (3 4 5 6 7 8 10 11 14 16 17 18 19 20 21 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70) was available in October 2003. Furthermore, in preparation for a reform of the raw tobacco sector, the Commission carried out an extended impact assessment (3 4 5 6 7 8 10 11 14 16 17 18 19 20 21 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70) which was completed on 23 September 2003. |
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As regards possible financial corrections the Commission refers to the ongoing clearance of accounts procedure following the 2001 and 2003 audits. |
(1) Others: production, processing or consumption aid paid to producers or organisations of producers or processors and other measures.
(2) Intervention: public and private storage, fruits and vegetables withdrawal arrangements, compulsory and voluntary distillation.
(3) Belgium, Denmark, Germany, Greece, Spain, France, Ireland, Italy, Netherlands, Portugal, United Kingdom.
(4) Wholly unreliable: not performed or not covering a number of risks or eligibility conditions; wholly satisfactory: covering all key risks and eligibility conditions.
(5) According to Regulation (EEC) No 4045/89 ‘the programmes established by the Member States and forwarded to the Commission, shall be implemented by the Member States, if, within eight weeks, the Commission has not made known its comments’.
(6) The Director-General's declaration is drawn up in accordance with the Commission's charter of tasks and responsibilities of authorising officers by delegation, issued in 2004. This states that, for expenditure under shared management, the annual activity report should be related, not to the accounts of the year for which the activity report is produced, but to accounts for earlier years. Article 60 of the Financial Regulation however provides that ‘the authorising officer shall be responsible for ensuring that the requirements of legality and regularity are complied with (…) and shall report to his/her institution on the performance of his/her duties in the form of an annual activity report (…)’.
(7) Forage area comprises pasture and land devoted to production of fodder crops which are not subsidised on an area aid basis. Forage areas are used in the calculation of stocking density for animal premiums.
(8) The overall figures here may be influenced by the greater use of remote sensing in risk-based inspection (58 % of the area checked) compared to random inspections (50 % of the area checked) given that remote sensing appears, in general, to be less reliable. However, this factor cannot explain the lower error rate found for risk-based checks in Greece, Spain or Luxembourg.
(9) Amended figures following receipt of IACS inspection results for Greece.
NB 1: Remote sensing involves the use of satellite or aerial photography to check IACS application.
NB 2: Tests performed in year N are relevant to payments made in year N+1.
Source: DG AGRI - IACS 2000, 2001 & 2002 Statistics.
(10) For example, this year the Court's testing identified one claim by a farmer in Spain who had sought payment on a piece of land that was too densely planted with trees to be eligible for subsidy for arable crops. In 2002 the audit identified two payments where the error exceeded 20 % of the area claimed (in Greece and France). And in 2001 the Court also identified two declarations which were largely or wholly unfounded, involving protein crops in Italy, and maize production in Greece.
(11) Ireland, Italy, Austria and Finland all report no errors for extensification premiums. Overall results for this measure appear unreliable.
(12) This information is not available as Luxembourg failed to provide the Commission with their results.
NB 1: A claim is fully rejected when a difference greater than 20 % is found between the number of animals declared and that determined to be eligible, or when the difference is the result of irregularities committed intentionally.
NB 2: Tests performed in year N are relevant to payments made in year N + 1.
Source: DG AGRI - IACS 2002 Statistics, summarising inspection results provided by the Member States
(13) This information is not available as Luxembourg failed to provide the Commission with their results.
(14) The geographical information system links parcel identification, registers and aerial photographs to allow administrative checks on the number and location of olive trees.
(15) Portugal do not carry out summary checks.
Source: Annual Reports for 2001 to 2002 of the Greek, Spanish, Italian and Portuguese olive oil agencies.
(16) In 2001/ to 2002 the Greek olive oil agency recommended withdrawing approval for 149 olive mills and in 2000 to 2001 for 211 mills. In 2000 to 2001 the Sanction Commission of the Ministry of Agriculture considered 144 recommendations and implemented the recommendations in four cases. In 2001 to 2002 it considered 241 recommendations, withdrawing approval from five mills.
(17) Council Regulation (EEC) No 386/90.
(18) In cases of shared or decentralised management, in order to ensure that the funds are used in accordance with the applicable rules, the Commission shall apply clearance of accounts procedures or financial correction mechanisms which enable it to assume financial responsibility for the implementation of the budget in accordance with Article 274 of the EC Treaty and Article 179 of the Euratom Treaty; Article 53.5 of the Financial Regulation, Council Regulation (EC, Euratom) No 1605/2002 of 25 June 2002 (OJ L 248, 16.9.2002, p. 1).
(19) Article 3 of Commission Regulation (EC) No 1663/95 (OJ L 158, 8.7.1995, p. 6).
(20) The French certifying body also made reservations for material level of errors amounting to 13,8 million euro on the accounts of Ofival, Cnasea, Odeadom and SDE.
(21) Due to the 2003 droughts, five Member States (Germany, France, Italy, Luxembourg, Portugal) were authorised to make advance payments of 2004 aid to livestock farmers under specified schemes during the period 1 September to 15 October 2003. In total 501,4 million euro was made available for this purpose of which 225 million euro for France (Commission Regulation (EC) No 1621/2003 (OJ L 231, 17.9.2003, p. 7)).
(22) Accounts disjoined from the financial decision taken on 29 April 2004.
(23) The Court examined the reports and certificates of these 25 paying agencies in respect of which a sample of transactions was selected for testing.
NB: The exchange rates for Member States outside euro zone: Denmark: 7,428, Sweden: 9,1458, United Kingdom: 0,6842.
Source: Summary report of the Commission on the financial clearance of the EAGGF Guarantee Section accounts for 2003.
(24) For example, delegation of the authorisation function and/or the technical service; adequacy of the internal audit service.
(25) Materiality is defined for these purposes as 1 % of the value of the population from which the sample is taken.
(26) AGRI/24487/2000.
(27) Sweden, NAWAD (United Kingdom), Berlin, Hamburg, Niedersachsen and Bayern StMiLF.
(28) The results of this exercise have not been made available to the Court. The Commission has asked certifying bodies to pay particular attention to the risk of duplicate payments as part of their 2004 work.
(29) Commission Decision 2004/451/EC (OJ L 155, 30.4.2004, p. 129).
(30) The Court raised this issue in its Special Report No 22/2000 on evaluation of the reformed clearance of accounts procedure.
(31) Baden-Württemberg, Bayern Umwelt, Opekepe, SDE, Ofival, ONIC, Oniflhor, FIRS, Onivins and NAWAD.
(32) Commission Decisions 2003/102/EC (OJ L 42, 15.2.2003, p. 47), 2003/364/EC (OJ L 124, 20.5.2003, p. 45) and 2003/536/EC (OJ L 184, 23.7.2003, p. 42).
(33) The flat-rate corrections are applied as follows: 2 % when key controls are satisfactory but secondary controls are partly or totally ineffective; 5 % when key controls are executed but the number, frequency or rigour required by regulations is not respected, and the risk of loss to the Fund is significant; 10 % when one or more key controls do not operate making it impossible to determine the eligibility or regularity of a claim, with, as a result, a high risk of loss to the Fund.
(34) Article 28(2) and (3) of Commission Regulation (EC) No 2366/98 (OJ L 293, 31.10.1998, p. 50) states that alternative checks are required as long as the GIS is not complete and operational.
(35) Article 8 of Commission Regulation (EC) No 1663/95 (OJ L 158, 8.7.1995, p. 6).
(36) Proposal for a Council Regulation amending Council Regulation (EC) No 1258/1999 on the financing of the common agricultural policy (COM(2002) 293 final).
(37) 1999 was the first year in which the Commission took conformity decisions under the revised procedure for clearance of accounts introduced in 1996.
(39) Article 17 of Commission Regulation (EC) No 800/1999.
(40) Council Regulation (EEC) No 4045/89.
(41) 2 410th session of the Council of the European Union of 18 February 2002 and the Decision of the European Parliament of 10 April 2002 concerning discharge in respect of the implementation of the general budget of the EU for the financial year 2000 (Commission) (OJ L 158, 17.6.2002).
(42) Commission Regulation (EC) No 2584/2000 as last amended by Regulation (EC) No 44/2003.
(43) Refunds are still however calculated by weight, which is logical for animals for slaughter, and not by head, which is appropriate for breeding animals.
(44) Commission Regulation (EC) No 118/2003: preamble (4): ‘… As to live animals for reproduction, in order to prevent any abuse export refunds for pure-bred breeding animals should be limited to heifers and cows of no more than 30 months of age.’
(45) Special Report No 11/2000 on the support scheme for olive oil (OJ C 215, 27.7.2000).
(46) Council Regulation (EC) No 865/2004 (OJ L 161, 30.4.2004, p. 97).
(47) Following the provisions of Article 2 of Council Regulation (EC) No 1638/98 the Olive Cultivation GIS shall be created using the data from the olive cultivation register, and information shall be geographically situated using computerised aerial photographs.
(48) European Parliament resolution on the European Court of Auditors Special Report No 11/2000 on the support scheme for olive oil, accompanied by the Commission's replies (CD5-0009/2001 — 2001/2001/COS).
(49) Report to the Commission on ‘Evaluation des impacts des principales mesures de l'OCM dans le secteur de l'huile d'olive’. ADE SA, Brussels, December 2002.
(50) Commission Proposal of 22 December 2000 for a Council Regulation amending Regulation No 136/66/EEC and Regulation (EC) No 1638/98 as regards the extension of the period of validity of the aid scheme and the quality strategy for olive oil (OJ C 213 E, 31.7.2001, p. 1).
(51) Report on the activities financed from the budget.
(52) Special Report No 8/2004 (in process of being published).
(53) Following the outbreaks of FMD in Italy and Greece, to which the Court refers below, the Commission together with the Member States analysed in the Standing Veterinary Committee the epidemiological situation and the effects of the control measures applied; based on the output of working groups involving all Member States, a report was prepared in 1998 outlining the principles of a future FMD control policy. The Scientific Committee also prepared a report on emergency vaccination in 1999. Each year the Commission coordinates the position of Member States in the General Session of the OIE, including positions on the FMD chapter of the Animal Health Code. Member States, together with the Commission as observer, discuss biannually the FMD situation in the world and Europe within the framework of the European Commission for the Control of FMD at the FAO. Taking into account the experience of past crises Council Directive 2001/89/EC summarised the lessons to be learned from the classical swine fever epidemic in parts of the EC in 1996/97 and provided ample opportunity to discuss key strategies for the control and eradication of major infectious livestock diseases. More recently, and in the light of the 2001 outbreak, the Community strategy defined in 1990 was unanimously reconfirmed by the International Conference in December 2001, by the Resolution of the EP in December 2002, in the Commission proposal for a new Directive submitted to the Council in December 2002, and finally by the Council adopting Directive 2003/85/EC following an opinion of the European Parliament, the European Economic and Social Committee, and the Committee of the Regions.
(54) European Parliament resolution adopted on 17 December 2002, paragraph 54.
(55) Report on measures to control foot and mouth disease in the European Union in 2001 and future measures to prevent and control animal diseases in the European Union – European Parliament report of 28 November 2002 (FINAL A5-0405/2002).
(56) Council Regulation (EEC) No 595/91 (OJ L 67, 14.3.1991, p. 11).
(57) Council Regulation (EC) No 1469/95 (OJ L 145, 29.6.1995, p. 1).
(58) Commission Regulation (EC) No 296/96 (OJ L 39, 17.2.1996, p. 5).
(59) See in particular Article 3(1) of Council Regulation (EEC) No 595/91 of 4 March 1991 (OJ L 67, 7.3.1997), Commission Regulation (EC) No 1681/94 and (EC) No 1831/94 (OJ L 191, 27.7.1994) for expenditure, and Article 6(5) of Council Regulation (EC, Euratom) No 1150/2000 for traditional own resources.
(60) Except for Council Regulation (EC, Euratom) No 1150/2000 implementing Decision 94/728/EC, Euratom on the system of the Communities' own resources (OJ L 130, 31.5.2000), where this information is optional only.
(61) See Article 8 of Regulation (EC) No 2988/95 (OJ L 312, 23.12.1995) and Article 8 of Regulations (EC) No 1258/1999 (OJ L 160, 26.6.1999).
(62) As confirmed by the Court in the Zwartfeld and Yugoslav maize cases). Case C-2/88 [1990] ECR I-3365, 13.7.90; Case C-68/88 Commission v Greece [1989] ECR 2965.
(63) COM(2000) 358 final of 28.6.2000 and Action Plan 2001 to 2003 (COM(2001) 254 final of 15.5.2001).
(64) Including the accounting and recovery aspects.
(65) Special Report No 6/2004 (in process of being published).
(66) Special Report No 7/2004 (in the process of being published).
(67) Report to the European Parliament and the Council on the operation of the common organisation of the market in raw tobacco. SEC(2002) 1183, 6.11.2002.
(68) Evaluation of the common organisation of the market in raw tobacco. COGEA, 2003. Rome. 220 pp.
(69) Tobacco sector, extended impact assessment. COM(2003) 554 final, SEC(2003) 1023.
(70) Council Regulation (EC) No 864/2004 (OJ L 161, 30.4.2004, p. 48).
ANNEX 1
Evolution of key observations - Agriculture
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2002 |
2003 |
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Observations |
Replies of the Commission |
Observations |
Recommendations |
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Area aid Schemes |
Member States were not consistent in providing a breakdown of their results, which affects the comparability of results between Member States and between the results of risk-based and random testing. IACS statistics should provide more detailed information about the categories of transactions tested. The Commission should investigate the reasons why tests performed on a random basis show a higher rate of error than those selected on the basis of a risk analysis. |
The Court correctly points out the variable nature of statistics supplied by some of the Member States, and this is difficult to overcome in the short term. However, the great majority of Member States did provide adequate breakdowns for 2001, and both they and the Commission continued to improve reporting techniques in 2002 and 2003. The Commission is aware of several reasons for the situation outlined by the Court no least being the generally weak design and evaluation of Member States risk analysis that, although legally valid and often providing maximum coverage, do not always identify the greatest risks. |
It is not possible to distinguish between IACS inspection results for different crops nor for forage areas. The overall rate of error found in random checks is 2,4 %, compared to 1,5 % for checks selected on the basis of an evaluation of risk. |
The Commission should:
In the light of the Court's figures for 2002 and 2003, and the comments made by the Commission in the reply to last year's report, the Court recommends that the Commission investigate the reason why, for IACS checks on areas, tests performed on a random basis continue to show a higher rate of error than those selected on the basis of an analysis of risk. The Court considers that a summary of the results of supervisory checks should be included in the annual activity report of the Director-General for Agriculture. |
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Animal Premium Schemes |
Overall the percentage of animals found by IACS inspections to be missing or ineligible shows considerable variation from year to year and from member State to Member State. Both the results of IACS testing and the direct work of the Court indicate that there is significant risk in this area. IACS statistics should provide more detailed information about the categories of transactions tested. |
Generally any error rates notified by the Member States are naturally examined in the light of the Commission agricultural audit service's own findings established after documentary audit and re-performance of on-the-spot checks, which have indeed often cast doubt on the veracity of some figures presented. |
IACS inspection statistics for animal premiums show the number of animals claimed by farmers which inspectors found not to exist or not to be eligible for subsidy.The Court considers these statistics to be less reliable than the equivalent statistics for area aid applications. |
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Other expenditure |
The Commission has identified weaknesses in the checks carried out under Regulations (EEC) No 4045/89 and (EEC) No 386/90. For export refunds and subsidies paid to intermediaries the Commission should ensure that statistics on physical, documentary and a posteriori checks are available on a timely and consistent basis, and show the value of ttransactions subject to checks and the value and incidence of irregularities detected. |
The deficiencies mentioned by the Court were found by the Commission services in a series of follow-up audits carried out in 2000 in those Member States where serious weaknesses had been found in previous audits and financial corrections imposed. In each of the Member States mentioned, major improvements had occurred. The Commission services made recommendations for further improvements. Annual statistics on physical controls (comprising information as mentioned in paragraph 4.49) are made available to the Commission by Member States by 1 May each year. These statistics are closely monitored by the responsible services. |
The Court continues to find serious errors in this area of spending, and examined two relevant control systems:
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Rural development |
Schemes of this kind have eligibility conditions which are more complex and difficult to verify than payments to farmers for arable crops or animal premium. Frequent conditions include adherence to ‘good farming practices’ and minimum standards for environmental impact, hygiene and animal welfare. The criterion of good agricultural practice should be clarified or replaced by a more robust criterion. |
The Commission, together with the Member States, has developed a practical approach when good farming practices and minimum standards were introduced in 2000. The Commission is carefully and continuously following up the implementation of this approach by the Member States. |
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Subsidies paid on the basis of quantities produced |
Two risks are apparent here:
For the olive oil agencies, the Commission should ensure that inspections and results are classified on a consistent basis. |
Each of the schemes referred to by the Court became compulsory IACS compatible as from 1 January 2003, from which time the Commission expects that control mechanisms will be significantly enhanced. Results on inspections of the olive oil agencies are always presented in the Annual Financial Report of EAGGF; in addition, statistics on inspections and the results of supervisory checks are classified in statistical comparative tables following yearly communications by the agencies or the Member States concerned. |
In Greece, IACS is not fully implemented, and staff in regional offices do not always have access to the IACS database, which means the cross-checks on cotton, olive oil and tobacco producers cannot be made. Neither Spain nor Greece had a functioning GIS for the period relevant to payments made in 2003. A key part of the olive oil control agencies' work relates to checks on olive mills (producers are paid on the basis of quantities weighted and processed at the mills). Where the agencies find discrepancies at the mills they may propose a range of penalities, the most serious being to remove the mill from the approved list. In 2002 (checks affecting 2003 expenditure) the agencies proposed this course of action at one in 10 of the mills inspected. In practice, ministries of agriculture of the Member States often impose a lesser penalty. |
The Commission should take appropriate action through clearance of accounts decisions. |
(1) Regulation (EEC) No 386/90
ANNEX 2
IACS monitoring elements — Follow up 2002 paying agencies
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Area aid |
Animal premiums |
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Member State |
PAYING AGENCY |
Assessment year (1) |
Administrative procedures and controls to ensure correct payment |
Risk analysis and selection procedures for inspections |
Inspection methodology and reporting of individual results |
Preparation and reliability of statistics on inspections and results |
Administrative procedures and controls to ensure correct payment |
Risk analysis and selection procedures for inspections |
Inspection methodology and reporting of individual results |
Preparation and reliability of statistics on inspections and results |
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DE (2) |
BAYERN L. |
2002 |
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2003 |
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2004 |
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FR (2) |
OFIVAL (3) |
2002 |
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2003 |
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2004 |
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ONIC (4) |
2002 |
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2003 |
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2004 |
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IT (2) |
AGEA |
2002 |
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2003 |
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2004 |
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NL (2) |
LASER |
2002 |
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2003 |
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2004 |
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(1) The EAGGF payment year runs from 16 October to 15 October. For area aid, it covers subsdies paid for claims (applications) made in the preceding campaign year, which would also have been inspected in that campaign year. For example, the payment year 2002, ending 15 October 2002, would cover aid applications made and inspected in the preceding campaign year 2001. For animal premiums, subsidies are inspected and paid in the year of application.
(2) Many of the paying agencies reviewed for the payment year ending 15 October 2002, which covers payments made with reference to claims and inspections made in the 2001 campaign, were unable to take corrective action in time for the 2002 campaign, thus affecting payment year ending 15 October 2003, In many cases, corrective action could only be taken in time for the 2003 campaign, which affects payments in the EAGGF payment year ending 15 October 2004.
(3) France — OFIVAL is the paying agency for animal premiums, the schemes are administered and inspected by local services of the Minister of Agriculture.
(4) France — ONIC is the paying agency for area aid, and performs the inspections. The scheme is administered by local services of the Minister of Agriculture, which also select the inspections.
Source:Court of Auditors review of paying agency IACS systems.
ANNEX 3
IACS monitoring elements 2003
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Area aid |
Animal premiums |
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Member State |
PAYING AGENCY |
Administrative procedures & controls to ensure correct payment |
Risk analysis & selection procedures for inspections |
Inspection methodology and reporting of individual results |
Preparation and reliability of statistics on inspections and results |
Administrative procedures & controls to ensure correct payment |
Risk analysis & selection procedures for inspections |
Inspection methodology and reporting of individual results |
Preparation and reliability of statistics on inspections and results |
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DE |
Niedersachsen |
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2 |
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2 |
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4 |
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ES |
Extramadura |
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2 |
8 |
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LU |
Luxembourg |
1 |
2 |
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5 |
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10 |
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AT |
AMA |
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6 |
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FI |
Finland |
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2 |
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2 |
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UK |
RPA England |
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2 |
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4 |
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UK |
DARD N. Irl. |
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3 |
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7 |
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9 |
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Commission review over MS paying agencies |
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Source: Court of Auditors review of paying agency IACS systems. |
CHAPTER 5
Structural measures
TABLE OF CONTENTS
Introduction
Specific assessment in the context of the Statement of Assurance
Objective and scope of the audit
The internal control environment at the Commission
Risk analyses carried out by the Commission: Member States' management and control systems do not yet provide sufficient assurance of the legality and regularity of expenditure
Implementation of the internal control standards: generally satisfactory progress by the structural measures Directorates-General
Follow-up to the Action Plan
Management of the 1994-1999 programme period
Improvements made to the financial control framework, although late in the programme period
Management and control systems in the Member States: failures to respect regulatory requirements
The Court's substantive testing of transactions: final expenditure declarations contain significant levels of error
Closure of 1994-1999 programmes: delays in the Member States…
… and problems for the Commission's examination of files…
… have slowed the closure of the 1994 to 1999 programme period
Limited extent of Commission's closure audits
Management of the 2000 to 2006 programme period
Further financial control requirements introduced into the regulatory framework
The Commission's supervision of the Member States' systems: limited assurance on the legality and regularity of expenditure
The operation of the management and control systems in the Member States: failure to respect regulatory requirements still to be found in the current programme period
The Court's substantive testing of transactions: systems weaknesses corroborated as errors persist in the current programme period
Annual activity reports and declarations of the Directors-General
Overall positive assurance on the legality and regularity of expenditure limited by serious reservations on the operation of the Member States' management and control systems
Follow-up of observations from previous Statements of Assurance
Conclusions and recommendations
Follow-up to observations in Special Report No 7/2000 on the International Fund for Ireland and the Special Support Programme for Peace and Reconciliation in Northern Ireland and the border counties of Ireland (1995-1999)
Scope of the Special Report and the main recommendations
The International Fund for Ireland
Assessment of financial needs
Appropriate evaluation criteria for project applications consistently applied and adhered to
Routine monitoring of the Community contribution in IFI projects and evaluation of the projects' merits
Special Support Programme for Peace and Reconciliation in Northern Ireland and the border counties of Ireland (1995 to 1999)
Further assistance to the implementing bodies ensuring consistent selection criteria for local community projects and social groups as well as guidance and resources ensuring assistance to the same projects and groups
Assessment of financial needs based on projected activity
Review of non-governmental bodies' work
Documented project appraisals according to specific, written criteria
Introduction of appropriate control mechanisms
Assessment of synergy and coordination between IFI and Structural Funds
Principal observations in special report No 4/2004 on programming of Interreg III
THE COURT'S OBSERVATIONS |
THE COMMISSION'S REPLIES |
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INTRODUCTION |
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Community Initiatives account for just over 5 % of Structural measures expenditure in 2003. These are programmes of Community interest carried out in and by the Member States at the initiative of the Commission to supplement actions implemented under the main programmes. |
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SPECIFIC ASSESSMENT IN THE CONTEXT OF THE STATEMENT OF ASSURANCE |
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Objective and scope of the audit |
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The internal control environment at the Commission |
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Risk analyses carried out by the Commission: Member States' management and control systems do not yet provide sufficient assurance of the legality and regularity of expenditure |
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Implementation of the internal control standards: generally satisfactory progress by the structural measures Directorates-General |
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Follow-up to the Action Plan |
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Management of the 1994-1999 programme period |
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Improvements made to the financial control framework, although late in the programme period |
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Management and control systems in the Member States: failures to respect regulatory requirements |
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Inadequate separation of functions |
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For the cases concerned, based on the information on this point provided by the independent body, the Commission considered that sufficient checks had been carried out to meet the requirements of the Regulation. |
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Weaknesses in the management checks of operations |
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Weaknesses in the independent checks |
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For the Azores programme the statement indicated that the sample was balanced across the measures of the programme and took account of the level of financing involved. For Ireland (EAGGF Guidance Section), based on the information available, and especially the confirmations of the independent body, the Commission considered that sufficient independent checks had been carried out to meet the requirements of the Regulation. |
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For Ireland (EAGGF Guidance Section), based on the information available, and especially the confirmations of the independent body, the Commission considered that sufficient checks had been carried out to meet the requirements of the 1994-1999 Regulations. Concerning the ESF case in Italy (Emilia Romagna) referred to in footnote 21, the guidance note sent by the Commission to the Italian authorities states that the independent body may also base its work on duly documented checks already carried out on the spot, but those checks must of course comply with certain conditions to be verified by the independent body; in particular, they must have been carried out using appropriate methods and with a sufficient degree of independence and reliability. The Commission, which has complied with its own guidance notes, did not therefore specify that the checks could not be carried out on the spot. As regards the ESF subcontracting case in Portugal (Madeira) referred to in footnote 22, the Commission is particularly vigilant on the question of fictitious or unnecessary subcontracting whose aim is essentially to increase the costs declared. The Commission has therefore introduced the rule on eligibility sheet No 4, whereby subcontracting which is unjustified or does not add value is not admissible. |
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Concerning the case referred to in footnote 25 (ESF Portugal Madeira), it should be pointed out that the Portuguese authorities did indeed comply with the regulatory minimum percentage of checks to be carried out. For Ireland (EAGGF Guidance Section), see the response to paragraph 5.15. |
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Statements accompanying final expenditure declarations: underestimation of errors by Member States |
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For all cases the Commission will take the appropriate action once complete information from Member States has been received and examined. Concerning the ESF Portugal Madeira case referred to in footnote 27, during the programming period the Portuguese authorities carried out independent checks relating to the whole period; in addition, they did indeed comply with the regulatory minimum percentage of checks to be carried out. Abnormalities detected were also rectified, with verification of all projects involving the same operator. The circumstances giving rise to errors were reviewed and taken into account in the risk analysis for subsequent checks. |
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The Court's substantive testing of transactions: final expenditure declarations contain significant levels of error |
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The Commission also confirms that, in the case of contractual relations, once the services have been provided the subcontractor does not have to justify its invoicing provided that it complies with the terms of the contract. Provided the subcontracting/provision of services adds value and that market prices are charged, the profit is recognised and legitimate. |
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Notwithstanding the problems identified by the Court, the Commission considers that the thorough checking of closure documentation, its closure audits of a risk-based sample of programmes and the application of financial corrections for inadequate checks or individual errors provide a sound basis for obtaining reasonable assurance on the expenditure cofinanced. |
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Closure of 1994-1999 programmes: delays in the Member States… |
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… and problems for the Commission's examination of files… |
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Regarding footnote 47, the Commission refers to its reply to paragraph 5.20. With regard to footnote 48, it took eight months to deal with those cases because of consulting other departments in order to ensure that irregularities were handled correctly. |
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In the cases where Agriculture Directorate-General considered that problems bearing a risk for EAGGF-Guidance existed, requests for clarifications/further information were addressed to Member States before the closure. |
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The Directorate-General for Fisheries decided to carry out on-the-spot checks prior to the programmes' financial closure, after which additional information/checks were requested from the authorities concerned. The Commission requested the Member State to extend the sample and to audit more projects in order to fulfil the requirements of Regulation (EC) No 2064/97. The Commission considers that the checks carried out meet the requirements of Article 3 of Regulation (EC) No 2064/97. |
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… have slowed the closure of the 1994 to 1999 programme period |
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Table 5.1a — Structural measures: European Regional Development Fund programmes 1994-1999 closed at 31 December 2003 and 31 March 2004
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Table 5.1b — Structural measures: European Social Fund programmes 1994-1999 closed at 31 December 2003 and 31 March 2004
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Table 5.1c — Structural measures: European Agricultural Guidance and Guarantee Fund, Guidance Section programmes 1994-1999 closed at 31 December 2003 and 31 March 2004
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Table 5.1d — Structural measures programmes 1994-1999 closed at 31 December 2003 and 31 March 2004 — FIFG
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Limited extent of Commission's closure audits |
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Management of the 2000 to 2006 programming period |
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Further financial control requirements introduced into the regulatory framework |
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The Commission's supervision of the Member States' systems: limited assurance on the legality and regularity of expenditure |
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The audit strategy for the 2000-2006 period, based on the concept of a single audit through mutual exchange of audit results (see reply to paragraph 5.68), is designed to obtain at the end of 2004 reasonable assurance regarding a significant number of management and control systems with a view to covering around 70 % of the total 2000-2006 ESF budget for the 15 Member States. The reservation expressed relates to the shared management of the ESF (systems at national, regional and/or local level). The control system set up in the Directorate-General for Employment worked well and detected efficiently systems with serious weaknesses. |
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The operation of the management and control systems in the Member States: failure to respect regulatory requirements still to be found in the current programme period |
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Unclear definition, allocation and separation of functions |
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Concerning the Belgian non-Objective 1 FIFG programme, the Member State has announced that the requisite measures will be adopted in order to ensure separation between the managing authority and the paying authority. With reference to the Apulia programme, it may be legitimate for the same body like a local authority to be a beneficiary and at the same time to have management functions, provided it performs the latter functions independently. |
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Weaknesses in day-to-day management checks |
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As regards the EAGGF Guidance Section (footnotes 68 and 70), an audit mission on the Agriculture Directorate-General on the same programme, which took place in early 2004, detected similar problems which are now under discussion with the national authorities. As far as the ERDF Spanish case is concerned, at the beginning of 2004 the Commission agreed with the Spanish authorities an action plan for improvements in their management and control systems for ERDF, with particular reference to management checks. The recommended improvements are being implemented in Galicia. |
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Weaknesses in the independent checks of management and control systems and expenditure declarations |
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As regards footnote 76, for the ESF German (Thuringia) case, the Member State has taken prompt corrective action and the final report on independent checks indicates the completion of on-site audit visits for the year 2003 as well as a good coverage of Article 10(2) audits. |
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Failures to ensure an adequate audit trail |
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Finally, the budget which is allocated annually to the various schools is based on the headcount of n-2. Therefore, there is no link between the headcount of n-2 and the schools' actual expenditure in year n. This also confirms that the national budget can be used autonomously. As regards, the Belgium FIFG case, the Member State has reported that it has taken the measures needed to ensure a full audit trail. |
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The Court's substantive testing of transactions: systems weaknesses corroborated as errors persist in the current programme period |
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As regards footnote 79.4, for the Dutch ESF case, in an interpretative note (No 108097 of 7 July 2001), the Commission accepts that where the final beneficiary is not itself the final recipient of Community funds, advance payments of grants are made by final beneficiaries to final recipients. However, expenditure declared by the final beneficiaries to the managing or paying authority or intermediary body must relate to actual expenditure by the final recipients supported by receipted invoices or documents of equivalent probative value. Concerning the reference to Spain in footnote 80.1, the Commission refers to its reply to paragraphs 5.20 and 5.23 on subcontracting. Regarding the Court's findings in respect of the Belgian non-Objective 1 FIFG programme, ‘declaration of costs unrelated to the programme or projects concerned’, the Member State accepts the Court's comment and the Commission will make sure that the error is rectified. |
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Annual activity reports and declarations of the Directors-General |
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Overall positive assurance on the legality and regularity of expenditure limited by serious reservations on the operation of the Member States' management and control systems |
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For the 1994-1999 programming period, the Director-General did not express a reservation regarding the ESF because the paid amount referred to by the Court concerns cases regarded as non-problematic since they were found to be satisfactory on the basis of in-depth document checking procedures. In addition to expenditure audits, before 2003 the Directorate-General for Employment carried out system audits on the application of Regulation (EC) No 2064/97, the results of which were taken into account when closing the 1994-1999 programming period. |
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Follow-up of observations from previous Statements of Assurance |
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Conclusions and recommendations |
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The strategy adopted by the Commission for closing 1994-1999 programmes has reduced the risk that final payments are made for irregular expenditure. In particular, as a result of its scrutiny of Article 8 declarations it has asked Member States to clarify matters concerning the closure process or to undertake further audit work where necessary. It has lauched financial correction procedures in a number of cases based on its examination of Article 8 declarations and will do so in further cases on the basis of its closure audits. The Commission will take account of the Court's observations in its own audits and will follow up the Court's findings of irregular expenditure in the programmes it audited and make appropriate corrections. |
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FOLLOW-UP TO OBSERVATIONS IN SPECIAL REPORT NO 7/2000 ON THE INTERNATIONAL FUND FOR IRELAND AND THE SPECIAL SUPPORT PROGRAMME FOR PEACE AND RECONCILIATION IN NORTHERN IRELAND AND THE BORDER COUNTIES OF IRELAND (1995-1999) |
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Scope of the Special Report and the main recommendations |
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The International Fund for Ireland |
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Assessment of financial needs |
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Appropriate evaluation criteria for project applications consistently applied and adhered to |
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Routine monitoring of the Community contribution in IFI projects and evaluation of the projects' merits |
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Special Support Programme for Peace and Reconciliation in Northern Ireland and the border counties of Ireland (1995 to 1999) |
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Further assistance to the implementing bodies ensuring consistent selection criteria for local community projects and social groups as well as guidance and resources ensuring assistance to the same projects and groups |
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Assessment of financial needs based on projected activity |
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Review of non-governmental bodies' work |
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Documented project appraisals according to specific, written criteria |
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Introduction of appropriate control mechanisms |
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The Commission is following up its audit in Northern Ireland and will ensure that the weaknesses are corrected. The main deficiency sprang from the late start of independent audits under Article 10 of Regulation (EC) No 438/2001. |
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Assessment of synergy and coordination between IFI and Structural Funds |
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PRINCIPAL OBSERVATIONS IN SPECIAL REPORT No 4/2004 ON PROGRAMMING OF INTERREG III (1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100) |
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The main actors were familiar with the general points of the guidelines, and the Commission had been in regular contact with them well before the guidelines were published. |
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The Commission encouraged Member States to put in place IT project management systems and databases to compile information for use with indicators. |
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(1) In 2003: Greece, Spain, Ireland and Portugal.
(2) 210 579 million euro for the Structural Funds and 19 598 million euro for the Cohesion Fund (at 2003 prices).
(3) The Commission may also carry out direct innovatory and technical assistance actions, up to a budgetary limit of 0,65 %.
(4) For ease of reference, the single term ‘programme’ is used throughout the text to refer generally to Structural Funds assistance. A programme may receive assistance from more than one Fund.
(5) These are the figures before the approval of programmes and projects for the new Member States from 2004.
(6) Article 274 of the Treaty establishing the European Community.
(7) Standard 11 ‘Risk analysis and management’, Standard 12 ‘Management information’, Standard 14 ‘Reporting improprieties’, Standard 17 ‘Supervision’, Standard 18 ‘Exception reporting’, Standard 20 ‘Recording and correction of internal control weaknesses’, Standard 21 ‘Audit reports’ and Standard 22 ‘Internal audit capability’.
(8) Standards 17 ‘Supervision’ and 22 ‘Internal audit capability’.
(9) Commission Regulation (EC) No 2064/97 of 15 October 1997 establishing detailed arrangements for the implementation of Council Regulation (EEC) No 4253/88 as regards the financial control by Member States of operations co-financed by the Structural Funds (OJ L 290, 23.10.1997, p. 1). The Cohesion Fund systems are governed by Council Regulation (EEC) No 1164/94 of 16 May 1994 establishing a Cohesion Fund (OJ L 130, 25.5.1994, p. 1).
(10) Court of Auditors, Special Report No 10/2001 concerning the financial control of the Structural Funds, Commission Regulations (EC) No 2064/97 and (EC) No 1681/94 and Court of Auditors (OJ C 314, 8.11.2001), Annual Report concerning the financial year 2002, paragraphs 5.16 to 5.21.
(11) 3 ERDF, 2 ESF, 1 EAGGF-Guidance and 1 Cohesion Fund.
(12) Ireland EAGGF-Guidance Objective 1 94IR16006.
(13) France (Pays de la Loire) ERDF Objective 2 970313015; Germany (Thüringen) ERDF Objective 1 940209005.
(14) Italy (Emilia-Romagna) ESF Objective 3 940009I3.
(15) Court of Auditors — Annual Report concerning the financial year 1999, paragraph 3.66.
(16) Portugal (Azores) ERDF Objective 1 941209013; France (Pays de la Loire) ERDF Objective 2 970313015.
(17) Germany (Thüringen) ERDF Objective 1 940209005.
(18) Ireland EAGGF-Guidance Objective 1 94IR16006.
(19) Court of Auditors, Special Report No 10/2001 concerning the financial control of the Structural Funds, paragraph 33.
(20) Ireland EAGGF-Guidance Objective 1 94IR16006; Germany (Thüringen) ERDF Objective 1 940209005; Portugal (Azores) ERDF Objective 1 941209013.
(21) Italy (Emilia-Romagna) ESF Objective 3 940009I3.
(22) Portugal (Madeira) ESF Objective 1 947000P1.
(23) France (Pays de la Loire) ERDF Objective 2 970313015; Ireland EAGGF-Guidance Objective 1 94IR16006.
(24) Germany (Thüringen) ERDF Objective 1 940209005; Portugal (Azores) ERDF Objective 1 941209013; France (Pays de la Loire) ERDF Objective 2 970313015.
(25) Portugal (Madeira) ESF Objective 1 947000P1.
(26) Ireland EAGGF-Guidance Objective 1 94IR16006.
(27) Portugal (Madeira) ESF Objective 1 947000P1; France (Pays de la Loire) ERDF Objective 2 970313015; Germany (Thüringen) ERDF Objective 1 940209005.
(28) Ineligible expenditure and projects:
The declaration of projects which do not fit into the programme criteria: Germany (Thüringen) ERDF Objective 1 940209005.
Declaration of expenditure incurred outside the eligible area or outside the eligible period: France (Pays de la Loire) ERDF Objective 2 970313015; Portugal (Madeira) ESF Objective 1 947000P1.
Declaring expenditure twice: Portugal (Azores) ERDF Objective 1 941209013; Ireland EAGGF-Guidance Objective 1 94IR16006; Germany (Thüringen) ERDF Objective 1 940209005.
Failure to respect job creation criteria: Germany (Thüringen) ERDF Objective 1 940209005.
Declaration of ineligible expenditure relating to the day-to-day management tasks of the claimant public administration: Ireland EAGGF-Guidance Objective 1 94IR16006.
Other ineligible expenditure: Ireland EAGGF-Guidance Objective 1 94IR16006.
(29) Expenditure without supporting documents:
Expenditure without adequate supporting documents: Ireland EAGGF-Guidance Objective 1 94IR16006; France (Pays de la Loire) ERDF Objective 2 970313015; Portugal (Madeira) ESF Objective 1 947000P1.
Declaration of estimated rather than actual expenditure: France (Pays de la Loire) ERDF Objective 2 970313015; Portugal (Madeira) ESF Objective 1 947000P1.
Failure to maintain a separate accounting system or adequate accounting codes to enable identification of the Community funding: France (Pays de la Loire) ERDF Objective 2 970313015.
The allocation of a proportion of overhead costs to projects without any underlying calculation supporting the amount attributed: Portugal (Madeira) ESF Objective 1 947000P1.
(30) Incorrect calculation of the Community contribution:
Failure to take account of potential generation of revenue or other income when calculating the rate of Community contribution to projects: Portugal (Azores) ERDF Objective 1 941209013.
Exceeding the maximum public subsidy limit: Germany (Thüringen) ERDF Objective 1 940209005.
(31) Other failures: Failure to provide information and publicity measures for the participation of the Structural Funds: France (Pays de la Loire) ERDF Objective 2 970313015; Germany (Thüringen) ERDF Objective 1 940209005; Portugal (Azores) ERDF Objective 1 941209013; Portugal (Madeira) ESF Objective 1 947000P1.
(32) Germany (Thüringen) ERDF Objective 1 940209005; France (Pays de la Loire) ERDF Objective 2 970313015; Portugal (Azores) ERDF Objective 1 941209013.
(33) Portugal (Madeira) ESF Objective 1 947000P1.
(34) Ireland EAGGF-Guidance Objective 1 94IR06006.
(35) Council Regulation (EEC) No 2082/93 of 20 July 1993, Art. 21(4), amending Regulation (EEC) No 4253/88 laying down provisions for implementing Regulation (EEC) No 2052/88 as regards coordination of the activities of the different Structural Funds between themselves and with the operations of the European Investment Bank and the other existing financial instruments (OJ L 193, 31.7.1993, p. 20).
(36) Article 8 of Commission Regulation (EC) No 2064/97 of 15 October 1997 establishing detailed arrangements for the implementation of Council Regulation (EEC) No 4253/88 as regards the financial control by Member States of operations co-financed by the Structural Funds (OJ L 290, 23.10.1997, p. 1).
(37) As required by Regulation (EC) No 1681/94.
(38) 33 ERDF (of which 2 closed), 27 ESF (of which 5 closed), 13 EAGGF-Guidance (of which 5 closed), 4 FIFG (of which none closed).
(39) Brandenburg 940209002, Sachsen-Anhalt 940209003, Sachsen 940209004, Berlin West Objective 2 1997-1999 970213004, Sachsen Objective 1 DG V 940209015, Attikh 940809001, Western Greece 940809003, Tourismos-Politismos 940809016, Roads-Ports-Airport 940809019, Asturias 941109002, Canaries 941109003, Incentivos Regionales 941109015, Medio Ambiente Local 941109024, Pais Vasco Objective 2 1997-1999 971109007, Corsica 940313024, Guadeloupe 940313025, Guyane 940313026, Tourism MoP (Irl) 940409003, Industrial Development (Irl) 940409007, Economic Infrastructure (Irl) 940409005, Sardinia 940509001, Puglia 940509002, Infrastrutture di Trasporto Stradali 940509016, Calabria 940509011, Hainaut 941013001.
(40) Incentivos Regionales 941109015, Aragon Objective 2 1997-1999 971109001, Pais Vasco Objective 2 1997-1999 971109007, Guadeloupe 940313025, Tourism MoP (Irl) 940409003, Industrial Development (Irl) 940409007, Economic Infrastructure (Irl) 940409005, Infrastrutture di Trasporto Stradali 940509016.
(41) Sachsen 940209004, Sachsen Objective 1 DG V 940209015, Western Greece 940809003, Roads-Ports-Airport 940809019, Aragon Objective 2 1997-1999 971109001, Pais Vasco Objective 2 1997-1999 971109007, Guadeloupe 940313025, Sardinia 940509001, Puglia 940509002, Infrastrutture di Trasporto Stradali 940509016.
(42) Brandenburg 940209002, Sachsen 940209004, Sachsen Objective 1 DG V, Aragon Objective 2 1997-1999 971109001, Pais Vasco Objective 2 1997-1999 971109007; Zuid Oost Brabant Objective 2 1997-1999.
(43) Zuid Oost Brabant Objective 2 1997-1999; Ricerca Objective 1 1994-1999.
(44) Ricerca Objective 1 1994-1999.
(45) Brandenburg 940209002, Sachsen-Anhalt 940209003, Sachsen 940209004, Sachsen Objective 1 DG V, Corsica 940313024, Reunion 940313028, Hainaut 941013001.
(46) Germany 941001D1, Germany 943001D3.
(47) Italy 940019I1, 940013I2, 940012I3, 940022I1, 940017I1.
(48) Spain 940112ES1, 970234ES2.
(49) Spain 94ES06016, Italy 94IT06045, Portugal 94PT16004, Spain Interreg Z1 97EU16002, United Kingdom 94UK060160 5a, Ireland 94IR06009, France (Brittany) 94FR06016 5b, France (Guadeloupe) Objective 1 94FR16002SPD, Sicily 94IT16033, Spain 94ES06032, Germany 94DE06007, Italy 94IT06056, Austria 95AT06016.
(50) Spain 94ES06016.
(51) Spain 94ES06032, Italy 94IT16033.
(52) Ireland 94IR06009, United Kingdom 94UK06016.
(53) Spain (Andalusia) 94ES06016, Italy 94IT06045, France (Guadeloupe) Objective 1 94FR16002SPD, Portugal 94PT16004, United Kingdom 94UK060160 5a.
(54) United Kingdom 94UK06016, Spain 94ES06016.
(55) Spain Objective 1 94ES14101.
(56) Italy 94IT14101.
(57) United Kingdom Objective 1 94UK16003.
(58) Note that where more than one Fund contributes to the same programme, each Fund part of the programme is closed separately. Thus the figures do not reconcile to the total number of programmes given in paragraph 5.3.
(59) Structural measures objectives have since been regrouped for the 2000 to 2006 programme period.
Source:Table prepared by the Court of Auditors on the basis of data provided by the Commission.
(60) Structural measures objectives have since been regrouped for the 2000 to 2006 programme period.
(61) Figures available are as at 15 April 2004.
Source:Table prepared by the Court of Auditors on the basis of data provided by the Commission.
(62) Structural measures objectives have since been regrouped for the 2000 to 2006 programme period.
Source:Table prepared by the Court of Auditors on the basis of data provided by the Commission.
(63) Structural measures objectives have since been regrouped for the 2000 to 2006 programme period.
Source:Table prepared by the Court of Auditors on the basis of data provided by the Commission.
(64) Commission Regulation (EC) No 438/2001 of 2 March 2001 laying down detailed rules for the implementation of Council Regulation (EC) No 1260/1999 as regards the management and control systems for assistance granted under the Structural Funds (OJ L 63, 3.3.2001, p. 21).
(65) Commission Regulation (EC) No 448/2001 of 2 March 2001 laying down detailed rules for the implementation of Council Regulation (EC) No 1260/1999 as regards the procedure for making financial corrections to assistance granted under the Structural Funds (OJ L 64, 6.3.2001, p. 13).
(66) Council Regulation (EC) No 1260/1999 of 21 June 1999 laying down general provisions on the Structural Funds (OJ L 161, 26.6.1999, p. 1).
(67) The assessment was not completed for the Community Initiatives and a final conclusion on the systems could not be reached for Greece, Spain, United Kingdom (Northern Ireland) and for one programme in Portugal.
(68) 5 ERDF, 4 ESF, 1 EAGGF-Guidance and 1 FIFG.
(69) Netherlands ESF Objective 3 1999NL053DO001.
(70) Belgium FIFG Outside Objective 1 2000BE14FDO001.
(71) Italy (Puglia) ERDF Objective 1 1999IT161PO009; Spain (Galicia) ERDF Objective 1 2000ES161PO011.
(72) Spain (Galicia) ERDF Objective 1 2000ES161PO011; Italy (Piemonte) ERDF Objective 2 2000IT162DO007; United Kingdom (East Midlands) ERDF Objective 2 2000GB162DO004.
(73) Spain (Andalusia) EAGGF-Guidance Objective 1 2000ES161PO003.
(74) Germany (Thüringen) ESF Objective 1 1999DE161PO002; Netherlands ESF Objective 3 1999NL053DO001.
(75) Netherlands ESF Objective 3 1999NL053DO001 (operational centre of The Hague); Spain (Andalusia) EAGGF-Guidance Objective 1 2000ES161PO003.
(76) Italy (Puglia) ERDF Objective 1 1999IT161PO009.
(77) Belgium (Hainault) ERDF Objective 1 1999BE161DO001; Spain ESF Objective 1 2000ES053PO311; United Kingdom (East Midlands) ERDF Objective 2 2000GB162DO004.
(78) Spain (Galicia) ERDF Objective 1 2000ES161PO011; United Kingdom (East Midlands) ERDF Objective 2 2000GB162DO004; Italy (Puglia) ERDF Objective 1 1999IT161PO009.
(79) Spain (Andalusia) EAGGF-Guidance Objective 1 2000ES161PO003.
(80) Italy (Puglia) ERDF Objective 1 1999IT161PO009; Italy (Piemonte) ERDF Objective 2 2000IT162DO007; United Kingdom (East Midlands) ERDF Objective 2 2000GB162DO004.
(81) Germany (Thüringen) ESF Objective 1 1999DE161PO002.
(82) Netherlands ESF Objective 3 1999NL053DO001.
(83) Belgium FIFG Outside Objective 1 2000BE14FDO001; Italy (Piemonte) ERDF Objective 2 2000IT162DO007.
(84) Ineligible expenditure and projects:
Declaration of costs unrelated to the programmes or projects concerned: Netherlands ESF Objective 3 1999NL053DO001; Belgium FIFG Outside Objective 1 2000BE14FDO001; United Kingdom (East Midlands) ERDF Objective 2 2000GB162DO004; Belgium (Hainault) ERDF Objective 1 1999BE161DO001; Italy (Puglia) ERDF Objective 1 1999IT161PO009; Spain (Andalusia) EAGGF-Guidance Objective 1 2000ES161PO003.
Declaration of expenditure incurred outside the eligible period: Netherlands ESF Objective 3 1999NL053DO001; Spain (Andalusia) EAGGF-Guidance Objective 1 2000ES161PO003; United Kingdom (East Midlands) ERDF Objective 2 2000GB162DO004; Spain (Galicia) ERDF Objective 1 2000ES161PO011.
Declaration of recoverable value added tax: Belgium (Hainault) ERDF Objective 1 1999BE161DO001.
The declaration of expenditure although funds had not been paid out to projects by the final beneficiaries: Netherlands ESF Objective 3 1999NL053DO001.
(85) Expenditure without supporting documents:
Declaration of estimated rather than actual expenditure: Germany (Thüringen) ESF Objective 1 1999DE161PO002; Spain ESF Objective 1 2000ES053PO311.
Expenditure without adequate supporting documents: Netherlands ESF Objective 3 1999NL053DO001; Germany (Thüringen) ESF Objective 1 1999DE161PO002; Spain ESF Objective 1 2000ES053PO311; United Kingdom (East Midlands) ERDF Objective 2 2000GB162DO004; Belgium (Hainault) ERDF Objective 1 1999BE161DO001; Spain (Galicia) ERDF Objective 1 2000ES161PO011.
The allocation of a proportion of overhead costs to projects without any underlying calculation supporting the amount attributed: Netherlands ESF Objective 3 1999NL053DO001; Germany (Thüringen) ESF Objective 1 1999DE161PO002; Spain ESF Objective 1 2000ES053PO311; United Kingdom (East Midlands) ERDF Objective 2 2000GB162DO004; Spain (Galicia) ERDF Objective 1 2000ES161PO011.
Failure to maintain a separate accounting system or adequate accounting code to enable identification of the Community funding: Netherlands ESF Objective 3 1999NL053DO001.
(86) Incorrect calculation of the Community contribution: Failure to take account of potential generation of revenue or other income when calculating the rate of Community contribution to projects: Spain (Andalusia) EAGGF-Guidance Objective 1 2000ES161PO003; United Kingdom (East Midlands) ERDF Objective 2 2000GB162DO004; Spain (Galicia) ERDF Objective 1 2000ES161PO011; Italy (Puglia) ERDF Objective 1 1999IT161PO009.
(87) Other failures:
Failure to check that the appropriate national cofinancing was in fact made available: Germany (Thüringen) ESF Objective 1 1999DE161PO002.
Failure to carry out an environmental impact assessment: Italy (Puglia) ERDF Objective 1 1999IT161PO009.
Failure to provide information and publicity measures for the participation of the Structural Funds: Netherlands ESF Objective 3 1999NL053DO001; Spain (Galicia) ERDF Objective 1 2000ES161PO011.
Failure to respect Community rules on the award of public contracts: Belgium FIFG Outside Objective 1 2000BE14FDO001; United Kingdom (East Midlands) ERDF Objective 2 2000GB162DO004; Belgium (Hainault) ERDF Objective 1 1999BE161DO001; Spain (Galicia) ERDF Objective 1 2000ES161PO011; Italy (Puglia) ERDF Objective 1 1999IT161PO009.
Failure to notify substantial modifications to a project: Germany (Thüringen) ESF Objective 1 1999DE161PO002.
(88) Annual Report concerning the financial year 2002, paragraph 5.24.
(89) Council Regulation (EC) No 1260/99, Article 38 (5).
(90) Council Regulation (EC) No 1260/99, Article 39 (2).
(91) Greece and Spain.
(92) Greece, Spain and Portugal.
(93) In one case, DG REGIO did not continue to take action (Nordrhein Westfalen Objective 2 1992-1993); in two cases it has not taken a definitive position, (Piemonte 1994-1996, Italy airport Infrastructure 1997-1999).
(94) Italy Aree attrezzate 1989-1993; Greater Manchester, Lancashire and Cheshire Objective 2 1997-1999.
(95) Annual Report concerning the financial year 1996; Special Report No 14/98 on the closure of the forms of ERDF assistance (OJ C 368, 27.11.1998).
(96) Court Opinion No 2/2004
(97) Paragraphs 70 a), 70 c) and 70 d) of the Special Report.
(98) Paragraphs 71 a), 71 b), 71 c), 71 d), 71 e) and 71 f) of the Special Report.
(99) The Programme complement is an additional document, providing further details on the implementation of the Programme.
(100) Special Report No 4/2004 (in process of being published).
Annex 1
Assessment by the Court of implementation of Commission Regulation (EC) No 438/01 for the management and control systems in the Member States visited |
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Key Audit Areas |
1 |
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3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
Member State/Region/Fund |
Clear definition, allocation and separation of functions (Article 3) |
Satisfactory day-to-day procedures to verify legality and regularity of co-financed operations (Article 4) |
Sufficient audit trail (Article 7) |
Adequate recovery procedures (Article 8) |
Assurance of reliability of certificates of expenditure (Article 9) |
Progress of checks to cover at least 5 % of total eligible expenditure (Article 10) |
Adequate organisation of 5 % checks (Articles 10-12) |
Independence and auditing standards of body issuing declaration at closure of programme (Article 15) |
Examination of management and control systems in preparation for providing declaration at closure of programme (Article 16) |
Thüringen (Germany) ESF |
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(1) |
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Netherlands ESF |
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Spain ESF |
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(1) |
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Greece ESF |
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(1) |
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(n/t) |
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Galicia (Spain) ERDF |
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(1) |
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(n/t) |
Piemonte (Italy) ERDF |
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(1) |
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East Midlands (UK) ERDF |
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(1) |
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Hainault (Belgium) ERDF |
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(1) |
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Puglia (Italy) ERDF |
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(1) |
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Andalusia (Spain) EAGGF Guidance |
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(1) |
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Belgium FIFG Outside Objective 1 |
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(1) |
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(a) |
|
Works well, few or minor improvements required |
(b) |
|
Works, but improvements necessary |
(c) |
|
Does not work |
For details see paragraphs 5.47-5.54 |
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(1) |
Procedures not tested as they have not had to operate. |
|
(n/t) |
Not tested. |
Annex 2
Follow-up of key observations
Observation |
Action taken |
Comments |
The commission's reply |
Weaknesses in supervisory systems and controls, persistent errors in payments |
|||
The weaknesses in the application of supervisory systems and controls continue to pose a risk to the legality and regularity of expenditure. Some progress has been noted but the management and control systems in the Member States remain insufficient to ensure that Community rules are consistently followed. Ineligible expenditure continues to be declared and undue payments made, both during and at the closure of programmes. The principal problems persist, namely the failure by Member States to apply procedures set out in the regulations, the unclear separation of functions and the weaknesses in the checks carried out by the Member State authorities. Errors persist in the expenditure relating to the closing of programmes of the 1994-1999 period and to interim payments for programmes of the 2000-2006 period. Systems weaknesses are corroborated by the errors found at individual projects. (Annual Report 1999, paragraphs 3.43 to 3.52; Annual Report 2000, paragraphs 3.36 to 3.38, 3.44 to 3.56; Annual Report 2001, paragraphs 3.56 to 3.64, Annual Report 2002, paragraphs 5.22 to 5.32) |
The Commission has only documentary evidence for a large number of the Member States' management and control systems. It has undertaken to increase the number of audits including the verification of expenditure underlying Member States' requests for payment. The coverage of the audits is still limited in comparison to the audit domain but they highlight failures by the Member States to respect the regulations. |
Although efforts have been made by the Commission to increase its assurance, no guarantee can be given as to the legality and regularity of the transactions underlying Community payments. The Commission remains therefore unable to give any guarantee as to the practical effectiveness of the systems and controls. |
The Commission has made significant progress in auditing Member States' management and control systems for the 2000-06 period. Whenever they were found not to comply with the regulations or to operate ineffectively the Commission has recommended improvements and in some cases agreed comprehensive action plans with the Member State and is following up their implementation. In addition to its own audit work, the Commission monitors that of the Member States' authorities, discusses the systems with them and provides guidance. In cases of serious doubt that systems do not guarantee that the expenditure declared is regular, the Commission suspends payments to the programmes concerned. The result of this work is that in 2003 the assurance the Commission had obtained on national systems was in general broader than in 2002. Concerning 1994-99 programmes, the Commission considers that the thorough checking of closure documentation, its closure audits of a risk-based sample of programmes and the application of financial corrections for inadequate audit work or individual errors provide a sound basis for obtaining reasonable assurance on the expenditure cofinanced. |
Limitations in the Commission's assurance on the operation of the management and control systems |
|||
The Structural measures Directors-General make annual declarations concerning their respective policy areas. They limit their assurance on the legality and regularity of expenditure to the internal systems at the Commission and provide little assurance on the operation of the management and control systems in the Member States. For the period 1994-1999, the Directors-General made no reservations for the four Structural Funds. This is inconsistent with the observations of the Court, confirmed by the Commission, indicating numerous systems weaknesses. The Commission has frequently replied to the Court's observations that adequate checks would be carried out at the closure of 1994-1999 programmes. However, the Commission plans to carry out checks on underlying expenditure after final payments have been made. Only in exceptional cases will the Commission make checks in the Member State before paying. (Annual Report 2002, paragraphs 5.10 to 5.14 and 5.21) |
A limited number of audits have been carried out in the Member States. Also, the declarations are based on the assumption that the Member States will fulfil their control and management obligations in line with the relevant regulations. Therefore, concerning the information about the systems in place in the Member States and possible reliance upon them, the declarations are limited to a negative appraisal in some cases. |
Although efforts have been made to improve the quality of the declarations, their coverage remains largely limited to the internal control systems at the Commission. They do not provide a global indication, even indirect, on the legality and regularity of the expenditure managed by the systems in the Member States. |
The scope of the declarations has become broader as the Directorates General have completed their assessment of the systems and carried out further audit work in the Member States. Nevertheless, the declarations are necessarily focussed on the assurance with regard to the expenditure effected by the DG and with regard to its own activities and systems for ensuring the regularity of expenditure managed by the Member States. |
Delays and weaknesses in closing 1994-1999 programmes |
|||
The closure of programmes from the previous period has seen only limited progress. Many closure statements submitted to the Commission by the Member States were incomplete and could not be accepted. the Commission has made final payments although all requirements of the regualtions were not respected. (Annual Report 2002, paragraphs 5.36 to 5.38) |
The Commission has a programme of ex post audits. |
The bulk of the audits will only take place in late 2004 or in 2005. |
Despite the late submission and variable quality of the closure documentation provided by Member States, the Commission made good progress in 2003 in examining the final claims for 1994-99 programmes. The Commission began closure audits in 2002 and for some funds had completed the bulk of them by mid-2004. |
Limited follow-up by the Commission of audit findings |
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Although improvements were noted, the Commission's follow-up to the Court's audit findings is not always timely, appropriate or complete. The Commission rarely extends its investigations beyond the samples examined by the Court, even when evidence exists that errors found may have a systemic effect. (Annual Report 2002, paragraphs 5.44 to 5.52) |
The Commission's follow-up action has improved, although delays persist. |
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CHAPTER 6
Internal policies, including research
TABLE OF CONTENTS
Introduction
Specific appraisal in the context of the Statement of Assurance
Audit objectives and scope of the audit
Assessment of the Commission’s supervisory systems and controls
Implementation of the Internal Control Standards
Preliminary assessment of the management and control system for FP6
Preliminary assessment of the management and control systems for the European Refugee Fund in the area of freedom, security and justice
Results of the tests of underlying transactions authorised during the financial year
Analysis of the Commission's ex-post financial audits
Review of the Annual Activity Reports and the Directors-Generals' Declarations
Conclusions and recommendations
Follow-up of previous observations in Special Report No 2/2002 ‘Socrates’ and ‘Youth for Europe’
Principal observations in Special Report No 1/2004 concerning FP5 (1998 to 2002)
THE COURT'S OBSERVATIONS |
THE COMMISSION'S REPLIES |
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INTRODUCTION |
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Graphs 6.1 and 6.2 show how the appropriations were spent in 2003. |
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SPECIFIC APPRAISAL IN THE CONTEXT OF THE STATEMENT OF ASSURANCE |
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Audit objectives and scope of the audit |
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Assessment of the Commission's supervisory systems and controls |
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Implementation of the Internal Control Standards |
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Scope of the review of the implementation of the Commission's internal control standards |
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Court does not share the Commission's self-assessment in several areas |
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As a result, in the Court's view, Standard 12 ‘Adequate management information’ has not been complied with in 2003 by all four Commission departments examined by the Court. |
For the reasons explained above, the Commission is of the opinion that Standard 12 has been adequately complied with. |
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Preliminary assessment of the management and control system for FP6 |
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Scope of the preliminary analysis |
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Regulatory framework adopted in time, but model contract finalized late |
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Late deployment of a common IT system for FP6, which is not being used by all Commission departments |
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DG TREN has participated in the design of the common FP 6 IT system and decided to use all of its modules except the contract module. At the same time an interface has been set up to enable data exchange with the common system. The implementation of a common IT system represents major progress in the set-up of the Commission’s systems for the management of the European RTD framework programmes. |
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Further clarification needed for audit certificates |
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FP6 audit approach not agreed by all Commission departments |
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The Commission confirms the target of auditing 10 % of all contractors during FP5. For FP6, the situation is entirely different as the introduction of audit certificates is generalised and the Commission’s audit strategy will focus on the qualitative assessment of the system based on audit certificates. |
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Preliminary assessment of the management and control systems for the European Refugee Fund in the area of freedom, security and justice |
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Scope of the preliminary assessment |
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Operational procedures not yet documented at Directorate-General for Justice and Home Affairs |
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Discussions are already in progress to bring together in the manuals of operational procedures for the programmes the various standard documents already accessible in the common information technology repertories of each programme. |
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Weaknesses in the ERF's control system at different levels |
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This is already the subject of measures by the Commission in the context of the second phase of the European Refugee Fund. |
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The monitoring visits showed that improvements were possible, and the weaknesses were taken into account in the programming of the ex-post audits. |
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The Court's findings have been sent to the Member State concerned and, where appropriate, rectifications will be made. The Commission will take appropriate measures to remind the Member States about the provisions contained in the implementing rules concerning the ERF. In addition, the definition of the concept of ‘eligible expenditure’ has been included in the Commission proposal for the second phase of the European Refugee Fund (COM (2004)102 of 12 February 2004, Articles 20 and 23. |
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Results of the tests of underlying transactions authorised during the financial year |
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Scope of the testing |
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Weaknesses observed in the functioning of the Commission's internal controls |
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Following the Court's audit the correct application of the financial procedures was reviewed by the Commission. |
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In a number of cases payment delays are due to deferred availability of appropriations at the beginning of the financial year, additional controls or requests for new substantiating documents, which are not always correctly recorded as giving rise to an interruption in the reference period for making the payment in question. |
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Concerns as to over declarations of costs by beneficiaries for indirect RTD actions |
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For FP6 the measures taken include a simplification of rules, the use of audit certificates and the introduction of sanctions. |
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Previous observations for TEN-T confirmed by this year's audit findings |
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Control weaknesses identified in the ‘Area of freedom, security and justice’ |
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Non-compliance with contractual requirements at final beneficiary level |
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Analysis of the Commission's ex-post financial audits |
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Slight increase in audit activities |
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During 2003 the JAI's audit plan started to be implemented but, on account of limited human resources, only a limited number of audits could take place. |
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Table 6.1 — Internal policies area —Audits by (or on behalf of) the Commission completed in 2003 (32) (33)
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Ex-post financial audits of indirect RTD actions — further action needed to reach target set |
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Table 6.2 — Directorates-General operating the RTD framework programmes — Summary table of audits closed in 2002 and 2003
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The Commission has confirmed that it will continue its audits on FP 5 contractors, as multiannual projects are ongoing and a new framework contract with an external audit firm is set up for that purpose. The Commission expects the overall audit target for FP5 can be reached at the end of corresponding activities. The Directorates-General operating RTD framework programmes have indicated their intentions in the context of the launch of the procurement procedures for the framework contracts with external auditors. By 2006/2007 the Commission plans to have audited a sufficiently large number of contractors to reach the target set. |
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Commission statistics on ex-post financial audits show lower impact of errors for the RTD framework programmes than does the Court's audit |
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The Directorates-General operating RTD framework programmes have disclosed this data in more detail in their Annual Activity Reports. |
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Inadequate follow-up procedures for ex-post financial audits at the Directorate-General for Education and Culture |
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DG EAC's audit programme focuses in particular on the inclusion of projects which the DG considers to be potentially more risky or where the analysis of breakdowns suggested that they might contain anomalies. In addition, DG EAC is reinforcing the requirement for compliance by beneficiaries with the contractual provisions. It is also working on a simplification of these contractual provisions. These two factors should reduce such anomalies with regard to beneficiaries. It should be noted that in some cases they have less developed administrative structures in this area than in others (small NGOs). |
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In some cases, the audited contractors also had other contracts with the same Directorate-General or other Commission departments. In these cases, the Commission's follow-up procedures should provide for verification of the extent to which other contracts are subject to similar problems. |
The Commission will endeavour to carry out a better cross-check of the information arising from the audits carried out in respect of a particular programme with the funding which the beneficiaires concerned may have received under other programmes; the features of certain beneficiaries (recurrent beneficiaries, in particular) and certain projects are taken into account when drawing up the programme of audits. |
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Review of the Annual Activity Reports and the Directors-Generals' Declarations |
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Scope of the review |
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General improvement in the presentation of the different aspects covered by Annual Activity Reports |
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Persistent weaknesses in the formulation of reservations by the Directors-General |
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With regard to the European Refugee Fund, the reservations expressed in 2002 were removed since corrective measures had been taken by the Commission, e.g. the programme of monitoring visits relating to management and control systems have been completed in all Member States. The DG did not consider that the material impact justified a reservation. The DG for Justice and Home Affairs is aware that efforts need to be intensified in the field of ex-post audits. This is already happening in 2004 and will also be the case in 2005. DG Research's 2003 annual activity report indicates the weakness concerning payment delays. However, even if there was no evaluation of the material nature of this weakness contained in the text of the report, the impact on reasonable assurance was not regarded as material given the very low rate of requests for delayed payment interest. |
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Modifications in the legal base insufficient to counter risks of over payments for indirect RTD actions |
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Other Commission proposals have not been fully retained by the European Parliament and the Council. |
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In the Court's view, the Commission should review from first principles the rules for setting the Community financial participation whilst allowing adequate control over expenditure in any future RTD framework programmes. The changes to the cost reimbursement models adopted by the European Parliament and the Council are insufficient to address adequately the underlying problems leading to overpayments (1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78). |
Relating to the ‘desk audits’, checks continue to be carried out on sampling related to substantiation of cost claims, particularly with respect to the time sheets for personnel costs but sometimes including also subcontracting (contracts, invoices), other costs and durable equipment (invoices), and in certain cases overhead costs. In-depth controls via the request of substantiation of claims by means of supplementary documentation are exercised by the Directorates-General operating RTD framework programmes partly in doutful cases and partly on random selection. The Commission has made great efforts to achieve simplification with the introduction of FP6. It will continue to develop the framework programme monitoring model, including in the proposal for a future FP7, paying particular attention to the simplification of procedures. |
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Conclusions and recommendations |
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Compared with FP5, FP6 has significantly simplified and improved the management rules with a view to reduce errors and misinterpretations and in order to protect the financial interests of the Communities, notably by introducing the obligation for beneficiaries to provide audit certificates. |
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The Directorates-General operating RTD framework programmes differ from the view held by the Court that the audit target for FP5 will not be reached. The audit effort is continuous over at least four years and the Commission considers that the achievement of the 10 % target can indeed be expected by 2006/2007. Extensive efforts have been made in each Directorate-General operating RTD framework programmes to ensure the effective follow-up of audits and the financial implementation of audit results including when necessary by issuing recovery orders. |
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FOLLOW-UP OF PREVIOUS OBSERVATIONS IN SPECIAL REPORT NO 2/2002 ‘SOCRATES’ AND ‘YOUTH FOR EUROPE’ |
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Scope of the Special Report and main audit findings |
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The Court's audit observations were explicitly supported in the European Parliament's report on the discharge for the general budget for the 2001 financial year (1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78). |
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Action taken by the Commission |
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Programme design and the management system |
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Programme implementation |
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Commission's internal control system |
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Improvements in the Commission's programme evaluation |
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Conclusion and recommendations |
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PRINCIPAL OBSERVATIONS IN SPECIAL REPORT NO 1/2004 CONCERNING FP5 (1998 TO 2002) |
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The cost reimbursement system set up for FP6 is simpler to implement both for the participants and for the Commission services. Consequently, it should provide better protection for the Community’s financial interests. In addition to the sanctions provided for in the model contract and the FP6 participation rules, possibilities are also indicated in Article 114 of the new Community Financial Regulation. |
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For FP6, the establishment of management tools, including centralised support functions, illustrates the Commission's concern to ensure greater coordination between its services. |
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Measures to further reduce the duration of the procedures have been renewed in FP6 and provide a useful complement for the new procedures for the entry into force of contracts established by the FP6 participation rules. In line with recommendations in the White Paper on Commission Reform, the Commission has addressed the specific difficulties as regards staff policy in the research domain. Simplified procedures and better planification should make it possible to even out the caseload under FP6, improving internal control and speeding up processes. |
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The staff allocation is presented in the Annual Management Plan in accordance with the newly introduced Activity Based Budgeting (ABB) since 2002, but 2004 will be the first year where the General Budget will be officially based on this new system. The Activity Based Budgeting methodology further increases the transparency of the Commission's budgetary management. |
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Specific deficiencies identified by the Court are addressed by the Commission in the development of a common IT system for FP6. |
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Following the Court’s audit, both in the perspective of FP6 and in the framework of the financial reform in progress, the Commission has already improved several aspects of its internal control mechanisms. An action plan common to the Directorates-General concerned was implemented by the Commission in 2003. |
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In order to reduce the frequency of errors, the Commission has increased the ex-post audits and drawn up an action plan following the synthesis report of the 2001 annual activity reports which has been implemented and is regularly monitored. In addition in FP6, audit certificates from beneficiaries will be required. |
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In addition to the formal internal reporting to management, the Commission produces, as required by the legal basis, an extensive reporting to external users such as programme committees, external advisory groups or monitoring panels. The Commission's Internal Control Standards were in effect only for part of the period covered by the Court's audit but they have been fully implemented now. The deployment of the common IT system for FP6 will help to improve management reporting. |
(1) Other agricultural operations, other regional operations, transport as well as other measures concerning fisheries and the sea (Titles B2-5 to B2-9 of subsection B2), and public awareness of the common agricultural policy (Article B1-382).
(2) Directorates-General for Research (RTD), Information Society (INFSO), Energy and Transport (TREN), Enterprise (ENTR), Fisheries (FISH), Justice and Home Affairs (JHA), Education and Culture (EAC), Environment (ENV), Health and Consumer Protection (SANCO), Competition (COMP), Internal Market (MARKT), Economic and Financial Affairs (ECFIN), EUROSTAT and the Commission's Joint Research Centre (JRC).
(3) Annual Activity Reports 2003 of Directorates-General for Research (30 March 2004), for Information Society (6 April 2004), for Justice and Home Affairs (31 March 2004) and for Education and Culture (7 April 2004).
(4) Standard 11 ‘Risk analysis and management’, Standard 12 ‘Adequate management information’, Standard 14 ‘Reporting improperties’, Standard 17 ‘Supervision’, Standard 18 ‘Recording exceptions’, Standard 20 ‘Recording and correction of internal control weaknesses’, Standard 21 ‘Audit reports’ and Standard 22 ‘Internal audit capability’.
(5) European Commission, COM(2000) 2203 dated 13 December 2000, and action No. 78 of White paper, together with European Commission, Synthesis of Annual Activity Reports 2002 of DGs and Services, COM(2003) 391 final, 9. July 2003.
(6) This was corrected in February 2004 by the creation of a central unit to monitor the implementation of corrective actions.
(7) Special Report No 1/2004 on the management of indirect RTD actions under the 5th Framework Programme (FP5) for Research and Technological Development (1998 to 2002), together with the Commission's replies, paragraph 110.
(8) The FP6 budget comprises 16 270 million for the European Community (EC) section and 1 230 million euro for the Euratom section. This budget will be increased with the contributions from third countries signing a cooperation agreement with the Community to participate in FP6. This budget includes 760 million euro and 290 million euro from the EC and the Euratom sections respectively, intended to cover the direct research activities carried out by the Directorate-General Joint Research Centre.
(9) In 2003, the five Directorates-General signed 507 contracts for FP6 indirect RTD actions (i.e. Networks of excellence, Integrated projects, Specific targeted projects, Article 169 actions, Specific research projects for SMEs, Actions to promote and develop human resources and mobility, Specific Actions to promote Research Infrastructure, Coordination actions, Specific support actions, Integrated infrastructure initiatives) for a total Community contribution of 1 945,7 million euro. This compares to 846 contracts for FP5 indirect RTD actions, covering a total Community contribution of 961, 0 million euro, signed in 1999, the first year of the previous RTD framework programme (see Special Report No 1/2004 on the management of indirect RTD actions under the 5th Framework Programme (FP5) for Research and Technological Development (1998 to 2002), together with the Commission's replies: paragraphs 59, 60, 132 and annex 3a and 3b)
(10) FP6 was adopted on 27 June 2002 by Decision No 1513/2002/EC of the European Parliament and of the Council. The specific programmes ‘Integrating and strengthening the European Research Area’ and ‘Structuring the European Research Area’ were adopted on 30 September 2002 by Council Decisions No 834 and No 835 respectively (see Special Report No 1/2004 on the management of indirect RTD actions under the 5th Framework Programme (FP5) for Research and Technological Development (1998 to 2002), together with the Commission's replies, paragraphs 11 to 15).
(11) Special Report No 1/2004 on the management of indirect RTD actions under the 5th Framework Programme (FP5) for Research and Technological Development (1998 to 2002), together with the Commission's replies: paragraph 15.
(12) Core model contract adopted by Commission decision C(2003)799/1 dated 10 March 2003, modified by C(2003)799/2 dated 12 March 2003 and C(2003)3834 of 23 October 2003 (together with Annex II ‘General conditions’, Annex III for ‘Integrated Projects’ and ‘Networks of Excellence’); Annex III for ‘Integrated Infrastructures Initiatives’ adopted by Commission decision C(2003)2029 dated 2 July 2003; two sets of general Special Clauses adopted by Commission decisions DL/2003/3004 (dated 7 November 2003) and DL/2003/3188 (dated 27 November 2003); targeted Special Clauses by Commission decisions DL/2003/3140 (for ‘International Organisations’) and DL/2003/3141 (for ‘Specific support actions involving Transnational Access’), both dated 20 November 2003 and by Commission decision DL/2003/3388 (for ‘Specific Support Actions for Infrastructures’) dated 10 December 2003.
(13) European Commission, ‘Guide to Financial Issues relating to Indirect Actions of the Sixth Framework Programmes’, version April 2004.
(14) Special Report No 1/2004 on the on the management of indirect RTD actions under the 5th Framework Programme (FP5) for Research and Technological Development (1998 to 2002), together with the Commission's replies: paragraphs 42 to 45 and 114.
(15) Special Report No 1/2004 on the management of indirect RTD actions under the 5th Framework Programme (FP5) for Research and Technological Development (1998 to 2002), together with the Commission's replies: paragraph 132.
(16) This approach provided for three types of audits to be carried out by (or on behalf of) the Commission: ex-post financial audits to verify the reliability of audit certificates accompanying financial statements for FP6 indirect RTD actions, compliance audits (so called ‘management audits’) to provide assurance on the effective operation of the new instruments (i.e. ‘Networks of Excellence’ and ‘Integrated projects’); and — ex-post financial audits for those instruments for which an audit certificate is not required, intended to confirm the eligibility of the costs declared (see Directorate-General for Research, L4/RH/ER D (2003), Common Audit Policy of the DG's for FP6, dated 5 December 2003)
(17) Special Report No 1/2004 on the management of indirect RTD actions under the 5th Framework Programme (FP5) for Research and Technological Development (1998 to 2002), together with the Commission's replies: paragraph 132.
(18) Council Decision 2000/596/EC of 28 September 2000 establishing a European Refugee Fund (OJ L 252, 6.10.2000, p. 12).
(19) Denmark is not participating in the ERF programme (Recital 23 of Council Decision 2000/596/EC)
(20) Article 15, baseline requirements by 31 December 2002 of Internal Control and Risk Assessment 2002 (ICRSA) 2002, Summary of the baseline and full internal control Standard requirements (http://intracomm.cec.eu-admin.net/budg/document/crd/ics/baseline-en-1.03-final.pdf).
(21) In addition to guidelines prepared at technical level, which were not formally approved by the hierarchy, the only manuals at Directorate-General for Justice and Home Affairs were on financial procedures and interdepartmental consultation (in particular ‘Vademecum des Circuits financiers’, Unit C1, Human resources, budget, informatics, security; ‘Vademecum sur les procédures institutionelles’, July 2003, DG JAI.01).
(22) Article 7 in combination with Article 18 of Council Decision 2000/596/EC.
(23) Commission Decision 2001/275/EC of 20 March 2001, laying down detailed rules for the implementation of Council Decision 2000/596/EC as regards the eligibility of expenditure and reports on implementation in the context of actions co-financed by the European Refugee Fund (OJ L 95, 5.4.2001, p. 27). Commission Decision 2002/307/EC of 18 December 2001 laying down detailed rules for the implementation of Council Decision 2000/596/EC as regards management and control systems and procedures for making financial corrections in the context of actions co-financed by the European Refugee Fund (OJ L 106, 23.4.2002, p. 11).
(24) Article 4(1)(c) of Council Decision 2000/596/EC.
(25) Annual Report concerning the financial year 2002, paragraph 6.43.
(26) Article 4 of Commission Decision 2002/307/EC as regards management and control systems and procedures for making financial corrections in the context of actions co-financed by the European Refugee Fund.
(27) For one transaudited by the Court the interim report prepared by a final beneficiary and forwarded to the national authority did not contain sufficient information to justify the declared expenditure. Nevertheless the amount was fully accepted and certified to the Commission on which basis the Commission authorised the payment. Another final report included amounts paid by a local office of the beneficiary in Kosovo without any adequate supporting documentation in the file.
(28) The Annual Activity Report 2003 for DG RTD, for example, states that the time limits for the Commission are not respected in more than 60 % of cases.
(29) Special Report No 1/2004 on the management of indirect RTD actions under the 5th Framework Programme (FP5) for Research and Technological Development (1998 to 2002), together with the Commission's replies, paragraphs 90 to 100 and 129.
(30) Annual Report concerning the financial year 2001, paragraphs 4.27 to 4.30; Annual Report concerning the financial year 2002, paragraphs 6.33 to 6.36.
(31) Opinion No 2/2004 on the ‘single audit’ model and a proposal for a Community Internal Control Framework.
(32) The figures for 2002 have been modified, as compared to the Court's Annual Report 2002, taking into account additional information made available by the Commission.
(33) Definitions used in this table:
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Number of audits completed: number of financial audits where a final audit report was issued during the year. |
— |
Number of open contracts: number of contracts signed in the year that have not yet been completed, plus the total number of contracts that were open at the beginning of the year that were not completed during the year. The word ‘contract’ denoted both contracts (either a shared-cost action or a contract awarded through the public procurement procedures) and subsidies (where a financial agreement has been reached). A ‘completed contract’ is a contract where the terms of the contract have been fulfilled, all financial and technical reviews have been completed and the final payment has been made. |
— |
Value of audited contracts: the value of only the contractor's share of the contract audited on the spot. |
— |
Amount recoverable: amounts calculated in the on-the-spot audits as recoverable and evidenced in the audit reports. |
(34) Veterinary and phytosanitary actions. Value of audited contracts means here the maximum contribution to be EU funded.
(35) Fishery control measures. Contract means here programme of a Member State; value of audited contracts means here value of audited items within a programme; value of open contracts means here the total value of the pluriannual measures for all Member States.
(36) The figures for 2002 include exclusively research related audits.
(37) This amount corresponds to the total audited cost statements.
(38) This amount includes a suspended 2 million euro payment to the Netherlands under the project ‘Idea’ (identification of animals).
(39) The number of audits includes two audits of ‘Idea’ (identification of animals) in the Netherlands and Spain of budget line B1-3 6 0.
Source: European Commission.
(40) The figures for 2002 have been modified, as compared to the Court's Annual Report 2002, taking into account additional information made available by the Commission.
(41) Written Commission reply to the questionnaire of the European Parliament Committee on Budgetary Control, paragraph 4.3, dated 21 December 2001. See also Court of Auditors' Annual Report concerning the financial year 1999, together with the Commission's replies, paragraph 4.23.
(42) The ratio was 9,2 % for the year 2000, 8,5 % for the year 2001 and 4,8 % for the year 2002. See also the Court's Annual Report concerning the financial year 2002, paragraph 6.46.
(43) The Commission's service contract states that up to three contracts per auditee can be requested from external audit firms for a fixed price and the obligation to deliver the final audit report within six months. In order to increase the audit coverage, the Commission could require the audit firms to carry out more audits per assignment.
(44) Special Report No 1/2004 on the management of indirect RTD actions under the 5th Framework Programme (FP5) for Research and Technological Development (1998 to 2002), together with the Commission's replies, paragraph 98.
(45) Directorates-General for Research, for Information Society, for Justice and Home Affairs and for Education and Culture.
(46) Secretary-General and the Directorate-General for Budget, ‘Circular on annual activity reports for year 2003 to Directors-General and Heads of Service’, SEC(2003) 1469 of 19 December 2003, amended by SEC(2004) 147 of 19 February 2004.
(47) Synthesis of the Annual Activity Reports and declarations of the Directors-General and Heads of Service, COM(2002) 426 final, 24 July 2002.
(48) European Commission, ‘Action Plan to address the issues identified in certain Annual Activity Reports (2001) as weak points in the management of research projects’, C(2002) 5558, 3 January 2003.
(49) The common action plan adopted by the Directorates-General operating the RTD framework programmes covers, among others, the following specific measures: as regards the implementation of FP5, the improvement of the organisational cooperation between the Directorates-General through the creation of an inter-service group on the financial management of contracts and a network of correspondents reporting to this inter-service group, the improvement of the contract management through better information for contractors, an increase in the verification of cost claims (involving the implementation of desk audits and the improvement of training on financial issues), and the improvement of the IT systems; as regards FP6, the preparation of clear financial guidelines for contractors, the requirement of audit certificates, the development of a common IT system, the continuation of the audit strategy applied for FP5 and the introduction of sanctions in the model contract.
(50) COM(2004) 247 final, 5 April 2004, points 30, 32, 33 and 39.
(51) Special Report No 1/2004 paragraphs 42 to 45.
(52) Special Report No 1/2004, paragraphs 36 to 41 and 113 to 115.
(53) Opinion No 2/2004 on the ‘single audit’ model and a proposal for a Community Internal Control Framework.
(54) Special Report No 2/2002 on the Socrates and Youth for Europe Community action programmes, together with the Commission's replies; see in particular paragraphs 10 to 21, 25 to 36, 39 to 56, 75 to 83 and 91 to 102.
(55) Report concerning discharge in respect of the implementation of the general budget of the European Union for the 2001 financial year (Commission) 26 March 2003, paragraphs 47 to 55.
(56) The Community action programme Socrates was established by Decision No 819/95/EC of the European Parliament and of the Council of 14 March 1995 (OJ L 87, 20.4.1995) and amended by Decision No 576/98/EC of 23 February 1998 (OJ L 77, 14.3.1998). The second ‘Socrates’ programme established by Decision No 253/2000/EC of 24 January 2000, (OJ L 28, 3.2.2000) covers all aspects related to the different educational phases: Action 1 ‘School education (Comenius)’; Action 2 ‘Higher education (Erasmus)’; Action 3 ‘Adult education and other educational pathways (Grundtvig)’; Action 4 ‘Teaching and learning of languages (Lingua)’; Action 5 ‘Open and distance learning; information and communication technologies in the field of education (Minerva)’; Action 6 ‘Observation and innovation’; Action 7 ‘Joint actions’; Action 8 ‘Accompanying measures’.
(57) The original ‘Youth for Europe’ programme supported informal educational activities (Action 1 ‘Youth for Europe’; Action 2 ‘European Volunteers System’; Action 3 ‘Initiatives in favour of young people’; Action 4 ‘Joint actions’; Action 5 ‘Accompanying measures’; Action 6 ‘Third countries’). The scope of the actions was slightly reduced in 2000 when the ‘Youth Community action programme’ was launched.
(58) Decision No. 253/2000/EC of the European Parliament and of the Council of 24 January 2000 establishing the second phase of the ‘Socrates’ Community action programme in the field of education.
(59) Directorate-General for Education and Culture, ‘Annual Activity Report 2002’, 14 April 2003: part 3, point 2(a).
(60) Council Regulation (EC) No 58/2003 (OJ L 11, 16.1.2003).
(61) Such as a body pursuant to Article 185 of the Financial Regulation applicable to the general budget (see Council Regulation (EC, Euratom) No 1605/2002 of 25 June 2002 (OJ L 248, 16.9.2002): articles 54 to 56).
(62) See for example Contract No 2003-3007/001001, Article 9.
(63) European Commission, ‘A new Framework for Resource Management and Internal Auditing in the Commission’, 22 February 2000, Chapter 4.
(64) See for example: Terms of Reference, Tasks to be carried out by the National Agencies for the implementation of the Socrates Programme at national level, Period: 1 April 2003 to 31 December 2004, SOC/COM/02/061; indicators concern among others the number of staff working for Socrates, number of applications received, etc.
(65) European Commission, ‘Standards for Internal Control within the Commission's services’ (SEC(2000) 2203 of 2 February 2001 (second version dated 18 December 2001).
(66) European Commission, ‘Evaluation intermédiaire du Programme Jeunesse 2000-2006 (couvrant la période 2000-2003)’, 8 mars 2004, COM(2004) 158 final, point 4 and recommendations.
(67) European Commission, ‘Call for applications EAC/60/02 with a view to constituting a list of experts to assess the proposals received in connection with the “Socrates” Community action programme in the field of education and other actions in the field of education’ (OJ C 211, 5.9.2002).
(68) European Commission, ‘Evaluation intermédiaire du Programme Jeunesse 2000-2006 (couvrant la période 2000-2003)’, 8 mars 2004, COM(2004) 158 final.
(69) In early 2004, following an internal reorganisation, a specific function within the financial unit of the Directorate-General for Education and Culture was entrusted with assessing the National Agencies' certification reports.
(70) See for example the certification reports of the French National Agency of 11 February 2004 or the reports by the Luxembourg National Agency of 10 February 2004.
(71) Decision No 253/2000/EC of the European Parliament and of the Council of 24 January 2000 establishing the second phase of the ‘Socrates’ Community action programme in the field of education; Article 14 ‘Monitoring and Evaluation’.
(72) Decision No 1031/2000/EC of the European Parliament and of the Council of 13 April 2000 establishing the ‘Youth’ Community action programme; Article 13 ‘Monitoring and Evaluation’.
(73) Communication COM(2002) 276 of 5 June 2002.
(74) European Commission, ‘Interim evaluation report on the results achieved and on the qualitative and quantitative aspects of the implementation of the second phase of the “Socrates” Community action programme in the field of education, 8 March 2004’, COM(2004) 153 final.
(75) European Commission, ‘Evaluation intermédiaire du Programme Jeunesse 2000-2006 (couvrant la période 2000-2003)’, 8 mars 2004, COM(2004) 158 final.
(76) Directorate-General for Education and Culture, ‘Annual Activity Report 2002’, 14 April 2003.
(77) See DG Budget — Central Financial Service, ‘Standards for Internal Control within the Commission's services and the baseline for implementation by the 31 December 2001’, 18 December 2001.
(78) Special Report No 1/2004.
ANNEX 1
Internal policies (including research) — Assessment of key aspects previously observed
Observations |
Action taken in 2003 |
Action to be implemented |
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1.a Supervisory and control systems — ex-post audits of final beneficiaries participating in RTD framework programmes |
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In 1998 the five Directorates-General operating the RTD framework programmes jointly formulated an audit approach, setting themselves for FP5 a target of auditing 10 %of the contractors (see Annual Report 2001 and 2002). These audits are to a large extent carried out by external audit firms on behalf of the Commission. The Court found that The Court found that:
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In 2003, completion of [333] audits, mainly FP5 indirect RTD actions, still falling short of target. |
Commission should define for FP6 measurable objective, which can realistically be achieved. |
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Proposal for common audit approach in 2004, but still not formally adopted. |
A common audit approach for FP6 a should be formally adopted by all five Directorates-General. |
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Award procedure for a new framework contract (for FP5 indirect RTD actions) launched in October 2003, but not yet signed. |
A new framework contract for FP6 should be signed to provide adequate external support to the Commission to implement its audit approach for FP6. |
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1.b Supervisory and control systems — ex-post audits of final beneficiaries participating in TEN-Transport actions |
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Regular on-the-spot checks for the monitoring of TEN-T actions are performed by the Commission. These controls are however not complemented by ex-post financial and technical audits (where appropriate, carried out by DG TREN or external experts) (see Annual Report 2001 and 2002). The Court found that |
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No audit programme for TEN-T audits was established in 2003. |
An audit programme including TEN-T remains to be established and implemented. |
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2. Supervisory and control systems — Vverification of the eligibility of costs for TEN-Transport actions |
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For TEN-T actions, eligible and ineligible costs are defined in the legal basis and the Commission Decisions (Annual Reports 2001 and 2002). The Court found that:
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As from 2002, the standard text of the TEN-T Commission Decision has been substantially revised, it was inspired by the Cohesion Fund decision and provides more details of eligible cost. A new model Commission Decision has been adopted in 2003, including:
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The definition of studies and works is still insufficiently clear and precise. |
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The model cost statement should be a separate form (stating the costs incurred and supporting information from the beneficiaries). Its use should be mandatory. The beneficiary should date and sign the cost statement, thereby confirming the reality, eligibility and accuracy of the costs declared. The cost statements should be certified by an external auditor, or in the case of public bodies, by a competent public officer. |
ANNEX 2
Supervisory systems and controls
Area: Internal Policies (including Research)
System: 6th Framework Programme (FP6) for Research and Technological Development and European Refugee Fund (ERF)
FP6 |
Commission |
Intermediate level |
Beneficiary |
Overall assessment |
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Conception |
B |
— |
B |
B |
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Practical transposition in procedural stages:
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B |
— |
C |
B |
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Actual operation:
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B |
— |
N/A |
N/A |
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Results:
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N/A |
— |
N/A |
N/A |
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Overall assessment |
B |
— |
B |
B |
ERF |
Commission |
Intermediate level |
Beneficiary |
Overall assessment |
||||
Conception |
B |
B |
N/A |
B |
||||
Practical transposition in procedural stages:
|
B |
B |
B |
B |
||||
Actual operation:
|
C |
B |
C |
C |
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Results:
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B |
B |
N/A |
B |
||||
Overall assessment |
B |
B |
B |
B |
CHAPTER 7
External actions
TABLE OF CONTENTS
Introduction
Specific assessment in the context of the Statement of Assurance
Scope and nature of the audit
Supervisory systems and controls
Internal control standards
Humanitarian Aid Office
EuropeAid Cooperation Office at central level
Supervisory systems and controls at the level of the Delegations
Audit of transactions
Audit of transactions carried out at central level
Audit of transactions carried out at the level of Delegations
Implementing organisations
Analysis of Annual Activity Reports and the Statements of the Authorising Officers by delegation
Conclusions
Recommendations
THE COURT'S OBSERVATIONS |
THE COMMISSION'S REPLIES |
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INTRODUCTION |
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SPECIFIC ASSESSMENT IN THE CONTEXT OF THE STATEMENT OF ASSURANCE |
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Scope and nature of the audit |
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Supervisory systems and controls |
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Internal control standards |
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Humanitarian Aid Office |
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Risk assessment |
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Audit of implementing partners |
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Further to the above the Commission services (EuropeAid and ECHO) started to review the UN's control systems used in the management of EU funded projects. The on the spot verifications of these systems and expenditure records, at the UN headquarters, started in 2004. The International Red Cross family was audited in the first half of 2004. |
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EuropeAid Cooperation Office at central level |
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Follow-up of 2002 observations |
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Regarding recovery, the efforts made during the most recent exercise have resulted in a fall in the amount to be recovered that had accumulated at the end of 2002 by almost 100 claims, representing nearly EUR 10 million. These results are partially obscured by the sudden appearance of a new RAR during 2003 (an increase of 50 claims worth EUR 2 million). At the beginning of the 2003 exercise, the number of claims not resolved by their due date stood at 614 (for a total of EUR 64 038 938,27), while by the end of the exercise it had fallen to 567 (for a total of EUR 56 542 997,78) The number of outstanding claims therefore fell by 7,65 %, and their total dipped by 11,7 %. Regarding the reporting of internal control weaknesses by staff, the Commission will study ways of improving its functioning. |
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Risk assessment |
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Information and reporting |
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Information relating to audits to be provided by beneficiaries before introducing requests for payments (certification audits) will be encoded at two stages, once when the contract is concluded and second, when the certificate or the audit report is presented. The procedural steps, as well as the appropriate fields in CRIS, are envisaged but still need to be developped. It is not intended, however, to register information on certification audits to the same extent as data relating to external audits launched by headquarters or delegations. |
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Financial monitoring |
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In addition, optional ex ante controls (see paragraph 7.20) have also been carried out. |
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Some directorates have made additional assessments primarily in cases where devolution took place in the first wave (2001). Directorates where devolution took place later will consider when to carry out such assessments. |
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Audit of implementing organisations |
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Moreover, CRIS AUDIT (a module of CRIS) has been made available for encoding audits both in headquarters and delegations. The use of this module requires appropriate training. This training started in May 2004. |
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Ex ante control sections |
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Internal audit capability |
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Ex post verifications |
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Overall supervisory and control functions |
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Table 7.1 — Overview of supervision and controls for EuropeAid payments
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Internal Audit Service |
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Where appropriate, the in-depth audit made recommendations to further improve the internal control system of EuropeAid. |
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Supervisory systems and controls at the level of the Delegations |
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The Commonwealth of Independent States and the Western Balkans |
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Asia, Latin America, Mediterranean countries (MEDA) and South Africa |
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Audit of transactions |
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Audit of transactions carried out at central level |
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Audit of transactions carried out at the level of Delegations |
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Implementing organisations |
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The Commission agrees with the Court that the observance of tender and procurement procedures by project management units and NGOs remain an area of concern. With the devolution of projects stricter controls can be applied on the spot by the respective delegations. Moreover, since June 2003, in line with the revised grant contract provisions, the project accounts are subject to an audit before the final payment is made. |
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Analysis of Annual Activity Reports and the Statements of the Authorising Officers by delegation |
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The reports are intended to be an overview; they do not give detailed information on every project concerned. |
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External audits are not the only source of assurance available. Other sources should also be included, such as optional ex ante controls, ex post transactional control, missions on the ground and monitoring reports. These controls were considered adequate for the purpose of deriving overall assurance in the context of the Director-General's Declaration. Regarding the use and follow-up of audit reports, the introduction of new tools (such as CRIS Audit) will contribute to further improve the flow of information on audit results at central level, notably to feed back the audit strategy and the selection of transactions to be included in the audit plan. However, as mentioned earlier, the follow-up of audit results is part of the line-management functions in delegations and headquarters. The level of audit programming in fact matches that of project authorisation, enabling more effective use to be made of the results. Audits are therefore completely integrated into the whole project management cycle. |
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This inquiry is still on-going, and the Commission will keep the Court informed of any relevant developments. |
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In its replies to the preceding points, the Commission clarified which aspects of the audit system were in need of further development. The steady progress made by EuropeAid in this area is acknowledged by the Court. Audits are a supplementary assurance, in addition to the conformity and ‘reality checks’ carried out entirely by the services of the Commission, before the payment orders in the framework of the financial circuits set up in accordance with the requirements of the new financial Regulation, when the payment instruction is issued. Such extra assurances also include the audit of the Annual Audit Plan, ex post transactional monitoring, missions on the ground, and monitoring reports. While efforts must be made to continually improve external audit systems, as part of a set of checks on the legality and regularity of operations, the very diversity of the risks means they cannot be controlled by any isolated element of the verification system, but require the smooth articulation of its different components. |
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Conclusions |
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Please refer also to the replies to 7.45 and 7.48. |
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Recommendations |
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However, the current systems are considered as adequate for the purpose of deriving overall assurance in the context of the Director-General's declaration. The Commission can agree that in principle audits of devolved activities should be launched by the delegations concerned. However, there is a need for Headquarters to be able to launch audits of devolved activities either as ad hoc audits or for the purpose of supervision. |
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Regarding the management information system the Commission will work on further developing CRIS (see reply to 7.17). |
(1) See separate report on the EDFs.
(2) Programmes financed by budget lines which are focused on certain geographic regions (like Asia, Latin America, Mediterranean countries, Eastern Europe and Balkan) in contrast to budget lines which finance certain types of operations (e.g. Food aid, NGO co-financing).
(3) Council Regulation (EC, Euratom) No 1605/2002 of 25 June 2002 (OJ L 248, 16.9.2002).
(4) Commission Regulation (EC, Euratom) No 2342/2002 of 23 December 2002 (OJ L 357, 31.12.2002).
(5) SEC (2000) 2203.
(6) A large proportion of payments is in the form of advances to implementing organisations, which have at a later stage to present statements of incurred expenditure.
(7) Synthesis of Annual Activity Reports of Directors General and Heads of Service; Communication from the Commission, COM(2003) 391 of 9 July 2003.
ANNEX
(a) Court's assessment of supervisory systems and controls in 2003
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Humanitarian Aid Office |
EuropeAid Cooperation Office |
Delegations |
Overall concept |
A |
B |
— |
Procedures and manuals |
A |
A |
A |
Functioning in practice |
A |
B (1) |
B (1) |
Internal audits |
B (2) |
B (2) |
B (2) |
Management reporting |
A |
B (1) |
B |
(b) Court's assessment of external audits at the level of organisations implementing projects funded by EuropeAid
Quality of audits |
A |
Quantity of audits |
B (3) |
Definition of terms of reference |
B (4) |
Commission's involvement in appointing auditors |
B (4) |
Inclusion of tender procedures in the audit scope |
B (4) |
Reporting of results of review of accounting system |
C |
Evidence of follow-up |
B |
Key to indicators
Rating of supervisory systems and controls |
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Works well. Few or minor improvements necessary |
A |
Works, but improvements necessary |
B |
Does not work as intended |
C |
(c) Key areas followed up by the Court of Auditors in 2003
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Humanitarian Aid Office |
EuropeAid Cooperation Office |
Delegations |
Execution risk analysis |
Carried out analysis as in previous years |
Carried out the risk analysis as in previous years as well as the specific risk analysis outstanding in 2002 (Action Plan, action No 2) |
— |
Reporting systems |
Maintained good standards. |
Reporting systems are improving as compared to 2002, but need further development |
Delegations report regularly |
Concept external audits and controls |
Started concept in 2002, fully implemented in 2003. |
Started concept in 2002, further developed in 2003, strategy document in 2004. |
— |
Execution external audits and follow up |
Audits carried out and followed up. |
More audits carried out; terms of reference and follow-up to be improved. |
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(1) Most elements function, but certain important ones remain to be improved.
(2) The internal audit unit focused on system analysis and did not yet test systems.
(3) Nevertheless the number of audits increased as compared to 2002.
(4) For external audits launched by the Commission, the terms of reference and involvement in appointing the auditors are satisfactory, but when the audits are launched by implementing organisations, improvements are necessary.
CHAPTER 8
Pre-accession aid
TABLE OF CONTENTS
Introduction
Specific Assessment in the context of the Statement of Assurance
Scope and nature of the audit
Supervisory systems and controls
The management and control systems
Phare
ISPA
Sapard
Audits by the Commission or on its behalf
Phare
ISPA
Sapard
Tests of transactions
Phare payments
ISPA payments
Sapard payments
Annual Activity Reports
The Directorate-General for Enlargement
The Directorate-General for Regional Policy
The Directorate-General for Agriculture
Conclusions
Recommendations
Principal observations in Special Reports
Special Report No 2/2004 ‘Has Sapard been well managed?’
Special Report No 5/2004 ‘Phare support to prepare Candidate Countries for Managing the Structural Funds’
THE COURT'S OBSERVATIONS |
THE COMMISSION'S REPLIES |
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INTRODUCTION |
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Graphs 8.1 and 8.2 show a breakdown of the funds committed (3 393 million euro) and spent (2 240 million euro) in 2003 (see paragraphs 2.42-2.46 for observations on the budgetary management). |
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SPECIFIC ASSESSMENT IN THE CONTEXT OF THE STATEMENT OF ASSURANCE |
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Scope and nature of the audit |
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Supervisory systems and controls |
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The management and control systems |
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Phare |
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Systems in the candidate countries |
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Co-Financing |
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However, several Implementing Agencies do not verify that parallel (1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31) co-financing declared by national authorities represents incurred expenditure complying with the requirements of the Financing Memorandum for the Phare programme concerned. While it is the duty of the joint and sector monitoring committees to monitor the co-financing, it remains unclear whether recipients have complied with the parallel co-financing requirements, until the final declarations of expenditure are made by the National Authorising Officers and closure audits are carried out. |
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ISPA |
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Systems in the candidate countries |
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During the run-up to accession the Commission monitored the setting up of the systems to manage the Structural and Cohesion Funds, for which the experience with ISPA and the other pre-accession instruments was a good basis. It refers to the Chapter 21 monitoring report (COM(2003) 433) and the detailed sections on management and control systems in new Member States' Structural Fund programmes, which were largely negotiated in 2003 and approved just after accession. The Commission is continuing its work to ensure that appropriate systems are in place, in order to reduce the risk to which the Court refers. The progress made towards EDIS accreditation is being taken into account in this process. |
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The ex ante control of the EC Delegations |
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Sapard |
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Audits by the Commission or on its behalf |
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Phare |
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Commission systems audits |
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Closure audits |
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Audits by National Funds in candidate countries |
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ISPA |
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Commission systems audits |
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Sapard |
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Audits by the Commission |
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Tests of transactions |
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Phare payments |
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ISPA payments |
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With regard to tendering and contracting procedures (seven errors), the Commission agrees that the regulatory provisions must be complied with and is committed to a transparent evaluation of bids and proper documentation. However, it does not consider five of the alleged errors material. As regards environmental impact assessments (three errors noted), although the Commission allowed in some cases this requirement to be completed after submission of the application (for example, as already stated by the Commission at point 8.44 of the Court's Annual Report for 2002, in cases where design and build contracts are used it is simply not possible to carry out a full EIA before the project is submitted for approval), it ensured that EIA procedures had been fully complied with before actual work commenced. The Commission considers that the rates of assistance decided in the cases to which the Court refers (two errors) were appropriate, having regard to all relevant considerations including potential revenue and the affordability for the population served. It recognises, however, that scope exists for standardising the methods for determining co-financing rates and is working in this direction. The Commission accepts the two errors concerning ineligible expenditure and has taken steps to correct the declarations concerned. |
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Sapard payments |
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The Commission has carried out audits in all 10 Sapard countries. In some cases it has also identified that the documentation of checks needs to be improved and has made appropriate recommendations. Regarding the requirement to meet EU-hygiene standards, the Commission has also identified certain problems with the respect of minimum standards in the Sapard countries. It has made recommendations for improvements in systems and controls. Where necessary the findings will be followed up under the clearance of accounts procedures. |
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The Commission will examine the impact of VAT once the programme has been completed. An assessment will be made in the framework of the clearance of accounts procedure, and the appropriate conclusions will be drawn. Regarding the issue raised by the Polish National Authorising officer, the Commission is addressing this with the Polish Authorities. |
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Annual Activity Reports |
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The Directorate-General for Enlargement |
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The Directorate-General for Regional Policy |
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The Directorate-General for Agriculture |
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Conclusions |
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The Commission is aware of the need for further improvement in the management and control systems in the new Member States and the accession countries. It continues to support these improvements, inter alia, through its own audit work. |
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Finalisation of the audit reports could be speeded up. However, this partly depends on the resources allocated to the Directorate-General and partly on the time taken by the beneficiaries to reply to queries from the auditors. |
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The Commission is continuing its work to ensure that appropriate systems are in place for managing the Structural and Cohesion Funds. Public procurement is a risk area also for the old Member States. Procurement was a key part of the numerous training activities initiated, led and implemented by DG REGIO to improve the administrative capacity of the candidate countries. The Commission refers to its replies to points 8.10 and 8.12. |
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The errors identified by the Court will be followed up as necessary. |
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Recommendations |
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Concerning Phare: |
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Concerning ISPA: |
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Concerning Sapard: |
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PRINCIPAL OBSERVATIONS IN SPECIAL REPORTS |
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Special Report No 2/2004 ‘Has Sapard been well managed?’ |
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The Commission considers that it has allocated a sufficient number of qualified staff, in the Sapard unit as well as in the services responsible for overseeing the accreditation process and carrying out audits, to ensure proper monitoring and financial management and control of the use of Community funds in the Sapard countries. |
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Whenever it was made aware of ‘heavy administrative procedures’, the Commission advised the countries concerned by correspondence, during bilateral meetings and at the Monitoring Committee meetings. However, the exact procedural choice (subject to respect of MAFA rules) remains with the country concerned. The Sapard budgets for 2000 to 2004 were drawn up on the basis of the most reliable information available at that time. The sizeable challenges posed by the need to set up an entirely new system, and the lack of experience of the Sapard countries in this area, meant that implementation took time, but in most cases no longer than could be reasonably expected. Payment applications received indicate that payment execution has now reached cruising speed. According to the Sapard regulation, the objectives of the programme are to contribute to the implementation of the acquis communautaire concerning the common agricultural policy and related policies, and to solve priority and specific problems for the sustainable adaptation of the agricultural sector and rural areas in the countries. An essential part of the first objective is to establish a good administrative capacity enabling the demanding tasks of rural development policy implementation to be carried out according to the principles of sound financial management. This is in line with the European Parliament resolution accompanying the 1999 discharge. The Commission believes that the large number of projects contracted (over 13 000) will contribute substantially to the achievement of the second objective. Nevertheless, a final and balanced analysis concerning the impact of the programme (and, in particular, achievement of the objectives) can only be made when the programme has been implemented in full. |
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Phare provided assistance to the Sapard countries to set up structures able to implement the acquis, including implementing arrangements for Sapard. Yet the main task of setting up implementation systems to transfer the EU funds was up to the management of Sapard through the procedures of conferral of management and accreditation of measures. The Sapard countries could gain experience from running Sapard to protect the financial interests of the Community after accession, when EAGGF expenditure in the new Member States is expected to be EUR 4 billion in 2005 and rising. |
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In order to facilitate the application of national credit schemes the Commission in its recent proposal for a modification of Regulation (EC) No 1268/1999 included a specific provision in this respect. |
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The Commission has found that the level of expenditure on general costs is limited and that the issues mentioned by the Court are restricted to a few Sapard countries. For the countries concerned, the Commission has recommended that the national authorities implement a system allowing them to check that the amounts paid for this purpose are within reasonable limits in absolute value, and proportionate to the services effectively supplied, in comparison to average costs charged for similar services. With regard to checks to prevent payment of overstated invoices, in most cases the Commission has obtained evidence that justifications are given if the cheapest offer is not chosen. It will recommend that this is done by Sapard agencies systematically. On the basis of its detailed examination of payments in 10 Sapard countries so far, the Commission did not find widespread failures of the Sapard control and management system. |
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The Commission remains confident that the current system remains effective. |
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Special Report No 5/2004 ‘Phare support to prepare Candidate Countries for Managing the Structural Funds’ |
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Furthermore, in the late 1990s the decision to establish only two new pre-accession instruments reflected a complete consensus and was fully endorsed by the European Parliament and the Council. It was evident in 1999 that the scale of the preparations required was enormous and the demands on the administrations of the candidate countries were considerable. They were unable to take on the challenge of a sophisticated multiannual planning exercise coupled with complex implementation arrangements as well as support a second movement to the ex post control arrangements as apply in the Structural Funds. Therefore it was prudent to opt for a more phased approach under Phare in order to avoid overloading the limited resources of the candidate countries as well as avoiding a potential interruption of pre-accession assistance delivery. |
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(1) The Czech Republic, Estonia, Latvia, Lithuania, Hungary, Poland, Slovenia, Slovakia, Bulgaria and Romania, . On 1 May 2004 these countries, with the exception of Bulgaria and Romania, became Member States of the European Union.
(2) Cyprus and Malta (which became Member States of the European Union on 1 May 2004) and Turkey. These assistance programmes were relatively insignificant in terms of payments in 2003.
(3) Poland, Hungary and Restructuring in the East, Council Regulation (EEC) No 3906/989.
(4) Instrument for Structural Policies for Pre-Accession, Council Regulation (EC) No 1267/1999. For the countries becoming Member States on 1 May 2004 this instrument is transformed into the Cohesion Fund.
(5) Special Accession Programme for Agriculture and Rural Development, Council Regulation (EC) No 1268/1999.
(6) Excluding the programmes for the Mediterranean countries.
(7) Phare: The Czech Republic, Lithuania, Hungary, Poland, Bulgaria and Romania. ISPA: Estonia, Latvia, Lithuania, Poland and Slovenia. Sapard: Poland, Bulgaria and Romania.
(8) The key observations from this audit are presented in paragraphs 8.45 to 8.53.
(9) See Annual Report concerning the financial year 2002, paragraph 8.4.
(10) The Czech Republic, Latvia, Lithuania, Hungary, Slovenia and Slovakia.
(11) SEC(1999) 1596. These guidelines are binding since they are referred to in Article 8 of Council Regulation (EEC) No 3906/89 and are part of the Financing Memorandum concluded between the Commission and the candidate country concerned.
(12) National Funds have been set up in all candidate countries to channel the flow of all three pre-accession instruments, both receipts from the Commission and distribution of funds to implementing agencies.
(13) Parallel co-financing implies that the partners finance different project elements, possibly at different times, and related payments are separately made. The other form is joint co-financing, which implies that each project element is simultaneously co-financed and payments are made simultaneously by the partners.
(14) Article 9(1) of Council Regulation (EC) No 1267/1999, of 21 June 1999, establishing an Instrument for Structural Policies for Pre-accession (OJ L 161, 26.6.1999, p. 73).
(15) As Community regulations are not directly applicable in candidate countries these requirements were included in Annex III to the Financing Memorandum. A Financing Memorandum is signed for each project following the Commission Decision.
(16) Only for the transport sector in Estonia and the road sectors in Hungary and Lithuania did the Directorate-General for Regional Policy consider it appropriate to start the formal validation procedure for granting EDIS.
(17) Tender dossiers had to be resubmitted a number of times (in one case seven times) prior to their approval and in 3 out of the 12 tendering procedures examined, the evaluation reports were not endorsed by the EC Delegation, and the evaluation had to be repeated.
(18) Not all the official correspondence exchanged as a result of the examination of the different versions of the tender dossiers, submitted to the Delegations for approval, were filed.
(19) Multiannual financing agreements, Section A, Article 6.
(20) The figures are as reported by the Directorate-General for Enlargement.
(21) Article 12(2) of Council Regulation (EC) No 1266/1999 and Annex III of the Financing Memorandum.
(22) Annual Report concerning the financial year 2002, paragraphs 8.14 to 8.22.
(23) Tendering and contracting procedures were examined only for those payments (13) made under the relatively new Economic and Social Cohesion grant scheme. A wider examination of tendering and contracting procedures was carried out for the Statement of Assurance audit of 2002. See Annual Report concerning the financial year 2002, paragraphs 8.38 to 8.43.
(24) The remaining payments, which were audited at the level of Commission and the European Bank for Reconstruction and Development, revealed no errors.
(25) Article 8(2) of Regulation (EC) No 1267/1999 and Annex III.1 of the Financing Memorandum.
(26) In three cases, the requirement that the expenditure should have been incurred was not complied with because Sapard payments were made against unpaid invoices; in three cases the procedure for private procurement to submit three bids for each item costing more than 10 000 euro was not respected; in two cases the limit of public aid stipulated in the Sapard programme was exceeded; and in two cases the approval procedure for checklists was not followed.
(27) For further details, see paragraphs 38 to 40 of the Sapard Special Report No 2/2004 (OJ C 295, 30.11.2004).
(28) See Annual Report concerning the financial year 2002, paragraph 8.45.
(29) Bulgaria and Romania.
(30) As specified in Council Regulation (EC) No 1268/1999 of 21 June 1999 on Community support for pre-accession measures for agriculture and rural development in the applicant countries of central and eastern Europe in the pre-accession period (OJ L 161, 26.6.1999, p. 87).
(31) These 10 countries are: The Czech Republic, Estonia, Latvia, Lithuania, Hungary, Poland, Slovenia, Slovakia, Bulgaria and Romania.
CHAPTER 9
Administrative expenditure
TABLE OF CONTENTS
Administrative expenditure of the institutions and Community bodies
Introduction
Specific assessment in the context of the Statement of Assurance
Introduction
Audit objectives
Audit methods applied
Risks
Parliament
Supervisory systems and controls
Observations concerning transactions
Annual activity reports and declarations of the authorising officers by delegation
Council
Supervisory systems and controls
Observations concerning transactions
Annual activity reports and declarations of the authorising officers by delegation
Court of Justice
Supervisory systems and controls
Observations concerning transactions
Annual activity reports and declarations of the authorising officers by delegation
Court of Auditors
Supervisory systems and controls
Observations concerning transactions
Annual activity reports and declarations of the authorising officers by delegation
Economic and Social Committee and Committee of the Regions
Supervisory systems and controls
Economic and Social Committee
Supervisory systems and controls
Observations concerning transactions
Annual activity reports and declarations of the authorising officers by delegation
Committee of the Regions
Supervisory systems and controls
Observations concerning transactions
Annual activity reports and declarations of the authorising officers by delegation
Commission
Supervisory systems and controls for administrative expenditure
Observations concerning transactions
Annual activity reports and declarations of the authorising officers by delegation
Overall conclusion and recommendations
Audit of the satellite bodies
Audit of the European Schools
THE COURTS OBSERVATIONS |
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ADMINISTRATIVE EXPENDITURE OF THE INSTITUTIONS AND COMMUNITY BODIES |
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Introduction |
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Table 9.1 — Payments by Institution
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Table 9.2 — Authorised staff by Institution
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Specific assessment in the context of the Statement of Assurance |
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Introduction |
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Audit objectives |
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Audit methods applied |
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Table 9.3 — Follow-up to observations from past annual reports
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REPLY OF THE EUROPEAN PARLIAMENT
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Risks |
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Parliament |
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Supervisory systems and controls |
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Observations concerning transactions |
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Annual activity reports and declarations of the authorising officers by delegation |
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Council |
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Supervisory systems and controls |
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Observations concerning transactions |
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Annual activity reports and declarations of the authorising officers by delegation |
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Court of Justice |
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Supervisory systems and controls |
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Observations concerning transactions |
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Annual activity reports and declarations of the authorising officers by delegation |
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Court of Auditors |
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Supervisory systems and controls |
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Observations concerning transactions |
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Annual activity reports and declarations of the authorising officers by delegation |
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Economic and Social Committee and Committee of the Regions |
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Supervisory systems and controls |
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Economic and Social Committee |
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Supervisory systems and controls |
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Observations concerning transactions |
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Annual activity reports and declarations of the authorising officers by delegation |
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Committee of the Regions |
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Supervisory systems and controls |
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The CoR envisages to complete before the end of the year the minimum control standards adapted to the specificities of its expenditure. |
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Observations concerning transactions |
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Annual activity reports and declarations of the authorising officers by delegation |
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Commission |
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Supervisory systems and controls for administrative expenditure (1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12) |
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Observations concerning transactions |
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Annual activity reports and declarations of the authorising officers by delegation |
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Overall conclusion and recommendations |
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AUDIT OF THE SATELLITE BODIES |
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Table 9.4 — Budgets and staff numbers in 2002 and 2003 — Satellite bodies (SBs)
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Table 9.5 — Application of the framework financial Regulation as at 31 December 2003
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AUDIT OF THE EUROPEAN SCHOOLS |
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(1) Council Regulation (EC, Euratom) No 1605/2002 of 25 June 2002 on the Financial Regulation applicable to the general budget of the European Communities (OJ L 248, 16.9.2002).
(2) Commission Regulation (EC, Euratom) No 2342/2002 of 23 December 2002 laying down detailed rules for the implementation of Council Regulation (EC, Euratom) No 1605/2002 on the Financial Regulation applicable to the general budget of the European Communities (OJ L 357, 31.12.2002).
(4) The Commission departments responsible for most of the administrative expenditure are the following: Directorate-General ‘Personnel and Administration’, Directorate-General for Translation, Directorate-General for Interpretation, Directorate-General ‘Press and Communication’, Directorate-General for External Relations, Office for Infrastructures and Logistics — Luxembourg, Office for Infrastructures and Logistics — Brussels, Office for the Administration and Settlement of Individual Entitlements, European Personnel Selection Office, Publications Office.
(5) Namely as regards the effective implementation of internal control standards, insufficient ex post controls and insufficient implementation of the internal audit function.
(6) At the Commission similar reports had already been produced in previous years.
(7) In the process of publication in the OJ.
(8) The smaller figure is explained by the reduction in the activities of the European Agency for Reconstruction.
(9) Commission Regulation (EC, Euratom) No 2343/2002 of 23 December 2002 on the framework Financial Regulation for the bodies referred to in Article 185 of Council Regulation (EC, Euratom) No 1605/2002 on the Financial Regulation applicable to the general budget of the European Communities (OJ L 357, 31.12.2002, p. 72).
(10) Eurojust and the European Agency for Reconstruction.
(11) The European Agency for the Evaluation of Medicinal Products.
(12) The Court expressed qualified opinions in its reports on the European Agency for the Evaluation of Medicinal Products and the European Monitoring Centre on Racism and Xenophobia.
CHAPTER 10
Financial instruments and banking activities
TABLE OF CONTENTS
Introduction
Financial instruments in favour of small and medium-sized enterprises
Introduction
The Court's audit
Overall observations on the programmes
Reporting data on employment
Reporting data on financial participations
Observations on the specific measures
Small and medium-sized enterprise guarantees
Calls on guarantees
Commitment fees
Equity guarantees
State aid rules
European Technology Facility (ETF) — Start-up Facility
Valuation methods
Seed Capital Action
Joint European Venture
Conclusions
Guarantee Fund for external actions
The European Coal and Steel Community in liquidation
Introduction
ECSC.in liquidation financial statements
IT weaknesses
Readaptation aid
THE COURT'S OBSERVATIONS |
THE COMMISSION'S REPLIES |
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INTRODUCTION |
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Table 10.1 — Guarantee Fund situation (3)
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Table 10.2 -— ECSC.in liquidation balance sheet and outstanding commitments of the ECSC operating budget at 31 December 2003 Source: ECSC.in liquidation Financial Statements at 31 December 2003. ECSC.in liquidation Balance Sheet at 31 December 2003
Outstanding commitments of the ECSC operating budget at 31 December 2003
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FINANCIAL INSTRUMENTS IN FAVOUR OF SMALL AND MEDIUM-SIZED ENTERPRISES |
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Introduction |
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The Court's audit |
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Overall observations on the programmes |
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Reporting data on employment |
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Reporting data on financial participations |
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Observations on the specific measures |
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Small and medium-sized enterprise guarantees |
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Calls on guarantees |
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The Commission considers it has to respect the principles set out in the Council Decision which states that the ‘financial criteria governing the eligibility of SME financing for guarantees under the SME Guarantee Facility will be determined individually for each intermediary on the basis of their activities, with the aim of reaching as many SMEs as possible. These rules will reflect market conditions and practices in the relevant territory.’ Differences in the specific conditions of the guarantees or the type of guarantee systems that intermediaries have put in place may lead to differences in the guarantee benefits. |
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Commitment fees |
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Equity guarantees |
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State aid rules |
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The EIF is already contractually required to resubmit to the Commission a request for approval in case of a substantial modification to a guaranteed scheme. |
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European Technology Facility (ETF) — Start-up Facility |
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Valuation methods |
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Seed Capital Action |
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Joint European Venture |
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Conclusions |
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GUARANTEE FUND FOR EXTERNAL ACTIONS |
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THE EUROPEAN COAL AND STEEL COMMUNITY IN LIQUIDATION |
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Introduction |
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The ECSC.in liquidation Financial Statements |
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IT weaknesses |
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Readaptation aid |
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Annex 1 — Tripartite agreements currently in force
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(1) For example, the European Bank for Reconstruction and Development (EBRD).
(2) The EIF was established in 1994 with the task of ‘contributing to the pursuit of Community objectives’. As of 2000 the EIB owns over 60 % of the EIF's shares, the European Commission owns 30 % on behalf of the EU; the remainder is held by public and private financial institutions. As of 2001 the EIF provides venture capital and small and medium-sized enterprises portfolio guarantees for financial intermediaries.
(3) Council Regulation (EC) No 2728/94 provides that the Guarantee Fund must reach an appropriate level (target amount) for potential payments, set at 9 % of the amount guaranteed. The Fund is financed by payments from the budget at the beginning of a financial year on a provisional basis. At the end of a financial year, the Fund's assets may exceed the target amount. In this case repayments apply.
(4) Including default interest incurred but not paid at 31 December.
(5) After deduction of EIB fees not paid at 31 December.
Source: Commission.
(6) Decision 98/347/EC of 19 May 1998 (OJ L 155, 29.5.1998, p. 43).
(7) Decision 2000/819/EC of 20 December 2000 (OJ L 333, 29.12.2000, p. 84).
(8) These intermediaries, which conclude guarantee contracts with the EIF are either institutions granting loans or mutual and national credit guarantee schemes.
(9) The amounts in the trust accounts are recorded in the Community balance sheet under item VII ‘short term assets’, subheading ‘Sundry debtors’.
(10) Article 7 of Council decision 98/347/EC of 19 May 1998.
(11) COM(2003) 758 Final of 8 December 2003.
(12) The latest report issued is COM(2003) 480 Final of 5 August 2003.
(13) Since 2002 these participations are included in the Community balance sheet under item IV B 1 (Financial fixed assets, other financial fixed assets, subscriptions and participations).
(14) SME guarantee facility under the Growth and Employment Initiative and under the Multiannual Programme.
(15) Intermediaries that are new for participation in the SME guarantee facility, new contracts with intermediaries that participated already in the past are not concerned.
(16) The fees are allocated to the trust accounts, they are not income of the EIF.
(17) In the case of loan guarantees the loan volume, and in the case of counter-guarantees the guarantee volume.
(18) The method has been changed recently in that the commitment fee is now calculated on a lower basis taking into account the percentage of the guarantee part and not the whole loan volume.
(19) Council Regulation (EC) No 994/98 of 7 May 1998 and Commission Regulations (EC) No 69/2001 and (EC) No 70/2001 of 12 January 2001. The Fiduciary and Management Agreement between the Commission and the EIF requires a corresponding declaration by the intermediaries.
(20) Out of five venture capital funds visited on the spot only one had detailed guidelines and justification for all valuations of investments made.
(21) European Venture Capital Association.
(22) Council Decisions 98/347/EC of 19 May 1998 and 2000/819/EC of 20 December 2000. Subsidies are provided for preparation and, in case of an establishment of joint venture, for investments made, but may together not exceed 100 000 euro per case.
(23) Proposal for a decision of the European Parliament and of the Council (COM 2003/758 of 8 December 2003).
(24) Council Decision 2003/76/EC of 1 February 2003 (OJ L 29, 5.2.2003, p. 22).
(25) Especially those concerning the ‘sécurité logique et physique’, the ‘plan de continuité des activités’, and the accounting software used by the Directorate-General for Economic and Financial Affairs.
(26) Previous years audits of the Court covered steel traditional aid in the United Kingdom and in Italy. Audit in Germany concerned both traditional aid and RECHAR (Volet social charbonnier).