(1)

Decizia C(2024) 1420 a Comisiei (2) privind serviciul de mediere instituie serviciul de mediere ca serviciu independent în cadrul Comisiei. Misiunea sa este de a facilita soluționarea pe cale amiabilă a conflictelor de muncă sau a litigiilor legate de drepturile și obligațiile membrilor personalului Comisiei care intră sub incidența Statutului funcționarilor („Statutul funcționarilor”) și a Regimului aplicabil celorlalți agenți ai Uniunii Europene, stabilite prin Regulamentul (CEE, Euratom, CECO) nr. 259/68 al Consiliului (3).

(2)

Decizia C(2024) 1420 stabilește o procedură informală prin care orice persoană care intră în domeniul său de aplicare poate solicita asistența serviciului de mediere.

(3)

Comisia și, în contextul prezentei decizii, serviciul de mediere, în numele său, contribuie la un loc de muncă productiv și respectuos, prin soluționarea informală a litigiilor înainte de escaladarea acestora și prin prevenirea apariției unor situații similare în cadrul instituției. Serviciul de mediere oferă consiliere informală confidențială oricărui membru al personalului care solicită asistență (denumit în continuare „solicitantul”). Cu acordul solicitantului, acesta poate contacta, de asemenea, orice altă parte identificată de solicitant (denumită în continuare „persoana în cauză”) în legătură cu o mediere. Medierea necesită consimțământul tuturor părților implicate. Serviciul de mediere acționează strict în mod informal. Acesta nu are competența de a lua decizii care afectează în mod negativ persoanele.

(4)

Pentru a-și îndeplini sarcinile în domeniul medierii, Comisia colectează și prelucrează informații și mai multe categorii de date cu caracter personal ale membrilor personalului și ale altor persoane care intră în domeniul de aplicare al Deciziei C(2024) 1420, inclusiv date de identificare, date de contact, informații privind rolurile și sarcinile profesionale, informații privind conduita privată și profesională și date privind performanța. De asemenea, Comisia poate prelucra și datele sensibile cu caracter personal menționate la articolele 10 și 11 din Regulamentul (UE) 2018/1725, furnizate în mod voluntar de solicitant.

(5)

Datele cu caracter personal sunt stocate într-un mediu fizic și electronic securizat, pentru a preveni accesul sau transferul ilegal al acestora către persoane care nu au nevoie să le cunoască. După încheierea procesului de prelucrare, datele sunt păstrate în conformitate cu articolul 6 alineatul (11) din Decizia C(2024)1420.

(6)

În temeiul Regulamentului (UE) 2018/1725, Comisia, în calitate de operator, este obligată să furnizeze persoanelor vizate informații cu privire la aceste activități de prelucrare și să le respecte drepturile în calitate de persoane vizate.

(7)

În îndeplinirea sarcinilor sale, Comisia este obligată să respecte drepturile persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal, recunoscute prin articolul 8 alineatul (1) din Carta drepturilor fundamentale a Uniunii Europene și prin articolul 16 alineatul (1) din Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene, precum și drepturile prevăzute în Regulamentul (UE) 2018/1725. În același timp, Comisia, în contextul activităților sale în calitate de serviciu de mediere, este obligată să respecte norme stricte de confidențialitate față de solicitanți și, prin urmare, ar putea fi obligată să asigure un echilibru între drepturile unei persoane vizate și drepturile și libertățile fundamentale ale altor persoane vizate.

(8)

Este esențial pentru solicitant să se păstreze confidențialitatea schimburilor și să nu se întreprindă nicio acțiune fără consimțământul acestuia. Atunci când o persoană consultă serviciul de mediere pentru a obține consiliere confidențială în contextul unui conflict și aceasta nu își dă consimțământul ca serviciul de mediere să contacteze persoana în cauză în vederea unei medieri, serviciul de mediere nu va putea informa persoana în cauză. Furnizarea unor astfel de informații ar face imposibilă sau ar afecta în mod grav realizarea obiectivelor urmărite de serviciul de mediere, în special asigurarea unui spațiu sigur în care solicitantul să poată discuta în mod deschis situația sa și să decidă dacă să inițieze sau nu un proces de mediere cu persoana în cauză. Prin urmare, Comisia poate aplica excepția prevăzută la articolul 16 alineatul (5) litera (b) din Regulamentul (UE) 2018/1725 pentru a proteja confidențialitatea prelucrării, astfel cum se prevede la articolul 5 alineatul (1) din Decizia C(2024) 1420.

(9)

În anumite circumstanțe, este necesar să se asigure un echilibru între drepturile persoanelor vizate prevăzute în Regulamentul (UE) 2018/1725 și necesitatea de a garanta îndeplinirea de către Comisie a sarcinilor de furnizare de consiliere informală confidențială, cu respectarea deplină a drepturilor și libertăților fundamentale ale altor persoane vizate. În acest scop, articolul 25 alineatul (1) litera (h) din Regulamentul (UE) 2018/1725 îi oferă Comisiei posibilitatea de a restricționa, în condiții stricte, aplicarea articolelor 14-17, 19, 20 și 35, precum și a principiului transparenței prevăzut la articolul 4 alineatul (1) litera (a), în măsura în care dispozițiile acestuia din urmă corespund drepturilor și obligațiilor prevăzute la articolele 14-17, 19, 20 și 35 din respectivul regulament.

(10)

Acest lucru ar putea fi valabil în special atunci când solicitantul furnizează indirect informații referitoare la alte persoane vizate. În acest caz, Comisia poate decide să restricționeze anumite drepturi ale persoanei în cauză atunci când exercitarea acestor drepturi ar avea ca rezultat dezvăluirea de informații cu privire la un solicitant care nu și-a dat consimțământul pentru acțiunile întreprinse de serviciul de mediere în scopul de a facilita dialogul cu persoana în cauză. Într-un astfel de caz, Comisia poate decide să restricționeze dreptul de acces la informații referitoare la persoana în cauză sau la celelalte drepturi ale acesteia, pentru a proteja drepturile și libertățile solicitantului. Comisia poate decide să facă acest lucru în temeiul articolului 25 alineatul (1) litera (h) din Regulamentul (UE) 2018/1725.

(11)

Poate fi necesar să se protejeze informațiile confidențiale referitoare la un solicitant. În astfel de cazuri, Comisia ar putea fi nevoită să restricționeze accesul la identitatea, declarațiile și la alte date cu caracter personal ale solicitantului, inclusiv simplul fapt că acesta a fost în contact cu serviciul de mediere, pentru a-i proteja drepturile și libertățile.

(12)

De asemenea, ar putea fi necesar să se restricționeze dreptul la informare al solicitantului în cazul în care serviciul de mediere ar trebui să alerteze serviciul medical în situațiile în care sunt necesare acțiuni urgente pentru protecția integrității fizice și psihologice a solicitantului. Într-un astfel de caz, serviciul de mediere poate decide să nu informeze solicitantul cu privire la o astfel de alertă, pentru a permite serviciului medical să evalueze măsurile de asistență medicală sau socială care pot fi furnizate persoanei respective. Comisia poate decide să facă acest lucru în temeiul articolului 25 alineatul (1) litera (h) din Regulamentul (UE) 2018/1725. În această situație specifică, drepturile solicitantului ar fi protejate deoarece serviciul medical ar păstra secrete informațiile medicale, iar solicitantul ar fi informat deoarece serviciul medical va fi în contact cu acesta, în cazul în care consideră că acest lucru este necesar.

(13)

Decizia C(2024) 1420 prevede obligația Comisiei de a se asigura că cererile de asistență transmise serviciului de mediere sunt tratate în mod confidențial. În vederea asigurării confidențialității cererilor respective și a respectării, în același timp, a standardelor de protecție a datelor cu caracter personal prevăzute în Regulamentul (UE) 2018/1725, este necesar să se adopte norme interne în temeiul cărora Comisia să poată restricționa drepturile persoanelor vizate în conformitate cu articolul 25 alineatul (1) litera (h) din Regulamentul (UE) 2018/1725.

(14)

Normele interne ar trebui să se aplice tuturor operațiunilor de prelucrare efectuate de Comisie în cadrul îndeplinirii sarcinilor sale legate de tratarea cererilor formulate în temeiul articolului 6 din Decizia C(2024) 1420.

(15)

Pentru a se conforma articolelor 14, 15 și 16 din Regulamentul (UE) 2018/1725, Comisia ar trebui să informeze toate persoanele fizice cu privire la activitățile sale care implică prelucrarea datelor lor cu caracter personal și cu privire la drepturile lor, într-un mod transparent și coerent, prin publicarea unui anunț privind protecția datelor pe site-ul web al Comisiei. Dacă este cazul, Comisia ar trebui să informeze solicitantul în mod individual, prin mijloace adecvate. În cazul în care solicitantul și-a dat consimțământul pentru contactarea unei alte persoane în cauză, Comisia ar trebui să informeze individual, prin mijloace adecvate, persoana în cauză.

(16)

Comisia ar trebui să aplice restricții numai dacă acestea respectă esența drepturilor și libertăților fundamentale, dacă sunt strict necesare și constituie o măsură proporțională într-o societate democratică. Comisia ar trebui să prezinte motive pentru a justifica restricțiile respective.

(17)

În aplicarea principiilor transparenței, echității și responsabilității, Comisia ar trebui să gestioneze toate restricțiile într-un mod transparent și să înregistreze fiecare aplicare a restricțiilor în sistemul de înregistrare corespunzător.

(18)

Articolul 25 alineatul (6) din Regulamentul (UE) 2018/1725 impune operatorului să informeze persoanele vizate cu privire la motivele principale care stau la baza aplicării restricției și cu privire la dreptul lor de a depune o plângere la Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor.

(19)

În temeiul articolului 25 alineatul (8) din Regulamentul (UE) 2018/1725, Comisia poate să amâne, să omită sau să refuze furnizarea de informații privind motivele principale ale aplicării unei restricții persoanei vizate în cazul în care furnizarea acestor informații ar anula în orice mod efectul restricției.

(20)

Când drepturile persoanelor vizate sunt restricționate, Comisia ar trebui să evalueze, de la caz la caz, dacă faptul de a comunica restricția ar anula efectul restricției.

(21)

Comisia ar trebui să ridice restricția imediat ce condițiile care o justifică nu mai sunt valabile și să evalueze aceste condiții în mod regulat. În anumite cazuri, poate fi necesar să se mențină aplicarea unei restricții până când datele cu caracter personal în cauză nu mai sunt păstrate de Comisie. Într-un astfel de caz, persoana vizată nu ar trebui să fie informată cu privire la prelucrarea datelor sale cu caracter personal. O astfel de situație ar putea apărea în special atunci când există un risc ridicat ca exercitarea, de către persoana în cauză, a drepturilor care îi revin să aducă atingere drepturilor și libertăților altor persoane. Acest lucru este valabil în special atunci când solicitantul nu consimte ca serviciul de mediere să contacteze persoana în cauză pentru a iniția o mediere informală între acestea.

(22)

Comisia ar trebui să revizuiască aplicarea restricțiilor atunci când solicitantul își dă consimțământul pentru implicarea într-o mediere informală sau cel târziu atunci când închide o cerere de asistență.

(23)

Articolul 16 alineatul (5), articolul 17 alineatul (4), articolul 19 alineatul (3) și articolul 20 alineatul (2) din Regulamentul (UE) 2018/1725 prevăd excepții de la dreptul la informare al persoanelor vizate. Dacă se aplică aceste excepții, Comisia nu trebuie să aplice o restricție în temeiul prezentei decizii.

(24)

Pentru a garanta protecția drepturilor și libertăților persoanelor vizate și în conformitate cu articolul 44 alineatul (1) din Regulamentul (UE) 2018/1725, Comisia ar trebui să implice, pe tot parcursul procedurii, coordonatorul (coordonatorii) relevant (relevanți) în materie de protecție a datelor și responsabilul cu protecția datelor din cadrul Comisiei Europene și să documenteze această consultare. În special, coordonatorul pentru protecția datelor desemnat să ofere consiliere departamentului în cauză al Comisiei ar trebui să fie consultat înainte de posibila aplicare a oricăror restricții; acesta ar trebui să verifice conformitatea restricțiilor cu prezenta decizie.

(25)

Responsabilul cu protecția datelor din cadrul Comisiei Europene ar trebui să efectueze o reexaminare independentă a aplicării restricțiilor, în vederea asigurării conformității cu prezenta decizie.

(26)

Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor a fost consultată și a emis un aviz la 13 martie 2024,