(1)   Autorul informației nou-create o analizează pentru a stabili sistemul electronic de gestionare prin care urmează să fie gestionată informația, dacă aceasta urmează să fie captată și în ce sistem de registre oficiale trebuie păstrată.

(2)   Evidențele se întocmesc în conformitate cu cerințele formale stabilite pentru tipul relevant de evidențe.

(3)   Evidențele Comisiei sunt create sub formă de evidențe electronice și sunt păstrate în registrele sale electronice oficiale.

Cu toate acestea, în următoarele situații, evidențele pot fi create pe un suport diferit sau pot fi păstrate în alt mod:

(1)   Informațiile pe suporturi analogice create sau primite de Comisie sunt sistematic digitizate. Reprezentările electronice rezultate, atunci când sunt captate într-un registru electronic oficial, înlocuiesc documentele analogice originale corespondente, cu excepția cazului în care se impune o semnătură olografă în temeiul unei dispoziții din dreptul Uniunii sau din dreptul statului membru sau al țării terțe în cauză.

(2)   Normele de punere în aplicare adoptate în temeiul articolului 22 stabilesc detaliile procedurale și tehnice ale digitizării, excepțiile aplicabile și eliminarea evidențelor analogice în urma digitizării acestora.

(1)   Fiecare direcție generală sau departament echivalent examinează periodic tipurile de informații create sau primite în cursul activităților sale pentru a identifica informațiile care urmează să fie captate într-un registru electronic oficial și, ținând seama de contextul în care au fost produse, pentru a organiza gestionarea acestora pe parcursul întregului lor ciclu de viață.

(2)   Evidențele captate nu se modifică. Acestea pot fi eliminate sau înlocuite cu versiuni ulterioare până la închiderea dosarului din care fac parte.

(1)   Documentele se înregistrează în cazul în care conțin informații importante care nu sunt de scurtă durată sau în cazul în care pot implica măsuri sau acțiuni subsecvente din partea Comisiei sau a unuia dintre departamentele acesteia.

(2)   Se creează jurnale pentru a genera identificatori unici pentru evidențele înregistrate.

Fiecare jurnal este conectat la unul sau mai multe registre electronice. Se pot face excepții din motive de securitate.

(1)   O semnătură electronică calificată (14) are efectul juridic echivalent al unei semnături olografe.

(2)   Un sigiliu electronic calificat (15) beneficiază de prezumția integrității datelor și a corectitudinii originii respectivelor date la care se referă sigiliul electronic calificat.

(3)   O marcă temporală electronică calificată (16) beneficiază de prezumția corectitudinii datei și orei pe care le indică și a integrității datelor la care se raportează data și ora indicate.

(4)   Datele trimise și primite utilizând un serviciu de distribuție electronică înregistrată (17) beneficiază de prezumția integrității datelor, a trimiterii datelor respective de către expeditorul identificat și a primirii acestora de către destinatarul identificat și a preciziei datei și orei trimiterii și primirii datelor indicate de serviciul de distribuție electronică înregistrată.

(1)   Se consideră că un document creat sau primit de Comisie îndeplinește criteriile de valabilitate sau de admisibilitate în cazul în care sunt îndeplinite următoarele condiții:

(2)   Se consideră că o reprezentare electronică creată prin digitizarea unui document analogic creat sau primit de Comisie îndeplinește criteriile de valabilitate sau de admisibilitate în cazul în care sunt îndeplinite următoarele condiții:

În cazul în care nu se impune un document analogic semnat, o astfel de reprezentare electronică poate fi utilizată pentru orice schimb de informații și pentru orice procedură internă în cadrul Comisiei.

(3)   În cazul în care o dispoziție din dreptul Uniunii sau din dreptul intern prevede un document în original semnat, un document întocmit sau primit de Comisie îndeplinește această cerință dacă documentul conține oricare dintre următoarele elemente:

(4)   În cazul în care o procedură proprie Comisiei necesită semnătura unei persoane autorizate sau acordul unei persoane într-un anumit stadiu sau în mai multe stadii ale procedurii, procedura poate fi administrată de sisteme informatice cu condiția ca fiecare persoană să fie identificată în mod clar și fără echivoc, iar sistemul în cauză să garanteze că nu este modificat conținutul, pe parcursul procedurii.

(5)   În cazul în care o procedură implică Comisia și alte entități și necesită semnătura unei persoane autorizate sau aprobarea unei persoane într-un anumit stadiu sau în mai multe stadii ale procedurii, procedura poate fi administrată de sisteme informatice care îndeplinesc condiții și oferă garanții tehnice stabilite de comun acord.

(1)   Datele și informațiile sunt puse la dispoziție și partajate pe scară cât mai largă în cadrul Comisiei, cu excepția cazului în care obligațiile legale impun limitarea accesului.

(2)   În interesul schimbului de informații, direcțiile generale și departamentele echivalente se asigură că dosarele lor sunt accesibile la scara cea mai largă permisă din punctul de vedere al sensibilității conținutului lor.

(1)   Stocarea și păstrarea se realizează în următoarele condiții:

(2)   Secretarul general asigură punerea în aplicare a unei strategii de păstrare în format digital pentru a asigura accesul pe termen lung la evidențele electronice pe baza listelor de păstrare menționate la articolul 15 alineatul (1). Strategia este elaborată în cooperare cu Serviciul Arhive Istorice al Comisiei și asigură existența unor procese, instrumente și resurse care să garanteze autenticitatea, fiabilitatea și integritatea evidențelor și accesibilitatea acestora.

(1)   Perioada de păstrare a diferitelor categorii de dosare și, în anumite cazuri, a evidențelor se stabilește la nivelul Comisiei prin instrumente de reglementare, cum ar fi lista comună de păstrare sau una sau mai multe liste specifice de păstrare întocmite pe baza contextului organizațional, a legislației existente și a obligațiilor juridice ale Comisiei.

(2)   Direcțiile generale și departamentele echivalente efectuează periodic o evaluare a evidențelor și a dosarelor pe care le gestionează pentru a evalua dacă acestea trebuie transferate către arhivele istorice ale Comisiei, menționate la articolul 16, sau dacă trebuie eliminate.

Cu toate acestea, un set de metadate privind evidențele și dosarele sunt păstrate în registrul electronic inițial ca dovadă a existenței respectivelor evidențe și dosare, precum și a transferului sau eliminării acestora.

(3)   Informațiile UE clasificate cu o clasificare de nivel CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL sau superior nu se transferă la Serviciul Arhive Istorice al Comisiei.

(1)   Următoarele derogări de la drepturile persoanelor vizate se aplică în conformitate cu articolul 25 alineatul (4) din Regulamentul (UE) 2018/1725, după cum este necesar pentru îndeplinirea scopurilor de arhivare în interes public și pentru păstrarea integrității arhivelor istorice ale Comisiei, în special:

(2)   Comisia pune în aplicare garanții adecvate pentru a se asigura conformitatea cu articolul 13 din Regulamentul (UE) 2018/1725. Respectivele garanții includ măsuri tehnice și organizatorice necesare pentru a se asigura, în special, respectarea principiului reducerii la minimum a datelor. Garanțiile cuprind:

(3)   Comisia consemnează motivele derogărilor aplicate în temeiul prezentei decizii. Se înregistrează evidența și, după caz, documentele privind contextul de fapt sau de drept. La cerere, acestea se pun la dispoziția Autorității Europene pentru Protecția Datelor.

(4)   Responsabilul cu protecția datelor din cadrul Comisiei este informat, cât mai curând posibil, cu privire la aplicarea derogărilor de la drepturile persoanelor vizate în conformitate cu prezenta decizie. La cerere, responsabilului cu protecția datelor i se asigură accesul la evidențele aferente și la documentele care stabilesc contextul de fapt și de drept.

(1)   Serviciul Arhive Istorice al Comisiei oferă Institutului Universitar European, dacă este posibil, acces la copii digitizate ale evidențelor păstrate pe suport analogic.

(2)   Institutul Universitar European este principalul punct de acces la arhivele istorice ale Comisiei care sunt deschise către public.

(3)   Serviciul Arhive Istorice al Comisiei transmite către Institutul Universitar European descrierile arhivelor depozitate. În conformitate cu standardele internaționale și pentru a facilita schimbul de metadate, Comisia va promova interoperabilitatea între sistemele sale de arhive și cele ale Institutului Universitar European.

(4)   Institutul Universitar European acționează în calitate de persoană împuternicită de către operator (23) în conformitate cu articolul 3 din Regulamentul (UE) 2018/1725, pe baza instrucțiunilor primite de la Comisie, care acționează în calitate de operator (24) al datelor cu caracter personal conținute în arhivele sale istorice, depozitate la Institutul Universitar European. Serviciul Arhive Istorice al Comisiei furnizează, în numele Comisiei, instrucțiunile necesare pentru prelucrarea datelor cu caracter personal conținute în arhivele depozitate ale Comisiei de către Institutul Universitar European și monitorizează performanța acestuia.

(5)   Informațiile clasificate nu se depun la Institutul Universitar European.

(1)   Fiecare director general sau șef de departament creează structura organizatorică, administrativă și materială și asigură personalul necesar pentru punerea în aplicare de către departamentele sale a prezentei decizii și a normelor de punere în aplicare.

(2)   Secretariatul General are responsabilitatea de a asigura aplicarea prezentei decizii și a normelor sale de punere în aplicare.

(3)   Direcția Generală Informatică este responsabilă pentru furnizarea infrastructurii tehnologice necesare pentru punerea în aplicare a prezentei decizii.

(1)   Fiecare director general sau șef de departament desemnează un responsabil cu gestionarea documentelor care să mențină un sistem modern și eficient de gestionare a evidențelor în departamentul său și, în cadrul departamentului său, să asigure coordonarea cu Secretariatul General și cu celelalte departamente ale Comisiei.

(2)   Rolul rețelei de responsabili cu gestionarea documentelor, prezidată de Secretariatul General, este: