(1)   Comisia de audit prevăzută la articolul 74 din Regulamentul (CE) nr. 883/2004 privind coordonarea sistemelor de securitate socială este instituită în cadrul Comisiei administrative pentru coordonarea sistemelor de securitate socială.

(2)   În exercitarea funcțiilor prevăzute la articolul 74 literele (a)-(f) din Regulamentul (CE) nr. 883/2004, Comisia de audit funcționează sub autoritatea Comisiei administrative, de la care primește instrucțiuni. În acest cadru, Comisia de audit înaintează spre aprobare Comisiei administrative un program de lucru pe termen lung.

(1)   Comisia de audit își ia deciziile, în principiu, pe baza unor documente justificative. Ea poate solicita din partea autorităților competente orice informații sau anchete pe care le consideră necesare pentru investigarea aspectelor care îi sunt înaintate spre analiză. Dacă se dovedește necesar, sub rezerva aprobării prealabile de către președintele Comisiei administrative, Comisia de audit poate delega un membru al secretariatului sau anumiți membri ai Comisiei de audit în vederea efectuării, la fața locului, a oricărei anchete necesare pentru buna desfășurare a activității sale. Președintele Comisiei administrative îl înștiințează pe reprezentantul statului membru vizat din Comisia administrativă cu privire la desfășurarea acestei anchete.

(2)   Comisia de audit facilitează închiderea definitivă a conturilor în cazurile în care nu se poate ajunge la o înțelegere în termenul prevăzut în Regulamentul (CE) nr. 987/2009 al Parlamentului European și al Consiliului din 16 septembrie 2009 de stabilire a procedurii de punere în aplicare a Regulamentului (CE) nr. 883/2004 privind coordonarea sistemelor de securitate socială (2). Cererea motivată privind emiterea unui aviz de către Comisia de audit cu privire la un litigiu în temeiul articolului 67 alineatul (7) din Regulamentul (CE) nr. 987/2009 este adresată Comisiei de audit de către una din părți cu cel puțin 25 de zile lucrătoare înainte de începerea unei reuniuni.

(3)   Comisia de audit poate înființa un Grup de conciliere care să-i sprijine activitatea în procesul de analiză a cererii motivate de emitere a avizului Comisiei de audit, înaintată de către una din părți, în conformitate cu alineatul (2) al prezentului articol.

În cadrul unui mandat pe care îl stabilește, Comisia de audit aduce precizări cu privire la componența, durata, sarcinile, metodele de lucru și sistemul președinției Grupului de conciliere.

(1)   Comisia de audit este compusă din doi reprezentanți din fiecare stat membru al Uniunii Europene, numiți de autoritățile competente ale statelor respective.

Orice membru al Comisiei de audit care nu poate participa la activități poate fi înlocuit de un adjunct numit în acest scop de către autoritățile competente.

(2)   Reprezentantul Comisiei Europene sau supleantul acestuia din Comisia administrativă are competențe consultative în cadrul Comisiei de audit.

(3)   Comisia de audit este asistată de un expert independent sau de o echipă de experți cu formare profesională și experiență legate de aspecte privind funcțiile Comisiei de audit, în special în ceea ce privește sarcinile sale prevăzute la articolele 64, 65 și 69 din Regulamentul (CE) nr. 987/2009.

(1)   Președinția Comisiei de audit este exercitată de un membru care aparține statului membru al cărui reprezentant în Comisia administrativă deține președinția acestei comisii.

(2)   În colaborare cu secretariatul, președintele Comisiei de audit poate lua toate măsurile necesare pentru rezolvarea fără întârziere a tuturor problemelor care intră în sfera competențelor Comisiei de audit.

(3)   Ca regulă generală, președintele Comisiei de audit prezidează reuniunile grupurilor de lucru create pentru a analiza problemele care țin de competența Comisiei de audit; cu toate acestea, dacă nu poate participa sau dacă sunt analizate anumite aspecte specifice, președintele poate fi reprezentat de o altă persoană desemnată de acesta.

(1)   Deciziile sunt luate prin majoritate simplă, fiecare stat membru dispunând de un singur vot.

Deciziile și avizele Comisiei de audit în caz de litigiu în temeiul articolului 67 alineatul (7) din Regulamentul (CE) nr. 987/2009, trebuie să indice dacă au fost adoptate în unanimitate sau cu majoritate de voturi. Dacă este cazul, acestea trebuie să precizeze concluziile sau rezervele exprimate de minoritate.

Reprezentanții țărilor implicate în litigiu nu participă la aprobarea avizului Comisiei de audit cu privire la un litigiu în temeiul articolului 67 alineatul (7) din Regulamentul (CE) nr. 987/2009. Atunci când avizul referitor la un litigiu, astfel cum este prevăzut la articolul 67 alineatul (7) din Regulamentul (CE) nr. 987/2009, nu este emis cu unanimitatea voturilor, Comisia de audit îl înaintează Comisiei administrative împreună cu un raport care cuprinde, în special, o declarație privind opiniile contrare și motivele acestora. De asemenea, Comisia de audit numește un raportor a cărui responsabilitate este să pună la dispoziția Comisiei administrative toate informațiile pe care aceasta din urmă le consideră utile pentru soluționarea litigiului în cauză. Raportorul nu este ales dintre reprezentanții țărilor implicate în litigiu.

(2)   Comisia de audit poate hotărî să adopte decizii și avize privind un litigiu, în temeiul articolului 67 alineatul (7) din Regulamentul (CE) nr. 987/2009, prin procedură scrisă, dacă o astfel de procedură a fost convenită în cadrul unei reuniuni anterioare a Comisiei de audit.

În acest scop, președintele comunică textul care urmează să fie adoptat membrilor Comisiei de audit. Membrilor li se acordă un termen stabilit, de cel puțin zece zile lucrătoare, pe parcursul căruia aceștia au posibilitatea de a declara dacă resping textul propus sau dacă se abțin de la vot. Lipsa unui răspuns în termenul stabilit se consideră ca fiind un vot afirmativ.

De asemenea, președintele poate decide lansarea unei proceduri scrise în cazul în care nu s-a ajuns la un acord prealabil în cadrul unei reuniuni a Comisiei de audit. În acest caz, numai acceptarea exprimată în scris a textului propus se consideră un vot afirmativ și se acordă un termen de cel puțin 15 zile lucrătoare.

La expirarea termenului stabilit, președintele informează membrii în legătură cu rezultatul votului. O decizie care întrunește numărul necesar de voturi afirmative este considerată ca fiind adoptată în ultima zi a perioadei în care membrilor li s-a cerut să răspundă.

(3)   Dacă un membru al Comisiei de audit propune, în cursul procedurii scrise, modificarea textului, președintele poate:

în funcție de procedura pe care președintele o consideră adecvată pentru subiectul în cauză.

(4)   În cazul în care, înainte de expirarea termenului stabilit pentru exprimarea unui răspuns, un membru al Comisiei de audit solicită ca textul propus să fie examinat în cadrul unei reuniuni a Comisiei de audit, procedura scrisă se anulează.

În acest caz, subiectul se examinează în cadrul următoarei reuniuni a Comisiei de audit.

(1)   Secretariatul Comisiei administrative pregătește și organizează reuniunile Comisiei de audit și redactează procesele verbale ale acestora. Acesta desfășoară activitățile necesare pentru funcționarea Comisiei de audit. Ordinea de zi, data și durata reuniunilor Comisiei de audit sunt convenite cu președintele.

(2)   Ordinea de zi este transmisă de secretariatul Comisiei administrative membrilor Comisiei de audit și membrilor Comisiei administrative cu cel puțin 15 zile lucrătoare înainte de desfășurarea fiecărei reuniuni. Documentația privind punctele de pe ordinea de zi trebuie pusă la dispoziție cu cel puțin 10 zile lucrătoare înainte de începerea reuniunii. Prezenta dispoziție nu se aplică în cazul documentelor care oferă informații generale ce nu trebuie supuse aprobării.

(3)   Notele privind următoarea reuniune a Comisiei de audit trebuie transmise secretariatului Comisiei administrative cu cel puțin 20 de zile lucrătoare înainte de începerea reuniunii. Prezenta dispoziție nu se aplică în cazul documentelor care oferă informații generale ce nu trebuie supuse aprobării.

Notele cuprinzând contribuțiile la Situaţia conturilor anuale prevăzută la articolul 69 alineatul (1) din Regulamentul (CE) nr. 987/2009 trebuie să respecte formatul și trebuie să includă detaliile specificate de către expertul independent sau de către echipa de experți independenți menționată la articolul 3 alineatul (3) din prezenta decizie. Fiecare delegație transmite această notă secretariatului până la data de 31 iulie a anului care urmează anului în discuție.

(1)   Prezenta decizie se publică în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene. Se aplică de la data publicării.

(2)   Prezenta decizie înlocuiește Decizia nr. H4 din 22 decembrie 2009 (3).