52014TA1210(39)

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Document 52014TA1210(39)

Relatório sobre as contas anuais do Instituto de Harmonização no Mercado Interno relativas ao exercício de 2013, acompanhado da resposta do Instituto

JO C 442 de 10.12.2014, p. 332–339 (BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)

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Official Journal

10.12.2014

Jornal Oficial da União Europeia

C 442/332

RELATÓRIO

sobre as contas anuais do Instituto de Harmonização no Mercado Interno relativas ao exercício de 2013, acompanhado da resposta do Instituto

(2014/C 442/39)

INTRODUÇÃO

O Instituto de Harmonização do Mercado Interno (a seguir designado por «Instituto»), sedeado em Alicante, foi criado pelo Regulamento (CE) n.o 40/94 do Conselho (1), que foi revogado e substituído pelo Regulamento (CE) n.o 207/2009 (2). É seu objetivo aplicar a legislação da União relativa às marcas e desenhos, que confere às empresas proteção uniforme em todo o território da União Europeia (3).

INFORMAÇÕES EM APOIO DA DECLARAÇÃO DE FIABILIDADE

O método de auditoria adotado pelo Tribunal inclui procedimentos de auditoria analíticos, testes diretos das operações e uma avaliação dos controlos-chave dos sistemas de supervisão e de controlo do Instituto, completados por provas resultantes dos trabalhos de outros auditores (quando pertinentes) e por um exame das tomadas de posição da gestão.

DECLARAÇÃO DE FIABILIDADE

Em conformidade com o disposto no artigo 287.o do Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia (TFUE), o Tribunal auditou:

a)	as contas anuais do Instituto, que são constituídas pelas demonstrações financeiras (4) e pelos relatórios de execução orçamental (5) relativos ao exercício encerrado em 31 de dezembro de 2013;

b)	a legalidade e regularidade das operações subjacentes a essas contas.

Responsabilidade da gestão

A gestão é responsável pela elaboração e adequada apresentação das contas anuais do Instituto e pela legalidade e regularidade das operações subjacentes (6):

a responsabilidade da gestão relativa às contas anuais do Instituto consiste em conceber, executar e manter um sistema de controlo interno relevante para a elaboração e adequada apresentação de demonstrações financeiras isentas de distorções materiais, devidas a fraudes ou erros, selecionar e aplicar políticas contabilísticas adequadas, com base nas regras contabilísticas adotadas pelo contabilista da Comissão (7) e elaborar estimativas contabilísticas razoáveis conforme as circunstâncias. O presidente aprova as contas anuais do Instituto após o seu contabilista as ter elaborado com base em todas as informações disponíveis e redigido uma nota, que acompanha as contas, na qual declara, entre outros aspetos, ter obtido uma garantia razoável de que essas contas dão uma imagem verdadeira e fiel da situação financeira do Instituto em todos os aspetos materialmente relevantes;

a responsabilidade da gestão relativa à legalidade e regularidade das operações subjacentes e à conformidade com o princípio da boa gestão financeira consiste em conceber, executar e manter um sistema de controlo interno eficaz e eficiente, incluindo uma supervisão e medidas adequadas para prevenir irregularidades e fraudes e, se necessário, processos judiciais para recuperar fundos pagos ou utilizados indevidamente.

Responsabilidade do auditor

Compete ao Tribunal, com base na sua auditoria, fornecer ao Comité Orçamental do Instituto uma declaração sobre a fiabilidade das contas anuais, bem como sobre a legalidade e regularidade das operações subjacentes (8). O Tribunal efetua a sua auditoria em conformidade com as normas internacionais de auditoria e os códigos deontológicos da IFAC e as Normas Internacionais das Instituições Superiores de Controlo da INTOSAI. Estas normas exigem que o Tribunal planeie e execute a auditoria de modo a obter uma garantia razoável de que as contas anuais do Instituto estão isentas de distorções materiais e de que as operações subjacentes são legais e regulares.

A auditoria implica a execução de procedimentos visando obter provas de auditoria relativas aos montantes e às informações das contas, bem como à legalidade e regularidade das operações subjacentes. A escolha dos procedimentos depende do juízo profissional do auditor, que se baseia numa avaliação dos riscos de as contas conterem distorções materiais e de não conformidade significativa das operações subjacentes com os requisitos do quadro jurídico da União Europeia, devidas a fraudes ou erros. Ao avaliar estes riscos, o auditor examina os controlos internos aplicáveis à elaboração e adequada apresentação das contas, bem como os sistemas de supervisão e de controlo utilizados para garantir a legalidade e regularidade das operações subjacentes e concebe procedimentos de auditoria adequados às circunstâncias. A auditoria implica ainda apreciar se as políticas contabilísticas são adequadas e as estimativas contabilísticas razoáveis, bem como avaliar a apresentação das contas no seu conjunto.

O Tribunal considera que as provas de auditoria obtidas são suficientes e adequadas para constituírem uma base da sua declaração de fiabilidade.

Opinião sobre a fiabilidade das contas

Na opinião do Tribunal, as contas anuais do Instituto refletem fielmente, em todos os aspetos materialmente relevantes, a sua situação financeira em 31 de dezembro de 2013, bem como os resultados das suas operações e fluxos de caixa relativos ao exercício encerrado nessa data, em conformidade com as disposições do seu regulamento financeiro e com as regras contabilísticas adotadas pelo contabilista da Comissão.

Opinião sobre a legalidade e a regularidade das operações subjacentes às contas

Na opinião do Tribunal, as operações subjacentes às contas anuais relativas ao exercício encerrado em 31 de dezembro de 2013 são, em todos os aspetos materialmente relevantes, legais e regulares.

10.	As observações que se seguem não colocam em questão as opiniões do Tribunal.

OBSERVAÇÕES SOBRE A GESTÃO ORÇAMENTAL

11.

O montante das transições anuladas de exercícios anteriores aumentou de 4,2 milhões de euros (13 %) em 2012 para 6 milhões de euros (16 %) em 2013. Em ambos os exercícios, esta situação ficou principalmente a dever-se aos custos a serem reembolsados no âmbito de acordos de cooperação com institutos nacionais dos Estados-Membros, que foram inferiores ao previsto (1,9 milhões de euros em 2012 e 3,8 milhões de euros em 2013). Esta situação aponta para a necessidade de obter informações mais fiáveis da parte dos institutos nacionais no final do exercício sobre os custos reais incorridos.

12.

O nível de dotações autorizadas de 2013 para os diferentes títulos variou entre 98 % e 89 % do total das dotações, o que indica que os compromissos jurídicos foram celebrados em tempo oportuno. No que se refere ao título II (despesas administrativas) e ao título III (despesas operacionais), o nível de dotações autorizadas transitadas para 2014 foi elevado, tendo ascendido a 23,9 milhões de euros (28 %) e a 13,3 milhões de euros (38 %) respetivamente. Relativamente ao título II, esta situação ficou a dever-se a contratos plurianuais relativos principalmente à construção do novo edifício e a aplicações informáticas e serviços/fornecimentos encomendados, como planeado, no final de 2013, que só tinham de ser pagos em 2014. Em relação ao título III, as transições estão em grande medida relacionadas com acordos de cooperação assinados com os institutos nacionais, que apenas devem apresentar os seus pedidos de pagamento a partir de 2014, e com a habitual encomenda de serviços de tradução nos últimos meses de 2013, cujo pagamento só é devido em 2014.

OUTRAS OBSERVAÇÕES

13.

O Instituto dispõe de um plano de continuidade das atividades e de gestão de crises que estipula que 25 funções têm de ser continuamente asseguradas por funcionários de permanência. Embora as dotações orçamentais relativas a subsídios de permanência sejam aprovadas anualmente pelo Comité Orçamental do Instituto, o montante pago em 2013 (4 02 458 euros) excede consideravelmente os subsídios da mesma natureza pagos por outras agências que têm de assegurar um serviço permanente.

SEGUIMENTO DADO ÀS OBSERVAÇÕES DOS EXERCÍCIOS ANTERIORES

14.

O anexo I apresenta uma síntese das medidas corretivas tomadas em resposta às observações do Tribunal relativas aos exercícios anteriores.

O presente relatório foi adotado pela Câmara IV, presidida por Milan Martin CVIKL, membro do Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 8 de julho de 2014.

Pelo Tribunal de Contas

Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA

Presidente

(1) JO L 11 de 14.1.1994, p. 1.

(2) JO L 78 de 24.3.2009, p. 1.

(3) O anexo II indica sucintamente as competências e atividades do Instituto, sendo apresentado a título informativo.

(4) As demonstrações financeiras são constituídas pelo balanço e conta dos resultados económicos, pela demonstração dos fluxos de caixa, pela demonstração da variação da situação líquida, bem como por uma síntese das políticas contabilísticas significativas e outras notas explicativas.

(5) Os relatórios de execução orçamental são constituídos pela conta de resultados da execução orçamental e pelo seu anexo.

(6) Artigos 38.o e 43.o do Regulamento n.o CB-3-09 do Comité Orçamental do Instituto de Harmonização no Mercado Interno.

(7) As regras contabilísticas adotadas pelo contabilista da Comissão inspiram-se nas Normas Internacionais de Contabilidade do Setor Público (IPSAS) emitidas pela Federação Internacional de Contabilistas ou, quando pertinente, nas Normas Internacionais de Contabilidade (IAS)/Normas Internacionais de Relato Financeiro (IFRS) emitidas pelo Conselho das Normas Internacionais de Contabilidade.

(8) Artigos 91.o-95.o do Regulamento n.o CB-3-09 do Comité Orçamental do Instituto de Harmonização no Mercado Interno.

ANEXO I

Seguimento dado às observações dos exercícios anteriores

Ano	Observações do Tribunal	Fase da medida corretiva (Concluída/Em curso/Pendente/N/A)
2011	O Tribunal detetou várias insuficiências que afetam o acordo de nível de serviços para 2011 celebrado entre o Instituto e o Centro de Tradução dos Organismos da União Europeia. O acordo foi assinado pelo Instituto em 20 de junho de 2011 e, nos termos do artigo 10.o, entrou em vigor em 1 de janeiro de 2011. A execução do contrato teve início antes da assinatura do mesmo. A pedido do Centro de Tradução, o Instituto efetuou um pagamento no valor de 1,8 milhões de euros a título de compensação (1). Além disso, este pagamento foi autorizado na ausência de uma autorização orçamental e de dotações disponíveis (2).	N/A
2011	O Instituto deve melhorar a gestão dos ativos fixos. No que se refere aos ativos intangíveis gerados pelo Instituto, os procedimentos contabilísticos e as informações relativas aos custos não eram fiáveis.	Concluída
2011	O Instituto detinha em caixa um total de 520 milhões de euros em 31 de dezembro de 2011 (495 milhões em 2010). Em conformidade com a política de tesouraria aprovada pelo Comité Orçamental em 2010, o montante foi depositado em nove bancos de cinco Estados-Membros.	Concluída Contudo, o Tribunal constata um valor em caixa ainda elevado.
2012	Em 2012, foram anulados 4,16 milhões de euros (13 %) dos 31,9 milhões de euros de dotações autorizadas transitadas de 2011 para 2012. Deste montante, 1,93 milhões de euros referiam-se a acordos de cooperação com os Estados-Membros, que não absorveram a totalidade dos montantes que lhes foram atribuídos.	N/A
2012	Em 2012, o nível geral de dotações autorizadas foi de 93 %, o que indica que as autorizações foram concedidas em tempo oportuno. Contudo, o nível de dotações autorizadas transitadas para 2013 foi elevado, ascendendo a um montante de 36,7 milhões de euros (19 % do total das dotações autorizadas), dos quais 21,7 milhões de euros relativos ao título II (despesas administrativas) e 14,1 milhões de euros ao título III (despesas operacionais). A principal razão para o elevado nível de transições foi a receção tardia de faturas relativas a bens e serviços fornecidos em 2012. Mais especificamente, no que se refere ao título II, o elevado nível de transições ficou igualmente a dever-se a uma série de contratos plurianuais relativos à construção do novo edifício do Instituto (6,09 milhões de euros) e à aquisição de aplicações informáticas (7,67 milhões de euros). Em relação ao título III, as transições estão em grande medida relacionadas com os acordos de cooperação assinados com os Estados-Membros, para os quais os pedidos de pagamento apenas deviam ser apresentados em 2013 (8,13 milhões de euros). Além disso, os serviços de tradução encomendados nos últimos meses de 2012 (5,43 milhões de euros) só tinham de ser pagos em 2013.	N/A

(1) O acordo definiu o valor mínimo em 16,3 milhões de euros. Os serviços fornecidos em 2011 totalizaram 14,5 milhões de euros.

(2) Este pagamento foi imputado ao orçamento de 2012.

ANEXO II

Instituto de Harmonização do Mercado Interno (Alicante)

Competências e atividades

Domínios de competência da União segundo o Tratado

(Artigos 36.o e 56.o do Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia)

Livre circulação de mercadorias

[…] as proibições ou restrições [...] justificadas por razões de […] proteção da propriedade industrial e comercial [não devem] constituir nem um meio de discriminação arbitrária nem qualquer restrição dissimulada ao comércio entre os Estados-Membros.

[…] as restrições à livre prestação de serviços na União serão proibidas em relação aos nacionais dos Estados-Membros estabelecidos num Estado-Membro que não seja o do destinatário da prestação. [...]

Competências do Instituto

(Regulamento (CE) n.o 207/2009 do Conselho)

(Regulamento (UE) n.o 386/2012 do Parlamento Europeu e do Conselho)

Objetivos

Executar a legislação comunitária relativa às marcas e desenhos, que confere às empresas proteção uniforme em todo o território da União Europeia.

Promover a discussão, a investigação, a formação, a comunicação, a criação de ferramentas informáticas avançadas e a divulgação das melhores práticas em matéria de propriedade intelectual.

Atribuições

—	receção e depósito dos pedidos de registo;

—	exame das condições de depósito e de compatibilidade com a legislação da União;

—	investigação nos serviços centrais da propriedade industrial dos Estados-Membros sobre a existência de marcas nacionais anteriores;

—	publicação dos pedidos;

—	exame da oposição (eventual) de terceiros;

—	registo ou recusa do pedido;

—	exame dos pedidos de extinção ou de nulidade;

—	processamento dos recursos das decisões;

—	melhorar a compreensão do valor da propriedade intelectual;

—	melhorar a compreensão do alcance e do impacto da violação dos direitos de propriedade intelectual;

—	melhorar o conhecimento das melhores práticas dos setores público e privado para a proteção dos direitos de propriedade intelectual;

—	sensibilizar os cidadãos para as consequências da violação dos direitos de propriedade intelectual;

—	aumentar os conhecimentos das pessoas envolvidas na aplicação dos direitos de propriedade intelectual;

—	melhorar o conhecimento de meios técnicos para a prevenção e a luta contra a violação dos direitos de propriedade intelectual, nomeadamente sistemas de localização e seguimento que ajudem a distinguir produtos originais dos de contrafação;

—

proporcionar mecanismos que possam ajudar a melhorar o intercâmbio em linha — entre as autoridades dos Estados-Membros que trabalham no domínio dos direitos de propriedade intelectual — de informações relacionadas com a aplicação da legislação relativa a tais direitos e promover a cooperação com e entre essas autoridades;

—	procurar, em consulta com os Estados-Membros, promover a cooperação internacional com os organismos de propriedade intelectual dos países terceiros a fim de criar estratégias e desenvolver técnicas, qualificações e instrumentos para a defesa dos direitos de propriedade intelectual.

Governação

Conselho de Administração

Composição

—	Um representante por Estado-Membro e um representante da Comissão, bem como os respetivos suplentes.

Atribuição

—	Aconselhar o presidente em matérias da competência do Instituto.

—	Elaborar as listas de candidatos (artigo 125.o) para presidente, vice-presidentes, presidentes e membros das Câmaras de Recurso.

Presidente do Instituto

—	Nomeado pelo Conselho com base numa lista de, no máximo, três candidatos, elaborada pelo Conselho de Administração.

Comité Orçamental

Composição

—	Um representante de cada Estado-Membro e um representante da Comissão, bem como os respetivos suplentes.

Atribuição

—	Adotar o orçamento e o regulamento financeiro, dar quitação ao presidente e fixar a quantia a pagar pelos relatórios de investigação.

Decisões relativas aos pedidos

São tomadas por:

a)	Examinadores;

b)	Divisões de Oposição;

c)	Divisão Jurídica e de Administração de Marcas;

d)	Divisões de Anulação;

e)	Câmaras de Recurso.

Auditoria externa

Tribunal de Contas Europeu.

Autoridade de quitação

Comité Orçamental do Instituto.

Meios colocados à disposição do Instituto em 2013 (2012)

Orçamento

418 (429) milhões de euros

Efetivos em 31 de dezembro de 2013

861 (775) lugares previstos no quadro do pessoal, dos quais ocupados: 731 (680) + 171 (138) outros lugares (contratos de auxiliares, peritos nacionais destacados, agentes locais e interinos, consultores especiais)

Total dos efetivos: 902 (818)

Atividades e serviços fornecidos em 2013 (2012)

Marcas

Número de pedidos: 1 14 421 (1 07 924)

Número de registos: 98 092 (95 645)

Número de oposições: 17 006 (16 634)

Recursos perante as Câmaras de Recurso: 2 602 (2 339)

Recursos pendentes: 2 361 (2 352)

Modelos e desenhos

Desenhos recebidos: 95 429 (92 175)

Desenhos registados: 84 056 (78 658)

Fonte: anexo fornecido pelo Instituto.

RESPOSTA DO INSTITUTO

Ponto 11.

O Instituto está neste momento, em colaboração com os institutos nacionais, a pôr em prática medidas destinadas a reduzir a taxa elevada de dotações transitadas anuladas. Foi iniciado um projeto-piloto que consiste na elaboração de um relatório intercalar de excecução orçamental de seis em seis meses. O objetivo é estender o projeto aos projetos importantes que o Instituto tem com os institutos nacionais, assim que a participação nestes exercícios-pilotos se tenha alargado. Por último, o Instituto irá também analisar possíveis ajustamentos dos contratos (para 2015) com os institutos nacionais, no sentido de reduzir ao máximo as transições desnecessárias.

Ponto 12.

Para além das medidas, referidas no número anterior, que permitirão reduzir o nível elevado de transições principalmente no título III, mas também no título II, o Instituto está a põr em prática com o Centro de Tradução um sistema que visa reduzir o volume das transições no final do exercício. Além disso, como observa o Tribunal, a ampliação da sede do Instituto e os desenvolvimentos informáticos justificam o nível elevado de transições no título II.

O Instituto está a implementar medidas para um melhor controlo dos montantes transitados em cada ano.

Ponto 13.

Em conformidade com os requisitos das normas de qualidade internacionais (ISO 27001) e das normas de controlo interno (ICS 10) adotadas pelo Comité Orçamental do Instituto, o IHMI aprovou um plano de continuidade das atividades (BCP), que está já contemplado no regulamento financeiro-quadro para 2013.

Em novembro de 2006, os órgãos diretivos do Instituto, designadamente o Conselho de Administração e o Comité Orçamental, foram informados da estratégia do IHMI baseada num cenário de três níveis (nível 0: equipa de gestão de crises; nível 1: equipas de informática e de logística; nível 2: equipas que trabalharão na recuperação), a qual aprovaram. O Estatuto dos Funcionários prevê o pagamento de subsídios ao pessoal de permanência. A incidência orçamental do pagamento desses subsídios é incluída numa rubrica orçamental específica, atualizada (de acordo com as necessidades da organização) e aprovada todos os anos no orçamento.

O PCA, estabelecido após uma análise profunda do impacto realizada com a ajuda de consultores externos, cobre TODAS as atividades do Instituto.

O Instituto tem 25 funções continuamente asseguradas por pessoal de permanência e, no exercício de 2013, as despesas correspondentes ascenderam a 4 02 458 de euros. As razões da definição de uma estrutura tão sólida no PCA são explicadas as seguir.

O Instituto está fortemente exposto às partes interessadas e deve assegurar um serviço de e-business 24 horas por dia, sete dias por semana, e uma resposta imediata aos utilizadores. Qualquer indisponibilidade do sistema informático teria graves consequências para a continuidade das atividades. Por esta razão, essa continuidade é essencial em todos os serviços do Instituto e interessa a todos os departamentos (visibilidade das atividades, tais como a cooperação com os Estados-Membros e no âmbito do Observatório, interação com o instituto de Bruxelas, apoio aos teletrabalhadores, garantia do bom funcionamento da cobrança de taxas (sistema informático automatizado utilizado em todo o Instituto) e, por último, a participação do pessoal responsável pelos contratos públicos, que tem um papel centralizador definido (gestão de todos os dossiês económicos) em caso de desastre. Devido à dimensão e à procedência internacional dos nossos fornecedores, a quantidade de documentos oficiais é muito elevada e depende em larga medida das tecnologias da informação.

As razões aduzidas justificam, a nosso ver, as diferenças relativamente a outras agências.

Desde a criação dos turnos de permanência, o Instituto recorreu aos mesmos por duas ocasiões, a última aquando do lançamento do seu novo sítio web.

O montante das despesas com permanências incorridas em 2013 representa menos de 0,5 % do total das despesas do título. Estes custos representam igualmente um montante inferior às receitas recebidas através dos serviços online do Instituto num dia de trabalho.

O Instituto terá em conta a observação formulada pelo Tribunal na sua revisão anual dos processos, procedimentos e sistemas, tendo em vista o melhoramento contínuo.

Ponto 14.

O Instituto toma nota de que o Tribunal de Contas considerou concluídas ou sem objeto todas as obsevações formuladas no exercício anterior.

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