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Document 52014TA1210(38)
Report on the annual accounts of the European Agency for the Operational Management of Large-Scale IT Systems in the Area of Freedom, Security and Justice (eu-LISA) for the financial year 2013, together with the Agency’s replies
Relatório sobre as contas anuais da Agência Europeia para a Gestão Operacional dos Sistemas Informáticos de Grande Escala no domínio da Liberdade, da Segurança e da Justiça (eu-LISA) relativas ao exercício de 2013, acompanhado da resposta da Agência
Relatório sobre as contas anuais da Agência Europeia para a Gestão Operacional dos Sistemas Informáticos de Grande Escala no domínio da Liberdade, da Segurança e da Justiça (eu-LISA) relativas ao exercício de 2013, acompanhado da resposta da Agência
JO C 442 de 10.12.2014, p. 326–331
(BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)
10.12.2014 |
PT |
Jornal Oficial da União Europeia |
C 442/326 |
RELATÓRIO
sobre as contas anuais da Agência Europeia para a Gestão Operacional dos Sistemas Informáticos de Grande Escala no domínio da Liberdade, da Segurança e da Justiça (eu-LISA) relativas ao exercício de 2013, acompanhado da resposta da Agência
(2014/C 442/38)
INTRODUÇÃO
1. |
A Agência Europeia para a gestão operacional dos sistemas informáticos de grande escala no domínio da liberdade, da segurança e da justiça (a seguir designada por «Agência»), sedeada em Taline, Estrasburgo e Sankt Johann im Pongau (ver ponto 18), foi criada pelo Regulamento (UE) n.o 1077/2011 do Parlamento Europeu e do Conselho (1). A missão principal desta Agência consiste na gestão operacional do Sistema de Informação de Schengen de segunda geração (SIS II), do Sistema de Informação sobre Vistos (VIS) e do Eurodac (2). |
2. |
A Comissão concedeu autonomia financeira à Agência em 22 de maio de 2013. Assim, o período abrangido pela auditoria relativamente ao exercício de 2013 decorre entre 22 de maio e 31 de dezembro desse ano. |
INFORMAÇÕES EM APOIO DA DECLARAÇÃO DE FIABILIDADE
3. |
O método de auditoria adotado pelo Tribunal inclui procedimentos de auditoria analíticos, testes diretos das operações e uma avaliação dos controlos-chave dos sistemas de supervisão e de controlo da Agência, completados por provas resultantes dos trabalhos de outros auditores (quando pertinentes) e por um exame das tomadas de posição da gestão. |
DECLARAÇÃO DE FIABILIDADE
Responsabilidade da gestão
Responsabilidade do auditor
Opinião sobre a fiabilidade das contas
Opinião sobre a legalidade e a regularidade das operações subjacentes às contas
Ênfase relativa à fiabilidade das contas
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12. |
As observações que se seguem não colocam em causa a opinião do Tribunal sobre a fiabilidade das contas e a sua opinião sobre a legalidade e regularidade das operações subjacentes às contas em questão. Importa salientar que 2013 foi o primeiro ano de autonomia financeira da Agência e que a definição dos seus procedimentos está em curso. |
OBSERVAÇÕES SOBRE OS CONTROLOS INTERNOS
13. |
No final do ano estava em curso a elaboração das normas de controlo interno da Agência, que foram aprovadas pelo Conselho de Administração em junho de 2014. |
14. |
Não existe cobertura de seguro para ativos fixos tangíveis, à exceção do seguro de incêndio multirriscos das instalações em Taline. |
OBSERVAÇÕES SOBRE A GESTÃO ORÇAMENTAL
15. |
Nos termos do regulamento de criação da Agência (8), a Comissão foi responsável pelo estabelecimento e funcionamento inicial desta até lhe ter sido concedida autonomia financeira em 22 de maio de 2013. A migração dos dados relativos às dotações de autorização e de pagamento da Comissão para a Agência foi um processo complexo, tenho a reconciliação dos valores constantes dos respetivos sistemas contabilísticos sido finalmente concluída em junho de 2014. Esta situação afetou a programação dos pagamentos da Agência e a elaboração das suas contas provisórias. |
16. |
Segundo as contas definitivas da Agência, as taxas de execução orçamental elevaram-se a 96 % no que se refere às dotações de autorização e a 67 % às dotações de pagamento. Devido ao facto de uma parte do orçamento anual da Agência ter sido executada pela Comissão e às diferenças entre as estruturas orçamentais de ambas, não pôde ser realizada uma análise mais pormenorizada por título orçamental relativamente ao exercício de 2013. |
17. |
Nos termos do regulamento de criação da Agência (9), os países associados à execução, à aplicação e ao desenvolvimento do acervo de Schengen e às medidas relativas ao Eurodac devem contribuir para o orçamento desta. Embora os países associados a Schengen tenham utilizado os sistemas geridos pela Agência em 2013, prosseguem as negociações da Comissão nesta matéria. |
OUTRAS OBSERVAÇÕES
18. |
Embora a Agência tenha a sua sede em Taline (com 46 lugares ocupados), as atividades operacionais são executadas em Estrasburgo (com 79 lugares ocupados) (10). É provável que a eficácia da gestão pudesse ser aumentada e os custos administrativos reduzidos se todo o pessoal estivesse concentrado num único local. |
19. |
Até à data não foi assinado com o Estado-Membro anfitrião, a Estónia, um acordo de sede que clarificaria as condições em que a Agência e o seu pessoal trabalham, estando ainda em curso negociações no momento da auditoria. |
O presente relatório foi adotado pela Câmara IV, presidida por Pietro RUSSO, membro do Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 16 de setembro de 2014.
Pelo Tribunal de Contas
Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
Presidente
(1) JO L 286 de 1.11.2011, p. 1.
(2) O anexo indica sucintamente as competências e atividades da Agência, sendo apresentado a título informativo.
(3) As demonstrações financeiras são constituídas pelo balanço e conta dos resultados económicos, pela demonstração dos fluxos de caixa, pela demonstração da variação da situação líquida, bem como por uma síntese das políticas contabilísticas significativas e outras notas explicativas.
(4) Os relatórios de execução orçamental são constituídos pela conta de resultados da execução orçamental e pelo seu anexo.
(5) Artigos 39.o e 50.o do Regulamento Delegado (UE) n.o 1271/2013 da Comissão (JO L 328 de 7.12.2013, p. 42).
(6) As regras contabilísticas adotadas pelo contabilista da Comissão inspiram-se nas Normas Internacionais de Contabilidade do Setor Público (IPSAS) emitidas pela Federação Internacional de Contabilistas ou, quando pertinente, nas Normas Internacionais de Contabilidade (IAS)/Normas Internacionais de Relato Financeiro (IFRS) emitidas pelo Conselho das Normas Internacionais de Contabilidade.
(7) Artigo 107.o do Regulamento (UE) n.o 1271/2013.
(8) Artigo 32.o do Regulamento (UE) n.o 1077/2011.
(9) Artigo 32.o do Regulamento (UE) n.o 1077/2011.
(10) As instalações de salvaguarda da Agência estão localizadas em Sankt Johann im Pongau, sem qualquer pessoal.
ANEXO
Agência Europeia para a Gestão Operacional dos Sistemas Informáticos de Grande Escala no domínio da Liberdade, da Segurança e da Justiça (Taline)
Competências e atividades
Domínios de competência da União segundo o Tratado (Artigo 74.o; n.o 2, alíneas a) e b), do artigo 77.o; n.o 2, alínea e), do artigo 78.o; n.o 2, alínea c), do artigo 79.o; n.o 1, alínea d), do artigo 82.o; n.o 1 do artigo 85.o; n.o 2, alínea a), do artigo 87.o e n.o 2 do artigo 88.o do Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia) |
Contribuir para a criação de uma área de livre circulação de pessoas através do aumento da cooperação sobre questões transfronteiriças como asilo, imigração, controlos das fronteiras, bem como cooperação judicial e policial em matéria penal. |
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Competências da Agência (Regulamento (UE) n.o 1077/2011 do Parlamento Europeu e do Conselho) |
Com base no seu Regulamento de criação (UE) n.o 1077/2011, e sem prejuízo das responsabilidades respetivas da Comissão e dos Estados-Membros ao abrigo dos atos normativos que regem os sistemas informáticos de grande escala, a Agência tem por objetivos:
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Governação |
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Meios colocados à disposição da Agência em 2013 |
Orçamento definitivo (1) 61,35 milhões de euros (dotações de autorização) 34,38 milhões de euros (dotações de pagamento) Efetivos em 31 de dezembro de 2013 Lugares autorizados:
Lugares ocupados:
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Atividades e serviços fornecidos em 2013 |
As atividades e serviços fornecidos em 2013 incluíram:
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(1) Para o período de 22 de maio de 2013, data em que a Agência obteve a sua autonomia financeira, a 31 de dezembro de 2013.
Fonte: anexo fornecido pela Agência.
RESPOSTA DA AGÊNCIA
Ponto 11. |
A Agência toma nota da observação do Tribunal, a qual foi tida em conta nas notas ao balanço, 6.3.1 «Ativo imobilizado», secção «Transferência material de ativos fixos corpóreos e incorpóreos recebidos de outras entidades consolidadas». |
Ponto 13. |
A Agência toma nota da observação do Tribunal e continuará a desenvolver os processos e procedimentos sólidos já implementados, tendo em vista o pleno cumprimento dos requisitos das normas de controlo interno. |
Ponto 14. |
As especificações técnicas estão em processo de elaboração e a adjudicação está planeada para o segundo semestre do exercício, prevendo-se o início da execução contratual no quarto trimestre de 2014. |
Ponto 15. |
Durante a transferência de responsabilidades da Comissão Europeia para a Agência no que se refere à gestão operacional dos sistemas verificou-se um intercâmbio intenso de informação ao nível dos trabalhos. Tal como a Comissão informou a Agência:
Um conjunto exaustivo de documentos relativos à documentação técnica ou contratos assinados foi transmitido à eu-LISA, em formato eletrónico ou papel, em apoio do exercício de migração; alguns documentos originais foram retidos pela Comissão para efeitos de controlo e auditoria. Apesar de a Agência reconhecer a complexidade e duração do exercício de reconciliação, foi conseguida uma reconciliação integral dos dados orçamentais, tendo sido apresentada uma síntese completa (ou seja, combinando a execução da DG HOME e da Agência) do orçamento de 2013. Uma vez que a migração de dotações na sequência da independência financeira se trata de um exercício não recorrente, prevê-se que a comunicação futura da execução orçamental forneça a base para uma análise totalmente detalhada. |
Ponto 17. |
O procedimento de adoção pelo Conselho será lançado assim que concluídas as negociações conduzidas pela Comissão. Na sequência da decisão do Conselho, os países associados terão de ratificar o acordo em consonância com a respetiva legislação nacional. Note-se que o texto dos acordos inclui atualmente uma disposição que prevê o pagamento retroativo da contribuição destinada à Agência a partir de dezembro de 2012. |
Ponto 18. |
A estrutura organizativa da Agência é regida pelo seu regulamento de base. A Agência não se encontra em posição de aprofundar o comentário a esta observação. |
Ponto 19. |
A Agência toma nota da observação. O único elemento pendente nas negociações com o Governo estónio é o regime de IVA aplicável ao pessoal da Agência. |