52013TA1213(35)

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Document 52013TA1213(35)

Relatório sobre as contas anuais da Agência Europeia de Gestão da Cooperação Operacional nas Fronteiras Externas dos Estados-Membros da União Europeia relativas ao exercício de 2012, acompanhado das respostas da Agência

JO C 365 de 13.12.2013, p. 251–260 (BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)

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Official Journal

13.12.2013

Jornal Oficial da União Europeia

C 365/251

RELATÓRIO

sobre as contas anuais da Agência Europeia de Gestão da Cooperação Operacional nas Fronteiras Externas dos Estados-Membros da União Europeia relativas ao exercício de 2012, acompanhado das respostas da Agência

2013/C 365/35

INTRODUÇÃO

A Agência Europeia de Gestão da Cooperação Operacional nas Fronteiras Externas dos Estados-Membros (a seguir designada por «Agência»), sedeada em Varsóvia, foi criada pelo Regulamento (CE) n.o 2007/2004 do Conselho (1). É sua função coordenar as atividades dos Estados-Membros no âmbito da gestão das fronteiras externas (apoio à cooperação operacional, assistência operacional e técnica e análise de risco) (2).

INFORMAÇÕES EM APOIO DA DECLARAÇÃO DE FIABILIDADE

O método de auditoria adotado pelo Tribunal inclui procedimentos de auditoria analíticos, testes diretos das operações e uma avaliação dos controlos-chave dos sistemas de supervisão e de controlo da Agência, completados por provas resultantes dos trabalhos de outros auditores (quando pertinentes) e por um exame das tomadas de posição da gestão.

DECLARAÇÃO DE FIABILIDADE

Em conformidade com o disposto no artigo 287.o do Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia (TFUE), o Tribunal auditou:

a)	as contas anuais da Agência, que são constituídas pelas demonstrações financeiras (3) e pelos mapas sobre a execução do orçamento (4), relativos ao exercício encerrado em 31 de dezembro de 2012;

b)	a legalidade e regularidade das operações subjacentes a essas contas.

Responsabilidade da gestão

Nos termos dos artigos 33.o e 43.o do Regulamento (CE, Euratom) n.o 2343/2002 da Comissão (5), a gestão é responsável pela elaboração e adequada apresentação das contas anuais da Agência e pela legalidade e regularidade das operações subjacentes:

a responsabilidade da gestão relativa às contas anuais da Agência consiste em conceber, executar e manter um sistema de controlo interno relevante para a elaboração e adequada apresentação de demonstrações financeiras isentas de distorções materiais, devidas a fraudes ou erros, selecionar e aplicar políticas contabilísticas adequadas, com base nas regras contabilísticas adotadas pelo contabilista da Comissão (6) e elaborar estimativas contabilísticas razoáveis conforme as circunstâncias. O Diretor aprova as contas anuais da Agência após o seu contabilista as ter elaborado com base em todas as informações disponíveis e redigido uma nota, que acompanha as contas consolidadas, na qual declara, entre outros aspetos, ter obtido uma garantia razoável de que essas contas dão uma imagem verdadeira e fiel da situação financeira da Agência em todos os aspetos materialmente relevantes;

a responsabilidade da gestão relativa à legalidade e regularidade das operações subjacentes e à conformidade com o princípio da boa gestão financeira consiste em conceber, executar e manter um sistema de controlo interno eficaz e eficiente, incluindo uma supervisão e medidas adequadas para prevenir irregularidades e fraudes e, se necessário, processos judiciais para recuperar fundos pagos ou utilizados indevidamente.

Responsabilidade do auditor

Compete ao Tribunal, com base na sua auditoria, fornecer ao Parlamento Europeu e ao Conselho (7) uma declaração sobre a fiabilidade das contas anuais, bem como sobre a legalidade e regularidade das operações subjacentes. O Tribunal efetua a sua auditoria em conformidade com as normas internacionais de auditoria e os códigos deontológicos da IFAC e as Normas Internacionais das Instituições Superiores de Controlo da INTOSAI. Estas normas exigem que o Tribunal planeie e execute a auditoria de modo a obter uma garantia razoável de que as contas anuais da Agência estão isentas de distorções materiais e de que as operações subjacentes são legais e regulares.

A auditoria implica a execução de procedimentos visando obter provas de auditoria relativas aos montantes e às informações das contas, bem como à legalidade e regularidade das operações subjacentes. A escolha dos procedimentos depende do juízo profissional do auditor, que se baseia numa avaliação dos riscos de as contas conterem distorções materiais e de não conformidade significativa das operações subjacentes com os requisitos do quadro jurídico da União Europeia, devidas a fraudes ou erros. Ao avaliar estes riscos, o auditor examina os controlos internos aplicáveis à elaboração e adequada apresentação das contas, bem como os sistemas de supervisão e de controlo utilizados para garantir a legalidade e regularidade das operações subjacentes e concebe procedimentos de auditoria adequados às circunstâncias. A auditoria implica ainda apreciar se as políticas contabilísticas são adequadas e se as estimativas contabilísticas são razoáveis, bem como avaliar a apresentação das contas no seu conjunto.

7.	O Tribunal considera que as provas de auditoria obtidas são suficientes e adequadas para constituírem uma base da sua declaração de fiabilidade.

Opinião sobre a fiabilidade das contas

Na opinião do Tribunal, as contas anuais da Agência refletem fielmente, em todos os aspetos materialmente relevantes, a sua situação financeira em 31 de dezembro de 2012, bem como os resultados das suas operações e fluxos de tesouraria relativos ao exercício encerrado nessa data, em conformidade com as disposições do seu regulamento financeiro e com as regras contabilísticas adotadas pelo contabilista da Comissão.

Elementos em que se baseia a impossibilidade de formular uma opinião sobre a legalidade e regularidade das operações subjacentes às contas

Em 2012, a despesa correspondente às subvenções elevou-se a 56 milhões de euros, representando 63 % do total das despesas operacionais. Para verificar as despesas declaradas pelos beneficiários, a Agência realiza controlos de verosimilhança antes do pagamento, mas normalmente não solicita documentos justificativos.

10.

Em 2012, a Agência adotou a sua estratégia de auditoria ex post, que representa um controlo-chave na avaliação da legalidade e regularidade das operações da Agência. Em 2012, foram efetuadas três auditorias às despesas reembolsadas em 2011. Contudo, ainda não foram verificadas quaisquer despesas relativas a 2012.

11.

Na ausência de verificações ex ante e ex post efetivas, não existe garantia sobre a legalidade e regularidade das operações referentes às subvenções. O Tribunal não pôde obter provas de auditoria suficientes e adequadas sobre a legalidade e a regularidade das operações relativas a subvenções auditadas em 2012.

Impossibilidade de formular uma opinião sobre a legalidade e regularidade das operações subjacentes às contas

12.

Devido à materialidade e ao caráter generalizado dos problemas descritos nos elementos em que se baseia a impossibilidade de formular uma opinião (pontos 9-11), o Tribunal não pôde obter provas de auditoria suficientes e adequadas nas quais basear a sua opinião de auditoria. Por conseguinte, não formula uma opinião sobre a legalidade e regularidade das operações subjacentes às contas.

13.	As observações que se seguem não colocam em causa a opinião do Tribunal sobre a fiabilidade das contas nem a sua impossibilidade de formular uma opinião sobre a legalidade e regularidade das operações subjacentes às contas.

OBSERVAÇÕES SOBRE OS CONTROLOS INTERNOS

14.	O inventário físico estava incompleto e não incluía todos os ativos da Agência. Não foram tidos em conta os ativos em curso nem os ativos adquiridos no final do exercício.

15.	Não existem procedimentos relativos à alienação de ativos fixos. Os ativos fixos não utilizados são retirados do registo dos ativos fixos sem terem sido alienados. Não existe qualquer registo desses ativos.

16.	Constataram-se ainda insuficiências no sistema de reconciliação das declarações dos fornecedores com os correspondentes registos na Agência.

OBSERVAÇÕES SOBRE A GESTÃO ORÇAMENTAL

17.

Em 2012, o orçamento da Agência elevou-se a 89,6 milhões de euros, dos quais 21,8 milhões de euros (25 % das dotações autorizadas) transitaram para 2013. As dotações transitadas do Título III (despesas operacionais) elevaram-se a 19,6 milhões de euros. Este nível de transições é excessivo e não respeita o princípio orçamental da anualidade, embora se deva em parte à natureza operacional e plurianual das atividades da Agência. No final de fevereiro de 2013, foi anulado um montante de 1,1 milhões de euros destas dotações transitadas.

18.

Em 2012, a Agência efetuou 39 transferências orçamentais num montante de 11,5 milhões de euros, afetando 70 das 79 rubricas orçamentais. Esta situação deve-se, em parte, ao facto de o segundo orçamento retificativo de 2012 apenas ter sido aprovado em outubro de 2012 e de os fundos necessários às operações terem entretanto sido transferidos de outras rubricas orçamentais.

OUTRAS OBSERVAÇÕES

19.

Os procedimentos de recrutamento examinados evidenciaram lacunas significativas no que se refere à transparência e à igualdade de tratamento dos candidatos: as questões colocadas nos testes escritos e nas entrevistas foram definidas após o exame das candidaturas pelo júri do concurso; não se definiram as classificações mínimas para admissão às provas escritas e entrevistas e para inclusão na lista de candidatos aprovados; o júri do concurso não documentou todas as suas reuniões e decisões.

SEGUIMENTO DADO ÀS OBSERVAÇÕES DO EXERCÍCIO ANTERIOR

20.	O anexo I apresenta uma síntese das medidas corretivas tomadas em resposta às observações do Tribunal relativas ao exercício anterior.

O presente relatório foi adotado pela Câmara IV, presidida por Louis GALEA, Membro do Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 9 de julho de 2013.

Pelo Tribunal de Contas

Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA

Presidente

(1) JO L 349 de 25.11.2004, p. 1.

(2) O anexo II indica sucintamente as competências e atividades da Agência, sendo apresentado a título informativo.

(3) As demonstrações financeiras são constituídas por: balanço e conta dos resultados económicos, mapa dos fluxos de tesouraria, demonstração de variações do ativo líquido, bem como por uma síntese de políticas contabilísticas significativas e outras notas explicativas.

(4) Os mapas sobre a execução do orçamento são constituídos pela conta de resultados da execução orçamental e pelo seu anexo.

(5) JO L 357 de 31.12.2002, p. 72.

(6) As regras contabilísticas adotadas pelo contabilista da Comissão inspiram-se nas Normas Internacionais de Contabilidade do Setor Público (IPSAS) emitidas pela Federação Internacional de Contabilistas ou, quando pertinente, nas Normas Internacionais de Contabilidade (IAS)/Normas Internacionais de Relato Financeiro (IFRS) emitidas pelo Conselho das Normas Internacionais de Contabilidade.

(7) N.o 2 do artigo 185.o do Regulamento (CE, Euratom) n.o 1605/2002 do Conselho (JO L 248 de 16.9.2002, p. 1).

ANEXO I

Seguimento dado às observações do exercício anterior

Exercício	Observações do Tribunal	Fase da medida corretiva (Concluída / Em curso / Pendente / N/A)
2011	Como no exercício anterior, o nível de transições é excessivo e não respeita o princípio orçamental da anualidade.	Pendente
2011	Do montante total transitado, 5,1 milhões de euros eram relativos a autorizações globais. No entanto, o regulamento financeiro da Agência não prevê disposições claras para uma transição desse tipo (1).	N/A
2011	Em 2011, a Agência financiou subvenções para operações conjuntas num montante de 74 milhões de euros. Para verificar as despesas declaradas pelos beneficiários (Estados-Membros e países associados a Schengen), a Agência realiza controlos de verosimilhança, mas normalmente não exige documentos justificativos que permitiriam atenuar o risco de admissão de despesas não elegíveis.	Em curso
2011	Como no exercício anterior, o sistema contabilístico da Agência ainda não foi validado pelo contabilista.	Concluída
2011	Detetaram-se insuficiências no controlo interno relativamente à gestão dos ativos fixos. Não existem procedimentos relativos à alienação de ativos fixos e o inventário físico está incompleto.	Em curso

(1) O regulamento financeiro da Agência estipula, no n.o 2 do seu artigo 62.o, que «As autorizações orçamentais globais devem cobrir o custo total dos compromissos jurídicos individuais correspondentes, assumidos até 31 de dezembro do ano n+1». Contudo, tanto o Regulamento Financeiro da UE como o da Agência não são claros quanto à utilização de autorizações orçamentais globais para as dotações não diferenciadas. A Agência utilizou autorizações globais para justificar uma transição automática de dotações não diferenciadas.

ANEXO II

Agência Europeia de Gestão da Cooperação Operacional nas Fronteiras Externas dos Estados-Membros (Varsóvia)

Competências e atividades

Domínios de competência da União segundo o Tratado

(Artigo 74.o e n.o 2, alíneas b) e d), do artigo 77.o do Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia)

Artigo 74.o: «O Conselho adota medidas destinadas a assegurar a cooperação administrativa entre os serviços competentes dos Estados-Membros nos domínios abrangidos pelo presente título, bem como entre esses serviços e a Comissão. (…)»

Artigo 77.o, n.o 2: «(…) o Parlamento Europeu e o Conselho, deliberando de acordo com o processo legislativo ordinário, adotam as medidas relativas:

(…) b)

aos controlos a que são submetidas as pessoas que transpõem as fronteiras externas; (…)

(…) d)

a qualquer medida necessária à introdução gradual de um sistema integrado de gestão das fronteiras externas (…)».

Competências da Agência

[Regulamento (CE) n.o 2007/2004 do Conselho, com a redação que lhe foi dada pelo Regulamento (CE) n.o 863/2007 do Conselho e pelo Regulamento (UE) n.o 1168/2011 do Parlamento Europeu e do Conselho]

A última alteração entrou em vigor em 12 de dezembro de 2011. O conteúdo do quadro reflete a situação após esta última alteração.

Objetivos

A Agência foi criada tendo em vista melhorar a gestão integrada das fronteiras externas dos Estados-Membros da UE.

Principais atribuições

a)	coordenar a cooperação operacional entre os Estados-Membros no âmbito da gestão das fronteiras externas;

b)	apoiar os Estados-Membros na formação dos guardas de fronteiras nacionais, e inclusive na definição de normas de formação comuns;

c)	efetuar as análises de risco, incluindo a avaliação da capacidade dos Estados-Membros para enfrentar ameaças e pressões nas fronteiras externas;

d)	participar no desenvolvimento das pesquisas relevantes em matéria de controlo e vigilância das fronteiras externas;

e)	assistir os Estados-Membros confrontados com circunstâncias que exijam uma assistência operacional e técnica reforçada nas fronteiras externas, particularmente os Estados-Membros sujeitos a pressões específicas e desproporcionadas;

f)	prestar aos Estados-Membros o apoio necessário, incluindo, a pedido, a coordenação ou a organização de operações conjuntas de regresso;

g)	criar Equipas Europeias de Guardas de Fronteira a destacar durante operações conjuntas, projetos-piloto e intervenções rápidas;

h)	criar e gerir sistemas de informação para intercâmbio de informações, incluindo a rede de informação e de coordenação ICOnet;

i)	prestar a assistência necessária à criação e gestão de um sistema europeu de vigilância das fronteiras (EUROSUR).

Governação

Conselho de Administração

Composição:

Um representante por Estado-Membro, dois representantes da Comissão e um representante de cada país associado a Schengen.

Atribuições:

a)	nomear o diretor executivo;

b)	aprovar o relatório geral da Agência;

c)	adotar o programa de trabalho da Agência;

d)	estabelecer os procedimentos para a tomada de decisões em relação às funções operacionais da Agência;

e)	exercer as funções relacionadas com o orçamento da Agência;

f)	exercer a sua competência disciplinar sobre o diretor executivo (adjunto);

g)	redigir o seu regulamento interno;

h)	estabelecer a estrutura organizativa da Agência e adotar a política desta em matéria de pessoal;

i)	adotar o plano plurianual da Agência.

Diretor Executivo

Nomeado pelo Conselho de Administração sob proposta da Comissão.

Auditoria externa

Tribunal de Contas Europeu.

Autoridade de quitação

Parlamento Europeu sob recomendação do Conselho.

Meios colocados à disposição da Agência em 2012 (2011)

Orçamento definitivo

89,6 (118,2) milhões de euros

Subvenção da União: 84 (111) milhões de euros

Efetivos em 31 de dezembro de 2012

Lugares previstos no quadro do pessoal

Lugares de agentes temporários previstos: 143 (143) – lugares de agentes temporários ocupados: 137 (141)

Outros lugares

lugares de agentes contratuais previstos: 87 (88) – lugares de agentes contratuais ocupados: 84 (85)

Lugares de peritos nacionais destacados previstos: 83 (83) – lugares de peritos nacionais destacados ocupados: 82 (78)

Total dos efetivos: 313 (314), dos quais ocupados: 303 (304)

Desempenhando funções: operacionais 216 (214) – administrativas 87 (90)

Atividades e serviços fornecidos em 2012 (2011)

A unidade de análise de risco elaborou 80 (20) apreciações estratégicas incluindo 3 relatórios anuais regulares, 2 relatórios anuais de um novo tipo, 6 relatórios especificamente adaptados ao destinatário, 9 relatórios trimestrais com uma atualização e análise da situação nos Estados-Membros e em determinadas regiões vizinhas da UE, 60 relatórios de acompanhamento estratégico;

482 (469) produtos analíticos para apoiar o planeamento, a execução e a avaliação de operações conjuntas; 54 (112) relatórios de outros tipos, incluindo instruções destinadas à gestão da Agência, à Comissão da UE e outros destinatários; foram ainda publicados sete (seis) relatórios estratégicos dedicados ao público em geral no sítio Internet da Agência.

Foi iniciado o lançamento do modelo atualizado de análise comum e integrada de risco (CIRAM v.0) através da tradução num conjunto de línguas da UE. Foram organizadas quatro (quatro) reuniões regulares da rede de análise de risco da Agência, cinco reuniões da nova rede de especialistas com os Estados-Membros sobre a fraude documental na UE, duas (duas) reuniões de análise de riscos táticos, seis (cinco) reuniões/conferências de peritos regionais e três workshops técnicos regionais.

Paralelamente às tarefas da unidade de análise de risco no âmbito de EUROSUR, em 2012 foram realizadas as seguintes atividades e, quando relevante, objeto de comunicação ou consulta aos Estados-Membros no âmbito do grupo Analysis Layer User: na parte da análise de CPIP/ESP, comunicação do conteúdo (281 produtos em 2012), trabalhos preparatórios para serviços básicos e ferramentas de análise; desenvolvimento do conceito relativo à metodologia de atribuição de níveis de impacto.

A unidade de operações conjuntas organizou 17 (19) operações conjuntas, 12 (14) projetos-piloto e 10 (15) conferências e 25 encontros. Além disso, durante 39 (42) operações conjuntas de regresso, coordenadas pela Agência, foram repatriadas 2 110 (2 059) pessoas. O número total de dias-pessoa operacionais acumulado em todas as operações conjuntas elevou-se a 3 503 dias (7 754); o número de dias-pessoa operacionais acumulado corresponde a 117 114(105 038).

O Frontex Situation Center (FSC) publicou 2 169(1 900) relatórios de avaliação da situação, 31 relatórios de incidentes graves, 27 relatórios «flash» e 13 (11) relatórios de avaliação das missões, além de colocar 145 alertas de documentos no portal FOSS e 2 130 elementos em EUROSUR. Foram enviados boletins de informação diários a 241 (400) contas; foram efetuadas 308 contribuições aos meios de comunicação através dos relatórios diários de situação e dos comunicados operacionais. Enquanto ponto de contacto único, o FSC geriu mais de 24 000(24 000) elementos de correspondência e consolidou o Frontex-One-Stop-Shop (FOSS) como a principal plataforma de intercâmbio de informação entre a Agência e os parceiros externos, com 6 000 documentos carregados. O FSC recebeu informação de 30 000 incidentes através da aplicação Joint Operations Reporting Application (JORA) e organizou formação sobre esta aplicação para 500 funcionários da Agência e dos Estados-Membros e países associados ao Espaço de Schengen.

No âmbito de três programas compreendendo 19 (20) projetos, a unidade de formação organizou 207 (223) atividades de formação com a participação de 2 980 (3 490) pessoas (peritos em formação, estagiários, etc.); as partes interessadas investiram um total de 13 300 (12 947) dias-pessoa nas atividades de formação. No âmbito da formação para guardas fronteiriços com vista à promoção na carreira, a Agência concluiu a elaboração de um quadro setorial de qualificação (SQF) para guardas fronteiriços. Trata-se de um quadro global de formação e ensino para guardas fronteiriços, com especial ênfase na integração dos princípios dos direitos fundamentais. Este quadro aplica as normas educativas definidas a nível da UE nos processos de Copenhaga e de Bolonha.

Unidade de recursos comuns: a capacidade de resposta foi consideravelmente reforçada através da criação e gestão de novos grupos de equipas europeias de guardas fronteiriços e dos equipamentos técnicos que serão utilizados durante as operações conjuntas, os projetos-piloto e as intervenções rápidas. A unidade de recursos comuns executou 7 (6) projetos com o fim de melhorar a eficácia das operações da Agência. No âmbito dos seus projetos, esta unidade organizou 11 eventos com a participação de 295 pessoas provenientes dos Estados-Membros. Foi investido um total de aproximadamente 551 dias-pessoa pelas partes interessadas nas atividades da unidade.

A unidade de investigação e de desenvolvimento organizou 39 (34) reuniões com 1 020 participantes dos Estados-Membros, países associados ao Espaço de Schengen, instituições da UE, organizações intergovernamentais e internacionais, academias, institutos de investigação e indústria. Os efetivos participaram em aproximadamente 100 (130) eventos internos e externos. Esta unidade elaborou vários documentos, relatórios e estudos: dois sobre boas práticas, três sobre linhas diretrizes, um estudo, uma análise custo-benefício, um relatório técnico, que entregou aos interessados.

Parceria e cooperação com os países terceiros: em 2012, foram celebrados 2 (2) protocolos de colaboração com os serviços de emigração da Nigéria e com o Conselho Nacional de Segurança da Arménia, aumentando para 18 (16) o número total de protocolos de colaboração. Foi assinado um memorando de entendimento com o Ministério dos Negócios Estrangeiros da República da Turquia. No âmbito dos respetivos protocolos de colaboração, foi reforçada a cooperação operacional entre a Agência e as autoridades dos países terceiros sobre questões ligadas à gestão e segurança das fronteiras, com o objetivo de estabelecer progressivamente parcerias sustentáveis e de benefício mútuo. Obtiveram-se resultados concretos em particular no domínio do intercâmbio de informação, da formação e das atividades operacionais conjuntas.

Cooperação com organismos da União Europeia e organizações internacionais: em 2012, foram celebrados dois protocolos de colaboração com o Gabinete das Nações Unidas para a Droga e a Criminalidade (GNUDC) e com o Gabinete Europeu de Apoio em matéria de Asilo (EASO), aumentado o número total para 12 (10). No que se refere à cooperação entre agências, em 2012 a Agência presidiu o grupo de contacto das agências JAI (Justiça e assuntos internos), cujo objetivo é promover a cooperação e criar sinergias entre as diferentes agências JAI. Neste âmbito, a Agência organizou várias reuniões de grupo, uma conferência de peritos sobre proteção de dados e um encontro anual dos responsáveis das agências JAI. Foram igualmente postas em prática diversas atividades que visam aplicar a declaração conjunta das agências sobre o tráfico de seres humanos.

Fonte: Informações fornecidas pela Agência.

RESPOSTAS DA AGÊNCIA

A Agência toma nota da impossibilidade de o Tribunal formular uma opinião sobre a legalidade e regularidade das operações subjacentes às contas.

Tendo presente que os beneficiários da Frontex são autoridades nacionais de guardas de fronteiras dos Estados-Membros e países associados a Schengen, ao apresentarem um pedido de reembolso, terão de assinar em como toda a informação fornecida é de caráter exaustivo, fiável e sincero; os beneficiários terão igualmente de demonstrar que o seu pedido de pagamento é corroborado por documentos comprovativos adequados. A agência não concorda com a ausência de verificações ex ante eficazes; estas baseiam-se em declarações feitas por autoridades públicas e controlos de plausibilidade. Não obstante, a agência adotou medidas para reforçar o quadro de controlo ex ante e foi criado em junho de 2013 um sistema de controlo ex ante com base nos riscos.

14.

O inventário físico estava incompleto e não incluía todos os ativos da Agência. Não foram tidos em conta os ativos em curso nem os ativos adquiridos no final do exercício.

As insuficiências mencionadas relativas ao relatório sobre o inventário serão corrigidas no inventário anual de 2013. Será adotado, no verão de 2013, um documento de política de inventário revisto.

15.

Não existem procedimentos relativos à alienação de ativos fixos. Os ativos fixos não utilizados são retirados do registo dos ativos fixos sem terem sido alienados. Não existe qualquer registo desses ativos.

A atual política de alienação de ativos TIC será atualizada e desenvolvida por forma a incluir todos os ativos da Frontex. O prazo previsto é agosto de 2013. Uma vez adotada a política de alienação de ativos TIC, os ativos abatidos serão alienados na segunda metade de 2013.

16.

Constataram-se ainda insuficiências no sistema de reconciliação das declarações dos fornecedores com os correspondentes registos na Agência.

Tal como já referido em anos anteriores, a maioria das autoridades públicas com quem a agência coopera não dispõe de um sistema contabilístico centralizado que lhes permita reconciliar os saldos. Por esse motivo, a reconciliação revela-se muito morosa uma vez que os vários registos em autoridades distintas têm ser consultados.

17.

Em 2012, o orçamento da Agência elevou-se a 89,6 milhões de euros, dos quais 21,8 milhões de euros (25 %) transitaram para 2013. As transições do Título III (despesas operacionais) elevaram-se a 19,6 milhões de euros. Este nível de transições é excessivo e não respeita o princípio orçamental da anualidade, embora se deva em parte à natureza operacional e plurianual das atividades da Agência. No final de fevereiro de 2013, foi anulado um montante de 1,1 milhões de euros destas dotações transitadas.

A Agência aprecia o reconhecimento do Tribunal no que diz respeito à natureza plurianual das suas atividades assim como ao facto de os fundos provenientes do orçamento retificativo terem sido transferidos muito tardiamente em 2012.

As autorizações relativas a atividades financiadas fora do orçamento de 2012 foram, por conseguinte, realizadas muito tardiamente no ano e serão parcialmente implementadas apenas em 2013.

18.

Em 2012, a Agência efetuou 39 transferências orçamentais num montante de 11,5 milhões de euros, afetando 70 das 79 rubricas orçamentais. Esta situação deve-se, em parte, ao facto de o segundo orçamento retificativo de 2012 ter sido aprovado apenas em outubro de 2012 e de os fundos necessários às operações terem entretanto sido transferidos de outras rubricas orçamentais.

Os fundos provenientes do orçamento retificativo foram transferidos apenas muito tardiamente em 2012. A agência teve de realizar transferências de várias rubricas orçamentais cujos fundos não foram imediatamente necessários ou sempre que o lançamento de atividades/concursos pudesse ser ainda adiado por forma a satisfazer as necessidades imediatas de cofinanciamento de operações conjuntas.

19.

Em 2013, os recursos humanos serão mais rigorosos no controlo do processo e implementarão medidas com vista a sensibilizar os membros do júri do concurso relativamente a esta área particular. Do mesmo modo, será aplicada uma abordagem mais rigorosa pelos recursos humanos para documentar todas as fases dos processos de seleção.

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