ANEXO

Empresa Comum Clean Sky (Bruxelas)

Competências e atividades

Domínios de competência da União segundo o Tratado (Extratos dos artigos 187.o e 188.o do Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia)	A Decisão n.o 1982/2006/CE do Parlamento Europeu e do Conselho, de 18 de dezembro de 2006, relativa ao Sétimo Programa-Quadro prevê uma contribuição financeira da Comunidade para a criação de parcerias público-privadas de longo prazo, sob a forma de iniciativas tecnológicas conjuntas que podem ser realizadas através de empresas comuns na aceção do artigo 187o do Tratado. Regulamento (CE) n.o 71/2008 do Conselho, de 20 de dezembro de 2007, relativo à constituição da empresa comum Clean Sky (JO L 30 de 4.2.2008, p. 1).
Competências da Empresa Comum [Regulamento (CE) n.o 71/2008 do Conselho]	Objetivos — A Empresa Comum Clean Sky contribui para a execução do Sétimo Programa-Quadro, em especial do Tema n.o 7, «Transportes (incluindo a Aeronáutica)», do programa específico «Cooperação»; — tem por objetivos acelerar na União Europeia o desenvolvimento, a validação e a demonstração de tecnologias limpas de transporte aéreo, com vista à sua aplicação tão rápida quanto possível; — garantir uma execução coerente dos esforços europeus de investigação que visam melhorar o desempenho ambiental no domínio dos transportes aéreos; — criar um sistema de transportes aéreos radicalmente inovador, baseado na integração de tecnologias avançadas e em demonstradores à escala real, com o objetivo de reduzir o impacto ambiental dos transportes aéreos através da redução significativa do ruído e das emissões de gases, bem como do aumento da economia de combustível das aeronaves; — acelerar a geração de novos conhecimentos, a inovação e a utilização dos resultados da investigação que comprovem tecnologias relevantes e sistemas de sistemas totalmente integrados, num ambiente operacional adequado, conducentes a um reforço da competitividade industrial.
Governação	— O Conselho de Administração é o órgão responsável pela Empresa Comum. A equipa executiva é chefiada por um Diretor Executivo. A indústria é representada por vários meios, como os Comités Diretores dos ITD e o Grupo de Representantes dos Estados Nacionais.
Meios colocados à disposição da Empresa Comum em 2011	Orçamento 192 350 991 euros Efetivos em 31 de dezembro de 2011 24 lugares previstos no quadro do pessoal (18 agentes temporários e seis agentes contratuais), dos quais 23 estavam ocupados e afetados às seguintes funções:   operacionais: 9;   administrativas: 14;   mistas: 5.
Atividades e serviços fornecidos em 2011	Ver o Relatório Anual de Atividades de 2011 da Empresa Comum disponível em www.cleansky.eu
Fonte: informações fornecidas pela Empresa Comum.

RESPOSTA DA EMPRESA COMUM CLEAN SKY

Elementos em que se baseia a opinião com reservas sobre a legalidade e a regularidade das operações subjacentes às contas

Ponto 15

A Empresa Comum Clean Sky congratula-se com as conclusões positivas do Tribunal sobre a legalidade e a regularidade de todas as operações subjacentes às contas anuais relativas a 2011, com a única exceção das operações respeitantes à validação dos pedidos de pagamento.

A validação das despesas apresentadas pelos beneficiários da Empresa Comum conduz a pagamentos intermédios/finais e ao apuramento de pré-financiamentos. As auditorias ex post realizadas pela Empresa Comum Clean Sky em 2011 abrangeram as despesas validadas pelos órgãos de gestão da empresa em relação à execução de projetos em 2008, 2009 e 2010. De entre as despesas operacionais acumuladas liquidadas pela Empresa Comum desde o início do programa Clean Sky até dezembro de 2011, apenas 49,5 % (1) se prenderam com a execução de projetos em 2008, 2009 e 2010.

A taxa de erro detetada pelas auditorias ex post efetuadas pela Empresa Comum em 2011 é de 6,16 %. Contudo, tendo em conta as medidas corretivas introduzidas pela Empresa Comum, descritas adiante, para além de taxa de erro detetada, existe outro indicador que importa ter em atenção na avaliação da legalidade e regularidade dos pedidos de pagamento validados: a taxa de erro residual. Segundo a metodologia descrita na estratégia de auditoria ex post aprovada pelo Conselho de Administração da Empresa Comum Clean Sky, a taxa de erro residual indica o erro remanescente nos pedidos de pagamento validados, após terem sido acionados os mecanismos de cobrança. Nas auditorias ex post realizadas em 2011 aos pedidos de pagamento apresentados em anos anteriores, a taxa de erro residual é de 4,09 %, o que significa que, comparativamente ao total acumulado de pagamentos de despesas operacionais efetuados por conta do programa Clean Sky até ao final de 2011, o montante em risco é bastante reduzido (2,02 % (2)).

A Empresa Comum reconhece a importância das taxas de erro, detetado e residual, relativas aos pedidos de pagamento auditados, e pretende melhorar ainda mais a qualidade do seu processo de validação ex ante.

A Empresa Comum introduziu o seu processo de auditoria ex post em 2011, aproximadamente um ano após ter alcançado a sua autonomia (novembro de 2009). As primeiras auditorias incidiram no processo de validação respeitante a 2010, o primeiro levado a cabo pela Empresa Comum. Em 2010, a Empresa Comum encontrava-se ainda em fase de arranque e os controlos ex ante relativos à gestão de subvenções ainda não haviam adquirido suficiente maturidade para gerir o elevado volume de subvenções.

Na perspetiva dos resultados do primeiro exercício de auditoria ex post levado a cabo, a Empresa Comum gostaria de chamar a atenção para a eficácia deste elemento do seu sistema de controlo interno, através do qual os órgãos de gestão da empresa detetaram e corrigiram erros incorridos na validação ex ante dos pedidos de pagamento efetuada pela Empresa Comum. As medidas corretivas definitivas encontram-se ainda em vias de conclusão.

Desde 2010, a Empresa Comum desenvolveu consideravelmente os seus processos de validação de pedidos de pagamento mediante a criação de procedimentos específicos, entre os quais uma base de dados para a gestão de subvenções que inclui um mecanismo uniformizado de aprovação dos pedidos de pagamento a utilizar pelos responsáveis financeiro e de projeto.

Após o primeiro exercício de auditoria ex post, a Empresa Comum estabeleceu as medidas de cobrança adequadas para corrigir os pagamentos em excesso efetuados no passado, incluindo a extrapolação de erros sistemáticos detetados nas auditorias a pedidos de pagamento não auditados. De salientar que 75 % dos fundos da Empresa Comum são concedidos a beneficiários designados (membros da Empresa Comum Clean Sky), que participam nos projetos Clean Sky até ao final do programa. Esta situação facilita as medidas corretivas a tomar pela Empresa Comum, que pode proceder à recuperação de montantes pagos indevidamente quando de posteriores pagamentos aos beneficiários.

A título de medida preventiva, os procedimentos atualmente aplicados para a validação ex ante de pedidos de pagamento levam em conta os resultados das auditorias ex post de anos anteriores, sobretudo em casos em que se verificaram erros sistemáticos. No período de 2008 a 2010, mais de 80 % dos erros detetados eram de natureza sistemática. Isto também permite à Empresa Comum prestar orientações aos beneficiários designados, evitando assim erros em futuros pedidos de pagamento.

Uma parte significativa do erro detetado nas auditorias ex post de 2011 (aproximadamente 50 %) ficou a dever-se à utilização de dados contabilísticos de anos anteriores, dada a indisponibilidade de dados reais no momento em que havia que apresentar as demonstrações financeiras. A Empresa Comum está a acompanhar o processo de ajustamentos ulteriores no âmbito dos seus controlos ex ante e velará por que, em futuros períodos de relato, os ajustamentos a pedidos de pagamento de anos anteriores sejam apresentados sem demora.

Os órgãos de gestão da empresa consideram importante assegurar uma arquitetura de controlo plurianual para a gestão das subvenções da Empresa Comum Clean Sky que tenha em conta as possibilidades de criação de procedimentos de cobrança uniformizados e de medidas corretivas. Daí que os órgãos de gestão da empresa tenham estabelecido mecanismos de controlo e objetivos compatíveis com a duração plurianual do projeto, os quais são medidos por indicadores que abrangem a duração total do programa.

Observações sobre a gestão orçamental e financeira

Ponto 18

A Empresa Comum aposta no resultado eficiente e satisfatório das negociações relativas aos concursos e tomou medidas internas para melhorar e acelerar o processo em torno deste aspeto importante dos pagamentos a novos parceiros. A Empresa Comum tem vindo a constatar uma melhoria geral em termos de redução do prazo de aprovação da subvenção, e está a acompanhar de perto este assunto a nível dos órgãos de gestão (3).

Ponto 19

A Empresa Comum reconhece o atraso na decisão de aprovação, pelo Conselho de Administração, da transição das dotações de pagamento para o plano orçamental para 2012 (4). O calendário para o planeamento orçamental e o relato anuais da Empresa Comum foi revisto de modo a garantir a devida aprovação atempada do Conselho de Administração no que respeita às transições de dotações para 2013.

Ponto 20

No primeiro semestre de 2012, a Empresa Comum deparou-se com uma situação excecional em termos de pedidos de pagamento apresentados pelos seus membros relativamente à execução de projetos em 2011. As demonstrações financeiras referentes às GAM 2011, cujo prazo de apresentação era o dia 1 de março de 2012, foram submetidas pelos beneficiários com um atraso invulgar de até 3-4 meses. Juntamente com os coordenadores dos ITD (líderes do consórcio), a Empresa Comum analisou as razões subjacentes a este atraso e tomou medidas para prevenir a ocorrência de uma situação semelhante em 2013. Foram adotadas as seguintes medidas:

—	com o acordo do Conselho de Administração (junho de 2012), será fixado um calendário inequívoco para o processo de 2013 (janeiro-junho de 2013), com indicação dos prazos a cumprir e dos tempos de resposta expetáveis por parte da indústria e da Empresa Comum;

—	através de orientações e formação, a Empresa Comum contribuirá para melhorar a exaustividade das informações prestadas e a qualidade dos pedidos de pagamento bem como da certificação das demonstrações financeiras a eles associada;

—	será reforçado o acompanhamento de perto por parte da Empresa Comum, a qual passará a prestar aos seus membros ajuda pró-ativa na clarificação de questões individuais relativas à elegibilidade das despesas. Por falta de recursos, isto não foi possível no primeiro semestre de 2012;

—	uma nova ferramenta informática para a gestão das subvenções agilizará o processo de apresentação e validação dos pedidos de pagamento.

Na sequência da validação dos pedidos de pagamento finalmente recebidos pelos órgãos de gestão e da ulterior aprovação pelo Conselho de Administração em 2012, as contribuições em espécie conexas serão transferidas para os ativos líquidos da Empresa Comum nas contas finais de 2012. Por conseguinte, a situação dos ativos líquidos tal como consta nas contas finais relativas a 2011 deve ser considerada como transitória.

Observações sobre os controlos-chave dos sistemas de supervisão e de controlo da Empresa Comum

Ponto 21

No primeiro trimestre de 2012, e na sequência de recomendações formuladas pelo Tribunal de Contas Europeu em anos anteriores, a Empresa Comum desenvolveu um procedimento específico para os processos de validação de pedidos de pagamento, o qual integra os responsáveis de projeto no processo de validação das demonstrações financeiras (5). Para além da validação dos relatórios técnicos, os responsáveis de projeto verificam a informação disponível sobre a utilização de recursos e notificam os responsáveis financeiros do resultado da sua validação. Foram desenvolvidas regras inequívocas para garantia das provas subjacentes ao controlo financeiro e operacional e, por conseguinte, à autorização de validação dos pedidos de pagamento. Foi melhorado o formato da lista de verificação anteriormente utilizada, de modo a apresentar provas das medidas de validação efetivamente tomadas e demonstrar a interação existente entre as unidades financeira e operacional.

Ponto 22

A Empresa Comum, com base nas suas experiências e anteriores observações do Tribunal sobre o tratamento de dados relativos aos beneficiários, desenvolveu no último trimestre de 2011 um instrumento específico de gestão dos dados relativos aos pedidos de pagamento apresentados pelos beneficiários, no âmbito de convenções de subvenção com membros da Clean Sky. Este instrumento foi utilizado no tratamento dos pedidos de pagamento de 2011 efetuado no segundo trimestre de 2012, tendo os resultados – após verificação da fiabilidade dos dados codificados e dos relatórios daí resultantes elaborados pelo gestor orçamental da Empresa Comum juntamente com uma firma de auditoria externa – sido refletidos nas contas finais de 2011.

Ponto 23

A Empresa Comum tomou nota das observações do Tribunal e adotou medidas para melhorar os processos de aprovação interna tanto dos verificadores financeiros como dos verificadores operacionais. Com efeito, por via do supracitado instrumento de gestão das subvenções, assiste-se agora a uma abordagem mais integrada relativamente à validação dos pedidos de pagamento e dos relatórios técnicos anuais por parte dos respetivos agentes de verificação financeira e operacional, e isto é mais visível no processo.

No que respeita à separação de funções, a Empresa Comum está atualmente a ponderar uma modificação dos circuitos financeiros, de modo a assegurar a separação entre as funções de verificação financeira e de autorização, em caso de ausência dos agentes financeiros normalmente previstos.

Ponto 24

A Empresa Comum tomou nota das recomendações do gestor orçamental e, tal como acima referido, adotou medidas significativas para implementar convenções de subvenção com membros que permitirão melhorar o processo de validação dos pedidos de pagamento e apresentar relatórios periódicos e exaustivos aos órgãos de gestão da Empresa Comum.

Outras questões

Ponto 25

Em agosto de 2011, o Conselho de Administração e os órgãos de gestão da Empresa Comum haviam sido alertados pelo auditor interno quanto ao envolvimento do próprio em alguns dos principais processos da gestão financeira da Empresa Comum e às potenciais consequências desse facto para a independência do auditor interno. O risco de uma potencial falta de garantia em relação aos processos em causa será mitigado, se necessário, através do envolvimento do Serviço de Auditoria Interna da Comissão.

Ponto 27

A Empresa Comum alterará a sua regulamentação financeira na sequência da próxima atualização do Regulamento Financeiro-Quadro, presentemente em curso (ver também o ponto 30).

Ponto 28

O pedido de pagamento das contribuições relativas a 2011 dirigido à Comissão (na sua qualidade de um dos membros da Empresa Comum) foi devidamente acompanhado de uma adequada previsão de tesouraria. O pedido aos membros que não a Comissão, embora não acompanhado de uma previsão de tesouraria, incluiu uma explicação do montante reclamado e da chave de repartição, mostrando a quota-parte de cada membro ou associado. Acresce que, através da informação sobre as contas anuais do ano anterior e o orçamento anual aprovado relativo a 2011, constante na ata do Conselho de Administração, foram facultadas informações financeiras relevantes e pormenorizadas a todos os membros. A Empresa Comum velará por que, futuramente, sejam anexadas previsões de tesouraria aos pedidos de pagamento de contribuições dirigidos também aos membros, e não apenas à Comissão.

Ponto 29

A aplicação adequada das disposições pormenorizadas constantes no Anexo II, Condições gerais, das convenções de subvenção com membros da Clean Sky, relativas à proteção, utilização e difusão dos resultados da investigação, ainda está em curso.

Será oportunamente criado um procedimento específico, que sintetizará os elementos da função supervisora da Empresa Comum e os controlos estabelecidos.

Ponto 30

A Empresa Comum alterará a sua regulamentação financeira na sequência da próxima atualização do Regulamento Financeiro-Quadro, presentemente em curso. Isto permitirá à Empresa Comum alinhar-se pelas regras comummente aceites e tirar partido desse facto para clarificar, sempre que possível, as questões suscitadas pelo Tribunal.

Ponto 31

Juntamente com as empresas comuns suas vizinhas que com ela partilham o mesmo edifício, a Empresa Comum Clean Sky prosseguiu os trabalhos de finalização do plano de continuidade de atividades. Prevê-se a conclusão do plano até ao final de 2012.

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(1)  O montante acumulado dos pagamentos de despesas operacionais de 2008 a 2011 ascende a 261 358 871 euros; os pagamentos finais acrescidos da liquidação de pré-financiamentos relativos aos anos de 2008 a 2010 totalizam 129 295 956 euros.

(2)  = 4,09 % de (129 295 956 euros/261 385 871 euros)*100.

(3)  Desde o arranque da Empresa Comum, o prazo de aprovação registou uma redução de 418 para 268 dias, caso do mais recente concurso (Concurso n.o 10). Isto denota uma melhoria ainda mais favorável do que a constatada pelo Tribunal.

(4)  O Conselho de Administração adotou efetivamente, em dezembro de 2010, o plano orçamental anual para 2011, o qual incluía uma estimativa do montante transitado.

(5)  Procedimento Clean Sky n.o 2.9.1, Procedimento Intermédio para a validação das demonstrações financeiras apresentadas pelos membros relativamente à execução das GAM 2011 e para ajustamentos recebidos relativamente a GAM de anos anteriores.