Artigo 1.o

A posição a tomar, em nome da União, no grupo de trabalho criado pelo artigo 15.o, n.o 1, do Protocolo relativamente à adoção do regulamento interno do grupo de trabalho nos termos do artigo 15.o, n.o 6, baseia-se no projeto de decisão do grupo de trabalho que acompanha a presente decisão.

Artigo 2.o

A decisão do grupo de trabalho é publicada no Jornal Oficial da União Europeia.

Artigo 3.o

A presente decisão entra em vigor na data da sua adoção.

ANEXO

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(1)  JO L 29 de 31.1.2020, p. 7.

ANEXO

REGULAMENTO INTERNO DO GRUPO DE TRABALHO CONSULTIVO MISTO

Regra n.o 1

Presidente

1.

O grupo de trabalho consultivo misto («grupo de trabalho») é copresidido por um representante designado pela Comissão Europeia e por um representante designado pelo Governo do Reino Unido. A União Europeia e o Reino Unido notificam-se mutuamente, por escrito, dos representantes designados.

2.

Se um dos copresidentes estiver impedido de participar numa reunião pode ser substituído por um suplente. Os suplentes designados pela Comissão Europeia ou pelo Governo do Reino Unido deve informar, por escrito, da sua designação o outro copresidente e o secretariado do grupo de trabalho, o mais cedo possível.

3.

O suplente designado do copresidente exerce os direitos desse copresidente nos termos do mandato. As referências efetuadas no presente regulamento interno aos copresidentes entendem-se como incluindo os suplentes designados.

Regra n.o 2

Secretariado

O secretariado do grupo de trabalho (a seguir designado por «secretariado») é composto por um funcionário da Comissão Europeia e por um funcionário do Governo do Reino Unido. O secretariado desempenha, sob a autoridade dos copresidentes, as funções que lhe são conferidas pelo presente regulamento.

Regra n.o 3

Participação em reuniões

1.

Antes de cada reunião, a União e o Reino Unido informam-se mutuamente, através do secretariado, da composição prevista das respetivas delegações.

2.

Se for caso disso, e por decisão dos copresidentes, podem ser convidados a assistir às reuniões do grupo de trabalho peritos ou outras pessoas que não sejam membros de uma delegação, a fim de prestarem informações sobre um assunto específico.

Regra n.o 4

Reuniões

1.

O grupo de trabalho reúne-se alternadamente em Bruxelas e no Reino Unido, salvo decisão em contrário dos copresidentes.

2.

Em derrogação do n.o 1, os copresidentes podem decidir que uma reunião do grupo de trabalho se efetue por videoconferência ou por teleconferência.

3.

As reuniões do grupo de trabalho são convocadas pelo secretariado para data e local decididos pelos copresidentes. Se a União ou o Reino Unido apresentar um pedido de reunião, o grupo de trabalho deve envidar esforços para se reunir no prazo de 15 dias a contar da data do pedido. Em caso de urgência, o grupo de trabalho deve envidar esforços para se reunir mais cedo.

Regra n.o 5

Documentos

Os documentos escritos que sejam objeto de um intercâmbio formal no âmbito do grupo de trabalho, seja durante as reuniões ou no período que decorre entre estas, devem ser numerados e transmitidos pelo secretariado à União e ao Reino Unido como documentos do grupo de trabalho.

Regra n.o 6

Correspondência

1.

A União e o Reino Unido devem enviar ao secretariado a correspondência endereçada ao grupo de trabalho. A correspondência pode ser enviada sob qualquer forma de comunicação escrita, inclusivamente por correio eletrónico.

2.

O secretariado deve assegurar que a correspondência endereçada ao grupo de trabalho seja transmitida aos copresidentes e distribuída, se for caso disso, de acordo com a regra n.o 5.

3.

Toda a correspondência enviada pelos copresidentes ou a eles diretamente endereçada deve ser transmitida ao secretariado e distribuída, se for caso disso, de acordo com a regra n.o 5.

Regra n.o 7

Ordem de trabalhos das reuniões

1.

O secretariado deve elaborar um projeto de ordem de trabalhos provisória para cada reunião. O projeto deve ser transmitido aos copresidentes, juntamente com os documentos pertinentes, o mais tardar cinco dias antes da data da reunião.

2.

Da ordem de trabalhos provisória devem constar os pontos cuja inclusão tenha sido pedida pela União ou pelo Reino Unido. Tais pedidos devem ser apresentados ao secretariado, juntamente com os documentos pertinentes, o mais tardar sete dias antes da data da reunião.

3.

Os copresidentes decidem da ordem de trabalhos provisória o mais tardar três dias antes da data da reunião. Podem decidir tornar pública a ordem de trabalhos provisória, ou qualquer parte dela, antes do início da reunião.

4.

A ordem de trabalhos é aprovada pelo grupo de trabalho no início de cada reunião. A pedido da União ou do Reino Unido, pode ser incluído na ordem de trabalhos provisória, por decisão do grupo de trabalho, outro ponto além dos dela constantes.

5.

Os copresidentes podem decidir não aplicar os prazos indicados nos n.os 1, 2 e 3.

Regra n.o 8

Ata

1.

Salvo decisão em contrário dos copresidentes, o secretariado deve elaborar um projeto de ata de cada reunião no prazo de cinco dias a contar do final da mesma. O secretariado deve também elaborar um resumo da ata.

2.

Por norma, a ata resume cada ponto da ordem de trabalhos e indica, quando aplicável: a) Os documentos apresentados ao grupo de trabalho; b) As declarações que qualquer dos copresidentes peça para serem inscritas na ata; e c) As conclusões operacionais adotadas sobre pontos específicos.

3.

A ata inclui uma lista dos nomes, títulos e cargos de todas as pessoas presentes na reunião.

4.

Em conformidade com o n.o 1, os copresidentes podem requerer a alteração do projeto de ata ou do resumo no prazo de cinco dias a contar da sua distribuição pelo secretariado. Se não forem requeridas alterações, a ata e o resumo são considerados aprovados pelos copresidentes no termo desse prazo. Se um dos copresidentes requerer alguma alteração dentro desse prazo, a ata e o resumo são considerados aprovados logo que o outro copresidente aceite a alteração requerida.

5.

Uma vez aprovada a ata, os membros do secretariado assinam cópias eletrónicas da mesma e transmitem-nas à União e ao Reino Unido, bem como ao comité especializado sobre questões relacionadas com a aplicação do Protocolo relativo à Irlanda/Irlanda do Norte. Os copresidentes podem então decidir tornar público o resumo da ata.

Regra n.o 9

Decisões

1.

As decisões dos copresidentes previstas no presente regulamento interno são tomadas por mútuo consentimento.

2.

No período que decorre entre as reuniões, os copresidentes podem tomar decisões por comunicação por escrito, sob a forma de uma troca de notas por via eletrónica. O secretariado informa as partes das decisões tomadas pelos copresidentes.

Regra n.o 10

Confidencialidade

1.

Salvo decisão em contrário dos copresidentes, as reuniões do grupo de trabalho são confidenciais.

2.

Caso a União ou o Reino Unido apresentem ao grupo de trabalho informações consideradas confidenciais ou protegidas contra a divulgação nos termos das suas disposições legislativas e regulamentares, a outra parte deve tratar essas informações como confidenciais.

Regra n.o 11

Língua de trabalho

A língua de trabalho é o inglês. Salvo decisão em contrário dos copresidentes, o grupo de trabalho deve basear as suas deliberações na documentação preparada em inglês.

Regra n.o 12

Despesas

1.

A União e o Reino Unido suportam as respetivas despesas decorrentes da participação nas reuniões do grupo de trabalho.

2.

As despesas relacionadas com a organização de reuniões e a reprodução de documentos são suportadas pela União relativamente às reuniões realizadas em Bruxelas, e pelo Reino Unido relativamente às reuniões realizadas no Reino Unido.

3.

As despesas relacionadas com a interpretação de e para a língua de trabalho nas reuniões são suportadas pela parte que solicite a interpretação.

Regra n.o 13

Relatório anual ao comité especializado

1.

O secretariado elabora anualmente, até 1 de fevereiro do ano seguinte, um relatório sobre o funcionamento do grupo de trabalho.

2.

O relatório deve ser adotado e assinado pelos copresidentes e enviado ao comité especializado sobre questões relacionadas com a aplicação do Protocolo relativo à Irlanda/Irlanda do Norte imediatamente após a assinatura.