1.   O autor de quaisquer informações criadas pela primeira vez deve analisá-las a fim de determinar o sistema eletrónico de gestão pelo qual as informações devem ser geridas, se estas devem ser capturadas, e em que sistema de repositório oficial devem ser conservadas.

2.   Os documentos de arquivo devem ser criados em conformidade com os requisitos formais estabelecidos para o tipo de documentos em causa.

3.   Os documentos de arquivo da Comissão devem ser criados sob a forma de documentos eletrónicos e conservados nos seus repositórios eletrónicos oficiais.

No entanto, nas seguintes situações, os documentos de arquivo podem ser criados num suporte diferente ou conservados de forma diferente:

1.   As informações em suportes analógicos criados ou recebidos pela Comissão devem ser sistematicamente digitalizadas. As versões eletrónicas resultantes, quando capturadas num repositório eletrónico oficial, devem substituir os documentos analógicos originais correspondentes, a menos que uma disposição do direito da União ou do direito do Estado-Membro ou do país terceiro em causa exija uma assinatura manuscrita.

2.   As regras de execução adotadas nos termos do artigo 22.o estabelecem os pormenores processuais e técnicos da digitalização, as exceções aplicáveis e a eliminação dos documentos de arquivo analógicos após a sua digitalização.

1.   Cada direção-geral ou serviço equiparado deve rever regularmente os tipos de informações criadas ou recebidas no âmbito das suas atividades, a fim de identificar aquelas que devem ser capturadas num repositório eletrónico oficial e, tendo em conta o contexto em que foram produzidas, organizar a sua gestão ao longo de todo o seu ciclo de vida.

2.   Os documentos de arquivo capturados não podem ser alterados. Podem ser apagados ou substituídos por versões posteriores até que o processo a que pertencem esteja encerrado.

1.   Os documentos devem ser registados se contiverem informações importantes que não sejam de curta duração ou se puderem envolver atuação ou ações de acompanhamento por parte da Comissão ou de um dos seus serviços.

2.   Devem ser criados registos para gerar identificadores únicos para os documentos de arquivo registados.

Cada registo deve estar ligado a um ou mais repositórios eletrónicos. Podem ser previstas exceções por razões de segurança.

1.   A assinatura eletrónica qualificada (14) tem um efeito jurídico equivalente ao de uma assinatura manuscrita.

2.   O selo eletrónico qualificado (15) beneficia da presunção da integridade dos dados e da correção da origem dos dados aos quais está associado.

3.   O selo temporal qualificado (16) beneficia da presunção da exatidão da data e da hora que indica e da integridade dos dados aos quais a data e a hora estão associadas.

4.   Os dados enviados e recebidos com recurso a um serviço qualificado de envio registado eletrónico (17) beneficiam da presunção de integridade dos dados, do envio pelo remetente identificado e da receção pelo destinatário identificado dos dados e da exatidão da data e hora de envio e receção dos dados indicados pelo serviço qualificado de envio registado eletrónico.

1.   Considera-se que um documento criado ou recebido pela Comissão satisfaz os critérios de validade ou de admissibilidade se estiverem reunidas as seguintes condições:

2.   Considera-se que uma versão eletrónica criada por digitalização de um documento analógico criado ou recebido pela Comissão satisfaz os critérios de validade ou de admissibilidade se estiverem reunidas as seguintes condições:

Se não for exigido um documento analógico assinado, essa versão eletrónica pode ser utilizada para qualquer intercâmbio de informações e para qualquer procedimento interno na Comissão.

3.   Sempre que uma disposição da legislação da União ou nacional exigir um original assinado de um documento, um documento elaborado ou recebido pela Comissão satisfaz esse requisito se contiver um dos seguintes elementos:

4.   Quando um procedimento interno da Comissão exige a assinatura de uma pessoa habilitada ou o acordo de uma determinada pessoa numa ou em diversas das suas fases, tal procedimento pode ser gerido por sistemas informáticos, desde que cada pessoa seja identificada de forma segura e inequívoca e que o sistema em questão ofereça garantias de inalterabilidade do conteúdo durante o procedimento.

5.   Quando um procedimento envolve a Comissão e outras entidades e exige a assinatura de uma pessoa habilitada ou o acordo de uma determinada pessoa numa ou em diversas das suas fases, tal procedimento pode ser gerido através de sistemas informáticos cujas condições e garantias técnicas sejam fixadas por mútuo acordo.

1.   Os dados e as informações devem ser disponibilizados e partilhados o mais amplamente possível no âmbito da Comissão, a menos que as obrigações jurídicas exijam que o acesso seja limitado.

2.   No interesse da partilha de informações, as direções-gerais e serviços equiparados devem assegurar que os seus processos sejam tão amplamente acessíveis quanto a sensibilidade do seu conteúdo o permita.

1.   O armazenamento e a conservação devem ser assegurados nas seguintes condições:

2.   O Secretário-Geral deve assegurar a execução de uma estratégia de conservação digital que garanta o acesso a longo prazo aos documentos de arquivo eletrónicos com base nas listas de conservação referidas no artigo 15.o, n.o 1. A estratégia deve ser elaborada em cooperação com o Serviço de Arquivos Históricos da Comissão e deve assegurar a existência de processos, instrumentos e recursos que garantam a autenticidade, fiabilidade e integridade dos documentos de arquivo e a sua acessibilidade.

1.   O período de conservação das diferentes categorias de processos e, em certos casos, de documentos de arquivo, deve ser fixado para toda a Comissão por meio de instrumentos regulamentares, como a lista comum de conservação, ou uma ou mais listas de conservação específicas elaboradas com base no contexto organizativo, na legislação em vigor e nas obrigações jurídicas da Comissão.

2.   As direções-gerais e serviços equiparados devem avaliar regularmente os documentos de arquivo e os processos por elas geridos, a fim de determinar se estes devem ser transferidos para os arquivos históricos da Comissão referidos no artigo 16.o ou eliminados.

No entanto, deve ser conservado um conjunto de metadados sobre documentos de arquivo e processos no repositório eletrónico original como prova desses documentos e processos e da sua transferência ou eliminação.

3.   As informações classificadas da UE com classificação CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ou superior não podem ser transferidas para o Serviço de Arquivos Históricos da Comissão.

1.   São aplicáveis as seguintes derrogações aos direitos dos titulares dos dados, em conformidade com o artigo 25.o, n.o 4, do Regulamento (UE) 2018/1725, na medida do necessário para cumprir objetivos de arquivamento no interesse público e preservar a integridade dos arquivos históricos da Comissão, em especial:

2.   A Comissão deve aplicar as salvaguardas adequadas para assegurar o cumprimento do artigo 13.o do Regulamento (UE) 2018/1725. Essas salvaguardas devem incluir medidas técnicas e organizativas, em especial para garantir o respeito pelo princípio da minimização dos dados. As salvaguardas incluem:

3.   A Comissão deve registar os motivos das derrogações aplicadas ao abrigo da presente decisão. O documento de arquivo e, se for caso disso, os documentos relativos ao contexto factual ou jurídico devem ser registados e devem ser colocados à disposição da Autoridade Europeia para a Proteção de Dados mediante pedido desta.

4.   O responsável pela proteção de dados da Comissão deve ser informado, o mais rapidamente possível, da aplicação de derrogações aos direitos dos titulares dos dados em conformidade com a presente decisão. Mediante pedido, o responsável pela proteção de dados deve ter acesso aos documentos de arquivo associados e a quaisquer documentos que definam elementos factuais ou o contexto jurídico.

1.   O Serviço de Arquivos Históricos da Comissão deve facultar ao IUE, sempre que possível, acesso a cópias digitalizadas de documentos de arquivo conservados num suporte analógico.

2.   O IUE é o principal ponto de acesso aos arquivos históricos da Comissão abertos ao público.

3.   O Serviço de Arquivos Históricos da Comissão deve enviar ao IUE as descrições dos arquivos depositados. Em conformidade com as normas internacionais e a fim de facilitar o intercâmbio de metadados, a Comissão promoverá a interoperabilidade entre os seus sistemas de arquivos e os do IUE.

4.   O IUE atua como subcontratante (23), em conformidade com o artigo 3.o do Regulamento (UE) 2018/1725, sob instruções da Comissão, que atua como responsável pelo tratamento (24) dos dados pessoais contidos nos seus arquivos históricos, depositados no IUE. O Serviço de Arquivos Históricos da Comissão fornece, em nome da Comissão, as instruções necessárias para o tratamento dos dados pessoais contidos nos arquivos depositados pela Comissão no IUE e acompanha o seu desempenho.

5.   As informações classificadas não podem ser depositadas no IUE.

1.   Compete aos diretores-gerais ou chefes de serviços criar a estrutura organizacional, administrativa, material e em matéria de pessoal necessária à aplicação da presente decisão e das respetivas normas de execução pelos seus serviços.

2.   O Secretariado-Geral é responsável pela aplicação da presente decisão e das suas normas de execução.

3.   A Direção-Geral da Informática é responsável pelo fornecimento da infraestrutura tecnológica necessária à execução da presente decisão.

1.   Cada diretor-geral ou chefe de serviço deve designar um responsável pela gestão de documentos para manter um sistema moderno e eficaz de gestão de documentos de arquivo no seu serviço e assegurar a coordenação no respetivo serviço com o Secretariado-Geral e os outros serviços da Comissão.

2.   A rede de responsáveis pela gestão de documentos, presidida pelo Secretariado-Geral, tem por missão: