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Relatório sobre as contas anuais do Instituto Europeu para a Igualdade de Género relativas ao exercício de 2012, acompanhado das respostas do Instituto

JO C 365 de 13.12.2013, p. 127–133 (BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)

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Official Journal

13.12.2013

Jornal Oficial da União Europeia

C 365/127

RELATÓRIO

sobre as contas anuais do Instituto Europeu para a Igualdade de Género relativas ao exercício de 2012, acompanhado das respostas do Instituto

2013/C 365/18

INTRODUÇÃO

O Instituto Europeu para a Igualdade de Género (a seguir designado por «Instituto»), sedeado em Vílnius, foi criado pelo Regulamento (CE) n.o 1922/2006 do Parlamento Europeu e do Conselho (1). O Instituto recolhe, analisa e divulga a informação sobre a igualdade de género e concebe, analisa, avalia e divulga instrumentos metodológicos a fim de promover a integração da igualdade de género em todas as políticas da União e nas políticas nacionais delas decorrentes (2).

INFORMAÇÕES EM APOIO DA DECLARAÇÃO DE FIABILIDADE

O método de auditoria adotado pelo Tribunal inclui procedimentos de auditoria analíticos, testes diretos das operações e uma avaliação dos controlos-chave dos sistemas de supervisão e de controlo do Instituto, completados por provas resultantes dos trabalhos de outros auditores (quando pertinentes) e por um exame das tomadas de posição da gestão.

DECLARAÇÃO DE FIABILIDADE

Em conformidade com o disposto no artigo 287.o do Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia (TFUE), o Tribunal auditou:

a)	as contas anuais do Instituto, que são constituídas pelas demonstrações financeiras (3) e pelos mapas sobre a execução do orçamento (4), relativos ao exercício encerrado em 31 de dezembro de 2012;

b)	a legalidade e regularidade das operações subjacentes a essas contas.

Responsabilidade da gestão

Nos termos dos artigos 33.o e 43.o do Regulamento (CE, Euratom) n.o 2343/2002 da Comissão (5), a gestão é responsável pela elaboração e adequada apresentação das contas anuais do Instituto e pela legalidade e regularidade das operações subjacentes:

a responsabilidade da gestão relativa às contas anuais do Instituto consiste em conceber, executar e manter um sistema de controlo interno relevante para a elaboração e adequada apresentação de demonstrações financeiras isentas de distorções materiais, devidas a fraudes ou erros, selecionar e aplicar políticas contabilísticas adequadas, com base nas regras contabilísticas adotadas pelo contabilista da Comissão (6) e elaborar estimativas contabilísticas razoáveis conforme as circunstâncias. O Diretor aprova as contas anuais do Instituto após o seu contabilista as ter elaborado com base em todas as informações disponíveis e redigido uma nota, que acompanha as contas consolidadas, na qual declara, entre outros aspetos, ter obtido uma garantia razoável de que essas contas dão uma imagem verdadeira e fiel da situação financeira do Instituto em todos os aspetos materialmente relevantes;

a responsabilidade da gestão relativa à legalidade e regularidade das operações subjacentes e à conformidade com o princípio da boa gestão financeira consiste em conceber, executar e manter um sistema de controlo interno eficaz e eficiente, incluindo uma supervisão e medidas adequadas para prevenir irregularidades e fraudes e, se necessário, processos judiciais para recuperar fundos pagos ou utilizados indevidamente.

Responsabilidade do auditor

Compete ao Tribunal, com base na sua auditoria, fornecer ao Parlamento Europeu e ao Conselho (7) uma declaração sobre a fiabilidade das contas, bem como sobre a legalidade e regularidade das operações subjacentes. O Tribunal efetua a sua auditoria em conformidade com as normas internacionais de auditoria e os códigos deontológicos da IFAC e as Normas Internacionais das Instituições Superiores de Controlo da INTOSAI. Estas normas exigem que o Tribunal planeie e execute a auditoria de modo a obter uma garantia razoável de que as contas anuais do Instituto estão isentas de distorções materiais e de que as operações subjacentes são legais e regulares.

A auditoria implica a execução de procedimentos visando obter provas de auditoria relativas aos montantes e às informações das contas, bem como à legalidade e regularidade das operações subjacentes. A escolha dos procedimentos depende do juízo profissional do auditor, que se baseia numa avaliação dos riscos de as contas conterem distorções materiais e de não conformidade significativa das operações subjacentes com os requisitos do quadro jurídico da União Europeia, devidas a fraudes ou erros. Ao avaliar esses riscos, o auditor examina os controlos internos aplicáveis à elaboração e adequada apresentação das contas, bem como os sistemas de supervisão e de controlo utilizados para garantir a legalidade e regularidade das operações subjacentes e concebe procedimentos de auditoria adequados às circunstâncias. A auditoria inclui ainda apreciar se as políticas contabilísticas são adequadas e se as estimativas contabilísticas são razoáveis, bem como avaliar a apresentação das contas no seu conjunto.

7.	O Tribunal considera que as provas de auditoria obtidas são suficientes e adequadas para constituírem uma base da sua declaração de fiabilidade.

Opinião sobre a fiabilidade das contas

Na opinião do Tribunal, as contas anuais do Instituto refletem fielmente, em todos os aspetos materialmente relevantes, a sua situação financeira em 31 de dezembro de 2012, bem como os resultados das suas operações e fluxos de tesouraria relativos ao exercício encerrado nessa data, em conformidade com as disposições do seu regulamento financeiro e com as regras contabilísticas adotadas pelo contabilista da Comissão.

Opinião sobre a legalidade e a regularidade das operações subjacentes às contas

9.	Na opinião do Tribunal, as operações subjacentes às contas anuais relativas ao exercício encerrado em 31 de dezembro de 2012 são, em todos os aspetos materialmente relevantes, legais e regulares.

10.	As observações que se seguem não colocam em questão as opiniões do Tribunal.

OBSERVAÇÕES SOBRE A GESTÃO ORÇAMENTAL

11.

O Instituto reduziu o nível global de transição de dotações autorizadas de 50 % em 2001 para 32 % em 2012. As dotações transitadas para 2013 elevaram-se a 2,5 milhões de euros e dizem respeito principalmente ao Título II (despesas administrativas) num montante de 0,3 milhões de euros e ao Título III (despesas operacionais) num montante de 2,1 milhões de euros, o que representa respetivamente 23 % e 59 % das dotações autorizadas correspondentes. As transições do Título II referem-se principalmente a autorizações concedidas no final do ano relativas à mudança para as novas instalações, que foi realizada em janeiro de 2013. As transições do Título III dizem respeito sobretudo a procedimentos de adjudicação de contratos concluídos no final do ano. O Instituto não dispõe de um procedimento formal de planeamento e acompanhamento das adjudicações. Em particular, o seu programa de trabalho anual não inclui um calendário nesta matéria relacionado com as atividades previstas que permita definir o âmbito e o momento ideais para a adjudicação de contratos. No entanto, apenas 7 % das dotações autorizadas transitadas do exercício de 2011 para 2012 não foram utilizadas e tiveram de ser anuladas.

OUTRAS OBSERVAÇÕES

12.	O Tribunal detetou insuficiências na documentação dos procedimentos de recrutamento. Não havia provas de que as questões colocadas nos testes escritos e nas entrevistas, bem como a respetiva ponderação, tivessem sido preparadas antes do exame das candidaturas.

SEGUIMENTO DADO ÀS OBSERVAÇÕES DO EXERCÍCIO ANTERIOR

13.	O anexo I apresenta uma síntese das medidas corretivas tomadas em resposta às observações do Tribunal relativas ao exercício anterior.

O presente relatório foi adotado pela Câmara IV, presidida por Louis GALEA, Membro do Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 9 de julho de 2013.

Pelo Tribunal de Contas

Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA

Presidente

(1) JO L 403 de 30.12.2006, p. 9.

(2) O anexo II indica sucintamente as competências e atividades do Instituto, sendo apresentado a título informativo.

(3) As demonstrações financeiras são constituídas por: balanço e conta dos resultados económicos, mapa dos fluxos de tesouraria, demonstração de variações do ativo líquido, bem como por uma síntese de políticas contabilísticas significativas e outras notas explicativas.

(4) Os mapas sobre a execução do orçamento são constituídos pela conta de resultados da execução orçamental e pelo seu anexo.

(5) JO L 357 de 31.12.2002, p. 72.

(6) As regras contabilísticas adotadas pelo contabilista da Comissão inspiram-se nas Normas Internacionais de Contabilidade do Setor Público (IPSAS) emitidas pela Federação Internacional de Contabilistas ou, quando pertinente, nas Normas Internacionais de Contabilidade (IAS)/Normas Internacionais de Relato Financeiro (IFRS) emitidas pelo Conselho das Normas Internacionais de Contabilidade.

(7) N.o 2 do artigo 185.o do Regulamento (CE, Euratom) n.o 1605/2002 do Conselho (JO L 248 de 16.9.2002, p. 1).

ANEXO I

Seguimento dado às observações do exercício anterior

Exercício	Observações do Tribunal	Fase da medida corretiva (Concluída / em Curso / Pendente / N/A)
2011	O elevado nível de dotações transitadas não respeita o princípio orçamental da anualidade.	Pendente
2011	O Tribunal considera necessário documentar melhor o inventário físico dos ativos fixos e a estimativa dos encargos acrescidos.	Concluída
2011	Em dezembro de 2011, o Serviço de Auditoria Interna da Comissão Europeia procedeu a um exame limitado da aplicação das normas de controlo interno no Instituto. Este aceitou as recomendações efetuadas no sentido de concluir o procedimento de aplicação dessas normas e a gestão adotou um plano de ação a ser executado em 2012.	Em curso

ANEXO II

Instituto Europeu para a Igualdade de Género (Vílnius)

Competências e atividades

Domínios de competência da União segundo o Tratado

(Artigos 2.o e 3.o do Tratado da União Europeia)

A União funda-se nos valores do respeito pela dignidade humana, da liberdade, da democracia, da igualdade, do Estado de direito e do respeito pelos direitos do Homem, incluindo os direitos das pessoas pertencentes a minorias. Estes valores são comuns aos Estados-Membros, numa sociedade caracterizada pelo pluralismo, a não discriminação, a tolerância, a justiça, a solidariedade e a igualdade entre homens e mulheres.

A União combate a exclusão social e as discriminações e promove a justiça e a proteção sociais, a igualdade entre homens e mulheres, a solidariedade entre as gerações e a proteção dos direitos da criança.

Competências do Instituto

[Regulamento (CE) n.o 1922/2006 do Parlamento Europeu e do Conselho]

Objetivos

Contribuir para a promoção e o reforço da igualdade de género, nomeadamente mediante a integração da perspetiva de género em todas as políticas da União e nas políticas nacionais delas decorrentes e o combate contra a discriminação em razão do sexo, e em sensibilizar os cidadãos da UE para a igualdade de género.

Atribuições

—	recolher, analisar e divulgar a informação comparável e fiável relevante sobre a igualdade de género;

—	elaborar métodos tendentes a melhorar a objetividade, comparabilidade e fiabilidade dos dados a nível europeu;

—	conceber, analisar, avaliar e divulgar instrumentos metodológicos a fim de promover a integração da igualdade de género em todas as políticas da União e nas políticas nacionais delas decorrentes e apoiar a integração da perspetiva de género em todas as instituições e organismos da União;

—	realizar inquéritos sobre a situação na Europa no âmbito da igualdade de género;

—	estabelecer e coordenar a Rede Europeia para a Igualdade de Género;

—	organizar reuniões ad hoc de peritos para apoiar o trabalho de investigação do Instituto;

—	a fim de sensibilizar os cidadãos da UE para a igualdade de género, organizar, juntamente com as partes interessadas, conferências, campanhas e reuniões a nível europeu, e apresentar à Comissão os resultados e conclusões de tais iniciativas;

—	proceder à divulgação de informações sobre exemplos positivos de papéis não estereotipados para as mulheres e os homens em todas as esferas da vida, apresentar as suas conclusões e iniciativas destinadas a publicitar e tirar partido de tais histórias de sucesso;

—	desenvolver o diálogo e a cooperação com organizações não governamentais e organizações que operam no domínio da igualdade de oportunidades, universidades e peritos, centros de investigação, parceiros sociais;

—	criar recursos documentais acessíveis ao público;

—	fornecer às organizações públicas e privadas informações sobre a integração da perspetiva de género;

—	facultar informações às instituições da União sobre a igualdade de género e a integração da perspetiva de género nos países aderentes e nos países candidatos.

Governação

Conselho de Administração

Composição

Dezoito representantes nomeados pelo Conselho com base numa proposta de cada Estado-Membro envolvido e um membro em representação da Comissão, nomeado pela Comissão. Os membros são nomeados por forma a garantir os mais altos níveis de competência e um espetro amplo e transdisciplinar de especialização no domínio da igualdade de género. O Conselho e a Comissão procuram garantir uma representação equilibrada entre homens e mulheres no Conselho de Administração. Os membros nomeados pelo Conselho representam dezoito Estados-Membros segundo uma ordem de rotação idêntica à estabelecida para as Presidências.

Funções

—	Adotar os programas de trabalho anual e a médio prazo, o orçamento e o relatório anual.

—	Adotar as normas de funcionamento do Instituto, bem como o regulamento interno do Conselho de Administração.

Fórum de Peritos

Composição

Representantes de organismos competentes especializados em questões de igualdade de género, sendo cada membro designado por um Estado-Membro, por dois representantes de outras organizações pertinentes especializadas em questões de igualdade de género designados pelo Parlamento Europeu e por três representantes designados pela Comissão.

Funções

Presta apoio ao Diretor na garantia da excelência e isenção das atividades do Instituto, constitui um mecanismo ao serviço do intercâmbio de informações relativas às questões de igualdade de género e da partilha dos conhecimentos e assegura a estreita cooperação entre o Instituto e os organismos competentes dos Estados-Membros.

O Diretor é nomeado pelo Conselho de Administração, com base numa lista de candidatos proposta pela Comissão após um concurso geral.

Funções

Responsável por desempenhar as funções previstas no Regulamento (CE) n.o 1922/2006, elaborar e executar os programas anuais e a médio prazo do Instituto; preparar as reuniões do Conselho de Administração e do Fórum de Peritos; elaborar e publicar o relatório anual; gerir todos os assuntos relativos ao pessoal e os assuntos correntes; aplicar mecanismos eficazes de acompanhamento e de avaliação do desempenho do Instituto.

Auditoria externa

Tribunal de Contas Europeu.

Auditoria interna

Serviço de Auditoria Interna (SAI) da Comissão Europeia.

Autoridade de quitação

Parlamento Europeu sob recomendação do Conselho.

Meios colocados à disposição do Instituto em 2012 (2011)

Orçamento definitivo

7,7 (7,5) milhões de euros, dos quais subvenção da União: 100 % (100 %)

Efetivos em 31 de dezembro de 2012

30 (27) lugares previstos no quadro do pessoal, dos quais ocupados: 30 (26);

21 (8) outros lugares (agentes contratuais, peritos nacionais destacados, estagiários).

Total dos efetivos em 31 de dezembro de 2012

51 (35), dos quais desempenhando funções:

—	operacionais: 37 (24)

—	administrativas: 11 (8)

—	mistas: 3 (3)

Atividades e serviços fornecidos em 2012 (2011)

Domínios essenciais:

Dados e indicadores comparáveis e fiáveis sobre a igualdade de género; métodos e práticas de recolha e processamento aplicados para o trabalho em matéria de igualdade de género; centro de recursos e documentação; sensibilização, ligação em rede e comunicação.

Número de estudos lançados: 7 (6)

Número de contribuições para os países que assumem a Presidência: 2 (2)

Número de reuniões de peritos e de grupos de trabalho: 23 (19)

Conferências internacionais: 1 (1)

Número de relatórios de investigação: 2 (2)

Relatórios anuais: 1 (1)

Fonte: Informações fornecidas pelo Instituto.

RESPOSTAS DO INSTITUTO

11.

O Instituto concorda com as observações do Tribunal de Contas. Em 2012, as melhorias foram significativas, em comparação com 2011. Contudo, a maioria dos projetos operacionais foi finalizada em finais de 2012, o que resultou numa transição de dotações até 60 % ao abrigo da adjudicação do título III (aproximadamente 2,1 milhões de euros). Importa referir que a adjudicação dos dois maiores contratos (elevando-se a cerca de 740 mil euros no total) ao abrigo das dotações operacionais foi adiada por motivos alheios à vontade do EIGE, isto é, uma decisão adiada da Presidência do Conselho da UE relativamente ao tema de um estudo e à necessidade de realizar novamente um concurso para outro estudo devido à ausência de propostas aceitáveis. A fim de melhorar o planeamento e o acompanhamento da adjudicação de contratos, o EIGE está a desenvolver uma ferramenta de acompanhamento que segue as datas previstas para cada etapa dos procedimentos anuais de adjudicação de contratos. Além disso, o EIGE elaborará igualmente orientações para o acompanhamento orçamental (no 3.o trimestre), incluindo funções de controlo e desvios, para garantir uma monitorização e uma comunicação adequadas em matéria de execução orçamental.

12.

O Instituto concorda com as observações do Tribunal de Contas. As orientações do EIGE em matéria de recrutamento foram atualizadas para que i) um número indicativo máximo de candidatos a colocar na lista de reserva apareça nos avisos de vaga para cargos de agentes temporários e contratuais e ii) as perguntas da entrevista e do teste sejam completadas pelo comité de seleção nomeado antes de receber qualquer candidato.

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