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Document 52012TA1215(32)
Report on the annual accounts of the European Police Office for the financial year 2011, together with the Office’s replies
Relatório sobre as contas anuais do Serviço Europeu de Polícia relativas ao exercício de 2011, acompanhado das respostas do Serviço
Relatório sobre as contas anuais do Serviço Europeu de Polícia relativas ao exercício de 2011, acompanhado das respostas do Serviço
JO C 388 de 15.12.2012, p. 187–195
(BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)
15.12.2012 |
PT |
Jornal Oficial da União Europeia |
C 388/187 |
RELATÓRIO
sobre as contas anuais do Serviço Europeu de Polícia relativas ao exercício de 2011, acompanhado das respostas do Serviço
2012/C 388/32
INTRODUÇÃO
1. |
O Serviço Europeu de Polícia (a seguir designado por "Serviço"), sediado em Haia, foi criado pela Decisão 2009/371/JAI do Conselho (1). É seu objetivo apoiar e reforçar a ação das autoridades policiais e dos outros serviços responsáveis pela aplicação da lei dos Estados-Membros, bem como a cooperação entre essas autoridades na prevenção das formas graves de criminalidade que afetem dois ou mais Estados-Membros, do terrorismo e das formas de criminalidade lesivas de um interesse comum que seja objeto de uma política da União, bem como no combate contra esses fenómenos (2). |
INFORMAÇÕES EM APOIO DA DECLARAÇÃO DE FIABILIDADE
2. |
O método de auditoria adotado pelo Tribunal inclui procedimentos de auditoria analíticos, testes diretos das operações e uma avaliação dos controlos-chave dos sistemas de supervisão e de controlo do Serviço, completados por provas resultantes dos trabalhos de outros auditores (quando pertinentes) e por um exame das tomadas de posição da gestão. |
DECLARAÇÃO DE FIABILIDADE
3. |
Em conformidade com o disposto no artigo 287.o do Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia, o Tribunal auditou as contas anuais (3) do Serviço, que são constituídas pelas "demonstrações financeiras" (4) e pelos "mapas sobre a execução do orçamento" (5) relativos ao exercício encerrado em 31 de dezembro de 2011, bem como a legalidade e regularidade das operações subjacentes a essas contas. |
Responsabilidade da gestão
4. |
Na sua qualidade de gestor orçamental, o Diretor executa as receitas e despesas do orçamento nos termos da regulamentação financeira do Serviço, sob a sua própria responsabilidade e nos limites das dotações atribuídas (6). Compete ao Diretor instituir (7) a estrutura organizativa e os sistemas e procedimentos de gestão e de controlo internos, relevantes para a elaboração de contas definitivas (8) isentas de distorções materiais devidas a fraudes ou erros, e garantir que as operações subjacentes são legais e regulares. |
Responsabilidade do auditor
5. |
Compete ao Tribunal, com base na sua auditoria, fornecer ao Parlamento Europeu e ao Conselho (9) uma declaração sobre a fiabilidade das contas anuais do Serviço, bem como sobre a legalidade e regularidade das operações subjacentes. |
6. |
O Tribunal efetuou a sua auditoria em conformidade com as normas internacionais de auditoria e os códigos deontológicos da IFAC e as Normas Internacionais das Instituições Superiores de Controlo da Intosai. Estas normas exigem que o Tribunal planeie e execute a auditoria de modo a obter uma garantia razoável de que as contas anuais do Serviço estão isentas de distorções materiais e de que as operações subjacentes são legais e regulares. |
7. |
Uma auditoria implica a execução de procedimentos visando obter provas de auditoria relativas aos montantes e às informações das contas, bem como à legalidade e regularidade das operações subjacentes. A escolha dos procedimentos baseia-se no juízo profissional do auditor, incluindo uma avaliação dos riscos de as contas conterem distorções materiais e de não conformidade significativa das operações subjacentes com os requisitos do quadro jurídico da União Europeia, devido a fraudes ou erros. Ao avaliar esses riscos, o auditor examina os controlos internos aplicáveis à elaboração e adequada apresentação das contas, bem como os sistemas de supervisão e de controlo utilizados para garantir a legalidade e regularidade das operações subjacentes, a fim de conceber procedimentos de auditoria adequados às circunstâncias. Uma auditoria inclui ainda apreciar se as políticas contabilísticas utilizadas são adequadas e se as estimativas contabilísticas efetuadas são razoáveis, bem como avaliar a apresentação das contas no seu conjunto. |
8. |
O Tribunal considera que as provas de auditoria obtidas são suficientes e adequadas para constituírem uma base das opiniões a seguir apresentadas. |
Opinião sobre a fiabilidade das contas
9. |
Na opinião do Tribunal, as contas anuais do Serviço (10) refletem fielmente, em todos os aspetos materialmente relevantes, a sua situação financeira em 31 de dezembro de 2011, bem como os resultados das suas operações e fluxos de tesouraria relativos ao exercício encerrado nessa data, em conformidade com as disposições do seu regulamento financeiro e com as regras contabilísticas adotadas pelo contabilista da Comissão (11). |
Opinião sobre a legalidade e a regularidade das operações subjacentes às contas
10. |
Na opinião do Tribunal, as operações subjacentes às contas anuais do Serviço relativas ao exercício encerrado em 31 de dezembro de 2011 são, em todos os aspetos materialmente relevantes, legais e regulares. |
11. |
As observações que se seguem não colocam em questão as opiniões do Tribunal. |
OBSERVAÇÕES SOBRE A GESTÃO ORÇAMENTAL E FINANCEIRA
12. |
Em 2010, tiveram de ser anulados mais de 1,6 milhões de euros e, em 2011, 1,9 milhões de euros (9 % das dotações transitadas de 2010). Tal como em 2010, em 2011 a transferência de dotações de autorização foi igualmente elevada, sendo de 4,2 milhões de euros (41 %) no Título II (despesas de funcionamento) e de 10,6 milhões de euros (46 %) no Título III (despesas operacionais). As elevadas taxas de transição e de anulação, assim como as numerosas (11) transferências orçamentais efetuadas em 2011, indicam dificuldades no planeamento e/ou na execução das atividades do Serviço. |
13. |
O nível de pagamentos em comparação com as autorizações foi baixo, correspondendo a 34 % para o Título II e a 45 % para o Título III, e não respeita o princípio orçamental da anualidade. |
OBSERVAÇÕES SOBRE OS CONTROLOS-CHAVE DOS SISTEMAS DE SUPERVISÃO E DE CONTROLO DO SERVIÇO
14. |
Não foram adotados procedimentos relativos à criação, à aprovação e ao registo das exceções nem as derrogações às políticas e aos procedimentos. Registaram-se exceções e derrogações relativamente a 7 % dos pagamentos de 2011. |
15. |
O contabilista não validou totalmente o sistema contabilístico. Ainda não foram abrangidos alguns procedimentos-chave, como o encerramento no final do exercício e a definição dos direitos financeiros do pessoal. |
16. |
Detetaram-se insuficiências relativamente à verificação física e ao registo dos ativos antes e depois da mudança para a nova sede. Além disso, os contratos de seguro não refletem o valor dos ativos do Serviço. Enquanto, antes da mudança, os ativos líquidos estavam segurados por excesso num montante de cerca de 17 milhões de euros, atualmente estão segurados por defeito em cerca de 21 milhões de euros. |
17. |
A elaboração, a execução e a documentação dos procedimentos de adjudicação de contratos podem ser consideravelmente melhoradas. |
OUTRAS OBSERVAÇÕES
18. |
O regulamento financeiro do Serviço refere regras e procedimentos pormenorizados definidos nas respetivas normas de execução. Todavia, ainda não foram adotados. |
19. |
As condições gerais do contrato celebrado entre o Serviço e o país de acolhimento relativas à utilização da nova sede não incluem qualquer provisão para custos de deterioração (12). Contudo, o anexo IV do contrato de arrendamento estipula que o Serviço terá de retirar um número significativo de elementos quando o contrato expirar. Não existe uma estimativa dos custos relacionados e não foi registada nas contas qualquer provisão que os cubra. |
20. |
É possível melhorar consideravelmente a transparência dos procedimentos de recrutamento: as questões colocadas nos testes escritos e orais foram definidas após o exame das candidaturas pelo júri do concurso; não se definiram as classificações mínimas para admissão às provas escritas e entrevistas e para inclusão na lista de candidatos aprovados; os júris não documentaram todas as suas reuniões e decisões. |
21. |
Em conformidade com o Estatuto dos Funcionários da UE, apenas pode transitar para o ano seguinte um máximo de 12 dias de férias anuais. Apenas em circunstâncias excecionais podem transitar mais dias. Contudo, o Serviço aceitou a transição de mais de 12 dias relativamente a cerca de 25 % dos seus efetivos (aproximadamente 500). |
O presente relatório foi adotado pela Câmara IV, presidida por Louis GALEA, Membro do Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 18 de setembro de 2012.
Pelo Tribunal de Contas
Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
Presidente
(1) JO L 121 de 15.5.2009, p. 37.
(2) O anexo indica sucintamente as competências e atividades do Serviço, sendo apresentado a título informativo.
(3) Estas contas são acompanhadas de um relatório sobre a gestão orçamental e financeira durante o exercício, que fornece mais informações sobre a gestão e a execução orçamentais.
(4) As demonstrações financeiras são constituídas por: balanço e conta dos resultados económicos, mapa dos fluxos de tesouraria, demonstração de variações do ativo líquido, bem como por uma síntese das políticas contabilísticas significativas e outras notas explicativas.
(5) Os mapas sobre a execução do orçamento incluem a conta de resultados da execução orçamental e o seu anexo.
(6) Artigo 33.o do Regulamento (CE, Euratom) n.o 2343/2002 da Comissão (JO L 357 de 31.12.2002, p. 72).
(7) Artigo 38.o do Regulamento (CE, Euratom) n.o 2343/2002.
(8) As regras relativas à prestação de contas e à contabilidade das Agências são estabelecidas nos Capítulos 1 e 2 do Título VII do Regulamento (CE, Euratom) n.o 2343/2002, com a última redação que lhe foi dada pelo Regulamento (CE, Euratom) n.o 652/2008 (JO L 181 de 10.7.2008, p. 23), sendo assim integradas no regulamento financeiro do Serviço.
(9) N.o 2 do artigo 185.o do Regulamento (CE, Euratom) n.o 1605/2002 do Conselho (JO L 248 de 16.9.2002, p. 1).
(10) As contas anuais definitivas foram elaboradas em 10 de julho de 2012 e recebidas pelo Tribunal em 12 de julho de 2012. As contas anuais definitivas, consolidadas com as da Comissão, serão publicadas no Jornal Oficial da União Europeia até 15 de novembro do ano seguinte ao exercício encerrado. Estão disponíveis nos sítios Internet http://www.eca.europa.eu ou http://www.europol.europa.eu/.
(11) As regras contabilísticas adotadas pelo contabilista da Comissão inspiram-se nas Normas Internacionais de Contabilidade do Setor Público (IPSAS) emitidas pela Federação Internacional de Contabilistas ou, nos casos em que não existam, nas Normas Internacionais de Contabilidade (IAS)/Normas Internacionais de Relato Financeiro (IFRS) emitidas pelo Conselho das Normas Internacionais de Contabilidade.
(12) Trata-se dos custos a pagar para colocar o edifício novamente no seu estado inicial quando o contrato de arrendamento terminar.
ANEXO
Serviço Europeu de Polícia (Haia)
Competências e atividades
Domínios de competência da União segundo o Tratado (Artigo 88.o do Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia) |
"A Europol tem por missão apoiar e reforçar a ação das autoridades policiais e dos outros serviços responsáveis pela aplicação da lei dos Estados-Membros, bem como a cooperação entre essas autoridades na prevenção das formas graves de criminalidade que afetem dois ou mais Estados-Membros, do terrorismo e das formas de criminalidade lesivas de um interesse comum que seja objeto de uma política da União, bem como no combate contra esses fenómenos." |
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Competências do Serviço [Decisão 2009/371/JAI do Conselho que cria o Serviço Europeu de Polícia (Europol)] |
Competência A competência do Serviço abrange a criminalidade organizada, o terrorismo e outras formas de criminalidade grave, que afetem dois ou mais Estados-Membros de modo tal que, pela amplitude, gravidade e consequências das infrações, seja necessária uma orientação comum por parte dos Estados-Membros. A competência do Serviço abrange também as infrações penais conexas, como definidas no n.o 3 do artigo 4.o da Decisão que cria o Serviço Europeu de Polícia. Funções principais
Funções adicionais
Além disso, prestar assistência aos Estados-Membros através de apoio, aconselhamento e investigação nos seguintes domínios
O Serviço age ainda na qualidade de repartição central de combate à contrafação do euro, nos termos da Decisão 2005/511/JAI do Conselho, de 12 de julho de 2005, relativa à proteção do euro contra a contrafação. O Serviço trata os dados de mensagens de pagamentos financeiros e a sua transferência em conformidade com o acordo assinado entre a União Europeia e os Estados Unidos da América sobre o tratamento de dados de mensagens de pagamentos financeiros e a sua transferência da União Europeia para os Estados Unidos para efeitos do "Programa de Deteção do Financiamento do Terrorismo". O Serviço deverá prosseguir esforços com vista à criação do serviço de assistência Prüm destinado a apoiar a aplicação das "Decisões de Prüm" no dia-a-dia, em conformidade com as conclusões do Conselho, de 13 de dezembro de 2011, sobre a intensificação da aplicação das "Decisões de Prüm". |
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Governação |
Conselho de Administração O Conselho de Administração é composto por um representante de cada Estado-Membro e um representante da Comissão. Diretor
Auditoria externa
Autoridade de quitação Parlamento Europeu sob recomendação do Conselho, deliberando por maioria qualificada. |
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Meios colocados à disposição do Serviço em 2011 (2010) |
Orçamento definitivo para 2011 84,8 (92,8) milhões de euros Quadro dos efetivos em 2011
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Atividades e serviços fornecidos em 2011 (2010) |
O Serviço enquanto principal centro de apoio da UE às operações de aplicação da lei Ficheiros de trabalho de análise, relatórios sobre análise operacional e outros relatórios, apoio operacional no local e por parte da sede, equipas de investigação conjuntas
Capacidade de análise estratégica Relatórios de análise estratégica (avaliações da ameaça, relatórios de situação e notificações sobre informações)
O Serviço enquanto centro de informação da UE em matéria de atividades criminosas Capacidades de gestão da informação, Aplicação de Intercâmbio Seguro de Informações (SIENA), Sistema de Informações Europol (SIE), Rede de Gabinetes de Ligação
O Serviço enquanto centro de conhecimentos especializados da UE em matéria de aplicação da lei Plataforma de Peritos Europol (PPE), plataformas de intercâmbio de dados e soluções de armazenamento, produtos e serviços na área do conhecimento, formação, conferências e sessões de sensibilização
Relações externas Relações com os parceiros de cooperação
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Fonte: Informações fornecidas pelo Serviço. |
(1) Organização Internacional de Polícia Criminal (OIPC).
Fonte: Informações fornecidas pelo Serviço.
RESPOSTAS DA EUROPOL
12. |
Foi transitado um montante de 22,6 milhões de euros de 2010 para 2011. A Europol considera que a redução das dotações transitadas em todo o orçamento para 15,0 milhões de euros constitui uma melhoria considerável. Em 2011, verificaram-se circunstâncias excecionais que provocaram atrasos na execução orçamental, nomeadamente a demora na mudança para a nova sede (três meses). Tendo em conta que 2011 foi o segundo ano em que a Europol operou financeiramente enquanto agência da UE, foram envidados esforços adicionais para melhorar a conformidade das atividades com o princípio da anualidade do orçamento. A auditoria realizada, em 2011, pelo Serviço de Auditoria Interna (SAI) da Comissão ao processo de planeamento e orçamento, confirmou a existência de melhorias neste aspeto. |
13. |
Faz-se referência à resposta da Europol no ponto 12. |
14. |
As exceções em matéria de recrutamento, atividades de aquisição e todas as transações financeiras são objeto de registo. A Europol criou uma estrutura de processos (EP) própria que tem por base, e reconhece, padrões e normas aplicáveis. Não obstante, a Europol toma nota da observação do TC e irá melhorar a racionalização da gestão e registo de exceções aos processos financeiros, com vista a dar seguimento às observações do TC. |
15. |
Foram validados procedimentos-chave do sistema contabilístico da Europol, nomeadamente a autorização orçamental e os processos de pagamento, abrangendo também o pagamento de vencimentos. No entanto, a Europol toma nota da observação do TC e irá alargar as atividades de validação neste domínio. |
16. |
Foram envidados esforços consideráveis com vista a confirmar a localização física dos ativos em questão para efeitos das contas definitivas. As apólices de seguros foram atualizadas após apurado o valor definitivo dos ativos transferidos pelo Estado de acolhimento. Tendo concluído o processo de transferência dos ativos do Estado de acolhimento, a Europol irá proceder a nova verificação física dos ativos e dará caráter de urgência ao tratamento dos resultados obtidos. |
17. |
A Europol toma nota da necessidade de melhorar a preparação e execução dos procedimentos de adjudicação e da respetiva documentação. Após os aperfeiçoamentos dos processos, está também prevista a implementação de alterações adicionais da estrutura organizativa até ao final de 2012. |
18. |
A Europol irá definir e adotar normas de execução no que respeita ao regulamento financeiro (RF) aplicável à Europol, na sequência da adoção do novo regulamento financeiro quadro ao nível da UE. As atuais normas de execução do regulamento financeiro quadro da UE são aplicadas por analogia no seio da Europol. |
19. |
Os custos de deterioração da nova sede da Europol e o gabinete externo de recuperação de desastres foram refletidos enquanto responsabilidades contingentes nas contas anuais finais de 2011. A Europol procurará uma análise independente de tais custos previstos, tendo em conta os custos decorrentes de tal análise. |
20. |
A Europol atribui grande importância à confidencialidade dos testes de seleção. O acesso ao material dos testes é restrito. As classificações mínimas para admissão às provas escritas e entrevistas foram introduzidas em julho de 2012 e estão em utilização desde essa data. A Europol considera que todas as conclusões do comité de seleção relevantes para efeitos de recrutamento se encontram devidamente documentadas. Não obstante, a Europol irá envidar esforços adicionais para identificar outros eventuais ajustes, tal como salientado pelo TC. |
21. |
A Europol toma nota da observação do TC no que respeita à supervisão das atividades dos recursos humanos. |