52007DC0280

[pic] | COMISSÃO DAS COMUNIDADES EUROPEIAS |

Bruxelas, 30.5.2007

COM(2007) 280 final

RELATÓRIO ANUAL

dirigido à autoridade de quitação sobre as auditorias internas realizadas em 2006 (apresentada pela Comissão){SEC(2007) 708}

ÍNDICE

1. Introdução 3

2. Ambiente de trabalho e plano de auditoria 3

2.1. Ambiente de trabalho 3

2.2. Desenvolvimentos do processo de auditoria interno 4

2.3. Aplicação do plano de auditoria do SAI 5

2.4. Aceitação das recomendações e pontos de vista das entidades examinadas e dos intervenientes 7

3. Resultados 8

3.1. Análise da qualidade das EAI 8

3.2. Governação, planeamento e organização 8

3.3. Gestão dos fundos europeus 10

3.4. Gestão dos recursos humanos 11

3.5. ABAC 12

3.6. Acompanhamento 12

4. Conclusões 12

1. INTRODUÇÃO

O presente relatório informa a autoridade de quitação acerca dos trabalhos realizados pelo Serviço de Auditoria Interna (SAI) da Comissão em 2006, de acordo com o nº 4 do artigo 86º do Regulamento Financeiro (RF). Baseia-se no relatório do Serviço de Auditoria Interna (SAI), de acordo com o nº 3 do artigo 86º do RF, relativo aos principais resultados das auditorias e, em conformidade com as normas profissionais, nas questões de risco e de controlo significativas, bem como nas questões de governação das organizações. O presente relatório baseia-se nos trabalhos de auditoria e actividades de consultoria do SAI realizados em 2006. Assenta igualmente nos trabalhos das estruturas de auditoria interna (EAI) criadas em todas as Direcções-Gerais, com base nos relatórios semestrais do SAI relativos às actividades desenvolvidas por essas estruturas. Não abrange o trabalho de auditoria do SAI relativo às agências comunitárias, exceptuando os números relativos à execução do programa de trabalho[1].

As reacções da Comissão às constatações e conclusões do auditor interno foram incluídas no relatório de síntese sobre os relatórios anuais de actividades das DG. Neste relatório de síntese, adoptado em simultâneo, a Comissão toma posição sobre as questões transversais levantadas pelo auditor interno, pelo Tribunal de Contas Europeu e pela autoridade de quitação ou identificadas pelo Comité de Acompanhamento das Auditorias e pelo Director-Geral do Orçamento no seu relatório geral. Tal significa que certos pareceres constantes do presente relatório não são necessariamente subscritos pela Comissão na sua totalidade. Esta diferença de pontos de vista reflecte o processo normal de diálogo entre a instituição e o seu auditor interno.

2. AMBIENTE DE TRABALHO E PLANO DE AUDITORIA

2.1. Ambiente de trabalho

Em Janeiro de 2006, foi apresentado um plano de acção para o roteiro rumo a um quadro integrado de controlo interno sob forma de uma série de 16 propostas específicas. A Comissão melhorou a responsabilização, através, por exemplo, das diferentes declarações de fiabilidade e reservas emitidas pelos seus Directores-Gerais, e pela primeira vez assumiu expressamente, sobre esta base, a sua responsabilidade política em matéria de gestão - através do relatório de síntese.

O contabilista da Comissão apresentou ao Tribunal de Contas Europeu (TCE) as demonstrações financeiras para 2005, as primeiras a ser integralmente elaboradas segundo a contabilidade de exercício integral, em conformidade com as normas contabilísticas internacionalmente aceites. O Tribunal constatou que tinham sido realizados progressos importantes. A aplicação integral das normas contabilísticas em toda a Comissão é um processo que levará o seu tempo antes de ficar concluído. A migração dos activos ABAC para SAP e a inclusão dos contratos ABAC no workflow ABAC ainda estão na fase dos estudos preliminares. As principais tarefas em curso têm a ver com a aplicação progressiva do novo sistema contabilístico ao Fundo Europeu de Desenvolvimento, às agências, ao Comité Económico e Social Europeu, ao Comité das Regiões e às delegações da Comissão.

A assinatura final prevista das contas pelo contabilista foi inscrita no Regulamento Financeiro[2] alterado, que será aplicado a partir de 1 de Maio de 2007, incluindo a possibilidade de verificar as informações recebidas.

Prosseguiu o estabelecimento de agências de execução, bem como, nalguns casos, das suas funções de auditoria interna, e a EAI analisou a aptidão das mesmas para assumirem as tarefas de execução dos programas da sua DG de tutela. Deveria conceder-se uma atenção especial a que a transferência das tarefas das DGs para as suas agências de execução seja feita de uma forma clara e organizada.

A Comissão reforçou a sua gestão da continuidade das operações e publicou uma comunicação-quadro para a gestão da continuidade das operações na Comissão em caso de perturbações importantes que afectam as actividades, o pessoal, os edifícios, a informação ou outras infra-estruturas, a fim de poder continuar a funcionar na medida do possível.

A Comissão organizou o seu primeiro dia da ética (Ethics day), com uma jornada de formação dividida em quatro ateliers, que deram origem a debates animados e a uma participação activa do pessoal. O que se pretendia era sensibilizar o pessoal para as questões éticas e lançar uma reflexão sobre a ética e a integridade nas DG e nos serviços.

Embora estas realizações sejam animadoras, a Comissão partilha com os Estados-Membros a execução de cerca de 80% do orçamento da UE. Por conseguinte, o sucesso geral dos esforços envidados para criar um quadro de controlo integrado depende em grande parte da determinação e da capacidade dos Estados-Membros para aplicarem sistemas de controlo eficazes e eficientes que reduzam os riscos para um nível aceitável e para prestarem declarações de fiabilidade destes sistemas.

2.2. Desenvolvimentos do processo de auditoria interno

Em 2006, o SAI procedeu pela primeira vez a uma análise da qualidade das 32 EAI da Comissão. Esta abriu o caminho para um planeamento coordenado de auditoria estratégica (que associa a maior parte das estruturas de auditoria interna) bem como para a revisão das cartas de auditoria (que deram início aos trabalhos).

A cooperação entre o SAI e as EAI foi melhorada ao longo de 2006, nomeadamente através de novas auditorias conjuntas. A coordenação dos planos de auditoria, os esforços de formação conjuntos e a cooperação relativa às auditorias ABAC ilustram as relações de trabalho com o Tribunal de Contas.

Foram concebidos e aplicados novos modelos de relatórios de auditoria e de acompanhamento para que os auditores possam produzir relatórios de auditoria melhor orientados.

Foram realizados os trabalhos preparatórios para a introdução de uma nova versão web, mais convivial, do sistema de gestão das auditorias (SGA), cuja instalação está prevista para o primeiro trimestre de 2007.

Em 2007 serão envidados mais esforços para identificar os aspectos susceptíveis de serem objecto de propostas de simplificação.

2.3. Aplicação do plano de auditoria do SAI

O plano de auditoria 2006 do SAI foi aprovado pelo Comité de acompanhamento das auditorias da Comissão (CAA) em 5 de Dezembro de 2005, e melhorado ao longo de todo o ano. No intuito de evitar as sobreposições com as auditorias efectuadas pelo Tribunal de Contas, a maior parte das auditorias do SAI relativas à contabilidade de exercício nas DG operacionais bem como a auditoria ao desenvolvimento rural foi suprimida e substituída principalmente por novas missões de acompanhamento, por trabalhos sobre o plano estratégico de auditoria para 2007-2009 e maiores recursos consagrados à análise da qualidade das estruturas de auditoria interna.

O programa de trabalho foi executado a 88%: em 2006 ficaram concluídos 69 relatórios relativos à Comissão (23 relatórios de auditoria, 8 relatórios de acompanhamento e 38 relatórios de análise) e 8 relatórios relativos às agências. Os resumos das auditorias e das análises relativas à Comissão figuram em anexo.

Lista das auditorias e análises concluídas relativas à Comissão:

DG/Serviço | Missão | Relatório |

Análises, sistemas administrativos e outros sistemas de apoio |

32 EAI | 32 análises da qualidade das EAI e 1 relatório recapitulativo | 12 de Outubro |

ADMIN | Gestão dos recursos humanos I | 7 de Abril |

ADMIN | Gestão dos recursos humanos II | 27 de Outubro |

COMM | Actualização da auditoria exaustiva de 2003 | 24 de Outubro |

DIGIT | Operações e segurança do Centro de Cálculo | 8 de Dezembro |

EPSO | Processo de selecção gerido pelo EPSO | 7 de Abril |

OPOCE | Actualização da auditoria exaustiva de 2004 | 18 de Dezembro |

PMO | Regularidade da gestão financeira, aplicação dos circuitos financeiros | 8 de Dezembro |

SCIC | Gestão financeira e contratos públicos | 22 de Setembro |

Políticas internas |

ADMIN, SG, BUDG, SANCO, TREN, COMP | Ciclo SPP/ABM na Comissão | 27 de Novembro |

COMP | Eficácia e eficiência do ciclo SPP/ABM | 20 de Julho |

SANCO | Eficácia e eficiência do ciclo SPP/ABM | 7 de Abril |

TREN | Eficácia e eficiência do ciclo SPP/ABM - afectação dos recursos | 10 de Abril |

SG, MARKT, ENTR, ENV, TREN | Relatório geral: controlo da aplicação do direito comunitário | 22 de Dezembro |

ENTR | Controlo da aplicação do direito comunitário | 5 de Dezembro |

MARKT | Controlo da aplicação do direito comunitário | 7 de Novembro |

TREN | Análise - acompanhamento da aplicação do direito comunitário | 14 de Dezembro |

JLS | Gestão dos grandes projectos informáticos | 8 de Junho |

MARKT | Informática local | 10 de Novembro |

SANCO | Gestão informática | 8 de Dezembro |

TAXUD | Grandes sistemas informáticos | 24 de Janeiro |

COMM | Gestão de contratos | 11 de Outubro |

EAC | Aplicação da contabilidade de exercício | 30 de Junho |

ENTR* | Gestão financeira da rede IRC | 6 de Abril |

ENV | Actualização da auditoria exaustiva | 9 de Fevereiro |

INFSO | Actualização da auditoria exaustiva de 2004 | 7 de Dezembro |

JRC | Relatório intercalar da auditoria de acompanhamento | 9 de Fevereiro |

RTD | Controlos ex-post | 21 de Dezembro |

Medidas estruturais e Política Agrícola Comum |

AGRI, EMPL, FISH, REGIO | Relatório geral dos fundos estruturais (artigo 38.°) | 8 de Março |

REGIO | FEDER | 21 de Fevereiro |

FISH | Actualização da auditoria exaustiva de 2004 | 18 de Dezembro |

REGIO | Correcções financeiras a nível do Fundo de Coesão | 22 de Novembro |

Políticas externas |

AIDCO | Relatório intercalar da auditoria de acompanhamento | 22 de Fevereiro |

AIDCO, ECHO | Aplicação do acordo-quadro com as agências das Nações Unidas + sistema de relato do acompanhamento e gestão do ECHO - auditoria 2005 | 28 de Julho |

ELARG | Actividades de controlo ex-post | 20 de Dezembro |

RELEX | Actividades de controlo ex-post | 22 de Dezembro |

RELEX | Nota de acompanhamento | 31 de Outubro |

* Auditoria conjunta com a DG ENTR ** Auditoria conjunta com a DG RELEX

2.4. Aceitação das recomendações e pontos de vista das entidades examinadas e dos intervenientes

Em 2006, o nível de aceitação das recomendações de auditoria pelas entidades examinadas ascendeu a 89,4%, tendo 7,9% das recomendações apresentadas sido rejeitados e 2,7% estão pendentes de decisão[3].

Auditorias da Comissão (excluindo a análise da qualidade das EAI) |

Recomendações | Aceites | Rejeitadas | Pendentes* | % | Total |

Essenciais | 11 | 1 | 0 | 2.9 | 12 |

Muito importantes | 182 | 6 | 8 | 48.3 | 196 |

Importantes | 162 | 25 | 3 | 46.8 | 190 |

Desejáveis | 8 | 0 | 0 | 2.0 | 8 |

% | 89.4 |7.9 |2.7 | | | | Total | 363 |32 |11 | |406 | | * Consideradas no âmbito de uma Decisão da Comissão

No que diz respeito à análise da qualidade das estruturas de auditoria interna, foram apresentadas 241 recomendações, das quais 228 foram aceites e 13 rejeitadas.

A reacção das entidades examinadas sobre a extensão e a condução da auditoria revelou um resultado médio de 1,95 (ano anterior: 1,82) numa escala de 1 (mais elevado) a 4 (menos elevado). Segundo um inquérito efectuado junto das entidades examinadas no final de 2006, 75% das pessoas interrogadas (contra 79% previamente) consideram que o SAI tem uma estratégia de auditoria clara, 86% (contra 93% previamente) consideram que as auditorias foram executadas de maneira honesta, objectiva e equitativa, e 61% (contra 63% previamente) são da opinião que as recomendações do SAI têm uma utilidade directa. No conjunto, 80% das pessoas interrogadas (contra 71% anteriormente) consideram que a missão do SAI é bem compreendida.

3. RESULTADOS

3.1. Análise da qualidade das EAI

A análise da qualidade das EAI revestiu a forma de relatórios de validação do SAI que incidem sobre 32 auto-avaliações individuais destas estruturas, bem como do relatório geral resultante. O objectivo era avaliar a conformidade das EAI com as normas para a prática profissional da auditoria interna e o código de deontologia do Instituto de Auditores Internos (Institute of Internal Auditors) (IAI). Considerou-se que onze das 32 EAI respeitavam tanto as normas de qualificação como as normas de funcionamento, 17 respeitavam-nas parcialmente e 30 cumpriam o código de deontologia, o que demonstra claramente que os esforços para reforçar o profissionalismo e o respeito pelas normas de auditoria devem ser prosseguidos.

Esta análise suscitou discussões e reflexões sobre o papel e a organização da auditoria interna na Comissão. Considerando que cerca de 120 auditores trabalham nas EAI e uns sessenta para o SAI, torna-se evidente a necessidade de definições comuns do universo de auditoria, da avaliação dos riscos e do planeamento de auditorias coordenadas. Sem prejuízo de qualquer decisão ulterior da Comissão, estão actualmente a ser analisadas com as EAI algumas propostas do SAI relativas à independência das EAI e à possibilidade de os seus chefes se dirigirem a um interlocutor externo à DG. O Comité de acompanhamento das auditorias examinará a aplicação das propostas do SAI em Julho de 2007.

3.2. Governação, planeamento e organização

Controlo da aplicação do direito comunitário

A aplicação correcta e oportuna do direito comunitário é fundamentalmente da competência dos Estados-Membros, mas, como "guardiã do Tratado", a Comissão tem uma missão de controlo. A fim de melhorar o controlo da aplicação do direito comunitário, o SAI propôs um plano relativo à transposição das directivas comunitárias centrado nos riscos, uma abordagem mais sistemática da verificação das medidas de aplicação a nível dos Estados-Membros, critérios de classificação por ordem de prioridade das queixas e dos processos de infracção, bem como dos prazos de tratamento para os processos mais importantes. Está em preparação uma Comunicação da Comissão sobre o controlo da aplicação do direito comunitário que deveria ser adoptada até ao final 2007.

Aplicação do processo SPP/ABM

Embora as DG examinadas cumprissem, no plano formal, as regras da Comissão relativas ao SPP/ABM bem como as correspondentes normas de controlo interno da Comissão, o SAI considera que devem ainda ser feitos progressos no que diz respeito à eficácia e a eficiência do ciclo SPP/ABM, de modo que as DG possam passar da fase do respeito formal à apropriação e a instrumentalizar os benefícios para a gestão interna. Determinadas recomendações do SAI já começaram a ser aplicadas, como a necessidade de um planeamento estratégico plurianual e de tomar em consideração as actividades de base em lugar de abordar unicamente as novas iniciativas da Estratégia Política Anual (EPA). O SAI também recomendou actividades de avaliação. Em resposta a um pedido do Parlamento Europeu, a Comissão está a preparar uma avaliação das suas necessidades intercalares de pessoal bem como um relatório pormenorizado sobre o pessoal afectado às funções de apoio e de coordenação. Também têm sido feitos progressos no que se refere à integração da gestão dos riscos no processo de elaboração das políticas. Outras recomendações, como o desenvolvimento de uma estratégia de apoio informático ao ciclo SPP/ABM e o controlo integral da afectação dos recursos humanos, não foram consideradas.

Gestão/sistemas informáticos

O SAI procedeu a uma auditoria do Centro de Cálculo da Comissão bem como da gestão informática em quatro DG operacionais; a análise de risco foi confirmada por cinco recomendações essenciais (num total de doze) apresentadas na sequência deste exercício.

Duas destas recomendações essenciais referiam-se à segurança física nos edifícios JMO e BECH no Luxemburgo. Outra muito importante preconizava o estabelecimento de um plano exaustivo de retoma de actividades na sequência de catástrofes, abrangendo todos os sistemas de informação estratégicos alojados no Centro de Cálculo. Esta recomendação decorre da constatação de que as DG correm o risco de não estar suficientemente preparadas para assegurar a continuidade das operações, dada a ausência de informações fiáveis sobre os seus sistemas críticos.

Foi constatado que o sistema de informação Schengen (SIS II) sofreu de uma gestão de projecto inadequada e, nomeadamente, um controlo insuficiente das prestações do contratante devido a uma falta de pessoal especializado e a uma utilização não optimizada dos recursos humanos, que obrigou a Comissão a contar fortemente com a qualidade e a fiabilidade do contratante.

Deveriam ser igualmente tomadas medidas para assegurar que todas as DG cumprem plenamente o Regulamento (CE) n.º 45/2001 relativo à protecção dos dados pessoais e que o responsável pela segurança informática a nível local (LISO) procede a suficientes controlos e actua com toda a independência.

Foram igualmente efectuadas auditorias no âmbito da informática por três EAI. As questões identificadas a nível local incluíam a necessidade de criar um processo de planeamento exaustivo para as aplicações informáticas, a definição do papel dos proprietários de projectos e a necessidade de um inventário exaustivo da informática local.

3.3. Gestão dos fundos europeus

Fundos Estruturais

O objectivo era determinar se a Comissão tinha instaurado um sistema para verificar que os sistemas de controlo apresentados pelos Estados-Membros cumprem as normas necessárias, avaliar os controlos instaurados a nível das DG, inclusive a avaliação da cooperação com os Estados-Membros, e avaliar os controlos ex-post efectuados pelas DG responsáveis pelos fundos estruturais. O SAI recomendou definir com mais precisão as obrigações de informação dos gestores subdelegados. As DG responsáveis pelos fundos estruturais deveriam estabelecer uma estratégia de auditoria comum, com base no trabalho de coordenação já empreendido. Uma maior coordenação com os Estados-Membros, inclusivamente através de "contratos de confiança", um maior respeito das normas de auditoria mínimas bem como um parecer de auditoria (ou uma declaração de renúncia de responsabilidade) claro e preciso melhorariam o processo de garantias. As principais conclusões das auditorias deveriam ser claramente expostas nos relatórios de actividade anuais das DG, para dar uma imagem mais completa do nível e do tipo de garantias obtidos quanto aos sistemas de gestão e de controlo instaurados pelos Estados-Membros.

O SAI considera que o processo de correcções financeiras para o Fundo de Coesão deveria ser melhorado sensivelmente, a fim de diminuir a sua duração total. Para evitar o risco de incumprimento do Regulamento Financeiro e de outras normas, deveria ser clarificada a interpretação do princípio da "redução líquida" e da aplicação do princípio da "correcção forfetária". A informação financeira deveria ser igualmente reforçada, em especial no que se refere às previsões das receitas.

FAFA (Acordo-quadro financeiro e administrativo com as Nações Unidas)

A auditoria destinava-se a avaliar a conformidade com o FAFA e a capacidade de obter garantias relativas à utilização dos fundos europeus. O SAI detectou riscos de os fundos europeus poderem não ter servido aos fins previstos, nomeadamente porque a declaração dos custos indirectos era pouco transparente. A auditoria demonstrou a utilidade do FAFA, que proporciona um quadro de referência imprescindível para a cooperação entre parceiros muito diferentes de ambos os lados da parceria CE/ONU. O Comité de acompanhamento das auditorias convidou o SAI a avaliar a importância dos riscos residuais particularmente no que diz respeito aos custos indirectos, no contexto do controlo global dos financiamentos CE/ONU no âmbito do FAFA e do sistema de controlo financeiro das Nações Unidas.

Controlos ex-post das actividades de investigação

Estas auditorias foram realizadas com o objectivo de avaliar a conformidade, a eficácia e a eficiência dos controlos ex-post das actividades de investigação, que são determinantes para uma declaração de fiabilidade positiva. Tal como o Tribunal de Contas indicava no seu último relatório anual, o SAI constatou que as actividades de controlo ex-post eram pouco satisfatórias e que era necessário um planeamento coordenado, e com base nos riscos, destes controlos. O SAI recomendou que os objectivos dos controlos ex-post, bem como a estratégia subjacente, deveriam ser definidos de maneira mais clara e as suas conclusões deveriam ser documentadas mais pormenorizadamente nos relatórios anuais de actividade das DG. Deveria ser garantida uma cobertura suficiente dos programas e beneficiários que podem ser objecto de uma auditoria. As disposições do Regulamento Financeiro deveriam ser respeitadas no que se refere às previsões de receitas decorrentes das declarações de despesas após os controlos ex-post. A cobertura assegurada pelos controlos ex-post revelou-se claramente insuficiente em relação aos objectivos de controlo, o que conduziu a introduzir uma reserva no relatório de actividade anual.

3.4. Gestão dos recursos humanos

Os exames efectuados incidiam nos seguintes aspectos do processo de selecção do pessoal permanente: planeamento, recrutamento, mobilidade, insuficiência profissional, absentismo e controlos internos. O SAI considera que a DG ADMIN devia desempenhar um maior papel em termos de coordenação e de controlo, para garantir uma aplicação homogénea das políticas de gestão dos recursos humanos em todos os serviços da Comissão. Propôs também que a gestão dos recursos humanos passe a fazer parte integrante do planeamento estratégico/dos processos de gestão da Comissão, para assegurar uma melhor adequação entre as necessidades das DG e os recursos humanos disponíveis e desenvolver uma visão a longo prazo para uma gestão eficaz dos recursos humanos.

As principais propostas formuladas são as seguintes: desenvolver indicadores de volume de trabalho, fixar objectivos em termos de taxas de vagas e prazos de recrutamento, melhorar a gestão da mobilidade obrigatória, reexaminar o rácio pessoal permanente/pessoal temporário e permitir uma melhor gestão dos casos de insuficiência profissional reforçando as competências do enquadramento em matéria de gestão dos recursos humanos. A introdução de uma série de actividades de controlo e de acompanhamento no processo de recrutamento poderia facilitar a organização do número adequado de concursos nos domínios necessários bem como o aumento da taxa de recrutamento dos candidatos seleccionados.

O SAI também constatou a ausência de uma estratégia a longo prazo em matéria de recursos humanos ou a necessidade de melhorar a planificação da afectação destes recursos nas auditorias do processo SPP/ABM.

A gestão dos recursos humanos foi também objecto de auditorias conduzidas por duas EAI em 2006, cujas recomendações preconizavam o planeamento estratégico e a afectação eficiente dos recursos. Outras recomendações muito importantes noutros relatórios de EAI referiam-se também às questões de recursos humanas.

3.5. ABAC

A aplicação do novo sistema contabilístico de exercício (ABAC) constitui um importante desafio para a Comissão. Em 2006, o SAI e o Tribunal de Contas incluíram nos seus respectivos programas auditorias em várias DG relativas à aplicação do ABAC. Uma vez que uma das principais obrigações do Tribunal de Contas, como auditor externo, é dar parecer sobre as demonstrações financeiras consolidadas, o SAI decidiu suprimir as suas auditorias ABAC em diversas DG já abrangidas pelo Tribunal e efectuar, em estreita colaboração com este, uma auditoria da aplicação da contabilidade de exercício na DG EAC, abrangendo o processo de transição desta DG para o ABAC bem como o encerramento das suas contas para o exercício 2005.

De acordo com as conclusões da auditoria efectuada pelo SAI, os sistemas de controlo contabilístico da DG EAC revelaram-se insuficientes para garantir a exaustividade, a exactidão e a fiabilidade dos dados contabilísticos. Consequentemente, os registos contabilísticos de fim de exercício da DG EAC não proporcionam uma imagem fiel da situação financeira e dos seus resultados. O parecer do SAI resulta principalmente de uma documentação insuficiente dos processos de encerramento de exercício, de uma reconciliação incompleta dos sistemas contabilísticos local e central, bem como de erros contabilísticos importantes no cálculo das despesas com uma importante incidência nos saldos das contas.

3.6. Acompanhamento

À medida que se realizam as auditorias, o acompanhamento tornou-se uma questão cada vez mais importante e é agora objecto de uma abordagem sistemática e de relatórios específicos. Segundo as conclusões do relatório de fim de ano 2006 do SAI, publicado em Fevereiro de 2007, embora o número de recomendações pendentes esteja em diminuição, os atrasos continuam a ser significativos: em 50% dos casos, verifica-se um atraso mais de seis meses na aplicação das recomendações consideradas essenciais ou muito importantes. Persistem, por conseguinte, deficiências significativas na aplicação dos planos de acção.

Em dois casos, o SAI concluiu que o grau de aplicação das recomendações pendentes não era suficiente para permitir efectuar uma auditoria de acompanhamento exaustiva. As recomendações do auditor interno, apresentadas nos relatórios anuais anteriores do SAI, deveriam ser igualmente, objecto de um acompanhamento. Como exemplos das recomendações insuficientemente aplicadas em 2006, podem citar-se as propostas sobre governação informática e a consolidação da infra-estrutura informática.

4. CONCLUSÕES

Com base nas suas auditorias de 2006 à Comissão bem como nas revisões e no trabalho relativo, o Auditor Interno da Comissão tira as seguintes conclusões (a posição da Comissão figura no relatório de síntese relativo aos relatórios de actividade anuais dos Directores-Gerais).

Conclusão SAI - 1: Prosseguir os esforços de melhoria

O trabalho de auditoria do SAI permitiu observar nítidas melhorias nos sistemas de controlo interno em muitos sectores. A Comissão realizou importantes progressos no sentido de melhorar o ambiente de controlo, pode citar-se por exemplo a sua comunicação para a gestão da continuidade das operações, a organização de um dia da ética e as análises realizadas pelo grupo de alto nível sobre o direito comunitário. No entanto, ainda subsistem importantes deficiências e deverão ser envidados maiores esforços, como revela o número de recomendações essenciais do SAI (doze) e o número de auditorias acompanhadas de pareceres desfavoráveis do SAI (nove). Os sectores onde são necessárias melhorias compreendem os controlos ex-post, informática (edifícios, segurança dos dados, adequação das dotações em pessoal e dos processos de programação para os projectos informáticos e continuidade das operações), a aplicação das novas regras contabilísticas e a gestão dos contratos[4] (controlo da utilização dos contratos-quadro, controlo das operações de subcontratação e das outras funções de um prestador de serviços único).

Conclusão SAI - 2: O acompanhamento, uma questão recorrente

Os relatórios gerais sobre o acompanhamento revelam que a cultura de acompanhamento proposta no relatório de 2005 ainda não está completamente instaurada. Devem prosseguir os esforços da Comissão para assegurar um acompanhamento adequado, sistemático e rápido das recomendações de auditoria. A aplicação das recomendações de auditoria interna e externa é uma condição essencial para a realização do objectivo estratégico da Comissão de uma DAS positiva.

Conclusão SAI - 3: Estratégia integrada dos recursos humanos

Os estudos sobre a gestão de recursos humanos, as auditorias ao ciclo SPP/ABM, o controlo da aplicação do direito comunitário e da gestão informática demonstraram que uma estratégia a longo prazo de gestão dos recursos humanos é um importante factor de sucesso e que uma afectação incorrecta dos recursos humanos pode ter um impacto negativo significativo sobre o funcionamento e a reputação da Comissão. A DG ADMIN, como serviço central responsável pela gestão de recursos humanos, bem como as unidades de recursos humanos descentralizados das DG e dos serviços, deveriam desenvolver uma estratégia em consonância com o processo de planeamento estratégico.

Conclusão SAI - 4: Melhorar a eficácia e o vigor da arquitectura de auditoria interna

A Comissão tem um sistema de auditoria interno a dois níveis: as estruturas de auditoria interna, por um lado, e o SAI, por outro, reflectem estreitamente a arquitectura de governação da Comissão. A análise de qualidade concluiu que, na sua grande maioria, as estruturas de auditoria interna estavam parcial ou globalmente em conformidade com as normas. No entanto, para poder melhorar a eficácia global do trabalho de auditoria interna na Comissão, deverão prosseguir os esforços para aumentar o profissionalismo; o processo de planeamento coordenado recentemente introduzido deverá aplicar-se mais firmemente. Sem condicionar eventuais decisões ulteriores da Comissão, algumas questões, tais como um novo reforço de independência das EAI, que lhes daria a possibilidade de elevar as questões a um nível organisacional na Comissão, foram abertamente discutidas e permanecem pendentes; serão reexaminadas no CAA em 2007.

Conclusão SAI - 5: Declaração de governação anual

Nas auditorias finalizadas em 2006 e na análise de qualidade das EAI foram abordadas diversas questões relativas à governação (SPP/ABM, controlo da aplicação do direito comunitário, etc..); as questões de governação foram igualmente evocadas aquando da conferência do SAI de 2006. A Comissão instaurou fundamentos sólidos para a sua governação. Para atingir a maturidade e dar a conhecer a sua arquitectura de governação e os seus últimos progressos aos interessados, a Comissão deveria descrever a sua política e a sua prática da governação, preferentemente no relatório de síntese que resume os relatórios anuais de actividades das DG, publicá-la no seu sítio web e velar pela sua actualização regular[5]. Esta descrição poderia nomeadamente incluir explicações sobre o sistema de gestão dos riscos da Comissão, o planeamento estratégico, o código de ética, o papel do contabilista, os sistemas de controlo interno, a auditoria interna e o CAA (Comité de Acompanhamento da Auditoria). Desta maneira, a Comissão poderá reforçar a sua credibilidade e a confiança, junto das partes interessadas e dos cidadãos da UE.

[1] Em certos casos, no entanto, auditorias relativas às agências conduziram a recomendações aplicáveis à Comissão. Estas foram tidas em conta nas estatísticas apresentadas no ponto 2.4.

[2] Regulamento (CE, Euratom) n.º 1995/2006 do Conselho, de 13 de Dezembro de 2006, que altera o Regulamento (CE, Euratom) n.º 1605/2002 que institui o Regulamento Financeiro aplicável ao orçamento geral das Comunidades Europeias (JO L 390 de 31.12.2006, p.1).

[3] Unicamente auditorias da Comissão , excluindo a análise da qualidade das EAI.

[4] Vários relatórios de auditoria das EAI referiam-se igualmente à eficácia da gestão dos contratos no domínio dos contratos públicos.

[5] A Directiva 2006/46/CE (JO L 224 de 16.8.2006, p. 1) impôs às sociedades cujos valores mobiliários são admitidos à negociação num mercado regulamentado e cuja sede estatutária se situa na Comunidade a obrigação de publicar uma declaração anual sobre a governação da empresa numa secção específica e claramente identificada do relatório anual.