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Document 22023D0560

Decisão 2021/02 do Comité Diretor Regional da Comunidade dos Transportes relativa à regulamentação sobre o reembolso de despesas incorridas por pessoas externas ao Secretariado Permanente da Comunidade dos Transportes convidadas a participar nas reuniões desta entidade [2023/560]

PUB/2022/535

JO L 73 de 10.3.2023, p. 48–53 (BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, GA, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)

Legal status of the document In force

ELI: http://data.europa.eu/eli/dec/2023/560/oj

Date of document:
07/06/2021; Data de adoção
Date of effect:
07/06/2021; entrada em vigor data do documento ver art. 2
Date of signature:
07/06/2021; ?
Date of end of validity:
No end date
Author:
Comité Diretor Regional da Comunidade dos Transportes
Form:
Decisão adotada por instâncias criadas por acordos internacionais
Legal basis:
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10.3.2023   

PT

Jornal Oficial da União Europeia

L 73/48

DECISÃO 2021/02 DO COMITÉ DIRETOR REGIONAL DA COMUNIDADE DOS TRANSPORTES

relativa à regulamentação sobre o reembolso de despesas incorridas por pessoas externas ao Secretariado Permanente da Comunidade dos Transportes convidadas a participar nas reuniões desta entidade [2023/560]

O COMITÉ DIRETOR REGIONAL DA COMUNIDADE DOS TRANSPORTES,

Tendo em conta o Tratado que institui uma Comunidade dos Transportes, nomeadamente o artigo 35.o,

ADOTOU A PRESENTE DECISÃO:

Artigo 1.o

É aprovada a regulamentação relativa ao reembolso de despesas incorridas por pessoas externas ao Secretariado Permanente da Comunidade dos Transportes convidadas a participar nas reuniões desta entidade, que figura no anexo.

Após a sua adoção, o Secretariado Permanente da Comunidade dos Transportes publicará a regulamentação no sítio Web da Comunidade dos Transportes.

Artigo 2.o

A presente decisão entra em vigor no dia da sua adoção.

Feito em Saraievo, em 7 de junho de 2021.

Pelo Comité Diretor Regional

O Presidente

ANEXO

REGULAMENTAÇÃO RELATIVA AO REEMBOLSO DE DESPESAS INCORRIDAS POR PESSOAS EXTERNAS AO SECRETARIADO PERMANENTE DA COMUNIDADE DOS TRANSPORTES CONVIDADAS A PARTICIPAR EM REUNIÕES DESTA ENTIDADE

1.   Âmbito de aplicação

1.1.

 A presente regulamentação aplica-se a pessoas externas ao Secretariado Permanente da Comunidade dos Transportes («Secretariado Permanente») convidadas a participar em reuniões desta entidade enumeradas na regra 1.2.

1.2.

 As reuniões elegíveis para efeitos da presente regulamentação são as reuniões nas seguintes formações, comités e outras instâncias da Comunidade dos Transportes:

a)

Conselho Ministerial, Comité Diretor Regional, comités técnicos, Fórum Social;

b)

Comité Orçamental;

c)

Task forces, grupos de coordenação e outros grupos de trabalho criados por decisões ou conclusões do Conselho Ministerial e do Comité Diretor Regional;

d)

Conferências, workshops e outros fóruns, organizados pelo Secretariado Permanente e relacionados com o programa de trabalho da Comunidade dos Transportes;

e)

Outras reuniões organizadas no âmbito da aplicação do Tratado que institui uma Comunidade dos Transportes (debates de alto nível, workshops, etc.);

f)

Procedimentos de seleção para provimento de postos de trabalho publicados pela Comunidade dos Transportes (membros do painel de seleção); e ainda

g)

Procedimentos de seleção para provimento de postos de trabalho publicados pela Comunidade dos Transportes (candidatos).

1.3.

 Apenas um representante por ministério, autoridade reguladora, agência, entidade ou outra parte beneficiária tem direito ao reembolso das despesas ao abrigo da presente regulamentação. No entanto, caso as reuniões enumeradas na regra 1.2 sejam organizadas conjuntamente, o Diretor do Secretariado Permanente («Diretor») pode derrogar esta regra por decisão fundamentada.

1.4.

 Esta regulamentação abrange apenas o reembolso das despesas de viagem e alojamento. Os participantes não têm direito a montantes adicionais, tais como ajudas de custo diárias.

2.   Despesas de deslocação

2.1.

 Todos os participantes têm direito ao reembolso das suas despesas de deslocação, a partir do local especificado no respetivo convite (endereço profissional ou privado) até ao local da reunião, pelo meio de transporte mais adequado tendo em conta a distância em causa. Em geral, para distâncias inferiores a 400 km (num único sentido, de acordo com a distância oficial por caminho de ferro), trata-se de uma viagem de comboio em segunda classe e, para distâncias superiores a 400 km, de uma viagem de avião em classe económica.

2.2.

 O diretor procurará garantir que as reuniões sejam organizadas de molde a permitir que os peritos beneficiem de tarifas de viagem economicamente mais vantajosas.

2.3.

 As despesas de deslocação são reembolsadas unicamente contra a apresentação dos documentos comprovativos originais:

2.4.

 Se não estiver disponível nenhum transporte aéreo ou ferroviário, ou se o mesmo não for eficaz em termos de custos, será autorizada a deslocação de autocarro ou automóvel.

2.5.

 As despesas de deslocação em automóvel privado serão reembolsadas à taxa de 0,22 euros/km.

2.6.

 As tarifas de táxi serão reembolsadas unicamente quando não houver transporte público local.

2.7.

 As despesas de deslocação serão reembolsadas até 700 EUR.

3.   Despesas de alojamento

3.1.

 Os participantes têm direito ao reembolso das suas despesas de alojamento. As despesas de alojamento são as despesas de estadia para pernoitar no local onde se realiza a reunião, se o horário da reunião for incompatível com os horários dos voos ou dos comboios. As despesas de alojamento serão reembolsadas até 120 EUR por noite. O número de noites não pode exceder o número de dias da reunião + 1.

3.2.

 Sob reserva da aprovação prévia do diretor, os participantes podem ter direito, a título excecional, ao reembolso das despesas de alojamento relacionadas com uma noite suplementar no local onde se realiza a reunião se, ao prolongar a estadia, o participante puder obter uma redução do custo do transporte superior às despesas de alojamento relacionadas com a noite suplementar.

3.3.

 Os participantes não têm direito ao reembolso de outras despesas relacionadas com a estadia no hotel, tais como Internet, telefone, serviço de fotocópias, minibar, pequeno-almoço não incluído.

4.   Compra de bilhetes e alojamento

4.1.

 Em princípio, os participantes convidados para uma reunião, tal como definidos na regra 1.2, alíneas a) a e), devem reservar os seus próprios bilhetes e o alojamento. As reservas devem ser efetuadas o mais cedo possível, para poderem beneficiar das tarifas economicamente mais vantajosas. O Secretariado Permanente reserva a viagem ou o alojamento em nome dos participantes ou paga adiantadamente as despesas apenas em casos excecionais e sem prejuízo do disposto na regra 6.

4.2.

 Para os participantes, tal como definidos na regra 1.2, alíneas f) e g), as diligências de deslocação e alojamento serão efetuadas pelo Secretariado Permanente.

5.   Procedimento de reembolso

5.1.

 Para obter o reembolso das despesas de viagem e de alojamento, os participantes devem apresentar um pedido de reembolso das despesas («pedido de reembolso»). O pedido de reembolso deve ser:

a)

Feito utilizando o formulário constante do apêndice 1;

b)

Apresentado em formato eletrónico ao Secretariado Permanente, o mais tardar, 15 dias civis após a data da reunião. e ainda

c)

Acompanhado de uma série completa de documentos comprovativos originais, tais como bilhetes e faturas ou, no caso de reservas em linha, da impressão dos cartões eletrónicos de reserva e de embarque para a viagem de ida, como comprovativo das despesas efetuadas e indicando a classe de viagem utilizada, a duração da viagem e o montante pago.

5.2.

 A correspondência relativa aos reembolsos deve ser enviada ao Secretariado Permanente através do endereço finance@transport-community.org.

5.3.

 O reembolso é efetuado em euros. A taxa de câmbio aplicável ao reembolso é a aplicável na data da reunião.

5.4.

 O reembolso é efetuado por transferência bancária para a conta bancária da instituição ou organização que designa o participante, utilizando os dados da conta bancária apresentados em conformidade com a regra 5.5. No entanto, o reembolso pode ser efetuado numa conta bancária privada do participante, se essa instituição ou organização assim o solicitar por escrito.

5.5.

 Os dados da conta bancária a apresentar para efeitos da regra 5.4 devem conter as seguintes informações relativas ao beneficiário: nome e endereço do titular da conta, nome do banco, número de conta bancária (IBAN) e código SWIFT (BIC).

6.   Pagamento antecipado de despesas de deslocação e de alojamento

6.1.

 Em casos excecionais, a instituição ou organização responsável pela designação pode apresentar ao Secretariado Permanente um pedido de pagamento antecipado das despesas de viagem ou de alojamento relativo a um participante convidado para uma reunião enumerada nas alíneas a) a e) da regra n.o 1.2. Este processo inclui a reserva de viagens e alojamento pelo Secretariado Permanente.

6.2.

 Os pedidos de pagamento antecipado devem ser apresentados utilizando o formulário constante do apêndice 2 e enviados pelo menos 21 dias de calendário antes da data da reunião ao Secretariado Permanente através do endereço finance@transport-community.org.

6.3.

 Se o pedido for apresentado em conformidade com a regra 6.2, o diretor pode deferi-lo. Se um pedido for apresentado tardiamente, o diretor pode rejeitá-lo.

6.4.

 Após a aprovação do pedido em conformidade com a regra 6.3, e tendo em conta o projeto de ordem de trabalhos da reunião, o Secretariado Permanente procederá à reserva da viagem e do alojamento para o participante em questão. O Secretariado Permanente envia ao participante, por correio eletrónico, as confirmações da reserva do bilhete e do alojamento.

6.5.

 Ao solicitar o pagamento antecipado das despesas de viagem, o participante compromete-se a participar na reunião.

6.6.

 Se o participante convidado não puder participar na reunião por razões que não sejam diretamente imputáveis à Comunidade dos Transportes, a instituição ou organização designadora deverá indemnizar o Secretariado Permanente pelos custos incorridos com a organização da deslocação (p. ex., custos dos bilhetes reservados, incluindo os custos de anulação).

7.   Disposições administrativas e financeiras finais

7.1.

 O diretor é responsável pela correta aplicação da presente regulamentação.

7.2.

 O Secretariado Permanente deve conservar, por um período de cinco anos, os registos, documentos e elementos comprovativos relacionados com os reembolsos ao abrigo da presente regulamentação, incluindo os documentos relacionados com casos de tratamento excecional.

Apêndice 1

PEDIDO DE REEMBOLSO DA VIAGEM

1.

DADOS RELATIVOS À REUNIÃO

Descrição da reunião:

Local:

Data:

N.o de dias:

2.

PARTICIPANTE

 

APELIDO:

NOME PRÓPRIO:

INSTITUIÇÃO/ORGANIZAÇÃO:

TÍTULO:

PAÍS:

 

CORREIO ELETRÓNICO:

TEL.:

3.

DADOS BANCÁRIOS — queira indicar os códigos IBAN e SWIFT completos (BIC)

NOME E ENDEREÇO DO TITULAR DA CONTA (INSTITUIÇÃO): (indicar o nome do detentor/beneficiário da conta bancária neste campo)

NOME DO BANCO

Número de conta

Número IBAN

SWIFT (BIC)

4.

ALOJAMENTO

A partir de:

Até:

DATAS DA ESTADA

 

 

Número total de noites de alojamento no hotel (tarifa máxima de 120 EUR/noite)

 

Anexar uma cópia do recibo de fatura do hotel

5.

DESPESAS DE DESLOCAÇÃO

Avião, comboio, autocarro de longo curso, transporte público local, etc.

DE

ATÉ

CLASSE

MONTANTE

DIVISA

Em EUR

Itinerário

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Continue noutra folha se necessário. Anexar uma cópia dos recibos/faturas disponíveis, incluindo os cartões de embarque relativos às viagens de avião/comboio/autocarro

AUTOMÓVEL

A partir de:

Até:

Até: (Volta)

Anexar um comprovativo da distância (cópia da rota do Google Maps,

Viamichelin.com ou Rome2Rio.com, em formato PDF ou JPG)

Km em ambos os sentidos:

Total em EUR:

TÁXI (se não houver outro transporte público local) – recibos exigidos; justificação adicional necessária

Montante

Divisa

Em EUR

 

MONTANTE TOTAL RECLAMADO EM EUROS:

Outras observações:

Certifico que o presente pedido de reembolso de despesas de deslocação corresponde a uma declaração verdadeira das despesas de deslocação por mim incorridas. Não fui e não serei reembolsado destas despesas por qualquer outra fonte, nem incluí quaisquer despesas pagas ou a pagar diretamente por outra fonte.

Data:

ASSINATURA DO PARTICIPANTE:

Apêndice 2

PEDIDO DE PAGAMENTO ANTECIPADO DAS DESPESAS DE DESLOCAÇÃO

1.

Informações sobre o viajante - preencha TODOS os campos assinalados com {* }

Apelido*:

 

Nome próprio*:

 

Nome da organização/instituição*:

 

Função:

 

Número de passaporte* (exigido para efeitos de reserva):

 

Telefone de contacto n.o:

 

Endereço de correio eletrónico:

 

Título e local da reunião:

 

Datas da reunião:

A partir de:

Até:

Itinerário:

Partida de:

Chegada a:

2.

Pedido de reserva (assinale a casa correspondente)

DESLOCAÇÃO ☐ ALOJAMENTO ☐

NOTAS IMPORTANTES PARA OS PARTICIPANTES:

—

O presente formulário serve de base para os preparativos de viagem efetuados pelo Secretariado Permanente da Comunidade dos Transportes em nome do viajante. Deve ser previamente aprovado pelo superior hierárquico direto do viajante e enviado, em formulário digitalizado, para o endereço eletrónico do Secretariado Permanente: finance@transport-community.org

—

O viajante é o único responsável pela exatidão dos dados apresentados e assume plena responsabilidade por quaisquer dados incompletos ou erróneos que possam resultar no cancelamento da viagem, impossibilidade de viajar, alteração dos dados de reserva ou encargos adicionais conexos.

—

Não são reembolsados custos suplementares (utilização de minibares no hotel, tarifas de estacionamento, noites de alojamento adicionais, etc.).

—

O viajante é obrigado a conservar todos os cartões de embarque e bilhetes de viagem como prova da viagem e, após o seu regresso, deve enviar as cópias digitalizadas para o endereço eletrónico acima indicado.

—

O Secretariado Permanente deve organizar as viagens com base nas ofertas de viagem e alojamento disponíveis no mercado que sejam mais adequadas tendo em conta os limites e taxas da regulamentação de reembolso.

—

Eu, abaixo assinado, confirmo que tomei conhecimento da cláusula de reembolso prevista na regra de reembolso 6.6: Se o participante convidado não puder participar na reunião por razões que não sejam diretamente imputáveis à Comunidade dos Transportes, a instituição ou organização designadora deverá indemnizar o Secretariado Permanente pelos custos incorridos com a organização da deslocação (p. ex., custos dos bilhetes reservados, incluindo os custos de anulação).

Assinatura: ________________

Data: _____________________

Responsável pela instituição/organização designadora: _____________ Data: __________

3.

PARA UTILIZAÇÃO INTERNA DO SECRETARIADO PERMANENTE DA COMUNIDADE DOS TRANSPORTES

Custos estimados (em EUR)

Disponibilidade orçamental

Bilhete de avião/bilhete de comboio/bilhete de autocarro/automóvel

 

SIM ☐ NÃO ☐

Gestor financeiro/Contabilista:

Alojamento

 

TOTAL:

 

APROVAÇÃO DO DIRETOR:

☐ Aprovado ☐ Não aprovado

Autorização orçamental n.o:

 
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