KOMISJA EUROPEJSKA
Bruksela, dnia 25.6.2019
COM(2019) 350 final
SPRAWOZDANIE KOMISJI
DLA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO, RADY I TRYBUNAŁU OBRACHUNKOWEGO
Sprawozdanie roczne dla organu udzielającego absolutorium na temat audytów wewnętrznych przeprowadzonych w 2018 r.
{SWD(2019) 300 final}
Spis treści
1.Wprowadzenie
2.Misja Służby Audytu Wewnętrznego: niezależność, obiektywizm i odpowiedzialność
3.Przegląd prac audytowych
3.1.Realizacja planu audytów na 2018 r.
3.2.Dane statystyczne dotyczące zaleceń Służby Audytu Wewnętrznego
4.Wnioski z prac audytowych wykonanych w 2018 r.
4.1.Wnioski dotyczące kontroli wykonania zadań
4.1.1.Wyniki dyrekcji generalnych i służb Komisji oraz agencji wykonawczych: procesy horyzontalne
4.1.2.Wyniki w zakresie wykonywania budżetu w odniesieniu do środków operacyjnych i administracyjnych
4.2.Ograniczone wnioski Służby Audytu Wewnętrznego
4.3.Ogólna opinia dotycząca zarządzania finansami przez Komisję
5.Konsultacje z zespołem Komisji ds. nieprawidłowości finansowych
6.Środki łagodzące dotyczące potencjalnych konfliktów interesów (standardy międzynarodowe) – Dochodzenie prowadzone przez Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich
7.Dalsze monitorowanie i działania następcze po zaleceniach z audytu
1.Wprowadzenie
Niniejsze sprawozdanie ma na celu przekazanie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie, w ramach procedury udzielania absolutorium i zgodnie z art. 118 i 247 rozporządzenia finansowego, informacji na temat audytów wewnętrznych przeprowadzonych w Komisji w 2018 r. Jest ono oparte na sprawozdaniu sporządzonym przez audytora wewnętrznego Komisji dotyczącym audytów przeprowadzonych przez Służbę Audytu Wewnętrznego oraz ukończonych w 2018 r. sprawozdaniach z konsultacji (
). Obejmuje ono audyty przeprowadzone w dyrekcjach generalnych i służbach Komisji oraz agencjach wykonawczych (
) i zawiera (i) podsumowanie dotyczące liczby i rodzajów przeprowadzonych audytów wewnętrznych, (ii) zestawienie wydanych zaleceń oraz (iii) podjętych w związku z nimi działań.
2.Misja Służby Audytu Wewnętrznego: niezależność, obiektywizm i odpowiedzialność
Misją Służby Audytu Wewnętrznego jest zwiększenie i ochrona wartości organizacyjnej poprzez zapewnienie poświadczenia wiarygodności, wskazówek oraz spostrzeżeń, które są obiektywne i oparte na analizie ryzyka. Służba Audytu Wewnętrznego pomaga Komisji w osiągnięciu określonych przez nią celów, zapewniając systematyczne i zdyscyplinowane podejście na potrzeby przeprowadzania oceny i poprawy skuteczności zarządzania ryzykiem oraz procesów kontroli i zarządzania. Jej zadania obejmują ocenę i formułowanie odpowiednich zaleceń na potrzeby poprawy procesów zarządzania ryzykiem i kontroli oraz procesu zarządzania w celu osiągnięcia następujących trzech celów: (i) propagowania odpowiednich zasad etyki i wartości w organizacji, (ii) zapewniania skutecznego zarządzania efektywnością działań organizacji i odpowiedzialności za wyniki oraz (iii) skutecznego przekazywania informacji o zagrożeniach i kontroli do odpowiednich obszarów organizacji. Realizując te zadania, Służba Audytu Wewnętrznego dąży do propagowania kultury efektywnego i skutecznego zarządzania w Komisji i jej departamentach.
Niezależność Służby Audytu Wewnętrznego jest zapisana w rozporządzeniu finansowym (
) oraz w jej statucie
przyjętym przez Komisję. Statut ten przewiduje, że w celu zapewnienia obiektywności swoich opinii oraz unikania konfliktów interesu audytorzy Służby Audytu Wewnętrznego muszą zachowywać niezależność w stosunku do działań i operacji, które są przedmiotem ich oceny. W przypadku rzeczywistego lub domniemanego naruszenia obiektywizmu audytorów szczegóły tego naruszenia muszą zostać ujawnione. Jeżeli audytor wewnętrzny uzna to za konieczne, może zwrócić się bezpośrednio do przewodniczącego Komisji lub kolegium.
Służba Audytu Wewnętrznego wykonuje swoje zadania zgodnie z rozporządzeniem finansowym, międzynarodowymi standardami profesjonalnej praktyki audytu wewnętrznego oraz kodeksem etyki Instytutu Audytorów Wewnętrznych.
Służba Audytu Wewnętrznego składa sprawozdania Komitetowi ds. Audytu i funkcjonalnie odpowiada przed tym organem. Komitet ds. Audytu wspiera kolegium komisarzy w wypełnianiu jego obowiązków wynikających z traktatów, rozporządzenia finansowego oraz innych dokumentów statutowych. W tym celu (i) zapewnia on niezależność Służby Audytu Wewnętrznego, (ii) monitoruje jakość audytu wewnętrznego, (iii) zapewnia, aby służby Komisji odpowiednio uwzględniały zalecenia z audytów wewnętrznych i zewnętrznych oraz (iv) zapewnia podjęcie odpowiednich działań następczych na podstawie tych zaleceń. W ten sposób Komitet ds. Audytu pomaga Komisji osiągnąć większą skuteczność i efektywność w osiąganiu jej celów. Komitet ds. Audytu ułatwia również kolegium prowadzenie nadzoru nad realizowanym przez Komisję procesem zarządzania, zarządzaniem ryzykiem oraz praktykami w zakresie kontroli wewnętrznej. W styczniu 2018 r. audytor wewnętrzny wydał sprawozdanie z audytu dotyczącego zarządzania w Komisji. W sprawozdaniu tym stwierdzono potrzebę proporcjonalnych usprawnień, m.in. w zakresie zarządzania ryzykiem, sprawozdawczości finansowej, a także mandatów organów statutowych (nadzorczych). Statut Komitetu ds. Audytu został zaktualizowany w listopadzie 2018 r. w ramach działań następczych Komisji po tym audycie.
Służba Audytu Wewnętrznego nie prowadzi audytu systemów kontroli państw członkowskich w odniesieniu do funduszy UE. Tego rodzaju audyty sięgają poziomu indywidualnych beneficjentów i przeprowadzają je audytorzy wewnętrzni państw członkowskich, krajowe instytucje audytowe, poszczególne dyrekcje generalne Komisji oraz Trybunał Obrachunkowy. Służba Audytu Wewnętrznego prowadzi jednak audyt przedsięwziętych przez służby Komisji środków służących do nadzorowania i kontrolowania (i) organów w państwach członkowskich oraz (ii) innych organów odpowiedzialnych za wypłatę funduszy UE, takich jak Organizacja Narodów Zjednoczonych. Jak przewidziano w rozporządzeniu finansowym, Służba Audytu Wewnętrznego może wykonywać te obowiązki na miejscu, także w państwach członkowskich.
3.Przegląd prac audytowych
3.1.Realizacja planu audytów na 2018 r.
Do dnia 31 stycznia 2019 r., na który przypada data graniczna, zrealizowano 100 % zaktualizowanego planu audytów na 2018 r. (
) Plan ten obejmował audyty w służbach Komisji i w agencjach wykonawczych (
).
Ukończono 166 zadań (obejmujących audyty, zadania konsultacyjne, działania następcze i przeglądy) i sporządzono 181 sprawozdań (w tym notatki z działań następczych i pisma do kierownictwa)
. Na wykresach poniżej przedstawiono podział zadań i sprawozdań według ich rodzajów.
Pierwotny plan na 2018 r., który obejmował 52 zadania w zakresie audytu (obejmujące audyty, przeglądy i zadania konsultacyjne, z wyjątkiem działań następczych), został zaktualizowany w połowie roku. Komitet ds. Audytu zapoznał się zarówno z planem pierwotnym, jak i z planem zaktualizowanym.
Służba Audytu Wewnętrznego planuje swoje czynności audytowe na podstawie oceny ryzyka i analizy zdolności. Wymaga tego jej statut oraz międzynarodowe standardy, a jednocześnie sprzyja to zapewnieniu efektywnej i skutecznej realizacji planu audytów. Realizacja planu audytów jest następnie regularnie monitorowana i w razie potrzeby korygowana. W 2018 r. Służba Audytu Wewnętrznego przeprowadziła szczegółową ocenę ryzyka, której efektem był strategiczny wieloletni plan audytów na lata 2019–2021 oraz roczny plan audytów na 2019 r.
3.2.Dane statystyczne dotyczące zaleceń Służby Audytu Wewnętrznego
Na wykresie poniżej przedstawiono liczbę zaleceń wydanych przez Służbę Audytu Wewnętrznego w 2018 r.
100 % wydanych zaleceń zostało zaakceptowanych. W odniesieniu do wszystkich zaleceń jednostki poddane audytowi opracowały plany działania, które zostały przekazane Służbie Audytu Wewnętrznego i ocenione przez nią jako zadowalające.
Ocena wykazała, że do dnia 31 stycznia 2019 r., na który przypada data graniczna, jednostki poddane audytowi wdrożyły 81 % wszystkich zaakceptowanych zaleceń (tj. 1 572 zalecenia spośród łącznej liczby 1 938 zaakceptowanych zaleceń) wydanych przez Służbę Audytu Wewnętrznego w latach 2014–2018 (
). Na wskazany dzień pozostało łącznie 366 otwartych zaleceń (19 %).
Spośród tych 366 otwartych zaleceń (
) 1 oceniono jako kluczowe(
), 135 – jako bardzo ważne, a w przypadku 103 przekroczony został termin wykonania (tj. zalecenia te nie zostały wykonane w pierwotnie uzgodnionym terminie). Zalecenia z przekroczonym terminem wykonania stanowią 5,3 % łącznej liczby 1 938 zaakceptowanych zaleceń. Spośród wymienionych 103 zaleceń z przekroczonym terminem wykonania w przypadku 18 bardzo ważnych zaleceń termin wykonania został przekroczony znacznie (do znacznego przekroczenia terminu wykonania dochodzi, gdy zalecenie jest nadal otwarte po upływie ponad 6 miesięcy od pierwotnego terminu wykonania). Stanowią one jedynie 2,9 % wszystkich kluczowych i bardzo ważnych zaleceń, które zostały zaakceptowane w latach 2014–2018 (w porównaniu z 2,0 % w poprzednim okresie sprawozdawczym). W ostatnich latach liczba bardzo ważnych zaleceń z audytu, których termin wykonania został przekroczony o ponad 6 miesięcy, znacznie się zmniejszyła (ze średniej wynoszącej 28 w okresie od czerwca 2015 r. do października 2016 r. do średniej wynoszącej 15 od stycznia 2017 r.). Trwają prace nad wykonaniem tych zaleceń, a Komitet ds. Audytu będzie dalej ściśle monitorował ten proces.
Zasadniczo Służba Audytu Wewnętrznego uważa, że stan wykonania zaleceń z audytu jest zadowalający i porównywalny ze stanem z poprzednich okresów sprawozdawczych. Świadczy to o tym, że służby Komisji sumiennie wykonują bardzo ważne zalecenia, ograniczając tym samym zidentyfikowane przez Służbę Audytu Wewnętrznego czynniki ryzyka. Należy jednak zwrócić uwagę na poszczególne zalecenia ocenione jako bardzo ważne, których termin wykonania został znacznie przekroczony (tj. opóźniony o ponad sześć miesięcy).
Podsumowanie tych bardzo ważnych zaleceń oraz zaleceń ze znacznie przekroczonym terminem wykonania przedstawiono w dokumencie roboczym służb Komisji (sekcja 3), który został załączony do niniejszego sprawozdania.
4.Wnioski z prac audytowych wykonanych w 2018 r.
4.1.Wnioski dotyczące kontroli wykonania zadań
Wspierając Komisję w rozwijaniu jej kultury zorientowanej na wyniki oraz zwiększaniu uwagi, jaką poświęca zapewnianiu odpowiedniego stosunku wartości do ceny, w 2018 r. Służba Audytu Wewnętrznego przeprowadziła dwa rodzaje audytów: kontrole wykonania zadań (
) oraz audyty obejmujące ważne elementy wykonania zadań (audyty kompleksowe). Oba te rodzaje audytów były przeprowadzane w ramach strategicznego planu audytów Służby Audytu Wewnętrznego na lata 2016–2018.
Zgodnie ze stosowaną przez siebie metodyką i najlepszą praktyką Służba Audytu Wewnętrznego zastosowała podejście pośrednie. Polega ono na zbadaniu, czy kierownictwo ustanowiło systemy kontroli służące do oceny i zapewnienia wiarygodności wyników (wydajność i skuteczność) podejmowanych działań, a jeżeli tak – w jaki sposób. Za pośrednictwem tego podejścia Służba Audytu Wewnętrznego dąży do zapewnienia, by dyrekcje generalne i służby ustanowiły odpowiednie ramy wykonania i określiły narzędzia do pomiaru wyników, kluczowe wskaźniki oraz systemy monitorowania. Wynika to po części z tego, że w wielu podstawach prawnych określono cele, których zakres wykracza poza to, co Komisja może osiągnąć samodzielnie. Oznacza to, że cele SMART (
) oraz punkty odniesienia należy ustanowić najpierw na szczeblu Komisji. Cele te oraz punkty odniesienia służą oddzieleniu – w największym możliwym zakresie – szczególnego wkładu Komisji od wkładów podmiotów kluczowych, które przyczyniają się do wdrożenia i osiągnięcia celów UE (państw członkowskich, regionów, państw spoza UE, organizacji międzynarodowych itp.).
W kolejnych sekcjach przedstawiono wnioski Służby Audytu Wewnętrznego dotyczące różnych aspektów skuteczności audytów przeprowadzonych przez nią w 2018 r.
4.1.1.Wyniki dyrekcji generalnych i służb Komisji oraz agencji wykonawczych: procesy horyzontalne
4.1.1.1.Przegląd synergii i wydajności
Większość audytów wewnętrznych przeprowadzonych w 2018 r. koncentrowała się na efektywnym i skutecznym wykorzystaniu zasobów w różnych dyrekcjach generalnych i służbach Komisji.
Kluczową inicjatywą Komisji w tym obszarze jest przegląd synergii i wydajności, który został zainicjowany w 2016 r. (
) Celem tej szeroko zakrojonej inicjatywy była zmiana metod pracy w Komisji, osiągnięcie przyrostu wydajności funkcji wsparcia oraz uwolnienie zasobów w celu ich przekierowania do obszarów o większym znaczeniu politycznym. Służba Audytu Wewnętrznego uznała, że inicjatywa dotycząca przeglądu synergii i wydajności stanowi główne wyzwanie dla Komisji. Dzięki tej inicjatywie wprowadzono nowatorskie i innowacyjne sposoby myślenia i rozwiązywania problemów. W szczególności przekrojowy efekt podejścia opartego na „liderze domeny” pomaga likwidować bariery i zachęcać do działania w sposób bardziej zespołowy. Po uruchomieniu tej inicjatywy nastąpił bardzo trudny okres, którego można było się spodziewać, biorąc pod uwagę jej ambitny charakter. Służba Audytu Wewnętrznego zauważa poczynione postępy oraz wspólne wysiłki na rzecz usunięcia luk występujących w podstawowych ramach prawnych od czasu tych trudnych początków. Celem tych wysiłków jest wprowadzenie bardziej niezawodnych procesów, a także nadanie nowej dynamiki inicjatywie, w przypadku której pomimo upływu czasu oczekiwania pozostają bardzo wysokie, w szczególności mając na uwadze koniec obecnego mandatu Komisji i rozpoczęcie prac Komisji w nowym składzie w 2019 r. Trwają działania związane z wieloma stwierdzonymi pierwotnie wyzwaniami, takimi jak (i) brak centralnego kierownictwa w przypadku kluczowych kwestii, (ii) zapewnienie solidnych i realnych oszczędności, (iii) kwestie budżetowe, (iv) brak skutecznego monitorowania oraz (v) niewystarczająco wspólne i kompleksowe podejście. Pozostaje jeszcze jednak wiele pracy do wykonania, aby osiągnąć zrównoważone i rzeczywiste synergie oraz wydajność, a także aby osiągnąć w terminie cele określone w komunikacie z 2016 r. dotyczącym przeglądu synergii i wydajności. Potrzeba dalszych działań, aby móc czerpać korzyści z osiągniętych już postępów oraz aby zapewnić osadzenie synergii i wydajności w kulturze Komisji.
Na podstawie audytu stwierdzono również, że na poziomie całej instytucji służby centralne powinny zdefiniować jasne kryteria określania oszczędności i dokładnie monitorować postępy w osiąganiu celu, a „liderzy domeny” powinni ustanowić odpowiednie mechanizmy prezentowania poziomu jakości świadczonych przez siebie usług dyrekcjom generalnym będącym ich klientami i w razie konieczności podejmować działania naprawcze. Zalecenia Służby Audytu Wewnętrznego w tym zakresie powinny być postrzegane jako proporcjonalne usprawnienia, które mają przyczynić się do ostatecznego osiągnięcia celów inicjatywy dotyczącej przeglądu synergii i wydajności. W następstwie audytu przeprowadzonego przez Służbę Audytu Wewnętrznego Komisja wydała w kwietniu 2019 r. nowy komunikat dotyczący inicjatywy w zakresie synergii i wydajności (
).
4.1.1.2.Procesy zarządzania
W 2017 r. Służba Audytu Wewnętrznego poinformowała o kilku niedociągnięciach stwierdzonych w odniesieniu do procesów zarządzania realizowanych przez Komisję. W następstwie zaleceń Służby Audytu Wewnętrznego w listopadzie 2018 r. Komisja wydała zbiór komunikatów i decyzji („pakiet dotyczący zarządzania”), aby znaleźć rozwiązanie problemów stwierdzonych przez Służbę Audytu Wewnętrznego oraz zaktualizować zasady ładu korporacyjnego Komisji.
W 2018 r. w szeregu audytów skoncentrowano się na aspektach zarządzania w różnych obszarach polityki.
Audyt dotyczący zarządzania telekomunikacyjnego w ramach instrumentu „Łącząc Europę” wykazał, że od czasu uruchomienia programu telekomunikacyjnego w 2014 r. znacznie rozszerzył się zakres oferowanych w ramach tego programu usług, a także zwiększył się jego stopnień złożoności. Pierwotnie ustanowiona struktura zarządzania nie jest już dostosowana do obecnego stopnia złożoności programu ani do przyszłych zmian w ramach programu „Cyfrowa Europa”, co może mieć również wpływ na skuteczność wdrażania na poziomie programu. W związku z tym Służba Audytu Wewnętrznego zaleciła Dyrekcji Generalnej ds. Sieci Komunikacyjnych, Treści i Technologii, aby we współpracy z pozostałymi dyrekcjami generalnymi, które wdrażają wspomniany program, ulepszyła obecne ramy wdrażania instrumentu „Łącząc Europę”. Służba Audytu Wewnętrznego zaleciła również, aby Dyrekcja Generalna ds. Sieci Komunikacyjnych, Treści i Technologii należycie monitorowała osiągane postępy oraz wyniki, ustanawiając mierzalne cele i wskaźniki.
W obszarze zarządzania technologią informacyjną specjalne zasady zarządzania stosowane w Dyrekcji Generalnej ds. Współpracy Międzynarodowej i Rozwoju na potrzeby zarządzania programem OPSYS (system operacyjny (
)) i powiązanymi podprojektami są zasadniczo efektywne i skuteczne. Działający model zarządzania systemem informatycznym nie jest jednak wystarczająco dostosowany do przyszłego krajobrazu technologii informacyjnych Dyrekcji Generalnej ds. Współpracy Międzynarodowej i Rozwoju po tym, jak program OPSYS zostanie wykorzystany w produkcji. Służba Audytu Wewnętrznego zaleciła, aby Dyrekcja Generalna ds. Współpracy Międzynarodowej i Rozwoju wzmocniła swoje zarządzanie danymi.
Służba Audytu Wewnętrznego wydała również zalecenia dotyczące niedociągnięć stwierdzonych w odniesieniu do zarządzania technologiami informacyjnymi oraz bezpieczeństwa technologii informacyjnych systemu TRACES (ang. TRAde Control and Expert System)
.
4.1.1.3.Procesy zarządzania zasobami ludzkimi
Jeżeli chodzi o obszar zasobów ludzkich, audyt zarządzania zasobami ludzkimi we Wspólnym Centrum Badawczym wykazał, że system zarządzania i kontroli na potrzeby rekrutacji tymczasowych pracowników naukowych: (i) jest odpowiednio zaprojektowany, (ii) zapewnia prawidłowy i zgodny z prawem sposób prowadzenia rekrutacji oraz (iii) skutecznie reaguje na bieżące potrzeby. System zarządzania i kontroli jest jednak nieskuteczny pod względem: (i) identyfikacji potrzeb kompetencyjnych personelu naukowego w dłuższej perspektywie czasowej oraz (ii) monitorowania procesu rekrutacji. Niedociągnięcia te mogą mieć wpływ na osiągnięcie ambitnych celów, jakie Wspólne Centrum Badawcze wyznaczyło w swojej strategii do 2030 r. Zarządzanie zasobami ludzkimi uznano za kwestię problematyczną również podczas audytu programu likwidacji obiektów jądrowych i gospodarowania odpadami promieniotwórczymi realizowanego przez Wspólne Centrum Badawcze. W tym przypadku istnieje rozbieżność między potrzebnymi zasobami a zasobami dostępnymi w celu wywiązania się przez Wspólne Centrum Badawcze z zobowiązań dotyczących likwidacji obiektów jądrowych (zarówno w odniesieniu do liczby pracowników, jak i konkretnych profili/wiedzy eksperckiej). Ponadto nie w pełni skuteczne są rozwiązania zapewniające ciągłość działania w przypadku nieobecności/niedoboru personelu. Tworzy to raczej wrażliwe środowisko, które jest niestabilne w dłuższej perspektywie czasowej, szczególnie biorąc pod uwagę wzrost liczby działań związanych z likwidacją obiektów jądrowych i gospodarowaniem odpadami promieniotwórczymi, a także zmianę ich charakteru.
Problemy stwierdzone we Wspólnym Centrum Badawczym są podobne do tych, które stwierdzono podczas pozostałych audytów przeprowadzonych przez Służbę Audytu Wewnętrznego w latach 2016–2018 i które zgłoszono w poprzednich latach. W związku z tym w 2018 r. Służba Audytu Wewnętrznego przesłała pismo do kierownictwa Dyrekcji Generalnej ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa, w którym przedstawiła wspólne problemy stwierdzone podczas tych audytów. W piśmie tym wskazano szereg kwestii wymagających rozważenia, aby pomóc Komisji skutecznie reagować na wyzwania związane z zasobami ludzkimi, przed jakimi stają dyrekcje generalne i służby. Kwestie te mają szczególne znaczenie w kontekście coraz większych nacisków politycznych dotyczących: (i) osiągania wyników, (ii) przekierowywania zasobów do obszarów o większym znaczeniu politycznym, (iii) zmniejszenia liczby pracowników, a także (iv) restrukturyzacji wydziałów ds. zasobów ludzkich oraz nowego modelu świadczenia usług przez wydziały ds. zasobów ludzkich jako efekt inicjatywy dotyczącej przeglądu synergii i wydajności. Główne powtarzające się problemy stwierdzone przez Służbę Audytu Wewnętrznego obejmują: (i) brak kompleksowych i spójnych wieloletnich strategii i planów w zakresie zasobów ludzkich, (ii) niedociągnięcia w zakresie oceny nakładu pracy, identyfikacji i grupowania zadań i umiejętności, które są niezbędnymi elementami, aby podejmować rzetelne decyzje dotyczące alokacji zasobów ludzkich, oraz (iii) niewystarczające dane i sprawozdania na temat zasobów ludzkich stanowiące wartość dodaną, które byłyby udostępniane na poziomie instytucji.
4.1.1.4.Inne procesy
Różne audyty wykazały możliwość osiągnięcia dalszej poprawy ogólnej wydajności również innych procesów „horyzontalnych” (tj. procesów, które mają wpływ na szereg różnych obszarów polityki i administracji).
System wczesnego wykrywania i wykluczania jest narzędziem ostrzegawczym zawierającym informacje zastrzeżone na temat osób trzecich, które mogą stwarzać zagrożenie dla interesów finansowych i reputacji UE. Celem tego systemu jest zwalczanie nadużyć finansowych oraz ochrona interesów finansowych UE, a tym samym umożliwienie urzędnikom zatwierdzającym podejmowanie uzasadnionych decyzji. Audyt systemu wczesnego wykrywania i wykluczania wykazał, że zasadniczo sam system kontroli został zaprojektowany w sposób efektywny i skuteczny zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Podczas audytu stwierdzono jednak dwa problemy dotyczące: (i) przekazywania wskazówek i podnoszenia świadomości oraz (ii) praktycznego wdrażania systemu wczesnego wykrywania i wykluczania. W związku z tym Służba Audytu Wewnętrznego zaleciła podjęcie znacznych wysiłków – zarówno na poziomie całej instytucji, jak i na poziomie lokalnym – aby podnieść stopień zaawansowania wdrażania systemu wczesnego wykrywania i wykluczania oraz jego znajomości i w ten sposób zapewnić również jego skuteczność operacyjną.
Komisja Europejska codziennie tworzy, dostarcza, nabywa i rozpowszechnia wartości niematerialne i prawne. Często wartości te są chronione prawami własności intelektualnej, m.in. prawami autorskimi, znakami towarowymi i patentami. Jednocześnie personel Komisji może być zmuszony do korzystania z wartości stanowiących własność intelektualną stron trzecich. Dlatego konieczne jest efektywne i skuteczne zarządzania własnością intelektualną w Komisji Europejskiej. Chociaż Komisja opracowała odpowiednie procesy zarządzania, zarządzania ryzykiem i kontroli dla realizowanych przez siebie działań związanych z własnością intelektualną, stwierdzono niedociągnięcia we wdrażaniu tych procesów na poziomie całej instytucji. Stwierdzono w szczególności niedociągnięcia w identyfikacji i klasyfikacji aktywów stanowiących własność intelektualną, a także niedociągnięcia w klauzulach dotyczących własności intelektualnej dołączonych do umów w sprawie oprogramowania komputerowego. Oprócz zaleceń przedstawionych w celu rozwiązania tych problemów Służba Audytu Wewnętrznego zaleciła Dyrekcji Generalnej ds. Informatyki oraz Wspólnemu Centrum Badawczemu, aby wspólnie opracowały politykę dotyczącą oprogramowania komputerowego dla całej instytucji na potrzeby rozwijania i dystrybucji oprogramowania komputerowego stanowiącego własność Komisji.
Zarządzanie ryzykiem polega na identyfikacji i uważnej ocenie potencjalnych problemów, które mogą mieć wpływ na realizację działań organizacji oraz na osiągnięcie jej celów. Solidny i dojrzały proces zarządzania ryzykiem, który jest integralną częścią procesów zarządzania, może przynieść wartość dodaną organizacji, zwiększając prawdopodobieństwo osiągnięcia przez nią jej celów, w szczególności w przypadku gdy dana organizacja przechodzi znaczące zmiany. W przypadku Dyrekcji Generalnej ds. Migracji i Spraw Wewnętrznych oraz Dyrekcji Generalnej ds. Sprawiedliwości i Konsumentów audyty wykazały, że proces zarządzania ryzykiem nie został jeszcze w pełni zintegrowany z kulturą i systemami tych dyrekcji generalnych. W odpowiedzi na stwierdzone problemy Służba Audytu Wewnętrznego zaleciła obu dyrekcjom generalnym, aby poprawiły swoje wytyczne i metodologię do celów identyfikacji i oceny ryzyka oraz uwzględniły w nich analizę utraconych możliwości, wymiarów zewnętrznych oraz ryzyko przekrojowe, a także możliwość stosowania różnych metodologii identyfikacji ryzyka, które są lepiej dopasowane do indywidualnych warunków tych dyrekcji.
Gdyby doszło do poważnej awarii jednego lub kilku systemów Komisji o znaczeniu krytycznym, mogłoby to mieć znaczące skutki dla jej reputacji. W związku z tym wymogi dotyczące ciągłości działania w Dyrekcji Generalnej ds. Komunikacji są bardzo wysokie. Mimo iż Dyrekcja Generalna ds. Komunikacji wprowadziła liczne kontrole mające na celu ograniczenie ryzyka, Służba Audytu Wewnętrznego stwierdziła niedociągnięcie dotyczące kluczowego elementu, na którym opiera się zarządzanie ciągłością działania, tj. stosowanego przez tę dyrekcję procesu analizy wpływu na działalność.
Odpowiednia koordynacja działań oraz współpraca z zainteresowanymi stronami są niezbędne, aby zapewnić spójne i skuteczne działania w różnych obszarach polityki.
W dziedzinie działań zewnętrznych mają miejsce działania koordynacyjne między Komisją (Dyrekcją Generalną ds. Współpracy Międzynarodowej i Rozwoju, Dyrekcją Generalną ds. Polityki Sąsiedztwa i Negocjacji w sprawie Rozszerzenia oraz Służbą ds. Instrumentów Polityki Zagranicznej) a Europejską Służbą Działań Zewnętrznych w zakresie zarządzania delegaturami Unii oraz programowania i wdrażania instrumentów zewnętrznych. Takie działania koordynacyjne są realizowane zarówno na poziomie centrali, jak i na poziomie delegatur Unii. Stwierdzono, że działania te są zasadniczo efektywne i skuteczne, chociaż zidentyfikowano niedociągnięcie dotyczące koordynacji na poziomie krajowym. Służba Audytu Wewnętrznego w szczególności zaleciła Dyrekcji Generalnej ds. Współpracy Międzynarodowej i Rozwoju oraz Dyrekcji Generalnej ds. Polityki Sąsiedztwa i Negocjacji w sprawie Rozszerzenia dalsze rozwijanie narzędzia operacyjnego (ang. aid-implementation dashboard, tabela wskaźników dotyczących wdrażania pomocy) w celu ustanowienia skonsolidowanego portfela projektów finansowanych ze środków UE.
Eurostat ściśle współpracuje z innymi organami UE oraz organizacjami międzynarodowymi w celu ulepszania metodologii statystycznej i wymiany danych. Taka współpraca z zewnętrznymi zainteresowanymi stronami ma znaczący wpływ na realizację Europejskiego programu statystycznego. Eurostat uzgodnił skuteczne rozwiązania dotyczące współpracy z szeregiem zewnętrznych zainteresowanych stron, ale w przypadku działających systemów zarządzania i kontroli brak jest jasnej ogólnej polityki na poziomie dyrekcji generalnej. Poprawy wymaga również koordynacja działań oraz wymiana istotnych informacji wewnątrz dyrekcji generalnej.
Podczas różnych audytów skontrolowano szereg aspektów inicjatywy dotyczącej lepszego stanowienia prawa. Działanie to obejmowało: audyty dotyczące procesu oceny w Dyrekcji Generalnej ds. Rolnictwa i Rozwoju Obszarów Wiejskich, Dyrekcji Generalnej ds. Zatrudnienia, Spraw Społecznych i Włączenia Społecznego oraz Dyrekcji Generalnej ds. Polityki Regionalnej i Miejskiej audyt dotyczący przygotowania inicjatyw ustawodawczych w Dyrekcji Generalnej ds. Podatków i Unii Celnej oraz audyt dotyczący monitorowania i wdrażania unijnych przepisów w dziedzinie zdrowia w Dyrekcji Generalnej ds. Zdrowia i Bezpieczeństwa Żywności. W obszarach tych nie stwierdzono żadnych istotnych problemów dotyczących wykonania zadań.
4.1.2.Wyniki w zakresie wykonywania budżetu w odniesieniu do środków operacyjnych i administracyjnych
4.1.2.1.Zarządzanie bezpośrednie
W dziedzinie funduszy zarządzanych bezpośrednio oceniono w drodze szeregu audytów zarządzanie dotacjami przez agencje wykonawcze (Agencję Wykonawczą ds. Edukacji, Kultury i Sektora Audiowizualnego, Agencję Wykonawczą ds. Małych i Średnich Przedsiębiorstw, Agencję Wykonawczą Europejskiej Rady ds. Badań Naukowych, Agencję Wykonawczą ds. Innowacyjności i Sieci oraz Agencję Wykonawczą ds. Badań Naukowych). Nie stwierdzono żadnych istotnych niedociągnięć, z wyjątkiem Agencji Wykonawczej ds. Edukacji, Kultury i Sektora Audiowizualnego. Chociaż w badanej próbie projektów nie stwierdzono żadnych istotnych problemów w zakresie zarządzania projektami i przetwarzania płatności, w agencji tej stwierdzono poważne niedociągnięcia mające wpływ na skuteczność ogólnego systemu kontroli wewnętrznej. Od czasu tego audytu agencja podjęła działania zmierzające do usunięcia tych niedociągnięć. Służba Audytu Wewnętrznego odnotowała częściowe ograniczenie podstawowego ryzyka i obniżyła ocenę tego kluczowego zalecenia na bardzo ważne.
Działania w zakresie upowszechniania i wykorzystywania wyników mają zasadnicze znaczenie dla maksymalizacji oddziaływania programu „Horyzont 2020”. Zapewniają one efektywne wykorzystanie i upowszechnianie wyników działalności badawczej finansowanej przez UE. Rolą Komisji jest wspieranie beneficjentów programu „Horyzont 2020” za pomocą specjalnych inicjatyw i odpowiednich narzędzi, dzięki którym beneficjenci ci będą wywiązywać się z zobowiązań umownych. Wspólne centrum wsparcia opracowało odpowiedni proces upowszechniania i wykorzystywania wyników – z zastosowaniem rozwiązań w zakresie przepływu pracy opartych na technologii informacyjnej – obejmujący obowiązkowe kontrole, które kierownicy projektów muszą przeprowadzać podczas oceny wdrażania planu upowszechniania i wykorzystywania uzgodnionego w umowie o udzielenie dotacji. Praktyczne stosowanie obecnego procesu ma jednak pewne niedociągnięcia. W związku z tym Służba Audytu Wewnętrznego wydała zalecenia w celu zapewnienia: (i) odpowiedniego monitorowania przestrzegania zobowiązań umownych dotyczących upowszechniania i wykorzystywania oraz wymogów dotyczących sprawozdawczości oraz (ii) odpowiedniego poziomu działań następczych w związku z działaniami podejmowanymi w zakresie upowszechniania i wykorzystywania po zrealizowaniu projektów.
Dyrekcja Generalna ds. Polityki Sąsiedztwa i Negocjacji w sprawie Rozszerzenia zarządza procedurami przyznawania dotacji oraz udzielania zamówień w ramach Europejskiego Instrumentu Sąsiedztwa w trybie zarządzania bezpośredniego. Misje nadzorcze w delegaturach Unii są ważnym narzędziem zapewniającym subdelegowanemu urzędnikowi zatwierdzającemu wystarczającą pewność co do skuteczności i efektywności systemów zarządzania i kontroli działających w delegaturach Unii w kontekście wdrażania Europejskiego Instrumentu Sąsiedztwa. Służba Audytu Wewnętrznego zidentyfikowała jeden problem dotyczący misji nadzorczych. Zaleciła Dyrekcji Generalnej ds. Polityki Sąsiedztwa i Negocjacji w sprawie Rozszerzenia dokonanie przeglądu stosowanych przez nią procedur w celu poprawy skuteczności misji nadzorczych, w szczególności poprzez (i) wprowadzenie planowania misji nadzorczych opartego na analizie ryzyka, (ii) dokonanie przeglądu częstotliwości misji, (iii) dostosowanie długości trwania wizyt na miejscu do wymogów instrukcji dotyczących końcowej fazy misji oraz (iv) wprowadzenie procedury rozpowszechniania najlepszych praktyk wśród pozostałych delegatur Unii.
Audyt Instrumentu Partnerstwa w Służbie ds. Instrumentów Polityki Zagranicznej wykazał niedociągnięcia dotyczące projektu i realizacji misji nadzorczych prowadzonych przez centralę tej służby. Dodatkowo Służba Audytu Wewnętrznego zaleciła Służbie ds. Instrumentów Polityki Zagranicznej wzmocnienie środowiska kontroli w delegaturze Unii w Stanach Zjednoczonych Ameryki. Wynikało to ze stwierdzonych niedociągnięć w przydziale obowiązków dotyczących zarządzania Instrumentem Partnerstwa w tej delegaturze Unii. Niedociągnięcia te mogą mieć wpływ na skuteczność i efektywność operacji, a także skutkować niewykryciem na czas nieuczciwych zachowań.
Urząd Administracji i Wypłacania Należności Indywidualnych odpowiada za zarządzanie wspólnym systemem ubezpieczenia chorobowego, ubezpieczeniem wypadkowym oraz kwestiami dotyczącymi chorób zawodowych. Audyt strategii kontroli w Urzędzie Administracji i Wypłacania Należności Indywidualnych wykazał, że urząd ten odpowiednio zaprojektował i wdrożył skuteczne i efektywne kontrole wewnętrzne na potrzeby wspólnego systemu ubezpieczenia chorobowego i ubezpieczenia wypadkowego, z wyjątkiem dwóch niedociągnięć. W związku z tym wydano zalecenia dotyczące: (i) przeglądu i dokumentacji strategii kontroli wspólnego systemu ubezpieczenia chorobowego oraz (ii) skuteczności i efektywności kontroli ex ante i ex post.
4.1.2.2.Zarządzanie pośrednie
W dziedzinie funduszy zarządzanych pośrednio w ramach szeregu audytów skoncentrowano się na rozwiązaniach dotyczących nadzoru obowiązujących w dyrekcjach generalnych i służbach. Podczas dwóch z tych audytów nie stwierdzono żadnych istotnych problemów dotyczących wykonania zadań (
).
Podczas dwóch pozostałych audytów konkretnych obszarów stwierdzono jednak niedociągnięcia w zarządzaniu instrumentami finansowymi (
). W związku z tym, że przyczyny niektórych stwierdzonych problemów należy szukać na szczeblu centralnym, wydano również pismo do kierownictwa z sugestiami usprawnień dla Dyrekcji Generalnej ds. Budżetu oraz Dyrekcji Generalnej ds. Gospodarczych i Finansowych.
·Podczas audytu instrumentów finansowych programu LIFE w Dyrekcji Generalnej ds. Działań w dziedzinie Klimatu oraz w Dyrekcji Generalnej ds. Środowiska Służba Audytu Wewnętrznego stwierdziła, że mimo iż zasadniczo obie te dyrekcje generalne wprowadziły odpowiednie procesy nadzorcze na potrzeby monitorowania wdrażania instrumentów finansowych, pozostaje niedociągnięcie dotyczące widoczności wkładu UE i jego promowania. Aby usunąć to niedociągnięcie, dyrekcje te powinny regularnie kontrolować i skutecznie monitorować przestrzeganie w praktyce wymogów umów o delegowaniu zadań.
·Po zakończeniu w 2017 r. audytu zarządzania instrumentami inwestycyjnymi w Dyrekcji Generalnej ds. Współpracy Międzynarodowej i Rozwoju Służba Audytu Wewnętrznego przeprowadziła w 2018 r. podobny audyt dotyczący sąsiedzkiego funduszu inwestycyjnego oraz ram inwestycyjnych dla Bałkanów Zachodnich w Dyrekcji Generalnej ds. Polityki Sąsiedztwa i Negocjacji w sprawie Rozszerzenia. Audyt ten wykazał, że ogólny projekt obu tych instrumentów inwestycyjnych jest odpowiedni, występuje jednak szereg niedociągnięć w ich wdrażaniu, które należy usunąć, aby usprawnić działania w zakresie monitorowania oraz zarządzanie finansami.
Ponadto audyt procesu budowania wiarygodności w siedzibach głównych, który został przeprowadzony w siedzibie głównej Dyrekcji Generalnej ds. Współpracy Międzynarodowej i Rozwoju wykazał niedociągnięcie w procesie monitorowania rocznych deklaracji zarządczych. Roczne deklaracje zarządcze są składane przez międzynarodowe instytucje finansowe lub agencje krajowe wdrażające projekty w ramach zarządzania pośredniego. Służba Audytu Wewnętrznego przedstawiła Dyrekcji Generalnej ds. Współpracy Międzynarodowej i Rozwoju następujące zalecenia: (i) opracowanie szczegółowych wytycznych dotyczących procesu monitorowania (kontrole, terminy i działania następcze) oraz (ii) zamieszczanie w rocznym sprawozdaniu z działalności informacji na temat statusu deklaracji zarządczych oraz na temat ich wkładu w proces budowania wiarygodności.
4.1.2.3.Zarządzanie dzielone
W obszarze zarządzania dzielonego w ramach sześciu kontroli wykonania zadań / audytów kompleksowych poddano ocenie procesy zarządzania programami i płatnościami. W obszarze tym nie stwierdzono żadnych istotnych niedociągnięć dotyczących wykonania zadań.
4.2.Ograniczone wnioski Służby Audytu Wewnętrznego
W lutym 2019 r. Służba Audytu Wewnętrznego przedstawiła każdej dyrekcji generalnej i służbie ograniczone wnioski dotyczące stanu kontroli wewnętrznej. Wnioski te stanowią wkład w roczne sprawozdania z działalności za 2018 r. sporządzane przez zainteresowane dyrekcje generalne i służby. Opierają się one na pracach audytowych przeprowadzonych w ciągu ostatnich trzech lat i obejmują wszystkie otwarte zalecenia wydane do tej pory przez Służbę Audytu Wewnętrznego i byłe jednostki audytu wewnętrznego (w zakresie, w jakim służba przejęła te zalecenia). Wniosek Służby Audytu Wewnętrznego dotyczący stanu kontroli wewnętrznych ogranicza się do systemów zarządzania i kontroli, które zostały poddane audytowi. Wniosek ten nie obejmuje systemów, które w ostatnich trzech latach nie były kontrolowane przez Służbę Audytu Wewnętrznego.
Szczególną uwagę zwrócono w ograniczonych wnioskach na Agencję Wykonawczą ds. Edukacji, Kultury i Sektora Audiowizualnego w odniesieniu do jednego kluczowego i dwóch bardzo ważnych zaleceń wydanych w kontekście audytu programów Erasmus+ i Kreatywna Europa – faza druga zarządzania dotacjami, przy czym skutkiem tego podejścia było wprowadzenie zastrzeżeń do rocznego sprawozdania z działalności przedmiotowej służby.
4.3.Ogólna opinia dotycząca zarządzania finansami przez Komisję
Zgodnie z wymogami określonymi w statucie Służba Audytu Wewnętrznego wydaje coroczną ogólną opinię dotyczącą zarządzania finansami przez Komisję. Opiera się ona na pracach audytowych w zakresie zarządzania finansami przez Komisję przeprowadzonych przez Służbę Audytu Wewnętrznego w ciągu ostatnich trzech lat (2016–2018). Uwzględnia ona również informacje pochodzące z innych źródeł, takich jak sprawozdania Trybunału Obrachunkowego.
Podobnie jak w poprzednich wydaniach opinię ogólną za 2018 r. wydano z zastrzeżeniem, które dotyczy zastrzeżeń zgłoszonych przez delegowanych urzędników zatwierdzających w poświadczeniach wiarygodności. Wydając ogólną opinię, Służba Audytu Wewnętrznego przeanalizowała łączny wpływ: (i) szacowanych kwot obarczonych ryzykiem, które zostały wskazane w rocznych sprawozdaniach z działalności, (ii) zdolności naprawczych określonych na podstawie korekt finansowych i środków odzyskanych w przeszłości oraz (iii) szacunków przyszłych korekt i kwot obarczonych ryzykiem w chwili zamknięcia. Biorąc pod uwagę wielkość korekt finansowych i środków odzyskanych w przeszłości i zakładając, że poziom korekt w nadchodzących latach będzie porównywalny, budżet UE jest odpowiednio chroniony jako całość (chociaż może to nie dotyczyć poszczególnych obszarów polityki) i na przestrzeni czasu (niekiedy z kilkuletnim wyprzedzeniem).
Nie zgłaszając w ogólnej opinii dalszych zastrzeżeń, Służba Audytu Wewnętrznego podkreśliła następującą kwestię:
strategie nadzoru dotyczącego osób trzecich wdrażających polityki i programy.
Chociaż Komisja pozostaje w pełni odpowiedzialna za zapewnienie legalności i prawidłowości wydatków i za należyte zarządzanie finansami (a także za osiągnięcie celów polityki), w coraz większym stopniu polega ona na wdrażaniu programów przez osoby trzecie. Odbywa się to głównie poprzez delegowanie wdrażania budżetu operacyjnego lub określonych zadań państwom spoza UE, organizacjom międzynarodowym lub międzynarodowym instytucjom finansowym, organom i agencjom krajowym, wspólnym przedsięwzięciom, organom spoza UE i agencjom zdecentralizowanym Unii Europejskiej. Ponadto w niektórych obszarach polityki w większym stopniu wykorzystuje się instrumenty finansowe w ramach obecnych wieloletnich ram finansowych (2014–2020). Stosowanie takich instrumentów i alternatywnych mechanizmów finansowania wiąże się ze szczególnymi wyzwaniami i ryzykiem dla Komisji, co podkreślił również Trybunał Obrachunkowy.
Aby wypełnić wszystkie swoje obowiązki, departamenty Komisji muszą nadzorować wdrażanie programów i polityki oraz w razie potrzeby zapewnić wytyczne i wsparcie. W związku z tym muszą one opracować i wdrożyć odpowiednie, skuteczne i efektywne działania w zakresie nadzoru/monitorowania/sprawozdawczości w celu dopilnowania, aby delegowane podmioty i inni partnerzy skutecznie wdrażali programy, odpowiednio chronili interesy finansowe UE, w stosownych przypadkach postępowali zgodnie z umowami o delegowaniu zadań oraz aby wszelkie potencjalne problemy były identyfikowane i rozwiązywane tak szybko, jak to możliwe.
Służba Audytu Wewnętrznego w szeregu audytów zaleciła, aby w strategiach kontroli oraz rozwiązaniach dotyczących nadzoru odpowiednich departamentów Komisji określano w wyraźniejszy sposób priorytety i potrzebę uzyskania pewności co do należytego zarządzania finansami w tych organach unijnych i pozaunijnych. Chociaż w ostatnich latach podjęto – zarówno na szczeblu służb centralnych, jak i odpowiednich departamentów Komisji – działania służące ograniczeniu ryzyka zidentyfikowanego w wyniku prac audytowych, w niektórych obszarach nadal konieczne są dalsze usprawnienia.
Służba Audytu Wewnętrznego zauważa również, że – bez uszczerbku dla wyniku trwających negocjacji w sprawie nowych ram finansowych (2021–2027) – agencjom zdecentralizowanym oraz innym organom wdrażającym nadal będą powierzane obowiązki operacyjne w niektórych obszarach. W tym kontekście departamenty Komisji powinny kontynuować swoje wysiłki w celu określenia i oceny ryzyka związanego z delegowaniem zadań osobom trzecim, a także prowadzić skuteczne i efektywne działania nadzorcze, w dalszym ciągu rozwijając odpowiednie strategie kontroli.
W przyszłości Służba Audytu Wewnętrznego będzie monitorować zmiany dotyczące nowych wieloletnich ram finansowych, które to działanie będzie stanowić element aktualizacji jej oceny ryzyka strategicznego i planu audytów, aby w odpowiednim czasie ocenić powiązane wysokie ryzyko oraz, w stosownych przypadkach, ocenić gotowość departamentów Komisji do wdrażania nowych ram, kiedy zostaną one przyjęte.
|
Kwestie, które zostały poruszone w powyższych objaśnieniach uzupełniających audytora wewnętrznego, są przedmiotem szczególnej uwagi ze strony Komisji.
Innowacyjne instrumenty finansowe i alternatywne mechanizmy finansowania odgrywają coraz ważniejszą rolę w kontekście wykonania budżetu UE. Większe wykorzystanie instrumentów finansowych w ramach obecnych wieloletnich ram finansowych okazało się niezbędne w celu pobudzenia inwestycji prywatnych oraz maksymalizacji wpływu budżetu UE. Komisja zaproponowała, aby kontynuować ten proces w kolejnych ramach wieloletnich, i zobowiązała się do zapewnienia, aby wszelkie związane z tym ryzyko zostało odpowiednio ograniczone.
Komisja zwraca również szczególną uwagę na prawidłowy nadzór nad agencjami oraz innymi organami wdrażającymi. Przykładowo w 2018 r. służby centralne i departamenty Komisji powołały grupę roboczą w celu wyjaśnienia i doprecyzowania roli departamentów nadzorujących agencje wykonawcze. W odniesieniu do agencji zdecentralizowanych nowe ramowe rozporządzenie finansowe zapewniło poprawę rozwiązań w zakresie zarządzania, a agencje zdecentralizowane wzmacniają swoje zarządzanie ryzykiem. Komisja będzie nadal, w stosownych przypadkach, podejmować działania w celu stałego monitorowania i ograniczania ryzyka związanego z delegowaniem zadań osobom trzecim, a także w celu zapobiegania takiemu ryzyku.
|
5.Konsultacje z zespołem Komisji ds. nieprawidłowości finansowych
W 2018 r. zespół powołany na mocy art. 143 rozporządzenia finansowego, wydający opinię, o której mowa w art. 93 rozporządzenia finansowego(
), nie zgłosił problemów systemowych.
6.Środki łagodzące dotyczące potencjalnych konfliktów interesów (standardy międzynarodowe) – Dochodzenie prowadzone przez Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich
Obecny dyrektor generalny Służby Audytu Wewnętrznego, audytor wewnętrzny Komisji, pan Manfred Kraff, objął stanowisko w dniu 1 marca 2017 r. Pan M. Kraff pełnił wcześniej funkcję zastępcy dyrektora generalnego i księgowego Komisji w Dyrekcji Generalnej ds. Budżetu.
Zgodnie z międzynarodowymi standardami rewizji finansowej (
), w dniu 7 marca 2017 r., po mianowaniu na stanowisko dyrektora generalnego i audytora wewnętrznego, pan M. Kraff wydał instrukcje dotyczące środków, które miały zostać wprowadzone w celu złagodzenia lub uniknięcia wszelkich potencjalnych lub domniemanych konfliktów interesów w odniesieniu do prac audytowych prowadzonych przez Służbę Audytu Wewnętrznego i dotyczących jego wcześniejszych obowiązków. Środki te przedłużono w 2018 r. (na okres od dnia 1 marca 2018 r. do dnia 1 marca 2019 r.) i w 2019 r. w drodze instrukcji dla wszystkich pracowników Służby Audytu Wewnętrznego wydanych przez pana M. Kraffa w dniach 1 marca 2018 r. i 1 marca 2019 r. Środki te, które zostały obecnie przedłużone do dnia 1 marca 2020 r., przewidują, że pan M. Kraff nie będzie uczestniczył w nadzorowaniu prac audytowych związanych z operacjami, za które był odpowiedzialny przed dołączeniem do Służby Audytu Wewnętrznego. Nadzór nad pracami audytowymi dotyczącymi takich przypadków został ostatecznie włączony do zakresu odpowiedzialności pana Jeffa Masona, byłego p.o. dyrektora generalnego Służby Audytu Wewnętrznego (wrzesień 2016 r. – luty 2017 r.), a obecnie dyrektora Służby Audytu Wewnętrznego (IAS.B, audyt w Komisji i agencjach wykonawczych I). Środki te przewidywały również, że Komitet ds. Audytu zostanie poinformowany o tych instrukcjach i o ich wdrożeniu oraz że pan J. Mason będzie zwracał się do komitetu o ocenę każdej sytuacji, która może być interpretowana jako naruszająca niezależność lub obiektywizm pana M. Kraffa. W przypadkach tego rodzaju pan M. Kraff nie będzie sprawował nadzoru nad odnośnymi pracami audytowymi.
Zastosowane środki omówiono z Komitetem ds. Audytu podczas jego posiedzenia w marcu 2018 r. Komitet uznał, że w jego ocenie środki opracowane przez Służbę Audytu Wewnętrznego stanowią odpowiednią reakcję na ryzyko konfliktu interesów zgodnie z międzynarodowymi standardami i najlepszymi praktykami. Komitet odnotował również z zadowoleniem, że środki mające na celu zapewnienie niezależności organizacyjnej zostały wdrożone w praktyce w odniesieniu do odpowiednich audytów. Komitet ds. Audytu zapoznał się również z rzeczywistym wdrożeniem tych środków w 2018 r. na posiedzeniu swojej grupy przygotowawczej w dniu 30 stycznia 2019 r. Komitet ds. Audytu odnotował również z zadowoleniem, że środki te zostały wdrożone w praktyce w odniesieniu do szeregu audytów i uznał to za dominującą praktykę w zawodzie audytora wewnętrznego.
W dniu 4 grudnia 2017 r. Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich przesłał pismo do Komisji Europejskiej, w którym poinformował, że po otrzymaniu skargi obywatelskiej zostanie podjęte dochodzenie w celu dokonania oceny adekwatności środków podjętych przez Komisję z myślą o zapobieganiu wszelkim faktycznym (lub domniemanym) konfliktom interesów związanym z powołaniem nowego dyrektora generalnego Służby Audytu Wewnętrznego. Służba Audytu Wewnętrznego i centralne służby Komisji odniosły się do różnych kwestii podniesionych przez Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich i przedstawiły mu wszystkie właściwe dokumenty uzupełniające wraz z informacjami, o które się zwrócił. Służba Audytu Wewnętrznego zauważa, że w dniu 17 grudnia 2018 r. Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich w piśmie przesłanym do Komisji wskazał, że ocenił środki podjęte przez Komisję w celu uniknięcia wszelkich faktycznych lub potencjalnych konfliktów interesów jako „w dużej mierze uspokajające”. W swoim piśmie Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich zwrócił się jednak o dodatkowe informacje na temat jednej szczegółowej kwestii dotyczącej struktury raportowania w przypadku ocen za 2017 r. Komisja przesłała przedmiotowe informacje do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich w kwietniu 2019 r.
W dniach 27 września 2018 r. i 7 stycznia 2019 r. podczas przesłuchań w ramach procedury udzielania absolutorium za rok sprawozdawczy 2017 pan M. Kraff przedstawił Komisji Kontroli Budżetowej Parlamentu Europejskiego wprowadzone środki. Informacje na temat tych środków podano do wiadomości publicznej w rocznych sprawozdaniach z działalności Służby Audytu Wewnętrznego za lata 2017 i 2018 (wydanych w marcu 2018 r. i w marcu 2019 r.) oraz w rocznym sprawozdaniu Komisji z audytów wewnętrznych (wcześniejsze sprawozdanie na podstawie art. 99 ust. 5 rozporządzenia finansowego, wydane we wrześniu 2018 r.).
7.Dalsze monitorowanie i działania następcze po zaleceniach z audytu
Realizacja planów działania przygotowanych w odpowiedzi na audyty przeprowadzone przez Służbę Audytu Wewnętrznego w tym roku i w przeszłości przyczynia się do stałego ulepszania ram kontroli wewnętrznej Komisji. W dokumencie roboczym służb Komisji dołączonym do niniejszego sprawozdania podsumowano działania następcze, które są obecnie realizowane przez departamenty Komisji. Służba Audytu Wewnętrznego wykona zadania następcze dotyczące sprawdzenia wykonania planów działania. Zadania te zostaną przeanalizowane przez Komitet ds. Audytu, który przekaże stosowne informacje kolegium.
