EUR-Lex Access to European Union law
This document is an excerpt from the EUR-Lex website
Document 52014TA1210(39)
Report on the annual accounts of the Office for Harmonization in the Internal Market for the financial year 2013, together with the Office’s replies
Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Urzędu Harmonizacji Rynku Wewnętrznego za rok budżetowy 2013 wraz z odpowiedziami Urzędu
Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Urzędu Harmonizacji Rynku Wewnętrznego za rok budżetowy 2013 wraz z odpowiedziami Urzędu
Dz.U. C 442 z 10.12.2014, p. 332–339
(BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)
10.12.2014 |
PL |
Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej |
C 442/332 |
SPRAWOZDANIE
dotyczące sprawozdania finansowego Urzędu Harmonizacji Rynku Wewnętrznego za rok budżetowy 2013 wraz z odpowiedziami Urzędu
(2014/C 442/39)
WPROWADZENIE
1. |
Urząd Harmonizacji Rynku Wewnętrznego (zwany dalej „Urzędem”, inaczej „OHIM”) z siedzibą w Alicante został ustanowiony rozporządzeniem Rady (WE) nr 40/94 (1), które zostało uchylone i zastąpione rozporządzeniem (WE) nr 207/2009 (2). Zadaniem Urzędu jest wdrażanie prawa unijnego dotyczącego znaków towarowych i wzorów, zapewniającego przedsiębiorstwom jednolitą ochronę na całym terytorium Unii Europejskiej (3). |
INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI
2. |
Przyjęte przez Trybunał podejście kontrolne obejmuje analityczne procedury kontrolne, bezpośrednie badanie transakcji oraz ocenę kluczowych mechanizmów kontrolnych w stosowanych przez Urząd systemach nadzoru i kontroli. Elementami uzupełniającymi to podejście są dowody uzyskane na podstawie prac innych kontrolerów (w stosownych przypadkach) oraz analiza oświadczeń kierownictwa. |
POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI
Zadania kierownictwa
Zadania Trybunału
Opinia na temat wiarygodności rozliczeń
Opinia na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń
|
10. |
Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału. |
UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM
11. |
Kwota anulowanych środków przeniesionych z lat poprzednich wzrosła z 4,2 mln euro (13 %) w 2012 r. do 6,0 mln euro (16 %) w roku 2013. W obu latach było to spowodowane przede wszystkim niższymi niż przewidywano zwrotami kosztów w ramach umów o współpracy z urzędami krajowymi w państwach członkowskich (1,9 mln euro w 2012 r. i 3,8 mln euro w roku 2013), co sugeruje potrzebę uzyskiwania od urzędów krajowych bardziej precyzyjnych informacji na koniec roku o faktycznie poniesionych kosztach. |
12. |
W 2013 r. poziom środków, na które zaciągnięto zobowiązania, wynosił pomiędzy 98 % a 89 % całości środków, co sugeruje, że zobowiązania prawne zaciągano w sposób terminowy. Poziom środków, na które zaciągnięto zobowiązania, przeniesionych na 2014 r. był wysoki w tytule II (wydatki administracyjne), gdzie wyniósł 23,9 mln euro (28 %), i w tytule III, gdzie wyniósł 13,3 mln euro (38 %). W przypadku tytułu II było to następstwem wieloletnich umów dotyczących przede wszystkim budowy nowej siedziby, a także zamówień na prace programistyczne oraz usługi i materiały informatyczne, które zgodnie z planem złożono pod koniec 2013 r., natomiast termin płatności za nie przypadał dopiero w roku 2014. W przypadku tytułu III było to związane głównie z umowami o współpracy z urzędami krajowymi w państwach członkowskich, w ramach których termin przedstawienia zestawień poniesionych wydatków przez urzędy krajowe przypadał dopiero w 2014 r., oraz ze składanymi w ostatnich miesiącach 2013 r. zwykłymi zamówieniami na usługi tłumaczeniowe, za które termin płatności przypadał dopiero w roku 2014. |
INNE UWAGI
13. |
Urząd posiada plan zapewnienia ciągłości działania oraz zarządzania w sytuacjach kryzysowych, zgodnie z którym około 25 funkcji musi być cały czas obsadzonych przez dyżurujących pracowników. Środki budżetowe na dodatki za dyżury są wprawdzie zatwierdzane co roku przez Komitet Budżetowy Urzędu, jednak wypłacona w 2013 r. kwota (4 02 458 euro) znacznie przekracza wysokość tego rodzaju dodatków wypłacanych przez inne agencje, które muszą zapewnić ciągłość działania. |
DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z ZESZŁOROCZNYMI UWAGAMI
14. |
Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w roku poprzednim przedstawiono w załączniku I. |
Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Milan Martin CVIKL, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 8 lipca 2014 r.
W imieniu Trybunału Obrachunkowego
Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
Prezes
(1) Dz.U. L 11 z 14.1.1994, s. 1.
(2) Dz.U. L 78 z 24.3.2009, s. 1.
(3) Do celów informacyjnych w załączniku II skrótowo przedstawiono kompetencje i działania Urzędu.
(4) Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu oraz rachunku wyniku ekonomicznego, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w aktywach netto oraz opisu znaczących zasad (polityki) rachunkowości i informacji dodatkowej.
(5) Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje rachunek wyniku budżetowego wraz z załącznikiem.
(6) Art. 38 i 43 regulaminu nr CB-3-09 Komitetu Budżetowego Urzędu Harmonizacji Rynku Wewnętrznego.
(7) Zasady rachunkowości przyjęte przez księgowego Komisji opierają się na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości Sektora Publicznego (IPSAS) wydanych przez Międzynarodową Federację Księgowych, a w kwestiach nimi nieobjętych – na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości (MSR)/Międzynarodowych Standardach Sprawozdawczości Finansowej (MSSF) wydanych przez Radę Międzynarodowych Standardów Rachunkowości.
(8) Art. 91–95 regulaminu nr CB-3-09 Komitetu Budżetowego Urzędu Harmonizacji Rynku Wewnętrznego.
ZAŁĄCZNIK I
Działania podjęte w związku z zeszłorocznymi uwagami
Rok |
Uwagi Trybunału |
Działania naprawcze (zrealizowane/w trakcie realizacji/niepodjęte/brak danych lub nie dotyczy) |
2011 |
Trybunał stwierdził kilka niedociągnięć dotyczących umowy o gwarantowanym poziomie usług z 2011 r. zawartej między Urzędem a Centrum Tłumaczeń dla Organów UE (CDT). Umowa ta została podpisana przez Urząd w dniu 20 czerwca 2011 r. i zgodnie z art. 10 miała zastosowanie od dnia 1 stycznia 2011 r. Wykonanie umowy rozpoczęło się przed jej podpisaniem. Na wniosek CDT Urząd wpłacił 1,8 mln euro w ramach rekompensaty (1). Ponadto płatność ta została autoryzowana bez zobowiązania budżetowego i bez dostępnych środków (2). |
nie dotyczy |
2011 |
Wskazana jest poprawa zarządzania przez Urząd aktywami trwałymi. W kwestii wartości niematerialnych i prawnych opracowanych przez Urząd procedury księgowe i informacje dotyczące kosztów nie były wiarygodne. |
zrealizowane |
2011 |
Środki pieniężne będące do dyspozycji Urzędu na dzień 31 grudnia 2011 r. wynosiły 520 mln euro (495 mln euro w 2010 r.). Zgodnie z polityką zarządzania środkami pieniężnymi zatwierdzoną przez Komitet Budżetowy w 2010 r. środki pieniężne były przechowywane w 9 bankach w 5 państwach członkowskich. |
zrealizowane Trybunał wciąż odnotowuje jednak wysoki poziom środków pieniężnych. |
2012 |
Z kwoty 31,9 mln euro środków, na które zaciągnięto zobowiązania, przeniesionych z roku 2011 na rok 2012, w 2012 r. anulowano 4,16 mln euro (13 %). Z tej kwoty 1,93 mln euro związane było z umowami o współpracy z państwami członkowskimi, które nie wykorzystały całości przyznanych im środków. |
nie dotyczy |
2012 |
W 2012 r. ogólny poziom środków, na które zaciągnięto zobowiązania, wyniósł 93 %, co sugeruje, że zobowiązania zaciągano w sposób terminowy. Poziom środków, na które zaciągnięto zobowiązania, przeniesionych na 2013 r. był jednak wysoki i wyniósł 36,7 mln euro (19 % całości środków, na które zaciągnięto zobowiązania), z czego 21,7 mln euro dotyczyło tytułu II (wydatki administracyjne), a 14,1 mln euro – tytułu III (wydatki operacyjne). Głównym powodem wysokiego poziomu przeniesień było otrzymanie z opóźnieniem faktur za towary i usługi dostarczone w 2012 r. Dokładniej rzecz ujmując, w przypadku tytułu II wysoki poziom przeniesień związany był również z szeregiem wieloletnich umów dotyczących budowy nowej siedziby Urzędu (6,09 mln euro) oraz zamówień na prace programistyczne (7,67 mln euro). W przypadku tytułu III przeniesienia związane są w znacznej części z umowami o współpracy z państwami członkowskimi, w ramach których termin przedstawienia zestawień poniesionych wydatków upływał dopiero w 2013 r. (8,13 mln euro). Ponadto w ostatnich miesiącach 2012 r. zamówiono usługi tłumaczeniowe (5,43 mln euro), za które termin płatności przypadał dopiero w 2013 r. |
nie dotyczy |
(1) Wartość minimalna została określona w umowie na 16,3 mln euro. Usługi wyświadczone w 2011 r. wyniosły 14,5 mln euro.
(2) Płatność tę wykonano z budżetu na rok 2012.
ZAŁĄCZNIK II
Urząd Harmonizacji Rynku Wewnętrznego (Alicante)
Kompetencje i zadania
Zakres kompetencji Unii według Traktatu (art. 36 i 56 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej) |
Swobodny przepływ towarów […] zakazy lub ograniczenia [...] uzasadnione względami [...] ochrony własności przemysłowej i handlowej [nie powinny] stanowić środka arbitralnej dyskryminacji ani ukrytych ograniczeń w handlu między państwami członkowskimi. […] ograniczenia w swobodnym świadczeniu usług wewnątrz Unii są zakazane w odniesieniu do obywateli państw członkowskich mających swe przedsiębiorstwo w państwie członkowskim innym niż państwo odbiorcy świadczenia. [...] |
||||||||||||||||||||||||||||||||
Kompetencje Urzędu (rozporządzenie Rady (WE) nr 207/2009) (rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 386/2012) |
Cele Wdrażanie prawa unijnego dotyczącego znaków towarowych i wzorów, zapewniającego przedsiębiorstwom jednolitą ochronę na całym terytorium Unii Europejskiej. Wspieranie dyskusji, badań, kształcenia, komunikacji, tworzenia zaawansowanych narzędzi wsparcia informatycznego i propagowanie dobrych praktyk w dziedzinie własności intelektualnej. Zadania
|
||||||||||||||||||||||||||||||||
Zarządzanie |
Rada Administracyjna Skład
Zadania
Prezes Urzędu
Komitet Budżetowy Skład
Zadania
Decyzje związane z wnioskami Decyzje podejmowane są przez:
Kontrola zewnętrzna Europejski Trybunał Obrachunkowy. Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu Komitet Budżetowy Urzędu. |
||||||||||||||||||||||||||||||||
Środki udostępnione Urzędowi w roku 2013 (2012) |
Budżet 418 (429) mln euro Zatrudnienie na dzień 31 grudnia 2013 r. 861 (775) stanowisk w planie zatrudnienia, w tym obsadzonych: 731 (680) plus 171 (138) innych stanowisk (kontrakty pomocnicze, oddelegowani eksperci krajowi, personel lokalny i zewnętrzny, doradcy specjalni) Łączna liczba pracowników: 902 (818) |
||||||||||||||||||||||||||||||||
Produkty i usługi w roku 2013 (2012) |
Znaki towarowe Liczba zgłoszeń: 1 14 421 (1 07 924) Liczba rejestracji: 98 092 (95 645) Liczba otrzymanych sprzeciwów: 17 006 (16 634) Odwołania do Izb Odwoławczych: 2 602 (2 339) Odwołania w toku: 2 361 (2 352) Wzory Wzory otrzymane: 95 429 (92 175) Wzory zarejestrowane: 84 056 (78 658) |
||||||||||||||||||||||||||||||||
Źródło: załącznik przekazany przez Urząd. |
ODPOWIEDZI URZĘDU
11. |
Urząd wprowadza obecnie wraz z urzędami krajowymi środki, aby zmniejszyć wysoki poziom anulowanych środków przeniesionych z lat poprzednich. Wprowadzono projekt pilotażowy dotyczący sprawozdania okresowego z wykonania projektu sporządzanego co 6 miesięcy. Chodzi o uwzględnienie w tych projektach pilotażowych ważnych projektów, które Urząd realizuje z urzędami krajowymi po tym, jak uczestnictwo w tych pilotach zostanie rozszerzone. Urząd przeanalizuje również możliwe korekty do umów (na 2015 r.) z urzędami krajowymi w celu zmniejszenia zbędnych przeniesień. |
12. |
Poza środkami, o których mowa powyżej, które zmniejszą wysoki poziom przeniesień głównie w tytule III, ale także w tytule II, Urząd jest obecnie w trakcie opracowywania wspólnie z CDT systemu mającego na celu zmniejszenie wielkości przeniesień na koniec roku. Ponadto, jak wspomniał Trybunał, rozbudowa siedziby Urzędu oraz rozwój informatyczny uzasadniają wysoki poziom przeniesień w tytule II. Urząd wdraża środki, dzięki którym będzie można lepiej kontrolować kwoty przeniesień z roku na rok. |
13. |
Zgodnie z wymogami międzynarodowych standardów jakości (ISO 27001) i standardów kontroli wewnętrznej (ICS 10) przyjętych przez Komitet Budżetowy Urzędu, Urząd wprowadził plan ciągłości działania (BCP). Obecnie jest on również przewidziany w ramowym rozporządzeniu finansowym z 2013 r. W listopadzie 2006 r. rady zarządzające Urzędu – Rada Administracyjna i Komitet Budżetowy – zostały poinformowane o strategii UHRW opierającej się na scenariuszu trójpoziomowym (poziom 0: zespół zarządzania kryzysowego; poziom 1: zespoły informatyczne i logistyczne, zespół ds. koordynacji działań naprawczych i globalny zespół komunikacyjny; poziom 2: zespoły, które będą realizować działania naprawcze) i ją poparły. W regulaminie pracowniczym przewidziano płatności na rzecz pracowników zaangażowanych w zadania w ramach dyżuru. Wpływ tych płatności na budżet jest ujęty w specjalnej linii budżetowej aktualizowanej (zgodnie z potrzebami organizacji) i włączanej co roku do budżetu. PCD ustanowiono po realizacji wyczerpującej analizy oddziaływania z pomocą konsultantów zewnętrznych i obejmuje CAŁĄ działalność Urzędu. Urząd ma 25 funkcji, które są cały czas obsadzone przez dyżurujących pracowników, a płatności z tym związane wyniosły w 2013 r. 4 02 458 EUR. Przyczyny, dla których PCD zakłada tak dynamiczną strukturę, są następujące: Urząd ma dość silną ekspozycję i widoczność w odniesieniu do zainteresowanych stron i musi zapewnić działający przez całą dobę elektroniczny serwis internetowy wraz z natychmiastową reakcją na aktywność użytkowników. Brak dostępności systemu informatycznego miałby poważne konsekwencje dla ciągłości działalności. W całym Urzędzie ciągłość działania jest zatem niezbędna i wszystkie działy są w nią zaangażowane (widoczność działań, takich jak działania w zakresie współpracy z państwami członkowskimi oraz wchodzące w kompetencje Obserwatorium, interakcje z biurem w Brukseli, wsparcie ze strony telepracowników, zapewnienie dobrego funkcjonowania pobierania opłat (zautomatyzowanego systemu informatycznego stosowanego przez cały Urząd) i wreszcie zaangażowanie personelu ds. zamówień, który ma określoną rolę centralizującą w zakresie interwencji (zarządzanie dokumentacją gospodarczą) w przypadku katastrofy). W związku z wielkością i międzynarodowym profilem naszych dostawców ilość oficjalnych dokumentów jest wysoka i w dużym stopniu zależna od aspektów informatycznych. Te powody stanowią, w naszej opinii, uzasadnienie różnic w stosunku do innych agencji. Od czasu ustanowienia Urząd korzystał już dwukrotnie z dyżurów, przy czym ostatni raz wiązał się z wprowadzeniem nowej strony internetowej. Wysokość płatności związanych z dyżurami w 2013 r. stanowi mniej niż 0,5 % całkowitych wydatków w tytule I. Koszty te odzwierciedlają również mniej niż przychód z jednego dnia działalności serwisu internetowego Urzędu. Urząd rozważy uwagę poczynioną przez Trybunał Obrachunkowy w swoim rocznym przeglądzie procesów, procedur i programów, aby zapewnić ciągłą poprawę. |
14. |
Urząd przyjmuje do wiadomości, że Trybunał Obrachunkowy uznał wszystkie ustalenia z zeszłego roku za spełnione lub niemające zastosowania. |