This document is an excerpt from the EUR-Lex website
Document 52013TA1213(14)
Report on the annual accounts of the European Chemicals Agency for the financial year 2012, together with the Agency’s replies
Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji Chemikaliów za rok budżetowy 2012 wraz z odpowiedziami Agencji
Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji Chemikaliów za rok budżetowy 2012 wraz z odpowiedziami Agencji
Dz.U. C 365 z 13.12.2013, p. 97–105
(BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)
13.12.2013 |
PL |
Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej |
C 365/97 |
SPRAWOZDANIE
dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji Chemikaliów za rok budżetowy 2012 wraz z odpowiedziami Agencji
2013/C 365/14
WPROWADZENIE
1. |
Europejska Agencja Chemikaliów (zwana dalej „Agencją”, inaczej „ECHA”) z siedzibą w Helsinkach została ustanowiona rozporządzeniem (WE) nr 1907/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady (1). Do jej głównych zadań należy zapewnienie wysokiego poziomu ochrony zdrowia ludzkiego i środowiska, jak również swobodnego przepływu substancji na rynku wewnętrznym, przy jednoczesnym wsparciu konkurencyjności i innowacyjności. Agencja propaguje ponadto rozwój alternatywnych metod oceny zagrożeń stwarzanych przez substancje (2). |
INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI
2. |
Przyjęte przez Trybunał podejście kontrolne obejmuje analityczne procedury kontrolne, bezpośrednie badanie transakcji oraz ocenę kluczowych mechanizmów kontrolnych w stosowanych przez Agencję systemach nadzoru i kontroli. Elementami uzupełniającymi to podejście są dowody uzyskane na podstawie prac innych kontrolerów (w stosownych przypadkach) oraz analiza oświadczeń kierownictwa. |
POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI
3. |
Na mocy postanowień art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE) Trybunał zbadał:
|
Zadania kierownictwa
4. |
Na mocy art. 33 i 43 rozporządzenia Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 (5) kierownictwo odpowiada za sporządzenie i rzetelną prezentację rocznego sprawozdania finansowego Agencji oraz za legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw:
|
Zadania Trybunału
5. |
Zadaniem Trybunału jest przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie (7), na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Agencji oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Trybunał przeprowadza kontrolę zgodnie z wydanymi przez IFAC Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej i kodeksem etyki oraz z Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli wydanymi przez INTOSAI (ISSAI). Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Agencji nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe. |
6. |
W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w rocznym sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Dobór procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia – w wyniku nadużycia lub błędu – istotnego zniekształcenia w rocznym sprawozdaniu finansowym lub istotnej niezgodności transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania z wymogami przepisów Unii Europejskiej. W celu zaprojektowania procedur kontroli odpowiednich w danych okolicznościach kontroler, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej w zakresie dotyczącym sporządzania i rzetelnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego oraz systemy nadzoru i kontroli wprowadzone celem zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Kontrola obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad (polityki) rachunkowości oraz racjonalności sporządzonych szacunków księgowych, a także ocenę ogólnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego. |
7. |
Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli stanowią wystarczającą i odpowiednią podstawę do wydania poświadczenia wiarygodności. |
Opinia na temat wiarygodności rozliczeń
8. |
W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Agencji przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach jej sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2012 r. oraz wyniki transakcji i przepływy pieniężne za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami jej regulaminu finansowego oraz z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji. |
Opinia na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń
9. |
W opinii Trybunału transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Agencji za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2012 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
10. |
Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału. |
UWAGI DOTYCZĄCE MECHANIZMÓW KONTROLNYCH
11. |
Wyniki spisu z natury dowodzą poważnych słabości w zakresie zabezpieczenia i śledzenia aktywów trwałych. Brak jest procedury śledzenia oprogramowania i podzespołów wewnętrznych (2 370 pozycji z 5 878 teleinformatycznych aktywów trwałych w ewidencji). Ponadto nie znaleziono 306 pozycji, w tym 93 komputerów przenośnych i 29 stacjonarnych. |
UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM
12. |
Wskaźnik wykonania budżetu za 2012 r. był zadowalający w tytułach I i II. W tytule III zanotowano wprawdzie wysoki poziom przeniesień środków, na które zaciągnięto zobowiązania (50 %, tj. 11,3 mln euro), jednak związane jest to przede wszystkim z wieloletnim charakterem ważnych projektów informatycznych (3,7 mln euro), z ocenami substancji, w przypadku których termin oceny rocznej przypada w lutym roku następnego (1,8 mln euro), z tłumaczeniami, które nie zostały jeszcze wykonane na koniec roku (1,3 mln euro) oraz z rozpoczęciem w drugiej połowie roku dwóch nowych działań: w zakresie produktów biobójczych (1,2 mln euro) i w zakresie procedury zgody po uprzednim poinformowaniu (1,3 mln euro). |
DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z ZESZŁOROCZNYMI UWAGAMI
13. |
Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w roku poprzednim przedstawiono w załączniku I. |
Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Louis GALEA, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 9 lipca 2013 r.
W imieniu Trybunału Obrachunkowego
Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
Prezes
(1) Dz.U. L 396 z 30.12.2006, s. 1.
(2) Do celów informacyjnych w załączniku II skrótowo przedstawiono kompetencje i działania Agencji.
(3) Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu oraz rachunku wyniku ekonomicznego, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w aktywach netto oraz opisu znaczących zasad (polityki) rachunkowości i informacji dodatkowej.
(4) Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje rachunek wyniku budżetowego wraz z załącznikiem.
(5) Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72.
(6) Zasady rachunkowości przyjęte przez księgowego Komisji opierają się na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości Sektora Publicznego (IPSAS) wydanych przez Międzynarodową Federację Księgowych, a w kwestiach nimi nieobjętych – na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości (MSR) / Międzynarodowych Standardach Sprawozdawczości Finansowej (MSSF) wydanych przez Radę Międzynarodowych Standardów Rachunkowości.
(7) Art. 185 ust. 2 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 (Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1).
ZAŁĄCZNIK I
Działania podjęte w związku z zeszłorocznymi uwagami
Rok |
Uwagi Trybunału |
Działania naprawcze (zrealizowane / w trakcie realizacji / niepodjęte / brak danych lub nie dotyczy) |
2011 |
Budżet Agencji na 2011 r. wyniósł 93,2 mln euro, z czego 14,9 mln euro (16 %) zostało przeniesionych na rok 2012. Przeniesione środki związane z tytułem III (wydatki operacyjne) wyniosły 11,5 mln euro (55 %). Poziom przeniesień jest zbyt wysoki i niezgodny z zasadą jednoroczności budżetu. |
w trakcie realizacji |
2011 |
Wyniki ostatniego spisu z natury przeprowadzonego w 2011 r. wskazują na kilka niedociągnięć, w szczególności dotyczących niskiego odsetka aktywów teleinformatycznych sprawdzonych pod kątem wartości. Nie ma formalnej polityki dotyczącej spisu aktywów trwałych. |
w trakcie realizacji |
2011 |
Agencja rejestruje koszty związane z projektami teleinformatycznymi, które już są w użyciu, jako wydatki, podczas gdy powinna je uznać za aktywa trwałe. |
zrealizowane |
2011 |
Trybunał stwierdził uchybienia w procedurach doboru pracowników. Brak dowodów na to, że progi punktowe konieczne do przejścia różnych etapów procedur oraz pytania na rozmowy kwalifikacyjne i na egzaminy pisemne były ustalone przez przystąpieniem do badania kandydatur. Deklaracje o braku konfliktu interesów nie pozwalały wykryć przypadków konfliktu interesów członków komisji rekrutacyjnej ani im zapobiec. W jednym przypadku procedura wyboru pracownika była nieprawidłowa, gdyż został on zatrudniony na stanowisko inne od opublikowanego wakatu. |
zrealizowane |
ZAŁĄCZNIK II
Europejska Agencja Chemikaliów (Helsinki)
Kompetencje i działania
Zakres kompetencji Unii według Traktatu |
Gromadzenie informacji
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Kompetencje Agencji (zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 1907/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady (rozporządzenie REACH), rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1272/2008 (w sprawie klasyfikacji, oznakowania i pakowania substancji i mieszanin), rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 528/2012 (rozporządzenie o produktach biobójczych) oraz rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 649/2012 (zgoda po uprzednim poinformowaniu)) |
Cele
Zadania
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Zarządzanie |
Zarząd Zarząd składa się z jednego przedstawiciela z każdego państwa członkowskiego mianowanego przez Radę i nie więcej niż sześciu przedstawicieli mianowanych przez Komisję, w tym trzech przedstawicieli zainteresowanych stron bez prawa głosu, a także dwóch niezależnych osób mianowanych przez Parlament Europejski (art. 79 rozporządzenia REACH). Zadania Zgodnie z art. 78 rozporządzenia REACH oraz z ramowym rozporządzeniem finansowym dotyczącym agencji, zadania obejmują głównie przyjmowanie rocznych i wieloletnich programów prac, ostatecznego budżetu, ogólnego sprawozdania, regulaminu wewnętrznego oraz mianowanie dyrektora wykonawczego i sprawowanie nad nim władzy dyscyplinarnej. Ponadto Zarząd powołuje członków Rady Odwoławczej i komitetów. Dyrektor wykonawczy Zadania Art. 83 rozporządzenia REACH. Komitety W ramach Agencji działają 3 komitety (Komitet ds. Oceny Ryzyka, Komitet Państw Członkowskich oraz Komitet ds. Analiz Społeczno-Ekonomicznych). Zadania Art. 76 ust. 1 lit. c)–e) rozporządzenia REACH. Forum wymiany informacji na temat egzekwowania przepisów Zadania Art. 76 ust. 1 lit. f) rozporządzenia REACH. Sekretariat Zadania Art. 76 ust. 1 lit. g) rozporządzenia REACH. Rada Odwoławcza Zadania Art. 76 ust. 1 lit. h) rozporządzenia REACH. Kontrola zewnętrzna Europejski Trybunał Obrachunkowy. Kontrola wewnętrzna Służba Audytu Wewnętrznego Komisji. Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu Parlament Europejski działający na zalecenie Rady (art. 97 ust. 10 rozporządzenia REACH). |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Środki udostępnione Agencji w roku 2012 (2011) |
Budżet (w tym budżety korygujące)
Zatrudnienie na dzień 31 grudnia 2012 r.
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Produkty i usługi w roku 2012 (2011) |
Program prac ECHA obejmował 16 niżej wymienionych działań: Działania rejestracyjne, przedrejestracyjne i związane ze wspólnym korzystaniem z danych
Ocena
Zarządzanie ryzykiem
Klasyfikacja i oznakowanie
Doradztwo i udzielanie pomocy
Naukowe narzędzia informatyczne
Doradztwo naukowo-techniczne oferowane instytucjom i organom unijnym
Komitety i forum
Rada Odwoławcza
Komunikacja
Współpraca międzynarodowa
Zarządzanie
Finanse, udzielanie zamówień publicznych i księgowość
Kadry i służby administracyjne
Informatyka i telekomunikacja
Produkty biobójcze
PIC
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Źródło: informacje przekazane przez Agencję. |
ODPOWIEDZI AGENCJI
11. |
Nowa funkcjonalność/wersja modułu ABAC Assets (wer. 2.7.2) została wdrożona w lipcu 2012 r. i umożliwia lepsze śledzenie podzespołów wewnętrznych, do których brak jest fizycznego dostępu. Proces ten wymaga jednakże znacznego nakładu pracy, przez co nie można było go ukończyć przed spisem środków trwałych za 2012 r. Agencja potwierdza, że wzmocni swój proces zarządzania spisem środków trwałych. W związku z tym weryfikacja spisu środków trwałych zostanie przeprowadzona wcześniej w 2013 r., aby umożliwić wystarczającą ilość czasu na analizę i pełne prześledzenie wszystkich środków trwałych. Tymczasem rozpoczęto już prace nad projektem utworzenia oprogramowania komputerowego do zarządzania licencjami, który umożliwi właściwą kontrolę środków niematerialnych i prawnych. |
12. |
Agencja docenia pierwszą uwagę Trybunału i zapewnia, że będzie w dalszym ciągu dbać o to, aby wszelkie operacje przeniesień w tytule III były uzasadnione. |