«9.12.

Dans deux des cinq cas audités, les informations dont disposaient les services du Parlement européen en ce qui concerne la situation personnelle et familiale des agents n’étaient pas à jour ou n’avaient pas été traitées comme il convenait. Dans l’un de ces cas, cela a donné lieu à des paiements indus.

9.13.

Selon les règles internes (1) régissant l’emploi d’assistants parlementaires accrédités, ces derniers sont autorisés à fournir le certificat médical et d’autres documents requis pour la conclusion des contrats au plus tard trois mois après la date de début de leur contrat d’engagement initial. Cette dérogation est en contradiction avec les dispositions des articles 128 et 129 du régime applicable aux autres agents des Communautés européennes (RAA) (2), selon lesquelles toutes les conditions nécessaires au recrutement doivent être remplies avant la conclusion du contrat. Cela est illustré par le fait que, dans cinq des dix cas audités, les assistants parlementaires accrédités ont présenté les certificats médicaux requis trois à sept mois après la conclusion du contrat. En ce qui concerne le respect des exigences en matière de connaissances linguistiques, dans aucun des dix cas examinés lors de l’audit, les dossiers ne comportaient de documents attestant que des contrôles avaient été effectués (3).

9.14.

Les articles 47 et 48 des modalités d’exécution du règlement financier disposent que tout acte d’exécution budgétaire doit faire l’objet d’une vérification ex-ante. Pour neuf des dix procédures de recrutement d’assistants parlementaires accrédités examinées lors de l’audit, les dossiers ne comprenaient aucun document attestant le contrôle ex-ante des documents de recrutement. La meilleure pratique consiste à s’assurer que tous les documents officiels sont dûment remplis et archivés à des fins de contrôle interne.

9.15.

Dix procédures de passation de marchés ont été examinées. Dans deux cas concernant l’entretien des bâtiments et les services d’impression, l’audit a fait apparaître des insuffisances dans l’application des critères de sélection et d’attribution.

9.16.

S’agissant de la procédure relative à l’entretien des bâtiments, les soumissionnaires n’avaient pas reçu d’informations détaillées sur la méthode adoptée pour évaluer leurs offres. Pour un lot d’une valeur de 750 000 euros sur quatre ans (faisant partie d’un marché d’un montant total de 23 141 740 euros), la valeur estimative des matériaux à utiliser, qui représentait 40 % de celle du lot, ne figurait pas dans le dossier d’appel d’offres. Les soumissionnaires étaient simplement tenus d’indiquer un taux de marge bénéficiaire brute sur les matériaux et se trouvaient donc dans l’impossibilité de présenter une offre plus compétitive en combinant de manière optimale les éléments de leur proposition financière.

9.17.

Dans le cas d’une procédure négociée relative à des services d’impression, la spécification portant sur le lieu où les services devaient être fournis n’était pas rédigée de manière claire et transparente. En outre, les 11 soumissionnaires potentiels consultés étaient tous basés au Luxembourg, ce qui limitait la concurrence transfrontalière. Parmi ceux-ci, seul l'ancien contractant a soumis une offre; il a remporté le marché, d’une valeur de 60 000 euros sur quatre ans. Par ailleurs, le respect des critères de sélection n’a pas été contrôlé avant le début des négociations, ce qui est contraire aux dispositions de l’article 122, paragraphe 3, des modalités d’exécution du règlement financier.