52009DC0256

[pic] | KOMISJA WSPÓLNOT EUROPEJSKICH |

Bruksela, dnia 8.6.2009

KOM(2009) 256 wersja ostateczna

KOMUNIKAT KOMISJI DO PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO, RADY I TRYBUNAŁU OBRACHUNKOWEGO

Podsumowanie osiągnięć Komisji w zakresie zarządzania za rok 2008

KOMUNIKAT KOMISJI DO PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO, RADY I TRYBUNAŁU OBRACHUNKOWEGO

Podsumowanie osiągnięć Komisji w zakresie zarządzania za rok 2008

1. Wprowadzenie

Zgodnie z art. 274 Traktatu WE Komisja ponosi całkowitą odpowiedzialność za wykonanie budżetu UE. Jest to jedno z najważniejszych zadań powierzonych Komisji, jako że budżet UE stanowi podstawowe narzędzie realizacji strategii politycznych Unii, a skuteczne wydawanie unijnych środków może mieć duży wpływ na to, czy UE spełni oczekiwania swoich obywateli.

Operacyjne wykonanie budżetu przekazane jest przez kolegium dyrektorom generalnym, którzy jako „delegowani urzędnicy zatwierdzający” odpowiadają za należyte i efektywne gospodarowanie finansami oraz zapewnienie skutecznych i efektywnych systemów kontroli w podległych im służbach.

Dyrektorzy generalni składają sprawozdanie z wykonania swoich obowiązków w formie rocznego sprawozdania z działalności [1], które zawiera podpisane poświadczenie wiarygodności dotyczące przede wszystkim ich zadań jako delegowanych urzędników zatwierdzających i koncentrujące się na zgodności z prawem i prawidłowości transakcji finansowych. Jest to podstawowe narzędzie, za pomocą którego rozliczają się oni wobec kolegium . Zanim dyrektor generalny złoży swój podpis pod rocznym sprawozdaniem z działalności, jego treść jest przedmiotem dyskusji z komisarzem (lub komisarzami).

Przyjmując niniejsze sprawozdanie podsumowujące, Komisja bierze na siebie odpowiedzialność polityczną za wyniki zarządzania osiągnięte przez dyrektorów generalnych i szefów służb , w oparciu o poświadczenia i zastrzeżenia przedstawione przez nich w rocznych sprawozdaniach z działalności. Komisja wymienia również najważniejsze kwestie z zakresu zarządzania, którymi należy zająć się w trybie priorytetowym, i nakreśla kierunek działań mających doprowadzić do usunięcia wykrytych uchybień. Są to kwestie, na które wskazano w rocznych sprawozdaniach z działalności (nawet jeśli nie zostały opatrzone zastrzeżeniem).

Niniejsze sprawozdanie podsumowujące jest ostatnim sprawozdaniem podsumowującym przyjętym w trakcie kadencji obecnej Komisji. Otrzymanie nieopatrzonego żadnym zastrzeżeniem poświadczenia wiarygodności od Trybunału Obrachunkowego było celem, który pozwolił zmobilizować się do działania i skierować uwagę na takie najważniejsze kwestie, jak uproszczenie legislacji, wdrożenie zintegrowanych ram kontroli wewnętrznej, wzmocnienie nadzorczej roli Komisji w dzielonym zarządzaniu finansami unijnymi oraz działanie na rzecz osiągnięcia porozumienia w sprawie wspólnej definicji poziomu ryzyka błędu.

Komisja wyraża zadowolenie z faktu, iż – nawet jeśli istnieje możliwość dalszej poprawy – przez ostatnie pięć lat osiągnięto znaczny postęp w zarządzaniu finansami w najważniejszych obszarach wydatków UE, przede wszystkim w obszarze spójności, badań naukowych i rolnictwa. Osiągnięcia te były możliwe dzięki daleko zakrojonym zmianom w systemach zarządzania i kontroli oraz metodach i kulturze pracy.

2. Wzmocnienie podstaw wiarygodności

2.1. Usprawnienie mechanizmów kontroli w celu zapewnienia zgodności z prawem i prawidłowości transakcji w całej Komisji

W 2008 r. Komisja wypełniła zobowiązania zaciągnięte w 2007 r. w zakresie środków na rzecz wzmocnienia mechanizmów kontroli w celu zapewnienia zgodności z prawem i prawidłowości transakcji. W opinii Komisji następuje stała poprawa w dziedzinie skutecznego zarządzania ryzykiem. W październiku 2007 r. Komisja przyjęła komunikat w sprawie zmiany standardów kontroli wewnętrznej i ram stanowiących ich podstawę[2], w następstwie którego pierwotne 24 standardy zastąpiono 16 standardami kontroli wewnętrznej na rzecz skutecznego zarządzania. Nowy system wszedł w życie dnia 1 stycznia 2008 r. Po raz pierwszy służby Komisji zostały bezpośrednio zobowiązane do sformułowania w rocznych sprawozdaniach z działalności wniosków w sprawie skuteczności swoich systemów kontroli wewnętrznej. Prawie wszystkie służby zawarły w sprawozdaniach osobny wniosek na temat ogólnej skuteczności swoich systemów kontroli wewnętrznej i w odpowiednich przypadkach wskazały działania w celu naprawy słabszych punktów systemu.

Działania te dotyczą zarówno służb Komisji, jak i partnerów wykonawczych (przede wszystkim państw członkowskich). Mocny impuls nadano im w lutym w 2008 r. poprzez przyjęcie „Planu działania na rzecz umocnienia nadzoru Komisji nad działaniami strukturalnymi w ramach zarządzania dzielonego” [3] . Najnowsze sprawozdanie z realizacji tego planu zostało opublikowane na początku 2009 r.[4]. Najważniejszym wnioskiem zawartym w sprawozdaniu było stwierdzenie o osiągnięciu znacznych postępów. W sprawozdaniu wskazano między innymi, że Komisja:

- sprawowała odpowiedni nadzór nad procedurą w zakresie zestawień rocznych, wydając jasne wytyczne oraz zajmując się przypadkami nieprzestrzegania obowiązujących zasad (taki sam wniosek znalazł się w rocznym sprawozdaniu Trybunału Obrachunkowego);

- w odpowiedzi na stwierdzone mankamenty systemów podjęła bardziej rygorystyczne działania, polegające na przyjęciu dziesięciu formalnych decyzji o zawieszeniu płatności okresowych (w roku 2007 przyjęto tylko jedną taką decyzję);

- wykazała, że jest w stanie przekazywać w wymaganym terminie dokładne informacje na temat korekt wynikających z podejmowanych przez nią działań kontrolnych i audytowych, przedstawiając kwartalne sprawozdania dotyczące korekt finansowych;

- znacznie zwiększyła wielkość korekt finansowych dotyczących programów z okresu 2000-2006 oraz projektów realizowanych w 2008 r. w ramach EFRR, EFS i Funduszu Spójności – z 288 mln EUR w 2007 r. do ponad 1,5 mld EUR w 2008 r.;

- przeprowadziła wszystkie zaplanowane działania – w tym ukierunkowane audyty, wydawanie not z wytycznymi, szkolenia i seminaria – mające zwiększyć skuteczność kontroli zarządzania pierwszego stopnia.

W 2008 r. Komisja przeprowadziła również analizę wpływu „Planu działania na rzecz zintegrowanych ram kontroli wewnętrznej” [5], który został przyjęty na początku 2006 r. jako część strategii Komisji w celu uzyskania poświadczenia wiarygodności (DAS) bez zastrzeżeń. Sprawozdanie końcowe zostało opublikowane w lutym 2009 r.[6]. W komunikacie odnotowano znaczny postęp w usprawnianiu systemów kontroli wewnętrznej podczas kadencji obecnej Komisji.

Zasadniczym elementem w budowaniu wystarczającej pewności jest rola, jaką odgrywa audyt wewnętrzny . W 2008 r. zakończyła się zewnętrzna ocena jakości służby audytu wewnętrznego (IAS) Komisji, w wyniku której uzyskano zapewnienie, że działania audytorskie w ramach Komisji zasadniczo są zgodne ze standardami i kodeksem postępowania Instytutu Audytorów Wewnętrznych. W następstwie tego zapewnienia podjęto działania mające na celu zwiększenie skuteczności służby audytu wewnętrznego, w tym sformułowano bardziej szczegółową definicję środowiska audytu, dokonano oceny zasięgu kontroli pod względem ilościowym, przeprowadzono zintensyfikowane planowanie i ocenę ryzyka na rzecz podejścia opartego na jednolitej kontroli oraz utworzono grupę użytkowników sprawozdań z audytu, która opracowała nowy model sprawozdania z kontroli wewnętrznej oraz pełen program szkolenia zawodowego dla audytorów wewnętrznych.

Jeśli chodzi o kulturę kontroli, w 2008 r. Komitet ds. Audytu był w stanie ustalić, iż służby Komisji nadal czynią postępy we wdrażaniu solidnych systemów kontroli wewnętrznej. Liczba zaleceń strategicznych wydanych przez IAS spadła w 2008 r. do zera (w 2007 r. było ich 6). Ponadto odsetek akceptacji zaleceń IAS wyniósł w 2008 r. prawie 100 %. Mimo że jasno zarysowała się tendencja stosowania się do zaleceń IAS, nadal ważnym zadaniem pozostaje realizacja zaleceń „strategicznych” oraz „bardzo ważnych” w odpowiednim czasie.

Komitet ds. Audytu dokonywał regularnej oceny działań podejmowanych w odpowiedzi na zalecenia pokontrolne i zwracał uwagę właściwych komisarzy oraz, jeśli było to konieczne, także kolegium, na rażące opóźnienia oraz ryzyko rezydualne, wobec którego nie podjęto odpowiednich działań.

Ocena realizacji kontroli wewnętrznej oraz kwestia usuwania wskazanych uchybień w odpowiednim terminie nadal pozostaną najwyższymi priorytetami Komisji.

Komisja poleciła wszystkim służbom, aby zapewniły szybką i skuteczną realizację wszystkich przyjętych zaleceń pokontrolnych, ze szczególnym naciskiem na zalecenia uznane za „strategiczne” lub „bardzo ważne”.

2.2. Poprawa spójności i jasności rocznych sprawozdań z działalności

W odpowiedzi na wnioski ze sprawozdania podsumowującego za 2007 r. Sekretariat Generalny oraz Dyrekcja Generalna ds. Budżetu podjęły w stosunku do ogólnych sprawozdań z działalności za 2008 r. dalsze kroki w celu dopilnowania, aby przedstawione sprawozdania i poświadczenia zawierały spójną ocenę systemów nadzoru i kontroli, opatrzoną jasnymi wyjaśnieniami dotyczącymi powodów oraz przebiegu procesu kontroli, która doprowadziła do nieprzedstawienia, przedstawienia lub wycofania zastrzeżeń.

Na początku 2009 r. w ramach przygotowań do formalnego procesu wzajemnej weryfikacji służby na szczeblu centralnym przeprowadziły spotkania z dyrekcjami generalnymi, które przedstawiły w przeszłości zastrzeżenia lub mogłyby przedstawić zastrzeżenia w 2008 r. Celem tych spotkań było promowanie jednolitego podejścia do przedstawiania danych leżących u podstaw decyzji o wycofaniu lub zgłoszeniu zastrzeżenia.

Podczas procesu wzajemnej weryfikacji wskazano na kilka kwestii, które mogą mieć wpływ na jakość danych zawartych w rocznych sprawozdaniach z działalności, w szczególności na kwestię przedstawiania wyników kontroli ex-ante i ex-post jako podstawy dla wiarygodności.

Mimo że działania podejmowane dotychczas w celu zapewnienia jednolitej jakości rocznych sprawozdań z działalności przynoszą efekty, wydaje się konieczne przeprowadzenie analizy wszystkich czynników, które wpływają na jakość tych sprawozdań, aby lepiej ukierunkować wsparcie ze strony służb centralnych oraz środki, jakie powinny być podejmowane przez poszczególne dyrekcje generalne i służby.

Komisja poleciła Sekretariatowi Generalnemu oraz Dyrekcji Generalnej ds. Budżetu przeprowadzenie badania czynników mających wpływ na jakość rocznych sprawozdań z działalności oraz promowanie środków zmierzających do poprawy jakości tych sprawozdań przed sprawozdaniem z działalności za rok 2009.

3. Wiarygodność zyskiwana dzięki rocznym sprawozdaniom z działalności oraz zastrzeżenia zgłoszone przez dyrektorów generalnych

Po przeanalizowaniu rocznych sprawozdań z działalności, a zwłaszcza poświadczeń podpisanych przez poszczególnych dyrektorów generalnych, Komisja odnotowuje, że wszyscy dyrektorzy generalni stwierdzili w swoich sprawozdaniach, że posiadają wystarczająca pewność , iż zasoby przydzielone na ich działalność wykorzystano zgodnie z ich przeznaczeniem i zgodnie z zasadami należytego zarządzania finansami oraz że ustanowione procedury kontrolne dostarczają koniecznych gwarancji w zakresie zgodności z prawem i prawidłowości transakcji. Niektórzy dyrektorzy generalni ujawnili wciąż nieusunięte niedociągnięcia i w rocznych sprawozdaniach z działalności przedstawili zastrzeżenia, nie podważając jednakże przyznanego poziomu wiarygodności jako całości.

W momencie zamykania sprawozdania w całej Komisji zgłoszono 15 zastrzeżeń. Jest to liczba mniejsza niż za ten sam okres w ubiegłym roku i wydaje się potwierdzać spadkową tendencję liczby zgłaszanych zastrzeżeń (17 w rocznym sprawozdaniu z działalności za 2007 r., 20 w rocznym sprawozdaniu z działalności za 2006 r.). Zakres poszczególnych zastrzeżeń w zakresie zarządzania dzielonego również uległ zawężeniu (dotyczył on mniejszej liczby programów i państw członkowskich).

Łącznie 12 dyrektorów generalnych zgłosiło zastrzeżenia za 2008 r. (13 za 2007 r.), przy czym trzech z nich zgłosiło po dwa zastrzeżenia. Możliwe było wycofanie czterech zastrzeżeń zgłoszonych w 2007 r. Podobnie jak w 2007 r., większość zastrzeżeń zgłoszonych za 2008 r. dotyczyła jakości systemów kontrolnych państw członkowskich lub błędów wykrytych po stronie beneficjenta. Przyczyną siedmiu zastrzeżeń były kwestie mające wpływ na reputację danej służby lub całej Komisji.

Wyniki analizy rocznych sprawozdań z działalności, a także zgłoszone zastrzeżenia i otrzymane przez dyrektorów generalnych poświadczenia wiarygodności są analizowane w niniejszej części i w koniecznych przypadkach porównywane z oceną Europejskiego Trybunału Obrachunkowego za rok 2007 r.[7].

3.1. Spójność, rolnictwo i zasoby naturalne

3.1.1. Spójność

Polityka spójności stanowi jedną z głównych strategii politycznych Unii wdrażanych wraz z państwami członkowskimi na zasadzie „zarządzania dzielonego”. W 2008 r. Komisja wypełniła zobowiązanie do kontynuacji trwających oraz podjęcia nowych działań w „Komunikacie w sprawie planu działania na rzecz umocnienia nadzoru Komisji nad działaniami strukturalnymi w ramach zarządzania dzielonego” (zob. pkt 2.1 powyżej).

Ponadto dzięki działaniom podjętym przez Komisję w ostatnich latach Europejski Trybunał Obrachunkowy uznał w swoim sprawozdaniu rocznym za rok 2007, że systemy kontroli w dziedzinie polityki spójności uległy pewnemu polepszeniu. Podczas gdy w sprawozdaniu za 2006 r. Trybunał dał „czerwone światło” zarówno systemom kontroli, jak i transakcjom w zakresie wydatków na działania strukturalne, w 2007 roku przyznał „żółte światło” systemom kontroli[8].

Niemniej poziom błędów w wydatkach na programy z zakresu rozdziału „Spójność”, wykazanych przez państwa członkowskie i pokrytych przez Komisję, zmusił Trybunał Obrachunkowy do przyznania „czerwonego światła” na transakcje – jest to jedyne „czerwone światło” w sprawozdaniu za rok 2007.

Środki naprawcze podjęte przez Komisję w 2008 r. spowodowały wzrost korekt finansowych:

- jeśli chodzi o Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego (EFRR) oraz Fundusz Spójności, w 2008 r. korekty finansowe wyniosły 1 041 mln EUR (368 mln EUR dotyczyło okresu 1994-1999, a 673 mln EUR dotyczyło okresu 2000-2006). Pod koniec roku 2008 w toku były 103 procedury (obejmujące ok. 145 programów) dotyczące okresu programowania 2000-2006, które spowodują korekty finansowe w szacowanej wysokości ok. 950 mln EUR, oraz 55 procedur (obejmujących ok. 58 programów) dotyczących okresu programowania 1994-1998, które spowodują korekty finansowe w szacowanej wysokości ok. 1,2 mld EUR;

- jeśli chodzi o Europejski Fundusz Społeczny (EFS), w 2008 r. korekty finansowe wyniosły 521,7 mln EUR (25,7 mln EUR dotyczyło okresu 1994-1999, a 496 mln EUR dotyczyło okresu 2000-2006). Ponadto pod koniec 2008 r. w przygotowaniu znajdowało się kolejnych 14 procedur korekt finansowych za okres 1994-1999 (szacowana wysokość dodatkowej korekty to 387 mln EUR), a 13 dodatkowych procedur wszczęto za okres 2000-2006 (wysokość dodatkowej korekty to 257 mln EUR – szacuje się ją w oparciu o wysłane do państw członkowskich do końca 2008 r. pism o możliwości wstrzymania płatności). W wyniku ostrożnościowego podejścia w 2008 r. wstrzymane płatności dla wszystkich programów operacyjnych w rezerwie wyniosły 1,3 mld EUR. Wstrzymanie niektórych płatności spowodowało, iż poziom istotności ryzyka był bardzo niski.

W przypadku wykrycia poważnych uchybień dyrektorzy generalni odpowiedzialni za fundusze strukturalne zgłaszają zastrzeżenia w sposób systematyczny, chyba że istnieje wiarygodny dowód z kontroli, że władze krajowe skutecznie realizują plan działania mający na celu usunięcie uchybienia i można wskazać na jego pierwsze efekty.

W sprawozdaniu w sprawie realizacji planu działania Komisja uznała, że plan działania stanowi odpowiedź zarówno na przyczyny, jak i na skutki wysokiego poziomu błędów wykrytych przez Europejski Trybunał Obrachunkowy w wydatkach na działania strukturalne, ale potrzeba czasu, aby podjęte działania doprowadziły do widocznego zmniejszenia poziomu błędów na etapie płatności okresowych.

Oto streszczenie zastrzeżeń zgłoszonych w dziedzinie spójności przez dyrektorów generalnych:

- dyrektor generalny ds. polityki regionalnej zgłosił zastrzeżenia w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (EFRR) w odniesieniu do czterech państw członkowskich (Belgii, Niemiec, Włoch i Hiszpanii) oraz w sprawie 21 programów INTERREG. Zgłosił także zastrzeżenie w sprawie sposobu zarządzania Funduszem Spójności w sektorze dróg w Bułgarii z powodu jego wpływu na reputację Komisji (zob. pkt 4.2 poniżej);

- dyrektor generalny ds. zatrudnienia, spraw społecznych i równości szans zgłosił zastrzeżenie w sprawie Europejskiego Funduszu Społecznego (EFS) w odniesieniu do siedmiu państw członkowskich (o jedno państwo mniej niż w 2007 r.) – Hiszpanii, Zjednoczonego Królestwa, Francji, Włoch, Polski, Belgii i Luksemburga.

3.1.2. Rolnictwo i zasoby naturalne

Co się tyczy rozdziału „Rolnictwo i zasoby naturalne” Europejski Trybunał Obrachunkowy przyznał „żółte światło” zarówno w zakresie systemów, jak i transakcji. Należy jednak zauważyć, że Trybunał przyznał „zielone światło” w zakresie wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rolniczego Gwarancji (EFRG), który odpowiada za 85 % całkowitych wydatków na rolnictwo[9].

W tym obszarze, podobnie jak w obszarze spójności, wzmożone działania kontrolne Komisji doprowadziły do uzyskania konkretnych wyników: w 2008 r. korekty Komisji i państw członkowskich w dziedzinie rolnictwa wyniosły 1,3 mld EUR.

Komisja prowadziła działania następcze dotyczące problemu zachowania zasobów rybnych, który wzbudził obawy w sprawozdaniu podsumowującym za rok 2007. Doprowadziły one między innymi do przyjęcia przez Radę innowacyjnych i surowych nowych przepisów mających na celu zapobieganie nielegalnym, nieraportowanym i nieuregulowanym połowom oraz ich powstrzymywanie i eliminowanie, a także przyjęcia nowych środków ochronnych. W ramach tych środków przeprowadzono z powodzeniem bezprecedensową kampanię na rzecz ochrony zagrożonego tuńczyka zwykłego.

W związku z poważnymi uchybieniami we wspólnej polityce rybołówstwa wykrytymi przez Europejski Trybunał Obrachunkowy w 2007 r., Komisja rozpoczęła pełny przegląd tej polityki w celu przygotowania gruntu pod szeroko zakrojoną reformę. Wiosną 2009 r. opublikowano zieloną księgę, która rozpoczęła konsultacje publiczne w sprawie reformy tej polityki.

Oto streszczenie zastrzeżeń zgłoszonych w dziedzinie rolnictwa i zasobów naturalnych przez dyrektorów generalnych:

- po raz pierwszy od momentu wniesienia w 2002 r. zastrzeżenia dotyczącego wdrożenia systemu IACS w Grecji dyrektor generalny ds. rolnictwa i rozwoju obszarów wiejskich był w stanie wycofać to zastrzeżenie, gdy w wyniku audytu Komisji potwierdzono, że Grecja dostosowała się do planu działania i utworzyła nowy operacyjny system identyfikacji działek rolnych. W swoim sprawozdaniu z działalności za rok 2007 wniósł on zastrzeżenie dotyczące wydatków w dziedzinie rozwoju wiejskiego jako całości, ponieważ nie miał wystarczającej pewności, że statystyki kontrolne oraz poziom błędów dostarczone przez państwa członkowskie są wiarygodne. Za rok 2008 zgłosił on zastrzeżenie tylko do wydatków w ramach drugiej osi rozwoju obszarów wiejskich („Poprawa środowiska naturalnego i terenów wiejskich”), ponieważ statystyki kontrolne dostarczone przez państwa członkowskie po sprawdzeniu i zatwierdzeniu przez jednostki certyfikujące wykazały poziom błędu 3,8 %, czyli znacznie powyżej dopuszczalnego poziomu istotności obecnie stosowanego przez Europejski Trybunał Obrachunkowy. Zgłosił on również zastrzeżenie w stosunku do systemów zarządzania i kontroli programem SAPARD w Bułgarii i Rumunii (zob. pkt 4.2 poniżej);

- dyrektor generalny ds. gospodarki morskiej i rybołówstwa zgłosił zastrzeżenie dotyczące kwalifikowalności kosztów w bezpośrednim zarządzaniu scentralizowanym, zwróconych państwom członkowskim za wydatki w dziedzinie kontroli i wdrażania wspólnej polityki rybołówstwa. Wskazane uchybienie odnosi się do zamówienia publicznego przeprowadzonego w jednym z państw członkowskich;

- dyrektor generalny ds. środowiska mógł wycofać zastrzeżenie zgłoszone w rocznym sprawozdaniu z działalności za 2007 r. dotyczące kwalifikowalności wniosków o zwrot wydatków ze strony beneficjentów dotacji, ponieważ przeprowadzono plan działania, zwiększono liczbę sprawozdań z kontroli oraz liczbę kontrolowanych płatności i odnotowano znaczny spadek ilości wykrytych błędów.

Komisja pragnie nadal usprawniać kontrolowane przez siebie zarządzanie dzielone oraz wspierać właściwe organy w państwach członkowskich poprzez dostarczanie wytycznych, zapewnianie szkoleń i porad.

Komisja wykazała duże zaangażowanie polityczne na rzecz obniżenia poziomu błędów i, w koniecznych przypadkach, zawieszania płatności i stosowania korekt finansowych, aby pokazać, że budżet unijny jest zarządzany rygorystycznie. Komisja dołoży starań do osiągnięcia jednolitego podejścia do uchybień wykrytych w programach objętych niniejszym rozdziałem, w tym także do zamknięcia starszych programów, oraz do zwiększenia kompletności i wiarygodności sprawozdań dotyczących odzyskiwanych kwot, w szczególności jeśli chodzi o dane przekazywane przez państwa członkowskie.

3.2. Badania naukowe, energia i transport

W odniesieniu do szóstego programu ramowego (6PR) , który obejmuje większość płatności końcowych w odpowiedzi na wnioski o zwrot kosztów w 2008 r., właściwe dyrekcje generalne (DG ds. Przedsiębiorstw i Przemysłu, DG ds. Energii i Transportu, DG ds. Społeczeństwa Informacyjnego i Mediów oraz DG ds. Badań Naukowych) określiły wspólną strategię audytu na lata 2007-2010. Założeniem tej strategii jest dokonywanie oceny systematyczności transakcji i ich zgodności z prawem w drodze wykrywania i naprawiania systematycznych błędów popełnianych przez największych beneficjentów w połączeniu z wyrywkowymi kontrolami pozostałych beneficjentów opartymi na analizie ryzyka.

Do końca 2008 r. uruchomiono większość procesów związanych z zarządzaniem koniecznych do wdrożenia tej wieloletniej strategii audytu. Intensywność działań kontrolnych pozostawała w zgodzie ze wstępnie założonymi celami. Na przykład Dyrekcja Generalna ds. Badań Naukowych wykazuje gotowość do przekroczenia założonego celu 750 kontroli 6PR w czteroletnim okresie realizacji; obecny plan przewiduje ogólną liczbę 896 audytów.

Wszystkie cztery serwisy odpowiedzialne za badania naukowe zgłosiły zastrzeżenia w związku z poziomem błędów we wnioskach o zwrot kosztów w ramach szóstego programu ramowego . Wspólna strategia audytu stanowi część systemu kontroli wewnętrznej, który ma na celu osiągnięcie 2 % poziomu ryzyka rezydualnego w okresie programowania; niemniej w połowie procesu wdrażania tej strategii służby w swych sprawozdaniach informują, że kumulatywny poziom błędów przewyższał 2 %.

Głównym elementem omawianej strategii było założenie, że wykryte błędy systemowe miały być korygowane w nieskontrolowanych umowach z tym samym beneficjentem. Niemniej jednak w sprawozdaniach przekazano informację o znacznej liczbie umów, w których nadal należy wskazać i poprawić błędy oraz odzyskać kwoty. W związku z tym zgłoszono zastrzeżenia co do dokładności wniosków o zwrot kosztów.

W zakończonym śródokresowym przeglądzie omawianej strategii audytu potwierdzono, że zasady strategii audytu 6PR są odpowiednie i jej wdrażanie przebiega pomyślnie. Niemniej jednak kilka jej punktów, jak np. proces korekty systematycznych błędów, wymaga wzmocnienia i w związku z tym będą czynione dalsze wysiłki w celu uproszczenia zasad kwalifikowalności, aby doprowadzić do zmniejszenia ryzyka błędów.

Komisja poczyniła znaczne wysiłki w celu poprawy zarządzania funduszami przeznaczonymi na politykę badań naukowych w ramach mających zastosowanie przepisów prawnych i finansowych. W sprawozdaniu z działalności w 2008 r. odpowiedzialni dyrektorzy generalni ponownie wyrazili zastrzeżenia w odniesieniu do szóstego programu ramowego.

Komisja przeprowadzi działania na rzecz osiągnięcia poziomu dopuszczalnego błędu umożliwiającego otrzymanie w dziedzinie badań naukowych poświadczenia wiarygodności (DAS) bez zastrzeżeń. Niemniej jednak, pomimo przyjęcia spójnego podejścia i pierwszych wyników przeglądu śródokresowego, pewne znaki wskazują, że wspólna wieloletnia strategia audytu może okazać się niewystarczająca, aby osiągnąć cel obniżenia ogólnego poziomu błędów do poziomu niższego niż obecnie przyjęty poziom istotności, który wynosi 2 %.

W związku z tym Komisja ponownie wzywa do wspólnego uznania koncepcji dopuszczalnego ryzyka błędu. Komisja przedstawi odpowiednie wnioski legislacyjne w oparciu o swój komunikat z 16 grudnia 2008 r.

Dyrektor generalny ds. przedsiębiorstw i przemysłu mógł wycofać zastrzeżenie zgłoszone w 2007 r. dotyczące beneficjentów dotacji zaangażowanych w normalizację na poziomie europejskim.

3.3. Pomoc zewnętrzna, rozwój i rozszerzenie

Zastrzeżenie zgłoszone przez dyrektora generalnego ds. rozszerzenia w odniesieniu do zarządzania pomocą przedakcesyjną w Bułgarii jest jedynym zastrzeżeniem co do wydatków w rozdziale „Pomoc zewnętrzna, rozwój i rozszerzenie” (zob. również pkt 4.2).

Co do innych działań objętych tym rozdziałem, Komisja będzie nadal monitorować i usprawniać wdrażanie umów ramowych w sprawie procedur finansowych i umownych podpisanych między innymi z szeregiem agencji ONZ[10] i Bankiem Światowym[11]. Będzie nadal dokładać starań na rzecz zwiększenia przejrzystości w zakresie beneficjentów końcowych, przestrzegając przy tym zasad dotyczących danych osobowych i wymogów bezpieczeństwa. Będzie kontynuować wysiłki zmierzające do lepszego wykorzystania wyników audytów w dyrekcjach i służbach odpowiedzialnych za stosunki zewnętrzne i lepszego dzielenia się nimi.

3.4. Edukacja i obywatelstwo

W 2007 r. dyrektor generalny ds. komunikacji złożył zastrzeżenie dotyczące uchybień w systemach kontroli wewnętrznej w tej dyrekcji generalnej w przypadku braku kontroli ex-post . W wyniku utworzenia centralnego działu kontroli ex-post w tej dyrekcji generalnej wykryto znaczną ilość (głównie formalnych) błędów w transakcjach, co spowodowało, iż dyrektor generalny wniósł nowe zastrzeżenie w 2008 r. Wiele środków szczegółowo opisano w planie działania związanym z rocznym sprawozdaniem z działalności i można oczekiwać, że problem ten zostanie rozwiązany do końca 2009 r.

Inne zastrzeżenie zgłoszone przez dyrektora generalnego ds. komunikacji zostało opisane w pkt 4.4.

Dyrektor generalny ds. sprawiedliwości, wolności i bezpieczeństwa złożył zastrzeżenie dotyczące opóźnienia we wdrażaniu systemu informacyjnego Schengen II (SIS II), będącego narzędziem informatycznym służącym wymianie informacji między organami ścigania państw członkowskich. Powodem zastrzeżenia były kwestie związane z reputacją, ponieważ problemy w rzeczywistości wykryto po stronie wykonawcy projektu. Komisja bardzo dokładnie nadzoruje ten problem i nadal będzie stale przekazywać informacje na ten temat Parlamentowi Europejskiemu i Radzie.

Dyrektor generalny ds. sprawiedliwości, wolności i bezpieczeństwa wycofał dwa zastrzeżenia złożone w 2007 r., dotyczące wdrażania w ramach zarządzania dzielonego Europejskiego Funduszu na rzecz Uchodźców, ponieważ uznał, iż kontrola i wdrażanie systemów w państwach członkowskich są wystarczająco zaawansowane. W odniesieniu do okresu 2008-2013 nowy akt podstawowy obejmujący Europejski Fundusz na rzecz Uchodźców III reguluje kwestie problematyczne ujawnione przy poprzednim funduszu.

W związku ze znacznymi uchybieniami w księgowaniu zasobów z zakresu infrastruktury materialnej i projektów informatycznych księgowy nie mógł zatwierdzić lokalnego systemu księgowego DG JLS w 2008 r., ale plan działania zmierzający do naprawy sytuacji został stworzony w styczniu 2009 r.

W dziedzinie edukacji i kultury, jeśli chodzi o zcentralizowane pośrednie zarządzanie poprzez agencje krajowe, mimo że ogólna wiarygodność systemów kontroli jest zadowalająca, analiza deklaracji ex-post za rok 2007, wraz z wynikami wizyt kontrolnych w trakcie roku 2008, ujawniła istnienie niewystarczających lub nieskutecznych wstępnych lub powtórnych kontroli w kilku przypadkach związanych z implementacją programu „Młodzież w działaniu”. Przypadki te są ściśle monitorowane i jeśli jest to konieczne, podejmuje się odpowiednie środki naprawcze.

Komisja jest świadoma ujawnionych uchybień w dziedzinach objętych rozdziałem 3 ram finansowych. Komisja będzie nadal śledzić sytuację związaną z zastrzeżeniem dotyczącym SIS II, a przede wszystkim z ogólną kwestią rozwijania systemów informatycznych na szeroką skalę.

3.5. Sprawy gospodarcze i finansowe

W rocznych sprawozdaniach z działalności za rok 2006 i 2007 dyrektor generalny ds. gospodarczych i finansowych złożył zastrzeżenie spowodowane tym, iż kontrole ex-post ujawniły potencjalny problem dotyczący wdrażania wymogów „dodatkowości” w programie „Inicjatywa na rzecz wzrostu i zatrudnienia” (1998-2002) realizowanym przez zewnętrzny organ wykonawczy. Wstępne ustalenia wskazały na uchybienia w systemach kontroli tego organu – uchybienia te były wystarczająco poważne, aby mogły uzasadniać zastrzeżenie. W następstwie sprawozdania z kontroli ex-post dokonano dogłębnej rewizji wewnętrznych systemów kontroli zarówno w odpowiedzialnych służbach Komisji, jak i w zewnętrznym organie wykonawczym. Opracowano szczegółowe wytyczne na temat „dodatkowości” i przekazano je organowi wykonawczemu, który pisemnie zobowiązał się do ich stosowania począwszy od 2008 r. Ponadto osiągnięto porozumienie z organem zewnętrznym, w którym szczegółowo określono kwestie monitoringu i kontroli, jakie organ ten będzie przeprowadzał podczas realizacji omawianego programu.

Podczas gdy obecnie obowiązujące ramy kontroli zabezpieczają należyte zarządzanie środkami budżetowymi, ich skuteczność w odniesieniu do wdrażania nowych programów wspólnotowych w zakresie ustanawiania nowych wymogów „dodatkowości” nie została jeszcze sprawdzona.

Z tego powodu dyrektor generalny ds . gospodarczych i finansowych w sprawozdaniu z 2008 r. złożył zastrzeżenie, sugerując, iż nowe kontrole mające na celu łagodzenie ryzyka, opracowane w następstwie sprawozdań z kontroli ex-post , nie są w pełni skuteczne w odniesieniu do nowych programów. Zostanie to potwierdzone w 2009 r.

Komisja popiera decyzję dyrektora generalnego ds. gospodarczych i finansowych o skoncentrowaniu środków na usprawnianiu obecnych struktur kontroli zarządzania nowym programem finansowym dotyczącym tych samych działań finansowych w celu usunięcia uchybień wskazanych w poprzednim programie finansowym. W 2009 r. potwierdzenie wiarygodności zostanie uzyskane w drodze szczególnego wewnętrznego działania audytowego oraz stałego nadzoru przez służby operacyjne.

4. Zagadnienia przekrojowe

4.1. Systemy informatyczne

Komitet ds. Audytu zwrócił uwagę kolegium, że konieczne jest dokonanie przeglądu stosowania zasad zawartych w komunikatach Komisji w sprawie zarządzania systemami informatycznymi[12] oraz interoperacyjności[13]. Komitet pracował w oparciu o liczne audyty systemów informatycznych omówione w 2008 r. i jego uwagę przykuła kwestia wdrażania decyzji Komisji dotyczącej bezpieczeństwa informatycznego[14].

Opracowanie skutecznych, pochłaniających niewielkie koszty i pomocnych użytkownikom narzędzi informatycznych, które będą dostosowane do szczególnych potrzeb, a jednocześnie zapewnią interoperacyjność i bezpieczeństwo użytkowania w całej Komisji, pozostaje nadal priorytetowym zadaniem. Aby je zrealizować, Komisja kładzie szczególny nacisk na odpowiednie szkolenia pracowników i należyte zarządzanie unowocześnianiem struktury informatycznej. Należy kontynuować wysiłki zmierzające do lepszego zarządzania projektami i dostawcami usług w celu zagwarantowania, że systemy informatyczne będą służyły skutecznemu wspieraniu realizacji polityki UE.

4.2. Realizacja programów w Bułgarii i Rumunii

Rygorystyczne kontrole przeprowadzone przez Komisję ujawniły uchybienia w zarządzaniu funduszami programów przedakcesyjnych – w Bułgarii od 2007 r., a w Rumunii od 2008 r.

W związku z tym dyrektor generalny ds. rozszerzenia podtrzymał zastrzeżenie zgłoszone w 2007 r., dotyczące znacznych uchybień, jakich dopuściły się dwie agencje wdrażające w zarządzaniu finansami PHARE w Bułgarii. Dwaj pozostali dyrektorzy generalni złożyli zastrzeżenia związane z problemami w zarządzaniu funduszami przedakcesyjnymi w 2008 r.: dyrektor generalny ds. polityki regionalnej – w odniesieniu do systemów zarządzania i kontroli związanych z Funduszem Spójności w sektorze dróg w Bułgarii, a dyrektor generalny ds. rolnictwa i rozwoju obszarów wiejskich – w odniesieniu do systemów zarządzania i kontroli związanych z programem SAPARD w Bułgarii i Rumunii.

Dyrektor generalny ds. rolnictwa i rozwoju obszarów wiejskich zwrócił uwagę na znaczne uchybienia w systemie kontroli IACS w Rumunii i Bułgarii, które doprowadziły do wysokiego poziomu błędów. Władze tych państw członkowskich zostały wezwane do opracowania planu działania w celu zaradzenia powstałym problemom.

Dyrekcje Generalne ds. Polityki Regionalnej , ds. Zatrudnienia, Spraw Społecznych i Równości Szans , ds. Sprawiedliwości, Wolności i Bezpieczeństwa oraz ds. Gospodarki Morskiej i Rybołówstwa w swoich rocznych sprawozdaniach z działalności wskazały na problemy związane z zarządzaniem i kontrolą w Bułgarii w odniesieniu do okresu programowania 2007-2013; niemniej jednak żadna z zasygnalizowanych kwestii nie została opatrzona zastrzeżeniem w sprawozdaniach za rok 2008.

Odpowiednie dyrekcje generalne będą nadal ściśle koordynować swe działania związane z kwestią zarządzania funduszami unijnymi w Bułgarii i Rumunii.

We współpracy z władzami krajowymi Komisja będzie kontynuowała wspieranie wysiłków na rzecz reform w Bułgarii i Rumunii zmierzających do rozwiązania omówionych problemów i do zagwarantowania zarządzania funduszami unijnymi w ścisłej zgodzie z obowiązującymi zasadami i procedurami.

4.3. Roczne podsumowania i krajowe deklaracje państw członkowskich

Komisja nadal przeprowadzała analizę rocznych podsumowań otrzymanych od państw członkowskich (rok 2008 był drugim z kolei rokiem, kiedy władze państw członkowskich były zobowiązane do dostarczenia rocznych podsumowań obejmujących wydatki w obszarach objętych zarządzaniem dzielonym) i przekazywała informacje Parlamentowi Europejskiemu, starając się zmaksymalizować wartość dodaną tych podsumowań w zakresie podnoszenia wiarygodności systemów zarządzania i kontroli w państwach członkowskich.

Ocena śródokresowa wykazała, że zarówno w obszarze spójności, jak i rolnictwa i zasobów naturalnych, większość państw członkowskich wydawała się spełniać lub zasadniczo spełniać minimalne wymogi zawarte w przepisach i określone w wytycznych Komisji. Przekazane podsumowania mogą stanowić dużą wartość dodaną w kwestiach związanych z zarządzaniem wydatkami unijnymi i ich kontrolą, pod warunkiem, że zostaną opracowane przy zachowaniu odpowiedniego zakresu, właściwego podejścia kontrolnego i stosownych ram czasowych oraz przeprowadzone zgodnie z międzynarodowymi standardami[15].

Niektóre państwa członkowskie (Niderlandy, Dania, Szwecja i Zjednoczone Królestwo) dostarczyły deklaracje krajowe, uwypuklając swą rozliczalność w zakresie wykorzystania funduszy unijnych. Komisja jednakże podkreśla, iż występujące między nimi różnice zmniejszają możliwość ich porównania i ograniczają stopień wiarygodności.

Komisja uważa, że przedłożenie rocznych podsumowań poprawia kontrolę rozliczalności wykorzystania funduszy UE i przyczynia się do większej wiarygodności państw członkowskich. Analiza sprawozdań doprowadziła Komisję do stwierdzenia, że w niektórych przypadkach, w odniesieniu do przyszłych podsumowań konieczne będzie dostosowanie wytycznych. Komisja nadal będzie służyć pomocą państwom członkowskim. Komisja wzywa państwa członkowskie do dołączania ogólnego poświadczenia wiarygodności zgodnie z jej zaleceniami.

Komisja zachęca wszystkie państwa członkowskie do pójścia za przykładem tych, którzy przedłożyli już roczne deklaracje krajowe .

4.4. Zgodność z przepisami obowiązującymi w dziedzinie prawa własności intelektualnej

Dyrektor generalny ds. komunikacji z uwagi na kwestię związaną z reputacją zgłosił zastrzeżenie w związku z możliwym naruszeniem praw autorskich w wyniku działania służb Komisji, wskazując na istnienie prawdopodobieństwa, iż nie nabyto praw autorskich i praw pokrewnych na niektóre produkty wykorzystane do działań związanych z komunikacją.

Biorąc pod uwagę ogólną dostępność elektronicznych środków przekazu, skutki tych działań mogły dotrzeć do państw członkowskich, w których nadal istnieją rozbieżności w zakresie przepisów dotyczących praw autorskich. Ponieważ prawa autorskie nie podlegają ogólnemu zarządzaniu na poziomie europejskim, właściciele tych praw muszą zostać wskazani w państwach członkowskich – często przez organizacje na różnych poziomach (organizację zbiorowego zarządzania, wydawców lub nadawców, autorów lub inne osoby mające prawo do treści).

Komisja będzie stale dokonywać oceny podejmowanych środków pod względem ich dostosowania do kompleksowego i ulegającego szybkim zmianom otoczenia technicznego i prawnego. Przed końcem roku 2009 zostanie przygotowany plan działania obejmujący wszystkie konieczne środki, od działań mających na celu podnoszenie wiedzy, poprzez szkolenia, aż do opracowania wspólnych wytycznych.

5. Wnioski

- Wysiłki podejmowane w celu uzyskania poświadczenia wiarygodności (DAS) bez zastrzeżeń miały bardzo pozytywny wpływ na działalność Komisji: dzięki odpowiedniemu naciskowi i ukierunkowaniu działań doprowadziły do znacznych zmian w systemach zarządzania i kontroli, metodach i kulturze pracy w Komisji;

- Komisja będzie nadal dokładnie nadzorowała realizację wszystkich planów działania związanych ze zgłoszonymi zastrzeżeniami, ze szczególnym naciskiem na zastrzeżenia powtarzające się;

- Komisja będzie nadal działać na rzecz skutecznej komunikacji zewnętrznej zarówno z beneficjentami końcowymi, jak i władzami krajowymi, w sprawach związanych z kontrolą; skuteczniejsze przekazywanie informacji przyczyni się do zmniejszenia liczby błędów i nieporozumień;

- Komisja nadal wykazywać będzie skuteczność własnych kontroli poprzez dokładne informowanie o korygowanych błędach, w tym błędach odnoszących się do płatności z lat wcześniejszych;

- Komisja ponownie wyraża zamiar dalszego odzyskiwania nienależnych płatności. Pragnie ona zaznaczyć, że w 2008 roku odzyskana kwota była dwa razy większa niż w 2007 r. i osiągnęła sumę 3 mld EUR. Komisja podejmie działania w celu zagwarantowania przestrzegania przez państwa członkowskie obowiązków dotyczących jakości sprawozdań w sprawie odzyskanych kwot i korekt finansowych;

- Komisja zachęci państwa członkowskie do włączania ogólnego poświadczenia wiarygodności do podsumowań rocznych dotyczących środków wykorzystanych w dziedzinach podlegających zarządzaniu dzielonemu. Komisja zbada, w jaki sposób krajowe deklaracje w sprawie zarządzania mogą stanowić o dodatkowej wiarygodności;

- Komisja jest zdania, że podejście dotyczące poziomu dopuszczalnego ryzyka jest należytym podejściem do skutecznego zarządzania finansami UE. W grudniu 2008 r. przedstawiono na ten temat komunikat zilustrowany przykładami funduszy strukturalnych i rozwoju obszarów wiejskich. Przykłady te zostaną rozwinięte i – najszybciej jak to możliwe – przekute w konkretne wnioski w sprawie poziomu dopuszczalnego ryzyka. Wnioski dotyczące dziedziny badań naukowych, transportu, energii, pomocy zewnętrznej, rozwoju i rozszerzenia oraz administracji zostaną przedstawione władzy budżetowej w 2010 r.

* * *

Niniejsze sprawozdanie podsumowujące jest ostatnim sprawozdaniem podsumowującym przyjętym w trakcie trwania mandatu obecnej Komisji. Modernizacja systemu, mająca na celu zapewnienie najwyższych standardów w zakresie zarządzania finansami UE, w tym w zakresie zgodności z prawem i prawidłowości transakcji, była jednym z jej głównych priorytetów. Między 2004 a 2009 rokiem Komisja Europejska skonsolidowała reformę rozpoczętą w roku 2000, której zakończenie będzie miało trwałe skutki.

Wynikiem pracy wykonanej przez ostatnie pięć lat jest znaczny postęp w zarządzaniu budżetem UE. Wysiłki te będą kontynuowane, przede wszystkim poprzez rozwiązywanie problemów wskazanych w zastrzeżeniach oddelegowanych urzędników zatwierdzających.

Komisja jest zdania, że istniejące systemy kontroli wewnętrznej z jej ograniczeniami opisanymi w rocznym sprawozdaniu z działalności za 2008 r. dostarczają wystarczającej pewności, że zasoby przydzielone na ich działalność wykorzystano zgodnie z przeznaczeniem i zgodnie z zasadami należytego zarządzania finansami. Jest także zdania, że istniejące procedury kontrolne dostarczają koniecznych gwarancji w zakresie zgodności z prawem i prawidłowości transakcji, za co Komisja jest odpowiedzialna na mocy art. 274 Traktatu WE.

ZAŁĄCZNIK 1: Other cross-cutting management issues

1. HUMAN RESOURCES

In April 2007, the Commission presented its "screening" of its human resources and committed itself to maintain stable staffing for the period 2009-2013 (after all enlargement-related personnel are integrated) and to meet new staffing needs in key policy areas exclusively through redeployment. The report also contained an analysis of the Commission's overhead. It was welcomed by the Parliament and an update was presented in April 2008. A follow-up report was prepared in early 2009.

In 2008, the Commission made a particular effort to meet the challenges presented by the financial and economic crisis by re-deploying staff to the departments charged with the management and follow-up of the crisis, and the implementation of the European Economic Recovery Plan (in particular the Directorates-General for Competition, Internal Market, Economic and Financial Affairs). The Commission is satisfied that its flexibility and the commitment of its staff made it possible to respond to the crisis in a swift and effective way.

During 2008, the Commission undertook two further screening exercises to find ways of rationalizing human resources between Headquarters and Delegations, in the external relations field, and also in terms of its external communication activities. The downward trend in the number of people working in administrative and support functions is confirmed, despite slight increases for certain specific functions (financial management and inter-institutional cooperation). The various aspects of this review are currently being assessed by the services concerned.

As regards recruitment, following selection procedures carried out by the European Personnel Selection Office (EPSO), in 2008 Institutions were able to draw on reserve lists amounting to 78% of the published target number of laureates (70% in 2007). Notwithstanding this improvement, a programme for fundamental reform, the EPSO Development Programme (EDP), was formally agreed by all Institutions in 2008. The Programme contains 22 recommendations for action which focus on speeding up and streamlining selection and introducing greater predictability for laureates and Institutions on the availability and management of reserve lists. Implementation will be achieved progressively over the period 2008 to 2010.

Regarding the recruitment of staff from the EUR-12 countries, the targets for the period to end-2008 were exceeded for both administrator and assistant grades. A significant proportion of staff were however recruited as temporary agents (22% for EUR-10 and 41% for EUR-2). At 1 January 2009, recruitment of EUR-15 was blocked for 18 services at AD level and 12 at AST grade pending fulfilment of their quotas. Taking account of the competitions underway, the service responsible judged that the number of EUR-12 nationals passing competitions should be sufficient to meet recruitment needs.

2. Ethics

In 2008, a Communication from Vice-President Kallas to the Commission[16] outlined a series of actions to enhance the environment for professional ethics in the Commission; these covered the clarification of rules and their application, as well as awareness raising and the issuance of a Statement of Principles of Professional Ethics to apply Commission-wide.

Also in 2008, Internal Audit Service (IAS) concluded its audit of ethics in the Commission. The objective of the audit was to assess the adequacy of the overall design of the ethics framework of the Commission; and whether the Commission's ethics framework has been implemented effectively in the services selected for this audit: ADMIN, SG, OIB, RTD, INFSO, and TRADE.

The scope of the audit covered the framework, rules implementation and monitoring of ethics focussing on risks concerning conflict of interest, procurement, grant management in research, and non financial risks such as misuse of insider information The scope did not cover the Code of Conduct of the Commissioners , the Lobby Register, or the ethical content of EU policies.

The IAS recognized that the process of implementing and adapting the ethics framework is evolutionary and the Commission has acted proactively on ethics and awareness raising in recent years The overall conclusion of the audit was that the basic elements of a proper ethics culture are covered by the existing Commission ethics framework, which is based on an appropriate balance between, on the one hand, trust in the integrity and sense of responsibility of staff and, on the other hand, instruments facilitating ethics management, so that, in general, there is limited need for additional rules.

3. Security

Since the start of the present Commission a series of initiatives have been taken to improve the quality of service in internal security, in view of the challenges posed by the global security situation, the developing policy competences of the Commission and the increased size and complexity of the institution.

An information note from Vice-President Kallas and the President, addressed to the College under the title, "Review of security policy, implementation and control within the Commission", which covered physical security as well as security of information, was adopted in 2008.

ZAŁĄCZNIK 2: Overview of reservations 2004 – 2008

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2008 |

Internal control | 1. Achieving an effective internal control system and ownership of internal control concepts and processes at all levels in each DG and service. | In October 2007 the Commission adopted a Communication revising the Internal Control Standards and underlying framework[17], setting out 16 new internal control standards for effective management to replace the original set of 24 standards from 1 January 2008. Services may prioritise certain Standards with the aim of strengthening the basis of the annual declaration of assurance of the Directors-General. Furthermore the compliance reporting was simplified; moving from full reporting to exception based reporting on non-compliance. | All DGs | Continuous action In 2008, the Commission conducted an analysis of the impact of the "Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework"[18], adopted in early 2006 as part of the Commission's strategy to obtain an unqualified DAS. The final report was published in February 2009. The Communication noted significant progress in strengthening internal control systems during this Commission's mandate. Services reported on the effectiveness of the implementation of the prioritised standards for the first time in the 2008 Annual Activity Reports. |

Annual activity reports and Synthesis | 2. Promoting Commission’s accountability through annual activity reports and their synthesis solidly based on assurances from managers. | Assessment of critical success factors affecting the quality of AARs and take appropriate measures (training for staff involved in the preparation of AARs, further improvement of Standing Instructions) | BUDG and SG By September 2009 | New action |

To give the preparation of the AARs high priority, implementing the guidelines prepared by the central services | All DGs By April 2010 | New action |

Risk management | 3. Establishing effective and comprehensive risk management making it possible to identify and deal with all major risks at service and Commission level and to lay down appropriate action to keep them under control, including disclosing resources needed to bring major risks to an acceptable level. | The Commission will further embed risk management in its regular management process and integrate risk assessment in its internal control systems. | BUDG, with all DGs | Continuous action Three years after its adoption, DG Budget undertook a limited review of the operation of the Commission's risk management framework. This indicated that the framework is well established and is understood and applied by management and was taken as a starting point by services for developing their own more specific guidelines and tools tailored for their needs. The review revealed no reasons for major change but pointed to the need to define more clearly the handling of cross-cutting risks, an interest in sharing information across services on risk management generally and on critical risks in particular, and a requirement for specialist risk management training linked to individual services' activities. |

Residual risk | 4. Taking further the concept of residual risk | DG BUDG together with concerned services | Completed In December 2008 the Commission adopted its Communication "Towards a common understanding of the concept of tolerable risk of error", with which the Commission took forward a concept first introduced by the Court of Auditors in its Opinion 2/2004 (the "single audit opinion"). This tolerable risk approach is intended to ensure an appropriate balance between the risk of not detecting errors and the costs of control to ensure that control systems are cost effective. The illustrative case studies presented covered Cohesion Policy and Rural Development. They indicated that the Court's standard 2% materiality threshold may not be appropriate for these policies, for which risk is high, and that a cost-effective tolerable risk level may lie around 5% for both policies. |

The Commission will study more policy areas and present concrete proposals for tolerable risk levels during 2010 as requested by the Discharge Authority. | DG BUDG together with concerned services By end 2010 | New action The Communication mentioned above launched an inter-institutional debate on the tolerable risk of error and the Commission will study more policy areas and present concrete proposals for tolerable risk levels during 2010 as requested by the Discharge Authority. |

Governance |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2008 |

Internal audit recommenda-tions | 5. Ensuring a smooth implementation of accepted internal audit recommendations | New: Effective follow-up of critical and very important recommendations of IAS recommendations should be regularly monitored at senior management level, and fully integrated into regular management planning, especially the annual management plans. | All DGs concerned | New action |

Regulatory agencies | 6. Clarifying the respective roles and responsibilities of Commission services and regulatory agencies. | The input of all institutions is necessary to negotiate a comprehensive framework, to clarify the respective responsibilities of the institutions and of the regulatory agencies. This framework would be applicable to the creation of future agencies and, at a later stage, to those already in existence. | All DGs concerned with the assistance of SG and DG BUDG. End 2009 | Continuous action In a Communication of March 2008[19], the Commission drew attention to the lack of a common vision on the role and functions of regulatory agencies. It announced a horizontal evaluation of the regulatory agencies by the end of 2009, a moratorium on creating new agencies and a review of its internal systems governing agencies. |

Reservations | 8. Ensuring strong follow-up of action plans related to the expressed reservations, notably for the progress to be made in 2009. | Directors-General will report on progress to the respective Commissioner in the context of the regular follow-up meetings on audit and control. The ABM Steering Group will closely monitor and regularly report to the College on the implementation of the remedial actions that delegated authorising officers have committed to carry out in their annual activity reports. | DGs concerned | Continuous action DGs report on the implementation of action plans in a given year in their annual activity report. This has been specifically mentioned in the standing instructions for the AARs. DGs were also invited to mention the actions to be taken in the coming year as a follow up to previous reservations. This requirement was included in the guidelines for the 2009 AMPs. For all reservations, delegated authorising officers have laid down appropriate action plans to solve the underlying weaknesses. They monitored the implementation of action plans and reported to the Commissioner responsible. The implementation of all action plans has also been monitored by the ABM Steering Group which invited Directors-General to report regularly to the Group on the state of play of their action plans. An outcome of the peer review of the 2008 AARs is the that the conclusion drawn by the Authorising Officer by Delegation (AOD) needs to be convincingly argued and the building blocks for assurance should be presented in a complete and logical manner, particularly as regards error rates detected by controls. Also, services calculating error rates on the basis of controls performed on high-risk areas of their activities need to present results of controls in lower-risk fields to justify the conclusion that the global exposure was lower than materiality |

namely: | Close coordination of actions concerning management and control weaknesses identified for the EU funds implemented by Bulgarian and Rumanian authorities, in order to ensure that underlying problems are solved and the management of EU funds is conducted in strict respect of all applicable rules and procedures. | ELARG, MARE, JLS, EMPL, AGRI, REGIO | New action |

Set-up of an inter service group on copyright issues, to be led by DG COMM, to regularly assess whether the measures taken are sufficient to mitigate the risk in a complex and rapidly changing technological and legal environment. Preparation of an action plan before end of 2009, including all necessary measures, from awareness raising and training to the drafting of common guidelines. | COMM, OPOCE, JRC, SG | New action |

Focus the resources available on improving the control structure in place for the management of the financial programs. In 2009, assurance will be sought via a specific internal audit assignment and ongoing monitoring by the operational services. | ECFIN, SG | New action |

New: Closely follow-up the delays in the implementation of the Schengen Information System II. | JLS, SG | New action |

Financial management |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2008 |

Integrated internal control framework | 9. Enhancing accountability by establishing a comprehensive integrated internal control framework in line with the requirements set out in the ECA’s opinions on ‘single audit’. | Implementation of the action plan towards an Integrated Internal Framework. | All services | Completed: In its latest report on the Plan[20], the Commission reported that as at end-December 2008 the implementation of 13 actions was completed and that the three remaining actions could not be implemented or were being taken forward in other ways. The Communication noted significant progress in strengthening internal control systems during the mandate of the present Commission. A part of this positive impact was attributed to actions launched before 2005, but there was evidence that progress was significantly accelerated with the launch of the Action Plan in early 2006. |

New: Reinforce the accountability of Member States for the use of EU funds by revising the guidelines for the annual summaries to draw on the lessons learned, and continue offering support to the Member States. | REGIO, AGRI, JLS | New action |

Ex-ante and ex-post controls | 10. Improving the efficiency and strengthening accountability by ensuring proportionality and a sound balance between ex-ante and ex-post controls, and by further harmonization and better focus of ex-post controls. | Common guidelines on sampling methods and related level of confidence should be finalised. | Services concerned with the support of DG BUDG, ongoing | Completed Extensive guidelines on audit sampling in line with international auditing standards have been prepared in the Structural Funds to promote coherence in testing done by Member State audit authorities[21]. The Commission has provided guidance on best practice in the management of external audit framework contracts to ensure a consistency and high quality of audit results[22]. In the research area, the joint audit strategy set up in 2007 includes guidance on sampling. Based on the experience gathered from the research audit strategy and taking into account that not all elements of the approach are transposable to all areas, the Commission issued guidance to its services on sampling strategies in October 2008. |

Accounts | 11. Increasing responsibility and accountability at the level of the Commission as a whole by the signing-off of the accounts by the Accounting Officer and by improved quality of financial information. | The Commission will further strengthen its accounting processes and systems to improve the quality of the financial information and the respect of deadlines. | All services, continuous action with the assistance of the services of the Accounting Officer | Continuous action The European Court of Auditors expressed in 2008 for the first time an unqualified opinion on the 2007 accounting data of the Commission. The Accountant's report on the validation of local systems for 2008 confirmed that these in general are steadily improving. All systems which were subject to an in-depth evaluation during 2008, except one, were validated. Data from the accounting system indicate that late payments are tending to stabilise in number and value. In the face of the current acute economic crisis, the Commission will aim, by 1 October 2009, to make first pre-financing payments within 20 days from the signature date of the contract and a 30-day time limit where 45 days currently apply for other payments. |

Human resources |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2008 |

Simplification | 13. Simplifying procedures to increase both efficiency and employee satisfaction. | Based on a collaborative effort and consultation of all Commission staff, DG ADMIN prepared a Communication to the College enshrining the key principles of the simplification drive and proposing a detailed plan with 85 actions, to be carried out within well defined deadlines. This Communication was adopted by the Commission on 4 July 2007 and its implementation is ongoing | DG ADMIN, ongoing | Completed A report to Commission (SEC(2008)2309/3) stated that 48 actions have been fully or partially implemented and 3 have been abandoned (out of 85 identified actions) by July 2008. |

Staff skills | 14. Aligning resources and needs better to make sure that staff have the skills and qualifications necessary to perform their duties, in particular in areas such as financial management, audit, science, linguistics and IT. | Following the conclusions of the evaluation on the Strategic Alignment of Human Resources, various measures were carried out in 2008. | DG ADMIN, ongoing | Continuous action HR scorecard per month HR report with HR metrics Start of a follow-up evaluation to review HR processes |

The Commission will identify any shortfalls and communicate its specific needs so that they are promptly taken into consideration and included in the work -programme of the inter-institutional European Personnel Selection Office. Provision of specialised training and measures to improve the recruitment procedures and, in particular in areas where a shortage of skilled staff is identified. | DG ADMIN and EPSO, ongoing tasks. | Continuous action DG ADMIN carried out a comparative study on remuneration in which an assessment is also made of the competitiveness of the Commission for certain job profiles. |

The Commission will take measures to improve its Job Information System so that it enables the organisation to have a global view of its current human resources and to produce easily detailed analysis by corporate processes. | DG ADMIN in collaboration with DIGIT, SG and DG BUDG by end 2007. | Continuous action The e-CV project continued. In 2007, there were 3.250 e-CVs; by end 2008, here were 5.697. The matching tool to link job, vacancies and the electronic CVs was delivered for internal testing in December 2008. |

Continuity of operations |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2008 |

Business continuity | 15. Ensuring that the Commission is able to maintain business continuity in case of major disruption to its activities | The Commission will address the issue of the suitability of the data centre hosting IT systems and ensure that current reflections on the best IT governance arrangements lead to operational conclusions in 2006. | DIGIT, OIB and OIL in 2006 and in 2007. | Continuous action A multi-annual (2006-2011) strategy to improve the housing conditions for the Data and telecom Centres of the Commission has been developed and approved. This should lead to the most critical IT equipments being moved into professional data centre type rooms in a phased approach and to the refurbishing of air conditioning and electrical infrastructure in the JMO Data Centre room. Contracts for the rent of two new data centre type rooms in Brussels and in Luxembourg were signed. For the one in Brussels, the move was completed in February 2007 and, for the one in Luxembourg, by March 2007. A second room in Luxembourg only became available in late 2007 and needed preparation, so that actual moves into them only began in the last quarter of 2008. Procedures to secure a supplementary room in Luxembourg were ongoing at the end of 2008. |

ZAŁĄCZNIK 4: Executive and Regulatory Agencies

(Council Regulation 58/2003 (Art 9.7)

In line with practice in most Member States, using agencies to implement key tasks has become an established part of the way the European Union works.

Executive agencies operate in a clear institutional framework, governed by a single legal base[23]. Their tasks must relate to the management of Community programmes or actions, they are set up for a limited period and they are always located close to Commission headquarters. The responsibility of the Commission for executive agencies is clear: the Commission creates them, maintains "real control" over their activity, and appoints the director. Their annual activity reports are annexed to the report from their parent Directorate(s)-General. A standard financial regulation adopted by the Commission, governing the establishment and implementation of the budget, applies to all executive agencies. A revision of the working arrangements was also agreed in October 2007 with the European Parliament, with the aim to further facilitate inter-institutional cooperation in this field.

Six executive agencies have been created:

- the Executive Agency for Competitiveness and Innovation Programme ( EACI – former IEEA)

- the Executive Agency for Health and Consumers ( EAHC – former PHEA)

- the Education, Audiovisual and Culture Executive Agency ( EACEA )

- the Trans-European Transport Network Executive Agency ( TEN-TEA )

- the European Research Council Executive Agency ( ERC)

- the Research Executive Agency ( REA ).

- Four of these executive agencies were operational in 2008[24] . Their Annual Activity Reports, which were attached to those of their parent DG[25], did not indicate any particular control issues. The breakdown of staff employed in 2007 by these agencies was as follows:

Seconded officials and temporary agents | Contractual agents | Other external agents | Total |

EACI | 22 | 47 | 69 |

PHEA | 8 | 20 | 28 |

EACEA | 85 | 277 | 362 |

TEN-TEA | 32 | 67 | 7 | 106 |

Total | 131 | 366 | 17 | 514 |

The screening of resources by the Commission of April 2007 suggested that there are no strong candidates for a new executive agency[26]. If new needs appear, the starting point of the Commission will be to explore the option of extending the scope of an existing executive agency to cover a new programme.

The 29 regulatory agencies are independent legal entities and the 20 of these which receive funds from the European Union budget receive discharge directly from the European Parliament. In a Communication of March 2008 "EU agencies: the way forward"[27] the Commission drew attention to the lack of a common vision on the role and functions of regulatory agencies. It announced a horizontal evaluation of the regulatory agencies, a moratorium on creating new agencies and a review of its internal systems governing agencies.

It also proposed to undertake a horizontal evaluation of regulatory agencies which should be available by the end of 2009, as well as to set up an inter-institutional working group to agree ground rules to apply to all (this Group met for the first time on 10 March 2009).

To support the agencies, in June 2008 DG Budget published a Practical Guide on Community Bodies to document the basic budgetary and financial management processes and rules for the creation and regular operation of Community bodies and providing references to relevant key documents. A common website of the Commission and the regulatory agencies was created on the Commission's intranet to provide a platform for sharing documents of common interest.

The 'traditional' agencies are granted discharge by the Discharge Authority. All Agencies were granted discharge for 2007. CEPOL's accounts for 2007 have received a qualified opinion of the Court of Auditors and audits by the Court and the IAS identified serious financial management problems. The service responsible for the grant contribution to the College's running costs (JLS) reported that following the Court's and IAS findings, an OLAF investigation was launched and an action plan was developed to remedy the weaknesses identified. Faced with significant under-execution of the budget, the service reported it would make available only the funds strictly necessary to cover the College's fixed costs in the first part of 2009.

ZAŁĄCZNIK 5: Negotiated procedures

1. Legal basis

Article 54 of the Implementing Rules of the Financial Regulation requires authorising officers by delegation to record contracts concluded under negotiated procedures. Furthermore, the Commission is required to annex a report on negotiated procedures to the summary of the annual activity reports referred to in Article 60.7 of the Financial Regulation.

2. Methodology

A distinction has been made between the 40 directorates-general, services, offices and executive agencies which normally do not provide external aid, and those three directorates-general (AIDCO, ELARG and RELEX) which conclude procurement contracts in the area of external relations (legal basis is different: Chapter 3 of Title IV of Part Two of the Financial Regulation) or award contracts on their own account, but outside of the territory of the European Union.

These three directorates-general have special characteristics as regards data collection (deconcentration of the services,…), the total number of contracts concluded, thresholds to be applied for the recording of negotiated procedures (€10 000), as well as the possibility to have recourse to negotiated procedures in the framework of the rapid reaction mechanism (extreme urgency). For these reasons, a separate approach has been used for procurement contracts of these directorates-general.

3. Overall results of negotiated procedures recorded

3.1. The 40 directorates-general, services, offices, or executive agencies excluding the three "external relations" directorates-general

On the basis of the data received, the following statistics were registered: 105 negotiated procedures with a total value of € 91.107.841 were processed out of a total of 1230 procedures (negotiated, restricted or open) for contracts over 60 000€ with a total value of € 1.799.341.729.

For the Commission, the average proportion of negotiated procedures in relation to all procedures amounts to 8,54 % in number, which represents some 5,06 % of all procedures in value and seems quite reasonable.

An authorising service is considered to have concluded a "distinctly higher" proportion of negotiated procedures "than the average recorded for the Institution" if it exceeds the average proportion by 50%. Thus, the reference threshold for 2008 was fixed at 12,80% (20,46% in 2007) .

Some 13 directorates-general or services out of the 40 exceeded the reference threshold in 2008. Among those, it should be noted that 5 directorates-general concluded only one or two negotiated procedures, but because of the low number of contracts awarded by each of them, the average was exceeded. In addition, 15 out of 40 directorates-general haven't used any negotiated procedure, including 4 DG that awarded no contracts at all. Furthermore, in terms of value 14 have recorded a substantially lower percentage of negotiated procedures than the Commission average.

Moreover, the assessment of negotiated procedures compared with the previous years (2006, 2007) shows an important decrease in the order of one third in number and 40% in terms of value.

3.2. The three "external relations" directorates-general

On the basis of the data received, the following statistics were registered: 168 negotiated procedures for a total value of contracts €117.778.412 were processed out of a total of 2362 procedures (negotiated, restricted or open) for contracts over 10 000€ with a total value of € 2.357.367.571.

For the three "external relations" directorates-general, the average proportion of negotiated procedures in relation to all procedures amounts to 7,11% in number, which represents some 5% of all procedures in value terms. Only one directorate-general slightly exceeds the reference threshold of 10,67% (average + 50%).

If compared with previous years, these directorates-general have registered a clear decrease in number of negotiated procedures in relation to all procedures.

4. Analysis of the justifications and corrective measures

Three categories of justifications have been presented by those directorates-general who exceeded the thresholds:

- Statistical deviations due to the low number of contracts awarded under all procedures.

- Objective situations of the economic activity sector , where the number of operators (candidates or applicants) may be very limited or even in a monopoly situation (for reasons of intellectual property, specific expertise, …). Situations of technical captivity may also arise especially in the IT domain (exclusive rights connected to software or maintenance of servers hosting critical information systems, etc).

- Additional services/works , where it was either technically or economically impossible to separate these from the main (initial) contract, or similar services/works as provided for in the terms of reference.

Several corrective measures have already been proposed or implemented by the directorates-general concerned:

- Establishment of standard model documents and guidance documents .

- Improvement in training provided and an improved inter-service communication . In this context, the Central Financial Service organised in 2008 a series of workshops aimed at improving expertise in public procurement procedures and at providing a forum for exchange of experience and best practices between directorates-general and services. In addition, the architecture of the standard procurement training was reviewed in order to reinforce the practical training in procurement procedures preparation.

- Improvement of the system of evaluation of needs of directorates-general/services and an improved programming of procurement procedures. The Commission' horizontal services will continue their active communication and consultation policy with the other DGs along the following axes:

- permanent exchange of information;

- ad-hoc surveys prior to the initiation of market procedures;

- reinforcement of the product management policy especially in the IT sector.

- Phase-out from situations of technical captivity. The Commission started to study a methodological framework for assessing technical captivity in specific cases and provide tools to reduce future dependency.

- Reinforcement of internal structures and the application of control standards. Procurement procedures will continue to be integrated in the regular reviews of the efficiency of internal control, including the analysis of possible dependence on certain contractors. In any case, control procedures need to be correctly documented in order to ensure a transparent audit trail.

ZAŁĄCZNIK 6: Summary of waivers of recoveries of established amounts receivable in 2008

(Article 87.5 IR)

In accordance with Article 87(5) of the Implementing Rules the Commission is required to report each year to the budgetary authority, in an annex to the summary of the Annual Activity Reports, on the waivers of recovery involving 100 000 € or more.

The following table shows the total amount and the number of waivers above 100 000 € per Directorate-General/Service for the EC budget and the European Development Fund for the financial year 2008.

EC budget:

Directorate-General/Service | Amount of waivers in € | Number of waivers |

AIDCO | 1.497.065,33 | 6 |

COMP | 11.713.735,70 | 3 |

EAC | 123.199,00 | 1 |

EACEA | 497.001,12 | 2 |

ELARG | 607.626,00 | 1 |

ENTR | 111.650,00 | 1 |

ENV | 231.383,16 | 1 |

MARE | 249.800,61 | 1 |

INFSO | 1.713.872,65 | 4 |

RTD | 1.227.715,95 | 5 |

TREN | 407.313,70 | 2 |

18.380.363,22 | 27 |

European Development Fund:

Directorate-General/Service | Amount of waivers in € | Number of waivers |

AIDCO | 0 | 0 |

ZAŁĄCZNIK 7: Compliance with payment time-limits and suspension of time-limits

(Article 106.6 IR)

Time-limits for payments are laid down in the Implementing Rules of the Financial Regulation[28] (hereinafter IR), and exceptionally in sector specific regulations. Under Article 106 IR payments must be made within forty-five calendar days from the date on which an admissible payment request is registered or thirty calendar days for payments relating to service or supply contracts, save where the contract provides otherwise. Commission standard contracts are in line with the time-limits provided for in the IR. However, for payments which, pursuant to the contract, grant agreement or decision, depend on the approval of a report or a certificate (interim and/or final payments), the time-limit does not start until the report or certificate in question has been approved[29]. Under Article 87 of the Regulation of the European Parliament and the Council laying down general provisions on the European Development Fund, the European Social Fund and the Cohesion Fund, a specific rule applies: payments have to be made within two months[30].

Following the revised Implementing Rules, which entered into application on 1 May 2007, the compliance with payment time-limits was reported for the first time by the Services in the 2007 Annual Activity Reports[31]. Overall, the Commission improved its performance for payments over 2005-2007, in number and in value, even if the average time to pay has not significantly decreased. In 2008, late payments have stabilised in number and value, the average time to pay has been shortened by a half day.

The following table summarises the current situation concerning payments made after the expiry of the time-limits (hereafter late payments), as resulting from data encoded in ABAC:

2005 | 2007 | 2008 |

Late payments in number | 42,74% | 22,57% | 22,67% |

Late payments in value | 17,48% | 11,52% | 13,95% |

Average time to pay[32] | 49,13 days | 47,98 days | 47,45 days |

The cause of delays includes inter alia the complexity of evaluation of supporting documents, in particular of technical reports requiring external expertise in some cases, the difficulty of efficient coordination of financial and operational checks of requests for payments, and managing suspensions.

As far as the payment of interest for late-payments is concerned, the Commission dealt with limited requests in the period 2005-2007. However, the amount rose significantly in 2008, probably due to the fact that as from 1 January 2008 payment of interest for late payments has been automatic and, in principle[33], no longer conditional upon the presentation of a request for payment.

2005 | 2007 | 2008 |

Amounts of interest paid for late payments | 230.736,58 € | 378.211,57 € | 576 027,10 € |

*Calculation: 153 requests for interest / 90657 late payments = 0.168%

The Commission is committed to further improving the management of payments and instructs its Services to comply constantly with high performance standards, to assess the efficiency of its tools and to take appropriate corrective measures to ensure timely payments. In the face of the current acute economic crisis, the Commission has recently adopted further measures, given the crucial importance of the need for increased fluidity of funds for all beneficiaries, and especially for SMEs and NGOs[34]. Amongst other actions, the Commission will aim, by 1 October 2009, to make first pre-financing payments within 20 days from the signature date of the contract, grant agreement or decision compared with the statutory time-limit of 45 days (or 30 days for service and supply contracts). For all other payments the Commission will apply, from the same date, a 30-day time limit where 45 days currently apply. A third measure is to further promote the payments of flat-rates (a scale-of-unit cost) and lump-sums (fixed amount) to accelerate the payment of grants. |

[1] Artykuł 60 rozporządzenia finansowego.

[2] Komunikat Komisji, SEC(2007) 1341.

[3] COM(2008) 97 z 18.2.2008 r.

[4] COM(2009) 42 z 3.2.2009 r.

[5] COM(2006) 9 i SEC(2006) 49.

[6] COM(2009) 43 z 4.2.2009 r.

[7] Niniejsze sprawozdanie podsumowujące nawiązuje do nowej, wprowadzonej w 2007 r., struktury rocznego sprawozdania Trybunału Obrachunkowego.

[8] „Zielone światło” oznacza, iż poziom błędu w dziedzinie wydatków jako całości znajduje się poniżej poziomu istotności (2 %) oraz że Europejski Trybunał Obrachunkowy uznał istniejące systemy nadzoru i kontroli za skuteczne; „żółte światło” oznacza, że poziom błędu wynosi między 2 % a 5 %, a systemy nadzoru i kontroli są uznane za częściowo skuteczne; „czerwone światło” oznacza, że poziom błędu wynosi powyżej 5 %, a systemy nadzoru i kontroli są uznane za nieskuteczne. Źródło: „Nota informacyjna: Sprawozdanie Roczne za rok 2007 z wykonania budżetu UE”, Europejski Trybunał Obrachunkowy, s. 6.

[9] Trybunał przyznał zielone światło dochodom, sprawom gospodarczym i finansowym oraz wydatkom administracyjnym. Oznacza to, że Trybunał przyznał zielone światło ok. 45 % całkowitych wydatków Wspólnoty.

[10] Ramowa umowa finansowo-administracyjna/ FAFA.

[11] Ramowa umowa w sprawie funduszy powierniczych i współfinansowania.

[12] SEC(2004) 1267.

[13] SEC(2004) 1265.

[14] C(2006) 3602.

[15] Opinia Europejskiego Trybunału Obrachunkowego nr 6/2007. W odniesieniu do polityki spójności jedynie 7 państw członkowskich zawarło ogólne poświadczenie wiarygodności za rok 2008.

[16] SEC(2008) 301, 5.3.2008.

[17] Communication to the Commission: Revision of the Internal Control Standards and the Underlying Framework: Strengthening Control Effectiveness, SEC(2007) 1341.

[18] COM(2006) 9 and SEC(2006) 49.

[19] Communication from the Commission to the European Parliament and the Council: "European Agencies – the way forward" - COM(2008) 135.

[20] Impact Report on the Commission Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework - COM(2009) 43.

[21] Para 40 & 49 Opinion 02/2004.

[22] Para 37 Opinion 02/2004.

[23] Council Regulation (EC) No 58/2003 of 19 December 2002 laying down the statute for executive agencies to be entrusted with certain tasks in the management of Community programmes (OJ L 11, 16.1.2003).

[24] No AAR was prepared by the Research Executive Agency and the European Research Council Executive Agency (DG RTD and other research DGs) as these are expected to become completely self-supporting during 2009. During the transition, activities are shared between the agencies and the different directorates general responsible for the implementation of FP7.

[25] Executive Agency for Competitiveness and Innovation Programme (DG TREN, ENTR, ENV); Executive Agency for the Health and Consumers (DG SANCO); Education, Audio-visual and Culture Executive Agency (DGs EAC, INFSO, AIDCO); Trans-European Transport Network Executive Agency (DG TREN).

[26] SEC(2007) 530 "Planning & optimising Commission human resources to serve EU priorities".

[27] Communication from the Commission to the European Parliament and the Council: European Agencies – the way forward - COM(2008)135

[28] Commission Regulation (EC) No 2342/2002 of 23 December 2002 (OJ L 357, 31.12.2002, p. 1) as last amended by Regulation (EC) No 478/2007 of 23 April 2007 (OJ L 111, 28.4.2007, p. 13).

[29] Pursuant to Article 106(3) IR, the time allowed for approval may not exceed:(a) 20 calendar days for straightforward contracts relating to the supply of goods and services;(b) 45 calendar days for other contracts and grants agreements;(c) 60 calendar days for contracts and grant agreements involving technical services or actions which are particularly complex to evaluate.

[30] Regulation (EC) No 1083/2006 of the European Parliament and of the Council laying down general provisions on the European regional Development Fund, the European Social Fund and the Cohesion fund and repealing Regulation (EC) No 1260/1999 (OJ L 210, 31.7.2006, p. 25).

[31] Based on available data in ABAC as of end of the financial year 2007.

[32] Net delays.

[33] With the exception of small amounts (200 euro in total or less).

[34] Communication from Mrs Grybauskaite in agreement with the President to the Commission: Streamlining financial rules an accelerating budget implementation to help economic recovery - SEC(2009) 477.