This document is an excerpt from the EUR-Lex website
Document 52004TA1230(13)
Report on the annual accounts of the European Monitoring Centre on Racism and Xenophobia for the 2003 financial year together with the Monitoring Centre's replies
Sprawozdanie na temat rozliczeń Europejskiego Centrum Monitorowania Rasizmu i Ksenofobii za rok obrachunkowy 2003, wraz z odpowiedziami Centrum
Sprawozdanie na temat rozliczeń Europejskiego Centrum Monitorowania Rasizmu i Ksenofobii za rok obrachunkowy 2003, wraz z odpowiedziami Centrum
Dz.U. C 324 z 30.12.2004, p. 91–98
(ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, SK, SL, FI, SV)
30.12.2004 |
PL |
Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej |
C 324/91 |
SPRAWOZDANIE
na temat rozliczeń Europejskiego Centrum Monitorowania Rasizmu i Ksenofobii za rok obrachunkowy 2003, wraz z odpowiedziami Centrum
(2004/C 324/13)
SPIS TREŚCI
1 |
WSTĘP |
2–5 |
OPINIA TRYBUNAŁU OBRACHUNKOWEGO |
6–14 |
UWAGI |
Tabele 1–4
Odpowiedzi Centrum
WSTĘP
1. |
Europejskie Centrum Monitorowania Rasizmu i Ksenofobii (zwane dalej „Centrum”) zostało ustanowione na mocy rozporządzenia Rady (WE) nr 1035/97 z dnia 2 czerwca 1997 r. (1). Misją Centrum jest dostarczanie Unii i Państwom Członkowskim wiarygodnych informacji na temat zjawisk rasizmu, ksenofobii i antysemityzmu w Unii Europejskiej oraz współpraca w tym zakresie z Radą Europy. Tabela 1 przedstawia w sposób skrótowy kompetencje i działania Centrum na podstawie przekazanych przez nie informacji. |
OPINIA TRYBUNAŁU OBRACHUNKOWEGO
2. |
Niniejsza opinia jest przedstawiana Parlamentowi Europejskiemu i Radzie na mocy art. 185 ust. 2 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 (2). |
3. |
Trybunał zbadał roczne sprawozdania finansowe Centrum za rok obrachunkowy zamknięty dnia 31 grudnia 2003 r. Zgodnie z art. 12 ust. 8 rozporządzenia Rady (WE) nr 1035/97 za wykonanie budżetu odpowiada dyrektor. Dyrektor jest odpowiedzialny za sporządzenie i przedstawienie sprawozdań finansowych (3), zgodnie z wewnętrznymi przepisami finansowymi przyjętymi na podstawie art. 12 ust. 12 rozporządzenia Rady (WE) nr 1035/97. Trybunał jest odpowiedzialny za ich kontrolę zgodnie z art. 248 Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską. |
4. |
Trybunał przeprowadził kontrolę zgodnie ze swoimi standardami i strategiami kontroli. Opierają się one na ogólnie przyjętych międzynarodowych standardach kontroli przystosowanych do specyfiki Wspólnoty. Trybunał zbadał dokumentację księgową i zastosował procedury kontroli, które uznał za niezbędne w danych okolicznościach. |
5. |
Trybunał uzyskał w ten sposób uzasadnione zapewnienie, że rozliczenia za rok obrachunkowy zamknięty dnia 31 grudnia 2003 r. są wiarygodne. Z zastrzeżeniem sytuacji opisanej w pkt. 13, Trybunał uzyskał uzasadnione zapewnienie, że transakcje leżące u podstaw rozliczeń są jako całość legalne i prawidłowe. |
UWAGI
6. |
Wykorzystanie środków za rok obrachunkowy 2003 oraz środków przeniesionych z poprzedniego roku obrachunkowego zostało przedstawione w tabeli 2 (4). Wersja skrócona rachunku wyników oraz bilansu Centrum za rok obrachunkowy 2003 została przedstawiona w tabelach 3 i 4. |
7. |
Procent środków przeniesionych ujętych w tytule III (Działania operacyjne) pozostaje wysoki, chociaż jest niższy w porównaniu do roku poprzedniego (36 % w 2003 r. i 40 % w 2002 r.). Trybunał ponownie (5) zwraca uwagę Centrum na konieczność ściślejszego przestrzegania zasady jednoroczności podczas planowania i monitorowania swoich działań. |
8. |
20 % (1,5 mln euro) środków przeniesionych z roku obrachunkowego 2002 na rok obrachunkowy 2003 zostało anulowanych pod koniec roku obrachunkowego. Ten wysoki udział procentowy wskazuje na to, że automatyczne przeniesienie środków z roku obrachunkowego 2002 nie miało uzasadnienia, zwłaszcza w odniesieniu do zobowiązań tymczasowych. Przenoszenie środków musi się ściśle ograniczać do zobowiązań zaciąganych pod koniec roku obrachunkowego. |
9. |
Dnia 3 marca 2003 r. Centrum podpisało z Komisją porozumienie dotyczące stworzenia sieci informacyjnej dla krajów kandydujących z Europy Środkowowschodniej. Projekt ten jest finansowany w ramach dotacji PHARE w wysokości 845 000 euro. Zgodnie z art. 4 porozumienia w 2003 r. Centrum pobrało zaliczkę w wysokości 676 000 euro (80 %). Wbrew zasadzie jednolitości budżetu (6), Centrum nie włączyło dotacji PHARE na 2003 r. do swojego budżetu poprzez przyjęcie budżetu korygującego. |
10. |
Zgodnie z tym, co Trybunał sygnalizował w swoim sprawozdaniu dotyczącym roku obrachunkowego 2002 (7), Centrum powinno stworzyć efektywny system zarządzania i kontroli dochodów do pobrania. System ten pozwoliłby na uniknięcie zaobserwowanych opóźnień w wystawianiu zleceń windykacji oraz w odzyskiwaniu VAT. |
11. |
Na dzień 31 grudnia 2003 r. nie wystawiono jeszcze zleceń windykacji w zakresie zwrotu kosztów czynszów przez władze austriackie za okres od maja do sierpnia 2003 r. (37 017 euro). |
12. |
Nie odzyskano też zapłaconego w 2000 r. podatku VAT w wysokości 333 474 euro. Biorąc pod uwagę różnice kursowe, kwota ta jest niedoszacowana o 19 242 euro. Centrum musi zwiększyć wysiłki w celu odzyskania podatku VAT. Należy też zauważyć, że rozliczenia VAT nie są regularnie analizowane i dokumentowane. Co więcej, zwrot VAT w wysokości ok. 78 000 euro nie został ujęty jako dochód budżetowy i pozostaje zaksięgowany na koncie przejściowym. |
13. |
W 2003 r. Centrum zawarło z jednym dostawcą trzy umowy (na łączną sumę 181 078 euro) z zastosowaniem procedury negocjacyjnej, przy czym wartość każdego z zamówień przekraczała próg 13 800 euro, powyżej którego procedura negocjacyjna nie może być stosowana, a warunki pozwalające na derogację od tej zasady nie były spełnione. |
14. |
Przy dwóch rekrutacjach Centrum zastosowało procedurę rekrutacji wewnętrznej. W pierwszym przypadku wpłynęła jedna kandydatura, w drugim przypadku — dwie. Biorąc pod uwagę wielkość Centrum, ten rodzaj procedury ogranicza konkurencję między kandydatami. |
Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Trybunał Obrachunkowy w Luksemburgu na posiedzeniu w dniach 29 i 30 września 2004 r.
W imieniu Trybunału Obrachunkowego
Juan Manuel FABRA VALLÉS
Prezes
(1) Dz. U. L 151 z 10.6.1997, str. 6.
(2) Dz. U. L 248 z 16.9.2002, str. 1.
(3) Na podstawie art. 12 ust. 10 rozporządzenia Rady (WE) nr 1035/97 rozliczenia całości dochodów i wydatków Centrum za rok obrachunkowy 2003 zostały sporządzone dnia 9 września 2004 r. i przekazane Trybunałowi Obrachunkowemu, który otrzymał je dnia 24 września 2004 r. Wersja skrócona tych sprawozdań jest przedstawiona w tabelach załączonych do niniejszego sprawozdania.
(4) Wszystkie tabele w niniejszym sprawozdaniu zostały sporządzone w oparciu o możliwie najdokładniejsze wartości wykorzystanych danych. Podane sumy mogą nie być dokładne w związku z zastosowanymi zaokrągleniami. Myślnik oznacza wartość nieistniejącą lub zerową, a 0,0 oznacza wartość mniejszą niż próg zaokrąglenia.
(5) Patrz: pkt 7 sprawozdania dotyczącego roku obrachunkowego 2002, Dz.U. C 319 z 30.12.2003, str. 70.
(6) Patrz: art. 4–6 dotyczące zasad jednolitości i rzetelności budżetowej oraz art. 19 ust. 3 rozporządzenia finansowego Centrum.
(7) Patrz: pkt 9 sprawozdania dotyczącego roku obrachunkowego 2002, Dz.U. C 319 z 30.12.2003, str. 70.
Tabela 1
Europejskie Centrum Monitorowania Rasizmu i Ksenofobii (Wiedeń)
Zakres kompetencji wspólnotowych według Traktatu |
Kompetencje Centrum określone w rozporządzeniu Rady (rozporządzenie Rady (WE) nr 1035/97 z dnia 2 czerwca 1997 r.) |
Zarządzanie |
Środki udostępnione Centrum (dane za 2002 r.) |
Produkty i usługi świadczone w 2003 r. |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Zbieranie informacji |
Cele |
Zadania |
|
Budżet ostateczny: |
Raxen: |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
(Art. 284) |
|
|
Skład Rada składa się z jednej niezależnej osoby mianowanej przez każde Państwo Członkowskie, przez Parlament Europejski, przez Radę Europy oraz z przedstawiciela Komisji. Zadania Przyjmuje program prac i sprawozdanie roczne.
|
6,575 mln euro (6,170 mln euro), z czego wkład wspólnotowy: 98,9 % (98,9 %) Zatrudnienie na dzień 31 grudnia 2003 r. 30 (28) stanowisk w planie zatrudnienia, z czego obsadzonych: 26 (26) +4 (5) inne stanowiska (kontrakty pomocnicze, oddelegowani eksperci narodowi, personel lokalny, zewnętrzny personel czasowy) Całkowite zatrudnienie: 30 (31) Z czego wykonujący zadania operacyjne: 17 (19) zadania administracyjne: 8 (8) zadania mieszane: 5 (4) Nieujęte w budżecie: Program PHARE: 845 mln euro (– mln euro), zatrudnienie: 4 (–) |
Liczba działań podjętych przez 15 ośrodków krajowych: 165 liczba spotkań: 3 +22 raporty w ramach programu PHARE oraz 3 spotkania Raporty z badaŃ: liczba raportów: 12 liczba spotkań: 3 Współpraca z Państwami Członkowskimi i innymi instytucjami (liczba wspólnie organizowanych przedsięwzięć):
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Źródło: Informacje przekazane przez Centrum. |
Tabela 2
Europejskie Centrum Monitorowania Rasizmu i Ksenofobii — Wykonanie budżetu za rok obrachunkowy 2003
(w mln euro) |
||||||||||||||||
Dochody |
Wydatki |
|||||||||||||||
Źródło dochodów |
Dochody wpisane w ostateczny budżet roku obrachunkowego |
Dochody pobrane |
Przeznaczenie wydatków |
Środki w ramach budżetu ostatecznego |
Środki przeniesione z poprzedniego roku obrachunkowego |
Dostępne środki (budżet 2003 i rok obrachunkowy 2002) |
||||||||||
wpisane |
przyznane na zobowiązania |
wypłacone |
przeniesione |
anulowane |
zaległe zobowiązanie |
wypłacone |
anulowane |
środki |
przyznane na zobowiązania |
wypłacone |
przeniesione |
anulowane |
||||
Dotacje wspólnotowe |
6,5 |
5,6 |
Tytuł I Personel |
2,8 |
2,7 |
2,6 |
0,1 |
0,1 |
0,2 |
0,1 |
0,1 |
3,0 |
2,9 |
2,7 |
0,1 |
0,2 |
Inne dochody |
0,1 |
0,2 |
Tytuł II Administracja |
0,6 |
0,5 |
0,4 |
0,1 |
0,1 |
0,1 |
0,0 |
0,0 |
0,6 |
0,6 |
0,4 |
0,1 |
0,1 |
|
|
|
Tytuł III Działania operacyjne |
3,2 |
2,8 |
1,7 |
1,2 |
0,4 |
1,2 |
1,0 |
0,2 |
4,4 |
4,0 |
2,7 |
1,2 |
0,5 |
Ogółem |
6,6 |
5,8 |
Ogółem |
6,6 |
6,0 |
4,7 |
1,3 |
0,6 |
1,5 |
1,2 |
0,3 |
8,1 |
7,5 |
5,9 |
1,3 |
0,9 |
Uwaga: Podane sumy nie są dokładne w związku z zastosowanymi zaokrągleniami. Źródło: Dane Centrum — Niniejsza tabela przedstawia skróconą wersję danych dostarczonych przez Centrum w jego własnych sprawozdaniach finansowych. |
Tabela 3
Europejskie Centrum Monitorowania Rasizmu i Ksenofobii — Rachunek dochodów i wydatków za lata obrachunkowe 2003 i 2002
(w tys. euro) |
||
|
2003 |
2002 |
Dochody |
||
Dotacje wspólnotowe |
7 318 |
4 320 |
Inne dochody |
374 |
|
Dochody finansowe |
21 |
43 |
Dochody z tytułu PHARE |
676 |
|
Ogółem dochody (a) |
8 389 |
4 363 |
Wydatki |
||
Personel — Tytuł I budżetu |
||
Płatności |
2 618 |
2 416 |
Środki przeniesione |
64 |
187 |
Administracja — Tytuł II budżetu |
||
Płatności |
412 |
377 |
Środki przeniesione |
51 |
60 |
Działania operacyjne — Tytuł III budżetu |
||
Płatności |
1 678 |
1 686 |
Środki przeniesione |
1 162 |
1 234 |
Wydatki z tytułu Phare |
||
Płatności |
377 |
|
Środki przeniesione |
694 |
|
Wydatki ogółem (b) |
7 055 |
5 960 |
Wynik roku obrachunkowego (a – b) |
1 334 |
–1 597 |
Saldo przeniesione z poprzedniego roku obrachunkowego |
–1 579 |
–8 |
Anulowane środki przeniesione |
301 |
52 |
Niezagospodarowane kwoty do ponownego wykorzystania z poprzedniego roku obrachunkowego. |
38 |
151 |
Różnice kursowe |
5 |
2 |
Kwoty zwrócone Komisji |
|
– 179 |
Saldo roku obrachunkowego |
98 |
–1 579 |
Uwaga: Podane sumy nie są dokładne w związku z zastosowanymi zaokrągleniami. Źródło: Dane Centrum. Niniejsza tabela przedstawia skróconą wersję danych dostarczonych przez Centrum w jego własnych sprawozdaniach finansowych. |
Tabela 4
Europejskie Centrum Monitorowania Rasizmu i Ksenofobii — Bilans na dzień 31 grudnia 2003 r. i na dzień 31 grudnia 2002 r.
(w tys. euro) |
|||||
Aktywa |
2003 |
2002 |
Pasywa |
2003 |
2002 |
Aktywa trwałe |
|
|
Kapitał własny |
|
|
Oprogramowanie komputerowe |
72 |
70 |
Kapitał własny |
108 |
183 |
Sprzęt komputerowy |
148 |
140 |
Saldo roku obrachunkowego |
98 |
–1 579 |
Urządzenia techniczne i majątek ruchomy |
250 |
235 |
Suma |
207 |
–1 396 |
Umorzenia |
– 362 |
– 262 |
Zobowiązania krótkoterminowe |
|
|
Suma |
108 |
183 |
Środki przeniesione automatycznie |
1 277 |
1 482 |
Należności krótkoterminowe |
|
|
Wierzyciele różni |
275 |
225 |
Dotacje wspólnotowe |
23 |
13 |
VAT do zapłacenia |
454 |
507 |
Zaliczki |
0 |
1 |
Zobowiązania z tytułu Phare |
694 |
|
Dłużnicy różni |
77 |
66 |
Suma |
2 700 |
2 214 |
VAT do odzyskania |
456 |
541 |
|
|
|
Dotacje PHARE |
169 |
0 |
|
|
|
Suma |
725 |
621 |
|
|
|
Środki pieniężne |
|
|
Rozliczenia międzyokresowe i korekty |
|
|
Środki pieniężne na rachunkach bankowych |
2 073 |
113 |
Dochody do ponownego wykorzystania |
|
99 |
Suma |
2 073 |
113 |
Suma |
0 |
99 |
Ogółem |
2 906 |
917 |
Ogółem |
2 906 |
917 |
Uwaga: Podane sumy nie są dokładne w związku z zastosowanymi zaokrągleniami. Źródło: Dane Centrum — Niniejsza tabela przedstawia skróconą wersję danych dostarczonych przez Centrum w jego własnych sprawozdaniach finansowych. |
ODPOWIEDZI CENTRUM
7. |
W roku 2003 na realizację budżetu oraz na wdrożenie programu prac ponownie negatywnie wpłynął niski poziom środków pieniężnych oddanych do dyspozycji Centrum. W lipcu 2003 r. Centrum wnioskowało o dodatkowe środki pieniężne, które ostatecznie zostały przekazane dopiero w grudniu 2003 r. Centrum również pragnie podkreślić, że w niektórych Państwach Członkowskich oficjalne dane, którymi posługuje się sieć RAXEN, zostały opublikowane dopiero we wrześniu. Pomimo występowania wyżej wymienionych problemów, poziom przeszacowania zmniejszył się w porównaniu z rokiem 2002, zgodnie z zaleceniami Trybunału. Centrum nadal będzie podejmować wysiłki w celu dalszego poprawienia sytuacji. |
8. |
Centrum zgadza się z uwagami poczynionymi przez Trybunał i w roku 2003 powzięło odpowiednie kroki, aby zapobiec powtórzeniu się sytuacji. |
9. |
Centrum zadecydowało nie publikować swojego budżetu PHARE w poprawce do budżetu, ponieważ projekt ten dotyczył państw spoza Unii Europejskiej. Z tego względu jego publikacja nie mieściła się w ramach mandatu Centrum, zgodnie z postanowieniami rozporządzenia ustanawiającego. Jednakże, biorąc pod uwagę uwagi Trybunału, Centrum ujęło budżet projektu PHARE w poprawce do budżetu na rok 2004. |
10 i 11. |
Centrum zgadza się z obserwacjami poczynionymi przez Trybunał i powzięło kroki celem usprawnienia kontroli nad wydawaniem wezwań do zapłaty zaległych kwot. |
12. |
Centrum przeliczyło i ponownie wystąpiło z roszczeniem w sprawie zwrotu kwoty w wysokości 333 474 EUR, będącej zaległym podatkiem VAT, którą władze austriackie uiściły w czerwcu 2004 r. W odniesieniu do kwoty 78 000 EUR, Centrum odpowiednio poprawiło zapisy w swoich księgach rachunkowych. Podatek VAT jest obecnie regularnie analizowany. |
13. |
Centrum zgadza się z uwagami Trybunału i w ich wyniku wzmocniło wewnętrzne kontrole poprzez ustanowienie biura pomocy ds. zamówień i poprzez organizację dodatkowych szkoleń. Centrum pragnie podkreślić, że otwarty przetarg, który zaplanowano na rok 2003, nie mógł zostać zrealizowany ze względu na brak zasobów ludzkich (patrz: odpowiedź na pkt 14). W roku 2004 Centrum przeprowadziło otwarty przetarg na umowy ramowe dotyczące organizacji posiedzeń. Przedsiębiorstwo, które wygrało niniejszy przetarg, jest tym samym przedsiębiorstwem, z którego usług korzystano w roku 2003. Fakt, że niniejsze przedsiębiorstwo zostało wybrane, zgodnie z właściwą procedurą przydzielania zamówień w latach poprzedzających rok 2003, w opinii Centrum sugeruje, że nie zostały poniesione żadne negatywne z punktu widzenia materialnego konsekwencje finansowe. |
14. |
Konkursy wewnętrzne nie stanowią naruszenia regulaminu pracowniczego. Biorąc pod uwagę niewielki rozmiar Centrum oraz ze względu na brak stanowisk stałych, podjęto decyzję o obsadzeniu wolnych stanowisk czasowych na drodze konkursu wewnętrznego, aby dać pracownikom pewnego rodzaju perspektywę rozwoju kariery oraz aby obsadzić dwa kluczowe stanowiska w jak najkrótszym czasie. Jednakże Centrum zadecydowało, że w przyszłości konkursy wewnętrzne będą miały miejsce jedynie jeśli zagwarantowany jest odpowiedni poziom konkurencyjności. |