PROJEKT

DECYZJA WSPÓLNEGO KOMITETU

z dnia […] r.

w sprawie przyjęcia regulaminu

WSPÓLNY KOMITET,

uwzględniając Umowę między Unią Europejską a REpubliką Mołdawii w sprawie ochrony oznaczeń geograficznych produktów rolnych i środków spożywczych, w szczególności jej art. 11,

a także mając na uwadze, że umowa weszła w życie w dniu 1 kwietnia 2013 r.,

PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:

Artykuł 1

Szefowie delegacji

1.   Zarówno Unia Europejska, jak i Republika Mołdawii („Strony”) mianują swojego szefa delegacji, który jest odpowiedzialny za kontakty dotyczące wszelkich spraw związanych z komitetem.

2.   Każdy szef delegacji może przenieść wszystkie lub niektóre funkcje szefa delegacji na wyznaczonego zastępcę; w takim przypadku wszystkie poniższe odniesienia do szefa delegacji odnoszą się również do wyznaczonego zastępcy.

Artykuł 2

Przewodniczący

1.   Stanowisko przewodniczącego komitetu zajmuje przez rok kalendarzowy na zmianę szef delegacji każdej ze Stron.

2.   Przewodniczący jest odpowiedzialny za funkcje sekretarskie komitetu.

Artykuł 3

Posiedzenia

1.   Przewodniczący ustala datę i miejsce lub, w przypadku posiedzeń przy wykorzystaniu urządzeń elektronicznych, warunki techniczne posiedzeń w porozumieniu z drugim szefem delegacji. Przy uzgadnianiu czasu i miejsca posiedzenia przewodniczący i drugi szef delegacji przestrzegają wymogu zorganizowania posiedzenia w ciągu 90 dni.

2.   Jeżeli obie Strony wyrażą na to zgodę, w posiedzeniach wspólnego komitetu mogą uczestniczyć eksperci, którzy na żądanie są w stanie przedstawić potrzebne szczegółowe informacje.

3.   Posiedzenia komitetu nie są jawne, o ile nie zostanie to wspólnie uzgodnione inaczej.

Artykuł 4

Korespondencja

1.   Wszelka korespondencja adresowana do komitetu jest przesyłana jego przewodniczącemu. Przewodniczący przesyła kopie wszelkiej korespondencji drugiemu szefowi delegacji, szefowi Misji Mołdawii w Brukseli oraz szefowi delegatury Unii w Chisinau.

2.   Korespondencja pomiędzy przewodniczącym a drugim szefem delegacji może mieć dowolną formę pisemną, w tym odbywać się za pomocą poczty elektronicznej.

Artykuł 5

Porządek obrad

1.   Przed posiedzeniem przewodniczący sporządza projekt porządku obrad. Projekt porządku obrad jest przesyłany drugiemu szefowi delegacji nie później niż 20 dni roboczych przed rozpoczęciem posiedzenia. Projekt porządku obrad rozsyłany przez przewodniczącego zawiera wszelkie punkty objęte art. 11 ust. 3 umowy wybrane przez przewodniczącego.

2.   Co najmniej 10 dni roboczych przed rozpoczęciem posiedzenia szefowie delegacji mogą zwrócić się o uwzględnienie dodatkowych punktów objętych art. 11 ust. 3, które przewodniczący musi umieścić w projekcie porządku obrad.

3.   Ostateczną wersję projektu porządku obrad przewodniczący przesyła drugiemu szefowi delegacji nie później niż pięć dni roboczych przed rozpoczęciem posiedzenia.

4.   Przewodniczący i drugi szef delegacji przyjmują porządek obrad na zasadzie porozumienia na początku każdego posiedzenia. Punkt, który nie został wpisany do projektu porządku obrad, może zostać umieszczony w porządku obrad za zgodą przewodniczącego i drugiego szefa delegacji.

Artykuł 6

Przyjmowanie instrumentów

1.   Decyzje komitetu w rozumieniu art. 11 ust. 2 umowy są kierowane do Stron i są opatrzone podpisami przewodniczącego i drugiego szefa delegacji.

2.   Każda ze stron może podjąć decyzję o publikacji wszelkich decyzji przyjętych przez komitet.

Artykuł 7

Procedura pisemna

1.   Decyzja komitetu może zostać przyjęta w ramach procedury pisemnej za zgodą przewodniczącego i drugiego szefa delegacji.

2.   Szef delegacji, który proponuje zastosowanie procedury pisemnej, przedkłada drugiemu szefowi delegacji projekt decyzji. Drugi szef delegacji udziela odpowiedzi, z której wynika, czy akceptuje projekt, czy proponuje poprawki lub czy prosi o czas na zastanowienie. Jeżeli projekt zostanie przyjęty, podlega on ostatecznemu zatwierdzeniu zgodnie z art. 6 ust. 1.

Artykuł 8

Protokół z posiedzenia

1.   Przewodniczący sporządza projekt protokołu z każdego posiedzenia i przedkłada go drugiemu szefowi delegacji w ciągu 20 dni roboczych od posiedzenia. Projekt protokołu zawiera zalecenia i może także obejmować wszelkie inne wnioski przyjęte na posiedzeniu. Drugi szef delegacji zatwierdza projekt lub proponuje poprawki. Po uzgodnieniu projektu protokołu przewodniczący i drugi szef delegacji podpisują dwa oryginalne egzemplarze protokołu. Przewodniczący i drugi szef delegacji zachowują po jednym oryginalnym egzemplarzu protokołu.

2.   W przypadku gdy przed zwołaniem kolejnego posiedzenia nie osiągnięto porozumienia w sprawie protokołu, protokół zawiera projekt sporządzony przez przewodniczącego, do którego załącza się proponowane poprawki przedstawione przez drugiego szefa delegacji.

Artykuł 9

Koszty

Każda ze Stron ponosi koszty związane ze swoim uczestnictwem w posiedzeniach komitetu.

Artykuł 10

Poufność

Prace komitetu są poufne.