2008D0458 — PL — 14.08.2009 — 001.001

---

Dokument ten służy wyłącznie do celów dokumentacyjnych i instytucje nie ponoszą żadnej odpowiedzialności za jego zawartość

►B

DECYZJA KOMISJI z dnia 5 marca 2008 r. ustanawiająca zasady wykonania decyzji nr 575/2007/WE Parlamentu Europejskiego i Rady ustanawiającej Europejski Fundusz Powrotów Imigrantów na lata 2008–2013 jako część programu ogólnego „Solidarność i zarządzanie przepływami migracyjnymi” w odniesieniu do systemów zarządzania i kontroli państw członkowskich, zasad zarządzania administracyjnego i finansowego oraz kryteriów kwalifikowalności wydatków na realizację projektów współfinansowanych ze środków Funduszu (notyfikowana jako dokument nr C(2008) 796) (Jedynie tekst w języku angielskim, bułgarskim, czeskim, estońskim, fińskim, francuskim, greckim, hiszpańskim, litewskim, łotewskim, maltańskim, niderlandzkim, niemieckim, polskim, portugalskim, rumuńskim, słowackim, słoweńskim, szwedzkim, węgierskim oraz włoskim jest autentyczny) (2008/458/WE) (Dz.U. L 167, 27.6.2008, p.135)

zmienione przez:

		Dziennik Urzędowy
		No	page	date
►M1	DECYZJA KOMISJI z dnia 23 lipca 2009 r.	L 210	36	14.8.2009

---

▼B

DECYZJA KOMISJI

z dnia 5 marca 2008 r.

ustanawiająca zasady wykonania decyzji nr 575/2007/WE Parlamentu Europejskiego i Rady ustanawiającej Europejski Fundusz Powrotów Imigrantów na lata 2008–2013 jako część programu ogólnego „Solidarność i zarządzanie przepływami migracyjnymi” w odniesieniu do systemów zarządzania i kontroli państw członkowskich, zasad zarządzania administracyjnego i finansowego oraz kryteriów kwalifikowalności wydatków na realizację projektów współfinansowanych ze środków Funduszu

(notyfikowana jako dokument nr C(2008) 796)

(Jedynie tekst w języku angielskim, bułgarskim, czeskim, estońskim, fińskim, francuskim, greckim, hiszpańskim, litewskim, łotewskim, maltańskim, niderlandzkim, niemieckim, polskim, portugalskim, rumuńskim, słowackim, słoweńskim, szwedzkim, węgierskim oraz włoskim jest autentyczny)

(2008/458/WE)

SPIS TREŚCI
Część I	Wprowadzenie
Rozdział I	Przedmiot i definicje
Artykuł 1	Przedmiot
Artykuł 2	Definicje
Część II	Przepisy wspólne dla czterech funduszy
Rozdział 1	Wyznaczone instytucje
Artykuł 3	Instytucje wspólne
Artykuł 4	Instytucja delegowana
Artykuł 5	Outsourcing zadań
Rozdział 2	Systemy zarządzania i kontroli
Artykuł 6	Podręcznik procedur
Artykuł 7	Realizacja Funduszu przez instytucję odpowiedzialną
Artykuł 8	Warunki występowania instytucji odpowiedzialnej w roli organu wdrażającego
Artykuł 9	Procedura wyboru i przyznawania w przypadku, gdy instytucja odpowiedzialna występuje w roli organu przyznającego
Artykuł 10	Umowy o dotację zawierane z beneficjentami końcowymi w przypadku, gdy instytucja odpowiedzialna występuje w roli organu przyznającego
Artykuł 11	Umowy na wykonawstwo
Artykuł 12	Określanie ostatecznej wysokości wkładu Wspólnoty
Artykuł 13	Pomoc techniczna
Artykuł 14	Wydatki na pomoc techniczną w przypadku instytucji wspólnej
Artykuł 15	Weryfikacje przeprowadzane przez instytucję odpowiedzialną
Artykuł 16	Ścieżka audytu
Artykuł 17	Audyty systemów i audyty projektów
Artykuł 18	Weryfikacje przeprowadzane przez instytucję certyfikującą
Rozdział 3	Wymagane informacje odnośnie do wykorzystania środków Funduszu
Artykuł 19	Zasada proporcjonalności
Artykuł 20	Opis systemów zarządzania i kontroli
Artykuł 21	Zmiana opisu systemów zarządzania i kontroli
Artykuł 22	Dokumentacja programowania
Artykuł 23	Zmiana rozbicia danych finansowych w programach rocznych
Artykuł 24	Sprawozdania okresowe i końcowe z realizacji programów rocznych
Artykuł 25	Dokumentacja sporządzana przez instytucję audytową
Artykuł 26	Dokumentacja sporządzana przez instytucję certyfikującą
Rozdział 4	Zgłaszanie nieprawidłowości
Artykuł 27	Wstępna sprawozdawczość – odstępstwa
Artykuł 28	Sprawozdawczość na temat monitoringu – nieodzyskane płatności
Artykuł 29	Kontakty z państwami członkowskimi
Artykuł 30	Korzystanie z informacji
Rozdział 5	Informacja i promocja
Artykuł 31	Informacje dla potencjalnych beneficjentów końcowych
Artykuł 32	Informacje dla beneficjentów końcowych
Artykuł 33	Odpowiedzialność instytucji odpowiedzialnej w zakresie działań informacyjnych i promocyjnych na potrzeby opinii publicznej
Artykuł 34	Odpowiedzialność beneficjentów końcowych w zakresie działań informacyjnych i promocyjnych na potrzeby opinii publicznej
Artykuł 35	Specyfikacja techniczna działań informacyjnych i promocyjnych na potrzeby operacji
Rozdział 6	Dane osobowe
Artykuł 36	Ochrona danych osobowych
Rozdział 7	Elektroniczna wymiana dokumentów
Artykuł 37	Elektroniczna wymiana dokumentów
Artykuł 38	System informatyczny do wymiany dokumentów
Część III	Przepisy szczególne dla Europejskiego Funduszu Powrotów Imigrantów
Rozdział 1	Kryteria kwalifikowalności
Artykuł 39	Kryteria kwalifikowalności
Część IV	Przepisy końcowe
Artykuł 40	Adresaci
ZAŁĄCZNIKI

CZĘŚĆ I

WPROWADZENIE

ROZDZIAŁ I

Przedmiot i definicje

Artykuł 1

Przedmiot

1.  Niniejsza decyzja określa zasady wdrożenia Funduszu w odniesieniu do:

2.  Poniższe przepisy stosuje się bez uszczerbku dla rozporządzenia Rady (Euratom, WE) nr 2185/96 z dnia 11 listopada 1996 r. w sprawie kontroli na miejscu oraz inspekcji przeprowadzanych przez Komisję w celu ochrony interesów finansowych Wspólnot Europejskich przed nadużyciami finansowymi i innymi nieprawidłowościami ( 4 ).

Artykuł 2

Definicje

Na potrzeby niniejszej decyzji zastosowanie mają następujące definicje:

CZĘŚĆ II

PRZEPISY WSPÓLNE DLA CZTERECH FUNDUSZY

ROZDZIAŁ 1

Wyznaczone instytucje

Artykuł 3

Instytucje wspólne

Państwa członkowskie mogą wyznaczyć tę samą instytucję odpowiedzialną, instytucję audytową lub instytucję certyfikującą dla dwóch lub większej liczby funduszy spośród wymienionych czterech.

Artykuł 4

Instytucja delegowana

1.  Delegacja zadań odbywa się zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami, wymagającą skutecznej i wydajnej kontroli wewnętrznej, a także zgodnie z zasadą niedyskryminacji i uwidaczniania finansowania wspólnotowego. Delegacja zadań wykonawczych w żadnym przypadku nie może powodować konfliktu interesów.

2.  Zakres zadań delegowanych przez instytucję odpowiedzialną do instytucji delegowanej oraz szczegółowe procedury realizacji zadań delegowanych określone zostają w sposób formalny na piśmie.

Akt delegacji zawiera co najmniej:

3.  Kontakty z Komisją, o których mowa w art. 25 ust. 1 lit. a) aktu podstawowego, nie podlegają delegacji. Instytucja delegowana kontaktuje się z Komisją za pośrednictwem instytucji odpowiedzialnej.

4.  Jeśli instytucja delegowana nie jest organem administracji publicznej lub podmiotem prawa prywatnego państwa członkowskiego, wypełniającym misję publiczną, instytucja odpowiedzialna nie może delegować do niej kompetencji wykonawczych, jakie dawałyby jej znaczną możliwość dokonywania wyborów o podłożu politycznym.

5.  Delegacja zadań do instytucji delegowanej nie wpływa na kompetencje instytucji odpowiedzialnej, która w dalszym ciągu odpowiada za oddelegowane przez siebie zadania.

6.  W przypadku delegowania zadań przez instytucję odpowiedzialną do instytucji delegowanej wszelkie przepisy niniejszej decyzji dotyczące instytucji odpowiedzialnej stosują się odpowiednio do instytucji delegowanej.

Artykuł 5

Outsourcing zadań

Wyznaczone instytucje mogą dokonywać outsourcingu niektórych zadań, przy czym pozostają one odpowiedzialne za zadania objęte outsourcingiem zgodnie z własnym zakresem odpowiedzialności określonym w art. 27, 29 i 30 aktu podstawowego.

ROZDZIAŁ 2

Systemy zarządzania i kontroli

Artykuł 6

Podręcznik procedur

Zgodnie z art. 31 ust. 2 aktu podstawowego i uwzględniając zasadę proporcjonalności, państwa członkowskie sporządzają podręcznik określający procedury i praktyczne ustalenia odnośnie do:

Artykuł 7

Realizacja Funduszu przez instytucję odpowiedzialną

1.  W ramach realizacji Funduszu instytucja odpowiedzialna może występować jako organ przyznający i/lub organ wdrażający.

2.  Instytucja odpowiedzialna występuje jako organ przyznający, w przypadkach gdy z zasady realizuje projekty w oparciu o coroczne otwarte zaproszenia do składania ofert.

Instytucja odpowiedzialna ani żadna z instytucji delegowanych nie może odpowiadać na takie zaproszenia do składania ofert.

W należycie uzasadnionych przypadkach, w tym w przypadku kontynuacji projektów wieloletnich zgodnie z art. 15 ust. 6 aktu podstawowego, gdzie projekty wybrane zostały po uprzednim zaproszeniu do składania ofert lub w sytuacjach nadzwyczajnych, dotacje mogą być przyznawane bez zaproszenia do składania ofert.

3.  Instytucja odpowiedzialna występuje jako organ wdrażający, w przypadkach gdy podejmuje ona decyzję o bezpośredniej realizacji projektu z uwagi na fakt, iż charakter projektu nie pozwala na wybór innego trybu realizacji, w tym ze względu na występowanie monopolu de jure lub ze względów bezpieczeństwa. W takich przypadkach zasady dotyczące beneficjenta końcowego stosują się odpowiednio wobec instytucji odpowiedzialnej.

Artykuł 8

Warunki występowania instytucji odpowiedzialnej w roli organu wdrażającego

1.  Powody, które doprowadziły do wystąpienia instytucji odpowiedzialnej w roli organu wdrażającego, należy zidentyfikować i podać Komisji w ramach właściwego programu rocznego.

2.  Podczas realizacji projektów instytucja odpowiedzialna przestrzega zasady opłacalności i przeciwdziała konfliktom interesów.

3.  Instytucja odpowiedzialna może realizować projekty odpowiadające kryteriom przedstawionym w art. 7 ust. 3 bezpośrednio i/lub wspólnie z dowolną instytucją krajową, posiadającą odpowiednią wiedzę techniczną, wysoki stopień specjalizacji lub uprawnienia administracyjne. Główne instytucje krajowe zaangażowane w realizację zostają również określone we właściwym programie rocznym.

4.  Decyzja administracyjna w sprawie współfinansowania projektu ze środków Funduszu zawiera informacje konieczne do monitorowania współfinansowanych produktów i usług oraz do kontroli ponoszonych wydatków. Wszelkie postanowienia wymagane w przypadku umowy o przyznanie dotacji zgodnie z art. 10 ust. 2 zostają określone w równoważnej formie instrumentu prawnego.

5.  Sprawozdanie końcowe z realizacji programu rocznego zawiera informacje na temat procedur i praktyk zastosowanych w celu zapewnienia właściwego podziału funkcji, skutecznej kontroli i zadowalającej ochrony interesów finansowych Wspólnot Europejskich, a także objaśnienia na temat sposobu zapobiegania konfliktom interesów.

6.  W przypadku gdy instytucja odpowiedzialna ma regularnie występować w roli organu wdrażającego dla projektów współfinansowanych ze środków Funduszu:

7.  W przypadku gdy instytucja delegowana ma występować w roli organu wdrażającego dla projektów współfinansowanych ze środków Funduszu, taka instytucja delegowana nie może być wyłącznym beneficjentem końcowym wyasygnowanych środków, którymi na mocy delegacji ma zarządzać.

Artykuł 9

Procedura wyboru i przyznawania w przypadku, gdy instytucja odpowiedzialna występuje w roli organu przyznającego

1.  Zaproszenia do składania ofert, o których mowa w art. 7 ust. 2, są ogłaszane w sposób zapewniający maksymalną promocję wśród potencjalnych beneficjentów. Wszelkie zmiany w treści zaproszeń do składania ofert są publikowane na tych samych warunkach.

Zaproszenie do składania ofert określa:

2.  Na potrzeby wyboru projektów i przyznawania dotacji instytucja odpowiedzialna zapewnia powiadamianie potencjalnych beneficjentów o następujących szczególnych warunkach dotyczących projektów przewidzianych do realizacji:

Przed podjęciem decyzji w sprawie przyznania dotacji, instytucja odpowiedzialna upewnia się, że beneficjent końcowy i/lub partnerzy w ramach projektu są w stanie spełnić powyższe warunki.

3.  Instytucja odpowiedzialna dba, aby dotacje przyznawane były projektom, które poddane zostały analizie pod względem formalnym, technicznym i budżetowym oraz ocenie jakościowej, z zastosowaniem kryteriów określonych w zaproszeniu do składania ofert. Przyczyny odrzucenia pozostałych projektów należy ewidencjonować.

4.  Państwa członkowskie określają, kto jest uprawniony do przyznawania dotacji projektom, oraz we wszystkich przypadkach przeciwdziałają konfliktom interesów, szczególnie w przypadku, gdy wnioskodawcami są organy krajowe.

5.  W treści decyzji w sprawie przyznania dotacji podana zostaje co najmniej nazwa beneficjenta końcowego i/lub partnerów w ramach projektu, istotne szczegóły projektu oraz jego cele operacyjne, maksymalna wysokość kwoty finansowania ze środków Funduszu oraz maksymalny udział we współfinansowaniu łącznego kwalifikowalnego kosztu.

6.  Każdy z wnioskodawców otrzymuje pisemne powiadomienie o wynikach procedury wyboru wraz z uzasadnieniem decyzji podjętych w ramach wyboru. O ile przewiduje to prawodawstwo krajowe, w powiadomieniu wskazana zostaje właściwa procedura rewizyjna.

Artykuł 10

Umowy o dotację zawierane z beneficjentami końcowymi w przypadku, gdy instytucja odpowiedzialna występuje w roli organu przyznającego

1.  Instytucja odpowiedzialna określa szczegółowe procedury zarządzania projektami, obejmujące m.in.:

2.  Umowa o dotację określa m.in.:

3.  W odnośnym przypadku, beneficjenci końcowi zapewniają objęcie wszelkich partnerów w ramach projektu tymi samymi zobowiązaniami, które spoczywają na nich samych. Partnerzy przyjmują własną odpowiedzialność poprzez osobę beneficjenta końcowego, który ponosi ostateczną odpowiedzialność za dotrzymanie warunków umowy przez siebie samego oraz wszystkich parterów w ramach projektu.

Beneficjenci końcowi obowiązani są przechowywać poświadczone kopie dokumentacji księgowej uzasadniającej przychody i wydatki partnerów w związku z danym projektem.

4.  W treści umów o dotację wyraźnie określone zostaną uprawnienia Komisji i Trybunału Obrachunkowego do przeprowadzania kontroli wszystkich beneficjentów, partnerów w ramach projektu i podwykonawców, w oparciu o dokumenty i w ich pomieszczeniach.

Artykuł 11

Umowy na wykonawstwo

Bez uszczerbku dla obowiązujących wspólnotowych i krajowych zasad odnośnie do zamówień publicznych w umowach o dotacje określone zostaje, iż w ramach realizacji projektów beneficjenci końcowi i/lub partnerzy w ramach projektu udzielają zamówień w oparciu o procedurę przetargową tym spośród oferentów, których oferta jest najbardziej opłacalna, a także podejmują starania w celu uniknięcia wszelkich konfliktów interesów. Jednakże, bez uszczerbku dla obowiązujących wspólnotowych i krajowych zasad odnośnie do zamówień publicznych, zamówienia o wartości poniżej 5 000 EUR mogą być udzielane w oparciu o jedną ofertę, bez publikacji ogłoszenia o zamówieniu.

Artykuł 12

Określanie ostatecznej wysokości wkładu Wspólnoty

Na potrzeby kalkulacji kwoty ostatniej płatności na rzecz beneficjenta końcowego przyjmuje się, iż łączna wysokość wkładu Wspólnoty dla każdego projektu równa jest najniższej z trzech następujących kwot:

Artykuł 13

Pomoc techniczna

1.  Pomoc techniczna z inicjatywy Komisji, o której mowa w art. 16 aktu podstawowego, może być do 100 % finansowana ze środków Funduszu.

2.  Pomoc techniczna z inicjatywy państw członkowskich, o której mowa w art. 17 aktu podstawowego, może być do 100 % finansowana ze środków Funduszu.

3.  Pomoc techniczna z inicjatywy Komisji lub państw członkowskich może przybierać formę udzielanego zamówienia, wynagrodzeń dla rzeczoznawców i/lub wszelkich wydatków administracyjnych podlegających zasadom kwalifikowalności określonym w części III, rozdział 1.

Artykuł 14

Wydatki na pomoc techniczną w przypadku instytucji wspólnej

1.  W przypadku gdy jedna lub większa liczba wyznaczonych instytucji jest wspólna dla dwóch lub większej liczby funduszy spośród czterech wymienionych, kwoty wyasygnowane z tytułu wydatków na pomoc techniczną dla każdego zaangażowanego programu rocznego mogą ulec częściowemu lub całkowitemu scaleniu.

2.  Wydatki na pomoc techniczną są dzielone między właściwe fundusze, w optymalnym wariancie w oparciu o proste oraz reprezentatywne wzory podziału. Zastosowanie takich wzorów nie może prowadzić do zwiększenia maksymalnej kwoty wydatków na pomoc techniczną dla każdego zaangażowanego programu rocznego.

Artykuł 15

Weryfikacje przeprowadzane przez instytucję odpowiedzialną

1.  Weryfikacje przeprowadzane przez instytucję odpowiedzialną lub w ramach jej zakresu odpowiedzialności zgodnie z art. 27 ust. 1 lit. g) aktu podstawowego obejmują, zależnie od potrzeby, administracyjne, finansowe, techniczne i fizyczne aspekty projektów.

Weryfikacje mają za zadanie zapewnić zgodność deklarowanych wydatków ze stanem faktycznym oraz potrzebami projektu, zgodność zrealizowanych już projektów z umowami o dotację, zgodność wkładu Wspólnoty z odnośnymi zasadami, szczególnie w zakresie struktury finansowania określonej w art. 15 aktu podstawowego, a także poprawność wniosków o zwrot kosztów składanych przez beneficjenta końcowego oraz zgodność projektów i wydatków z zasadami wspólnotowymi i krajowymi, jak również uniknięcie podwójnego finansowania wydatków w ramach innych programów wspólnotowych i krajowych oraz innych okresów programowania.

Ponadto w zakres weryfikacji wchodzi:

Weryfikacje określone w lit. a) i b) nie są wymagane w przypadku, gdy beneficjent końcowy zobowiązany zostaje do przedłożenia zaświadczenia o przeprowadzeniu audytu przez niezależnego audytora, obejmującego wszystkie aspekty opisane w lit. a) i b).

2.  Wszystkie weryfikacje są protokołowane, ze wskazaniem na przeprowadzone czynności, datę, wyniki oraz działania podjęte wobec stwierdzonych błędów. Instytucja odpowiedzialna odpowiada za przechowywanie i zapewnienie Komisji i Trybunałowi Obrachunkowemu dostępu do wszelkiej dokumentacji uzupełniającej na temat przeprowadzonych weryfikacji przez okres pięciu lat od zakończenia projektu. Bieg tego okresu zostaje wstrzymany w przypadku postępowania sądowego lub na należycie uzasadnione żądanie Komisji.

3.  W przypadku gdy instytucja odpowiedzialna występuje w roli organu wdrażającego w ramach programu rocznego, zgodnie z definicją w art. 7 ust. 3, weryfikacje, o których mowa w ust. 1, przeprowadzane są zgodnie z zasadą właściwego podziału funkcji.

Artykuł 16

Ścieżka audytu

1.  Na potrzeby art. 27 ust. 1 lit. k) aktu podstawowego ścieżka audytu uznana zostaje za właściwą, o ile spełnia następujące kryteria:

2.  Instytucja odpowiedzialna odpowiada za zapewnienie ewidencji miejsc przechowywania wszelkich dokumentów dotyczących określonych płatności ze środków Funduszu.

Artykuł 17

Audyty systemów i audyty projektów

1.  Audyty, o których mowa w art. 30 ust. 1 lit. a) aktu podstawowego, przeprowadzane są w oparciu o systemy zarządzania i kontroli stworzone przez państwa członkowskie oraz próbę projektów dobraną przy użyciu metody zatwierdzonej przez instytucję audytową.

Metoda doboru próby uwzględnia:

Próba obejmuje również, przynajmniej w stosunku proporcjonalnym, projekty realizowane przez instytucję odpowiedzialną występującą w roli organu wdrażającego.

Wykorzystana metoda doboru próby zostaje udokumentowana.

2.  Audyt systemów zarządzania i kontroli obejmie przynajmniej raz przed rokiem 2013 każdy z następujących procesów: programowanie, delegację zadań, wybór i przyznawanie, monitoring projektów, płatności, poświadczanie wydatków, sprawozdawczość dla Komisji, wykrywanie i postępowanie w przypadku potencjalnych nieprawidłowości oraz ocenę programów.

3.  Audyty projektów przeprowadzane są na miejscu, w oparciu o dokumentację i księgowość prowadzoną przez beneficjenta końcowego i/lub partnerów w ramach projektu. Celem audytów jest ustalenie, czy:

4.  Na poczet kwoty wydatków audytowanej zgodnie z art. 30 ust. 1 lit. b) aktu podstawowego mogą być zaliczane wyłącznie wydatki w zakresie audytu, przeprowadzanego w trybie określonym w ust. 3. W przypadku gdy audyt przeprowadzany jest przed zakończeniem projektu, na potrzeby kalkulacji wskaźnika pokrycia uwzględnione zostają wyłącznie faktycznie zaudytowane wydatki.

5.  W przypadku gdy wykryte problemy wydają się mieć charakter systemowy, co może pociągać za sobą ryzyko dla innych projektów, instytucja audytowa zapewnia przeprowadzenie dalszych czynności kontrolnych, w tym, w razie potrzeby, dodatkowych audytów w celu ustalenia skali takich problemów. Konieczne środki zapobiegawcze i naprawcze podjęte zostają przez właściwe instytucje.

6.  Instytucja audytowa sporządza wnioski w oparciu o wyniki audytu w związku z wydatkami zadeklarowanymi wobec Komisji oraz przekazuje takie wnioski Komisji w ramach rocznego sprawozdania z audytu. W przypadku programów rocznych, dla których wskaźnik błędu przekracza poziom istotności 2 % wkładu Wspólnoty, instytucja audytowa przeprowadza analizę znaczenia takiego błędu i podejmuje konieczne środki, włącznie ze sporządzeniem odpowiednich zaleceń, które podawane zostają przynajmniej w rocznym sprawozdaniu z audytu.

Artykuł 18

Weryfikacje przeprowadzane przez instytucję certyfikującą

1.  W przypadku gdy instytucja audytowa wydaje w związku z funkcjonowaniem systemu zarządzania i kontroli opinię z zastrzeżeniami lub opinię negatywną, instytucja certyfikująca obowiązana jest ustalić, czy informacja taka została przesłana Komisji. Instytucja ta zapewnia także wdrożenie właściwego planu działania przez instytucję odpowiedzialną w celu przywrócenia skutecznie działających systemów zarządzania i kontroli oraz oceny wpływu wad systemu na deklarację wydatków.

2.  W przypadku gdy wniosek o płatność lub deklaracja zwrotu kosztów nie zostają zatwierdzone przez instytucję audytową na potrzeby końcowego sprawozdania z realizacji programu rocznego, instytucja certyfikująca zapewnia niezwłoczne sporządzenie prawidłowego wniosku o płatność lub deklaracji zwrotu kosztów.

ROZDZIAŁ 3

Wymagane informacje odnośnie do wykorzystania środków Funduszu

Artykuł 19

Zasada proporcjonalności

1.  Zgodnie z art. 10 ust. 2 aktu podstawowego zakres przekazywania Komisji dostępnych państwom członkowskim informacji na temat wykorzystania środków Funduszu w ramach dokumentacji omawianej w niniejszym rozdziale może być proporcjonalny do kwoty wkładu Wspólnoty przydzielonego danemu państwu członkowskiemu, a w razie potrzeby informacje takie mogą być składane w formie skróconej.

2.  Na żądanie Komisji państwa członkowskie obowiązane są jednak składać bardziej szczegółowe informacje. Komisja może zażądać takich informacji, jeżeli uzna je za konieczne do skutecznego wypełniania zobowiązań, jakie nakłada na nią akt podstawowy i rozporządzenie finansowe.

Artykuł 20

Opis systemów zarządzania i kontroli

1.  Opis systemów zarządzania i kontroli, o którym mowa w art. 31 ust. 4 i art. 32 ust. 2 aktu podstawowego, jest składany według wzoru przedstawionego w załączniku I.

2.  Instytucja odpowiedzialna zatwierdza opis systemów wdrażanych przez instytucje delegowane. Każda z wyznaczonych instytucji obowiązana jest poświadczyć poprawność opisu systemów zarządzania i kontroli, który jej dotyczy. Ponadto instytucja audytowa poświadcza również kompletność opisu.

3.  W trakcie sprawdzania opisu Komisja może występować o wyjaśnienia i proponować środki mające zapewnić zgodność z przepisami aktu podstawowego. W razie potrzeby urzędnicy Komisji lub upoważnieni przedstawiciele Komisji mogą przeprowadzać kontrole na miejscu.

4.  W przypadku gdy dla dwóch lub większej liczby funduszy spośród czterech wymienionych występuje ta sama instytucja odpowiedzialna lub gdy dla dwóch lub większej liczby tych funduszy stosuje się wspólny system, składany może być opis wspólnych systemów zarządzania i kontroli ze wskazaniem ewentualnych cech szczególnych.

Artykuł 21

Zmiana opisu systemów zarządzania i kontroli

1.  Instytucji odpowiedzialna obowiązana jest:

2.  Zmianami istotnymi są zmiany, które mogą mieć wpływ na podział funkcji, skuteczność wyboru, mechanizmy przyznawania, kontroli i płatności, a także na kontakty z Komisją. Należą do nich w szczególności zmiany w jednej z wyznaczonych instytucji, w systemie księgowym oraz w procesach płatności i poświadczania.

3.  Systemy zarządzania i kontroli zmieniane są z zachowaniem tej samej procedury, którą określa art. 20.

Artykuł 22

Dokumentacja programowania

1.  Państwa członkowskie przedkładają Komisji program wieloletni opisany w art. 19 aktu podstawowego, według wzoru przedstawionego w załączniku II.

2.  Państwa członkowskie przedkładają Komisji programy roczne opisane w art. 21 aktu podstawowego, według wzoru przedstawionego w załączniku III.

3.  Plany finansowe dołączane do programu wieloletniego przedstawiają kwoty budżetowe w rozbiciu na priorytety określone wytycznymi strategicznymi.

Plany finansowe dołączane do programów rocznych przedstawiają kwoty budżetowe w rozbiciu na kategorie działań określone w art. 4 ust. 1 aktu podstawowego, z podaniem odniesienia do priorytetów.

Artykuł 23

Zmiana rozbicia danych finansowych w programach rocznych

▼M1

1.  W celu zmiany programu rocznego zatwierdzonego przez Komisję zgodnie z art. 21 ust. 5 aktu podstawowego dane państwo członkowskie przedkłada Komisji zmieniony projekt programu rocznego najpóźniej trzy miesiące przed końcem okresu kwalifikowalności. Komisja sprawdza i w jak najszybszym terminie zatwierdza zmieniony program zgodnie z procedurą określoną w art. 21 ust. 5 aktu podstawowego.

▼B

2.  Zmiany rozbicia danych finansowych bez zmiany programu rocznego w trybie określonym w ust. 1 nie mogą przekraczać 10 % łącznego wkładu ze środków Funduszu i są dopuszczalne wyłącznie w okolicznościach uzasadnionych przyczynami, na które instytucja odpowiedzialna nie ma wpływu. Stosowne wyjaśnienie na temat wszelkich takich zmian przedstawione zostaje w sprawozdaniu okresowym i/lub sprawozdaniu końcowym z realizacji programu rocznego.

Artykuł 24

Sprawozdania okresowe i końcowe z realizacji programów rocznych

1.  Państwa członkowskie przedkładają Komisji sprawozdania okresowe z realizacji programu rocznego i wniosków o płatność, o których mowa w art. 39 ust. 4 aktu podstawowego, według wzoru przedstawionego w załączniku IV.

2.  Państwa członkowskie przedkładają Komisji sprawozdania końcowe z realizacji programu rocznego i wniosków o płatność, o których mowa w art. 40 ust. 1 lit. b) aktu podstawowego, według wzoru przedstawionego w załączniku V.

3.  Tabele finansowe dołączane do sprawozdań okresowych i końcowych powinny przedstawiać kwoty w rozbiciu na priorytety określone w wytycznych strategicznych, a także w rozbiciu na projekty dla każdej kategorii działania określonej w art. 4 aktu podstawowego.

Artykuł 25

Dokumentacja sporządzana przez instytucję audytową

1.  Strategia audytowa, o której mowa w art. 30 ust. 1 lit. c), sporządzana jest według wzoru przedstawionego w załączniku VI.

2.  Z wyłączeniem przypadku, gdy każdy z dwóch ostatnich programów rocznych przyjętych przez Komisję odpowiada kwocie rocznego wkładu Wspólnoty w wysokości niższej niż 1 milion EUR, instytucja audytowa składa roczny plan audytu do dnia 15 lutego każdego roku, poczynając od 2009 r. Plan audytu sporządzony zostaje jako załącznik do strategii audytu według wzoru przedstawionego w załączniku VI. W przypadku połączonej strategii audytu, o której mowa w art. 30 ust. 2 aktu podstawowego, można przedłożyć połączony plan audytu.

3.  Sprawozdanie z audytu i opinie, o których mowa w art. 30 ust. 3 lit. a) i 30 ust. 3 lit. b) aktu podstawowego, sporządzone zostają w oparciu o audyty systemów i audyty projektów przeprowadzone zgodnie ze strategią audytu, według wzorów przedstawionych w załączniku VII części A i B.

4.  Podstawę dla deklaracji zawierającej ocenę zasadności, o której mowa w art. 30 ust. 3 lit. c) aktu podstawowego, stanowi ogół czynności audytorskich zrealizowanych przez instytucję audytową oraz, w razie konieczności, dodatkowych kontroli. Deklaracja zawierająca ocenę zasadności sporządzana jest według wzoru przedstawionego w załączniku VII części C.

5.  W przypadku ograniczenia możliwości kontroli lub gdy poziom wykrytych nieprawidłowych wydatków nie pozwala na wydanie opinii bez zastrzeżeń na potrzeby rocznej opinii, o której mowa w art. 30 ust. 3 lit. b) aktu podstawowego, lub deklaracji, o której mowa w lit. c) tego samego artykułu, instytucja audytowa podaje przyczyny problemu oraz ocenia jego skalę i skutki finansowe.

Artykuł 26

Dokumentacja sporządzana przez instytucję certyfikującą

1.  Poświadczona deklaracja wydatków dla wniosku o drugą płatność zaliczkową, o której mowa w art. 39 ust. 4 aktu podstawowego, sporządzana jest i przesyłana Komisji w formie zgodnej z załącznikiem VIII.

2.  Poświadczona deklaracja wydatków dla wniosku o płatność końcową, o której mowa w art. 40 ust. 1 lit. a) aktu podstawowego, sporządzana jest i przesyłana Komisji w formie zgodnej z załącznikiem IX.

ROZDZIAŁ 4

Zgłaszanie nieprawidłowości

Artykuł 27

Wstępna sprawozdawczość – odstępstwa

1.  Państwa członkowskie zgłaszają Komisji, według wzorów przedstawionych w załącznikach IV i V, wszelkie nieprawidłowości będące przedmiotem pierwszego ustalenia administracyjnego lub sądowego w sprawozdaniach okresowych lub końcowych z realizacji programów rocznych.

Sprawozdanie powinno zawierać odniesienia do:

Nie muszą być natomiast zgłaszane następujące przypadki, z wyłączeniem przypadków, w których zachodzi podejrzenie popełnienia nadużycia finansowego:

2.  Na żądanie Komisji państwa członkowskie w każdym przypadku dostarczają dodatkowych szczegółowych informacji odnośnie do:

3.  W przypadku niedostępności niektórych informacji, o których mowa w ust. 2, w szczególności odnośnie do praktyk wykorzystanych do popełnienia nieprawidłowości oraz sposobu wykrycia nieprawidłowości, państwa członkowskie w miarę możliwości dostarczają brakujących informacji przy okazji przedkładania Komisji kolejnych sprawozdań na temat nieprawidłowości.

Artykuł 28

Sprawozdawczość na temat monitoringu – nieodzyskane płatności

1.  W związku ze wszelkimi wcześniejszymi sprawozdaniami składanymi w trybie określonym w art. 27 państwa członkowskie powiadamiają Komisję o procedurach wdrożonych w związku ze wszelkimi zgłaszanymi uprzednio nieprawidłowościami oraz o wynikających z nich istotnych zmianach. Informacje takie przedkładane są w ramach sprawozdań okresowych lub końcowych z realizacji programów rocznych według wzorów przedstawionych w załącznikach IV i V.

Sprawozdanie winno zawierać informację na temat kwot odzyskanych lub kwot, których odzyskanie jest spodziewane.

2.  Na żądanie Komisji państwa członkowskie w każdym przypadku dostarczają dodatkowych szczegółowych informacji odnośnie do:

Państwa członkowskie informują Komisję o wszelkich decyzjach administracyjnych lub sądowych w sprawie zamknięcia takich procedur lub głównych kwestiach poruszonych w ramach takiej decyzji, a w szczególności określają, czy z ustaleń wynika, że powstało podejrzenie popełnienia nadużycia finansowego.

Artykuł 29

Kontakty z państwami członkowskimi

1.  Komisja utrzymuje odpowiednie kontakty z zainteresowanymi państwami członkowskimi na potrzeby uzupełniania dostarczanych informacji na temat nieprawidłowości, o których mowa w art. 27, oraz na temat procedur, o których mowa w art. 28, w związku z możliwością odzyskania płatności.

2.  Niezależnie od kontaktów, o których mowa w ust. 1, Komisja powiadamia państwa członkowskie o wystąpieniu przypadków nieprawidłowości, których charakter wskazuje, że te same lub podobne praktyki mogłyby wystąpić w innych państwach członkowskich.

Artykuł 30

Korzystanie z informacji

1.  Komisja może korzystać ze wszelkich informacji o charakterze ogólnym lub operacyjnym przekazywanych przez państwa członkowskie na mocy niniejszej decyzji w celu przeprowadzania analiz pod kątem ryzyka, oraz, w oparciu o uzyskane informacje, sporządzać sprawozdania i tworzyć systemy wczesnego ostrzegania służące skuteczniejszej identyfikacji ryzyka.

2.  Komisja regularnie informuje zainteresowane państwa członkowskie o sposobie wykorzystania informacji w trybie określonym w ust. 1.

ROZDZIAŁ 5

Informacja i promocja

Artykuł 31

Informacje dla potencjalnych beneficjentów końcowych

1.  Instytucja odpowiedzialna zapewnia szerokie rozpowszechnianie podstawowych wskazówek na temat programów wieloletnich i rocznych, włącznie ze szczegółowymi informacjami na temat zaangażowanych wkładów finansowych, a także ich udostępnianie wszystkim zainteresowanym stronom.

Instytucja odpowiedzialna może jednak podjąć decyzję o utajnieniu wewnętrznych ustaleń z zakresu zarządzania określonych w programie wieloletnim lub programach rocznych, a także wszelkich innych informacji dotyczących wdrożenia Funduszu, ze względów bezpieczeństwa publicznego.

2.  Instytucja odpowiedzialna udostępnia potencjalnym beneficjentom końcowym co najmniej następujące informacje:

Ponadto instytucja odpowiedzialna powiadamia potencjalnych beneficjentów końcowych o publikacji, o której mowa w art. 33 ust. 2 lit. b).

Artykuł 32

Informacje dla beneficjentów końcowych

Instytucja odpowiedzialna powiadamia beneficjentów końcowych, że przyjęcie finansowania jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na ich wymienienie na liście beneficjentów końcowych publikowanej zgodnie z art. 33 ust. 2 lit. b).

Artykuł 33

Odpowiedzialność instytucji odpowiedzialnej w zakresie działań informacyjnych i promocyjnych na potrzeby opinii publicznej

1.  Instytucja odpowiedzialna zapewnia wdrożenie środków z zakresu informacji i promocji przy wykorzystaniu mediów o jak największym zasięgu, z zastosowaniem różnych form i metod komunikacji na odpowiednim poziomie terytorialnym.

2.  Instytucja odpowiedzialna organizuje co najmniej następujące środki z zakresu informacji i promocji:

Artykuł 34

Odpowiedzialność beneficjentów końcowych w zakresie działań informacyjnych i promocyjnych na potrzeby opinii publicznej

1.  Beneficjent końcowy obowiązany jest podać do wiadomości publicznej, przy pomocy środków określonych w ust. 2, 3 i 4, fakt otrzymania pomocy ze środków Funduszu.

2.  Beneficjent końcowy obowiązany jest wystawić widoczną stałą tablicę dużego formatu w terminie do trzech miesięcy od ukończenia każdego projektu spełniającego poniższe warunki:

Na tablicy powinien zostać podany rodzaj oraz nazwa projektu. Ponadto informacje określone w art. 35 powinny zajmować przynajmniej 25 % powierzchni tablicy.

3.  W przypadku gdy projekt otrzymuje środki finansowe w ramach programu rocznego współfinansowanego ze środków Funduszu, beneficjent końcowy obowiązany jest powiadomić o takich środkach finansowych wszystkich uczestników projektu.

4.  Wszelkie dokumenty dotyczące takich projektów, w tym certyfikaty uczestnictwa lub inne certyfikaty, zawierają wzmiankę wskazującą na współfinansowanie danego projektu ze środków Funduszu.

Artykuł 35

Specyfikacja techniczna działań informacyjnych i promocyjnych na potrzeby operacji

Wszelkie działania informacyjne i promocyjne kierowane do beneficjentów końcowych, potencjalnych beneficjentów końcowych i opinii publicznej obejmują:

W przypadku małych elementów promocyjnych lub elementów promocyjnych związanych z dwoma lub więcej spośród czterech funduszy nie stosuje się przepisów ust. 1 i 3.

ROZDZIAŁ 6

Dane osobowe

Artykuł 36

Ochrona danych osobowych

1.  Państwa członkowskie i Komisja podejmują wszelkie konieczne środki w celu zapobieżenia nieuprawnionemu ujawnianiu lub nieuprawnionemu dostępowi do informacji, o których mowa w art. 27 ust. 1 lit. h) aktu podstawowego, informacji gromadzonych przez Komisję w trakcie kontroli przeprowadzanych na miejscu oraz informacji, o których mowa w rozdziale 4.

2.  Informacje, o których mowa w rozdziale 4, nie mogą być przesyłane osobom innym niż te, które w ramach państw członkowskich lub instytucji wspólnotowych mają do nich dostęp z racji pełnionych obowiązków, o ile państwo członkowskie dostarczające takiej informacji w sposób wyraźny nie udzieli zgody na takie przesłanie.

ROZDZIAŁ 7

Elektroniczna wymiana dokumentów

Artykuł 37

Elektroniczna wymiana dokumentów

Oprócz podpisanych wersji papierowych dokumentów, o których mowa w rozdziale 3, wszędzie tam, gdzie to możliwe, informacje będą również przesyłane drogą elektroniczną.

Artykuł 38

System informatyczny do wymiany dokumentów

1.  W przypadku stworzenia przez Komisję systemu informatycznego do bezpiecznej wymiany danych pomiędzy Komisją a każdym z państw członkowskich na potrzeby realizacji Funduszu państwa członkowskie zostają powiadomione i, na własne żądanie, włączone w budowę każdego takiego systemu informatycznego.

2.  Komisja i wyznaczone instytucje, wraz z organami, do których takie zadanie zostało oddelegowane, rejestrują dokumenty, o których mowa w rozdziale 3, w systemie informatycznym, o którym mowa w ust. 1.

3.  Ponadto państwa członkowskie mogą zostać poproszone o dobrowolne dostarczanie informacji, o których mowa w art. 27 i 28, przy użyciu określonego istniejącego systemu zarządzanego przez Komisję w celu gromadzenia danych o nieprawidłowościach wykrywanych w ramach funduszy strukturalnych.

4.  Wszelkie koszty z tytułu połączenia wspólnego systemu informatycznego z krajowymi, regionalnymi i lokalnymi systemami informatycznymi, a także wszelkie koszty z tytułu przystosowania krajowych, regionalnych i lokalnych systemów do wymogów technicznych wspólnego systemu stanowią koszty kwalifikowane w rozumieniu art. 17 aktu podstawowego.

CZĘŚĆ III

PRZEPISY SZCZEGÓLNE DLA EUROPEJSKIEGO FUNDUSZU POWROTÓW IMIGRANTÓW

ROZDZIAŁ 1

Kryteria kwalifikowalności

Artykuł 39

Kryteria kwalifikowalności

1.  W celu ustalenia kwalifikowalności wydatków w związku z działaniami finansowanymi w ramach programów rocznych, o których mowa w art. 35 ust. 4 aktu podstawowego, stosowane są kryteria określone w załączniku XI.

2.  Kryteria te mają zastosowanie w przypadku wydatków ponoszonych przez beneficjentów końcowych; stosuje się je odpowiednio do wydatków ponoszonych przez partnerów w ramach projektu.

3.  Państwa członkowskie mogą stosować krajowe kryteria kwalifikowalności, które są bardziej rygorystyczne od kryteriów określonych niniejszą decyzją.

Do Komisji należy ocena, czy mające zastosowanie krajowe kryteria kwalifikowalności spełniają niniejszy warunek.

CZĘŚĆ IV

PRZEPISY KOŃCOWE

Artykuł 40

Adresaci

Niniejsza decyzja skierowana jest do Królestwa Belgii, Republiki Bułgarii, Republiki Czeskiej, Republiki Federalnej Niemiec, Republiki Estońskiej, Irlandii, Republiki Greckiej, Królestwa Hiszpanii, Republiki Francuskiej, Republiki Włoskiej, Republiki Cypryjskiej, Republiki Łotewskiej, Republiki Litewskiej, Wielkiego Księstwa Luksemburga, Republiki Węgierskiej, Republiki Malty, Królestwa Niderlandów, Republiki Austrii, Rzeczypospolitej Polskiej, Republiki Portugalskiej, Rumunii, Republiki Słowenii, Republiki Słowackiej, Republiki Finlandii, Królestwa Szwecji i Zjednoczonego Królestwa Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej.

---

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK I	Wzór opisu systemów zarządzania i kontroli
ZAŁĄCZNIK II	Wzór programu wieloletniego
ZAŁĄCZNIK III	Wzór programu rocznego
ZAŁĄCZNIK IV	Wzór sprawozdania okresowego z realizacji programu rocznego
A.	Sprawozdanie techniczne
B.	Wniosek o drugą płatność zaliczkową
ZAŁĄCZNIK V	Wzór sprawozdania końcowego z realizacji programu rocznego
A.	Sprawozdanie techniczne
B.	Wniosek o wypłatę salda/Deklaracja zwrotu kosztów
ZAŁĄCZNIK VI	Wzór strategii audytu
	Załącznik(-i) do strategii audytu: Plany roczne
ZAŁĄCZNIK VII	Wzór sprawozdania instytucji audytowej
A.	Roczne sprawozdanie z audytu
B.	Opinia w sprawie funkcjonowania systemów zarządzania i kontroli
C.	Zatwierdzenie wniosku o płatność
ZAŁĄCZNIK VIII	Wzór deklaracji wydatków na potrzeby drugiej płatności zaliczkowej
ZAŁĄCZNIK IX	Wzór deklaracji wydatków na potrzeby wypłaty salda
ZAŁĄCZNIK X	Wytyczne dotyczące godła i definicja standardowej kolorystyki
ZAŁĄCZNIK XI	Kryteria kwalifikowalności wydatków – Europejski Fundusz Powrotów Imigrantów

---

ZAŁĄCZNIK I

WZÓR OPISU SYSTEMÓW ZARZĄDZANIA I KONTROLI

1.   INFORMACJE DOTYCZĄCE WYZNACZONYCH INSTYTUCJI

2.   ZASADY FUNKCJONOWANIA WYZNACZONYCH INSTYTUCJI

3.   ASPEKTY OPERACYJNE I FINANSOWE

4.   ZARZĄDZANIE INFORMACJAMI

5.   ZATWIERDZENIE OPISU SYSTEMÓW ZARZĄDZANIA I KONTROLI

---

ZAŁĄCZNIK II

WZÓR PROGRAMU WIELOLETNIEGO

1.   SYTUACJA W PAŃSTWIE CZŁONKOWSKIM

Opis sytuacji wyjściowej w państwie członkowskim w obszarze polityki objętym celami Funduszu

2.   ANALIZA POTRZEB W PAŃSTWIE CZŁONKOWSKIM

3.   STRATEGIA OSIĄGNIĘCIA WYZNACZONYCH CELÓW

Należy opisać, w jaki sposób Fundusz przyczynia się do zaspokajania istniejących potrzeb, jakie priorytety wybrano i dlaczego.

4.   SPÓJNOŚĆ Z INNYMI INSTRUMENTAMI

Prosimy podać, w jaki sposób opisana strategia jest spójna z innymi instrumentami regionalnymi, krajowymi i wspólnotowymi.

5.   RAMY WDRAŻANIA STRATEGII

6.   ORIENTACYJNY PLAN FINANSOWANIA

---

ZAŁĄCZNIK III

WZÓR PROGRAMU ROCZNEGO

3.   DZIAŁANIA, KTÓRE MAJĄ OTRZYMAĆ WSPARCIE W RAMACH WYBRANYCH PRIORYTETÓW

Opisując działania w pkt 3.1 i dalszych, należy podać następujące informacje:

4.   POMOC TECHNICZNA

5.   PROJEKT PLANU FINANSOWANIA

[podpis osoby odpowiedzialnej]

---

ZAŁĄCZNIK IV

WZÓR SPRAWOZDANIA OKRESOWEGO Z REALIZACJI PROGRAMU ROCZNEGO

A.   Sprawozdanie techniczne

1.   ASPEKTY OPERACYJNE

itd.

2.   ASPEKTY FINANSOWE

3.   INFORMACJE O NIEPRAWIDŁOWOŚCIACH

B.   Wniosek o drugą płatność zaliczkową

Ja, niżej podpisany [imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej wielkimi literami],

występujący w imieniu instytucji odpowiedzialnej w zakresie zarządzania oraz realizacji [nazwa funduszu], wnioskuję o płatność następującej kwoty, jako drugiej płatności zaliczkowej.

[dokładna kwota do dwóch miejsc po przecinku]

Niniejszy wniosek o płatność jest dopuszczalny, ponieważ:

Komisja powinna dokonać płatności na rzecz:

---

ZAŁĄCZNIK V

WZÓR SPRAWOZDANIA KOŃCOWEGO Z REALIZACJI PROGRAMU ROCZNEGO

A.   Sprawozdanie techniczne

1.   ASPEKTY OPERACYJNE

3.   ŚRODKI PODJĘTE W CELU DOSTARCZENIA INFORMACJI O PROGRAMIE

4.   ASPEKTY FINANSOWE

5.   INFORMACJE O NIEPRAWIDŁOWOŚCIACH

6.   ZAŁĄCZNIKI

Skrócony opis poszczególnych projektów (jedna strona na projekt) uwzględniający cele, wyniki, odpowiednie wskaźniki i tabele finansowe.

B.   Wniosek o wypłatę salda/Deklaracja zwrotu kosztów

Ja, niżej podpisany [imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej wielkimi literami],

występujący w imieniu instytucji odpowiedzialnej w zakresie [nazwa funduszu]

Powyższa kwota wynika z rozliczenia łącznej kwoty otrzymanych w ramach niniejszego programu rocznego płatności zaliczkowych oraz rzeczywistych deklarowanych wydatków.

Niniejszy wniosek o płatność jest dopuszczalny, ponieważ:

Komisja powinna dokonać płatności na rzecz:

---

ZAŁĄCZNIK VI

WZÓR STRATEGII AUDYTU

1.   OTOCZENIE AUDYTOWE

2.   OCENA RYZYKA

3.   CELE I PRIORYTETY

4.   PODEJŚCIE AUDYTOWE

4.1.   Audyty systemowe

4.2.   Audyty projektów

5.   PLANY AUDYTU OBEJMUJĄCE LATA KALENDARZOWE 2007 ORAZ 2008

5.1.   Rok 2007 ( 12 )

5.2.   Rok 2008

Należy wprowadzić dane jak we wzorze tabeli na 2007 r.

Załącznik(-i) do strategii audytu ( 13 ) : Plany roczne

Należy wprowadzić dane jak we wzorze tabeli na 2007 r.

---

ZAŁĄCZNIK VII

WZÓR SPRAWOZDANIA INSTYTUCJI AUDYTOWEJ

A.   Roczne sprawozdanie z audytu

1.   INFORMACJE OGÓLNE

2.   AUDYTY SYSTEMOWE

3.   AUDYTY PROJEKTÓW

4.   EWENTUALNE UZUPEŁNIENIE DZIAŁAŃ AUDYTOWYCH ZE WCZEŚNIEJSZYCH SPRAWOZDAŃ

B.   Opinia w sprawie funkcjonowania systemów zarządzania i kontroli

Do Komisji Europejskiej

1.   WPROWADZENIE

Ja, niżej podpisany, występujący w imieniu [nazwa instytucji audytowej wyznaczonej przez państwo członkowskie], przeprowadziłem badanie funkcjonowania systemów zarządzania i kontroli utworzonych na potrzeby [nazwa funduszu] w zakresie działań zrealizowanych w ramach programu rocznego na rok [20XX], w celu wydania opinii o skutecznym funkcjonowaniu systemów w stopniu gwarantującym wystarczającą pewność, że deklaracje wydatków przedłożone Komisji są prawidłowe, a tym samym gwarantują wystarczającą pewność, że leżące u podstaw operacje są legalne i prawidłowe.

2.   ZAKRES BADANIA

Badanie zostało przeprowadzone zgodnie ze strategią audytową dla tego Funduszu w okresie od [dd/mm/rok] do [dd/mm/rok] i zamieszczone w rocznym sprawozdaniu z audytu w części A.

Albo

Nie wystąpiły żadne ograniczenia zakresu badania.

Albo

Zakres badania był ograniczony ze względu na następujące czynniki:

(Należy wskazać wszelkie ograniczenia zakresu badania, na przykład problemy systemowe, braki w systemie zarządzania i kontroli, brak odpowiedniej dokumentacji, sprawy w trakcie postępowania sądowego itd., a także oszacować wysokość związanych z tym wydatków oraz poziom wkładu Wspólnoty, którego mogą dotyczyć te ograniczenia. Jeżeli instytucja audytowa uzna, że ograniczenia nie mają wpływu na deklarowane wydatki, należy to wskazać).

3.   OPINIA

Albo (bez zastrzeżeń)

Na podstawie badania, o którym mowa powyżej, wyrażam opinię, że w przypadku wyżej wymienionego programu rocznego systemy zarządzania i kontroli utworzone na potrzeby [nazwa funduszu] spełniają właściwe wymogi aktu podstawowego decyzji 575/2007/WE [oraz decyzji Komisji 2008/458/WE] oraz funkcjonują skutecznie w stopniu gwarantującym wystarczającą pewność, że deklaracje wydatków przedłożone Komisji są prawidłowe, a tym samym gwarantują wystarczającą pewność, że leżące u podstaw operacje są legalne i prawidłowe.

Albo (z zastrzeżeniami)

Na podstawie badania, o którym mowa powyżej, wyrażam opinię, że w przypadku wyżej wymienionego programu rocznego systemy zarządzania i kontroli utworzone na potrzeby [nazwa funduszu] spełniają właściwe wymogi aktu podstawowego decyzji 575/2007/WE [oraz decyzji Komisji 2008/458/WE] oraz funkcjonują skutecznie w stopniu gwarantującym wystarczającą pewność, że deklaracje wydatków przedłożone Komisji są prawidłowe, a tym samym gwarantują wystarczającą pewność, że leżące u podstaw operacje są legalne i prawidłowe, z wyjątkiem następujących elementów:

Przyczyny uznania, że te elementy systemów nie spełniają wymogów i/lub nie funkcjonują w stopniu gwarantującym wystarczającą pewność co do prawidłowości deklaracji wydatków przedłożonych Komisji, są następujące:

Wpływ zastrzeżenia(-ń) szacuję na […] % łącznych deklarowanych wydatków, a związany z tym wkład Wspólnoty wynosi […]

Albo (opinia negatywna)

Na podstawie badania, o którym mowa powyżej, wyrażam opinię, że w przypadku wyżej wymienionego programu rocznego systemy zarządzania i kontroli utworzone na potrzeby [nazwa funduszu] nie spełniają wymogów artykułów […] aktu podstawowego decyzji 575/2007/WE [oraz decyzji Komisji nr 2008/458/WE] oraz nie funkcjonują skutecznie w stopniu gwarantującym wystarczającą pewność, że deklaracje wydatków przedłożone Komisji są prawidłowe, a tym samym nie gwarantują wystarczającej pewności, że leżące u podstaw operacje są legalne i prawidłowe.

Niniejsza negatywna opinia wynika z:

Data

Podpis

[podpis właściwej osoby]

C.   Zatwierdzenie wniosku o płatność

Do Komisji Europejskiej

1.   WPROWADZENIE

Ja, niżej podpisany, występujący w imieniu [nazwa instytucji audytowej wyznaczonej przez państwo członkowskie], przeprowadziłem, w zakresie programu rocznego na rok [20XX] dla [nazwa funduszu], badanie wyników audytu tego programu rocznego [oraz dodatkowe czynności, które uznałem za stosowne, jak wskazano w sprawozdaniu].

Zaplanowałem i wykonałem czynności w celu oceny czy wniosek o płatność salda wkładu Wspólnoty na program roczny na rok [20XX] jest zasadny, a leżące u podstaw operacje, uwzględnione w deklaracjach wydatków do tego programu rocznego, są legalne i prawidłowe.

2.   ZAKRES BADANIA

Albo

Nie wystąpiły żadne ograniczenia zakresu badania.

Albo

Zakres badania był ograniczony ze względu na następujące czynniki:

3.   OPINIA

Albo (bez zastrzeżeń)

Na podstawie badania, o którym mowa powyżej, wyrażam opinię, że deklaracje wydatków przedstawiają prawidłowo, we wszystkich istotnych aspektach, wydatki poniesione w ramach tego programu rocznego oraz że wniosek o płatność salda wkładu Wspólnoty na program roczny jest zasadny.

Albo (z zastrzeżeniami)

Na podstawie badania, o którym mowa powyżej, wyrażam opinię, że deklaracje wydatków przedstawiają prawidłowo, we wszystkich istotnych aspektach, wydatki poniesione w ramach tego programu rocznego oraz że wniosek o płatność salda wkładu Wspólnoty na program roczny jest zasadny, z wyjątkiem następujących elementów:

Wpływ zastrzeżeń szacuję na […] łącznych deklarowanych wydatków, a związany z tym wkład Wspólnoty wynosi […]

Albo (opinia negatywna)

Na podstawie badania, o którym mowa powyżej, wyrażam opinię, że deklaracje wydatków nie przedstawiają prawidłowo, we wszystkich istotnych aspektach, wydatków poniesionych w ramach tego programu rocznego oraz że wniosek o płatność salda wkładu Wspólnoty na program roczny jest bezzasadny.

Data

Podpis

[podpis osoby odpowiedzialnej]

---

ZAŁĄCZNIK VIII

WZÓR DEKLARACJI WYDATKÓW NA POTRZEBY DRUGIEJ PŁATNOŚCI ZALICZKOWEJ

Ja, niżej podpisany [imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej],

występujący w imieniu instytucji certyfikującej wyznaczonej dla [nazwa funduszu]

zaświadczam niniejszym, że wszystkie wydatki uwzględnione w sprawozdaniu okresowym z realizacji programu rocznego wynoszą:

[dokładna kwota do dwóch miejsc po przecinku]

Zaświadczam również, że działania postępują zgodnie z celami przyjętymi w decyzji Komisji w sprawie przyjęcia programu rocznego oraz zgodnie z aktem podstawowym i odpowiednimi przepisami wykonawczymi, a w szczególności że:

Niniejsza deklaracja wydatków opiera się na wstępnym sprawozdaniu z dnia [dd/mm/20rr].

Zgodnie z art. 43 aktu podstawowego dokumenty uzupełniające są i pozostaną dostępne przez co najmniej pięć lat od zakończenia programu rocznego przez Komisję.

---

ZAŁĄCZNIK IX

WZÓR DEKLARACJI WYDATKÓW NA POTRZEBY WYPŁATY SALDA

Ja, niżej podpisany [imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej],

występujący w imieniu instytucji certyfikującej wyznaczonej dla [nazwa funduszu]

zaświadczam niniejszym, że wszystkie wydatki uwzględnione w sprawozdaniu końcowym z realizacji programu rocznego wynoszą:

[dokładna kwota do dwóch miejsc po przecinku]

Zaświadczam również, że działania postępują zgodnie z celami przyjętymi w decyzji Komisji w sprawie przyjęcia programu rocznego oraz zgodnie z aktem podstawowym, a w szczególności że:

Niniejsza deklaracja wydatków opiera się na sprawozdaniu z dnia [dd/mm/20rr].

Zgodnie z art. 43 aktu podstawowego dokumenty uzupełniające są i pozostaną dostępne przez co najmniej pięć lat od zakończenia programu rocznego przez Komisję.

---

ZAŁĄCZNIK X

WYTYCZNE DOTYCZĄCE GODŁA I DEFINICJA STANDARDOWEJ KOLORYSTYKI

Opis symboliczny

Na błękitnym tle dwanaście złotych gwiazd tworzy okrąg, reprezentujący unię narodów Europy. Liczba gwiazd jest stała (12) i symbolizuje doskonałość i jedność.

Opis heraldyczny

Na błękitnym polu okręg z dwunastu złotych gwiazd, niedotykających się ramionami.

Opis geometryczny

Godło ma kształt niebieskiej prostokątnej flagi, której długość jest równa 1,5 szerokości. Dwanaście złotych gwiazd, umieszczonych w równych odstępach, tworzy niewidoczny okrąg ze środkiem w miejscu przecięcia przekątnych prostokąta. Promień okręgu jest równy jednej trzeciej szerokości flagi. Każda z gwiazd ma pięć ramion, kończących się na obwodzie niewidocznego okręgu o promieniu równym 1/18 szerokości flagi. Wszystkie gwiazdy są ustawione w pozycji pionowej, tzn. jedno ramię znajduje się w pionie, a dwa ramiona na linii prostej prostopadłej do osi szerokości. Okrąg ustawiony jest tak, że gwiazdy są w miejscu godzin na tarczy zegara. Ich liczba jest niezmienna.

Przepisowe kolory

Kolory godła są następujące: powierzchnia prostokąta: NIEBIESKI PANTONE REFLEX (PANTONE REFLEX BLUE); gwiazdy: ŻÓŁTY PANTONE (PANTONE YELLOW).

Druk czterobarwny

Przy stosowaniu druku czterobarwnego dwa standardowe kolory powstają przez użycie czterech kolorów w procesie czterobarwnym.

ŻÓŁTY PANTONE uzyskuje się stosując 100 % „process yellow”.

NIEBIESKI PANTONE REFLEX uzyskuje się poprzez wymieszanie 100 % „process cyan” z 80 % „process magenta”.

Internet

Na stronach internetowych NIEBIESKI PANTONE REFLEX odpowiada kolorowi RGB:0/0/153 (w systemie szesnastkowym: 000099), a ŻÓŁTY PANTONE – kolorowi RGB:255/204/0 (w systemie szesnastkowym: FFCC00).

Reprodukcje jednobarwne

Jeśli używany jest czarny kolor, prostokąt powinien posiadać czarną obwódkę a gwiazdy powinny być czarne na białym tle.

Przy użyciu koloru niebieskiego (Reflex Blue) należy używać 100-procentowy niebieski z białym negatywem do reprodukcji gwiazd.

Reprodukcje na kolorowym tle

Jeżeli tło musi być kolorowe, wokół prostokąta należy wykonać białą obwódkę o szerokości 1/25 wysokości prostokąta.

---

ZAŁĄCZNIK XI

KRYTERIA KWALIFIKOWALNOŚCI WYDATKÓW EUROPEJSKI FUNDUSZ POWROTÓW IMIGRANTÓW

I.   Zasady ogólne

I.1.   Zasady podstawowe

I.2.   Budżet projektu

Budżet projektu przedstawiany jest w następujący sposób:

Budżet jest zbilansowany: łączny kwalifikowalny koszt równy jest przychodom razem.

I.3.   Przychody i zasada braku zysku (Non-Profit Principle)

I.4.   Okres kwalifikowalności

▼M1

▼B

I.5.   Rejestrowanie wydatków

I.6.   Zasięg terytorialny

II.   Kategorie wydatków kwalifikowalnych (na poziomie projektu)

II.1.   Bezpośrednie wydatki kwalifikowalne

Bezpośrednie wydatki kwalifikowalne projektu stanowią koszty, które – biorąc pod uwagę ogólne zasady kwalifikowalności określone w części I powyżej – są identyfikowalne jako konkretne koszty związane bezpośrednio z realizacją projektu. Koszty bezpośrednie muszą być uwzględnione w prognozie całkowitego budżetu projektu.

Następujące koszty bezpośrednie są kwalifikowalne:

II.1.1.    Koszty personelu

II.1.1.1.   Ogólne zasady

II.1.1.2.   Szczegółowe wymogi dotyczące kosztów personalnych w instytucjach publicznych

Koszty personalne w instytucjach publicznych realizujących projekt uważa się za bezpośrednie wydatki kwalifikowalne jedynie w następujących okolicznościach:

II.1.2.    Koszty podróży i utrzymania

II.1.3.    Sprzęt i urządzenia

II.1.3.1.   Ogólne zasady

II.1.3.2.   Dzierżawa i leasing

Wydatki związane z dzierżawą i leasingiem są kwalifikowalne do współfinansowania zgodnie z przepisami państwa członkowskiego, ustawodawstwa krajowego oraz praktyki krajowej, a także okresem dzierżawy lub leasingu na potrzeby projektu.

II.1.3.3.   Zakup

II.1.4.    Nieruchomości

II.1.4.1.   Ogólne zasady

W przypadku nabycia, budowy, remontu lub najmu nieruchomości nieruchomość musi charakteryzować się danymi technicznymi wymaganymi w projekcie oraz spełniać odpowiednie normy i standardy.

II.1.4.2.   Nabycie, budowa, remont

II.1.4.3.   Najem

Najem nieruchomości stanowi koszt kwalifikowalny do współfinansowania, jeżeli istnieje wyraźny związek między najmem a celami danego projektu, pod następującymi warunkami, bez uszczerbku dla stosowania surowszych przepisów krajowych:

II.1.4.4.   Biura beneficjenta końcowego

Koszty nabycia, zbudowania, remontu lub najmu biur na typowe czynności beneficjenta końcowego nie są kwalifikowalne. Koszty te stanowią koszty pośrednie (zob. pkt II.2).

II.1.5.    Towary konsumpcyjne, zaopatrzenie i usługi ogólne

II.1.6.    Podwykonawstwo

II.1.7.    Koszty wynikające bezpośrednio z wymogów związanych ze współfinansowaniem unijnym

Koszty ponoszone w celu spełnienia wymogów związanych ze współfinansowaniem unijnym, na przykład w związku z upublicznieniem, przejrzystością, oceną projektu, audytem zewnętrznym, gwarancjami bankowymi, tłumaczeniami itd., są kwalifikowalne jako koszty bezpośrednie.

II.1.8.    Wynagrodzenie ekspertów

Koszty obsługi prawnej, notarialnej oraz dotyczące ekspertów technicznych i finansowych są kwalifikowalne.

II.1.9.    Szczególne wydatki związane z grupami docelowymi

II.2.   Pośrednie wydatki kwalifikowalne

III.   Wydatki niekwalifikowalne

Następujące koszty są niekwalifikowalne:

IV.   Koszty pokryte przez dochód przeznaczony na określony cel

V.   Pomoc techniczna z inicjatywy państw członkowskich

▼M1

▼B

---

( 1 ) Dz.U. L 144 z 6.6.2007, s. 45.

( 2 ) Dz.U. L 281 z 23.11.1995, s. 31. Dyrektywa zmieniona rozporządzeniem (WE) nr 1882/2003 (Dz.U. L 284 z 31.10.2003, s. 1).

( 3 ) Dz.U. L 8 z 12.1.2001, s. 1.

( 4 ) Dz.U. L 292 z 15.11.1996, s. 2.

( 5 ) Dz.U. L 144 z 6.6.2007, s. 1.

( 6 ) Dz.U. L 144 z 6.6.2007, s. 22.

( 7 ) Dz.U. L 168 z 28.6.2007, s. 18.

( 8 ) Dz.U. L 330 z 15.12.2007, s. 48.

( 9 ) Dz.U. C 316 z 27.11.1995, s. 49.

( 10 ) Dz.U. L 160 z 30.6.2000, s. 1. Rozporządzenie ostatnio zmienione rozporządzeniem (WE) nr 681/2007 (Dz.U. L 159 z 20.6.2007, s. 1).

( 11 ) Dotyczy wyłącznie sprawozdania końcowego z realizacji pierwszego programu rocznego.

( 12 ) Jeśli dotyczy.

( 13 ) Należy przedłożyć po strategii audytu, zgodnie z art. 25 ust. 2.

( 14 ) Gdzie „N” oznacza rok wskazany w decyzji o finansowaniu zatwierdzającej programy roczne państw członkowskich.