ZAŁĄCZNIK

REGULAMIN WEWNĘTRZNY KOMITETU UNIA EUROPEJSKA/SZWAJCARIA DS. GNSS (WSPÓLNY KOMITET)

Artykuł 1

Skład wspólnego komitetu

1.   Wspólny komitet składa się z przedstawicieli Komisji Europejskiej (zwanej dalej „Komisją”) i rządów państw członkowskich UniiEuropejskiej, z jednej strony, oraz z przedstawicieli Federalnego Rządu Konfederacji Szwajcarskiej (zwanej dalej „Szwajcarią”) z drugiej. Obie Strony określa się dalej indywidualnie „Stroną”, a wspólnie „Stronami”.

2.   Przedstawicielom Stron mogą towarzyszyć inni urzędnicy działający w imieniu Stron.

3.   Podczas tymczasowego stosowania Umowy wspólny komitet składa się z przedstawicieli Szwajcarii, z jednej strony i z przedstawicieli Unii Europejskiej, z drugiej.

Artykuł 2

Przewodnictwo

1.   Strony przewodniczą wspólnemu komitetowi naprzemiennie przez okres 12 miesięcy.

W roku kalendarzowym wejścia w życie umowy przewodnictwo sprawowane jest przez Szwajcarię.

2.   Strona, która przewodniczy, wyznacza przewodniczącego wspólnego komitetu oraz jego zastępcę.

3.   Przewodniczący kieruje pracami wspólnego komitetu.

4.   Postanowienia niniejszego artykułu dotyczące przewodnictwa stosuje się odpowiednio podczas tymczasowego stosowania umowy.

Artykuł 3

Obserwatorzy

Wspólny komitet może za zgodą Stron podjąć decyzję o zaproszeniu ekspertów lub przedstawicieli innych organów do udziału w posiedzeniach wspólnego komitetu w charakterze obserwatorów w celu przedstawienia informacji dotyczących określonych tematów. Wspólny komitet uzgadnia warunki udziału takich obserwatorów w posiedzeniach.

Artykuł 4

Sekretariat

1.   Urzędnik Komisji Europejskiej oraz urzędnik Rządu Szwajcarii działają wspólnie w charakterze sekretarzy wspólnego komitetu.

2.   Sekretariat wspólnego komitetu jest odpowiedzialny za komunikację między Stronami, w tym przekazywanie dokumentów.

3.   Za funkcje sekretariatu odpowiada Strona, która sprawuje przewodnictwo.

Artykuł 5

Posiedzenia wspólnego komitetu

1.   Wspólny komitet zbiera się w zależności od potrzeb, co do zasady raz w roku.

Przewodniczący zwołuje, po konsultacji ze Stronami, posiedzenie wspólnego komitetu w uzgodnionym czasie i miejscu. Jeśli Strony wyrażą na to zgodę, możliwe jest również wykorzystanie tele- lub wideokonferencji.

Przewodniczący zwołuje nadzwyczajne posiedzenie wspólnego komitetu na wniosek Unii Europejskiej lub Szwajcarii.

Posiedzenia wspólnego komitetu odbywają się w ciągu 15 dni kalendarzowych od daty złożenia wniosku zgodnie z art. 22 ust. 2 Umowy.

2.   Posiedzenia wspólnego komitetu odbywają się w Brukseli lub w Szwajcarii, zależnie od tego, która Strona sprawuje przewodnictwo, chyba że Strony postanowią inaczej.

3.   Przewodniczący wysyła do przedstawicieli Stron powiadomienie o zwołaniu posiedzenia wraz z projektem porządku obrad i dokumentami na posiedzenie co najmniej 21 dni roboczych przed datą posiedzenia. Dokumenty dotyczące posiedzeń zwołanych zgodnie z art. 22 ust. 2 Umowy są przesyłane co najmniej 7 dni kalendarzowych przed datą posiedzenia.

4.   Przewodniczący może, w porozumieniu ze Stronami, skrócić terminy wskazane w ust. 3 w celu uwzględnienia wymogów szczególnej sprawy.

5.   Co najmniej 7 dni kalendarzowych przed każdym posiedzeniem przewodniczący jest informowany o składzie delegacji każdej ze Stron.

6.   Posiedzenia wspólnego komitetu nie są jawne, chyba że Strony postanowią inaczej.

Artykuł 6

Porządek obrad

1.   Przewodniczący, wspomagany przez sekretarzy, sporządza wstępny porządek obrad każdego posiedzenia.

2.   Każda ze Stron może wystąpić o włączenie dodatkowych punktów do porządku obrad. Taki wniosek musi być należycie uzasadniony i przesłany na piśmie przewodniczącemu najpóźniej 7 dni kalendarzowych przed datą posiedzenia.

3.   Wspólny komitet zatwierdza porządek obrad na początku posiedzenia.

Artykuł 7

Grupy robocze wspólnego komitetu

1.   Skład i zasady funkcjonowania grup roboczych lub grup ekspertów, tworzonych zgodnie z art. 20 ust. 4 Umowy, uzgadnia się na podstawie mandatu określonego przez wspólny komitet.

2.   Grupy robocze lub grupy ekspertów stosują odpowiednio niniejszy regulamin wewnętrzny.

3.   Grupy robocze lub grupy ekspertów podlegają wspólnemu komitetowi, któremu składają sprawozdanie po każdym ze swoich posiedzeń. Nie są one upoważnione do podejmowania decyzji, lecz mogą przedstawiać zalecenia skierowane do wspólnego komitetu.

4.   Wspólny komitet może podjąć decyzję zgodnie z art. 8 niniejszego regulaminu wewnętrznego, o zmianie lub zakończeniu mandatu grup roboczych lub grup ekspertów.

Artykuł 8

Decyzje i zalecenia

1.   Wspólny komitet podejmuje decyzje i sporządza zalecenia za obopólną zgodą Stron zgodnie z Umową. Są one zatytułowane „decyzja” lub „zalecenie”, po czym następuje kolejny numer, data przyjęcia i ich temat.

2.   Decyzje i zalecenia wspólnego komitetu są podpisywane przez przewodniczącego oraz sekretarzy i są rozsyłane Stronom.

3.   Każda ze Stron może podjąć decyzję o publikacji we własnym dzienniku urzędowym dowolnego zalecenia lub decyzji przyjętych przez wspólny komitet. Strony informują się wzajemnie o zamiarze opublikowania decyzji lub zalecenia.

4.   Wspólny Komitet może przyjmować decyzje lub zalecenia w drodze procedury pisemnej, jeżeli Strony wyrażą na to zgodę. Procedura pisemna polega na wymianie not między obydwoma sekretarzami, działającymi w porozumieniu ze Stronami. W tym celu tekst wniosku zostaje rozesłany na podstawie art. 5 niniejszego regulaminu wewnętrznego, a termin zgłaszania ewentualnych zastrzeżeń lub poprawek wynosi co najmniej 21 dni kalendarzowych. Przewodniczący może w porozumieniu ze Stronami skrócić ten termin w celu uwzględnienia szczególnych okoliczności. Po uzgodnieniu tekstu decyzja lub zalecenie podpisywane są przez przewodniczącego i sekretarzy.

5.   Decyzje wspólnego komitetu zmieniające załącznik I do Umowy przyjmowane są w autentycznych wersjach językowych Umowy.

Artykuł 9

Protokół

1.   Sekretariat sporządza projekt protokołu z każdego posiedzenia. Projekt zawiera informacje o przyjętych decyzjach i zaleceniach. Projekt protokołu zostaje przedłożony wspólnemu komitetowi do przyjęcia. Po przyjęciu przez wspólny komitet protokół jest podpisywany przez przewodniczącego i sekretarzy.

2.   Projekt protokołu sporządzany jest w terminie 21 dni kalendarzowych od daty posiedzenia i przedkładany wspólnemu komitetowi do zatwierdzenia w drodze procedury pisemnej albo na jego kolejnym posiedzeniu.

Artykuł 10

Poufność

W przypadku przedstawienia wspólnemu komitetowi przez Stronę informacji określonych jako poufne, są one traktowane jako poufne przez drugą Stronę.

Artykuł 11

Wydatki

1.   Każda Strona pokrywa własne koszty powstałe w związku ze swoim udziałem w posiedzeniach wspólnego komitetu i jego grup roboczych lub grup ekspertów.

2.   Wspólny komitet uzgadnia podział kosztów związanych z delegacjami ekspertów.

3.   Koszty związane z organizacją posiedzeń oraz powielaniem dokumentów ponosi Strona, która organizuje posiedzenie.

Artykuł 12

Korespondencja

Korespondencja przychodząca do przewodniczącego wspólnego komitetu lub od niego pochodząca jest wysyłana do sekretariatu wspólnego komitetu.

Artykuł 13

Zmiany regulaminu wewnętrznego

Niniejszy regulamin wewnętrzny może być zmieniany decyzją wspólnego komitetu zgodnie z art. 8.