13.12.2013   

PL

Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej

C 365/9

1.

Urząd Organu Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej (zwany dalej „Urzędem”) z siedzibą w Rydze został ustanowiony rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1211/2009 (1). Głównym zadaniem Urzędu jest wspieranie Organu Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej (BEREC) w zakresie administracji i wiedzy fachowej oraz zbieranie i analizowanie informacji dotyczących łączności elektronicznej, a także upowszechnianie wśród krajowych organów regulacyjnych najlepszych praktyk regulacyjnych, takich jak wspólne podejścia, metodyki i wytyczne w sprawie wdrażania ram regulacyjnych UE, zgodnie ze wskazaniami Rady Organów Regulacyjnych (2).

2.

Przyjęte przez Trybunał podejście kontrolne obejmuje analityczne procedury kontrolne, bezpośrednie badanie transakcji oraz ocenę kluczowych mechanizmów kontrolnych w stosowanych przez Urząd systemach nadzoru i kontroli. Elementami uzupełniającymi to podejście są dowody uzyskane na podstawie prac innych kontrolerów (w stosownych przypadkach) oraz analiza oświadczeń kierownictwa.

3.

Na mocy postanowień art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE) Trybunał zbadał:

4.

Na mocy art. 33 i 43 rozporządzenia Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 (5) kierownictwo odpowiada za sporządzenie i rzetelną prezentację rocznego sprawozdania finansowego Urzędu oraz za legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw:

5.

Zadaniem Trybunału jest przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie (7), na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Urzędu oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Trybunał przeprowadza kontrolę zgodnie z wydanymi przez IFAC Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej i kodeksem etyki oraz z Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli wydanymi przez INTOSAI (ISSAI). Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Urzędu nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe.

6.

W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w rocznym sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Dobór procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia – w wyniku nadużycia lub błędu – istotnego zniekształcenia w rocznym sprawozdaniu finansowym lub istotnej niezgodności transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania z wymogami przepisów Unii Europejskiej. W celu zaprojektowania procedur kontroli odpowiednich w danych okolicznościach kontroler, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej w zakresie dotyczącym sporządzania i rzetelnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego oraz systemy nadzoru i kontroli wprowadzone celem zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Kontrola obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad (polityki) rachunkowości oraz racjonalności sporządzonych szacunków księgowych, a także ocenę ogólnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego.

7.

Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli stanowią wystarczającą i odpowiednią podstawę do wydania poświadczenia wiarygodności.

8.

W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Urzędu przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach jego sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2012 r. oraz wyniki transakcji i przepływy pieniężne za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami jego regulaminu finansowego oraz z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji.

9.

W opinii Trybunału transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Urzędu za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2012 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

10.

Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału i należy je rozpatrywać w świetle faktu, że rok 2012 był pierwszym rokiem funkcjonowania Urzędu i ustanawianie jego procedur nadal trwa.

11.

System księgowy Urzędu wciąż nie został zatwierdzony przez księgowego.

12.

Dokonane na kwotę 61 500 euro przeniesienia środków, na które zaciągnięto zobowiązania (co stanowi 10 % całości przeniesionych środków, na które zaciągnięto zobowiązania), nie odpowiadały podjętym zobowiązaniom prawnym, a zatem były nieprawidłowe.

13.

Urząd nie wdrożył jeszcze następujących standardów kontroli wewnętrznej: SKW 5 – cele i wskaźniki wykonania zadań, SKW 8 – procesy i procedury, SKW 11 – zarządzanie dokumentacją i SKW 12 – informacja i komunikacja.

14.

Nie istnieje procedura związana z księgowaniem i zbywaniem aktywów trwałych, nie przeprowadzono także spisu z natury.

15.

Nie wdrożono procedur ustalania, zatwierdzania i rejestrowania wyjątków i odstępstw od polityk i procedur.

16.

Anulowano około 101 000 euro (45 %) ze środków, na które zaciągnięto zobowiązania, przeniesionych z 2011 r. Jeżeli chodzi o środki na rok 2012, nie wykorzystano 545 000 euro (17 % wszystkich środków na rok 2012) i kwota ta musiała także zostać anulowana. Poziom przeniesień na rok 2013 środków, na które zaciągnięto zobowiązania, był wysoki i wyniósł 611 000 euro (19 %). Sugeruje to, że Urząd ma trudności z planowaniem lub realizacją swoich działań. Przeniesienia z 2012 r. wiązały się przede wszystkim z opóźnieniami w rekrutacji pracowników oraz brakiem skutecznych procedur, które zapewniałyby terminowe zgłaszanie i zwrot kosztów podróży służbowych poniesionych przez ekspertów.

17.

Istnieją możliwości znacznej poprawy w zakresie przygotowywania, przeprowadzania i dokumentowania postępowań o udzielenie zamówienia. Przykładowo w postępowaniach nie przywiązywano wystarczającej wagi do stosunku jakości do ceny, a ogólne kryteria udzielenia zamówienia nie były dzielone na kryteria szczegółowe, które umożliwiłyby klarowną i porównywalną ocenę ofert.

18.

W zbadanych procedurach rekrutacyjnych stwierdzono znaczne uchybienia ograniczające ich ybienia ograniczające ich przejrzystość: pytania na egzaminy pisemne i rozmowy kwalifikacyjne nie były ustalane przed przystąpieniem do badania kandydatur przez komisję selekcyjną; nie ustalano limitu punktów warunkującego dopuszczenie do testów pisemnych i rozmowy kwalifikacyjnej oraz umieszczenie na liście zakwalifikowanych kandydatów; nominacja i zmiany składu komisji selekcyjnej nie były zatwierdzane przez organ powołujący.

19.

Chociaż większość pracowników Urzędu realizuje zadania administracyjne lub wspierające, które nie wiążą się z podróżami służbowymi, wszystkim przyznano telefony komórkowe z miesięcznym limitem w wysokości około 50 euro. Nie kontroluje się wykorzystywania telefonów do celów prywatnych.

20.

W Urzędzie nie ma polityki zarządzania środkami pieniężnymi. Na koniec 2012 r. cała gotówka (1,6 mln euro) ulokowana była w jednym banku (o ratingu BBB (8)).

21.

Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w roku poprzednim przedstawiono w załączniku I.