This document is an excerpt from the EUR-Lex website
Document 52012TA1215(32)
Report on the annual accounts of the European Police Office for the financial year 2011, together with the Office’s replies
Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Urzędu Policji za rok budżetowy 2011 wraz z odpowiedziami Urzędu
Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Urzędu Policji za rok budżetowy 2011 wraz z odpowiedziami Urzędu
Dz.U. C 388 z 15.12.2012, p. 187–195
(BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)
15.12.2012 |
PL |
Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej |
C 388/187 |
SPRAWOZDANIE
dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Urzędu Policji za rok budżetowy 2011 wraz z odpowiedziami Urzędu
2012/C 388/32
WPROWADZENIE
1. |
Europejski Urząd Policji (zwany dalej „Urzędem”) z siedzibą w Hadze został ustanowiony decyzją Rady (2009/371/WSiSW) (1). Zadaniem Urzędu jest wspieranie i wzmacnianie działań organów policyjnych i innych organów ścigania państw członkowskich, jak również ich wzajemnej współpracy w zapobieganiu i zwalczaniu poważnej przestępczości dotykającej dwóch lub więcej państw członkowskich, terroryzmu oraz form przestępczości naruszających wspólny interes objęty polityką Unii (2). |
INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI
2. |
Przyjęte przez Trybunał podejście kontrolne obejmuje analityczne procedury kontrolne, bezpośrednie badanie transakcji oraz ocenę kluczowych mechanizmów kontrolnych w stosowanych przez Urząd systemach nadzoru i kontroli. Elementami uzupełniającymi to podejście są dowody uzyskane na podstawie prac innych kontrolerów (w stosownych przypadkach) oraz analiza oświadczeń kierownictwa. |
POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI
3. |
Na mocy postanowień art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej Trybunał zbadał roczne sprawozdanie finansowe (3) Urzędu obejmujące „sprawozdanie finansowe” (4) oraz „sprawozdanie z wykonania budżetu” (5) za rok budżetowy zakończony 31 grudnia 2011 r., jak również zbadał legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. |
Zadania kierownictwa
4. |
Jako urzędnik zatwierdzający, dyrektor realizuje dochody i wydatki budżetu zgodnie z regulaminem finansowym Urzędu, na własną odpowiedzialność oraz w granicach zatwierdzonych środków (6). Dyrektor odpowiada za ustanowienie (7) struktury organizacyjnej oraz systemów i procedur zarządzania i kontroli wewnętrznej umożliwiających sporządzanie ostatecznych sprawozdań finansowych (8), które nie zawierają istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem, a także za zapewnienie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tych sprawozdań. |
Zadania Trybunału
5. |
Zadaniem Trybunału jest przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie (9), na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Urzędu oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. |
6. |
Trybunał przeprowadził kontrolę zgodnie z wydanymi przez IFAC Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej i kodeksami etyki oraz z Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli wydanymi przez INTOSAI (ISSAI). Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że sprawozdanie finansowe Urzędu nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe. |
7. |
W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Wybór tych procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia – w wyniku nadużycia lub błędu – istotnych zniekształceń sprawozdania finansowego lub istotnej niezgodności transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania z wymogami przepisów Unii Europejskiej. W celu opracowania procedur kontroli stosownych do okoliczności Trybunał, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę wykorzystywany do sporządzania i rzetelnej prezentacji sprawozdań finansowych system kontroli wewnętrznej oraz systemy nadzoru i kontroli wprowadzone celem zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tych sprawozdań. Kontrola obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad rachunkowości oraz racjonalności sporządzonych szacunków księgowych, a także ocenę ogólnej prezentacji sprawozdania finansowego. |
8. |
Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli są wystarczające i właściwe, aby stanowić podstawę do wydania poniższych opinii. |
Opinia na temat wiarygodności rozliczeń
9. |
W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Urzędu (10) rzetelnie przedstawia, we wszystkich istotnych aspektach, jego sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2011 r. oraz wyniki jego transakcji i przepływy pieniężne za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami jego regulaminu finansowego oraz z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji (11). |
Opinia na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń
10. |
W opinii Trybunału transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Urzędu za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2011 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
11. |
Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału. |
UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM I FINANSAMI
12. |
W 2010 r. konieczne było umorzenie ponad 1,6 mln euro, a w roku 2011 umorzono kwotę 1,9 mln euro (9 % środków przeniesionych z 2010 r.). Podobnie jak w 2010 r., również w roku 2011 przeniesiono znaczne kwoty środków na zobowiązania, w tym 4,2 mln euro (41 %) w przypadku tytułu II (wydatki administracyjne) i 10,6 mln euro (46 %) w przypadku tytułu III (wydatki operacyjne). Wysoki poziom przeniesionych i umorzonych środków oraz duża liczba (11) przesunięć budżetowych dokonanych w 2011 r. sugerują trudności z planowaniem lub realizacją działalności Urzędu. |
13. |
Wskaźnik płatności w odniesieniu do zobowiązań był niski i wyniósł 34 % w przypadku tytułu II i 45 % w przypadku tytułu III, co stanowi naruszenie budżetowej zasady jednoroczności. |
UWAGI DOTYCZĄCE KLUCZOWYCH MECHANIZMÓW KONTROLNYCH W STOSOWANYCH PRZEZ URZĄD SYSTEMACH NADZORU I KONTROLI
14. |
Nie przyjęto procedur ustalania, zatwierdzania i rejestrowania wyjątków i odstępstw od polityk i procedur. Wyjątki i odstępstwa zarejestrowano w przypadku 7 % płatności dokonanych w 2011 r. |
15. |
System księgowy nie został w pełni zatwierdzony przez księgowego. Podstawowe procesy, takie jak zamknięcie roku budżetowego i ustalenie uprawnień finansowych personelu, nie zostały jeszcze uwzględnione. |
16. |
Stwierdzono uchybienia w zakresie fizycznej weryfikacji i ewidencjonowania aktywów przed przeprowadzką do nowej siedziby i po tej przeprowadzce. Ponadto polisy ubezpieczeniowe nie odzwierciedlają wartości posiadanych przez Urząd aktywów. Przed przeprowadzką aktywa netto były nadubezpieczone na około 17 mln euro, natomiast obecnie są niedoubezpieczone na około 21 mln euro. |
17. |
Istnieją możliwości znacznej poprawy w zakresie przygotowywania, przeprowadzania i dokumentowania postępowań o udzielenie zamówienia. |
INNE UWAGI
18. |
Regulamin finansowy urzędu odsyła do szczegółowych przepisów i procedur określonych w przepisach wykonawczych do niego. Przepisy te nie zostały jednak przyjęte. |
19. |
Warunki ogólne umowy użytkowania nowej siedziby, zawartej pomiędzy Urzędem a państwem przyjmującym, nie zawierają żadnych postanowień na temat kosztów renowacji (12). Załącznik IV do tej umowy stanowi jednak, że Urząd będzie musiał usunąć znaczną liczbę obiektów po rozwiązaniu umowy. Brak oszacowania związanych z tym kosztów, a w księgach rachunkowych nie uwzględniono rezerwy na ten cel. |
20. |
Można znacznie poprawić przejrzystość procedur rekrutacji. Pytania na egzaminy pisemne i rozmowy kwalifikacyjne były ustalane po dokonaniu przeglądu kandydatur przez komisję rekrutacyjną; nie określano progów punktowych warunkujących dopuszczenie do egzaminów pisemnych i do rozmowy kwalifikacyjnej oraz umieszczenie na listach odpowiednich kandydatów; komisja rekrutacyjna nie dokumentowała wszystkich swoich posiedzeń ani decyzji. |
21. |
Zgodnie z regulaminem pracowniczym UE na następny rok można przenieść maksymalnie 12 dni niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego. Przeniesienie większej liczby dni możliwe jest jedynie w wyjątkowych sytuacjach. Urząd zaakceptował jednak przeniesienia urlopu w wymiarze przekraczającym 12 dni w przypadku około 25 % spośród łącznej liczby około 500 swoich pracowników. |
Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Louis GALEA, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 18 września 2012 r.
W imieniu Trybunału Obrachunkowego
Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
Prezes
(1) Dz.U. L 121 z 15.5.2009, s. 37.
(2) Do celów informacyjnych w załączniku skrótowo przedstawiono kompetencje i działania Urzędu.
(3) Do sprawozdania tego dołączone jest sprawozdanie z zarządzania budżetem i finansami w ciągu roku, zawierające więcej informacji dotyczących wykonania budżetu i zarządzania nim.
(4) Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu oraz rachunku dochodów i wydatków, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w aktywach netto oraz opisu istotnych zasad rachunkowości i innych informacji dodatkowych.
(5) Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje rachunek wyniku budżetowego wraz z załącznikiem.
(6) Art. 33 rozporządzenia Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 (Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72).
(7) Art. 38 rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2343/2002.
(8) Zasady przedstawiania przez agencje sprawozdania finansowego oraz prowadzenia przez nie rachunkowości określone są w rozdziałach 1 i 2 tytułu VII rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2343/2002 ostatnio zmienionego rozporządzeniem (WE, Euratom) nr 652/2008 (Dz.U. L 181 z 10.7.2008, s. 23) i w tej postaci zostały włączone do regulaminu finansowego Urzędu.
(9) Art. 185 ust. 2 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 (Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1).
(10) Ostateczna wersja rocznego sprawozdania finansowego została sporządzona w dniu 10 lipca 2012 r. i wpłynęła do Trybunału w dniu 12 lipca 2012 r. Ostateczna wersja rocznego sprawozdania finansowego skonsolidowana ze sprawozdaniem Komisji publikowana jest w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej do 15 listopada następnego roku. Znajduje się ona na następującej stronie internetowej: http://eca.europa.eu lub http://www.europol.europa.eu/
(11) Zasady rachunkowości przyjęte przez księgowego Komisji opierają się na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości Sektora Publicznego (IPSAS) wydanych przez Międzynarodową Federację Księgowych, a w kwestiach nimi nieobjętych – na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości (MSR) / Międzynarodowych Standardach Sprawozdawczości Finansowej (MSSF) wydanych przez Radę Międzynarodowych Standardów Rachunkowości.
(12) Kosztów przywrócenia budynku do stanu pierwotnego po zakończeniu najmu.
ZAŁĄCZNIK
Europejski Urząd Policji (Haga)
Kompetencje i zadania
Zakres kompetencji Unii według Traktatu (art. 88 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej) |
„Zadaniem Europolu jest wspieranie i wzmacnianie działań organów policyjnych i innych organów ścigania państw członkowskich, jak również ich wzajemnej współpracy w zapobieganiu i zwalczaniu poważnej przestępczości dotykającej dwóch lub więcej państw członkowskich, terroryzmu oraz form przestępczości naruszających wspólny interes objęty polityką Unii.” |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Kompetencje Urzędu (decyzja Rady. ustanawiająca Europejski Urząd Policji (Europol) (2009/371/WSiSW)) |
Kompetencje Kompetencjom Europolu podlegają: przestępczość zorganizowana, terroryzm i inne formy poważnej przestępczości, które dotyczą co najmniej dwóch państw członkowskich tak, że skala, znaczenie i skutki tych przestępstw wymagają od państw członkowskich wspólnych działań. Kompetencjom Europolu podlegają także przestępstwa powiązane, o których mowa w art. 4 ust. 3 decyzji o ustanowieniu Europolu. Główne zadania
Dodatkowe zadania
Urząd może ponadto służyć państwom członkowskim wsparciem, radą i badaniami w następujących dziedzinach
Europol pełni także funkcję centralnego biura ds. zwalczania fałszowania euro – zgodnie z decyzją Rady 2005/511/WSiSW z dnia 12 lipca 2005 r. w sprawie ochrony euro przed fałszowaniem. Europol przetwarza i przekazuje dane z komunikatów finansowych zgodnie z Umową między Unią Europejską a Stanami Zjednoczonymi Ameryki o przetwarzaniu i przekazywaniu z Unii Europejskiej do Stanów Zjednoczonych danych z komunikatów finansowych do celów Programu śledzenia środków finansowych należących do terrorystów. Europol kontynuuje także starania mające na celu utworzenie serwisu wsparcia technicznego, który będzie wspierał bieżące stosowanie konwencji z Prüm, zgodnie z konkluzjami Rady w sprawie intensyfikacji tempa wdrażania decyzji związanych z konwencją z Prüm. |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Zarządzanie |
Zarząd W skład zarządu wchodzi po jednym przedstawicielu z każdego państwa członkowskiego oraz jeden przedstawiciel Komisji. Dyrektor
Kontrola zewnętrzna
Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu Parlament Europejski działający na zalecenie Rady, stanowiącej większością kwalifikowaną. |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Środki udostępnione Urzędowi w roku 2011 (2010) |
Ostateczny budżet na 2011 r. 84,8 (92,8) mln euro Plan zatrudnienia na 2011 r.
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Produkty i usługi w roku 2011 (2010) |
Europol jako centrum wsparcia dla operacji w zakresie egzekwowania prawa Robocze dokumenty analityczne, operacyjne sprawozdania analityczne i inne sprawozdania, wsparcie operacyjne na miejscu i na poziomie centrali, wspólne zespoły dochodzeniowo-śledcze
Funkcja analiz strategicznych Strategiczne raporty analityczne (oceny zagrożenia, raporty sytuacyjne i powiadomienia wywiadu)
Europol jako centrum informacji o przestępstwach w UE Zdolności w zakresie zarządzania informacjami, aplikacja sieci bezpiecznej wymiany informacji (SIENA), system informacyjny Europolu (EIS), sieć biur łącznikowych
Europol jako unijne centrum wiedzy fachowej w zakresie egzekwowania prawa Platformy Europolu przeznaczone dla ekspertów (EPE), platformy wymiany danych i rozwiązania w zakresie przechowywania danych, produkty i usługi w zakresie wiedzy, szkolenia, konferencje i sesje informacyjne
Stosunki zewnętrzne Relacje z partnerami współpracującymi
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Źródło: Informacje przekazane przez Urząd. |
(1) Międzynarodowa Organizacja Policji Kryminalnej.
Źródło: Informacje przekazane przez Urząd.
ODPOWIEDZI URZĘDU
12. |
W sumie z 2010 na 2011 r. przeniesiono środki w kwocie 22,6 mln EUR. Europol uważa, że zmniejszenie wartości przesunięć budżetowych do 15 mln EUR jest znacznym osiągnięciem. Wydarzenia o charakterze specjalnym w 2011 r., takie jak przeprowadzka do nowego budynku 3 miesiące później niż planowano, opóźniły wykonanie budżetu. Jako że rok 2011 jest drugim rokiem, w którym Europol prowadzi działalność finansową jako agencja UE, podjęto dodatkowe specjalne kroki w celu zapewnienia, że podejmowane działania są zgodne z zasadą jednoroczności budżetu. Pozytywne zmiany w tym względzie potwierdziła Służba Wewnętrzna Audytu (IAS) Komisji Europejskiej, która w 2011 r. przeprowadziła audyt procesów dotyczących planowania i budżetu. |
13. |
Europol ustosunkował się do tego punktu w swej odpowiedzi na uwagę nr 12. |
14. |
Wyjątki w obszarze zatrudnienia, zamówień i wszystkich transakcji finansowych zostały zarejestrowane. Na podstawie obowiązujących standardów i norm Europol opracował i stosuje własny proces ramowy. Niemniej jednak Europol przyjmuje do wiadomości uwagę Trybunału i zobowiązuje się do wprowadzenia dalszych usprawnień w zakresie zarządzania wyjątkami w procesach (finansowych) oraz ich rejestrowania, aby zapewnić pełną zgodność z uwagami Trybunału. |
15. |
Podstawowe procesy systemu księgowego Europolu zostały zatwierdzone, w tym zobowiązania budżetowe i płatności (z wydatkami na wynagrodzenia włącznie). Europol przyjmuje jednak do wiadomości uwagę Trybunału i rozszerzy zakres swych działań w zakresie zatwierdzania. |
16. |
Podjęto znaczne starania w celu potwierdzenia fizycznej lokalizacji tych środków dla celów końcowego sprawozdania finansowego. Odpowiednie polisy ubezpieczeniowe zaktualizowano tuż po udostępnieniu informacji o ostatecznej wartości środków przekazanych przez państwo przyjmujące. Obecnie, po zakończeniu przekazania środków przez państwo przyjmujące, Europol przeprowadzi kolejną, pełną fizyczną weryfikację aktywów i na jej podstawie podejmie odpowiednie działania, nadając im charakter priorytetowy. |
17. |
Europol zgadza się, że istnieje potrzeba poprawy w zakresie przygotowywania i przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówienia, w tym również odnośnej dokumentacji. Oprócz usprawnień w procesach do końca 2012 r. planowane są również zmiany organizacyjne. |
18. |
Po przyjęciu nowego ramowego regulaminu finansowego na szczeblu UE Europol przygotuje i przyjmie przepisy wykonawcze do regulaminu finansowego obowiązującego w Europolu. Obecne przepisy wykonawcze do ramowego regulaminu finansowego UE są analogicznie stosowane w Europolu. |
19. |
Koszty renowacji nowego budynku Europolu i zewnętrznej placówki odpowiedzialnej za odzyskiwanie danych zostały ujęte jako zobowiązania warunkowe w końcowym sprawozdaniu finansowym za 2011 r. Europol postara się uzyskać niezależną gwarancję co do szacowanych kosztów, biorąc pod uwagę koszty wynikających z przeglądu. |
20. |
Kwestia poufności tekstów wykorzystanych podczas egzaminów i rozmów kwalifikacyjnych ma dla Europolu ogromne znaczenie. Dostęp do materiałów egzaminacyjnych jest ściśle ograniczony. Progi dopuszczające do egzaminów i rozmów kwalifikacyjnych wprowadzono w lipcu 2012 r. Europol jest zdania, że wszystkie najważniejsze ustalenia komisji rekrutacyjnej, które miały znaczenie dla posiedzeń, zostały właściwie udokumentowane. Niemniej jednak Europol podejmie dalsze działania w celu wskazania dodatkowych obszarów poprawy, zgodnie z uwagami Trybunału. |
21. |
Europol zajmuje się tą uwagą Trybunału w ramach monitorowania skuteczności działu kadr. |