This document is an excerpt from the EUR-Lex website
Document 52012TA1215(16)
Report on the annual accounts of the European Food Safety Authority for the financial year 2011, together with the Authority’s replies
Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Urzędu ds. Bezpieczeństwa Żywności za rok budżetowy 2011 wraz z odpowiedziami Urzędu
Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Urzędu ds. Bezpieczeństwa Żywności za rok budżetowy 2011 wraz z odpowiedziami Urzędu
Dz.U. C 388 z 15.12.2012, p. 92–97
(BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)
15.12.2012 |
PL |
Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej |
C 388/92 |
SPRAWOZDANIE
dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Urzędu ds. Bezpieczeństwa Żywności za rok budżetowy 2011 wraz z odpowiedziami Urzędu
2012/C 388/16
WPROWADZENIE
1. |
Europejski Urząd ds. Bezpieczeństwa Żywności (zwany dalej „Urzędem” lub „EFSA”) z siedzibą w Parmie został ustanowiony rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 178/2002 (1). Główne zadania Urzędu obejmują dostarczanie informacji naukowych będących podstawą do przygotowania prawodawstwa Unii oraz gromadzenie i analizę danych umożliwiających określanie i kontrolę obszarów ryzyka, a także informowanie o nich w sposób niezależny (2). |
INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI
2. |
Przyjęte przez Trybunał podejście kontrolne obejmuje analityczne procedury kontrolne, bezpośrednie badanie transakcji oraz ocenę kluczowych mechanizmów kontrolnych w stosowanych przez Urząd systemach nadzoru i kontroli. Elementami uzupełniającymi to podejście są dowody uzyskane na podstawie prac innych kontrolerów (w stosownych przypadkach) oraz analiza oświadczeń kierownictwa. |
POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI
3. |
Na mocy postanowień art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej Trybunał zbadał roczne sprawozdanie finansowe (3) Urzędu obejmujące „sprawozdanie finansowe” (4) oraz „sprawozdanie z wykonania budżetu” (5) za rok budżetowy zakończony 31 grudnia 2011 r., jak również zbadał legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. |
Zadania kierownictwa
4. |
Jako urzędnik zatwierdzający, dyrektor realizuje dochody i wydatki budżetu zgodnie z regulaminem finansowym Urzędu, na własną odpowiedzialność oraz w granicach zatwierdzonych środków (6). Dyrektor odpowiada za ustanowienie (7) struktury organizacyjnej oraz systemów i procedur zarządzania i kontroli wewnętrznej umożliwiających sporządzanie ostatecznych sprawozdań finansowych (8), które nie zawierają istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem, a także za zapewnienie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tych sprawozdań. |
Zadania Trybunału
5. |
Zadaniem Trybunału jest przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie (9), na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Urzędu oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. |
6. |
Trybunał przeprowadził kontrolę zgodnie z wydanymi przez IFAC Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej i kodeksami etyki oraz z Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli wydanymi przez INTOSAI (ISSAI). Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że sprawozdanie finansowe Urzędu nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe. |
7. |
W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Wybór tych procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia – w wyniku nadużycia lub błędu – istotnych zniekształceń sprawozdania finansowego lub istotnej niezgodności transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania z wymogami przepisów Unii Europejskiej. W celu opracowania procedur kontroli stosownych do okoliczności Trybunał, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę wykorzystywany do sporządzania i rzetelnej prezentacji sprawozdań finansowych system kontroli wewnętrznej oraz systemy nadzoru i kontroli wprowadzone celem zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tych sprawozdań. Kontrola obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad rachunkowości oraz racjonalności sporządzonych szacunków księgowych, a także ocenę ogólnej prezentacji sprawozdania finansowego. |
8. |
Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli są wystarczające i właściwe, aby stanowić podstawę do wydania poniższych opinii. |
Opinia na temat wiarygodności rozliczeń
9. |
W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Urzędu (10) rzetelnie przedstawia, we wszystkich istotnych aspektach, jego sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2011 r. oraz wyniki jego transakcji i przepływy pieniężne za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami jego regulaminu finansowego oraz z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji (11). |
Opinia na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń
10. |
W opinii Trybunału transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Urzędu za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2011 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
11. |
Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału. |
UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM I FINANSAMI
12. |
W 2011 r. dokonano 13 przesunięć budżetowych, co doprowadziło do znaczącego wzrostu środków na wydatki informatyczne (12). Łącznie 2,5 mln euro zostało przesuniętych z tytułu I (wydatki osobowe) do tytułu II (wydatki administracyjne), co stanowi 21 % wyjściowych środków tytułu II. W tytule III (wydatki operacyjne) kwota 1,8 mln euro zróżnicowanych środków na płatności została anulowana, co stanowi 25 % wyjściowych środków zróżnicowanych. Sytuacja ta wskazuje na uchybienia w planowaniu i wykonaniu budżetu i stanowi naruszenie zasady specyfikacji. |
13. |
W grudniu 2011 r. Urząd nabył nowy budynek, w którym mieści się jego siedziba, za 36,8 mln euro. Kwota ta zostanie spłacona w ratach kwartalnych w ciągu 25 lat, a odsetki wyniosą 18,5 mln euro. Trybunał stwierdza, że możliwe było zwrócenie się do władz budżetowych o znalezienie bardziej ekonomicznej alternatywy, zgodnej z zasadą należytego zarządzania finansami i w pełni zapewniającej przestrzeganie rozporządzenia finansowego. |
INNE UWAGI
14. |
Wskazana jest poprawa przejrzystości procedury rekrutacyjnej. Komisja rekrutacyjna określiła pytania na egzaminy pisemne i rozmowy kwalifikacyjne po dokonaniu przeglądu kandydatur, a członkowie komisji rekrutacyjnej podpisali oświadczenia w sprawie poufności oraz deklaracje konfliktu interesów dopiero w trakcie przeglądu kandydatur, a nie przed przystąpieniem do tej czynności. |
15. |
Trybunał przeprowadził kontrolę mającą na celu ocenę polityki i procedur zarządzania sytuacjami konfliktu interesów w czterech agencjach europejskich, w tym w EFSA. Wyniki tej kontroli przedstawiono w osobnym dokumencie (sprawozdaniu specjalnym nr 15/2012). |
Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Louis GALEA, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 18 września 2012 r.
W imieniu Trybunału Obrachunkowego
Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
Prezes
(1) Dz.U. L 31 z 1.2.2002, s. 1.
(2) Do celów informacyjnych w załączniku skrótowo przedstawiono kompetencje i działania Urzędu.
(3) Do sprawozdania tego dołączone jest sprawozdanie z zarządzania budżetem i finansami w ciągu roku, zawierające więcej informacji dotyczących wykonania budżetu i zarządzania nim.
(4) Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu oraz rachunku dochodów i wydatków, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w aktywach netto oraz opisu istotnych zasad rachunkowości i innych informacji dodatkowych.
(5) Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje rachunek wyniku budżetowego wraz z załącznikiem.
(6) Art. 33 rozporządzenia Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 (Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72).
(7) Art. 38 rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2343/2002.
(8) Zasady przedstawiania przez agencje sprawozdania finansowego oraz prowadzenia przez nie rachunkowości określone są w rozdziałach 1 i 2 tytułu VII rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2343/2002 ostatnio zmienionego rozporządzeniem (WE, Euratom) nr 652/2008 (Dz.U. L 181 z 10.7.2008, s. 23) i w tej postaci zostały włączone do regulaminu finansowego Urzędu.
(9) Art. 185 ust. 2 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 (Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1).
(10) Ostateczna wersja rocznego sprawozdania finansowego została sporządzona w dniu 14 czerwca 2012 r. i wpłynęła do Trybunału w dniu 28 czerwca 2012 r. Ostateczna wersja rocznego sprawozdania finansowego skonsolidowana ze sprawozdaniem Komisji publikowana jest w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej do 15 listopada następnego roku. Znajduje się ona na następującej stronie internetowej: http://eca.europa.eu lub http://www.easa.europa.eu/
(11) Zasady rachunkowości przyjęte przez księgowego Komisji opierają się na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości Sektora Publicznego (IPSAS) wydanych przez Międzynarodową Federację Księgowych, a w kwestiach nimi nieobjętych – na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości (MSR) / Międzynarodowych Standardach Sprawozdawczości Finansowej (MSSF) wydanych przez Radę Międzynarodowych Standardów Rachunkowości.
(12) 13 przesunięć było związanych z wysoką liczbą pozycji budżetowych. Na przykład przesunięcie z maja 2011 r. obejmowało 63 pozycje budżetowe, a trzy przesunięcia z grudnia 2011 r. obejmowały 87 pozycji budżetowych. Niektóre pozycje budżetowe uległy wzrostowi lub zmniejszeniu w krótkim czasie. Środki na gromadzenie danych informatycznych i tworzenie sieci informatycznych wzrosły o 116 % do kwoty 5,2 mln euro, a 90 % z nich zostało przeniesionych.
ZAŁĄCZNIK
Europejski Urząd ds. Bezpieczeństwa Żywności (Parma)
Kompetencje i zadania
Zakres kompetencji Unii według Traktatu |
Gromadzenie informacji
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Kompetencje Urzędu (rozporządzenie (WE) nr 178/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady) |
Cele
Zadania
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Zarządzanie |
Zarząd Skład 14 członków mianowanych przez Radę (w porozumieniu z Parlamentem Europejskim i Komisją) oraz jeden przedstawiciel Komisji. Zadania Przyjmowanie programu prac, budżetu oraz nadzór nad ich wykonaniem. Dyrektor zarządzający Mianowany przez zarząd z listy kandydatów przedstawionej przez Komisję oraz po przesłuchaniu w Parlamencie Europejskim. Forum doradcze Skład Po jednym przedstawicielu z każdego państwa członkowskiego. Zadania Doradzanie dyrektorowi zarządzającemu. Komitet naukowy i panele naukowe Przygotowywanie opinii naukowych Urzędu. Kontrola zewnętrzna Trybunał Obrachunkowy. Kontrola wewnętrzna Jednostka kontroli wewnętrznej EFSA Służba Audytu Wewnętrznego Komisji Europejskiej. Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu Parlament działający na zalecenie Rady. |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Środki udostępnione Urzędowi w roku 2011 (2010) |
Budżet 78,8 (74,7) mln euro, w tym dotacja Unii: 100 % (100 %). Zatrudnienie na dzień 31 grudnia 2011 r.: 355 (355) stanowisk przewidzianych w planie zatrudnienia, w tym obsadzonych: 334 (330) pracowników (pracownicy zatrudnieni na czas określony i urzędnicy) 109 (103) innych pracowników (pracownicy kontraktowi, oddelegowani eksperci krajowi) Liczba pracowników ogółem (1): 443 (433), w tym wykonujący zadania: operacyjne: 326 (323) administracyjne: 117 (110) |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Produkty i usługi w roku 2011 (2010) |
Produkty naukowe i publikacje dodatkowe w roku 2011 (2010) Działanie nr 1: Wydawanie opinii naukowych, doradztwo oraz strategie oceny ryzyka
Łącznie produkty naukowe działania nr 1: 57 (66) Działanie nr 2: Ocena produktów, substancji oraz wniosków podlegających procedurze wydawania pozwoleń
Łącznie produkty naukowe działania nr 2: 384 (331) Działanie nr 3: Gromadzenie danych, współpraca naukowa i tworzenie sieci
Łącznie produkty naukowe działania nr 3: 107 (111) Publikacje dodatkowe
Publikacje dodatkowe ogółem: 110 (57) Produkty ogółem: 658 (565)
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Źródło: Informacje przekazane przez Urząd. |
(1) Do dnia 31.12.2011 r. wysłano 7 ofert podjęcia pracy.
Źródło: Informacje przekazane przez Urząd.
ODPOWIEDZI URZĘDU
12. |
Zmiana modelu organizacyjnego oraz nabycie nowych lokali i przeprowadzka do nich wymagały dostosowań (w szczególności systemów informatycznych), natomiast niektóre procedury rekrutacyjne zostały dobrowolnie przesunięte o kilka miesięcy i stworzyły trudniejsze do przewidzenia otoczenie, co pociągnęło za sobą zwiększone zapotrzebowanie na wykonanie przesunięć budżetowych (6 % w 2011 r. w porównaniu z 2010 r.). Europejski Urząd ds. Bezpieczeństwa Żywności (EFSA) rozważa dostosowanie swojej struktury budżetowej do ogólnych ram budżetowych w celu zmniejszenia fragmentacji i zapotrzebowania na przesunięcia w przyszłości. Niskie wykorzystanie zróżnicowanych środków na płatności wynika z trudności w prognozowaniu dokładnego planu płatności na wieloletnie projekty współpracy naukowej rozpoczęte w 2009 r. |
13. |
Urząd nabył budynek, w którym mieści się jego siedziba na określonych przez władzę budżetową warunkach, przewidujących rozłożenie płatności na okres 25 lat. Urząd zwrócił się niedawno do Komisji Europejskiej o rozważenie możliwości wystąpienia z wnioskiem o przyznanie dodatkowych środków do władzy budżetowej w celu skrócenia okresu spłaty środków związanych z nabyciem budynku. Przyśpieszona spłata jest możliwa i nie wiąże się z kosztami dla Urzędu. |
14. |
Procedury rekrutacyjne Urzędu są w pełni zgodne z wymogami regulacyjnymi. Aby zwrócić większą uwagę na kwestię przejrzystości, w styczniu 2012 r. Urząd przyjął odpowiednie procedury w celu zapewnienia, by narzędzia oceny kompetencji były przygotowywane przed oceną kandydatur. Oświadczenie w sprawie poufności oraz oświadczenie o braku konfliktu interesów członków komisji rekrutacyjnej są podpisywane i oceniane regularnie na wczesnym etapie procesu. |
15. |
[Odpowiedzi Urzędu są zawarte w oddzielnym dokumencie (Sprawozdanie specjalne nr 15/2012)]. |