This document is an excerpt from the EUR-Lex website
Document 52014TA1210(38)
Report on the annual accounts of the European Agency for the Operational Management of Large-Scale IT Systems in the Area of Freedom, Security and Justice (eu-LISA) for the financial year 2013, together with the Agency’s replies
Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji ds. Zarządzania Operacyjnego Wielkoskalowymi Systemami Informatycznymi w Przestrzeni Wolności, Bezpieczeństwa i Sprawiedliwości (eu-LISA) za rok budżetowy 2013 wraz z odpowiedziami Agencji
Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji ds. Zarządzania Operacyjnego Wielkoskalowymi Systemami Informatycznymi w Przestrzeni Wolności, Bezpieczeństwa i Sprawiedliwości (eu-LISA) za rok budżetowy 2013 wraz z odpowiedziami Agencji
Dz.U. C 442 z 10.12.2014, p. 326–331
(BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)
10.12.2014 |
PL |
Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej |
C 442/326 |
SPRAWOZDANIE
dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji ds. Zarządzania Operacyjnego Wielkoskalowymi Systemami Informatycznymi w Przestrzeni Wolności, Bezpieczeństwa i Sprawiedliwości (eu-LISA) za rok budżetowy 2013 wraz z odpowiedziami Agencji
(2014/C 442/38)
WPROWADZENIE
1. |
Europejska Agencja ds. Zarządzania Operacyjnego Wielkoskalowymi Systemami Informatycznymi w Przestrzeni Wolności, Bezpieczeństwa i Sprawiedliwości (eu-LISA, zwana dalej „Agencją”) z siedzibą w Tallinie, Strasburgu i St. Johann im Pongau (zob. pkt 18) została ustanowiona rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1077/2011 (1). Podstawowym zadaniem Agencji jest wykonywanie zadań związanych z zarządzaniem operacyjnym systemem informacyjnym Schengen drugiej generacji (SIS II), wizowym systemem informacyjnym (VIS) i systemem EURODAC (2). |
2. |
W dniu 22 maja 2013 r. Komisja przyznała Agencji autonomię finansową. Okres objęty kontrolą za rok budżetowy 2013 trwał zatem od dnia 22 maja do dnia 31 grudnia 2013 r. |
INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI
3. |
Przyjęte przez Trybunał podejście kontrolne obejmuje analityczne procedury kontrolne, bezpośrednie badanie transakcji oraz ocenę kluczowych mechanizmów kontrolnych w stosowanych przez Agencję systemach nadzoru i kontroli. Elementami uzupełniającymi to podejście są dowody uzyskane na podstawie prac innych kontrolerów (w stosownych przypadkach) oraz analiza oświadczeń kierownictwa. |
POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI
Zadania kierownictwa
Zadania Trybunału
Opinia na temat wiarygodności rozliczeń
Opinia na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń
Objaśnienie uzupełniające dotyczące wiarygodności rozliczeń
|
12. |
Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału na temat wiarygodności rozliczeń ani jego opinii na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń. Należy mieć na względzie fakt, że rok 2013 był pierwszym rokiem autonomii finansowej Agencji i że cały czas trwa ustalanie przez nią obowiązujących procedur. |
UWAGI DOTYCZĄCE MECHANIZMÓW KONTROLNYCH
13. |
Na koniec roku opracowywanie i wdrażanie standardów kontroli wewnętrznej Agencji były w toku. Zarząd zatwierdził te standardy w czerwcu 2014 r. |
14. |
Rzeczowe aktywa trwałe nie są objęte ochroną ubezpieczeniową, z wyjątkiem siedziby w Tallinie, która jest ubezpieczona od pożaru. |
UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM
15. |
Zgodnie z rozporządzeniem ustanawiającym Agencję (8) Komisja była odpowiedzialna za ustanowienie i początkowe funkcjonowanie Agencji do czasu uzyskania przez nią autonomii finansowej w dniu 22 maja 2013 r. Migracja danych dotyczących środków na zobowiązania i środków na płatności z Komisji do Agencji była procesem złożonym, a uzgadnianie danych w systemach księgowych Komisji i Agencji ostatecznie zakończyło się w czerwcu 2014 r. Miało to wpływ na planowanie wydatków Agencji i przygotowanie wstępnej wersji sprawozdania finansowego. |
16. |
Zgodnie z ostatecznym sprawozdaniem finansowym Agencji wskaźniki wykonania budżetu wyniosły 96 % w przypadku środków na zobowiązania oraz 67 % w przypadku środków na płatności. Z uwagi na fakt, że całkowity roczny budżet Agencji został wykonany przez Komisję oraz na różnice pomiędzy strukturami budżetów Komisji i Agencji, nie można było dokonać bardziej szczegółowej analizy w odniesieniu do poszczególnych tytułów budżetu za 2013 r. |
17. |
Zgodnie z rozporządzeniem ustanawiającym Agencję (9) kraje włączone we wdrażanie, stosowanie i rozwijanie dorobku Schengen oraz środków dotyczących Eurodac zobowiązane są wnosić wkład do budżetu Agencji. W 2013 r., choć państwa stowarzyszone w ramach układu z Schengen korzystały już z systemów zarządzanych przez Agencję, wciąż toczyły się negocjacje z Komisją. |
INNE UWAGI
18. |
Siedziba Agencji mieści się co prawda w Tallinie (gdzie znajduje się 46 zajmowanych stanowisk), lecz działalność operacyjna prowadzona jest w Strasburgu (gdzie znajduje się 79 zajmowanych stanowisk) (10). Umieszczenie całego personelu w jednej lokalizacji przyniosłoby prawdopodobnie zwiększenie efektywności zarządzania i oszczędność kosztów administracyjnych. |
19. |
Nie podpisano jeszcze umowy w sprawie siedziby pomiędzy Agencją a państwem przyjmującym (Estonią), w której sprecyzowano by warunki prowadzenia działalności przez Agencję i jej personel, a w czasie przeprowadzania kontroli negocjacje w tej sprawie wciąż trwały. |
Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Pietro RUSSO, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 16 września 2014 r.
W imieniu Trybunału Obrachunkowego
Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
Prezes
(1) Dz.U. L 286 z 1.11.2011, s. 1.
(2) Do celów informacyjnych w załączniku skrótowo przedstawiono kompetencje i działania Agencji.
(3) Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu oraz rachunku wyniku ekonomicznego, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w aktywach netto oraz opisu znaczących zasad (polityki) rachunkowości i informacji dodatkowej.
(4) Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje rachunek wyniku budżetowego wraz z załącznikiem.
(5) Art. 39 i 50 rozporządzenia delegowanego Komisji (UE) nr 1271/2013 (Dz.U. L 328 z 7.12.2013, s. 42).
(6) Zasady rachunkowości przyjęte przez księgowego Komisji opierają się na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości Sektora Publicznego (IPSAS) wydanych przez Międzynarodową Federację Księgowych, a w kwestiach nimi nieobjętych – na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości (MSR)/Międzynarodowych Standardach Sprawozdawczości Finansowej (MSSF) wydanych przez Radę Międzynarodowych Standardów Rachunkowości.
(7) Art. 107 rozporządzenia delegowanego (UE) nr 1271/2013.
(8) Art. 32 rozporządzenia (UE) nr 1077/2011.
(9) Art. 32 rozporządzenia (UE) nr 1077/2011.
(10) Systemy rezerwowe Agencji znajdują się w Sankt Johann im Pongau, gdzie nie ma obsady personelu.
ZAŁĄCZNIK
Europejska Agencja ds. Zarządzania Operacyjnego Wielkoskalowymi Systemami Informatycznymi w Przestrzeni Wolności, Bezpieczeństwa i Sprawiedliwości (Tallin)
Kompetencje i zadania
Zakres kompetencji Unii według Traktatu (art. 74, art. 77 ust. 2 lit. a) i b), art. 78 ust. 2 lit. e), art. 79 ust. 2 lit. c), art. 82 ust. 1 lit. d), art. 85 ust. 1, art. 87 ust. 2 lit. a) i art. 88 ust. 2 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej) |
Przyczynianie się do stworzenia obszaru swobodnego przepływu osób poprzez ściślejszą współpracę dotyczącą kwestii transgranicznych, takich jak azyl, imigracja, kontrola graniczna, a także współpraca sądowa i policyjna w sprawach karnych. |
||||||||||||||||||
Kompetencje Agencji (rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1077/2011) |
Na podstawie ustanawiającego Agencję rozporządzenia (UE) nr 1077/2011 i bez uszczerbku dla odpowiednich obowiązków przypadających Komisji i państwom członkowskim na mocy aktów ustawodawczych regulujących wielkoskalowe systemy informatyczne, cele Agencji obejmują zapewnienie:
|
||||||||||||||||||
Zarządzanie |
|
||||||||||||||||||
Środki udostępnione Agencji w roku 2013 |
Ostateczny budżet (1) 61,35 mln euro (środki na zobowiązania) 34,38 mln euro (środki na płatności) Zatrudnienie na dzień 31 grudnia 2013 r. Stanowiska zatwierdzone:
Stanowiska obsadzone:
|
||||||||||||||||||
Produkty i usługi w roku 2013 |
Produkty i usługi w roku 2013 obejmowały:
|
||||||||||||||||||
(1) W okresie od dnia 22 maja 2013 r, gdy Agencja uzyskała autonomię finansową, do dnia 31 grudnia 2013 r.
Źródło: załącznik przekazany przez Agencję.
ODPOWIEDZI AGENCJI
11. |
Agencja przyjmuje do wiadomości komentarz Trybunału i uwzględnia go w uwadze do zestawienia bilansowego, 6.3.1 „Aktywa trwałe”, sekcja „Fizyczne przekazanie rzeczowych aktywów trwałych i wartości niematerialnych i prawnych otrzymanych od innych jednostek objętych konsolidacją”. |
13. |
Agencja przyjmuje do wiadomości uwagę Trybunału i będzie w dalszym ciągu rozwijać swoje dynamiczne procesy i procedury już wprowadzone w celu zapewnienia pełnej zgodności z wymogami standardów kontroli wewnętrznej. |
14. |
Obecnie opracowywana jest specyfikacja techniczna, a postępowanie przetargowe zaplanowano na drugą połowę roku, przy czym wykonanie umowy ma być rozpoczęte w czwartym kwartale 2014 r. |
15. |
Podczas przekazania przez Komisję Agencji odpowiedzialności za zarządzanie operacyjne systemami doszło do intensywnej wymiany informacji na poziomie roboczym. Komisja poinformowała Agencję, że:
eu-LISA otrzymała kompletny zestaw dokumentów odnoszący się do dokumentacji technicznej lub podpisanych umów w formie elektronicznej lub w wersji papierowej w ramach procesu migracyjnego; Komisja zachowała kilka oryginalnych dokumentów do celów kontroli i audytu. Choć Agencja przyjmuje do wiadomości złożoność i długi czas trwania procesu uzgodnienia sald, udało się jednak dokonać pełnego uzgodnienia danych budżetowych i przedstawiono kompletny – tzn. obejmujący połączone wykonanie budżetowe DG do Spraw Wewnętrznych i Agencji – przegląd budżetu na 2013 r. Ponieważ migracja środków w następstwie uzyskania autonomii finansowej jest procesem jednorazowym, przyszła sprawozdawczość z wykonania budżetowego ma stanowić podstawę do bardzo szczegółowej analizy. |
17. |
Procedura przyjęcia przez Radę zostanie wszczęta, jak tylko zakończą się negocjacje prowadzone przez Komisję. W następstwie decyzji Rady, kraje stowarzyszone będą musiały ratyfikować umowę zgodnie ze swoim prawodawstwem krajowym. Należy zauważyć, że tekst umów obejmuje obecnie zapis, z którego wynika retroaktywna zapłata wkładu do budżetu Agencji, począwszy od grudnia 2012 r. |
18. |
Rozporządzenie ustanawiające Agencję stanowi o strukturze organizacyjnej Agencji. Agencja nie jest w stanie udzielić odpowiedzi na tę uwagę. |
19. |
Agencja przyjmuje uwagę do wiadomości. Jedynym pozostałym do ustalenia przedmiotem negocjacji z rządem Estonii jest system podatku VAT mający zastosowanie do pracowników Agencji. |