52010DC0588

[pic] | KOMISJA EUROPEJSKA |

Bruksela, dnia 22.10.2010

KOM(2010) 588 wersja ostateczna

SPRAWOZDANIE KOMISJI DLA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY

W SPRAWIE ROZWOJU WIZOWEGO SYSTEMU INFORMACYJNEGO (VIS) W 2009 R. (przedstawione zgodnie z obowiązkiem wynikającym z art. 6 decyzji Rady 2004/512/WE)

Sprawozdanie Komisji dla Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie rozwoju wizowego systemu informacyjnego (VIS)

Sprawozdanie z postępów za okres od stycznia do grudnia 2009 r. (COM (2010) wersja ostateczna)

SPIS TREŚCI

1. Wprowadzenie 3

2. Postępy poczynione w okresie sprawozdawczym 3

2.1. Rozwój systemu centralnego – osiągnięcia techniczne 3

2.2. Rozwój systemu porównywania danych biometrycznych (BMS) 4

2.3. Przygotowanie obiektów oraz sieci 4

2.4. Planowanie na poziomie krajowym w państwach członkowskich 5

2.5. Nowy harmonogram wprowadzenia VIS 5

2.6. Wdrażanie systemu w placówkach konsularnych i na przejściach granicznych 6

3. Zarządzanie projektem 7

3.1. Ramy prawne VIS 7

3.2. Zarządzanie projektem przez Komisję 8

3.2.1. Planowanie i budżet 8

3.2.2. Zarządzanie ryzykiem 9

3.2.3. Rada ds. zarządzania projektem 10

3.3. Przyjaciele VIS 10

4. Wniosek 11

5. Załącznik: grupy robocze ds. VIS 12

5.1. Komitet SISVIS 12

5.2. Posiedzenia krajowych kierowników projektu VIS 12

5.3. Zespół ds. zarządzania zmianami 12

5.4. Grupa doradcza ds. testów 12

5.5. Grupa ekspercka ds. VIS Mail 12

1. WPROWADZENIE

Zgodnie z art. 6 decyzji Rady 2004/512/WE z dnia 8 czerwca 2004 r. w sprawie ustanowienia wizowego systemu informacyjnego[1], Komisja przedstawia Radzie i Parlamentowi Europejskiemu szóste sprawozdanie z postępu prac nad rozwojem wizowego systemu informacyjnego (VIS)[2]. Sprawozdanie obejmuje prace wykonane przez Komisję w okresie od stycznia do grudnia 2009 r.

W obszarze testów zgodności w państwach członkowskich i rozwoju większości systemów krajowych realizacja projektu VIS przebiegała sprawnie. Do końca 2009 r. ukończono ze stuprocentowym powodzeniem testy zgodności w 22 z aktualnej liczby 25 państw stowarzyszonych z Schengen. Do czasu końcowej fazy testów w 2010 r. testy zgodności musi przeprowadzić już tylko kilka państw członkowskich.

Testy przeprowadzone w związku z VIS na poziomie centralnym w 2009 r. okazały się jednak wyzwaniem. W kwietniu 2009 r. rozpoczęła się druga z czterech faz testów technicznego rozwoju VIS i systemu porównywania danych biometrycznych (BMS) – testy rozwiązań systemowych. Ponieważ główny wykonawca projektu nie spełnił kryteriów zakończenia pierwszej próby testów, w okresie sprawozdawczym zostały one przeprowadzone po raz drugi i trzeci. Opóźnienie testów rozwiązań systemowych wpłynęło na termin rozpoczęcia kolejnych faz testów z udziałem państw członkowskich.

Na zmianę harmonogramu projektu wpłynęły jednocześnie inne czynniki, w tym znaczne opóźnienie na poziomie krajowym w przypadku co najmniej jednego państwa członkowskiego. Z tego względu docelowy termin uruchomienia VIS – grudzień 2009 r. – stał się nieaktualny.

Po prezentacji na użytek grupy przyjaciół VIS i Strategicznego Komitetu ds. Imigracji, Granic i Azylu w listopadzie 2009 r., w dniu 30 listopada 2009 r. Radzie ds. WSiSW przedstawiono następujący nowy harmonogram ogólny:

- rozpoczęcia testów operacyjnych systemu – luty 2010 r.

- testy tymczasowej akceptacji systemu – wrzesień 2010 r.

- centralne testy gotowości systemu – październik 2010 r.

- uruchomienie VIS – grudzień 2010 r.

2. POSTęPY POCZYNIONE W OKRESIE SPRAWOZDAWCZYM

2.1. Rozwój systemu centralnego – osiągnięcia techniczne

W związku z osiągnięciem w grudniu 2008 r. porozumienia w sprawie wdrożenia czterech zmian funkcjonalnych, o które wnioskowały państwa członkowskie, konieczna była aktualizacja dokumentu kontroli interfejsu (DKI) i szczegółowej specyfikacji technicznej (SST). Wersja ostateczna DKI 1.82 została zatwierdzona w marcu 2009 r. Są to techniczne specyfikacje wykorzystywane przez państwa członkowskie przy rozwijaniu własnych systemów krajowych w celu podłączenia ich do VIS. Choć sporządzono ostateczną wersję SST, to ich formalne zatwierdzenie może nastąpić dopiero po rozwiązaniu bieżących kwestii związanych z celami bezpieczeństwa, co zgodnie z planem ma nastąpić w połowie 2010 r. Symulator na płycie CD został kilkakrotnie zaktualizowany, po raz ostatni we wrześniu.

2.2. Rozwój systemu porównywania danych biometrycznych (BMS)

BMS, który na potrzeby VIS ma zapewnić usługi porównywania odcisków palców, był w okresie sprawozdawczym wdrażany w znacznym stopniu zgodnie z planem projektu, a testy rozwiązań systemowych BMS ukończono w marcu 2009 r. Od tego momentu system zapewnia wsparcie na rzecz testów rozwiązań systemowych VIS, przechodząc jednocześnie własne testy operacyjne, które przebiegały bezproblemowo do listopada, kiedy stwierdzono pewne problemy operacyjne. Tu należy wymienić opóźnienie procedury przejścia na BMS w czasie testów mechanizmów przejmowania funkcji w trakcie awarii, problemy związane z bazą danych Oracle i wydajnością transakcji BMS. Zidentyfikowano i przedstawiono państwom członkowskim zasadnicze przyczyny takich problemów wraz z wprowadzanymi rozwiązaniami. Państwa członkowskie w dalszym ciągu wykorzystywały w swoich urządzeniach do pobierania odcisków palców zestawy oprogramowania dostarczone przez wykonawcę BMS oraz korzystały z portalu internetowego BMS w celu wdrażania na poziomie krajowym biometrycznych elementów systemu.

Po rozmowach na posiedzeniu Komitetu SISVIS (grupy ds. VIS), w październiku 2009 r. Komisja przyjęła decyzję[3] ustanawiającą specyfikacje dotyczące rozdzielczości oraz korzystania z odcisków palców do identyfikacji i weryfikacji biometrycznej w wizowym systemie informacyjnym.

2.3. Przygotowanie obiektów oraz sieci

W ciągu całego roku 2009 pracownicy jednostki centralnej w Strasburgu i rezerwowej jednostki centralnej w Salzburgu przechodzili szkolenia z zakresu obsługi i konserwacji urządzeń VIS.

W ciągu 2009 r. sieć nie została zainstalowana jedynie przez dwa państwa członkowskie. Główne projekty dotyczące sieci zaplanowane na rok 2009 miały na celu zapewnienie funkcjonalności mechanizmu przejmowania funkcji obiektu podstawowego przez obiekt rezerwowy w przypadku awarii, a także uruchomienie serwera pocztowego VIS. Mechanizm taki jest konieczny w przypadku, awarii systemu krajowego, gdy jego funkcje przejmowane są czasowo przez system rezerwowy. Instalację sieci w obiekcie głównym i trzech obiektach rezerwowych w państwach członkowskich przeprowadzono w okresie od marca do lipca. Do października przeprowadzono „ćwiczenia” z zakresu obsługi mechanizmu przejmowania funkcji w trakcie awarii w pięciu państwach członkowskich. W dziewięciu innych państwach członkowskich wciąż zachodzi potrzeba określenia odpowiedniego rozwiązania technicznego. Ćwiczenia będą kontynuowane w państwach członkowskich, które są zainteresowane wdrożeniem takiego rozwiązania.

2.4. Planowanie na poziomie krajowym w państwach członkowskich

Niezależnie od dostępności centralnego VIS, głównym warunkiem uruchomienia systemu jest zaawansowanie projektów na poziomie krajowym. Stan realizacji projektu w poszczególnych państwach członkowskich jest zróżnicowany, co uwarunkowane jest czynnikami wewnętrznymi.

W oparciu o mechanizm sprawozdawczości miesięcznej stworzony w ramach grupy przyjaciół VIS (zob. pkt 3.2.4) większość państw członkowskich informowała konsekwentnie o tym, iż postępy w realizacji zaplanowanych etapów przebiegają zgodnie z harmonogramem. Ze sprawozdań wynika również, że pewna liczba państw członkowskich napotkała na trudności w trakcie tworzenia własnych systemów krajowych. Znaczna większość państw członkowskich ukończyła jednak pomyślnie testy zgodności i przygotowała się do rozpoczęcia testów operacyjnych systemu i testów tymczasowej akceptacji systemu. Przed końcem okresu sprawozdawczego zgodnie z pierwotnym planem testy zgodności ukończyły 22[4] z aktualnej liczby 25 państw członkowskich i państw stowarzyszonych w ramach Schengen.

W 2009 r. eksperci z państw członkowskich zostali zaproszeni przez FRONTEX do wzięcia udziału w kilku szkoleniach dotyczących VIS, które odbyły się w Warszawie. Celem warsztatów, w których wzięli udział przedstawiciele 26 państw członkowskich i państw stowarzyszonych w ramach Schengen, była pomoc we wdrożeniu VIS poprzez wsparcie wymiany doświadczeń pomiędzy państwami członkowskimi. Efekty warsztatów, zaprezentowane podczas posiedzeń grupy przyjaciół VIS oraz na ostatnim posiedzeniu krajowych kierowników projektu w okresie sprawozdawczym pokazały, że państwa członkowskie nadal znajdują się w różnych fazach krajowego wdrożenia projektu, oraz pozwoliły na identyfikację i rozwiązywanie szeregu problemów.

2.5. Nowy harmonogram wprowadzenia VIS

Nowy harmonogram projektu VIS przyjęty został w związku z opóźnieniami, do których doszło zarówno na poziomie centralnym, jak i krajowym.

Poziom centralny

Na poziomie centralnym główny wykonawca projektu rozpoczął testy rozwiązań systemowych w dniu 20 kwietnia 2009 r. Wyniki uzyskane w połowie czerwca pokazały, że ze względu na różne problemy techniczne dotyczące funkcjonalnych i niefunkcjonalnych aspektów systemu, kryteria zakończenia testów nie zostały spełnione. Stało się oczywiste, że do czasu zaplanowanego na lipiec 2009 r. rozpoczęcia testów operacyjnych systemu testy rozwiązań systemowych nie zostaną ukończone. Z tego względu faza testów rozwiązań systemowych została przedłużona do końca września 2009 r. W oficjalnym sprawozdaniu na temat testów rozwiązań systemowych główny wykonawca projektu stwierdza, że, wbrew ocenie Komisji, wykonawcy odpowiedzialnego za zapewnienie jakości oraz ekspertów państw członkowskich tworzących grupę doradczą ds. testów, kryteria zakończenia zostały spełnione.

W październiku główny wykonawca projektu zaproponował pewne środki naprawcze w celu spełnienia wymogów wydajności systemu oraz obniżenia wymogów porozumienia o gwarantowanym poziomie usług dotyczących wydajności. Po dokonaniu oceny skutków takich środków dla własnych systemów krajowych, pod koniec okresu sprawozdawczego państwa członkowskie wyraziły zgodę na ich realizację przez głównego wykonawcę projektu. Jednocześnie uzgodniono oddzielenie środków naprawczych od dyskusji w sprawie obniżenia wymogów umowy o poziomie usług (SLA). Do końca okresu sprawozdawczego środki naprawcze nie zostały w pełni wdrożone i przetestowane.

Tymczasem – i w oczekiwaniu na zatwierdzenie środków naprawczych przez ekspertów państw członkowskich – główny wykonawca projektu kontynuował starania zmierzające do usunięcia przeszkód technicznych uniemożliwiających realizację, a następnie w listopadzie przedstawił kolejne sprawozdanie na temat testów rozwiązań systemowych. Choć wyniki poprawiły się, są one wciąż niezadowalające, szczególnie jeśli chodzi o aspekty dotyczące wydajności. W konsekwencji na koniec okresu sprawozdawczego w dalszym ciągu nie zostały spełnione kryteria zakończenia testów rozwiązań systemowych. W rezultacie naliczone zostały kary umowne.

Poziom krajowy

Na poziomie krajowym Komisja odnotowała również w 2009 r. poważne komplikacje umowne w związku z rozwojem systemu krajowego przez jedno z państw członkowskich, które nie będzie gotowe do podłączenia VIS przed końcem 2010 r. Państwo to nie potwierdziło dotychczas przedziału czasowego testów zgodności. Dwa inne państwa członkowskie odnotowały pewne mniej istotne opóźnienia w rozwoju swoich systemów krajowych. W celu uruchomienia systemu konieczne jest podłączenie do VIS wszystkich państw członkowskich. Z tego względu opóźnienie jednego państwa członkowskiego ma bezpośredni wpływ na termin uruchomienia VIS.

W sumie wszystkie opisane problemy wpłynęły na planowany termin uruchomienia VIS i konieczne stało się opracowanie nowego harmonogramu. Główne elementy nowego głównego harmonogramu projektu VIS zostały przedstawione Strategicznemu Komitetowi ds. Imigracji, Granic i Azylu oraz Radzie ds. WSiSW w listopadzie i grudniu, zaś Rada przyjęła do wiadomości jego treść, w której zadeklarowano gotowość systemu centralnego w październiku 2010 r., po zatwierdzeniu testów tymczasowej akceptacji systemu. Ze względu na istotne opóźnienie w jednym z państw członkowskich oraz spowodowane przez głównego wykonawcę projektu opóźnienia w obszarze testów rozwiązań systemowych VIS nie będzie jednak mógł zostać uruchomiony przed grudniem 2010 r.

2.6 . Wdrażanie systemu w placówkach konsularnych i na przejściach granicznych

Zgodnie z przyjętym kodeksem wizowym państwa członkowskie pobierają od osoby ubiegającej się o wizę w placówce konsularnej identyfikatory biometryczne składające się z obrazu twarzy i dziesięciu odcisków palców. W ramach przygotowań wdrożenie w placówkach konsularnych, kilka państw członkowskich w dalszym ciągu testowało pobieranie danych biometrycznych na potrzeby wniosków wizowych w pewnej liczbie placówek konsularnych. Projekt pilotażowy w zakresie pozyskiwania, przechowywania oraz weryfikacji danych biometrycznych osób ubiegających się o wizy (BIODEV II) trwał do drugiego kwartału 2009 r., a kilka uczestniczących w nim państw członkowskich w dalszym ciągu testowało procedury pobierania w ciągu całego 2009 r., dążąc do poprawy jakości pobieranych odcisków palców.

Osiągnięte do tej pory wyniki wykazały, że pobieranie dobrej jakości odcisków palców od osób ubiegających się o wizy wymaga intensywnego szkolenia personelu i zapewnienia możliwości kilkukrotnego pobrania w celu zmniejszenia ryzyka niepowodzenia rejestracji danych. Większość państw członkowskich wyposażyła już swoje placówki konsularne w Afryce Północnej w możliwość pobierania odcisków palców i zdjęć osób ubiegających się o wizę, i przygotowuje się do wyposażenia w nią kolejnych regionów.

W ciągu całego roku 2009 na posiedzeniach Komitetu SISVIS prowadzone były intensywne dyskusje mające na celu określenie pierwszych regionów. Zgodnie z art. 48 rozporządzenia w sprawie VIS[5] Komisja określa kolejność regionów, w których nastąpi konsularne wdrożenie VIS, w oparciu o trzy kryteria: ryzyko nielegalnej imigracji, zagrożenie bezpieczeństwa wewnętrznego państw członkowskich oraz wykonalność gromadzenia danych biometrycznych ze wszystkich miejscowości regionu. Po kilku miesiącach dyskusji, w dniu 30 listopada 2009 r. przyjęta została decyzja Komisji[6] określająca pierwsze regiony, w których zostanie uruchomiony VIS. Pierwszym regionem będzie Afryka Północna, następnie Bliski Wschód i region Zatoki Perskiej. Dalsze regiony wdrożenia VIS zostaną określone odrębnymi decyzjami po kolejnej ocenie przeprowadzonej zgodnie z powyższymi kryteriami.

W przypadku wiz wydawanych na granicy zewnętrznej, zewnętrzne przejścia graniczne uznawane są za odrębny region. Z tego względu gromadzenie i przekazywanie do VIS informacji z granic rozpocznie się niezwłocznie po powiadomieniu Komisji przez państwa członkowskie o podjęciu środków technicznych i prawnych koniecznych do gromadzenia i przekazywania do VIS danych na temat wszystkich wniosków wizowych obsługiwanych na jej własnych zewnętrznych przejściach granicznych.

3. ZARZąDZANIE PROJEKTEM

3.1. Ramy prawne VIS

W 2009 r. przyjęto i opublikowano instrumenty prawne wymagane przed uruchomieniem VIS, tj. zmiany kodeksu granicznego Schengen[7] i wspólnych instrukcji konsularnych[8] – odpowiednio, w lutym i maju 2009 r. Zmiana kodeksu granicznego Schengen przewiduje, iż wykorzystanie VIS w przypadku kontroli wjazdowej na granicach zewnętrznych ma być obowiązkowe poczynając od dwudziestego dnia od uruchomienia systemu w pierwszym regionie. Stosowanie VIS powinno prowadzić do systematycznych sprawdzeń w VIS za pomocą numeru naklejki wizowej w połączeniu z weryfikacją odcisków palców. W trzyletnim okresie przejściowym państwa członkowskie powinny jednak mieć możliwość korzystania z VIS bez weryfikacji odcisków palców. Zmiana wspólnych instrukcji konsularnych była konieczna w celu stworzenia ram prawnych dla gromadzenia identyfikatorów biometrycznych, w tym przepisów dotyczących organizacji odbioru i przetwarzania wniosków wizowych. Przepisy te zostały włączone do przyjętego w lipcu kodeksu wizowego[9], który uchyla wspólne instrukcje konsularne i wchodzi w życie 5 kwietnia 2010 r.

W okresie sprawozdawczym w ramach procedury komitetowej przyjęto kilka decyzji Komisji dotyczących VIS. Decyzja Komisja w sprawie specyfikacji VIS Mail[10], które zastąpią mechanizm konsultacji VISION, została przyjęta w maju 2009 r. Druga decyzja w sprawie danych biometrycznych[11] dotycząca rozdzielczości oraz korzystania z odcisków palców do identyfikacji i weryfikacji biometrycznej w VIS i systemie porównywania danych biometrycznych (BMS) została przyjęta w październiku 2009 r. Decyzja Komisji[12] określająca pierwsze regiony, w których uruchomiony zostanie VIS, została przyjęta w dniu 30 listopada 2009 r. – w tym samym czasie, co decyzja w sprawie technicznych środków wykonawczych[13] określająca szereg różnych operacji przetwarzania danych w ramach VIS.

Do zatwierdzenia w 2010 r. pozostaje jeden zaległy instrument prawny dotyczący bezpieczeństwa w ramach VIS.

3.2. Zarządzanie projektem przez Komisję

3.2.1. Planowanie i budżet

Ogólna dostępna kwota środków na zobowiązania w ramach VIS w 2009 r. wyniosła 38,3 mln EUR. Główne składniki wydatków poniesionych w ciągu 2009 r. dotyczyły przygotowania dodatkowych cech danych biometrycznych, wsparcia zewnętrznego w zakresie zarządzania projektem i zapewniania jakości, kosztów bieżących związanych z fazami rozwijania i testowania projektu oraz zmian wprowadzanych w VIS (wynikających głównie z wniosków w sprawie zmian przedstawianych przez państwa członkowskie). Do końca okresu sprawozdawczego zaciągnięto zobowiązania na 74,65 % środków przeznaczonych na VIS i wypłacono 76,53 % środków na płatności. VIS podlega pozycji budżetowej 18.02.05.

Środki na zobowiązania i środki na płatności w ramach VIS w 2009 r.

Dostępne środki na zobowiązania | Wykorzystano[14] | Razem % | Dostępne środki na płatności | Wykorzystano | Razem % |

38 315 328,00 EUR | 28 601 077,00 EUR | 74,65 % | 27 216 095,14 EUR | 20 828 088,00 EUR | 76,53 % |

Komisja powiadomiła głównego wykonawcę projektu o rozpoczęciu z dniem 15 czerwca 2009 r. naliczania kar umownych ze względu na jego niezdolność do przeprowadzenia testów rozwiązań systemowych w terminie i zgodnie z przyjętymi zobowiązaniami umownymi. Aktualna łączna kwota kar umownych wynosi 7,6 mln EUR.[15]

3.2.2. Zarządzanie ryzykiem

W okresie sprawozdawczym metodologia zarządzania ryzykiem w ramach projektu uległa niewielkim zmianom, ze względu na to, że w 2009 r. odbyły się tylko trzy posiedzenia rady ds. zarządzania projektem VIS. Forum to było pierwotnie wykorzystywane do omawiania ryzyka z państwami członkowskimi i głównym wykonawcą projektu. W drugim kwartale okresu sprawozdawczego zmieniono metodę nadzorowania ryzyka na trzech poziomach na rzecz comiesięcznej identyfikacji przez Komisję najważniejszych zagrożeń w ramach projektu, które prezentowane są państwom członkowskim podczas comiesięcznych posiedzeń krajowych kierowników projektu.

Ponadto, w kontekście grupy przyjaciół VIS, prezydencja szwedzka zaproponowała stworzenie skonsolidowanej listy ryzyka. Komisja podjęła współpracę z prezydencją w celu określenia głównych zagrożeń i sklasyfikowania ich według skutków dla projektu. Rodzaje ryzyka są korygowane co miesiąc z uwzględnieniem wszelkich zmian dotkliwości ich skutków. Dla każdego zagrożenia określane są działania mające je ograniczać. Ryzyka i odpowiednie działania są następnie przedstawiane przez prezydencję państwom członkowskim na posiedzeniach przyjaciół VIS, gdzie są przedmiotem otwartej i przejrzystej dyskusji.

Komisja prowadzi również rejestr wysokiego szczebla i kontroluje stan realizacji działań.

Na koniec 2009 r. większość zidentyfikowanych najpoważniejszych zagrożeń dotyczy: (i) niewprowadzenia VIS w terminie z przyczyn technicznych, prawnych lub umownych oraz ewentualne skutki dla reputacji, (ii) utrudnionego planowania w obszarze zasobów i finansów na poziomie centralnym i krajowym ze względu na dodatkowe opóźnienia uruchomienia VIS, (iii) ryzyka niespełnienia pierwotnych wymogów wydajności oraz (iv) skutków umownych SIS II dla VIS. Pierwsze trzy ryzyka utrzymują się na stabilnym poziomie, podczas gdy dotkliwość czwartego z nich na koniec okresu sprawozdawczego zmniejszyła się. Dla wszystkich zagrożeń określane są działania ograniczające, a Komisja, państwa członkowskie i główny wykonawca projektu prowadzą ścisłą współpracę w celu złagodzenia skutków takich ryzyk dla projektu.

Pomimo podjętych przez Komisję działań zapobiegawczych było oczywiste, że główny wykonawca projektu nie osiągnie pierwotnie ustalonych poziomów funkcjonowania systemu. W związku z tym przewidywano, że problemy związane z systemem Systems Solutions będą w dalszym ciągu występować w 2010 r.

3.2.3. Rada ds. zarządzania projektem

Na początku 2009 r. rada ds. zarządzania projektem odbyła dwa posiedzenia z udziałem zainteresowanych stron, głównego wykonawcy projektu i wykonawcy odpowiedzialnego za zapewnienie jakości oraz państw członkowskich sprawujących uprzednio prezydencję i mających sprawować ją w dalszej kolejności, w celu omówienia kwestii dotyczących zarządzania i zagrożeń związanych z projektem VIS. Trzecie posiedzenie rady ds. zarządzania projektem odbyło się w grudniu z udziałem głównego wykonawcy projektu i Komisji w celu omówienia stanu zaawansowania testów rozwiązań systemowych, wniosków w sprawie zmian dotyczących środków naprawczych, przyszłych wniosków w sprawie zmian dotyczących obniżenia wymogów porozumienia o gwarantowanym poziomie usług (SLA) oraz zmiany umowy pozwalającej na uwzględnienie czynności przygotowawczych z zakresu zarządzania operacyjnego.

3.3. Przyjaciele VIS

W okresie sprawozdawczym grupa przyjaciół VIS zebrała się dziewięciokrotnie – cztery razy w czasie prezydencji czeskiej (2009/I) i pięć razy w czasie prezydencji szwedzkiej (2009/II). Nieformalne posiedzenia wysokiego szczebla zapewniły forum, na którym mogła toczyć się przejrzysta dyskusja na temat wszystkich kwestii związanych z VIS. Agenda została ustalona przez prezydencję w porozumieniu z Komisją i Sekretariatem Generalnym Rady. Tematy dotyczyły na ogół uaktualnienia przez Komisję informacji na temat stanu zaawansowania VIS, nowego mechanizmu sprawozdawczości na temat postępów krajowych, wdrażania systemu w placówkach konsularnych w pierwszych regionach, możliwości opracowania scentralizowanej kampanii informacyjnej, zarządzania ryzykiem i warsztatów na temat VIS organizowanych przez FRONTEX.

W ramach grupy przyjaciół VIS stworzono nowy mechanizm sprawozdawczości w formie kwestionariusza, jako narzędzia do śledzenia postępów w państwach członkowskich w obszarze ich przygotowań technicznych, konsularnych i granicznych. Narzędzie to zastąpiło miesięczne sprawozdania okresowe sporządzane zwykle przez krajowych kierowników projektu VIS, a pod koniec okresu sprawozdawczego sam kwestionariusz podzielono na pytania statyczne i ujęte w perspektywie czasowej. Pytania dotyczą ogólnego przygotowania technicznego w obszarze rozwoju systemu krajowego, przygotowań konsularnych do wdrożenia w pierwszych regionach oraz przygotowań granicznych dotyczących sprawdzania danych biometrycznych w oparciu o VIS. W kwestionariuszu uwzględniono również bardziej szczegółowe pytania dotyczące szkoleń i innych wyznaczonych etapów. Kilka państw członkowskich nie określiło jednoznacznych terminów osiągnięcia poszczególnych wyznaczonych etapów, co nie pozwoliło Komisji na uzyskanie pełnego obrazu postępów we wszystkich państwach członkowskich.

Co miesiąc, przed posiedzeniem prezydencja i Komisja przygotowują skonsolidowaną listę zagrożeń, i dziesięć najpoważniejszych aktualnych zagrożeń jest kategoryzowane według dotkliwości ich skutków.

Na posiedzeniach w pierwszym semestrze 2009 r. grupa przyjaciół VIS omawiała organizację scentralizowanej kampanii informacyjnej. Dyskusja została jednak odłożona ze względu na opóźnienie w pierwotnym planie uruchomienia oraz zobowiązania prawne Komisji dotyczące dostarczania informacji osobom ubiegającym się o wizę zgodnie z kodeksem wizowym.

Prowadzono intensywne rozmowy mające na celu określenie kolejności pierwszych regionów konsularnego wdrożenia VIS. Uwagi grupy były uwzględniane w różnych projektach odnośnej decyzji przed jej pozytywnym zaopiniowaniem przez Komitet SISVIS.

4. WNIOSEK

W okresie sprawozdawczym (styczeń – grudzień 2009 r.) Komisja przyjęła cztery środki wykonawcze dotyczące VIS, w tym decyzję określającą pierwsze regiony, w których zostanie uruchomiony VIS.

Rok upłynął pod znakiem intensywnych testów, w czasie których znaczna większość państw członkowskich pomyślnie ukończyła testy zgodności, co jest warunkiem koniecznym przystąpienia do ostatniej fazy testów przed uruchomieniem VIS.

Na poziomie centralnym rozwój techniczny VIS wszedł w kwietniu 2009 r. w drugą z czterech faz testów, którą stanowią testy rozwiązań systemowych. Na tym etapie główny wykonawca projektu napotkał szereg problemów technicznych, zarówno funkcjonalnych, jak i niefunkcjonalnych, dotyczących wydajności systemu.

Na poziomie krajowym jedno z państw członkowskich zgłosiło istotne problemy umowne w obszarze rozwoju własnego systemu krajowego. Problemy te nie pozwolą państwu członkowskiemu na podłączenie się do VIS przed grudniem 2010 r.

W listopadzie 2009 r. zaprezentowano Radzie ds. WSiSW nowy harmonogram ogólny, który doprowadziłby do planowanego uruchomienia VIS w grudniu 2010 r. Wszystkie strony zainteresowane projektem ponownie potwierdziły gotowość do ścisłej współpracy w celu uruchomienia VIS.

Jednocześnie Komisja regularnie informowała Komisję Wolności Obywatelskich, Sprawiedliwości i Spraw Wewnętrznych (LIBE) Parlamentu Europejskiego o postępach i stanie realizacji projektu VIS i będzie to czynić również w przyszłości.

5. ZAłąCZNIK: GRUPY ROBOCZE DS. VIS

5.1. Komitet SISVIS

W 2009 r. odbyło się pięć posiedzeń grupy ds. VIS w Komitecie SISVIS[16], w czasie których omówiono cztery projekty decyzji Komisji. Na posiedzeniach omówiono i poddano pod głosowanie w szczególności projekty decyzji Komisji dotyczących specyfikacji VIS Mail, pierwszych regionów, w których wdrożony zostanie VIS, specyfikacji rozdzielczości oraz korzystania z odcisków palców do identyfikacji i weryfikacji biometrycznej w VIS oraz technicznych środków wykonawczych – wszystkie z opinią pozytywną. W 2010 r. komitet będzie w dalszym ciągu odpowiedzialny za podejmowanie wszelkich zaległych decyzji dotyczących VIS w ramach procedury komitetowej.

5.2. Posiedzenia krajowych kierowników projektu VIS

W okresie sprawozdawczym służby Komisji zorganizowały jedenaście posiedzeń grup eksperckich dla krajowych kierowników projektów w celu omówienia stanu projektu VIS na poziomie centralnym, szczegółowych kwestii technicznych, kwestii związanych z planowaniem, zagrożeń oraz czynności podejmowanych na centralnym i krajowym poziomie projektu.

5.3. Zespół ds. zarządzania zmianami

Zespół ds. zarządzania zmianami, będący doradczą grupą roboczą przy Komitecie SISVIS (grupa ds. VIS), zebrał się w 2009 r. tylko w styczniu i marcu. Zespół sformułował zalecenia dotyczące zarządzania konfiguracją VIS w fazie rozwoju, w tym także testów, oraz omówił wnioski w sprawie zmian.

5.4. Grupa doradcza ds. testów

Grupa doradcza ds. testów, będąca doradczą grupą roboczą przy Komitecie SISVIS (grupa ds. VIS), odbywała w okresie sprawozdawczym dość częste spotkania lub telekonferencje, ze względu na to, iż był on okresem intensywnych testów. Jej zadaniem jest zagwarantowanie, aby proces badania i rozwiązywania problemów związanych z testowaniem systemu przebiegał w sposób ustrukturyzowany, a także doradztwo w zakresie sprawnego przebiegu samego procesu testów VIS. Grupa wydaje zalecenia dotyczące testów VIS w trakcie wszystkich faz testów, w szczególności jeśli bezpośrednio uczestniczą w nich państwa członkowskie.

5.5. Grupa ekspercka ds. VIS Mail

W ciągu okresu sprawozdawczego grupa odbywała comiesięczne posiedzenia mające na celu zapewnienie wsparcia dla wdrożenia mechanizmu komunikacji VIS (VIS Mail).

W 2009 r. osiągnięto znaczne postępy w obszarze testów i podłączania państw członkowskich do mechanizmu komunikacji. W okresie sprawozdawczym wdrożono rozwiązanie centralnego serwera pocztowego, a uczestnicy posiedzeń grupy uznali zgodnie, iż zostało ono w wystarczającym stopniu przetestowane i spełnia podstawowe wymogi funkcjonalności. W ramach wdrożenia krajowego wszystkie 25 uczestniczących państw członkowskich przygotowywało się do ukończenia fazy 1. VIS Mail w celu uruchomienia mechanizmu jednocześnie z VIS.

Projekt decyzji Komisji[17] w sprawie specyfikacji VIS Mail został przedstawiony Komitetowi SISVIS (grupa ds. VIS) w styczniu 2009 r., i na tym samym spotkaniu uzyskał on pozytywną opinię Komitetu. Decyzja została przyjęta przez Komisję w dniu 5 maja 2009 r.

Prace Komisji i państw członkowskich dotyczące VIS Mail prowadzone są we współpracy z wykonawcą sieci i przy pomocy wykonawcy odpowiedzialnego za wsparcie i jakość.

[1] Dz.U. L 213 z 15.6.2004, s. 5.

[2] Treść piątego sprawozdania zob. Sprawozdanie Komisji dla Rady i Parlamentu Europejskiego w sprawie rozwoju wizowego systemu informacyjnego (VIS) w 2008 r., COM(2009) 473 wersja ostateczna z 15.9.2009.

[3] Decyzja Komisji z dnia 9 października 2009 r. ustanawiająca specyfikacje dotyczące rozdzielczości oraz korzystania z odcisków palców do identyfikacji i weryfikacji biometrycznej w wizowym systemie informacyjnym (Dz.U. L 270 z dnia 15 października 2009 r.)

[4] Liechtenstein również ukończył testy zgodności pod kątem technicznym, choć jak dotąd nie stosuje dorobku prawnego Schengen.

[5] Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 767/2008 z dnia 9 lipca 2008 r. w sprawie Wizowego Systemu Informacyjnego (VIS) oraz wymiany danych pomiędzy państwami członkowskimi na temat wiz krótkoterminowych (rozporządzenie w sprawie VIS) – Dz.U. L 218 z 13.8.2008, s. 60

[6] Decyzja Komisji z dnia 30 listopada 2009 r. określająca pierwsze regiony, w których uruchomiony zostanie wizowy system informacyjny (Dz.U. L 23 z 27 stycznia 2010 r., s. 62) .

[7] Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 81/2009 z dnia 14 stycznia 2009 r. zmieniające rozporządzenie (WE) nr 562/2006 w odniesieniu do korzystania z wizowego systemu informacyjnego (VIS) na mocy kodeksu granicznego Schengen (Dz.U. L 35 z 4.2.2009, s. 56);

[8] Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 390/2009 z dnia 23 kwietnia 2009 r. zmieniające wspólne instrukcje konsularne dla misji dyplomatycznych i urzędów konsularnych dotyczące wiz w związku z wprowadzeniem danych biometrycznych oraz zmieniające przepisy dotyczące systemu przyjmowania i przetwarzania wniosków wizowych (Dz.U. L 131 z 28.5.2009, s. 1);

[9] Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 810/2009 z dnia 13 lipca 2009 r. ustanawiające Wspólnotowy Kodeks Wizowy (kodeks wizowy) (Dz.U. L 243 z 15.9.2009, s. 1).

[10] Decyzja Komisji 2009/377/WE z dnia 5 maja 2009 r. w sprawie przyjęcia środków wykonawczych do mechanizmu konsultacji i innych procedur określonych w art. 16 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 767/2008 w sprawie wizowego systemu informacyjnego (VIS) oraz wymiany danych pomiędzy państwami członkowskimi na temat wiz krótkoterminowych (rozporządzenie w sprawie VIS) (Dz.U. L 117 z 12.5.2009.);

[11] Decyzja Komisji z dnia 9 października 2009 r. ustanawiająca specyfikacje dotyczące rozdzielczości oraz korzystania z odcisków palców do identyfikacji i weryfikacji biometrycznej w wizowym systemie informacyjnym (Dz.U. L 270 z 15.10.2009.)

[12] Decyzja Komisji z dnia 30 listopada 2009 r. określająca pierwsze regiony, w których uruchomiony zostanie wizowy system informacyjny (Dz.U. L 23 z 27.1.2010, s. 62).

[13] Decyzja Komisji z dnia 30 listopada 2009 r. w sprawie przyjęcia technicznych środków wykonawczych w związku z wprowadzaniem danych i tworzeniem odsyłaczy między wnioskami, dostępem do danych, zmianą, usuwaniem i wcześniejszym usuwaniem danych oraz prowadzeniem rejestrów operacji przetwarzania danych i dostępem do nich w wizowym systemie informacyjnym (Dz.U. L 315 z 2.12.2009, s. 30)

[14] Zgodnie z projektem budżetu na rok 2011 przyjętym przez Komisję w dniu 27 kwietnia 2010 r., wykorzystana kwota środków na zobowiązania w 2009 r. wynosi 37 601 077 EUR. Ze względu na przesunięcie terminów pewnych czynności projektowych zaplanowanych pierwotnie na rok 2009, do wykorzystania w 2010 r. trzeba było wstępnie przeznaczyć kwotę 9 000 000 EUR.

[15] Nakaz odzyskania środków na dokładną kwotę kar umownych (7 635 000 EUR) wystawiono w dniu 30 marca 2010 r.

[16] Powołany w art. 51 ust. 1 rozporządzenia nr 1987/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) z dnia 20 grudnia 2006 r. w sprawie utworzenia, funkcjonowania i użytkowania Systemu Informacyjnego Schengen drugiej generacji (SIS II).

[17] Decyzja Komisji z dnia 5 maja 2009 r. w sprawie przyjęcia środków wykonawczych do mechanizmu konsultacji i innych procedur określonych w art. 16 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 767/2008 w sprawie wizowego systemu informacyjnego (VIS) oraz wymiany danych pomiędzy państwami członkowskimi na temat wiz krótkoterminowych (rozporządzenie w sprawie VIS)