Decyzja Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej

z dnia 10 czerwca 2014 r.

w sprawie powierzenia historycznych materiałów archiwalnych Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej Archiwom Historycznym Unii Europejskiej (Europejski Instytut Uniwersytecki)

(2015/C 406/02)

TRYBUNAŁ SPRAWIEDLIWOŚCI UNII EUROPEJSKIEJ,

uwzględniając protokół w sprawie statutu Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej (zwany dalej „protokołem”), w szczególności jego art. 35 i 53 oraz art. 7 ust. 1 załącznika I do protokołu,

uwzględniając art. 20 ust. 3 regulaminu postępowania przed Trybunałem Sprawiedliwości, art. 26 regulaminu postępowania przed Sądem i art. 19 § 2 regulaminu postępowania przed Sądem do spraw Służby Publicznej,

uwzględniając rozporządzenie Rady (EWG, Euratom) nr 354/83 z dnia 1 lutego 1983 r. dotyczące udostępnienia do wglądu publicznego historycznych materiałów archiwalnych Europejskiej Wspólnoty Gospodarczej i Europejskiej Wspólnoty Energii Atomowej (1), zmienione przez rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1700/2003 z dnia 22 września 2003 r. (2),

uwzględniając umowę zawartą przez Wspólnoty Europejskie z Europejskim Instytutem Uniwersyteckim (EIU) w dniu 17 grudnia 1984 r. dotyczącą umowy o powierzeniu IUE historycznych materiałów archiwalnych Wspólnot i ich udostępnieniu do wglądu publicznego przez IUE, w szczególności jej art. 3,

uwzględniając rozporządzenie (WE) nr 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 18 grudnia 2000 r. o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje i organy wspólnotowe i o swobodnym przepływie takich danych (3),

uwzględniając decyzję Komitetu Administracyjnego z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie konfiguracji katalogu historycznych materiałów archiwalnych,

PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:

Artykuł 1

Przedmiot

1.   Niniejsza decyzja określa wewnętrzne zasady regulujące powierzanie historycznych materiałów archiwalnych Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej Archiwom Historycznym Unii Europejskiej (Europejski Instytut Uniwersytecki).

2.   Uzupełnienie niniejszej decyzji stanowią przepisy Trybunału Sprawiedliwości, Sądu i Sądu do spraw Służby Publicznej dotyczące zasad przechowywania i udostępnienia do wglądu publicznego dokumentów znajdujących się w posiadaniu tych sądów w związku z ich funkcjami sądowniczymi oraz decyzja Sekretarza Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej dotycząca zasad przechowywania i udostępnienia do wglądu publicznego dokumentów znajdujących się w posiadaniu Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej w związku z jego funkcjami administracyjnymi.

Artykuł 2

Zakres zastosowania

1.   Niniejsza decyzja ma zastosowanie do historycznych materiałów archiwalnych Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej powstałych w związku z działalnością sądów i służb wchodzących w skład tej instytucji.

2.   Historyczne materiały archiwalne Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej oznaczają wszystkie oryginały lub dokumenty pełniące ich rolę, mające ponad trzydzieści lat, umieszczone w katalogu zgodnie z systemem klasyfikacji przyjętym przez Komitet Administracyjny. Dla dokumentów z postępowania sądowego okres trzydziestu lat liczony jest od dnia zakończenia danego postępowania.

3.   System klasyfikacji katalogu historycznych materiałów archiwalnych Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej podlega zmianie zgodnie z decyzjami Komitetu Administracyjnego.

Artykuł 3

Powierzanie historycznych materiałów archiwalnych

1.   Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej przekazuje historyczne materiały archiwalne w celu ich powierzenia IUE na zasadach określonych w niniejszej decyzji oraz w umowie zawartej w tym celu z IUE.

2.   Zakres odpowiedzialności i warunki finansowe dotyczące powierzania, digitalizacji, kosztów transportu i kosztów przekazania historycznych materiałów archiwalnych Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej do IUE określa umowa zawarta między Trybunałem Sprawiedliwości Unii Europejskiej a IUE.

3.   Przepis ust. 1 nie stoi na przeszkodzie wyłączeniu możliwości powierzenia przez Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej, ze względów prawnych lub z uwagi na wymogi prawidłowego funkcjonowania, niektórych oryginałów lub pełniących ich rolę dokumentów.

Artykuł 4

Zasady udostępniania do wglądu publicznego historycznych materiałów archiwalnych

1.   Przed udostepnieniem powierzonego dokumentu IUE występuje o zgodę do Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej. Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej rozpatruje wniosek, w szczególności w świetle wyjątków wynikających z art. 35 i 53 statutu Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej i art. 7 ust. 1 załącznika I do tego statutu oraz art. 2 rozporządzenia (EWG, Euratom) nr 354/83 ze zmianami. Dostęp może zostać udzielony ogólnie dla danych kategorii dokumentów, o ile Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej stwierdzi, że nie ma zastosowania żaden z powyższych wyjątków.

2.   Wnioski dotyczące dokumentów z postepowania sądowego bada dany sąd, który weryfikuje, zgodnie z zasadami przyjętymi przez ten sąd, czy żaden z wyjątków wynikających z art. 2 rozporządzenia (EWG, Euratom) nr 354/83 nie stoi na przeszkodzie udostepnieniu tych dokumentów. W żadnym wypadku nie są udostępniane dokumenty objęte poufnością narad.

3.   IUE udostępnia do wglądu publicznego, w postaci kopii, o ile użytkownik nie wykaże szczególnego i należycie uzasadnionego interesu w uzyskaniu dostępu do oryginału zgodnie z art. 1 ust. 5 rozporządzenia (EWG, Euratom) nr 354/1983, historyczne materiały archiwalne Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej, które zostały mu powierzone, z zastrzeżeniem ust. 1 i 2.

4.   Zasady udostępniania historycznych materiałów archiwalnych przekazanych przez Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej IUE wskazane są na stronie internetowej obu tych instytucji w postaci katalogu i warunków dostępu.

(1)  Dz.U. L 43 z 15.2.1983, s. 1.

(2)  Dz.U. L 243 z 27.9.2003, s. 1.

(3)  Dz.U. L 8 z 12.1.2001, s. 1.