29.1.2011   

NL

Publicatieblad van de Europese Unie

C 31/1

1.

De Europese Centrale Bank (ECB — ofwel „de Bank”) en de nationale centrale banken van alle lidstaten van de Europese Unie (EU) vormen samen het Europees Stelsel van centrale banken (ESCB). Het hoofddoel van het ESCB is het handhaven van prijsstabiliteit. Het ESCB ondersteunt ook het algemene economische beleid in de EU teneinde bij te dragen tot de verwezenlijking van de doelstellingen van de EU (1). Hiertoe voert de ECB de in haar statuten (2) vermelde taken uit en is zij verantwoordelijk voor het beheer van haar activiteiten en financiën.

2.

De Rekenkamer verricht de doelmatigheidscontrole van de ECB op grond van artikel 27.2 van het Protocol betreffende de statuten van het ESCB en van de ECB (3). De controle 2009 had betrekking op de door de ECB vastgestelde voorschriften, procedures en systemen voor haar personeelsbeheer.

3.

De Raad van bestuur stelt op voorstel van de directie de arbeidsvoorwaarden van het personeel van de ECB vast (4). De voornaamste documenten waarin het personeelsbeheer bij de ECB is geregeld, zijn de personeelsregeling en -voorschriften, andere administratieve circulaires en de richtsnoeren over specifieke onderwerpen zoals werving, promotie, mobiliteit en de gedragscode. Het totale personeelsbestand van de ECB bestaat uit formatiepersoneel (1 386 per ultimo 2009) en niet-formatiepersoneel (278 per ultimo 2009). Niet-formatiepersoneel omvat personeel van het ESCB/internationale organisaties (127), deelnemers aan het doctoraalprogramma (24), PhD en student-stagiairs (72), bezoekende onderzoekers (9) en uitzendkrachten (46). Bovendien heeft de ECB voor specifieke behoeften contracten gesloten met consultants.

4.

De Rekenkamer kiest voor haar controle van de ECB voor een roulerende controleaanpak door elk jaar een ander beleidsgebied te selecteren voor onderzoek. Het doel van de controle van 2009 was, na te gaan hoe deugdelijk het personeelsbeheer van de ECB was door in te gaan op de volgende hoofdcontrolevragen:

5.

De Rekenkamer heeft ook een follow-up gegeven aan haar eerdere bevindingen en aanbevelingen ter zake, zoals uiteengezet in haar controle 2004 (5), die betrekking had op de doelmatigheid van het personeelsbeheer van de ECB ten aanzien van werving en mobiliteit, bezoldiging en compensatie; ook het absentiebeheer kreeg een follow-up.

6.

De controle had uitsluitend betrekking op het formatiepersoneel (personeel) van de ECB en omvatte als hoofdelementen:

7.

De personeelsregeling moet alomvattend zijn, en uitvoerig alle aspecten van het personeelsbeheer behandelen, zoals bezoldiging, verlof, overwerk, detachering, proeftijd, absentiebeheer, intimidatie, enz.

8.

Onderzoek van de voornaamste personeelsregeling op hoofdpunten wees uit dat deze alles omvat. De ECB is thans doende alle voorschriften en regelingen te consolideren in een handleiding voor het personeel, in aanvulling op het Business Practice Handbook (handleiding inzake de werkpraktijk), dat werd uitgebracht in 2007 en laatstelijk werd bijgewerkt in maart 2009.

9.

De Rekenkamer sprak al eerder de aanbeveling uit dat de ECB periodiek dient na te gaan of haar personeelsregeling vergelijkbaar is met die van de andere EU- en financiële instellingen (6).

10.

De ECB had een specifieke benchmarking uitgevoerd inzake haar pensioenregeling (7) en een beperkt aantal themagewijze vergelijkingen getrokken met de EU-instellingen en andere soortgelijke financiële instellingen. Deze vergelijkingen resulteerden niet in noemenswaardige veranderingen in de personeelsregeling van de ECB. In het algemeen is de ECB van mening dat haar personeelsregeling voldoet, zoals blijkt uit het geringe personeelsverloop (8) en het feit dat maar weinig geselecteerde kandidaten niet ingingen op een aanbod om in dienst te treden.

11.

Regels en procedures voor personeelsselectie zijn nodig voor transparante en doeltreffende personeelswervingsprocessen, willen deze als adequaat worden aangemerkt. De Rekenkamer ging na of de bank was overgegaan tot:

12.

Er moeten alomvattende en duidelijke regels en procedures voor personeelsselectie zijn waarin alle belangrijke fasen van het proces duidelijk en uitvoerig aan bod komen. Hierin dient te worden bepaald wie voor de verschillende fasen van het wervingsproces verantwoordelijk is/zijn, welke besluiten moeten worden genomen en welke documenten vereist zijn.

13.

De algemene voorschriften inzake werving zijn volledig, duidelijk en eenvoudig toegankelijk voor alle betrokkenen. Er is echter geen alomvattende handleiding opgesteld en er is geen checklist om na te gaan of alle stappen van de wervingscyclus wel naar behoren zijn doorlopen.

14.

Personeelswerving dient overeenkomstig de vastgestelde regels en procedures te verlopen. De selectieprocedures moeten tot doel hebben, tijdig en op transparante wijze personeel te werven dat het best past in het profiel voor de baan.

15.

De selectieprocedures van de ECB moeten waarborgen dat „alle personeelsleden [van de ECB] worden geselecteerd, benoemd en bevorderd door de directie, [met inachtneming van] de beginselen van beroepskwalificatie, publiciteit, doorzichtigheid, gelijke toegang en non-discriminatie” (9).

16.

Bij de controle werden zowel wervingscampagnes als rechtstreekse aanstellingen onderzocht. De onderzochte rechtstreekse aanstellingen waren duidelijk gedocumenteerd en conform de bij de ECB vastgestelde voorschriften. Wervingscampagnes worden gekenmerkt door een complexer proces waarbij zaken als kennisgevingen van vacature en selectieprocedures werden beoordeeld.

17.

Voor alle wervingscampagnes moet een kennisgeving van vacature worden opgesteld waarin duidelijk de hoofdverantwoordelijkheden van de functie worden uiteengezet, alsmede een algemene beschrijving van de vereiste en/of gewenste onderwijs- en andere kwalificaties, competenties en ervaring. De kennisgeving van vacature moet ook de aard en looptijd van het contract alsmede de selectiecriteria vermelden. Alle kennisgevingen van vacature moeten worden bekendgemaakt in het elektronische wervingssysteem van de ECB en kunnen tevens langs andere kanalen worden aangekondigd, indien nodig geacht.

18.

In de onderzochte kennisgevingen van vacature werden de vereiste ervaring en kwalificaties voldoende omschreven, evenals de aard van de post en de selectiecriteria. Voor het indienen van sollicitaties was een redelijke termijn gesteld.

19.

Ondanks de inspanningen van de ECB om mobiliteit van personeel aan te moedigen en kandidaten met een in haar diverse werkeenheden inzetbaar profiel aan te trekken, waren de functievereisten vaak zeer technisch van aard. In het algemeen wordt verdere mobiliteit binnen de ECB bemoeilijkt wanneer veel nadruk wordt gelegd op zeer specifieke technische kennis. Er is geen pakket elementaire standaardcompetenties uitgewerkt voor het vervullen van de taken op verschillende anciënniteitsniveaus om het opstellen van een kennisgeving van vacature te vergemakkelijken en mogelijk interne mobiliteit van personeel te bevorderen.

20.

De ECB-voorschriften bepalen dat het benoemde selectiecomité moet beslissen of tests, schriftelijke proeven of andere selectie-instrumenten deel zullen uitmaken van de selectieprocedure. Alle wervingsprocedures moeten ten minste één interview door de leden van het selectiecomité met elke kandidaat omvatten. Een beoordeling van de leidinggevende capaciteiten dient voor alle vacatures voor leidinggevende functies te worden verricht door een externe consultant. Het selectiecomité kan ook referenties in aanmerking nemen van eerdere werkgevers van de kandidaat, alsmede van relevante huidige of vroegere chefs binnen de ECB. De beoordeling moet worden gebaseerd op de vereiste kwalificaties en ervaring zoals gespecificeerd in de kennisgeving van vacature.

21.

Nadat de selectieprocedure is afgerond, wordt het selectiecomité geacht zijn conclusies te formuleren over de voorgedragen kandidaten, in volgorde van geschiktheid. Het selectiecomité dient vervolgens te trachten goedkeuring te verkrijgen van het hoofd van de werkeenheid waar de vacature is ontstaan, of van de directie, indien de functie zich boven een zeker niveau bevindt.

22.

Bij elke onderzochte wervingscampagne werd gebruikgemaakt van een combinatie van diverse methoden om de geschiktheid van de kandidaten te beoordelen (zie tekstvak).

Tekstvak

Bij de wervingscampagnes gehanteerde beoordelingsmethoden

23.

De onderzochte wervingscampagnes werden tijdig gevoerd. De besluiten die in elke fase van het proces werden genomen, werden in het memorandum betreffende de selectie onderbouwd. De onderzochte memoranda bevatten echter slechts een beschrijvende beoordeling, en vaak werd niet expliciet verwezen naar de behaalde punten. Zelfs al beschikten de geselecteerde kandidaten over de vereiste ervaring en kwalificaties, toch was in de meeste gevallen moeilijk te traceren hoe kandidaten precies op de shortlist waren gekomen en waren geselecteerd. De beoordelingen van de schriftelijke tests en interviews met de kandidaten waren overwegend beschrijvend en vaak werden er geen tabellen met ranglijsten opgesteld ter vergelijking van de beoordeling van elke kandidaat.

24.

Bij de campagnes waar referenties werden nagetrokken, werd de uitkomst hiervan niet altijd gedocumenteerd in het wervingsdossier, en was er ook geen bewijs dat de uitkomsten van de natrekking systematisch door het selectiecomité werden besproken.

25.

De Rekenkamer ging na of de ECB was overgegaan tot:

26.

Er moeten duidelijke richtsnoeren worden gegeven die betrekking hebben op alle aspecten van een systeem voor de beoordeling van de personeelsprestaties. Het personeelsbeoordelingssysteem moet functies omschrijven en duidelijk uiteenzetten wat er wordt verwacht van zowel de beoordelaars als de beoordeelden.

27.

In de „Guide to the ECB appraisal” (gids voor de beoordeling bij de ECB) worden de voornaamste aspecten van het bij de Bank gehanteerde beoordelingssysteem omschreven. Het gebruikte beoordelingsformulier bevat de volgende vakken: i) een beoordeling van de prestaties van de beoordeelde, afgemeten aan de taken en doelstellingen zoals bepaald in de beoordeling van het voorgaande jaar; ii) een algehele beoordeling van de prestaties aan de hand van de ECB-waarden; iii) onderzoek van het vaardigheidsniveau, afgemeten aan de ECB-competenties; iv) bepaling van de taken en doelstellingen voor de komende periode; v) een onderdeel inzake opleiding en ontwikkeling; vi) een onderdeel met samenvattingen van de opmerkingen van de twee beoordelaars, en vii) een onderdeel voor de opmerkingen van de beoordeelde.

28.

In de door de Rekenkamer verrichte analyse van de beoordelingsprocedures wordt het volgende opgemerkt:

29.

Bij individuele personeelsbeoordelingen moeten de bepalingen van de „Guide to ECB appraisal” in acht worden genomen. De bepalingen van de gids dienen door alle werkeenheden consistent te worden toegepast teneinde een uniforme aanpak en een eerlijke beoordeling voor alle personeelsleden te waarborgen.

30.

Uit een toetsing van de geselecteerde individuele beoordelingen van de werkeenheden bleek het volgende:

31.

De ECB dient adequate beleidslijnen en procedures voor loopbaanontwikkeling te ontwikkelen die erop gericht zijn personeel te belonen voor de geleverde prestaties en het personeel gemotiveerd te houden.

32.

De Rekenkamer onderzocht het loopbaanontwikkelingsbeleid en de voorschriften ter zake, en selecteerde een steekproef om deze te toetsen op inachtneming van dit beleid en deze voorschriften.

33.

Personeelsontwikkeling en het aangaan van de demografische uitdaging (11) worden onder meer als prioriteiten van de ECB genoemd door de president in diens brief van 2009 (12). Overeenkomstig de strategie van de ECB is een van de essentiële beleidslijnen van de afgelopen jaren neutraliteit in de personeelsbezetting. De demografische uitdaging, in combinatie met neutraliteit in de personeelsbezetting, vormt het grootste knelpunt voor de loopbaanontwikkeling van het personeel bij de ECB. Opgemerkt werd dat, terwijl het personeelsbestand met 3 % groeide, er een aanzienlijke toename was van het niet-formatiepersoneel (van 154 in 2006 tot 254 in 2009).

34.

De ECB bevordert weliswaar de mobiliteit (13) en biedt de nodige opleiding, maar het is aan het personeelslid om gebruik te maken van deze mogelijkheden en vorm te geven aan zijn/haar loopbaan. Er zijn geen vooraf uitgezette loopbaantrajecten en er is geen automatische loopbaanontwikkeling.

35.

Volgens de administratieve circulaire van de ECB inzake bevordering en bijkomende salarisverhoging kan een personeelslid uitsluitend worden bevorderd na:

36.

Naast de in de vorige paragraaf omschreven opties is er de ASBR („Annual Salary and Bonus Review” ofwel jaarlijkse salaris- en bonusherziening). Het beloningsbeleid van de ECB is ingesteld met het oogmerk, prestaties en verwezenlijkte resultaten van individuele personen te belonen door hun salarisniveau te koppelen aan hun bijdrage aan het succes van de ECB in het realiseren van haar doelstellingen. Personeelsleden kunnen in aanmerking komen voor twee soorten beloning: salarisverhoging en toekenning van een bonus.

37.

Het volgende werd geconstateerd:

38.

Jaarlijkse opleidingsactiviteiten dienen behoorlijk te worden gepland. Er moet doelgerichte opleiding worden verzorgd, bv. voor pas aangeworven personeel, managers en anderen die over specifieke vaardigheden beschikken. Alle opleidingsprogramma’s dienen te worden geëvalueerd door een beoordeling van de kwaliteit van de aangeboden programma’s. Informatie over opleidingsactiviteiten moet eenvoudig toegankelijk zijn voor al het personeel en er moet één enkel informatiepunt zijn voor alle opleidingsacties.

39.

De ECB kent twee soorten opleiding: gecentraliseerd en gedecentraliseerd. Gecentraliseerde opleiding wordt aan alle personeelsleden aangeboden en wordt beheerd door het directoraat-generaal HR, Budget en Organisatie (DG-H) en DG Informatiesystemen (DG-IS). Gedecentraliseerde opleiding wordt georganiseerd door elke werkeenheid en betreft voornamelijk gespecialiseerde technische onderwerpen.

40.

De controle omvatte onderzoek van het opleidingsprogramma 2009 en toetsing van opleidingsactiviteiten van drie werkeenheden. Uit de resultaten van de toetsing bleek het volgende:

41.

Personeelsbeheersgegevens dienen op geïntegreerde wijze te worden beheerd om een volledige, betrouwbare en consistente gegevensbron voor planning van, toezicht op en rapportage over de activiteiten op het gebied van personeelsbeheer te waarborgen.

42.

Een deel van de personeelsbeheersinformatie (bv. arbeidsovereenkomsten) wordt verwerkt en bewaard in de papieren personeelsdossiers. De ECB is thans digitale personeelsdossiers aan het implementeren. Bij DG-H zijn twee belangrijke IT-systemen in gebruik: ISIS en het elektronische wervingssysteem, dat naar verwachting geleidelijk zal worden opgeheven in 2011. ISIS is een op SAP gebaseerd softwaresysteem dat in januari 2008 bij de ECB werd ingevoerd. Het had een aanzienlijke impact op een aantal taken op het gebied van personeelsbeheer. Diverse modules zijn reeds in gebruik of worden nog geïmplementeerd.

43.

Het ISIS-portaal voor alle personeelsleden van de ECB is toegankelijk via het intranet. ECB-personeel is verantwoordelijk voor het bijhouden van de eigen persoonsgegevens, zoals bankgegevens en persoonlijke gegevens. Het beheer van de eigen persoonsgegevens door het personeel heeft geleid tot een verbetering in de kwaliteit van de gegevens.

44.

Ultimo 2009 was er geen specifiek directoraat aangewezen als eigenaar van het ISIS-systeem, hoewel dit systeem sinds januari 2008 technisch operationeel was geweest. Het systeem was tijdelijk eigendom van de projectstuurgroep. Bovendien waren de overeenkomsten inzake dienstverleningsniveau (SLA’s) niet ondertekend. Het is gangbare praktijk SLA’s te sluiten om het niveau van dienstverlening te bepalen dat aan gebruikers van het informatiesysteem wordt gegarandeerd door degene die operationele steun verleent en om de rollen en verantwoordelijkheden van de partijen bij de overeenkomst vast te leggen.

45.

Alvorens een nieuw informatiesysteem wordt geïmplementeerd, dient de aanvaarding door de gebruikers te worden getest en moet de gebruiker ervoor tekenen. Alle tests moeten behoorlijk worden gedocumenteerd, bestudeerd en goedgekeurd, en maken deel uit van de systeemdocumentatie.

46.

Nadat de tests zijn geslaagd, moet het systeem gereed zijn voor migratie naar de productieomgeving. In dit stadium moeten de gebruikers procedures hebben ontwikkeld en volledig opgeleid zijn in het gebruik van het nieuwe systeem. Na de implementatie van het nieuwe systeem moet een op de implementatie volgend onderzoek worden verricht om na te gaan of het systeem goed opgezet en ontwikkeld is, en of adequate controles in het systeem zijn ingebouwd.

47.

De modules personeelsbeheer van ISIS werden gefaseerd geïmplementeerd. Voordat elke module werd vrijgegeven, werd de aanvaarding door de gebruiker getest en werden verklaringen houdende aanvaarding door de gebruiker ondertekend alvorens werd overgegaan tot productie. De Rekenkamer toetste steekproefsgewijs het bestaan en de documentatie van de testcases met betrekking tot de vrijgaven. In twee onderzochte testcases was als documentatie uitsluitend de gebruikershandleiding voor het geïmplementeerde proces beschikbaar.

48.

Voordat het ISIS-systeem operationeel werd, was een veiligheidsbeoordeling verricht in de preproductiefase, die vaststelling van IT-risico’s en actieplannen/controles ter beheersing van deze risico’s inhield. Aan diverse criteria in de preproductie-veiligheidsbeoordeling vóór vrijgave van ISIS was echter niet voldaan. De eigenaar, in dit geval DG-H, aanvaardde de resterende risico’s. De Rekenkamer is van oordeel dat twee van deze risico’s potentieel hoog zijn en hadden moeten worden ondervangen ter waarborging van de vertrouwelijkheid, de integriteit van gegevens en de beschikbaarheid van de informatiemiddelen.

49.

Toen de modules personeelsbeheer van het ISIS-systeem werden geïmplementeerd, werden klassikale opleiding en „praktische” opleidingssessies gegeven om de gebruikers op te leiden. Momenteel wordt nieuw personeel door collega’s opgeleid in het gebruik van de systemen (bv. „job shadowing”, ofwel meelopen met een collega). Opleidingssessies worden georganiseerd voor bepaalde groepen gebruikers, bv. managementassistenten en externe medewerkers. Een ISIS-nieuwsbrief wordt maandelijks uitgebracht; handboeken en demonstraties worden gegeven en zijn verkrijgbaar op het intranet van de ECB.

50.

Het ISIS-implementatieproject is nog niet afgerond, dus de postimplementatiecontrole om na te gaan of het systeem goed is opgezet en ontwikkeld en of deugdelijke controles in het systeem zijn ingebouwd, is nog niet van toepassing.

51.

Eventuele veranderingen in het ISIS-systeem worden overeengekomen met de proceseigenaars. Voor gespecificeerde standaardveranderingen in het ISIS-systeem werd „snel beheer van wijzigingen” ingevoerd. Tijdens de controle werden drie werkwijzen met betrekking tot dit snelle beheer van wijzigingen onderzocht. Alle drie de documenten waren ontwerpteksten. Er kon geen informatie worden verkregen over de vraag wie die procedures zal goedkeuren en wanneer dit zal gebeuren.

52.

Persoonsgegevens moeten worden verwerkt in overeenstemming met de wet- en regelgeving inzake gegevensbeschermingsregels. Passende toegang tot verschillende niveaus van gegevens dient op basis van het „need to know”-beginsel aan personeel te worden verleend. Indien een medewerker die toegang heeft tot het personeelsinformatiesysteem de afdeling verlaat, moet diens toegang daartoe worden beëindigd.

53.

De ECB beschikt over een kennisgevingsprocedure die vereist dat de betrokken controller de functionaris voor gegevensbescherming waarschuwt, met gebruikmaking van de online interface die toegankelijk is via de website van die functionaris op het intranet van de ECB, alvorens nieuwe bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens in te voeren. Persoonsgegevens over personeelsleden worden onder meer in de modules personeelsbeheer van ISIS verwerkt. De kennisgeving aan de functionaris voor gegevensbescherming werd in september 2008 verstuurd, al was het ISIS-systeem sinds januari 2008 in gebruik.

54.

Aan elk personeelslid zijn specifieke rollen in de module personeelsbeheer van het ISIS-systeem toegewezen. De hoofddeskundige personeelsbeheer voor het ISIS-programma heeft de bevoegdheid gekregen om de rolprofielen goed te keuren.

55.

Er werd een lijst van alle personeelsleden met een „read all”-profiel in ISIS voor de personeelsbeheersgegevens opgevraagd om na te gaan of alleen het juiste personeel dit profiel had. In drie gevallen waren „read human resources”-rollen toegewezen aan externe medewerkers (uitzendkrachten en consultant), en in nog drie gevallen aan personeelsleden met een kort dienstverband. Zelfs al maken deze zes personeelsleden een integrerend deel van de diverse HR-teams uit, toch neemt door verlening van toegang aan extern personeel en personeel met een kort dienstverband het risico toe dat de vertrouwelijkheid van gevoelige persoonsgegevens wordt geschonden. In vier gevallen hadden personeelsleden die de ECB verlieten, nog steeds hun toegekende toegangsrechten in ISIS.

56.

„Personeel is het kapitaal van de instelling en personeelsbeheer zal een belangrijk aandachtspunt van de directie blijven” (17). Personeelsinformatiesystemen moeten een betrouwbaar instrument zijn voor het genereren van rapporten om de leiding bij te staan in de strategische en tactische planning, alsmede in de operationele besluitvorming. Rapportage over kwesties op het gebied van personeelsbeheer dient regelmatig en tijdig plaats te vinden. De gerapporteerde informatie moet compleet en accuraat zijn.

57.

Met de invoering van ISIS is de informatiestroom bij de ECB aanzienlijk verbeterd, aangezien zowel de leiding als het personeel personeelsbeheersgegevens te allen tijde in één systeem kan raadplegen. Dit is een verbetering die de tekortkomingen in verband met de handmatige validering van personeelsbeheersgegevens ondervangt welke door de Rekenkamer werden geconstateerd bij haar controle in 2004.

58.

In overeenstemming met de gedecentraliseerde opzet van het personeelsbeheer bij de ECB is het hoofdzakelijk de verantwoordelijkheid van de managers van de werkeenheden om kwesties op het gebied van personeelsbeheer binnen hun werkeenheid te monitoren. Te oordelen naar de feedback van de vertegenwoordigers van de werkeenheden is er voldoende informatie beschikbaar voor het lopend personeelsbeheer en zijn de gegevens uit ISIS van toereikende kwaliteit. Wervingen en gedecentraliseerde opleiding worden echter nog steeds buiten het ISIS-systeem om beheerd. Standaardrapporten zijn ook in ISIS beschikbaar. Bovendien maken „business intelligence reports” (verslagen met bedrijfsinlichtingen) het mogelijk rapporten op te stellen over bedrijfsprocessen en de resultaten ervan, en de gegevens te analyseren en interpreteren.

59.

Het systeem van formele rapportage aan de directie over kwesties op het gebied van personeelsbeheer is niet veranderd sinds de controle van de Rekenkamer in 2004. Aan de directie en het hogere kader wordt een uitgebreid jaarlijks verslag over werving en mobiliteit van personeel voorgelegd (zelfs al zijn de aantallen geworven personeelsleden sterk gedaald), terwijl de tenuitvoerlegging van ander beleid niet in diezelfde mate follow-up krijgt door middel van formele rapportage.

60.

In april 2008 werd voor het hogere kader een presentatie over het onderwerp ziekteverlof gehouden (over de jaren 2006 en 2007), terwijl een presentatie over ziekteverlof intern binnen DG-H werd gehouden over 2008. Het ziekteverlof van personeel steeg gedurende de jaren 2006-2008. Belangrijke ontwikkelingen van 2007 tot 2008 waren onder meer een stijging met 13,3 % van het totale aantal werkdagen dat verloren ging wegens ziekteverlof, en een stijging met 37 % van de verloren dagen wegens langdurig ziekteverlof. In 2009 daalde het totale aantal werkdagen dat verloren ging aan ziekteverlof met 9,9 %, en nam het aantal verloren dagen wegens langdurig ziekteverlof met 42,3 % af. Er is geen formele rapportage betreffende statistieken over ziekteverlof ingediend bij de directie.

61.

De afgelopen jaren heeft de ECB beleid van strategisch belang op de organisatie toegepast, zoals diversiteitsbeleid en een reeks maatregelen om „de demografische uitdaging” af te zwakken. Hoewel er in 2007 een follow-upverslag over de diversiteit onder het personeel van de ECB bij de directie werd opgesteld en ingediend, is er geen regelmatige formele rapportage bij wijze van follow-up betreffende de implementatie van dit beleid en de daaruit voortvloeiende kwesties. Ook wordt er over de meeste geïmplementeerde beleidslijnen van DG-H niet formeel of regelmatig verslag uitgebracht aan de directie. Niettemin werd opgemerkt dat er een beheerscomité werd ingesteld om onder meer kwesties op het gebied van personeelsbeheer te bespreken.

62.

De beschikbaarheid en toegankelijkheid van informatie is van belang voor de waarborging van de transparantie en consistentie in de op het personeel toepasselijke regels. Om deze reden moet alle relevante informatie over regels en beleid op het gebied van personeelsbeheer beschikbaar en eenvoudig toegankelijk zijn voor alle personeelsleden van de ECB.

63.

De belangrijkste en meest volledige informatiebron voor het personeel is het ECB-intranet. De intranet-pagina „around my job” bevat alle belangrijke personeelsvoorschriften, beleid en richtsnoeren op het gebied van personeelsbeheer en links naar achtergronddocumentatie. Nieuws en actualiseringen betreffende personeelsbeheer worden hier ook gepubliceerd.

64.

DG-H heeft tevens operationele richtsnoeren op het intranet gepubliceerd die nader omschrijven hoe de personeelsvoorschriften door DG-H worden geïnterpreteerd en toegepast. Dit is gedaan ter verbetering van de transparantie in de gehele organisatie en ter verduidelijking van de processen op het gebied van personeelsbeheer. De operationele richtsnoeren nemen de vorm aan van „informatievakken” in een geannoteerde versie van de personeelsvoorschriften.

65.

In 2007 werd een Business Practice Handbook (BPH) van kracht dat een aantal van de organisatorische regels (administratieve circulaires) bevat die bindend zijn voor het personeel van de ECB. Informatie met betrekking tot ethische aanbevelingen, arbeidsvoorwaarden, personeelsvoorschriften (zoals regels voor detachering, promotie, werving, enz.) is nog niet opgenomen in een personeelsgids („Staff Handbook”) in aanvulling op het BPH.

66.

Het interne klanttevredenheidsonderzoek van 2008 wees uit dat de respondenten over het algemeen aan personeelsbeheer gerelateerde informatie weten te vinden op het intranet, en ook dat een meerderheid het nieuws inzake personeelsbeheer op het intranet relevant achtte en dat 40 % het duidelijk en beknopt vond.

67.

De ECB heeft alomvattende personeelsvoorschriften vastgesteld waarin alle belangrijke aspecten van personeelsbeheer gedetailleerd aan de orde komen. De bank heeft met regelmatige tussenpozen bekeken of specifieke aspecten van haar personeelsregeling vergelijkbaar zijn met die van de EU- en andere vergelijkbare financiële instellingen.

68.

De ECB stelde een aantal alomvattende en duidelijke regels en procedures voor personeelsselectie vast waarin alle belangrijke fasen van het proces aan bod komen. Voor wervingscampagnes:

Aanbeveling

69.

De ECB gaf duidelijke richtsnoeren betreffende alle aspecten van haar systeem voor de beoordeling van de prestaties van het personeel. Het personeelsbeoordelingssysteem omschrijft duidelijk de rollen en zet helder uiteen wat wordt verwacht van zowel beoordelaars als beoordeelden. Wel valt het volgende op te merken:

70.

Over het geheel genomen ontwikkelde de ECB adequate beleidslijnen en procedures op het gebied van loopbaanontwikkeling. Niettemin vormt de neutraliteit in de personeelsbezetting, in combinatie met de demografische uitdaging, het grootste knelpunt voor de loopbaanontwikkeling van het personeel bij de ECB. Hoewel besluiten over beloningen van prestaties van personeelsleden in het algemeen goed waren gedocumenteerd, waren de specifieke besluiten betreffende de „Annual Salary and Bonus Review” (jaarlijkse salaris- en bonusherziening) dat niet.

2.

De personeelsbeoordelingsformulieren moeten binnen de gestelde termijnen worden ingevuld en de kwaliteit ervan moet worden verbeterd door het bepalen van SMART (18)-doelstellingen en het koppelen van de loopbaanontwikkeling aan specifieke opleidingsbehoeften.

71.

Hoewel de onderdelen personeelsbeheer van het ISIS-softwaresysteem sinds 2008 operationeel zijn, is er geen systeemeigendom aan een specifiek directoraat toegekend, noch is er een overeenkomst inzake het dienstverleningsniveau gesloten.

72.

De beschikbaarheid en toegankelijkheid van betrouwbare informatie over personeelszaken voor zowel de leiding als het personeel is sinds de controle van de Rekenkamer in 2004 aanmerkelijk verbeterd. Niettemin is het systeem van formele rapportage aan de directie sindsdien niet veranderd.

3.

Er dient een beoordeling van de onderdelen betreffende personeelsbeheer van het ISIS-softwaresysteem te worden verricht om na te gaan of de oorspronkelijke doelstellingen van het systeem zijn verwezenlijkt en of adequate controles zijn ingevoerd.