11. Tekstvak 1.

De prijs die het Europees Parlement heeft betaald voor de aankoop van de gebouwen IPE 0, 1, 2 en 3 was het resultaat van complexe onderhandelingen waaraan werd deelgenomen door meerdere partijen, en in het bijzonder de Stad Straatsburg en de Franse staat als gastland van de zetel van de instelling. Bij de vaststelling van de prijs zijn alle elementen van het dossier in aanmerking genomen: de juridische implicaties van de gekozen financieringswijze voor de bouw van de gebouwen, de prijs van de bouwgrond, de deelname aan de onderhandelingen door particuliere investeerders als eigenaars van de gebouwen, de vaststelling van de waarde van de gebouwen, de begrotingsvereisten van de Stad Straatsburg en de deelname van de Franse staat. Hoewel de in 1979 ondertekende overeenkomsten geen clausule bevatten op grond waarvan de door de instelling betaalde huursommen in aanmerking zouden worden genomen bij eventuele aankoop van de gebouwen — een aankoop waarvoor destijds geen plannen bestonden — hebben de betaalde huursommen toch een van de parameters gevormd voor de onderhandelingen over de definitieve koopprijs van de gebouwen.

17.

In 2001 werd aan de hand van de analyse van de beschikbare gegevens een raming van de behoefte aan nieuwe gebouwen opgemaakt, die werd ingevoegd in de langetermijnplanning. De ramingen en de planning werden tussen 2001 en 2005 voortdurend bijgewerkt om rekening te houden met de veranderingen ten opzichte van de bekende behoeften aan kantoorruimte als gevolg van diverse factoren:

Bovendien was in de planning van 2001 voorzien dat de gebouwen D4 en D5 in 2004/2005 zouden worden opgeleverd. Deze planning moest echter om diverse redenen worden bijgesteld: de noodzaak volledig te voldoen aan de Europese wetgeving inzake overheidsopdrachten, de moeilijkheden waarmee de onderhandelingen over zo'n complex contract gepaard gingen, de tijd die nodig was om te verzekeren dat zo'n groot complex in de omgeving zou worden ingepast op een wijze die rekening hield met de wensen van de omwonenden.

43.

Het ontbreken van een studie met het oog op een betere energie-efficiëntie van de gebouwen is te wijten aan de door de Rekenkamer geanalyseerde ontwerpen (bijlage II van de opmerkingen): deze hebben betrekking op gebouwen die door het Parlement worden gehuurd (Remard, Wiertz 50, Montoyer 63, Toren A en Toren B, Goldbell), op gebouwen die oorspronkelijk door het Parlement werden gehuurd en pas later zijn aangekocht (KAD, IPE 0, 1, 2 en 3) of op gebouwen waarvoor een openbare raadpleging heeft plaatsgevonden en waarvoor koop- of erfpachtovereenkomsten zijn gesloten ((D4-D5 en Atrium). Het Parlement heeft geen rol gespeeld bij de planning van het Atrium-gebouw, maar heeft gedaan weten krijgen dat er in de gebouwen D4-D5 zonnepanelen en energieterugwinningssystemen werden geïnstalleerd.

Ook andere projecten zijn aan gedetailleerde milieustudies onderworpen. Het meest recente geval betreft de uitbreiding van het KAD-gebouw in Luxemburg, maar reeds in 1992 had het Parlement verzocht de mogelijkheden van het gebruik van milieuvriendelijke airconditioning in het LOW-gebouw te onderzoeken.

51 en 58.

De Rekenkamer beveelt aan de interinstitutionele samenwerking te versterken, met name voor wat betreft de langetermijnplanning van de behoeften van de instellingen, de vaststelling van een gezamenlijk vastgoedbeleid en meer in het algemeen, de informatie-uitwisseling over de handelwijzen van elk van de instellingen ten aanzien van de gebouwen.

Het Europees Parlement deelt deze opvatting. Er zij in dit verband aan herinnerd dat het in zijn resolutie van 26 september 2006 over de kwijting voor de uitvoering van de begroting 2004 zijn Administratie opdroeg „om in overleg met de andere instellingen van de Unie een verslag op te stellen waarin wordt onderzocht of het mogelijk zou zijn een Europese gebouwendienst in te stellen die de verantwoordelijkheid krijgt voor de bouw en het onderhoud van de gebouwen van de EU-instellingen en -organen”. Dit verslag moet uiterlijk op 1 oktober 2007 aan de Commissie begrotingscontrole van het Parlement worden voorgelegd.

58.

Zie antwoord onder punt 51.

Voetnoot 25.

De rentetarieven voor de inrichting van Rolin en Woluwe Heights moeten vergeleken worden met die van een kortetermijnfinanciering met de mogelijkheid tot vervroegde afbetaling. In beide gevallen heeft de Raad die mogelijkheid benut, en de totale kosten van de inrichting van die gebouwen werden in het jaar van de oplevering of in het jaar erna afbetaald. De aangerekende rentetarieven kunnen derhalve niet als hoog worden aangemerkt.

43.

Het secretariaat-generaal van de Raad beveelt de Rekenkamer aan om in de beschrijving van de milieu-effectbeoordelingen van gebouwen nota te nemen van de maatregelen die het secretariaat-generaal op dit gebied genomen heeft. Die maatregelen behelsden met name het volgende:

I–III.

De Commissie past momenteel haar vastgoedbeleid in Brussel en Luxemburg aan, en de nieuwe mededeling hierover zal vóór het zomerreces van 2007 worden aangenomen.

De Commissie is van mening dat een aantal structurele wijzigingen nodig is voor de toekomst, teneinde de doeltreffendheid en de doelmatigheid van haar vastgoedbeleid en de levenskwaliteit van haar personeel en van de omwonenden op duurzame wijze te verbeteren. De Commissie zal bij de evaluatie van haar vastgoedbeleid, dat een strategie zal omvatten die erop is gericht het personeel in minder, maar grotere gebouwen te huisvesten, verschillende aspecten in aanmerking nemen: prijs-kwaliteitsverhouding, de evolutie van de gemiddelde marktprijs/m2 voor kantoorgebouwen, het leegstandspercentage van kantoorgebouwen, de evolutie van de in gebruik zijnde oppervlakte, de locatie en het gebruik van de gebouwen, en de toekomstige behoeften.

De Commissie zal het resultaat van de intensivering van haar aankoopbeleid en de daaruit te trekken conclusies analyseren: de Commissie moet nu een beleid voor het onderhoud en de renovatie van gebouwen vaststellen om deze in goede staat te houden en voor de gevallen waarin de levensduur van een gebouw ten einde loopt, een strategie voor het slopen en het opnieuw oprichten van gebouwen uitstippelen.

De voorbije jaren is ook in toenemende mate aandacht besteed aan beveiliging en veiligheid, hetgeen van invloed is geweest op de wens van de Commissie het gemengde gebruik van haar gebouwen te ontwikkelen.

Ten slotte zal de Commissie haar samenwerking met de plaatselijke autoriteiten evalueren.

IV.

De Commissie heeft een dergelijk langetermijnkader voor het vastgoedbeleid vastgesteld, namelijk het Multi-Annual Policy Framework (MAFP — meerjarig beleidskader), een voortschrijdend plan dat jaarlijks met een perspectief van 5-10 jaar wordt besproken.

De Commissie, die reeds deelneemt aan de twee interinstitutionele werkgroepen, in Brussel en in Luxemburg (1), is bereid te onderzoeken in hoeverre dit kader als grondslag voor een interinstitutioneel kader kan dienen.

V.

De Commissie geeft de absolute prioriteit aan aankoop of langlopende huurcontracten en heeft alleen in uitzonderlijke gevallen kortlopende contracten gesloten. Het beleid waarbij langlopende, op aankoop gerichte contracten worden gesloten, moet worden verankerd in een duidelijk beleid inzake de stadsdelen waar de aanwezigheid van de Commissie moet worden ontwikkeld.

In Brussel worden langlopende contracten gesloten indien het doel is het gebouw aan te kopen volgens het systeem van de uitgestelde betalingen. Korter lopende contracten met een looptijd van ongeveer 15 jaar worden gesloten met het oog op het verkrijgen van het vruchtgebruik, een formule die economisch gezond is. In Luxemburg wordt momenteel alleen in afwachting van de bouw van JMO2 gebruikgemaakt van kortlopende contracten. Voor het overige worden langlopende contracten met koopoptie gesloten.

VI.

De Commissie is er voorstander van dat haar diversificatiebeleid, dat moet worden gezien in het kader van een strategie op zeer lange termijn en waarbij factoren zoals verwachte behoeften, mobiliteit en de inbreng van het gastland in acht worden genomen, wordt voortgezet en versterkt.

VII.

De diensten van de Commissie bereiden momenteel een mededeling over het vastgoedbeleid voor, die een nieuwe procedure zal omvatten om vast te stellen welke gebouwen geschikt zijn om te worden gehuurd of gekocht en waarvan ook een uitgebreide raadpleging van de markt deel zal uitmaken. Niettemin slaagt de Commissie erin onderhandelingen te voeren en af te sluiten waarin gemiddelde marktprijzen worden bedongen of zelfs prijzen die lager zijn, en behaalt zij goede resultaten, ook in vergelijking met andere particuliere en institutionele actoren die op dezelfde locaties aanwezig zijn.

VIII.

Bovenop de stabiliteit die is verkregen door haar aankoopbeleid komt dat de Commissie ook een nieuwe methode voor de financiering van aankopen heeft ingevoerd. Zowel juridisch als financieel is een aankoop met uitgestelde betaling eenvoudiger dan de vroegere erfpachtcontracten (leasehold contracts/emphythéose).

IX.

De Commissie is vastbesloten zich in te zetten voor de interinstitutionele samenwerking op alle gebieden (milieu- en energievraagstukken, planning, methodologie voor het evalueren van de behoeften, beproefde methoden enz.).

X.

Zoals in de paragrafen 50 tot 58 is aangegeven, is de Commissie voornemens in het nieuwe, later dit jaar door het College aan te nemen vastgoedbeleid, de aanbevelingen van de Rekenkamer te volgen.

6.

De Commissie heeft twee mededelingen (2) gepubliceerd over de behoeften aan personeel na de uitbreiding van de EU met tien, respectievelijk twee lidstaten. Deze mededelingen hebben als grondslag gediend voor de jaarlijkse verzoeken om posten en bijgevolg ook voor de prognoses inzake kantoorruimte.

8.

Eerste streepje — Zie het antwoord bij paragraaf 6.

8.

Tweede streepje — DG ADMIN bereidt momenteel, in nauwe samenwerking met de bureaus voor infrastructuur en logistiek, een langetermijnstrategie voor die ten doel heeft (tot 2025) te voldoen aan de behoefte aan gebouwen in zowel Brussel als Luxemburg en waarin ook aandacht wordt besteed aan alternatieve locaties of aanvullende oplossingen voor de stadsdelen waar de Commissie in Brussel reeds is gevestigd.

9.

De Commissie zal zich ervoor blijven beijveren dat de instellingen hun vastgoedbeleid gezamenlijk, of in ieder geval op geïntegreerde wijze, vaststellen en ten uitvoer leggen. Hoewel deze samenwerking niet altijd mogelijk is, omdat elke instelling haar eigen specifieke behoeften en prioriteiten heeft, is toch enige vooruitgang geboekt.

In Brussel maken alle instellingen deel uit van een werkgroep (ILISWG — Interninstitutionele werkgroep voor infrastructuur, logistiek en interne diensten), waarvan de opdracht ook de uitwisseling van informatie over de ontwikkeling van de vastgoedmarkt en van de behoeften van de instellingen omvat.

In Luxemburg werken alle instellingen samen via een comité van hoofden van administratieve diensten en een interinstitutionele werkgroep „gebouwen”.

10.

Het beleid waarbij de voorkeur wordt gegeven aan aankoop boven het huren van gebouwen is vrij recent, zodat een deel van de genoemde 38 % van de oppervlakte als gevolg van in het verleden aangegane langetermijnverplichtingen nog steeds wordt gehuurd.

De aankoop van een gebouw is bovendien niet altijd de beste oplossing (bv. het gebouw waarin de informatie- en communicatietechnologie-infrastructuur is ondergebracht, aangezien dit soort gebouwen technologisch snel verouderd is), en in dat geval kan het beter zijn om te huren. In uitzonderlijke gevallen is aankopen wellicht zelfs niet mogelijk (zie het antwoord bij paragraaf 27, tekstvak 3).

Tot slot worden krachtens het PPI ook belastingvrijstellingen verleent in andere gevallen dan volle eigendom, namelijk wanneer voor een gebouw een vruchtgebruikcontract wordt gesloten.

11.

De Commissie heeft één gebouw aangekocht (haar conferentiecentrum Albert Borschette — CCAB), dat vroeger werd gehuurd.

Wanneer een gebouw wordt gehuurd, is de eigenaar ervan, zelfs wanneer dat gebouw (financieel) is afgeschreven, wettelijk verplicht het op zijn kosten en gedurende de hele huurperiode in goede staat te houden. Er is derhalve weinig ruimte om tijdens de looptijd van het contract een huurvermindering te bedingen. Bovendien is, wanneer langlopende contracten worden gesloten, de huur reeds lager dan in geval van kortlopende huurcontracten. Ten slotte wordt de hoogte van de huurprijzen ook bepaald door de marktvoorwaarden en bijgevolg moet de huur, zelfs wanneer het contract in een herziening ervan voorziet, worden vergeleken met de actuele huurprijzen en niet alleen worden gezien in het licht van de afschrijving.

De Commissie onderhandelt echter over een herziening van de huurprijzen telkens dit mogelijk is. Zo werd in 2005 bijvoorbeeld vóór de afloop en de verlenging van het contract voor het gebouw SC15 opnieuw over dit contract onderhandeld. Deze onderhandelingen leidden tot een vermindering van de huurprijs met ongeveer 40 %.

12.

Tekstvak 2 — De eigenaar van het Mondriaan-gebouw is een Duits fonds dat vooral is geïnteresseerd in het genereren van een stabiele cashflow op lange termijn. Daarom was het, ondanks inspanningen van de Commissie, niet geïnteresseerd in de verkoop van het gebouw.

De Commissie heeft voor het gebouw niettemin een vruchtgebruikcontract gesloten, omdat het op dat ogenblik het enige gebouw in dat stadsdeel was dat voldeed aan de behoeften van de Commissie inzake omvang, kwaliteit en locatie, aangezien het zeer dicht in de buurt van het gebouw SDME was gelegen, waar andere delen van hetzelfde directoraat-generaal waren gehuisvest.

De voorwaarden van vruchtgebruik zijn evenwel moeilijk te vergelijken met die van erfpacht.

13-14.

De Commissie heeft herhaaldelijk officieel verklaard dat zij voorstander is van een combinatie van centralisering en spreiding van haar diensten, om de druk op de Europese wijk te verminderen.

In het kader van het bestaande beleid heeft de Commissie gezorgd voor een grotere spreiding van haar gebouwen. In Brussel, waar zij 82,5 % van haar kantoorruimte heeft, bevindt 82 % daarvan zich in de Europese wijk en 18 % elders, waarbij het Madou-gebouw wordt geacht buiten de Europese wijk te liggen, omdat het zich aan de uiterste rand ervan bevindt. In Luxemburg, waar de Commissie 17,5 % van haar kantoorruimte heeft, bevindt 72 % daarvan zich op de Kirchberg en 28 % elders.

De Commissie bevindt zich, hoewel haar gebouwenstrategie in de Europese wijk vrij voorspelbaar is, niettemin vaak in een gunstige onderhandelingspositie voor oppervlakten waarvoor er weinig gegadigden zijn.

De Commissie heeft niet alleen de locaties Beaulieu en Genève in Brussel verder ontwikkeld, maar zij overweegt in het licht van het nieuwe beleid tevens andere opties.

Na een beleid voor de locatie van de agentschappen te hebben vastgesteld, heeft zij een gebouw gehuurd voor het uitvoerende agentschap van DG EAC. Dit gebouw bevindt zich in Evere, een eind buiten de Europese wijk. Voorts heeft de Commissie onlangs voor de evaluatiewerkzaamheden voor het zevende kaderprogramma voor onderzoek een gebouw gehuurd in de buurt van het Noordstation (het gebouw Covent Garden met een oppervlakte van 14 000 m2).

15.

De Commissie blijft streven naar nauwere samenwerking met het gastland.

In 2003 werd in België de directeur van het OIB aangewezen als de vertegenwoordiger van de Commissie bij het overleg met de bevoegde autoriteiten over de ontwikkelding van de Europese wijk; deze neemt ook deel aan de bijeenkomsten van het „Fonds Europese Wijk”. Sinds 2005 komt een interinstitutionele ad-hoctaskforce EU-België om de twee maanden samen met vertegenwoordigers van het federale, regionale en lokale niveau om kwesties in verband met het vastgoedbeleid te bespreken.

In Luxemburg onderhandelt de Commissie momenteel (februari 2007) over een overeenkomst met de Luxemburgse staat voor haar hoofdgebouw. De overeenkomst zal voorzien in de kosteloze terbeschikkingstelling van een terrein voor de oprichting van het gebouw JMO2. Zodra de overeenkomst is ondertekend, zal de Commissie haar vastgoedbeleid voor Luxemburg vaststellen.

17.

Een van de beginselen van het nieuwe vastgoedbeleid is, de diensten van de Commissie te huisvesten in een kleiner aantal grotere gebouwen, waardoor de effecten van de jaarlijkse geleidelijke verhoging van het personeelsbestand van de DG's en van interne reorganisaties zou worden afgezwakt.

De betrokken diensten van de Commissie (de directoraten-generaal ADMIN, OIB en OIL) werken momenteel een op het COMREF (een personeelsdatabase) gebaseerde procedure uit om het aantal personen te ramen dat in haar gebouwen moet worden gehuisvest.

Dat het HITEC-gebouw (5 000 m2) bijna een jaar heeft leeggestaan was veeleer het gevolg van een vertraging in de selectieprocedure voor de vertalers voor de talen van de nieuwe talen dan van het feit dat de Commissie haar behoeften te hoog had ingeschat.

18.

Tot de taken van de interinstitutionele werkgroepen, zowel in Brussel als in Luxemburg, behoort ook de vaststelling van gemeenschappelijke indicatoren en criteria, en de vertegenwoordigers van de Commissie dragen daaraan actief bij.

19.

Voor de algemene huisvestingsplanning wordt de norm van 35 m2 per persoon gehanteerd.

Eerste streepje — Het deel van de „handleiding huisvestingsvoorwaarden” dat de criteria voor de toewijzing van kantoorruimte aan de DG's betreft, werd op 16 januari 2007 door de raad van bestuur van het OIB goedgekeurd.

Zodra het advies van het Luxemburgse Comité voor veiligheid en hygiëne op het werk beschikbaar is (naar verwachting in het voorjaar van 2007), zal de raad van bestuur van het OIL dit document eveneens goedkeuren.

Het zal dan zowel voor het OIB als voor het OIL gelden.

Tweede streepje — Een soortgelijke aanpak zal in Luxemburg worden gehanteerd.

21-23.

De Commissie is van mening dat de inrichtingswerkzaamheden een bestanddeel vormen van de procedure van gunning via onderhandelingen waarvan wordt gebruikgemaakt bij het zoeken naar een gebouw dat volledig in overeenstemming is met de „Manuel des normes applicables à l'immeuble type” (MIT).

Indien de werkzaamheden door een andere aannemer onder de verantwoordelijkheid van de Commissie zouden worden uitgevoerd, zou dit ertoe kunnen leiden dat de Commissie gedurende de hele renovatieperiode huur betaalt voor een gebouw dat niet aan de voorschriften voldoet. Indien de aannemer zou nalaten deze werkzaamheden correct en tijdig uit te voeren, zou dit voorts tot gevolg kunnen hebben dat de financiële belangen van de EU ernstig worden geschaad.

Bij de oprichting van een gebouw op grond waarvan zij eigenaar is of bij de renovatie van een gebouw dat haar eigendom is — beide zouden vrij snel het geval kunnen zijn, in Luxemburg voor het gebouw JMO2 en in Brussel voor Cornet-Leman — zal de Commissie overgaan tot een aanbesteding voor de uitvoering van werken.

Voor een aantal vastgoedprojecten met een uitsluitend technisch doel (centrale keukens, archiefruimte, datacentrum, conferentiegebouw, gebouw voor logistieke voorzieningen) vond een openbare raadpleging van de markt plaats.

In het nieuwe vastgoedbeleid zal ter bevordering van de concurrentie en van de transparantie worden voorzien in een uitgebreide raadpleging van de vastgoedmarkt.

24.

Bij de huur van een gebouw gelden door vraag en aanbod bepaalde marktvoorwaarden, die in het bijzonder verband houden met de locatie en de overeenkomstige waarde van het gebouw, zoals uitgedrukt in de prijs van de grond. Zoals de Rekenkamer terecht vaststelt, geldt de definitie van een „redelijke winst voor projectontwikkelaars” alleen voor gebouwen die worden opgetrokken om aan specifieke behoeften te voldoen.

Wanneer een gebouw wordt opgetrokken op grond die eigendom is van een van de instellingen, zou de betaalde prijs nauw moeten aansluiten bij de kosten (met inbegrip van een redelijke winst) die zijn gemaakt door degene die het heeft gebouwd. De prijs zou het resultaat moeten zijn van verscheidene aanbestedingen voor de werken, leveringen en diensten die nodig zijn voor het oprichten van het gebouw.

27.

In 2003 heeft de Commissie de voorkeur gegeven aan kopen of huren boven bouwen: de Commissie verkoos bijgevolg te betalen tegen marktvoorwaarden, in plaats van bouwkosten te dekken. De feitelijke prijs hangt uiteindelijk af van zowel objectieve factoren (locatie, omvang, kwaliteit, marktvoorwaarden) als subjectieve factoren, zoals de prioriteiten van verkoper en koper en de financiële randvoorwaarden waaraan beiden zijn onderworpen. Af en toe, bv. voor grote gebouwen zoals Madou, kan de Commissie in die zin gebruikmaken van haar onderhandelingspositie, dat zij dan een van de weinige actoren is die in staat zijn het hele gebouw te huren of te kopen.

Tekstvak 3 — Wat het SPA3-gebouw betreft, is de raming van de consultant slecht één, indicatief element van het onderhandelingsdossier. De uiteindelijke prijs is wat hij is, namelijk het resultaat van onderhandelingen. En zelfs al zou de deskundigenraming enkele fouten bevatten, dan hebben deze de raming in beide richtingen beïnvloed en bedroeg het verschil met de betaalde prijs 4 %, hetgeen wordt geacht binnen een aanvaardbare marge te liggen.

Zoals vermeld in het antwoord bij paragraaf 12, tekstvak 2, was de onderhandelingspositie van de Commissie beperkt, aangezien het Mondriaan-gebouw het enige aanvaardbare gebouw was dat voldeed aan de behoeften van DG RTD, namelijk onderbrenging in twee grote gebouwen. Dit directoraat-generaal was voordien immers over vijf gebouwen verspreid. Door de omvang van het gebouw (ongeveer 20 000 m2) kon bovendien worden bespaard op de exploitatiekosten (onderhoud, beveiliging) en gezien de kwaliteit van het gebouw was de Commissie van oordeel dat zij een goede deal had gesloten. Dit gebouw gaf de Commissie de mogelijkheid de in de mededeling van 2003 over het gebouwenbeleid (COM(2003) 755) vastgelegde doelstellingen te bereiken, namelijk onderbrenging van de diensten in minder en grotere gebouwen en verschaffing van een werkomgeving van hoge kwaliteit aan het personeel.

29.

In het convenant tussen België en de Commissie werden de algemene beginselen voor de inrichtingswerkzaamheden van het Berlaymont-gebouw neergelegd. Een tweede, gedetailleerder document werd op 17 juli 2001 door de Commissie, België en SA Berlaymont 2000 ondertekend, waarin de prijs, termijnen en kwaliteitsnormen nauwkeurig werden vastgelegd.

Mocht op grond van de bouw- en inrichtingskosten over de prijs zijn onderhandeld, dan zou deze veel hoger hebben gelegen. Volgens SA Berlaymont 2000 bedraagt de totale kostprijs van het gebouw, exclusief 125 miljoen EUR voor het verwijderen van asbest, ongeveer 670 miljoen EUR. De termijnaflossingen voor de erfpacht werden echter vastgesteld op basis van een waarde van 553 miljoen EUR.

30.

Bij het begin van een onderzoek van een gebouw verlangt de Commissie een reeks verplichte certificaten en verzekeringspolissen. Sinds 2004 wordt voor de gebouwen die de Commissie aankoopt (Berlaymont, Madou en Beaulieu 25) systematisch gezorgd voor een verzekeringspolis die in een tienjarige aansprakelijkheid voorziet.

Belangrijke gebreken blokkeren de voorlopige aanvaarding van het gebouw en de overeenkomstige betalingen. Kleinere gebreken, die moeten worden verholpen tussen de voorlopige en de definitieve aanvaarding, zijn gedekt door een percentage van de door de aannemer gestelde financiële zekerheid (doorgaans circa 5 % van de uitvoeringsgarantie).

Wanneer na de definitieve aanvaarding een belangrijk gebrek aan het licht komt, wordt de wettelijk vereiste tienjarige aansprakelijkheid of de garantie op materiaal en installaties geactiveerd.

Tekstvak 5 — Voor het gebouw Euroforum werden voor de aanvaarding van de werken en de vrijgave van de garanties de voor de Luxemburgse locatie geldende procedures gevolgd.

Een eerste garantie, in verband met de tijdige oplevering van het gebouw (in dit geval 500 000 EUR), werd vrijgegeven drie maanden na het betrekken van het gebouw, en pas nadat Euroforum een boete van 93 000 EUR voor de te late oplevering van het gebouw had betaald.

95 % van een tweede garantie, een uitvoeringsgarantie voor de werken en installaties (in dit geval 2 500 000 EUR) werd vrijgegeven 17 maanden na de aanvaarding (3) en het betrekken van het gebouw, nadat Euroforum SA alle belangrijke gebreken had verholpen.

Ten slotte werd een op de resterende 5 % betrekking hebbende garantie (125 000 EUR) ingehouden voor het verhelpen van een aantal kleinere gebreken. Hoewel dit bedrag toereikend en de aanpak derhalve aanvaardbaar werd geacht, is de Commissie bereid de goede praktijk van het Parlement over te nemen.

Behalve door bovengenoemde garanties wordt de tweejarige en de tienjarige aansprakelijkheid van de aannemer na de oplevering ook gedekt door een verplichte, door het contract betreffende het gebouw Euroforum opgelegde verzekeringspolis.

31.

De lengte van deze termijn is een compromis tussen de volledigheid van de controles en de wens van de instelling het gebouw te betrekken, en hangt af van de complexiteit van de projecten en de beschikbare middelen.

De Commissie acht een termijn van enkele weken voldoende om de belangrijke gebreken vast te stellen, aangezien de resterende kleinere gebreken gedekt zijn door de financiële garantie en de grote, maar verborgen defecten door de tienjarige aansprakelijkheid.

In alle gevallen worden alle belangrijke controles op het gebied van veiligheid en gezondheid door gecertificeerde bedrijven uitgevoerd en gecontroleerd voordat een gebouw wordt betrokken.

33.

Tot nog toe heeft de Commissie, precies om de door de Rekenkamer vermelde redenen en uiteraard ook omdat geen grond beschikbaar werd gesteld, nooit zelf een gebouw laten optrekken.

Voor twee nieuwe projecten (JMO2 in Luxemburg en de crèche Cornet-Leman in Brussel) zal de Commissie, die zich bewust is van het financiële voordeel, voor de oprichting, respectievelijk renovatie ervan met de nationale autoriteiten samenwerken.

34.

De Commissie is van mening dat, zelfs al kost de nieuwe financiële constructie enkele basispunten, de verkregen marges in vergelijking met andere constructies niettemin zeer concurrerend zijn.

36.

Door de toepassing van het nieuwe systeem (uitgestelde betalingen) werd het financieringspercentage voor het gebouw Madou met een negatieve marge van –0,01 % vastgesteld. Deze marge is vastgesteld op basis van de curve van de vaste swaprente.

Voor de aankoop van het gebouw Beaulieu 25 bedroeg de op basis van de curve van de vaste swaprente vastgestelde marge in 2006 +0,008 %.

Tekstvak 6 — De analyse van deze zaak moet in haar historische context worden gezien.

Na langdurige onderhandelingen in 2001/2002 werd een algemene overeenkomst bereikt, die op 28 augustus 2002 aan de raadgevende commissie voor aankopen en overeenkomsten (CCAM) (4) werd voorgelegd. De CCAM bracht op 4 december 2002 een gunstig advies uit.

Zowel uit economisch als uit functioneel oogpunt (een belangrijke hergroepering van de diensten) waren deze voorwaarden immers gunstig voor de Commissie. Het zou voor de Commissie zeer moeilijk zijn geweest om de onderhandelingen na zes maanden opnieuw te openen, aangezien zij onder druk stond om het Kubus-gebouw te verlaten (zie het antwoord bij paragraaf 41, tekstvak 7), omdat werd geraamd dat de inrichtingswerkzaamheden heel wat langer dan twaalf maanden zouden duren.

Sindsdien, en telkens wanneer het vastgoedproject zich daartoe leent, onderhandelt de Commissie afzonderlijk over de technische en functionele aspecten en over de financiering van het project. Met het oog op deze financiering raadpleegt de Commissie de financiële markten ter verkrijging van het best mogelijke resultaat.

37.

Als dergelijke kredieten beschikbaar waren, heeft de Commissie deze inderdaad gebruikt om voorziene en onvoorziene betalingen te doen.

In het geval van onvoorziene betalingen gaven deze de Commissie de mogelijkheid om opnieuw te onderhandelen over erfpachtcontracten of om contracten voor de uitvoering van werken sneller af te lossen, zij het pas na een zorgvuldig onderzoek van het bedrag van de besparingen en de boeten, dan wel om een gebouw te kopen, en aldus toekomstige besparingen voor de EU-begroting te realiseren.

38.

De Commissie past de bepalingen van het Financieel Reglement toe.

41.

Er bestaat reeds een zekere mate van samenwerking, in het bijzonder teneinde te voorzien in kortetermijnbehoeften. In Brussel heeft de Commissie speciale regelingen getroffen met het Comité van de Regio's (VM-2), het Europees Parlement (MO75) en de Raad (Infopoint en crèche Dailly). In Luxemburg werden soortgelijke regelingen getroffen tussen de Commissie en de andere instellingen.

Het nieuwe vastgoedbeleid zal het resultaat zijn van zorgvuldig overleg en zal, waar nodig, rekening houden met de in het kader van de controles gemaakte opmerkingen van de Rekenkamer, de lopende controle van de DIA en enquêtes onder het personeel.

Tekstvak 7 — De Commissie beschouwt het Kubus-gebouw als een geval waarin de belangen van de twee betrokken instellingen uiteenliepen. Positief is echter dat de EU-instellingen in Luxemburg na deze ervaring nauwer zijn gaan samenwerken teneinde hun vastgoedbeleid beter te harmoniseren.

42.

De kwestie van een algemene zetelovereenkomst is complex en delicaat, omdat zij zo veelomvattend is, en de Commissie erkent dat noch met de Belgische, noch met de Luxemburgse autoriteiten dergelijke overeenkomsten zijn gesloten. Bij gebrek aan dergelijke overeenkomsten zijn de lacunes op de meeste gebieden aangevuld door het PPI en werden er samenwerkingsregelingen getroffen op specifieke gebieden, bv. op het gebied van de veiligheid, die duidelijk verband houden met gebouwen.

43.

Het OIB is een methode ter beoordeling van de „levenscycluskosten” beginnen toe te passen om de totale kosten die tijdens de levenscyclus van een gebouw worden gemaakt te beoordelen, waarbij ook de energie- en de milieuaspecten in aanmerking worden genomen. Deze aanpak heeft als hoofddoel alle kosten in verband met het betrekken van een gebouw te beoordelen, te controleren en te beheren. Deze methode zou naar verwachting in 2007 worden vastgesteld en werd in september 2006 in de vorm van een ontwerp aan de andere instellingen (Europees Parlement, Raad en de Comités) voorgelegd.

Sinds 2006 vraagt de Commissie de eigenaar een verslag over de energieprestatie van het gebouw te verstrekken (dit is gebeurd voor Beaulieu 25 en SPA2).

44.

Wanneer de Commissie voornemens is een aanbesteding uit te schrijven voor diensten in verband met gebouwen (bv. verzekering, onderhoud, opleidingscursussen in bouwtechnieken, schoonmaak), raadpleegt zij andere instellingen teneinde deze de mogelijkheid te geven zich daarbij aan te sluiten.

In Luxemburg is een zeer nauwe samenwerking tot stand gebracht tussen de Commissie, het Vertaalbureau en de Rekenkamer.

De Commissie is het er echter mee eens dat nog nauwer kan worden samengewerkt.

45.

Sinds de tweede helft van 2006 doet de Commissie altijd een beroep op een extern advocatenkantoor om de gebouwen waarover zij onderhandelt aan een zorgvuldig onderzoek („due diligence”) te onderwerpen. Daarbij worden alle juridische aspecten, contracten met architecten en verzekeringsmaatschappijen, voor het gebouw genomen officiële maatregelen, bouw-, milieu- en urbanisatievergunningen en belastingzaken, zorgvuldig onderzocht.

Wat de waardebepaling van de gebouwen betreft, heeft de Commissie een contract met een specialist op dit gebied, en voor technische aspecten met een engineeringbureau.

Op grond daarvan is de Commissie van mening dat haar eigen gekwalificeerd intern personeel en bovengenoemde externe adviseurs samen alle gebieden (juridische, financiële en technische) bestrijken, die nodig zijn om een goede kijk op haar vastgoedprojecten te hebben.

46.

In oktober 2006 heeft de Commissie voor de andere instellingen (Europees Parlement, Raad, de twee Comités) een uiteenzetting gegeven over de juridische aspecten van haar vastgoedcontracten, waarbij zij het met name heeft gehad over het idee om een voor de actoren van de vastgoedsector bestemde handleiding op te stellen. In deze handleiding zullen de belangrijkste voorwaarden voor het sluiten van contracten met de Commissie worden opgenomen.

Mocht de Commissie vastgoedprojecten van dezelfde aard als die van de Raad, het Hof van Justitie of de Rekenkamer aanvatten, dan zou zij uiteraard rekening houden met de door hen opgedane ervaring.

47.

De interinstitutionele samenwerking verankeren in passende structuren is alleen mogelijk als er sprake is van een vaste wil daartoe van alle instellingen.

Aan de bij de paragrafen 41 tot en met 46 gegeven antwoorden zij nog toegevoegd dat de Commissie speciale regelingen heeft getroffen met het Comité van de Regio's (VM2), het Europees Parlement (MO75) en de Raad (Infopoint en crèche Dailly). Het OIL heeft belangrijke stappen ondernomen en de basis is gelegd voor verdere maatregelen en resultaten.

48.

De twee bureaus van de Commissie werken zeer nauw samen en wisselen hun ervaringen over talrijke kwesties uit: technische normen voor datacentra, handleiding huisvestingsvoorwaarden, begrotingsprocedure, de strategie voor het onderbrengen van de ICT-voorzieningen, opleiding, specifieke aanbestedingen enz.

Zoals reeds is vermeld, zijn zij ook voornemens de software voor het beheer van kantoorruimte te standaardiseren.

Er vinden weliswaar uitwisselingen met andere instellingen plaats, maar veeleer op informele wijze, en deze moeten worden gestructureerd.

50.

De Commissie kan opmerkingen en verplichtingen formuleren voor elk van de specifieke aanbevelingen, en deze worden hierna gegeven, maar in de algemene opmerkingen waardoor het antwoord van de Commissie wordt ingeleid (zie de punten I tot en met X) zijn de basisrandvoorwaarden toegelicht, waarmee de Commissie op de vier door de Rekenkamer vermelde gebieden wordt geconfronteerd.

51.

De Commissie stemt in met de aanbeveling.

Om een gecoördineerd meerjarig kader te kunnen vaststellen, moet in elke instelling een dergelijk kader worden vastgesteld.

De Commissie heeft een dergelijk kader vastgesteld, het MAPF (Multi-Annual Policy Framework), een voortschrijdend plan dat jaarlijks in de raad van bestuur van het OIB en het OIL wordt besproken.

De Commissie is ook bereid te onderzoeken in welke mate dit kader als basis voor een interinstitutioneel kader kan dienen.

In het voorontwerp van begroting wordt informatie (in oppervlakte) verstrekt over de nieuwe gebouwen die voor het komende jaar worden verwacht, en in het jaarverslag betreffende afdeling V is een raming opgenomen van het algemene financiële effect van het vastgoedbeleid.

Ten slotte moeten dergelijke meerjarige kaders coherent blijven met het fundamentele vastgoedbeleid, dat momenteel wordt herzien.

52-53.

De Commissie aanvaardt beide delen van de aanbeveling.

Er wordt reeds op interinstitutioneel niveau samengewerkt, zowel in Brussel als in Luxemburg (5).

De Commissie geeft de absolute voorkeur aan langlopende huurcontracten of aankoop en heeft alleen in uitzonderlijke gevallen kortlopende contracten gesloten (6). Het is evenwel duidelijk dat het beleid waarbij langlopende, op aankoop gerichte contracten worden gesloten, het doeltreffendst is wanneer het is verankerd in een duidelijk beleid dat is gebaseerd op een aantal factoren, zoals planning op lange termijn, analyse van de behoeften en aanwijzingen betreffende de feitelijke locatie van de weinige betrokken grote gebouwen, dat wil zeggen betreffende de stadsdelen waar de aanwezigheid van de Commissie verder wordt ontwikkeld.

54.

In aansluiting op het antwoord bij de aanbeveling van paragraaf 53, wenst de Commissie het volgende op te merken:

55.

De Commissie staat volledig achter deze aanbeveling en zal dienovereenkomstig blijven handelen in de ILISWG voor Brussel en in de GIITL voor Luxemburg. De evaluatie van de behoeften en van de indicatoren daarvoor zullen systematisch op de agenda van deze werkgroepen staan.

Het OIB en het OIL, die het belang van betrouwbare beheersinformatie erkennen, hebben besloten voor het beheer van gebouwen, verdiepingen en oppervlakten dezelfde software te gebruiken zodra de geharmoniseerde „handleiding huisvesting” is voltooid, hetgeen binnenkort het geval zal zijn. Deze kwestie zou systematisch in de interinstitutionele werkgroepen kunnen worden besproken.

Zoals blijkt uit opmerking 47 van de Rekenkamer en het antwoord daarop, bestaat er reeds een zekere mate van samenwerking, in het bijzonder teneinde te voorzien in kortetermijnbehoeften.

56.

Wat de procedures voor de raadpleging van de markt betreft, wenst de Commissie haar werkwijze te verduidelijken.

57.

De Commissie past de bepalingen van het Financieel Reglement toe.

58.

De Commissie is vastbesloten zich in te zetten voor de interinstitutionele samenwerking op alle gebieden (milieu- en energievraagstukken, planning, methodologie voor het evalueren van de behoeften, beproefde methoden enz.) en heeft dat bij diverse gelegenheden bewezen.

Deze verbintenis zal opnieuw worden bekrachtigd in het nieuwe vastgoedbeleid, dat voor het zomerreces door het College zal worden goedgekeurd.

De Commissie heeft de samenwerking met België geïntensiveerd door het opzetten van een taskforce (zo nodig met subgroepen), waarin de medewerkers van vicevoorzitter Kallas verscheidene keren per jaar met de vertegenwoordigers van het Brusselse Gewest bijeenkomen.

Wat de samenwerking met het Groothertogdom Luxemburg betreft, is het zo dat de hoofden van administratieve diensten in Luxemburg op een vergelijkbare wijze regelmatig bijeenkomen met de voorzitter van het „Fonds Urbain et d'Aménagement du Kirchberg”.

15, 22 en 45.

Het Hof van Justitie verheugt zich over de positieve opmerkingen van de Rekenkamer over de inspanningen om de Luxemburgse autoriteiten de bouwplaatsen gratis ter beschikking te laten stellen, de openstelling van de bouwwerkzaamheden voor de mededinging, de wijze van deskundige bijstand die werd gekozen om te beschikken over een administratieve, financiële en technische controle van de bouwwerkzaamheden.

26.

Zoals de Rekenkamer aangeeft, voorziet de kaderovereenkomst tussen het Hof van Justitie en de Luxemburgse autoriteiten in de aanstelling van een onafhankelijke deskundige die belast is met de vaststelling van de verkoopprijs van het onroerend goed. De Luxemburgse staat heeft een openbare aanbesteding uitgeschreven om deze deskundige te selecteren. Vastgesteld werd dat deze procedure niets had opgeleverd, aangezien geen enkele offerte werd ingediend. Er werd een nieuwe procedure ingeleid op grond waarvan deze deskundige binnenkort zal kunnen worden aangewezen. Volgens de laatste inlichtingen die van de Luxemburgse autoriteiten zijn verkregen, zal de onafhankelijke deskundige de eerst volgende dagen kunnen worden aangewezen. De vertraging die deze aanwijzing heeft opgelopen zal niet in de weg staan dat de deskundige zijn taak in overeenstemming met de bepalingen van artikel 6.2 van de kaderovereenkomst vervult en de verkoopprijs van het onroerende goed vaststelt volgens artikel 6.3 van deze overeenkomst. Alle facturen van ondernemingen die op de bouwplaats werken, worden nu reeds onderworpen aan het advies van een externe consultant die door het Hof van Justitie werd gekozen om het bij te staan bij de opvolging en de controle van het bouwproject. Na de aanwijzing van de onafhankelijke deskundige zullen de facturen hem worden overgelegd opdat hij de uiteindelijke verkoopprijs van het onroerend goed vaststelt.

De Rekenkamer voert voor het overige aan dat de kaderovereenkomst slechts algemene beginselen bevat, zonder de regels inzake de wijze waarop wordt gecontroleerd, de uitvoeringstermijnen, de vertragingsboeten of het maximumbudget te preciseren. Deze beoordeling dient in ruime mate te worden genuanceerd:

35.

Het Hof van Justitie neemt met tevredenheid nota van de opmerking van de Rekenkamer dat het gekozen financieringsplan, hoewel ingewikkeld, voordelig is dankzij het beroep dat werd gedaan op de Europese Investeringsbank. Voor de financiering van de toekomstige werken voor het op peil brengen en de renovatie van de bijgebouwen A, B en C zal het Hof van Justitie — teneinde rekening te houden met de opmerkingen van de Rekenkamer — niet nalaten te verzoeken om te worden betrokken bij de openbare aanbesteding betreffende de financiering van deze werken.

Bijlage I.

Het Hof van Justitie stelt vast dat de tabel in bijlage I, geen onderscheid maakt tussen de kredieten voor de loutere huur en de kredieten die bestemd zijn voor de financiering van de huurkoopvergoeding die werd betaald in het vooruitzicht van de verwerving van de gebouwen. Dat onderscheid wordt gemaakt in de begroting van het Hof, die dienaangaande twee verschillende begrotingsposten bevat. De respectieve toewijzingen aan die twee posten geven een beeld van de politiek inzake onroerend goed die het Hof reeds jaren volgt, namelijk bij wege van huurkoop de eigendom verwerven van de gebouwen die het duurzaam zal betrekken.

28. Tekstvak 4.

1.

Toen het Europees Parlement (EP) het gebouw „Belliard 99-101” (nu: „Jacques Delorsgebouw”) in 1998 verliet, had het nog tot 2007 een huurovereenkomst voor dit gebouw. Het EP — dat ook optreedt als begrotingsautoriteit — besloot de Comités te verzoeken deze overeenkomst over te nemen. De Comités hadden geen andere keuze dan op dit verzoek in te gaan, aangezien het EP de helft van hun jaarbudget voor de huur van gebouwen als reserve had opgevoerd. Het desbetreffende bedrag zou pas weer worden vrijgemaakt als de Comités een nieuw erfpachtcontract zouden ondertekenen voor de overname van de bestaande overeenkomst van het EP. De Comités hadden niet om deze regeling gevraagd, omdat de gebouwen die hun toentertijd ter beschikking stonden voldeden (behalve dat de vijf zittingen per jaar van het Comité van de Regio's in het EP-gebouw gehouden moesten worden). Het contract van het EP liep pas in 2007 af, waardoor de eigenaars van het gebouw uiteraard een sterke onderhandelingspositie hadden (zij zouden tot 2007 een jaarlijks geïndexeerd bedrag van circa 6,7 miljoen EUR ontvangen, zelfs voor een niet in gebruik zijnd gebouw).

2.

De Rekenkamer wijst in punt 7.68 van haar jaarverslag over de begroting 2000 op deze ongewone en tamelijk lastige situatie (over het gebouw „Belliard 99-101”):

„de Comités zijn in een lastig parket gebracht omdat zij door het Parlement verplicht waren tot overname van dit gebouw waarvoor het Parlement een huurovereenkomst tot 2007 had gesloten.”.

Verderop in hetzelfde jaarverslag schrijft de Rekenkamer:

„Toch zijn ze (de Comités) erin geslaagd onderhandelingsruimte te creëren door in de zomer van 2000 te besluiten te rade te gaan bij de markt. De uiteindelijk vastgelegde prijzen komen daardoor meer overeen met hetgeen de markt van Brussel bood voor dit soort gebouwen.”.

De Comités kunnen zich in deze analyse vinden en zijn ervan overtuigd dat er voor het gebouw „Belliard 99-101” geen betere prijs overeengekomen had kunnen worden. De gevoerde onderhandelingen waren verre van gemakkelijk. De overeengekomen prijs strookte met de situatie op de markt. De hele operatie moet gelet op het goede resultaat en de inachtneming van alle termijnen als succesvol worden aangemerkt.

3.

Het EP werd uitvoerig op de hoogte gehouden van de voortgang van de onderhandelingen. De Comités tekenden het overeengekomen contract uiteindelijk na instemming van de begrotingsautoriteit, dus in volledige overeenstemming met het Financieel reglement.

4.

De financiële analyse in het speciale verslag van de Rekenkamer is gebaseerd op een huurwaarde van het volledig gerenoveerde gebouw van 8,28 miljoen EUR (het bedrag van de jaarlijkse erfpacht). Dat stemt overeen met ± 221 EUR/m2. In het rapport „Office Market Trends” echter (december 2004, Catella, blz. 14) werd de referentiehuur in de Leopoldswijk becijferd op om en nabij de 240 EUR/m2 voor de periode waarin de Comités het contract ondertekenden (december 2000). Om die reden zijn de Comités van mening dat de berekende „waarde” van het gebouw niet 127, maar 138 miljoen EUR bedraagt, op basis van de rekenmethode waarnaar in het verslag van de Rekenkamer wordt verwezen (toepassing van een theoretisch rendement van 6,5 % gebaseerd op een jaarlijkse geïndexeerde huur). De daarmee overeenstemmende jaarlijkse betaling zou dan, berekend volgens de methode van de Rekenkamer, 7,42 miljoen EUR bedragen (in plaats van 6,83 miljoen EUR). Bovendien is de in de komende 27 jaar verwachte inflatie van zeer grote invloed op de aldus berekende jaarlijkse betaling. Als de inflatie bijvoorbeeld slechts 0,5 % minder bedraagt (met een daling van de toekomstige jaartranches tot gevolg, aangezien die geïndexeerd zijn), zou dat resulteren in een stijging van de jaarlijkse betaling met ± 400 000  EUR.

41. Tekstvak 7.

Zie het commentaar van de Comités met betrekking tot tekstvak 4.