BESLUIT VAN HET PERMANENT COMITÉ VAN DE EVA-STATEN

Nr. 3/2005/SC

van 9 juni 2005

inzake de toegang van het publiek tot EVA-documenten en tot intrekking van Besluit nr. 2/2002/SC van het Permanent Comité van de EVA-staten van 30 mei 2002

HET PERMANENT COMITÉ VAN DE EVA-STATEN,

Gelet op Besluit nr. 2/2002/SC van het Permanent Comité van de EVA-staten van 30 mei 2002 inzake de toegang van het publiek tot EVA-documenten, dat wordt ingetrokken,

Erkennende het openbaar belang van open toegang tot documenten binnen een duidelijk omschreven juridisch kader, rekening houdend met de toepasselijke nationale wetgeving,

Gelet op het feit dat bij de behandeling van verzoeken om toegang tot documenten het beginsel van openheid in zo ruim mogelijke zin moet worden toegepast,

BESLUIT:

Artikel 1

Het EVA-secretariaat maakt de in de bijlage bij dit besluit genoemde documenten toegankelijk voor het publiek door plaatsing op zijn website.

Artikel 2

1.   Eenieder mag verzoeken om toegang tot met de EER verband houdende documenten (hierna „documenten”) die door het EVA-secretariaat zijn opgesteld of ontvangen en in diens bezit zijn.

2.   Toegang tot een document wordt verleend tenzij de in de volgende artikelen genoemde beperkingen van toepassing zijn.

Artikel 3

1.   De toegang tot een document wordt geweigerd wanneer openbaarmaking ervan zou leiden tot ondermijning van de bescherming van:

2.   De toegang tot een document wordt geweigerd wanneer openbaarmaking ervan zou leiden tot ondermijning van de bescherming van:

3.   De toegang tot een document dat is opgesteld voor intern gebruik en dat betrekking heeft op een aangelegenheid waarover nog geen besluit is genomen, wordt geweigerd indien openbaarmaking ervan het besluitvormingsproces zou ondermijnen.

4.   De toegang tot een document met standpunten voor intern gebruik in het kader van beraadslagingen en voorafgaand overleg wordt ook geweigerd nadat het besluit genomen is, indien openbaarmaking ervan het besluitvormingsproces zou ondermijnen.

5.   Wanneer het gaat om documenten van derden die naar het EVA-secretariaat zijn overgedragen, raadpleegt het EVA-secretariaat de derde om te kunnen beoordelen of een uitzondering van de leden 1 of 2 van toepassing is, tenzij duidelijk is dat het document wel of niet openbaar moet worden gemaakt.

6.   In de gevallen genoemd in de leden 2 tot en met 4 moet er niettemin geheel of ten dele toegang worden verleend indien er bij de EVA-staten overeenstemming over bestaat dat er sprake is van een hoger openbaar belang bij openbaarmaking.

Artikel 4

Een lidstaat kan het EVA-secretariaat verzoeken, van deze lidstaat afkomstige documenten niet zonder zijn voorafgaande toestemming openbaar te maken.

Artikel 5

Indien het gevraagde document slechts ten dele onder de uitzonderingen valt, worden de overige delen ervan wel vrijgegeven.

Artikel 6

1.   Verzoeken om toegang tot een document worden ingediend in schriftelijk vorm — elektronische vorm daaronder begrepen —, in het Engels en voldoende nauwkeurig geformuleerd zodat het EVA-secretariaat het document kan identificeren.

2.   Indien een verzoek niet nauwkeurig genoeg is, vraagt het EVA-secretariaat de verzoeker om een precisering en is het hem hierbij behulpzaam, bijvoorbeeld door informatie te verstrekken overeenkomstig artikel 11.

3.   In geval van verzoeken om omvangrijke documenten of om een zeer groot aantal documenten, kan het EVA-secretariaat informeel met de verzoeker overleggen om een billijke oplossing te vinden.

Artikel 7

1.   Een verzoek om toegang tot een document wordt onmiddellijk behandeld. Aan de verzoeker wordt een ontvangstbevestiging gestuurd.

2.   Het EVA-secretariaat legt het verzoek ter goedkeuring aan de EVA-staten voor, tenzij kan worden gegarandeerd dat de EVA staten de toegang tot het document wel of niet zouden weigeren. De EVA-staten beslissen zo spoedig mogelijk.

3.   Na ontvangst van het antwoord van de EVA-staten deelt het EVA-secretariaat de verzoeker mee dat toegang tot het gevraagde document is verleend en geeft het toegang overeenkomstig artikel 10, of deelt het de verzoeker schriftelijk de redenen mee waarom het verzoek geheel of gedeeltelijk is afgewezen en attendeert het hem op zijn recht het verzoek voor te leggen aan het Permanent Comité van de EVA-staten.

4.   Indien het EVA-secretariaat de verzoeker niet binnen twaalf werkdagen na de inschrijving van zijn verzoek kan antwoorden, wordt de verzekeraar schriftelijk geïnformeerd over het uitstel en over de datum waarop de beslissing is te verwachten. De verzoeker wordt op de hoogte gesteld van zijn recht om het verzoek voor te leggen aan het Permanent Comité van de EVA-staten indien hij binnen een redelijke termijn geen antwoord heeft ontvangen.

5.   In geval van volledige of gedeeltelijke afwijzing kan de verzoeker binnen vijftien werkdagen na ontvangst van het antwoord van het EVA-secretariaat het verzoek voorleggen aan het Permanent Comité van de EVA-staten.

6.   Bij uitblijven van een antwoord van het EVA-secretariaat binnen een redelijke termijn na de registratie van het verzoek, heeft de verzoeker het recht het verzoek voor te leggen aan het Permanent Comité van de EVA-staten.

Artikel 8

Een aan het Permanent Comité van de EVA-staten voorgelegd verzoek moet onverwijld worden behandeld. Indien toegang geheel of gedeeltelijk is afgewezen, moet dit de verzoeker schriftelijk worden meegedeeld onder vermelding van de redenen van de weigering.

Artikel 9

De classificatie (Strikt vertrouwelijk, Vertrouwelijk, Beperkte verspreiding) van een document sluit op zichzelf toegankelijkheid voor het publiek in een later stadium niet uit.

Artikel 10

1.   De toegang tot de documenten wordt gegeven door hetzij inzage ter plaatse, hetzij afgifte van een kopie, eventueel een elektronische kopie indien deze beschikbaar is. De kosten van vervaardiging en verzending van kopieën kunnen ten laste van de aanvrager worden gebracht. Deze kosten gaan de werkelijke kosten van vervaardiging en verzending van de kopieën niet te boven. Inzage ter plekke, kopieën van minder dan 20 bladzijden A4 en, indien van toepassing, rechtstreekse toegang in elektronische vorm zijn kosteloos.

2.   Indien het EVA-secretariaat een document al heeft vrijgegeven en dit voor de verzoeker gemakkelijk toegankelijk is, kan het secretariaat aan zijn verplichting tot het geven van toegang tot documenten voldoen door de verzoeker mee te delen hoe het gewenste document kan worden verkregen.

Artikel 11

1.   Het EVA-secretariaat houdt een documentenregister bij. Op verzoek wordt een lijst van in het register opgenomen documenten toegankelijk gemaakt. Verwijzingen naar documenten worden onverwijld in het register opgenomen.

2.   Het register bevat voor ieder document een referentienummer, het behandelde onderwerp en/of een korte beschrijving van de inhoud en de datum waarop het werd ontvangen of opgesteld en in het register werd opgenomen. Verwijzingen worden gemaakt op een wijze die de bescherming van de in artikel 3 bedoelde belangen niet schaadt.

Artikel 12

Het EVA-secretariaat voorziet in voorlichting van de burger over hoe en waar verzoeken om toegang tot documenten kunnen worden ingediend en in bijstand terzake.

Artikel 13

Dit besluit doet niet af aan bestaande regelingen inzake auteursrecht die een beperking voor derden kunnen inhouden om vrijgegeven documenten te reproduceren of te gebruiken.

Artikel 14

Besluit nr. 2/2002/SC van het Permanent Comité van de EVA-staten van 30 mei 2002 wordt ingetrokken.

Artikel 15

Dit besluit treedt in werking op 1 oktober 2005.

Artikel 16

Dit besluit wordt bekendgemaakt in het EER-gedeelte van, en in het EER-supplement bij het Publicatieblad van de Europese Unie.

Artikel 17

Dit besluit wordt binnen een jaar na haar inwerkingtreding herzien.