—

De secretaris-generaal assisteren bij de uitoefening van zijn functie;

—

zorgen voor de leiding, de coördinatie en de aansturing van de diensten die rechtstreeks verbonden zijn met de secretaris-generaal;

—

in voorkomend geval de functie van gesubdelegeerd ordonnateur uitoefenen;

—

het kabinet van de secretaris-generaal vertegenwoordigen in diverse comités en interinstitutionele organen.

—

Zorg dragen voor het secretariaat van het Bureau en de quaestoren;

—

zorg dragen voor het secretariaat van werkgroepen die het Bureau en de quaestoren instellen;

—

de vergaderingen van deze organen en van de werkgroepen die het Bureau en de quaestoren instellen, organiseren en voorbereiden, met inbegrip van de externe vergaderingen;

—

voorzittersblaadjes, notulen, follow-upnota’s en alle andere relevante stukken opstellen in de verschillende talen;

—

dossiers, informatiemateriaal, mededelingen van het Bureau en de quaestoren, samenvattingen enz. voorbereiden in de verschillende talen in samenwerking met het kabinet van de voorzitter en het kabinet van de secretaris-generaal, alsook met de betrokken diensten;

—

voor het Bureau de tijdschema’s en planning verzorgen van kwesties die naar het Bureau zijn verwezen;

—

toezien op de follow-up van de door de organen genomen besluiten;

—

door de voorzitter te ondertekenen brieven over dienstreizen van de ondervoorzitters en de commissievoorzitters, over delegaties van de parlementaire commissies en over hoorzittingen opstellen;

—

door de ondervoorzitters en de quaestoren te ondertekenen brieven opstellen;

—

zorg dragen voor het bundelen van de reglementering die onder de bevoegdheden van het Bureau en de Conferentie van voorzitters valt; actualisering van de besluiten van het Bureau en bekendmaking ervan in het Publicatieblad;

—

toezien op de elektronische verspreiding van vergaderdossiers en op het onderhoud en de verbetering van de daarvoor bestemde instrumenten;

—

zorgen voor afhandeling van „gevoelige” interne post;

—

zorgen voor de publicatie van de vergaderstukken op intranet/internet;

—

zorgen voor het voeden van het register; toezien op de verstrekking van door burgers aangevraagde documenten;

—

beheren van nieuwe informatieprojecten (NewPrequest, SharePoint) voor het secretariaat van het Bureau en de quaestoren en het secretariaat van de Conferentie van voorzitters;

—

de interne/vertrouwelijke archieven beheren, in samenwerking met de archiefdienst, en erop toezien dat zij gedigitaliseerd worden en in een doeltreffende IT-tool worden opgenomen;

—

beheren van verzoeken om toestemming voor cocktails, koffie- en theeverstrekking, bezoekerstoegang, afwijkingen van de leeftijdslimieten, bewijsstukken (dokterscertificaten, overlijdenscertificaten enz.) voor aan de quaestoren voorgelegde gevallen van vooraf gemelde afwezigheid van leden bij de plenaire vergaderingen;

—

beheren van dienstreizen van medewerkers van de ondervoorzitters en de quaestoren.

—

Zorg dragen voor het secretariaat van de Conferentie van voorzitters;

—

voorzittersblaadjes en alle andere relevante stukken, met inbegrip van notulen, opstellen in de verschillende talen;

—

dossiers, informatiemateriaal, samenvattingen enz. voorbereiden in de verschillende talen in samenwerking met het kabinet van de voorzitter en het kabinet van de secretaris-generaal en met de betrokken diensten;

—

zorgen voor het bijhouden van de tijdschema’s en de planning van kwesties die zijn verwezen naar het Bureau;

—

vergaderdossiers verspreiden;

—

zorgen voor de follow-up van de door de Conferentie van voorzitters genomen besluiten;

—

zorg dragen voor het secretariaat van werkgroepen van de Conferentie van voorzitters;

—

zorgen voor afhandeling van „gevoelige” interne post;

—

zorgen voor de publicatie van de vergaderstukken op intranet/internet;

—

zorgen voor de invoering van stukken in het register en de verstrekking van door burgers aangevraagde documenten;

—

de interne/vertrouwelijke archieven beheren; in samenwerking met de archiefdienst bestuderen op welke wijze de archieven gedigitaliseerd kunnen worden en in een doeltreffende IT-tool kunnen worden opgenomen;

—

zorg dragen voor het bundelen en bijwerken van reglementering die onder de bevoegdheden van de Conferentie van voorzitters valt.

—

Zorgen voor stelselmatige, makkelijk leesbare en inhoudrijke verslagen over alle programma’s/projecten in het kader van „Parliamentary Project Portfolio” om het „management team” in staat te stellen om met kennis van zaken besluiten te nemen, een en ander in nauwe samenwerking met de sponsors en managers van de diverse programma’s/projecten;

—

de uitvoering van de „Parliament Project Portfolio” en de afstelling daarvan op de strategie ondersteunen;

—

de mainstreaming van het „Strategic Execution Framework” ondersteunen;

—

„Project Based Work” binnen het secretariaat-generaal ondersteunen, specifieke standaards en basisbeginselen op dit gebied ontwikkelen, de uitwisseling van goede praktijken tussen directoraten-generaal ondersteunen door doeltreffende tools en documentatie te verstrekken;

—

opleidings- en coachingsprogramma’s over de methoden van „Project Based Work” opzetten in het kader van de tenuitvoerlegging van het „Strategic Execution Framework”, in samenwerking met het DG Personeel;

—

de sponsors en managers van de diverse programma’s/projecten steunen bij de uitoefening van hun taken;

—

de ontwikkeling en toepassing van matrixen ondersteunen, alsook de uitwisseling van beste praktijken tussen de directoraten-generaal;

—

een dashboard creëren voor de matrixen van de projecten en operaties;

—

de risicobeheerscapaciteit van het secretariaat-generaal verbeteren, met name in verband met het „Project Based Work”.

—

Zorgen voor de opstelling van de jaarverslagen van de Beoordeling door de directie en de Milieuverklaring, in het bijzonder wat betreft de koolstofvoetafdruk;

—

zorgen voor de opstelling en de follow-up van het EMAS-actieplan;

—

externe en interne audits organiseren en de uitvoering ondersteunen, inclusief de statutaire audits en de audits m.b.t. de koolstofvoetafdruk;

—

het jaarlijks systeem voor de compensatie van koolstofemissies invoeren;

—

zorgen voor de follow-up van de conformiteit met de milieuwetgeving en de milieuanalyse;

—

evenementen en communicatie- en opleidingsacties organiseren voor de bewustmaking van het personeel;

—

zorgen voor de follow-up van suggesties van het personeel;

—

vergaderingen van het Steering Committee, de Inter DG Steering Group en de werkgroepen organiseren.

—

Zorgen voor de verificatie van de goede werking van de systemen en procedures voor de begrotingsuitvoering;

—

de interne controleur bijstaan bij de uitvoering van de betreffende taken;

—

een goed onderbouwd jaarlijks werkprogramma opstellen en vaststellen, waarvan de prioriteiten zijn vastgesteld op grond van een alomvattende risicoanalyse;

—

voor elke te controleren sector permanente dossiers samenstellen met alle gegevens over en beschrijvingen van systemen, programma’s en acties die gedurende meerdere begrotingsjaren actueel blijven;

—

de risico’s analyseren waarmee elke ordonnateur te maken heeft en de desbetreffende systemen voor beheer en interne controle evalueren;

—

specifieke auditprogramma’s ontwikkelen en redigeren voor elke risicosector;

—

zorg dragen voor de geschiktheid en de kwaliteit van de interneauditsystemen die van toepassing zijn op de begrotingsuitvoeringsoperaties, alsook voor de geschiktheid en doeltreffendheid van de beheerssystemen en de systemen voor de beoordeling van de prestaties van de diensten bij de uitvoering van hun beleidsmaatregelen, programma’s en acties;

—

de auditprocedures uitvoeren en de daarmee verband houdende werkdocumenten voorbereiden;

—

toezicht houden op de werkzaamheden van de auditteams;

—

ontwerpverslagen opstellen, met inbegrip van aanbevelingen voor verbetering van de kwaliteit van de interne beheers- en auditsystemen;

—

de verslagen en aanbevelingen bespreken met de gecontroleerde diensten; de definitieve verslagen afronden;

—

nagaan welk gevolg is gegeven aan haar aanbevelingen in het kader van een follow-upaudit die uiterlijk een jaar na het uitbrengen van haar verslag wordt verricht;

—

aan de instelling een jaarverslag voorleggen met het aantal verrichte interne audits, de geformuleerde aanbevelingen en het gevolg dat daaraan is gegeven;

—

regelmatig vergaderen met de betrokken instanties, in het bijzonder het Auditpanel, met name in het kader van de vaststelling van het jaarlijkse werkprogramma, het jaarlijkse activiteitenverslag en de activiteiten in verband met de follow-up van de audits;

—

zorgen voor een nauwgezette administratieve follow-up van de audits, onder meer van de mandaten die aan elke taak zijn besteed, en de vereiste methodologische instrumenten ontwikkelen om het programmeringsproces te optimaliseren en de kwaliteit van de prestaties van de dienst Interne Audit constant te verbeteren

—

De verantwoordelijken voor de verwerking van persoonsgegevens en de betrokken personen informeren over hun rechten en plichten;

—

conceptie-, analyse-, controle- en voorlichtingswerkzaamheden verrichten op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens, in overleg met de betrokken diensten van het secretariaat-generaal;

—

op dit gebied advies verstrekken en assistentie bieden;

—

een register bijhouden van de verrichte verwerkingshandelingen;

—

bij de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming de verwerkingshandelingen signaleren die bijzondere risico’s zouden kunnen inhouden;

—

samenwerken met de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming en met equivalente diensten bij andere instellingen;

—

zorgen voor de interne coördinatie op het gebied van gegevensbescherming;

—

nadere toepassingsvoorschriften uitwerken;

—

de jurisprudentie op het gebied van gegevensbescherming volgen.