EUROPESE COMMISSIE

Brussel, 13.7.2023

COM(2023) 378 final

2023/0219(NLE)

Voorstel voor een

BESLUIT VAN DE RAAD

inzake de ondertekening, namens de Unie, van de vrijwillige partnerschapsovereenkomst tussen de Europese Unie en de Republiek Ivoorkust inzake wetshandhaving, governance en handel in de bosbouw met betrekking tot de invoer van hout en houtproducten in de Europese Unie (Flegt)

TOELICHTING

1.ACHTERGROND VAN HET VOORSTEL

•Motivering en doel van het voorstel

In het actieplan voor wetshandhaving, governance en handel in de bosbouw (Flegt) 1 , dat in 2003 door de Raad werd bekrachtigd 2 , wordt een reeks maatregelen voorgesteld om illegale houtkap een halt toe te roepen. Deze maatregelen omvatten steun voor de houtproducerende landen, multilaterale samenwerking om de handel in illegaal gekapt hout te bestrijden, steun voor initiatieven van de particuliere sector en acties voor het tegengaan van investeringen in activiteiten die de illegale houtkap aanmoedigen. De hoeksteen van het actieplan is de sluiting van Flegt-partnerschappen tussen de EU en de houtproducerende landen. In 2005 hechtte de Raad zijn goedkeuring aan Verordening (EG) nr. 2173/2005 inzake de opzet van een Flegt-vergunningensysteem voor de invoer van hout in de Europese Gemeenschap 3 , waarmee de wettigheid van het in het kader van de Flegt-partnerschappen in de EU ingevoerde hout kan worden geverifieerd.

In 2005 heeft de Raad de Commissie opgedragen om met houtproducerende landen te onderhandelen over Flegt-partnerschapsovereenkomsten 4 .

De onderhandelingen tussen de Commissie en Ivoorkust zijn in 2013 begonnen. De Commissie heeft de Raad regelmatig op de hoogte gehouden van de vorderingen door middel van verslagen aan de werkgroep bosbouw en het comité Flegt/EU-houtverordening. De Commissie heeft ook het Europees Parlement en de belanghebbenden op de hoogte gehouden van de onderhandelingen.

De vrijwillige partnerschapsovereenkomst tussen de EU en Ivoorkust bevat alle elementen die in de onderhandelingsrichtsnoeren van de Raad worden genoemd. In de overeenkomst wordt in het bijzonder een vergunningensysteem ingesteld waarmee de wettigheid wordt gecontroleerd en bevestigd van houtproducten die naar EU- en niet-EU-landen worden uitgevoerd, alsook van hout dat op de binnenlandse markt wordt verkocht. Met betrekking tot ingevoerd hout verbindt Ivoorkust zich ertoe erop toe te zien dat het is gekapt in overeenstemming met de wetgeving van het land van oorsprong. De definitie van wettigheid is gebaseerd op een uitgebreide reeks nationale en internationale wetten die door Ivoorkust zijn geratificeerd en die de drie pijlers van duurzaam bosbeheer weerspiegelen. 

Ivoorkust verbindt zich er ook toe zijn hervormingen van de regelgeving voort te zetten om het rechtskader waar nodig te voltooien en te versterken. Het land heeft ook een kader voor toezicht op de naleving en voor de onafhankelijke evaluatie van het systeem vastgesteld. Deze elementen zijn opgenomen in de bijlagen bij de overeenkomst, die een gedetailleerde beschrijving bevatten van de structuren die de basis zullen vormen voor het Ivoriaanse systeem ter waarborging van de wettigheid, alsmede de criteria voor het nemen van een toekomstig besluit over de start van het Flegt-vergunningensysteem.

Bij de overeenkomst wordt een mechanisme voor dialoog en samenwerking tussen de EU en Ivoorkust op het gebied van het Flegt-vergunningensysteem ingesteld in de vorm van het gemengd comité voor toezicht en toetsing (CCMO – Comité conjoint de mise en oeuvre). De overeenkomst bevat beginselen voor de participatie van belanghebbenden, sociale waarborgen, verantwoordingsplicht en transparantie. Ook wordt beschreven hoe klachten worden behandeld en hoe toezicht en verslaglegging zullen worden uitgevoerd.

De overeenkomst is niet beperkt tot de in bijlage II bij Verordening (EG) nr. 2173/2005 vermelde producten en omvat een breed scala van houtproducten die worden uitgevoerd.

Het beginsel van non-discriminatie ligt ten grondslag aan de overeenkomst, wat betekent dat belanghebbenden van zowel binnen als buiten de bosbouwsector bij de overeenkomst zullen worden betrokken. Dit omvat belanghebbenden uit de particuliere sector, het maatschappelijk middenveld en lokale gemeenschappen.

In de overeenkomst wordt bepaald dat de invoer aan de grenzen van de Unie zal worden gecontroleerd overeenkomstig Verordening (EG) nr. 2173/2005 inzake het Flegt-vergunningensysteem en Verordening (EG) nr. 1024/2008 tot vaststelling van gedetailleerde maatregelen voor de uitvoering ervan. De overeenkomst bevat een beschrijving van de Flegt-vergunning voor Ivoorkust, die is opgesteld volgens de regels van de uitvoeringsverordening.

•Verenigbaarheid met bestaande bepalingen op het beleidsterrein

•Verenigbaarheid met andere beleidsterreinen van de Unie

Deze overeenkomst is van belang voor het ontwikkelingssamenwerkingsbeleid van de EU omdat zij de handel in legaal gekapt hout bevordert en de governance van de bosbouw in Ivoorkust versterkt door de transparantie, verantwoordingsplicht en participatie van belanghebbenden te verbeteren. De overeenkomst zal ook duurzaam bosbeheer versterken en bijdragen tot de bestrijding van de klimaatverandering door de reductie van de door ontbossing en bosdegradatie veroorzaakte emissies. De overeenkomst is relevant voor de EU-biodiversiteitsstrategie 2030 omdat zij illegale houthandel bestrijdt en duurzaam bosbeheer en effectieve participatie van lokale gemeenschappen bevordert, wat bijdraagt tot het behoud van de biodiversiteit. Om de door de Europese Unie aangegane bilaterale verbintenissen na te komen en de met partnerlanden geboekte vooruitgang te behouden, bevat de komende EU-verordening betreffende het op de markt van de Unie aanbieden en de uitvoer uit de Unie van bepaalde grondstoffen en producten die met ontbossing en bosdegradatie verband houden 5 een bepaling waarin wordt verklaard dat hout en houtproducten waarvoor een geldige Flegt-vergunning is afgegeven, voldoen aan de wettigheidsvereiste van deze verordening. Aangezien deze verordening echter niet alleen betrekking heeft op wettigheid, maar ook vereist dat producten “ontbossingsvrij” zijn, moeten marktdeelnemers nog altijd zorgvuldigheid betrachten om ervoor te zorgen dat het hout dat zij op de EU-markt brengen ontbossingsvrij is.

2.RECHTSGRONDSLAG, SUBSIDIARITEIT EN EVENREDIGHEID

•Rechtsgrondslag

•Subsidiariteit (bij niet-exclusieve bevoegdheid)

•Evenredigheid

•Keuze van het instrument

3.EVALUATIE, RAADPLEGING VAN BELANGHEBBENDEN EN EFFECTBEOORDELING

•Evaluatie van bestaande wetgeving en controle van de resultaatgerichtheid ervan

•Raadpleging van belanghebbenden

•Bijeenbrengen en gebruik van expertise

•Effectbeoordeling

•Resultaatgerichtheid en vereenvoudiging

•Grondrechten

4.GEVOLGEN VOOR DE BEGROTING

5.OVERIGE ELEMENTEN

•Uitvoeringsplanning en regelingen betreffende controle, evaluatie en rapportage

•Toelichtende stukken (bij richtlijnen)

•Artikelsgewijze toelichting

2023/0219 (NLE)

Voorstel voor een

BESLUIT VAN DE RAAD

inzake de ondertekening, namens de Unie, van de vrijwillige partnerschapsovereenkomst tussen de Europese Unie en de Republiek Ivoorkust inzake wetshandhaving, governance en handel in de bosbouw met betrekking tot de invoer van hout en houtproducten in de Europese Unie (Flegt)

DE RAAD VAN DE EUROPESE UNIE,

Gezien het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie, en met name artikel 207, lid 4, eerste alinea, in samenhang met artikel 218, lid 5,

Gezien het voorstel van de Europese Commissie,

Overwegende hetgeen volgt:

(1)In mei 2003 heeft de Commissie de mededeling aan de Raad en het Europees Parlement goedgekeurd met als titel “Wetshandhaving, governance en handel in de bosbouw (Flegt): voorstel voor een EU-actieplan” 6 , waarin werd opgeroepen tot maatregelen ter bestrijding van illegale houtkap door middel van vrijwillige partnerschapsovereenkomsten met houtproducerende landen. In oktober 2003 heeft de Raad conclusies over het actieplan vastgesteld 7 en op 11 juli 2005 is een resolutie van het Europees Parlement over dit onderwerp aangenomen 8 .

(2)Op 5 december 2005 heeft de Raad de Commissie gemachtigd om onderhandelingen met houtproducerende landen te openen over partnerschapsovereenkomsten om het EU-actieplan voor wetshandhaving, governance en handel in de bosbouw (Flegt) uit te voeren.

(3)Op 20 december 2005 heeft de Raad Verordening (EG) nr. 2173/2005 vastgesteld 9 , waarbij een Flegt-vergunningensysteem werd ingesteld voor de invoer van hout in de Europese Unie uit landen waarmee de Unie een vrijwillige partnerschapsovereenkomst heeft gesloten.

(4)De onderhandelingen met de Republiek Ivoorkust met het oog op de sluiting van een vrijwillige partnerschapsovereenkomst inzake wetshandhaving, governance en handel in de bosbouw met betrekking tot houtproducten (hierna “de overeenkomst” genoemd) zijn succesvol afgerond met de parafering van de overeenkomst op 17 oktober 2022.

(5)De overeenkomst moet daarom namens de Europese Unie worden ondertekend, onder voorbehoud van de sluiting ervan op een latere datum,

HEEFT HET VOLGENDE BESLUIT VASTGESTELD:

Artikel 1

De ondertekening van de vrijwillige partnerschapsovereenkomst tussen de Europese Unie en de Republiek Ivoorkust inzake wetshandhaving, governance en handel in de bosbouw met betrekking tot houtproducten wordt namens de Unie goedgekeurd, onder voorbehoud van de sluiting van de genoemde overeenkomst.

De tekst van de te ondertekenen overeenkomst is aan dit besluit gehecht.

Artikel 2

Het secretariaat-generaal van de Raad stelt het volmachtinstrument op dat de persoon (personen) die daartoe door de Commissie is (zijn) aangewezen, machtiging verleent de overeenkomst, onder voorbehoud van de sluiting ervan, te ondertekenen.

Artikel 3

Dit besluit treedt in werking op de datum van de vaststelling ervan.

Gedaan te Brussel,

(1)    COM(2003) 251.

(2)     PB C 268 van 7.11.2003, blz. 1.

(3)     PB L 347 van 30.12.2005, blz. 1.

(4)     Document 10229/2/05 van de Raad, niet openbaar (gederubriceerd op 24 september 2015).

(5)    Op basis van voorstel COM(2021) 706 final hebben het Parlement en de Raad de verordening op respectievelijk 19 april 2023 en 16 mei 2023 goedgekeurd. De verordening wordt in juni 2023 in het Publicatieblad van de EU bekendgemaakt en zal twintig dagen later in werking treden.

(6)    COM(2003) 251.

(7)     PB C 268 van 7.11.2003, blz. 1.

(8)     PB C 157E van 6.7.2006, blz. 482.

(9)     Verordening (EG) nr. 2173/2005 van de Raad van 20 december 2005 inzake de opzet van een Flegt-vergunningensysteem voor de invoer van hout in de Europese Gemeenschap (PB L 347 van 30.12.2005, blz. 1).

EUROPESE COMMISSIE

Brussel, 13.7.2023

COM(2023) 378 final

BIJLAGE

bij

Voorstel voor een

BESLUIT VAN DE RAAD

inzake de ondertekening, namens de Unie, van de vrijwillige partnerschapsovereenkomst tussen de Europese Unie en de Republiek Ivoorkust inzake wetshandhaving, governance en handel in de bosbouw met betrekking tot de invoer van hout en houtproducten in de Europese Unie (Flegt)

VRIJWILLIGE PARTNERSCHAPSOVEREENKOMST
TUSSEN DE EUROPESE UNIE
EN DE REPUBLIEK IVOORKUST
INZAKE WETSHANDHAVING, GOVERNANCE EN HANDEL IN DE BOSBOUW
MET BETREKKING TOT DE INVOER VAN HOUT EN HOUTPRODUCTEN
IN DE EUROPESE UNIE (FLEGT)

DE EUROPESE UNIE, hierna “de Unie” genoemd,

en

DE REPUBLIEK IVOORKUST, hierna “Ivoorkust” genoemd,

hierna afzonderlijk “Partij” en gezamenlijk “Partijen” genoemd,

OVERWEGENDE dat de Unie en Ivoorkust nauw samenwerken, met name in het kader van de partnerschapsovereenkomst tussen de landen van de groep van staten in Afrika, het Caribisch gebied en de Stille Oceaan, enerzijds, en de Europese Gemeenschap en haar lidstaten, anderzijds, die op 23 juni 2000 in Cotonou is ondertekend en op 25 juni 2005 in Luxemburg is herzien, en in het kader van de tijdelijke economische partnerschapsovereenkomst tussen Ivoorkust enerzijds en de Europese Gemeenschappen en haar lidstaten anderzijds, die op 26 november 2008 in Abidjan en in Brussel op 22 januari 2009 is ondertekend;

GELET OP de mededeling van de Europese Commissie aan de Raad van de Europese Unie en het Europees Parlement over het actieplan van de Europese Unie voor wetshandhaving, governance en handel in de bosbouw (Flegt) van 21 mei 2003, als eerste stap in de aanpak van het dringende probleem van de illegale houtkap en de daarmee verband houdende handel;

ZICH BEWUST van het belang van de beginselen zoals neergelegd in de Verklaring van Rio de Janeiro inzake milieu en ontwikkeling, aangenomen door de Conferentie van de Verenigde Naties over milieu en ontwikkeling van 3-14 juni 1992, en met name beginsel 10 inzake het belang van toegang tot informatie, publieke bewustwording en inspraak van het publiek in de aanpak van milieuvraagstukken, beginsel 20 inzake de cruciale rol van vrouwen in milieubeheer en ontwikkeling en beginsel 22 inzake de cruciale rol van inheemse volken en hun gemeenschappen en andere lokale gemeenschappen in milieubeheer en ontwikkeling;

GELET OP de niet juridisch bindende, maar wel gezaghebbende verklaring inzake beginselen voor een mondiale consensus aangaande het beheer, het behoud en duurzame ontwikkeling van alle soorten bossen, die eveneens is aangenomen door de Conferentie van de Verenigde Naties over milieu en ontwikkeling van 3-14 juni 1992, en de resolutie, een niet juridisch bindend instrument, inzake alle soorten bos, die op 17 december 2007 door de Algemene Vergadering van de Verenigde Naties is aangenomen;

GEZIEN het Afrikaanse verdrag inzake de bescherming van de natuur en de natuurlijke hulpbronnen, dat is aangenomen op 11 juli 2003 in Maputo;

GEZIEN de Overeenkomst inzake de internationale handel in bedreigde in het wild levende dier- en plantensoorten (Cites), en met name de verplichting om voor de in de bijlagen II of III bij die Overeenkomst vermelde boomsoorten over Cites-uitvoervergunningen of certificaten van oorsprong te beschikken, afgegeven door de partijen bij Cites;

OPNIEUW BEVESTIGEND dat de Partijen belang hechten aan de beginselen en regels van het multilaterale handelssysteem, en met name aan de rechten en verplichtingen die zijn vastgesteld in de Algemene Overeenkomst betreffende tarieven en handel van 1994 en andere multilaterale overeenkomsten zoals opgesomd in bijlage 1A bij de Overeenkomst tot oprichting van de Wereldhandelsorganisatie, die op 15 april 1994 is ondertekend in Marrakech, en aan de noodzaak deze op transparante en niet-discriminerende wijze toe te passen;

GEZIEN Verordening (EG) nr. 2173/2005 van de Raad van 20 december 2005 inzake de opzet van een Flegt-vergunningensysteem voor de invoer van hout in de Europese Gemeenschap 1 ;

ERKENNENDE dat de invoering van een Flegt-overeenkomst zal bijdragen aan de bestrijding van de klimaatverandering, in overeenstemming met de inspanningen ter reductie van broeikasgasemissies ten gevolge van ontbossing en bosdegradatie, met inbegrip van het behoud en de uitbreiding van de koolstofvoorraden en duurzaam bosbeheer (REDD+);

ERKENNENDE de rol van bossen in het temperen van de gevolgen van de klimaatverandering en in dat verband herinnerend aan de Overeenkomst van Parijs, aangenomen op 12 december 2015, uit hoofde van het Raamverdrag van de Verenigde Naties inzake klimaatverandering, en met name artikel 5 daarvan inzake het nemen van maatregelen om, waar van toepassing, putten en reservoirs van broeikasgassen, waaronder bossen, in stand te houden en uit te breiden;

OPNIEUW UITDRUKKING GEVENDE aan het streven om ontbossing en bodemdegradatie tussen nu en 2030 te stoppen en om te keren, zoals vervat in de verklaring van de leiders in Glasgow over bossen en landgebruik, die de Partijen hebben ondertekend tijdens de wereldklimaattop (COP26) van 31 oktober tot en met 13 november 2021 in Schotland;

OPNIEUW BEVESTIGENDE dat de Partijen zich ertoe verbinden en vastbesloten zijn de duurzameontwikkelingsdoelstellingen van de Verenigde Naties die zijn vastgelegd in de Agenda 2030, na te streven, en met name met betrekking tot de bijdrage die de uitvoering van een vrijwillige Flegt-partnerschapsovereenkomst levert tot het behalen van doelstelling 5 inzake gendergelijkheid en autonomie voor vrouwen en meisjes, en doelstelling 15 inzake de bevordering van duurzaam bosbeheer, het stoppen van ontbossing en het treffen van maatregelen om de handel in illegale producten op basis van wilde dieren en planten aan te pakken;

ERKENNENDE de inspanningen die Ivoorkust heeft geleverd om een systeem ter verificatie van de wettigheid in te voeren om te waarborgen dat alle hout en houtproducten in overeenstemming zijn met het rechtskader, een systeem dat zowel van toepassing is op de binnenlandse markt als op de uitvoer van hout en houtproducten uit Ivoorkust;

GELET OP het belang dat de Partijen hechten aan de bijdrage van alle belanghebbenden, zonder discriminatie, waaronder het maatschappelijk middenveld, de particuliere sector en de lokale bevolking, en aan het welslagen van het governancebeleid in de bosbouw, met name door middel van raadpleging en voorlichting van het publiek;

GELET OP het beleid tot behoud, herstel en uitbreiding van de bossen van Ivoorkust en de Ivoriaanse voorschriften inzake bosbouw, die gericht zijn op het behoud van de biodiversiteit, het bereiken van een met bos begroeid areaal van 20 % tussen nu en 2030, het handhaven van een klimaat dat gunstig is voor de ontwikkeling van sociaal-economische en landbouwactiviteiten en het eerbiedigen van de internationale verbintenissen van Ivoorkust;

OVERWEGENDE dat deze Overeenkomst een van de centrale pijlers zal vormen van het programma ter verbetering van de governance in de bosbouw in Ivoorkust, vooral wat betreft de toepassing van de bepalingen van het bosbouwwetboek, de wet inzake de landbouwgrond, het arbeidswetboek, het milieuwetboek, de douanevoorschriften en de voorschriften inzake de handel, alsmede van andere nationale en internationale voorschriften op het gebied van duurzaam bosbeheer en houthandel;

OVERWEGENDE dat de bosbouwwetgeving van Ivoorkust de regels voor duurzaam bosbeheer bepaalt en een gunstig kader schept voor de uitvoering van het beleid tot behoud, herstel en uitbreiding van de bossen;

OVERWEGENDE DAT door Ivoorkust geratificeerde internationale verdragen inzake het milieu en bosbouw een onderdeel vormen van de nationale wetgeving, die op haar beurt de basis vormt voor de vaststelling en uitvoering van het bosbouwbeleid van het land;

OPNIEUW BEVESTIGENDE de beginselen van wederzijds respect, soevereiniteit, gelijkheid en non-discriminatie van de Partijen en erkennende de voordelen voor de Partijen die uit deze Overeenkomst voortvloeien,

ZIJN HET VOLGENDE OVEREENGEKOMEN:

ARTIKEL 1

Definities

Voor de toepassing van deze Overeenkomst wordt verstaan onder:

a)    “vergunningverlenende autoriteit”: het door Ivoorkust aangewezen of in het leven geroepen orgaan dat bevoegd is om Flegt-vergunningen af te geven en geldig te verklaren;

b)    “Flegt-vergunning”: een door Ivoorkust op papier of in elektronische vorm afgegeven document dat bewijst dat het hout of de houtproducten in een zending die bestemd is voor uitvoer naar de Unie, geproduceerd en gecontroleerd zijn in overeenstemming met de geldende voorschriften en deze Overeenkomst;

c)    “bevoegde autoriteiten”: de autoriteiten die door de lidstaten van de Unie worden aangewezen om Flegt-vergunningen te ontvangen, te controleren en te aanvaarden;

d)    “hout en houtproducten”: alle producten van de lijst in bijlage I;

e)    “hout in doorvoer”: alle hout en houtproducten afkomstig uit een derde land die onder douanecontrole het grondgebied van Ivoorkust binnenkomen en in ongewijzigde vorm het land verlaten, met behoud van hun land van oorsprong en zonder te zijn verwerkt of verhandeld;

f)    “legaal geproduceerd hout”: hout en houtproducten waarvoor geldt dat bij het oogsten, invoeren en produceren ervan de in bijlage II vermelde wetgeving van Ivoorkust is nageleefd, en; in het geval van ingevoerd hout, houtproducten waarvan de oogst, de productie en de uitvoer in overeenstemming is met de wetgeving van het land van de oogst en de in bijlage III beschreven procedures;

g)    “GS-code”: code van maximaal zes cijfers volgens de nomenclatuur van het geharmoniseerde systeem inzake de omschrijving en codering van goederen, zoals vastgesteld bij het Internationaal Verdrag betreffende het geharmoniseerde systeem inzake de omschrijving en de codering van goederen van de Werelddouaneorganisatie, gedaan te Brussel op 14 juni 1983, en de latere wijzigingen daarvan;

h)    “zending”: een hoeveelheid hout en houtproducten waarvoor een Flegt-vergunning is afgegeven en die door een expediteur vanuit Ivoorkust is verzonden en bij een douanekantoor wordt aangeboden om in de Unie in het vrije verkeer te worden gebracht;

i)    “uitvoer”: het brengen of doen brengen van hout en houtproducten buiten het douanegebied van Ivoorkust;

j)    “invoer in de Unie”: het in de Unie in het vrije verkeer brengen zoals bedoeld in artikel 201 van Verordening (EU) nr. 952/2013 van het Europees Parlement en de Raad van 9 oktober 2013 tot vaststelling van het douanewetboek van de Unie 2 , van hout en houtproducten waarvoor de kwalificatie “goederen van niet-commerciële aard” zoals gedefinieerd in artikel 1, lid 21, van Gedelegeerde Verordening (EU) 2015/2446 van de Commissie van 28 juli 2015 tot aanvulling van Verordening (EU) nr. 952/2013 van het Europees Parlement en de Raad met nadere regels betreffende een aantal bepalingen van het douanewetboek van de Unie niet van toepassing is 3 ;

k)    “in het vrije verkeer brengen”: een douaneregeling van de Unie waardoor goederen die niet uit de Unie komen, de douanestatus van Uniegoederen verkrijgen overeenkomstig artikel 201 van Verordening (EU) nr. 952/2013.

ARTIKEL 2

Doel

1.    Overeenkomstig de gezamenlijke verbintenis van de Partijen tot duurzaam beheer van alle soorten bossen wordt met deze Overeenkomst enerzijds beoogd een rechtskader te bieden om ervoor te zorgen dat alle hout en houtproducten zoals gedefinieerd in artikel 1, punt d), die uit Ivoorkust in de Unie worden ingevoerd, legaal geproduceerd zijn, en anderzijds de handel in die houtproducten alsmede de toepassing van het duurzaamheidsbeginsel te stimuleren.

2.    Daarnaast vormt deze Overeenkomst de basis voor dialoog en samenwerking tussen de Partijen om volledige tenuitvoerlegging van deze Overeenkomst te vergemakkelijken en te bevorderen en om de wetshandhaving en governance in de bosbouw te verbeteren.

ARTIKEL 3

Flegt-vergunningensysteem

1.    Tussen de Partijen wordt een Flegt-vergunningensysteem ingesteld. Dit systeem legt een reeks procedures en vereisten vast om door middel van Flegt-vergunningen te verifiëren en te verklaren dat naar de Unie te verzenden hout en houtproducten legaal geproduceerd zijn. Overeenkomstig Verordening (EG) nr. 2173/2005 en deze Overeenkomst zal de Unie dergelijke zendingen uit Ivoorkust slechts aanvaarden voor invoer in de Unie als zij gedekt zijn door een Flegt-vergunning.

2.    Het Flegt-vergunningensysteem geldt voor het hout en de houtproducten zoals gedefinieerd in artikel 1, punt d).

3.    De Partijen komen overeen alle voor de invoering van het Flegt-vergunningensysteem benodigde maatregelen te nemen.

ARTIKEL 4

Vergunningverlenende autoriteit

1.    Ivoorkust wijst een vergunningverlenende autoriteit aan en deelt de contactgegevens daarvan mee aan de Europese Commissie. De Partijen maken die informatie openbaar.

2.    De vergunningverlenende autoriteit geeft Flegt-vergunningen af voor zendingen legaal geproduceerd hout dat afkomstig is uit Ivoorkust en dat bestemd is voor uitvoer naar de Unie, volgens de in bijlage V beschreven procedures.

3.    De vergunningverlenende autoriteit geeft slechts Flegt-vergunningen af voor zendingen hout en houtproducten die zijn onderworpen aan een verificatie van de wettigheid ervan, zoals voorgeschreven in artikel 8.

4.    De vergunningverlenende autoriteit tekent de procedures voor de afgifte van Flegt-vergunningen op en maakt deze openbaar in overeenstemming met het transparantiebeginsel. De vergunningverlenende autoriteit houdt ook de registers bij van alle zendingen waarvoor een Flegt-vergunning is afgegeven en maakt deze overeenkomstig de nationale wetgeving inzake gegevensbescherming beschikbaar voor onafhankelijke audits volgens artikel 10 van deze Overeenkomst en onafhankelijke waarneming volgens bijlage III.

ARTIKEL 5

Bevoegde autoriteiten van de Unie

1.    De Europese Commissie deelt Ivoorkust de contactgegevens van de bevoegde autoriteiten mee. De Partijen maken die informatie openbaar.

2.    De bevoegde autoriteiten controleren of iedere zending wordt gedekt door een geldige Flegt-vergunning voordat deze wordt toegelaten tot het vrije verkeer in de Unie. Als er twijfel bestaat over de geldigheid van de Flegt-vergunning, kan de toelating worden geschorst en kan de zending worden vastgehouden.

3.    De bevoegde autoriteiten houden een overzicht bij van alle ontvangen Flegt-vergunningen en publiceren dit jaarlijks.

4.    Overeenkomstig de nationale wetgeving inzake gegevensbescherming geven de bevoegde autoriteiten de door Ivoorkust aangewezen onafhankelijke auditor toegang tot de relevante documenten en gegevens.

5.    Wanneer het hout en de houtproducten afkomstig van de soorten die worden genoemd in de bijlagen bij de Cites-overeenkomst en waarvoor een Flegt-vergunning is afgegeven, worden ingevoerd in de Unie, wordt de zending alleen onderworpen aan de controle die is beschreven in Verordening (EG) nr. 338/97 van de Raad van 9 december 1996 inzake de bescherming van in het wild levende dier- en plantensoorten door controle op het desbetreffende handelsverkeer 4 . Het Flegt-vergunningensysteem verschaft in elk geval zekerheid over de vraag of het hout legaal is geoogst.

ARTIKEL 6

Flegt-vergunningen

1.    De vergunningverlenende autoriteit geeft een Flegt-vergunning af als bewijs dat het hout en de houtproducten legaal zijn geproduceerd.

2.    Flegt-vergunningen worden afgegeven aan de hand van het in bijlage V, aanhangsel 1, opgenomen formulier. Zij worden opgesteld in het Frans.

3.    De Partijen kunnen overeenkomen een elektronisch systeem op te zetten voor de afgifte, het doorsturen en de ontvangst van Flegt-vergunningen.

4.    De procedure voor de afgifte van een Flegt-vergunning en de technische specificaties van Flegt-vergunningen worden beschreven in bijlage V.

ARTIKEL 7

Legaal geproduceerd hout

Wat in deze Overeenkomst wordt bedoeld met “legaal geproduceerd hout”, wordt gedefinieerd in artikel 1, punt f), en gespecificeerd in bijlage II. In die bijlage wordt de Ivoriaanse wetgeving beschreven die moet worden nageleefd om voor het hout en de houtproducten een Flegt-vergunning te verkrijgen. Deze bijlage bevat bovendien een lijst van beginselen, criteria en indicatoren aan de hand waarvan de naleving van deze wetgeving kan worden aangetoond.

ARTIKEL 8

Verificatie van de wettigheid van hout en houtproducten

1.    Ivoorkust zet een systeem op om te verifiëren of te verzenden hout en houtproducten legaal zijn geproduceerd en of alleen aldus gecontroleerde zendingen naar de Unie worden uitgevoerd (hierna “systeem ter verificatie van de wettigheid” genoemd). Het systeem ter verificatie van de wettigheid omvat procedures en conformiteitscontroles om te voorkomen dat illegaal gekapt hout of hout van onbekende oorsprong in de toeleveringsketen terechtkomt. Door middel van dit systeem waarborgt Ivoorkust ook de wettigheid van ingevoerd hout en ingevoerde houtproducten.

2.    Het systeem ter verificatie van de wettigheid wordt beschreven in bijlage III.

ARTIKEL 9

In het vrije verkeer brengen van zendingen met een Flegt-vergunning

1.    De procedures voor het in de Unie in het vrije verkeer brengen van zendingen met een Flegt-vergunning worden beschreven in bijlage IV.

2.    Wanneer de bevoegde autoriteiten geldige redenen hebben om te vermoeden dat een Flegt-vergunning niet geldig of authentiek is of niet overeenkomt met de zending waarvoor deze wordt geacht te gelden, past de bevoegde autoriteit de in bijlage IV beschreven procedures toe.

3.    Wanneer er herhaaldelijk meningsverschillen of problemen ontstaan bij het overleg over Flegt-vergunningen, kunnen deze meningsverschillen of problemen worden verwezen naar het gemengd comité voor de uitvoering van de Overeenkomst (hierna “het gemengd comité” genoemd), dat wordt ingesteld uit hoofde van artikel 19.

ARTIKEL 10

Onafhankelijke auditor

1.    De Partijen spreken af op gezette tijden een onafhankelijke auditor in te schakelen om de resultaten en de doeltreffendheid van het systeem ter verificatie van de wettigheid van Ivoorkust te evalueren, zoals beschreven in bijlage VI.

2.    Ivoorkust schakelt in overleg met de Unie een onafhankelijke auditor in voor de in bijlage VI beschreven taken.

3.    De onafhankelijke auditor deelt zijn bevindingen in verslagen mee aan de Partijen overeenkomstig de in bijlage VI beschreven procedure. De verslagen van de onafhankelijke auditor worden bekendgemaakt volgens de modaliteiten van bijlage VI.

4.    De Partijen ondersteunen het werk van de onafhankelijke auditor, met name door ervoor te zorgen dat de auditor toegang heeft tot de informatie die noodzakelijk is voor het uitoefenen van zijn taken. Een Partij kan echter besluiten gegevens die overeenkomstig de nationale wetgeving inzake gegevensbescherming niet mogen worden meegedeeld, niet vrij te geven.

ARTIKEL 11

Onregelmatigheden

De Partijen stellen elkaar in overeenstemming met artikel 21 van deze Overeenkomst schriftelijk in kennis wanneer zij vermoeden of weten dat het Flegt-vergunningensysteem wordt omzeild of dat er sprake is van onregelmatigheden, onder meer in geval van:

a)    frauduleuze handel, in het bijzonder door de handel van Ivoorkust naar de Unie om te leiden via een derde land, wanneer er aanleiding is om te vermoeden dat dit gebeurt om het vergunningensysteem te omzeilen;

b)    Flegt-vergunningen voor hout en houtproducten met hout dat afkomstig is uit derde landen waarvan het vermoeden bestaat dat het illegaal is geproduceerd;

c)    fraude bij de verkrijging of het gebruik van een Flegt-vergunning.

ARTIKEL 12

Aanvangsdatum voor de uitvoering van het Flegt-vergunningensysteem

1.    De Partijen stellen elkaar in het kader van het gemengd comité in kennis wanneer zij van oordeel zijn dat zij de noodzakelijke voorbereidingen hebben getroffen voor de volledige uitvoering van het Flegt-vergunningensysteem.

2.    De Partijen laten een onafhankelijke beoordeling van het Flegt-vergunningensysteem uitvoeren aan de hand van de criteria van bijlage VII. Op basis van de onafhankelijke beoordeling moet blijken of het systeem ter verificatie van de wettigheid dat ten grondslag ligt van het Flegt-vergunningensysteem, op adequate wijze zijn functies vervult.

3.    Op grond van de aanbevelingen van het gemengd comité besluiten de Partijen op welke datum de uitvoering van het Flegt-vergunningensysteem zal aanvangen.

4.    In overeenstemming met artikel 21 van deze Overeenkomst stellen de Partijen elkaar schriftelijk van die datum op de hoogte.

ARTIKEL 13

Toepassing van het systeem ter verificatie van de wettigheid van niet naar de Unie uit te voeren hout en houtproducten

Door middel van het systeem ter verificatie van de wettigheid controleert Ivoorkust de wettigheid van hout en houtproducten, zowel indien bestemd voor binnenlands verbruik als voor uitvoer naar markten buiten de Unie.

ARTIKEL 14

Tijdschema voor de uitvoering

1.    De Partijen keuren in het kader van het gemengd comité een tijdschema goed voor de uitvoering van deze Overeenkomst.

2.    Het gemengd comité beoordeelt de voortgang van de uitvoering van deze Overeenkomst aan de hand van het goedgekeurde tijdschema.

ARTIKEL 15

Ondersteunende maatregelen

1.    De gebieden waarop ondersteunende maatregelen, met name aanvullende technische en financiële middelen, nodig zijn voor de uitvoering van deze Overeenkomst en om de oorzaken van de illegale houtkap aan te pakken, zijn vermeld in bijlage VIII.

2.    Ivoorkust zorgt ervoor dat de uitvoering van deze Overeenkomst wordt geïntegreerd in de nationale planningsinstrumenten en de nationale begroting.

3.    De Partijen zien erop toe dat de in het kader van deze Overeenkomst uitgevoerde activiteiten worden afgestemd op relevante bestaande en toekomstige ontwikkelingsprogramma’s en ‑initiatieven, met name die in het kader van REDD+.

4.    De terbeschikkingstelling van alle benodigde middelen voor de uitvoering van deze Overeenkomst geschiedt in overeenstemming met de procedures van de Unie en haar lidstaten op het vlak van de programmering van de samenwerking met Ivoorkust, alsmede met de begrotingsprocedures van Ivoorkust.

ARTIKEL 16

Betrokkenheid van belanghebbenden

1.    Ivoorkust betrekt zijn belanghebbenden bij de uitvoering van deze Overeenkomst, met name organisaties uit het maatschappelijk middenveld, bedrijven en vakbonden van de particuliere sector en lokale bevolkingsgroepen via de traditionele dorpshoofden.

2.    Ivoorkust zorgt ervoor dat de uitvoering van en het toezicht op deze Overeenkomst op transparante wijze verlopen met de participatie van de belanghebbenden.

3.    De Partijen zien erop toe dat rekening wordt gehouden met gender, en in het bijzonder op meer erkenning voor de rol van vrouwen en meisjes in de governance van de bosbouw en de uitvoering van deze Overeenkomst.

4.    De Unie overlegt regelmatig met haar belanghebbenden over de uitvoering van deze Overeenkomst en houdt daarbij rekening met haar verplichtingen in het kader van het Verdrag betreffende toegang tot informatie, inspraak bij besluitvorming en toegang tot de rechter inzake milieuaangelegenheden, ondertekend in Aarhus op 25 juni 1998.

ARTIKEL 17

Sociale waarborgen

1.    Om eventuele negatieve effecten op de in artikel 16, lid 2, bedoelde belanghebbenden, met name lokale bevolkingsgroepen, te beperken, komen de Partijen overeen de gevolgen van deze Overeenkomst voor de levenswijze en levensomstandigheden van die belanghebbenden te evalueren.

2.    De Partijen monitoren de gevolgen van deze Overeenkomst voor de in artikel 16, lid 2, bedoelde belanghebbenden, met name lokale bevolkingsgroepen en treffen de nodige maatregelen om eventuele negatieve effecten te verzachten. De Partijen kunnen afspraken maken over aanvullende maatregelen om eventuele negatieve gevolgen aan te pakken op basis van een door de Partijen overeen te komen methode voor de evaluatie van deze Overeenkomst.

ARTIKEL 18

Marktstimulerende maatregelen

Rekening houdend met haar internationale verplichtingen bevordert de Unie een gunstige toegang tot haar markt voor hout en houtproducten, vooral door in de publieke en particuliere sector aankoopprocedures aan te moedigen waarin de inspanningen om legaal gekapt hout te leveren, worden erkend.

ARTIKEL 19

Gemengd comité voor de uitvoering van de overeenkomst

1.    Om zorg te dragen voor de governance van deze Overeenkomst stellen de Partijen een gemengd comité voor de uitvoering van de Overeenkomst in. De specifieke opdrachten en taken van het gemengd comité behelzen het beheer van, het toezicht op en de evaluatie van deze Overeenkomst, alsmede de dialoog en de uitwisseling van informatie tussen de Partijen. Deze opdrachten en deze taken worden beschreven in bijlage X.

2.    Het gemengd comité wordt binnen drie maanden na de inwerkingtreding van deze Overeenkomst opgericht. Daartoe benoemt elke Partij haar vertegenwoordigers in het gemengd comité. Het gemengd comité neemt zijn besluiten bij consensus. Het wordt gezamenlijk voorgezeten door twee hoge ambtenaren, die elk door een van de Partijen als vertegenwoordiger worden aangewezen.

3.    Het gemengd comité stelt zijn reglement van orde vast.

4.    Het gemengd comité vergadert ten minste tweemaal per jaar in de eerste twee jaar en daarna ten minste eenmaal per jaar, op een plaats en tijdstip en met een agenda die vooraf door de Partijen worden overeengekomen. Beide Partijen kunnen om bijeenroeping van aanvullende vergaderingen verzoeken.

5.    Het gemengd comité zorgt ervoor dat zijn werkzaamheden transparant zijn en dat informatie over zijn werkzaamheden en besluiten toegankelijk is voor het publiek.

6.    Het gemengd comité publiceert een jaarverslag. De gegevens die in dit verslag moeten worden opgenomen, worden vermeld in bijlage IX.

ARTIKEL 20

Transparantie en toegang tot openbare informatie

1.    Om de governance te verbeteren staat de verstrekking van informatie aan belanghebbenden centraal in deze Overeenkomst. Informatie wordt regelmatig gepubliceerd om de uitvoering van en het toezicht op het Flegt-vergunningensysteem te vergemakkelijken, de transparantie te vergroten en het vertrouwen van de belanghebbenden en de consumenten te verbeteren, alsmede om de verantwoordingsplicht van de Partijen te waarborgen. Welke informatie openbaar moet worden gemaakt, is nader beschreven in bijlage IX.

2.    Elke partij gebruikt de meest geschikte communicatiemiddelen (met name door via internet en de media documenten of verslagen te publiceren en door workshops te organiseren) om de informatie te verspreiden onder het grote publiek.

3.    De Partijen verbinden zich er in het bijzonder toe om de verschillende belanghebbenden betrouwbare, relevante en actuele informatie te verstrekken.

4.    In overeenstemming met hun eigen wetgeving verbinden de Partijen zich ertoe de vertrouwelijke informatie die wordt uitgewisseld in het kader van deze Overeenkomst, niet openbaar te maken. De Partijen publiceren geen in het kader van deze Overeenkomst uitgewisselde informatie met betrekking tot bedrijfsgeheimen of vertrouwelijke commerciële informatie, en staan ook hun eigen autoriteiten, personeel en contractanten niet toe deze informatie te publiceren.

ARTIKEL 21

Communicatie over de uitvoering

1.    De volgende vertegenwoordigers van de Partijen zijn verantwoordelijk voor officiële mededelingen over de uitvoering van deze Overeenkomst:

-    voor de Unie, het hoofd van de delegatie van de Europese Unie in Ivoorkust;

-    voor Ivoorkust: de minister die verantwoordelijk is voor de bossen.

2.    De Partijen delen elkaar tijdig de informatie mee die noodzakelijk is voor de uitvoering van deze Overeenkomst.

3.    De Partijen streven ernaar gecoördineerd en eenstemmig met het publiek te communiceren over de uitlegging en uitvoering van deze Overeenkomst.

ARTIKEL 22

Territoriaal toepassingsgebied

Deze Overeenkomst is van toepassing enerzijds op de grondgebieden waar het Verdrag betreffende de Europese Unie en het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie gelden overeenkomstig de bepalingen van die Verdragen, en anderzijds op het grondgebied van Ivoorkust.

ARTIKEL 23

Overleg en bemiddeling

1.    De Partijen streven er te allen tijde naar overeenstemming te bereiken over de uitlegging en toepassing van deze Overeenkomst. In geval van een meningsverschil of conflict streven de Partijen ernaar via overleg en bemiddeling tot een oplossing te komen.

2.    Een Partij die overleg wil aangaan, stelt de andere Partij en het gemengd comité schriftelijk in kennis van haar verzoek om overleg en vermeldt waarover en waarom zij overleg wil voeren.

3.    Het overleg begint binnen veertig dagen en wordt binnen negentig dagen na de datum van indiening van het verzoek om overleg als afgerond beschouwd, tenzij de Partijen anders overeenkomen. In geval van dringende zaken kan elk van beide Partijen vragen dat het overleg binnen vijf dagen begint en binnen dertig dagen na het verzoek wordt afgerond, tenzij de Partijen anders overeenkomen.

4.    Als het overleg niet tot een onderling overeengekomen oplossing voor het meningsverschil of het conflict leidt, kunnen de Partijen overeenkomen een beroep te doen op een bemiddelaar. Niettemin kan elk van de Partijen de zaak rechtstreeks ter arbitrage voorleggen.

5.    Binnen vijftien dagen nadat de Partijen zijn overeengekomen een beroep te doen op bemiddeling, kiezen zij gezamenlijk een bemiddelaar. De bemiddelaar ontvangt informatie van de Partijen en belegt een bemiddelingsbijeenkomst. Tenzij de Partijen anders overeenkomen, legt de bemiddelaar uiterlijk zestig dagen na te zijn gekozen aan beide Partijen een advies voor over de oplossing van het meningsverschil of het conflict in overeenstemming met deze Overeenkomst.

6.    Het advies van de bemiddelaar is juridisch niet bindend.

ARTIKEL 24

Arbitrage

1.    Als het overleg en, in voorkomend geval, de bemiddeling niet hebben geleid tot een oplossing van het meningsverschil of het conflict zoals bedoeld in artikel 23, worden alle geschillen of klachten die voortkomen uit of verband houden met deze Overeenkomst of het bestaan, de uitlegging, uitvoering, niet-uitvoering, ontbinding of nietigheid ervan beslecht door middel van arbitrage volgens de arbitrageregels van het Permanente Hof van Arbitrage van 2012.

a)    Het aantal arbiters wordt vastgesteld op drie.

b)    De plaats van arbitrage is Den Haag, Nederland.

c)    De taal die wordt gebruikt voor de arbitrageprocedure is het Frans.

2.    Elk van de Partijen kan verzoeken om de instelling van een scheidsgerecht, waarbij zij de andere Partij en het Permanente Hof van Arbitrage schriftelijk van haar verzoek in kennis stelt.

3.    De beslissingen van het scheidsgerecht zijn juridisch bindend voor de Partijen en zij nemen te goeder trouw alle voor de uitvoering ervan benodigde maatregelen.

4.    Elk van de Partijen stelt de andere Partij en het gemengd comité in kennis van de maatregelen die zij heeft genomen voor de uitvoering van de beslissing van het scheidsgerecht. Het gemengd comité analyseert de genomen maatregelen en kan zo nodig aanbevelen aanvullende of corrigerende maatregelen te nemen om ervoor te zorgen dat de beslissing van het scheidsgerecht wordt nageleefd. Elke Partij kan het scheidsgerecht vragen zich uit te spreken over de naleving van haar oorspronkelijke arbitrale beslissing.

5.    Het gemengd comité stelt de arbitrageprocedures vast, voor zover deze verschillen van de arbitrageregels van het Permanente Hof van Arbitrage van 2012.

ARTIKEL 25

Opschorting

1.    Als een Partij deze Overeenkomst wil opschorten, stelt zij de andere Partij schriftelijk van dit voornemen op de hoogte, met opgave van de redenen. Daarna wordt de zaak door de Partijen besproken, rekening houdend met de standpunten van de belanghebbenden.

2.    Elke Partij kan de uitvoering van de Overeenkomst opschorten in een van de volgende gevallen waarin de andere Partij:

a)    niet voldoet aan haar verplichtingen uit hoofde van deze Overeenkomst;

b)    de regelgevende en bestuursrechtelijke maatregelen en middelen voor de uitvoering van deze Overeenkomst niet handhaaft;

c)    door haar optreden of gebrek aan optreden een aanzienlijk risico vormt voor het milieu, de gezondheid of veiligheid van de bevolking van de Unie of Ivoorkust.

3.    De voorwaarden van deze Overeenkomst zijn dertig kalenderdagen na de in lid 1 bedoelde kennisgeving niet meer van toepassing.

4.    Dertig kalenderdagen nadat de schorsende Partij de andere Partij heeft meegedeeld dat de redenen voor de opschorting niet langer gelden, wordt de toepassing van de Overeenkomst hervat.

ARTIKEL 26

Wijzigingen

1.    Een Partij die deze Overeenkomst wil wijzigen, moet daartoe ten minste negentig kalenderdagen voor de volgende vergadering van het gemengd comité een voorstel indienen bij de andere Partij. Het comité bespreekt het voorstel en formuleert een aanbeveling als er overeenstemming wordt bereikt. Elke Partij bestudeert de aanbeveling en als zij het ermee eens is, stelt zij de andere daarvan in kennis om een datum te kunnen afspreken voor het ondertekenen van de wijziging. Na deze ondertekening wordt de wijziging door elke Partij volgens haar eigen procedures goedgekeurd of bekrachtigd.

2.    De aldus goedgekeurde of bekrachtigde wijziging treedt in werking op de eerste dag van de maand volgende op de datum waarop de Partijen elkaar ervan in kennis stellen dat de daartoe vereiste procedures zijn voltooid.

3.    In afwijking van lid 1 is het gemengd comité bevoegd wijzigingen van de bijlagen bij deze Overeenkomst goed te keuren, na aanbeveling door het gemengd comité en goedkeuring door de Partijen.

4.    Alle wijzigingen moeten worden meegedeeld aan de depositaris van de Overeenkomst.

ARTIKEL 27

Looptijd

Deze Overeenkomst geldt voor een periode van tien jaar na de inwerkingtreding ervan. Zij wordt telkens automatisch met tien jaar verlengd, tenzij een Partij haar opzegt volgens de procedure van artikel 28.

ARTIKEL 28

Opzegging

Elk van beide Partijen kan deze Overeenkomst opzeggen door middel van een schriftelijke kennisgeving aan de andere Partij. De Overeenkomst houdt twaalf maanden na de datum van een dergelijke kennisgeving op van toepassing te zijn.

ARTIKEL 29

Bijlagen

De bijlagen bij deze Overeenkomst maken er integrerend deel van uit.

ARTIKEL 30

Authentieke teksten

Deze Overeenkomst is in tweevoud opgesteld in de Bulgaarse, de Deense, de Duitse, de Engelse, de Estse, de Finse, de Franse, de Griekse, de Hongaarse, de Ierse, de Italiaanse, de Kroatische, de Letse, de Litouwse, de Maltese, de Nederlandse, de Poolse, de Portugese, de Roemeense, de Sloveense, de Slowaakse, de Spaanse, de Tsjechische en de Zweedse taal, zijnde alle teksten gelijkelijk authentiek. Bij tegenstrijdigheden is de Franse tekst bindend.

ARTIKEL 31

Inwerkingtreding

1.    Deze Overeenkomst treedt in werking op de eerste dag na de maand waarin de laatste schriftelijke kennisgeving van de Partijen van de voltooiing van hun daartoe vereiste procedures is verricht.

2.    De kennisgeving wordt gericht aan de secretaris-generaal van de Raad van de Europese Unie, die depositaris van deze Overeenkomst is.

TEN BLIJKE WAARVAN de ondergetekenden, daartoe naar behoren gemachtigd, deze Overeenkomst hebben ondertekend.

Gedaan te …,

Voor de Europese Unie

Voor de Republiek Ivoorkust

BIJLAGEN

Bijlage I:    Lijst van hout en houtproducten waarvoor een Flegt-vergunning vereist is

Bijlage II:    Definitie van legaal geproduceerd hout

Bijlage III:    Beschrijving van het systeem ter verificatie van de wettigheid

Bijlage IV:    Voorwaarden voor toelating tot het vrije verkeer in de Unie van met een Flegt-vergunning vanuit Ivoorkust ingevoerd hout en ingevoerde houtproducten

Bijlage V:    procedure voor de afgifte van Flegt-vergunningen en technische specificaties

Bijlage VI:    opdracht van de onafhankelijke auditor

Bijlage VII:    criteria voor de onafhankelijke beoordeling van het systeem ter verificatie van de wettigheid

Bijlage VIII:    ondersteunende maatregelen

Bijlage IX:    Te publiceren informatie

Bijlage X:    gemengd comité voor de uitvoering van de Overeenkomst

BIJLAGE I

LIJST VAN HOUT EN HOUTPRODUCTEN WAARVOOR EEN FLEGT-VERGUNNING VEREIST IS

Voor de volgende categorieën hout en houtproducten is een Flegt-vergunning vereist, als ze bestemd zijn voor uitvoer naar de Unie. Hout of houtproducten waarvan de Ivoriaanse voorschriften de uitvoer verbieden, komen echter niet voor een Flegt-vergunning in aanmerking.

_______________

BIJLAGE II

DEFINITIE VAN LEGAAL GEPRODUCEERD HOUT

1.    Ivoriaanse wetgeving die moet worden nageleefd om een Flegt-vergunning of overheidscertificaat ter erkenning van de wettigheid te verkrijgen

Om een zending van hout en houtproducten in aanmerking te laten komen voor een Flegt-vergunning of een overheidscertificaat ter erkenning van de wettigheid moet de volgende wet- en regelgeving worden nageleefd:

-uniform besluit van de OHADA van 17 april 1997 inzake het recht voor handelsondernemingen en economische belangengroeperingen,

-uniform besluit van de OHADA van 15 december 2010 inzake de rechten van coöperatieve vennootschappen,

-uniform besluit van de OHADA van 15 december 2010 inzake het algemene handelsrecht,

-algemeen belastingwetboek en latere bijbehorende teksten,

-algemeen douanewetboek en latere bijbehorende teksten,

-algemeen wetboek sociale voorzieningen en de uitvoeringsbepalingen daarvan,

-wetboek van burgerlijke, commerciële en administratieve rechtsvordering,

-Wet nr. 98-750 van 23 december 1998 inzake landbouwgrond en de uitvoeringsbepalingen daarvan,

-arbeidswetboek en de uitvoeringsbepalingen daarvan,

-
bosbouwwetboek en de uitvoeringsbepalingen daarvan, in het bijzonder:

-Decreet nr. 2013-484 van 2 juli 2013 tot onderbrenging van de niet-fiscale bosbouwinkomsten bij het ministerie van Wateren en Bossen,

-Decreet nr. 2019-978 van 27 november 2019 inzake de beheerconcessie voor het particuliere bosdomein van de staat en de lokale en regionale overheden,

-Decreet nr. 2019-979 van 27 november 2019 tot vaststelling van de bosinrichtingsmodaliteiten voor de agrobosbouw, de exploitatie van landbouwaanplantingen en de verhandeling van landbouwproducten in agrobossen,

-Decreet nr. 2019-980 van 29 november 2019 inzake bosexploitatie in het nationale bosdomein,

-Decreet nr. 2021-438 van 8 september 2021 inzake de voorwaarden voor de uitoefening van en de toelating tot het beroep van erkend houtteler,

-Decreet nr. 2021-583 van 6 oktober 2021 tot vaststelling van de beheers- en gebruiksmodaliteiten van ecologisch kwetsbare gebieden,

-Decreet nr. 2021-585 van 6 oktober 2021 tot vaststelling van de voorwaarden en modaliteiten voor de verwerking en verhandeling van bosbouwproducten,

-Decreet nr. 2021-587 van 6 oktober 2021 tot vaststelling van de voorwaarden en modaliteiten voor de uitvoer en invoer van bosbouwproducten,

-Decreet nr. 2021-588 van 6 oktober 2021 tot vaststelling van de procedure en de tarieflijst voor bosbouwtransacties,

-Decreet nr. 2022-781 van 12 oktober 2022 tot vaststelling van de voorwaarden voor het verkrijgen van erkenning als houtexploitant en van een vergunning voor bosexploitatie,

-Decreet nr. … van … tot vaststelling van de winstverdeling,

-
Besluit nr. 33/MINAGRA van 13 februari 1992 tot gunning van het beheer van de beschermde bossen in het staatsbosdomein aan SODEFOR,

-Besluit nr. 861/MINEF/CAB van 13 december 2019 tot vaststelling van modaliteiten voor de uitwerking en uitvoering van bosinrichtingsplannen voor bossen en agrobossen,

-Interministerieel Besluit nr. 247/MINAGRI/MPMEF/MPMB van 17 juni 2014 tot vaststelling van de schadevergoedingstabel voor vernietigde gewassen,

-Besluit nr. 007/MINEF/CAB van 6 januari 2021 tot vaststelling van de voorwaarden en modaliteiten voor de registratie van de bossen,

-Besluit nr. 511/MINEF/DGFF/DPIF van 19 mei 2023 tot vaststelling van de modaliteiten voor de exploitatie in bossen van privaatrechtelijke rechtspersonen en natuurlijke personen en van bomen buiten het bos,

-Besluit nr. 512/MINEF/DGFF/DPIF van 19 mei 2023 tot goedkeuring van technische exploitatienormen voor de bosbouw,

-Besluit nr. … van … tot vaststelling van minimumdiameters voor de kaprijpheid van boomsoorten uit natuurlijke bossen,

-Besluit nr. … van … tot instelling van enig documenten voor de verzameling, het toezicht, de controle en het verkeer van bosbouwproducten,

-Besluit nr. … van … tot vaststelling van de modaliteiten voor de werking van houtverwerkingseenheden,

-Besluit nr. … van … tot instelling van documenten voor de verzameling, het toezicht, de controle en het verkeer van bosbouwproducten.

2.    Juridische hervormingen die zijn gepland voor de uitvoeringsfase van deze Overeenkomst

Voor de uitvoeringsfase van deze Overeenkomst zijn hervormingen van de regelgeving gepland om het rechtskader te vervolledigen en met name om:

-de uitvoeringsorganen van het systeem ter verificatie van de wettigheid op te richten,

-het rechtskader voor de nationale markt te verbeteren, vooral als het gaat om de toegang tot de hulpbron, de productie en de handel,

-duidelijkheid te verschaffen over de middelen ter identificatie van de eigenaren van bosopstanden en de registratie van bossen in gevallen waarin er geen certificaten of eigendomsakten beschikbaar zijn, te vergemakkelijken,

-te voorzien in modelovereenkomsten tussen eigenaren van bosopstanden en houtexploitanten,

-de procedures voor het creëren en beheren van gemeenschappelijke bossen aan te vullen,

-het belastingstelsel te herzien voor wat betreft de exploitatie van bossen en met name in het bosdomein van natuurlijke personen en privaatrechtelijke rechtspersonen,

-te voorzien in stimulerende maatregelen door de hele de waardeketen heen om de bescherming van bossen en het herstel van bosopstanden te bevorderen, en met name een juridisch en fiscaal kader en vereenvoudigde procedures voor de houtteelt en de exploitatie, het vervoer en de verhandeling van bosbouwproducten, in het bijzonder als deze afkomstig zijn uit particuliere bossen,

-duidelijkheid te verschaffen over de toepassing van het verbod op bosexploitatie voorbij de achtste breedtegraad.

3.    Wetgevingsschema’s

In de onderstaande wetgevingsschema’s worden de beginselen, criteria en indicatoren beschreven aan de hand waarvan de naleving van de in punt 1 van deze bijlage vermelde wet- en regelgeving kan worden aangetoond. Om deze bijlage operationeel te maken en de homogeniteit van de verificatievereisten te waarborgen werkt Ivoorkust een verificatiehandleiding uit. Daarin wordt verwezen naar de documenten die voor de verificatie worden gebruikt en die bij de indicatoren horen die in de onderstaande wetgevingsschema’s zijn opgenomen (hierna “verificatiepunten” genoemd). Deze handleiding wordt goedgekeurd door het gemengd comité en gepubliceerd op de website van het ministerie dat verantwoordelijk is voor de bossen (zie ook bijlage III).

Wetgevingsschema 1 – houtexploitanten

Wetgevingsschema 2 – verwerkers

Wetgevingsschema 3 – importeur/exporteur/handelaar

________________

BIJLAGE III

BESCHRIJVING VAN HET SYSTEEM TER VERIFICATIE VAN DE WETTIGHEID

INHOUDSOPGAVE

1.    Algemene bepalingen

2.    Onderdelen van het systeem ter verificatie van de wettigheid

3.    Toepassingsgebied van het systeem ter verificatie van de wettigheid

3.1.    Houtbronnen die onder het systeem ter verificatie van de wettigheid vallen

3.2.    Markten die onder het systeem ter verificatie van de wettigheid vallen

3.3.    Actoren die bij het systeem ter verificatie van de wettigheid betrokken zijn

3.4.    Activiteiten die onder het systeem ter verificatie van de wettigheid vallen

4.    Controle en verificatie

4.1.    Controle

4.1.1.    Wettigheidscontrole

4.1.2.    Traceerbaarheidscontrole

4.2.    Verificatie

4.2.1.    Doelen van de verificatie

4.2.2.    Verificatiebureaus

4.2.3.    Verificatiehandleiding

4.2.4.    Auditcontract

4.2.5.    Verificatieplan en ‑activiteiten

4.2.6.    Startvergadering

4.2.7.    Auditwerkzaamheden

4.2.8.    Slotvergadering

4.2.9.    Auditverslagen

4.2.10.    Besluitvorming over de wettigheid

4.2.11.    Besluitvorming over de traceerbaarheid

4.2.12.    Speciale en aanvullende audits

5.    Erkenning van particuliere en overheidscertificaten

6.    Gegevensbeheersysteem

7.    Behandeling van gevallen van niet-conformiteit

8.    Afgifte van Flegt-vergunningen en wettigheidscertificaten

9.    Onafhankelijke audit

10.    Onafhankelijke waarneming

11.    Klachtenbeheersysteem

1.    Algemene bepalingen

Het systeem ter verificatie van de wettigheid van Ivoorkust is bedoeld om de wettigheid van het hout en de houtproducten te waarborgen (hierna, in deze bijlage, “hout” genoemd). Het is verplicht een Flegt-vergunning te verkrijgen voor elke uitvoer van hout, volgens de lijst van producten in bijlage I, naar de landen van de Unie. Voor uitvoer naar andere landen zal een overheidscertificaat ter erkenning van de wettigheid en de traceerbaarheid worden afgegeven overeenkomstig de vereisten van het systeem ter verificatie van de wettigheid.

Dit systeem gaat uit van de geldende nationale wetgeving. Het omvat ook het systeem van controle door de staat in elke fase van de leveringsketen, te weten de verlening van rechten en vergunningen, de exploitatie, het vervoer, de verwerking, de uitvoer en de invoer, evenals de handel op de nationale markt.

Het systeem ter verificatie van de wettigheid is ontwikkeld in een proces waaraan meerdere partijen deelnamen: de betrokken overheden en vertegenwoordigers van organisaties uit het maatschappelijk middenveld, uit de particuliere sector en van lokale bevolkingsgroepen via de traditionele dorpshoofden.

2.    Onderdelen van het systeem ter verificatie van de wettigheid

Het systeem ter verificatie van de wettigheid bestaat uit de volgende onderdelen:

a)    In de definitie van legaal geproduceerd hout, zoals vermeld in bijlage II bij deze Overeenkomst, zijn de wet- en regelgevingsvereisten vastgesteld die moeten worden nageleefd om voor het hout een Flegt-vergunning of een overheidscertificaat ter erkenning van de wettigheid, indien van toepassing, te verkrijgen. Bijlage II bevat bovendien wetgevingsschema’s met de beginselen, criteria en indicatoren ter verificatie van de eerbiediging van het wet- en regelgevingskader.

b)    De wettigheids- en traceerbaarheidscontrole heeft enerzijds tot doel om te waarborgen dat de marktdeelnemers wettelijk zijn opgericht en erkend en dat hun activiteiten legaal zijn, en anderzijds om het hout te traceren vanaf de kapplaats tot de plaats van verhandeling of uitvoer. Deze activiteit omvat de controle die wordt verricht door de bevoegde staatsstructuren overeenkomstig het rechtskader en de administratieve documenten waarin de procedures voor de staatscontrole in detail worden beschreven.

c)    Naast de wettigheids- en traceerbaarheidscontrole is er een verificatie van de wettigheid en de traceerbaarheid om de wettigheid van het verhandelde hout en van het uitgevoerde hout te waarborgen. De verificatie is niet alleen gericht op de activiteiten van de marktdeelnemers maar ook op die van de staatsstructuren die bevoegd zijn voor de afgifte van akten en de controle. Deze stap zal worden uitgevoerd door een of meerdere door de dienst bosbeheer erkende particuliere verificatiebureaus.

d)    De vergunningverlenende autoriteit geeft alleen Flegt-vergunningen af voor zendingen hout die bestemd zijn voor de markt van de Unie, overeenkomstig de in bijlage V beschreven procedures en na verificatie van de wettigheid en de traceerbaarheid zoals beschreven in deze bijlage. De wettigheid van hout dat bestemd is voor uitvoermarkten buiten de Unie of de nationale markt daarentegen wordt erkend via speciale overheidscertificaten die eveneens worden afgegeven door de Flegt-vergunningverlenende autoriteit na verificatie van de wettigheid en de traceerbaarheid zoals beschreven in deze bijlage.

e)    De onafhankelijke systeemaudit, waarvoor de opdracht wordt beschreven in bijlage VI, behelst een beoordeling in van de werking, de geloofwaardigheid en de doeltreffendheid van het systeem ter verificatie van de wettigheid. Deze audit wordt uitgevoerd door een onafhankelijke structuur die in samenspraak met de Unie door Ivoorkust wordt aangeworven.

f)    De onafhankelijke waarneming is een integrerend deel van het systeem ter verificatie van de wettigheid. Zij wordt verricht door de organisaties uit het maatschappelijk middenveld en biedt de mogelijkheid de belanghebbenden te informeren over de toepassing van de wet- en regelgevingsvereisten met het oog op verbetering van de governance van de sector.

g)    Het klachtenbeheersysteem is een mechanisme waarmee klachten of claims die verband houden met de verificatie van de wettigheid van het hout, kunnen worden geregistreerd en behandeld om er binnen de vooraf vastgestelde termijn gevolg aan te geven. Door middel van dialoog geeft dit systeem de verschillende betrokkenen of actoren die met het systeem ter verificatie van de wettigheid te maken hebben, de mogelijkheid een klacht in te dienen over het verloop van de controle en de verificatie van de wettigheid en de traceerbaarheid, alsmede over het mechanisme voor de verlening van Flegt-vergunningen.

De onderdelen van het systeem ter verificatie van de wettigheid kunnen als volgt worden gevisualiseerd:

3.    Toepassingsgebied van het systeem ter verificatie van de wettigheid

3.1.    Houtbronnen die onder het systeem ter verificatie van de wettigheid vallen

Onder het systeem ter verificatie van de wettigheid vallen alle producten die worden beschreven in bijlage I bij deze Overeenkomst en die afkomstig zijn:

a)    van het bosdomein van publiekrechtelijke rechtspersonen, waaronder: i) het particuliere bosdomein van de staat, dat bestaat uit beschermde bossen, agrobossen en door de staat verworven of aangeplante bossen op het platteland, en ii) het bosdomein van lokale en regionale overheden, dat bestaat uit beschermde bossen uit hoofde van de lokale en regionale overheden, bossen die door de staat in concessie zijn gegeven en door de lokale en regionale overheden verworven of aangeplante bossen op het platteland;

b)    van het bosdomein van privaatrechtelijke rechtspersonen, dat bestaat uit natuurlijke bossen of bossen die zijn aangeplant door privaatrechtelijke rechtspersonen op rechtmatig verworven grond, en gemeenschappelijke bossen;

c)    van het bosdomein van natuurlijke personen, waaronder:

-natuurlijke bossen die zich bevinden op grond waarop deze personen een eigendomsrecht hebben of gewoonterechten overeenkomstig de Ivoriaanse landwetten,

-aanplantingen op grond waarop deze personen een eigendomsrecht of gewoonterechten hebben of die zij in pacht hebben;

d)    natuurlijke bomen en aangeplante bomen buiten een bos;

e)    ingevoerd hout. Overeenkomstig punt 5 van deze bijlage wordt de wettigheid van ingevoerd hout met een Flegt-vergunning of een Cites-vergunning niettemin van rechtswege erkend;

f)    ontbossingen en ontginningen en in beslag genomen hout. Hout dat afkomstig is van ontbossingen en ontginningen en hout dat in beslag is genomen of verbeurd is verklaard, valt wel onder het systeem ter verificatie van de wettigheid, maar komt niet in aanmerking voor een Flegt-vergunning.

Hout in doorvoer valt niet onder het systeem ter verificatie van de wettigheid, aangezien dit hout dat afkomstig is uit een derde land, onder douanecontrole het grondgebied van Ivoorkust binnenkomt en in ongewijzigde vorm het land verlaat, met behoud van het land van oorsprong en zonder in Ivoorkust te worden verwerkt of verhandeld. Hout in doorvoer blijft dus gescheiden van de toeleveringsketen die onder het systeem ter verificatie van de wettigheid valt, wordt niet onderworpen aan de verificatie van de wettigheid door dit systeem en valt niet onder het Flegt-vergunningensysteem. Eindproducten die in Ivoorkust worden ingevoerd en wederuitgevoerd vallen evenmin onder het systeem ter verificatie van de wettigheid.

3.2.    Markten die onder het systeem ter verificatie van de wettigheid vallen

Het systeem ter controle van de wettigheid bestrijkt de volgende markten:

a)    de markt van de Unie: met het systeem ter verificatie van de wettigheid kan worden geverifieerd dat hout dat bestemd is om te worden verzonden naar of verhandeld op de markt van de Unie, met inbegrip van ingevoerd hout, legaal geproduceerd is. Het systeem omvat procedures en conformiteitscontroles om te voorkomen dat illegaal gekapt hout of hout van onbekende oorsprong in de toeleveringsketen naar de Unie terechtkomt. Nadat de wettigheid van het voor de markt van de Unie bestemde hout is geverifieerd, wordt een Flegt-vergunning afgegeven;

b)    markten buiten de Unie: met het systeem ter verificatie van de wettigheid kan worden geverifieerd dat hout dat bestemd is om te worden uitgevoerd naar markten buiten de Unie, met inbegrip van ingevoerd hout, legaal geproduceerd is. Nadat de wettigheid van het voor markten buiten de Unie bestemde hout geverifieerd is, wordt een overheidscertificaat ter erkenning van de wettigheid afgegeven;

c)    de binnenlandse markt: met het systeem ter verificatie van de wettigheid kan worden geverifieerd dat hout dat bestemd is voor binnenlands verbruik, met inbegrip van ingevoerd hout, legaal geproduceerd is. Nadat de wettigheid van het voor deze markt bestemde hout geverifieerd is, kan een overheidscertificaat ter erkenning van de wettigheid worden afgegeven.

3.3.    Actoren die bij het systeem ter verificatie van de wettigheid betrokken zijn

Het systeem ter controle van de wettigheid vereist de betrokkenheid van de volgende actoren:

a)    Het gemengd comité is de uitvoerende structuur die de Partijen bij deze Overeenkomst hebben opgericht overeenkomstig artikel 19 van en bijlage X bij deze Overeenkomst.

b)    Het systeem van controle door de staat wordt verzorgd door de overheid, waaronder de structuren die onder haar bestuur vallen, die bevoegd zijn om wettigheids- en traceerbaarheidscontroles te verrichten en die de verantwoordelijkheid hebben toe te zien op de naleving van de in bijlage II bij deze Overeenkomst vermelde wetgeving (zie punt 4.1 van deze bijlage).

c)    Wanneer deze Overeenkomst ten uitvoer wordt gelegd, richt Ivoorkust een nationaal comité voor governance van de bosbouw (Comité National de Gouvernance Forestière, CNGF) op en een dienst voor de wettigheid van de bosbouw en de traceerbaarheid, die zal optreden als permanent technisch secretariaat van het CNGF. Deze dienst wordt aangewezen door de dienst bosbeheer, die hem de nodige operationele middelen zal verschaffen om zijn autonomie te waarborgen. Het CNGF en de dienst voor de wettigheid van de bosbouw en de traceerbaarheid die als secretariaat ervan optreedt, komen voort uit het huidige technisch onderhandelingscomité (Comité Technique de Négociation) van de vrijwillige partnerschapsovereenkomst inzake wetshandhaving, governance en handel in de bosbouw (Flegt) en het secretariaat daarvan. Naast de voorziene bevoegdheden wat betreft de uitvoering van de nationale strategie tot behoud, herstel en uitbreiding van de bossen (Stratégie Nationale de Préservation, de Réhabilitation et d’Extension des Forêts) fungeert het CNGF als stuurcomité voor het systeem ter verificatie van de wettigheid en voor het daaraan verbonden klachtenbeheersysteem. Ivoorkust zorgt ervoor dat de verschillende belanghebbenden uit de bosbouwsector, met name de publieke sector, de particuliere sector, het maatschappelijk middenveld en de traditionele dorpshoofden, deel uitmaken van het CNGF en doeltreffend hun functies vervullen in verband met het systeem ter verificatie van de wettigheid. De dienst voor de wettigheid van de bosbouw en de traceerbaarheid is een permanente structuur die het CNGF bijstaat in zijn taken op het vlak van aansturing en klachtenbehandeling, het gegevensbeheersysteem administreert en de dialoog bevordert tussen de verschillende administratieve diensten die bij het systeem ter verificatie van de wettigheid betrokken zijn, met name via een werkgroep waarin zij vertegenwoordigd zijn.

d)    De vergunningverlenende autoriteit is een structuur die valt onder het ministerie dat verantwoordelijk is voor de bossen (zie punt 8 van deze bijlage en bijlage V bij deze Overeenkomst).

e)    De verificatieaudits worden verricht door een of meerdere verificatiebureaus, particuliere entiteiten waaraan de dienst bosbeheer in de uitvoeringsfase van deze Overeenkomst de bevoegdheid daartoe heeft verleend (zie punt 4.2.2 van deze bijlage).

f)    Alle marktdeelnemers in de hele waardeketen van het hout vallen onder het systeem ter verificatie van de wettigheid. De wetgevingsschema’s in bijlage II bij deze Overeenkomst zijn opgebouwd rondom de volgende drie typen marktdeelnemers: i) houtexploitanten – de rechtspersonen of natuurlijke personen die door het ministerie dat verantwoordelijk is voor de bossen, erkend zijn voor de bosbouw, waarbij als bosbouwactiviteiten worden beschouwd het kappen, het bewerken en het vervoeren van hout, alsmede elke andere vorm van onttrekking van hout met een commercieel oogmerk; ii) houtverwerkers – de producenten van materiële goederen door de verwerking en valorisatie van de grondstof hout, die tevens verantwoordelijk zijn voor het vervoer van hout tussen de verwerkingsfabrieken; iii) houthandelaren op de binnenlandse markt, houtimporteurs en houtexporteurs – de marktdeelnemers die het hout verhandelen, invoeren en uitvoeren.

g)    Het maatschappelijk middenveld heeft een rol als onafhankelijk waarnemer in het systeem ter verificatie van de wettigheid. De organisaties uit het maatschappelijk middenveld interageren met de andere actoren en betrokkenen in het systeem ter verificatie van de wettigheid, nemen als waarnemer deel aan verificatieactiviteiten en hebben toegang tot de informatie die zij nodig hebben om deze onafhankelijke waarnemersfunctie te kunnen uitoefenen (zie punt 10 van deze bijlage).

h)    De onafhankelijke auditor evalueert de goede uitvoering en de doeltreffendheid van het systeem ter verificatie van de wettigheid (zie punt 9 van deze bijlage en bijlage VI bij deze Overeenkomst). De onafhankelijke audits bestrijken de rol en de activiteiten van de actoren voor zover zij te maken hebben met het systeem ter verificatie van de wettigheid. Om te bepalen of mogelijke gevallen van niet-conformiteit bij de controle en ter plaatse inderdaad worden opgemerkt bij de verificatie, controleert de onafhankelijke auditeur de betreffende activiteiten:

-van de autoriteiten die verantwoordelijk zijn voor de verlening van de exploitatie-, verwerkings- en handelsvergunningen,

-van de autoriteiten die verantwoordelijk zijn voor de wettigheids- en de traceerbaarheidscontroles,

-van exploitanten, verwerkers, importeurs, exporteurs en handelaren.

Het onderstaande schema illustreert de interacties tussen de verschillende actoren:

3.4.    Activiteiten die onder het systeem ter verificatie van de wettigheid vallen

Het systeem ter verificatie van de wettigheid bestrijkt alle activiteiten van de marktdeelnemers van de houtsector, van de vergunningverlening, de exploitatie en de verhandeling op de binnenlandse markt tot aan de uit- en invoer van de in bijlage I bij deze Overeenkomst opgesomde producten. Het systeem ter verificatie van de wettigheid bestrijkt eveneens de activiteiten van de staatsstructuren die bevoegd zijn voor de afgifte van akten en de controle.

Bij de beoordeling van de wettigheid van de activiteiten in verband met de productie en de verhandeling van het hout gaat het systeem ter verificatie van de wettigheid uit van de definitie van legaal geproduceerd hout (zie bijlage II).

Het systeem ter verificatie van de wettigheid behelst enerzijds een versterkte controle en anderzijds een verificatie om na te gaan dat de vereisten op het vlak van wettigheid en traceerbaarheid worden nageleefd, en elke niet-naleving van deze vereisten op te sporen.

4.    Controle en verificatie

Het systeem ter verificatie van de wettigheid omvat uit twee stappen. De eerste stap behelst de controle die wordt verricht door de bevoegde administratieve diensten (staatscontrole). De tweede stap behelst de verificatie die wordt verricht door een of meerdere door de dienst bosbeheer erkende particuliere verificatiebureaus, waarvan de activiteiten onder toezicht staan van de dienst voor de wettigheid van de bosbouw en de traceerbaarheid.

4.1.    Controle

De wettigheidscontrole heeft als doel na te gaan dat de marktdeelnemers wettelijk opgericht en erkend zijn en dat de activiteiten van de gehele bos-houtketen legaal zijn.

De traceerbaarheidscontrole heeft als doel het hout te traceren van de plaats van exploitatie of de grenspost (waar het hout Ivoorkust is binnengekomen) tot het punt van verhandeling op de binnenlandse markt of het punt van uitvoer, en daarbij de integriteit van de toeleveringsketen te waarborgen.

Deze stap behelst de gewoonlijke controles die worden verricht door de bevoegde staatsstructuren overeenkomstig het rechtskader en de controleprocedures. De controles richten zich dus op alle marktdeelnemers in de keten: exploitanten, verwerkers, exporteurs, importeurs en handelaren.

4.1.1.    Wettigheidscontrole

De wettigheidscontrole bestrijkt de activiteiten van de bevoegde administratieve diensten die de verantwoordelijkheid hebben ervoor te zorgen dat de in bijlage II bij de Overeenkomst vermelde wet- en regelgevingsvereisten worden nageleefd (zie onderstaande tabel).

De activiteiten in deze stap omvatten met name de afgifte van documenten, controles van documenten (de geldigheid en regelmatigheid van het document, de conformiteit van de gegevens enz.), controles ter plaatse en elke andere controleactiviteit door de bevoegde administratieve diensten.

De precieze procedures en de organisatie van de bevoegdheden inzake wettigheids- en traceerbaarheidscontroles worden regelmatig bijgesteld naargelang van de politieke prioriteiten en de organisatie van de ministeries en met het oog op de digitalisering van de administratieve controleprocedures en ‑documenten. Ivoorkust zorgt ervoor dat alle handleidingen, richtsnoeren en andere administratieve documenten met de controleprocedures die door de verschillende administratieve diensten worden toegepast, publiekelijk beschikbaar zijn, met name door ze te publiceren op de website van de Flegt-overeenkomst. Het betreft onder andere:

-procedurehandleidingen van de administratieve diensten die bij het systeem ter verificatie van de wettigheid betrokken zijn,

-technische regels en normen die zijn vastgesteld door de administratieve diensten die bij het systeem ter verificatie van de wettigheid betrokken zijn.

4.1.2.    Traceerbaarheidscontrole

Met het nationale traceerbaarheidssysteem kan het hout worden gevolgd van de plaats van exploitatie of de grenspost (waar het hout Ivoorkust is binnengekomen) tot de plaats van verhandeling op de binnenlandse markt of de plaats van uitvoer, via de tussenliggende stappen van vervoer en verwerking. Om te waarborgen dat het hout daadwerkelijk over de gehele toeleveringsketen traceerbaar is, kan met het nationale traceerbaarheidssysteem de geldigheid worden nagegaan van de gegevens die in elke stap worden opgegeven, en de logische samenhang van deze gegevens tussen de opeenvolgende stappen.

Het nationale traceerbaarheidssysteem is gereed wanneer deze Overeenkomst ten uitvoer wordt gelegd. De traceerbaarheid wordt gecontroleerd aan de hand van de hieronder vermelde belangrijkste stappen:

Stap 0: vaststelling van de grenzen van het bosbouwperceel

Stap 1: prospectie/inventaris

Stap 2: het kappen van de bomen en het markeren van de stronk en de stam

Stap 3: het gereed maken voor vervoer (verzaging in het bos)

Stap 4: het inladen van het gekapte stamhout

Stap 5: het vervoer van de blokken naar de opslagplaats van de fabriek

Stap 6: de ontvangst van de blokken bij de opslagplaats van de fabriek    

Stap 7: het voorbereiden van het blok (uitstalling en verzaging)

Stap 8: binnenkomst in de verwerkingsketen

Stap 9: verwerking

Stap 10: toezicht op de productie (met inbegrip van de verpakking, indien van toepassing)

Stap 11: toezicht op de verhandeling

De Ivoriaanse dienst bosbeheer werkt een handleiding uit voor de traceerbaarheidscontrole van het hout en publiceert die op zijn website.

4.2.    Verificatie

4.2.1.    Doelen van de verificatie

Naast de controlestap is er een verificatiestap om de wettigheid en de traceerbaarheid van het ingevoerde, verhandelde en uitgevoerde hout te waarborgen. De verificatie is dus niet alleen gericht op de marktdeelnemers maar ook op de staatsstructuren die bevoegd zijn voor de afgifte van akten en de controle.

In de regel gebeurt de verificatie van de wettigheid per marktdeelnemer en per exploitatievergunning voor een bepaalde en verlengbare geldigheidsduur, terwijl de verificatie van de traceerbaarheid per zending gebeurt. In specifieke gevallen die zullen worden beschreven in de in punt 4.2.3 genoemde verificatiehandleiding, is het evenwel mogelijk dat de verificatie van de wettigheid per zending of de verificatie van de traceerbaarheid per marktdeelnemer plaatsvindt.

4.2.2.    Verificatiebureaus

De verificatieaudits worden verricht door een of meer particuliere bureaus die door de dienst bosbeheer zijn erkend (hierna “bureau” genoemd). Deze erkenning geeft een bureau de bevoegdheid om verificaties van de wettigheid en de traceerbaarheid in het kader van het systeem ter verificatie van de wettigheid uit te voeren. De erkenning wordt verleend na advies van een adviescomité waarin meerdere actoren vertegenwoordigd zijn, volgens een open en transparante procedure en voor een bepaalde periode, die verlengd kan worden.

Om deze erkenning te verkrijgen moet het bureau kunnen aantonen over de volgende kwalificaties te beschikken:

-bewezen ervaring in conformiteitsaudits en ‑beoordelingen op het gebied van bosbeheer, houtverwerking, traceerbaarheid van hout, vervoer, logistiek, douane en systemen voor het beheer van de toeleveringsketen,

-goede kennis van de nationale, sub-regionale (Economische Gemeenschap van West-Afrikaanse Staten, Ecowas) en internationale handel in hout en houtproducten en van de commerciële bosbouwsector,

-goede kennis van de bos-houtketen in Ivoorkust,

-uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden in het Frans,

-bewezen vermogen om met een breed spectrum van betrokkenen te werken.

Bovendien moet het bureau:

-zijn onpartijdigheid aantonen en geen belangenconflicten hebben met of illegale belangen nemen in de bosbouw-marktdeelnemers en de administratieve diensten die bij het systeem ter verificatie van de wettigheid betrokken zijn,

-gekwalificeerd personeel inzetten met ervaring op het terrein van audits.

De voornaamste taken van het bureau zijn onder meer:

-het verrichten van verificatieaudits van documenten op het eerste niveau,

-het verrichten van verificatieaudits van documenten op het tweede niveau,

-het verrichten van verificatieaudits ter plaatse,

-het organiseren van een startvergadering en een slotvergadering,

-het uitwerken van verificatieverslagen en het opslaan hiervan in het gegevensbeheersysteem.

Het bureau moet:

-te allen tijde en onder alle omstandigheden blijk geven van professionaliteit en integriteit,

-zijn conclusies baseren op feiten en bewijzen, die met name verkregen zijn door middel van veldonderzoeken en analyses van documenten,

-alle belanghebbenden raadplegen en in het bijzonder de organisaties die betrokken zijn bij de onafhankelijke waarneming van de bosbouw,

-zich houden aan de procedures en praktijken zoals voorschreven in de verificatiehandleiding (zie punt 4.2.3).

De dienst voor de wettigheid van de bosbouw en de traceerbaarheid van de dienst bosbeheer houdt toezicht op de activiteiten van de verificatiebureaus.

4.2.3.    Verificatiehandleiding

Een verificatieaudit (hierna “audit” genoemd) omvat een reeks activiteiten ter verificatie van de wettigheid en de traceerbaarheid waarvoor een auditcontract is gesloten tussen een marktdeelnemer en een bureau. Om te zorgen voor homogene verificatievereisten stelt Ivoorkust in een participatief proces een administratieve en technische verificatiehandleiding op (hierna “verificatiehandleiding” genoemd) waarin de verificatiepunten worden opgenomen. In deze verificatiehandleiding zijn ook de opdracht, de uitgewerkte protocollen en de verificatie-instrumenten voor de verschillende verificatietaken opgenomen. De handleiding wordt goedgekeurd door het gemengd comité en gepubliceerd door Ivoorkust.

4.2.4.    Auditcontract

De marktdeelnemer sluit een contract met een bureau en legt daarbij het toepassingsgebied van de verificatie vast. De verificatie van de wettigheid kan hetzij alle werkzaamheden van de marktdeelnemer bestrijken, hetzij een deel daarvan dat duidelijk wordt omschreven volgens een titel van recht op toegang tot de bron (bijvoorbeeld de activiteiten in verband met een specifieke concessie). De verificatie van de traceerbaarheid daarentegen kan alleen betrekking hebben op houtzendingen die van de marktdeelnemers afkomstig zijn, vergunningen en activiteiten waarvan de wettigheid geverifieerd is.

Voordat de verificatieactiviteiten aanvangen moet er een auditcontract zijn gesloten tussen de marktdeelnemer en het bureau, waarin het toepassingsgebied, de kosten en de voorwaarden van de verificatie zijn vastgelegd. Een afschrift van het auditcontract wordt ter beschikking gesteld aan de administratieve diensten en de onafhankelijke auditor door het op te slaan in het gegevensbeheersysteem. De onafhankelijke waarnemers kunnen het toepassingsgebied, de kosten en de voorwaarden van de verificatie raadplegen.

4.2.5.    Verificatieplan en ‑activiteiten

Na ondertekening van het auditcontract stelt het bureau een controleplan op, waarin onder meer het team wordt aangewezen, het controleprogramma wordt beschreven en de activiteiten worden gepland. Dit plan wordt doorgegeven aan de marktdeelnemer en de data van de verificatieactiviteiten worden vastgelegd in een overeenkomst tijdens de in punt 4.2.6 vermelde startvergadering.

4.2.6.    Startvergadering

Tijdens de startvergadering worden het doel, het toepassingsgebied, het tijdschema en de methodiek van de controle besproken met het bureau, in aanwezigheid van de marktdeelnemer, zodat laatstgenoemde de gelegenheid heeft vragen te stellen over de manier waarop de controle wordt uitgevoerd en de gebruikte methoden. Het verslag van de vergadering en het verificatieplan worden, met instemming van de marktdeelnemer, ter beschikking gesteld aan de administratieve diensten, de onafhankelijke waarnemers en de onafhankelijke auditor, door ze op te slaan in het gegevensbeheersysteem.

4.2.7.    Auditwerkzaamheden

Om bewijzen te verzamelen over de naleving van de wettigheidsvereisten zoals vermeld in de wetgevingsschema’s in bijlage II, verricht het bureau verificaties op meerdere niveaus:

a)    Verificatie van documenten op het eerste niveau: het betreft de verificatie van de aanwezigheid en de conformiteit van alle in de verificatiehandleiding vermelde documenten. Zij behelst: i) een verificatie van de aanwezigheid van alle wettigheidsdocumenten in het gegevensbeheersysteem; als er documenten ontbreken vraagt het bureau de marktdeelnemer en, in voorkomend geval, de betrokken administratieve dienst de ontbrekende documenten aan te vullen; ii) een verificatie van de conformiteit van de documenten, met name de conformiteit van de stempels, handtekeningen, datums en andere formele elementen en de geldigheid van de in deze documenten opgenomen gegevens; en iii) een verificatie van het interne traceerbaarheidssysteem van de marktdeelnemer aan de hand van de functionaliteiten van het gegevensbeheersysteem;

b)    Verificatie van documenten op het tweede niveau: op basis van een risicoanalyse omvat deze audit een nadere verificatie van de authenticiteit, de conformiteit en de geldigheid van de documenten. Deze nadere verificatie van documenten behelst: i) een verificatie van de authenticiteit van de documenten bij de administratieve diensten en structuren die de betreffende documenten hebben afgegeven; ii) een verificatie van de naleving van de procedure voor het afgeven van de documenten, waaronder de procedure voor de verlening van de exploitatie-, verwerkings- en handelsvergunningen; iii) een nadere verificatie van de gegevens die in de verificatiepunten zijn opgenomen, met name door middel van kruiscontroles met andere documenten; en iv) een nadere verificatie van het interne traceerbaarheidssysteem van de marktdeelnemer;

c)    Verificatie ter plaatse: op basis van een risicoanalyse omvat elke audit een of meerdere bezoeken ter plaatse om te verifiëren of de aanwezigheid en de conformiteit van de verificatiepunten ook daadwerkelijk overeenkomt met naleving ter plaatse van de wettigheidsvoorwaarden zoals opgenomen in de definitie van legaal geproduceerd hout in bijlage II.

De onder b) en c) vermelde risicoanalyses worden verricht door de bureaus. In de risicoanalyses wordt rekening gehouden met de resultaten van de voorgaande verificaties (van dezelfde audit en van de voorgaande audits), de gegevens die zijn gecommuniceerd of gepubliceerd in het kader van de onafhankelijke waarneming, de klachten die zijn binnengekomen in het klachtenbeheersysteem, eventuele particuliere certificaten en de punten die door de administratieve diensten, het CNGF, het gemengd comité of de onafhankelijke auditor als relevant daarvoor zijn aangemerkt. Dat wil zeggen dat de verificatieactiviteiten en het tijdschema voor de verificatie die de marktdeelnemer en het bureau zijn overeengekomen tijdens de startvergadering, kunnen worden aangevuld met aanvullende activiteiten en opdrachten op basis van de punten die na dat stadium zijn ontdekt of gecommuniceerd. In de verificatiehandleiding wordt in detail beschreven hoe het bureau deze risicoanalyses in de verschillende stadia van de audit verricht. De dienst voor de wettigheid van de bosbouw en de traceerbaarheid wijst in het gegevensbeheersysteem de gegevens aan die bij de risicoanalyse in aanmerking moeten worden genomen, en werkt deze regelmatig bij.

4.2.8.    Slotvergadering

Tijdens de slotvergadering worden de resultaten en conclusies van de verificatie en in het bijzonder elk probleem dat mogelijkerwijs is vastgesteld, gepresenteerd aan het bureau en aan de marktdeelnemer. Bij deze gelegenheid heeft de marktdeelnemer de mogelijkheid om vragen te stellen over de resultaten van de verificatie en antwoorden of toelichtingen te geven op de door het bureau gepresenteerde punten. Het verslag van de vergadering wordt, met instemming van de marktdeelnemer, ter beschikking gesteld aan de administratieve diensten, de onafhankelijke waarnemers en de onafhankelijke auditor, door het op te slaan in het gegevensbeheersysteem.

4.2.9.    Auditverslagen

Het bureau stelt een auditverslag op volgens het model in de verificatiehandleiding met een beschrijving van de eventueel vastgestelde gevallen van niet-conformiteit en een voorstel voor een besluit inzake conformiteit of niet-conformiteit van de in het auditcontract vermelde activiteiten en zendingen. Dit voorlopige auditverslag wordt toegezonden aan de marktdeelnemer, die toelichtingen of antwoorden kan geven.

Na verwerking van de antwoorden van de marktdeelnemer wordt het verslag van de vergadering, met, in voorkomend geval, de opmerkingen die van de marktdeelnemer zijn ontvangen, ter beschikking gesteld aan de administratieve diensten, de onafhankelijke waarnemers en de onafhankelijke auditor, door ze op te slaan in het gegevensbeheersysteem.

4.2.10.    Besluitvorming over de wettigheid

Op basis van de conclusies en aanbevelingen van het bureau kan de dienst voor de wettigheid van de bosbouw en de traceerbaarheid een besluit inzake conformiteit of niet-conformiteit nemen en daarmee, naargelang van het geval, groen of rood licht geven aan de marktdeelnemer in het gegevensbeheersysteem voor wat betreft het toepassingsgebied van de verrichte verificatie (zie punt 4.2.4).

Er bestaan twee mogelijkheden:

-Als de marktdeelnemer de conclusies of aanbevelingen in het auditverslag niet betwist, neemt de dienst voor de wettigheid van de bosbouw en de traceerbaarheid zijn besluit binnen zeven kalenderdagen. In het geval dat de dienst voor de wettigheid van de bosbouw en de traceerbaarheid besluit rood licht te geven (niet-conformiteit) worden het bureau en de marktdeelnemer via het gegevensbeheersysteem van de argumenten voor dit besluit op de hoogte gebracht.

-Als de marktdeelnemer de conclusies of aanbevelingen in het auditverslag betwist of om elke andere reden die de dienst voor de wettigheid van de bosbouw en de traceerbaarheid relevant acht, kan laatstgenoemde de besluitvormingstermijn verlengen. De dienst voor de wettigheid van de bosbouw en de traceerbaarheid deelt deze verlengde termijn binnen zeven kalenderdagen via het gegevensbeheersysteem of per brief aan de marktdeelnemer mee.

Tegen het besluit van de dienst voor de wettigheid van de bosbouw en de traceerbaarheid kan beroep worden ingesteld door middel van het in punt 11 van deze bijlage beschreven klachtenbeheersysteem (beroep ad hoc bij de dienst voor de wettigheid van de bosbouw en de traceerbaarheid, eventueel gevolgd door een beroep bij het CNGF).

In het geval van niet-conformiteit (rood licht) kan de marktdeelnemer zodra het niet-conformiteitsprobleem is verholpen, opnieuw een bureau contracteren voor een speciale verificatieaudit ter bevestiging dat het geval van niet-conformiteit is opgelost. Als er echter er geen nieuwe verificatie ter plaatse nodig is om te bevestigen dat het geval van niet-conformiteit is opgelost, kan de dienst voor de wettigheid van de bosbouw en de traceerbaarheid deze bevestiging geven zonder dat de marktdeelnemer een speciale audit hoeft te laten uitvoeren.

Conformiteit (groen licht) is een jaar geldig, waarna de marktdeelnemer opnieuw een audit zal moeten laten uitvoeren, waarin de resultaten van de voorgaande audit in aanmerking worden genomen.

Gedurende de geldigheidsperiode kan de dienst voor de wettigheid van de bosbouw en de traceerbaarheid de conformiteit opschorten of vernietigen, in voorkomend geval op besluit van het CNGF na de behandeling van een klacht. Opschorting of vernietiging wordt uitgesproken op basis van nieuwe informatie, klachten, speciale audits (zie punt 4.2.12) of andere relevante punten. De marktdeelnemer wordt in kennis gesteld van de redenen via het gegevensbeheersysteem. Als het gegevensbeheersysteem niet operationeel is, wordt deze kennisgeving per brief aan de marktdeelnemer gedaan.

4.2.11.    Besluitvorming over de traceerbaarheid 

Aangezien het bureau de traceerbaarheid van houtzendingen in de verschillende stadia van de toeleveringsketen alleen kan verifiëren op het moment van de audit, bevat het verslag conclusies en aanbevelingen over de algemene traceerbaarheid van de activiteiten op het moment van de audit.

Na ontvangst van de Flegt-vergunningsaanvraag verifieert de dienst voor de wettigheid van de bosbouw en de traceerbaarheid de traceerbaarheid voor de zending waarop de aanvraag betrekking aan de hand van het gegevensbeheersysteem. Hij neemt daarbij ook het verslag van het bureau in aanmerking.

De dienst voor de wettigheid van de bosbouw en de traceerbaarheid kan de marktdeelnemer om aanvullende informatie vragen of een speciale of aanvullende audit eisen overeenkomstig punt 4.2.12.

4.2.12.    Speciale en aanvullende audits

Gedurende de periode waarvoor de wettigheid geverifieerd is moeten de betrokken marktdeelnemers de dienst voor de wettigheid van de bosbouw en de traceerbaarheid informeren over elke substantiële wijziging wat betreft het eigendom, de structuren, het beheer of de activiteiten in kwestie. De dienst voor de wettigheid van de bosbouw en de traceerbaarheid kan de marktdeelnemer naar aanleiding van deze informatie en op basis van elk ander als relevant beschouwd punt verzoeken een speciale of aanvullende audit te laten uitvoeren.

Een aanvullende audit komt overeen met een nieuwe audit zoals beschreven in de punten 4.2.4 tot en met 4.2.11, waarin de relevante resultaten van de voorgaande audit in aanmerking worden genomen. In een speciale audit kunnen specifieke punten worden geverifieerd ter aanvulling van de resultaten van een voorgaande audit (die dus minder dan twaalf maanden voorafgaand aan die speciale audit is verricht). Bovendien kan met een speciale audit worden bevestigd dat tijdens een voorgaande audit vastgestelde gevallen van niet-conformiteit zijn opgelost. De resultaten van een speciale audit zijn derhalve slechts geldig gedurende de resterende geldigheidsduur van de oorspronkelijke audit waarop hij een aanvulling vormt. In de verificatiehandleiding wordt in detail beschreven hoe deze aanvullende en speciale audits moeten worden uitgevoerd.

5.    Erkenning van particuliere en overheidscertificaten

Om goede praktijken in de bosbouwsector te erkennen, mogen particuliere certificeringssystemen die een verificatie van de naleving van de geldende wetgeving omvatten, worden gebruikt in de risicobeoordelingsprocedure.

Ivoorkust beoordeelt daartoe particuliere certificeringssystemen aan de hand van de eisen van het systeem ter verificatie van de wettigheid en stelt een lijst op van erkende particuliere certificeringssystemen met het oog op het in aanmerking nemen ervan bij de risicoanalyse. Deze lijst wordt doorgegeven aan het gemengd comité en gepubliceerd op de website van het ministerie dat verantwoordelijk is voor de bossen. De lijst van erkende certificeringssystemen wordt regelmatig opnieuw beoordeeld en zo nodig bijgewerkt.

Ivoorkust kan procedures uitwerken om ervoor te zorgen dat een erkende particuliere certificering overeenkomstig de tweede alinea ook als verificatieaudit kan dienen. Deze procedures zullen in detail moeten worden beschreven in de verificatiehandleiding.

De wettigheid van ingevoerd hout met een Flegt-vergunning en/of een Cites-vergunning wordt van rechtswege erkend. Particuliere en publieke certificeringssystemen kunnen ook worden gebruikt om de legale herkomst van het ingevoerde hout te bewijzen.

6.    Gegevensbeheersysteem

Ivoorkust zet een gecentraliseerd nationaal systeem ter documentatie, controle en verificatie van de wettigheid en de traceerbaarheid op.

Het gegevensbeheersysteem wordt beheerd door de dienst voor de wettigheid van de bosbouw en de traceerbaarheid. De marktdeelnemers en bevoegde administratieve diensten hebben toegang tot het systeem om er de gegevens en documenten in op te slaan. De administratieve diensten hebben ook de bevoegdheid om gegevens in het systeem te valideren. In specifieke gevallen kunnen documenten per brief worden ingediend of naar de administratieve dienst worden gezonden. Als het gegevensbeheersysteem niet operationeel is, moeten de kopieën van de documenten die erin moeten worden opgeslagen per brief naar de administratieve dienst worden gezonden en toegankelijk worden gemaakt voor de onafhankelijke waarneming en de onafhankelijke audit. Als het systeem eenmaal weer operationeel is, worden de betreffende documenten opgeslagen overeenkomstig de verificatiehandleiding.

De verificatiebureaus hebben alleen-lezen-toegang tot het gegevensbeheersysteem ten behoeve van de verificaties van documenten die tot hun takenpakket behoren. De bureaus kunnen ook de verschillende documenten die uit de verificatie voortkomen, opslaan overeenkomstig punt 4.2.

De onafhankelijke auditor en de organisaties uit het maatschappelijk middenveld die bij de onafhankelijke waarneming betrokken zijn, hebben alleen-lezen-toegang tot het gegevensbeheersysteem voor het raadplegen van alle informatie, documenten en gegevens die van belang of relevant zijn voor het evalueren van de goede uitvoering en de doeltreffendheid van het systeem ter verificatie van de wettigheid.

Ivoorkust stelt de voorwaarden en procedures voor het verkrijgen van toegangsrechten tot het gegevensbeheersysteem op, publiceert deze en stelt vast welke gegevens er toegankelijk zijn voor het grote publiek.

7.    Behandeling van gevallen van niet-conformiteit

In de verschillende stadia van de verificatie kunnen gevallen van niet-conformiteit worden vastgesteld en aangepakt. Elk geval van niet-conformiteit dat tijdens de verificatie wordt vastgesteld, wordt doorgegeven aan de marktdeelnemer en in voorkomend geval aan de betrokken administratieve dienst, zodat er aanvullende punten kunnen worden aangedragen en corrigerende maatregelen kunnen worden genomen om het aan te pakken.

Gevallen van niet-conformiteit die onder de bevoegde staatsstructuren op het gebied van de afgifte van akten en controle vallen, worden door het verificatiebureau aan de dienst voor de wettigheid van de bosbouw en de traceerbaarheid en aan de betrokken administratieve dienst doorgegeven via het gegevensbeheersysteem. Een werkgroep waarin de verschillende administratieve diensten die betrokken zijn bij het systeem ter verificatie van de wettigheid zijn vertegenwoordigd, helpt bij het behandelen en oplossen van gevallen van niet-conformiteit en kan daartoe aanbevelingen doen aan de betreffende diensten. Het secretariaat van deze werkgroep wordt verzorgd door de dienst voor de wettigheid van de bosbouw en de traceerbaarheid.

8.    Afgifte van Flegt-vergunningen en overheidscertificaten ter erkenning van de wettigheid

Met de Flegt-vergunning wordt aangetoond dat het hout en de houtproducten legaal geproduceerd en getraceerd zijn. Deze wordt afgegeven nadat de wettigheid en de traceerbaarheid van het naar de Unie uit te voeren hout zijn geverifieerd.

Het is verplicht een Flegt-vergunning te verkrijgen voor elke uitvoer van hout, volgens de lijst van hout en houtproducten in bijlage I, naar de lidstaten van de Unie. Deze wordt afgegeven door een vergunningverlenende autoriteit die wordt aangewezen of opgericht door de minister die verantwoordelijk is voor de bossen, en die onder diens gezag is geplaatst.

De afgifteprocedure en de technische specificaties van Flegt-vergunningen worden beschreven in bijlage V bij deze Overeenkomst.

De wettigheid van hout dat bestemd is voor uitvoermarkten buiten de Unie daarentegen wordt erkend via overheidscertificaten ter erkenning van de wettigheid. Ivoorkust geeft deze af na verificatie van de wettigheid en de traceerbaarheid zoals beschreven in deze bijlage. Voor hout dat bestemd is voor binnenlands verbruik kan een overheidscertificaat ter erkenning van de wettigheid worden afgegeven, nadat in het systeem ter verificatie van de wettigheid geverifieerd is dat dit hout legaal is geproduceerd.

9.    Onafhankelijke audit

In de onafhankelijke audit worden ook de goede uitvoering en de doeltreffendheid van het systeem ter verificatie van de wettigheid geëvalueerd. Lacunes en zwakke punten in de uitvoering van het systeem worden geïdentificeerd en er worden aanbevelingen gedaan aan het gemengd comité.

Zo nodig worden de door de onafhankelijke auditor geïdentificeerde lacunes en zwakke punten in de uitvoering van het systeem meegenomen in het verificatieproces, met name voor risicoanalyses om de noodzaak te bepalen van verificatie op het tweede niveau en verificatie ter plaatse.

De opdracht voor de onafhankelijke audit wordt beschreven in bijlage VI.

10.    Onafhankelijke waarneming

Het systeem ter verificatie van de wettigheid omvat ook onafhankelijke waarneming door organisaties uit het maatschappelijk middenveld. Onafhankelijke waarneming is een niet door de staat uitgevoerde waarnemingstaak ten aanzien van de bosbouw- en agrobosbouwactiviteiten, die wordt voorgeschreven door de Ivoriaanse wetgeving en uitgevoerd door organisaties uit het maatschappelijk middenveld, teneinde geloofwaardige en verifieerbare informatie over het bosbeheer te verzamelen en te delen met het oog op verbetering van de governance in de bosbouw. Het betreft dus een activiteit die doorlopend wordt verricht of voor de duur van een mandaat. De onafhankelijke waarneming kan dan ook uitbesteed of gemandateerd worden.

In het kader van het systeem ter verificatie van de wettigheid behelst onafhankelijke waarneming met name de volgende activiteiten:

-autonome onafhankelijkewaarnemingsbezoeken organiseren,

-als waarnemer deelnemen aan controlebezoeken en verificatieaudits ter plaatse,

-onregelmatigheden, aanwijzingen en gevallen van schending van de voor bosbouwactiviteiten geldende regelgeving identificeren en onafhankelijkewaarnemingsverslagen opstellen,

-belanghebbenden waarschuwen voor waargenomen illegale activiteiten.

De organisaties die de onafhankelijke waarneming uitvoeren hebben toegang tot het gegevensbeheersysteem.

De onafhankelijkewaarnemingsverslagen worden opgeslagen in het gegevensbeheersysteem en meegenomen in het verificatieproces, met name voor risicoanalyses om de noodzaak te bepalen van verificatie op het tweede niveau en verificatie ter plaatse, evenals van speciale en aanvullende audits.

De organisaties die de onafhankelijke waarneming uitvoeren kunnen uit eigen middelen deelnemen aan auditbezoeken, mits daarbij de vertrouwelijkheid van bedrijfsgeheimen geëerbiedigd wordt.

Onafhankelijkewaarnemingsbezoeken zijn gericht op marktdeelnemers en hun activiteiten maar ook op de werking van de bevoegde staatsstructuren, met name op het gebied van afgifte van akten en controle, en de activiteiten van de verificatiebureaus.

11.    Klachtenbeheersysteem

Het systeem ter verificatie van de wettigheid voorziet in de mogelijkheid voor de verschillende betrokken actoren om klachten in te dienen over de controles en de verificatie van de wettigheid en de traceerbaarheid, alsmede over de afgifte van Flegt-vergunningen.

Het klachtenbeheersysteem van het systeem ter verificatie van de wettigheid is een mechanisme voor het door middel van dialoog voorkomen en beslechten van conflicten en geschillen in verband met de verificatie van de wettigheid van het hout. Het geeft de bij het systeem ter verificatie van de wettigheid betrokken partijen de mogelijkheid om hun klachten, bezwaren, grieven of elke andere vorm van aanspraak op een recht kenbaar te maken aan de bevoegde structuren.

De structuren voor het klachtenbeheer zijn de dienst voor de wettigheid van de bosbouw en de traceerbaarheid en het CNGF.

Wat betreft klachtenbeheer heeft de dienst voor de wettigheid van de bosbouw en de traceerbaarheid de volgende taken:

-mondelinge en schriftelijke klachten en indieningen in ontvangst nemen en opslaan in het klachtenregister van het gegevensbeheersysteem,

-beroepen ad hoc behandelen als de klacht zijn eigen besluiten betreft,

-alle nodige onderzoek, informatievergaring of raadpleging uitvoeren,

-aanbevelingen formuleren aan het CNGF,

-periodieke verslagen over de behandeling en het beheer van klachten opstellen en aan het CNGF doen toekomen,

-toezien op de uitvoering van de gevonden oplossingen voor de klachten binnen de vastgestelde termijnen.

Wat betreft klachtenbeheer heeft het CNGF de volgende taken:

-aanwijzingen en richtsnoeren verschaffen die nodig zijn voor de uitvoering van het klachtenbeheersysteem,

-zorg dragen voor de controle en evaluatie van de uitvoering van het klachtenbeheersysteem,

-beroepen behandelen tegen de besluiten van de dienst voor de wettigheid van de bosbouw en de traceerbaarheid na een niet-succesvol beroep ad hoc,

-periodieke verslagen over de behandeling en het beheer van klachten opstellen en aan het gemengd comité doen toekomen.

Ten behoeve van een brede toegankelijkheid van het klachtenbeheersysteem kunnen klachten anoniem worden ingediend. Ook hebben organisaties uit het maatschappelijk middenveld, de traditionele dorpshoofden en autoriteiten en werknemersvakbonden de mogelijkheid om een klacht in te dienen namens respectievelijk plaatselijke gemeenschappen en werknemers.

De klachtenbeheerprocedure, met inbegrip van de beroepstermijnen, wordt nader uitgewerkt in de verificatiehandleiding.

________________

BIJLAGE IV

VOORWAARDEN VOOR TOELATING TOT HET VRIJE VERKEER IN DE UNIE VAN MET EEN FLEGT-VERGUNNING VANUIT IVOORKUST INGEVOERD HOUT EN INGEVOERDE HOUTPRODUCTEN

1.    Algemeen kader

De bepalingen van deze bijlage zijn gebaseerd op Verordening (EG) nr. 2173/2005 en de bijbehorende toepassingsverordening, Verordening (EG) nr. 1024/2008 van de Commissie van 17 oktober 2008 tot vaststelling van gedetailleerde maatregelen ter uitvoering van Verordening (EG) nr. 2173/2005 5 , waarin de voorwaarden zijn opgenomen voor de binnenkomst op de markt van de Unie van hout en houtproducten waarvoor een Flegt-vergunning is afgegeven, afkomstig uit een partnerland.

2.    Verwerking van Flegt-vergunningen

De Flegt-vergunning wordt doorgegeven bij de bevoegde autoriteiten van de lidstaat van de Unie waar de door die Flegt-vergunning gedekte zending in het vrije verkeer wordt gebracht. Dit kan elektronisch of op een andere snelle manier gebeuren.

De in de vorige alinea bedoelde bevoegde autoriteiten informeren de douaneautoriteiten overeenkomstig de geldende nationale procedures zodra een Flegt-vergunning is aanvaard.

3.    Documentaire controle van de Flegt-vergunningen

Voor papieren Flegt-vergunningen geldt het model van bijlage V, aanhangsel 1. Flegt-vergunningen die niet voldoen aan de eisen en specificaties van bijlage V, zijn ongeldig.

Een Flegt-vergunning wordt als nietig beschouwd wanneer zij wordt ingediend na de erin vermelde vervaldatum.

In de Flegt-vergunning mogen geen doorhalingen of overschrijvingen voorkomen.

Verlenging van de geldigheid van een Flegt-vergunning wordt slechts aanvaard als die verlenging door de vergunningverlenende autoriteit is gevalideerd.

Een duplicaat van een Flegt-vergunning of een vervangingsvergunning wordt slechts aanvaard als zij door de vergunningverlenende autoriteit is gevalideerd.

4.    Verzoek om aanvullende informatie

Bij twijfel over de geldigheid of echtheid van een Flegt-vergunning, een duplicaat of vervangingsvergunning kunnen de bevoegde autoriteiten aanvullende informatie opvragen bij de vergunningverlenende autoriteit.

Samen met het verzoek wordt eventueel een kopie van de Flegt-vergunning, het duplicaat of de vervangingsvergunning in kwestie meegestuurd.

5.    Verificatie van de overeenstemming van de Flegt-vergunning met de zending

Als verder onderzoek van de zending noodzakelijk wordt geacht voordat de bevoegde autoriteiten kunnen besluiten of een Flegt-vergunning al dan niet wordt aanvaard, kunnen controles worden uitgevoerd om na te gaan of de desbetreffende zending strookt met de in de Flegt-vergunning verstrekte informatie en met de gegevens van de vergunningverlenende autoriteit met betrekking tot de Flegt-vergunning.

Als het volume of het gewicht van het hout en de houtproducten in de voor toelating tot het vrije verkeer aangeboden zending met niet meer dan 10 % afwijkt van het volume of het gewicht dat in de desbetreffende Flegt-vergunning is vermeld, wordt de zending, wat het volume of gewicht betreft, geacht in overeenstemming te zijn met de in de Flegt-vergunning verstrekte informatie.

In geval van twijfel over de overeenstemming van de zending met de Flegt-vergunning kan de betrokken bevoegde autoriteit nadere informatie opvragen bij de vergunningverlenende autoriteit.

De vergunningverlenende autoriteit kan de bevoegde autoriteit verzoeken een kopie van de desbetreffende Flegt-vergunning of vervangingsvergunning toe te zenden.

Zo nodig trekt de vergunningverlenende autoriteit de Flegt-vergunning in en verleent zij een gecorrigeerde versie volgens de modaliteiten van bijlage V.

Als de bevoegde autoriteit binnen 21 kalenderdagen na het verzoek om nadere informatie geen antwoord ontvangt, aanvaardt de bevoegde autoriteit de Flegt-vergunning niet en handelt zij overeenkomstig de geldende wetgeving en procedures.

Een Flegt-vergunning kan niet worden aanvaard als hetzij na verstrekking van de gevraagde aanvullende informatie overeenkomstig punt 4, hetzij na nader onderzoek overeenkomstig deze sectie is vastgesteld dat de Flegt-vergunning niet met de zending overeenstemt.

6.    Controle vóór aankomst van de zending

Een Flegt-vergunning mag worden doorgegeven vóór aankomst van de zending waarop zij betrekking heeft.

De Flegt-vergunning wordt aanvaard als zij voldoet aan alle in bijlage V bepaalde vereisten en er geen verdere controle overeenkomstig de artikelen 4 en 5 van deze bijlage noodzakelijk wordt geacht.

7.    Overige aangelegenheden

Kosten die ontstaan tijdens de uitvoering van de controle, worden gedragen door de importeur, tenzij anders bepaald in de wetgeving en procedures van de betrokken lidstaat van de Unie.

Als er stelselmatig meningsverschillen of moeilijkheden ontstaan bij de controle van Flegt-vergunningen, kan de zaak worden verwezen naar het gemengd comité en wordt de vergunningverlenende autoriteit daarvan in kennis gesteld.

8.    In het vrije verkeer brengen

In vak 44 van het enig document voor de douaneaangifte voor het vrije verkeer wordt het nummer vermeld van de Flegt-vergunning voor het hout en de houtproducten waarop de aangifte betrekking heeft.

Als bij de douaneaangifte gebruik wordt gemaakt van een gegevensverwerkingstechniek, wordt het referentienummer daarvan vermeld in het geschikte vak.

Hout en houtproducten worden slechts tot het vrije verkeer toegelaten na voltooiing van de in deze bijlage omschreven procedure.

________________

BIJLAGE V

PROCEDURE VOOR DE AFGIFTE VAN FLEGT-VERGUNNINGEN EN TECHNISCHE SPECIFICATIES

1.    Algemene voorschriften voor Flegt-vergunningen

Overeenkomstig artikel 6 van deze Overeenkomst wordt met de Flegt-vergunning aangetoond dat het hout en de houtproducten legaal geproduceerd en getraceerd zijn volgens de voorschriften van bijlage III.

Het is verplicht een Flegt-vergunning te verkrijgen voor elke uitvoer naar de lidstaten van de Unie van hout en houtproducten volgens de lijst van producten in bijlage I. Voor uitvoer naar andere landen zal een overheidscertificaat ter erkenning van de wettigheid en de traceerbaarheid worden afgegeven overeenkomstig de vereisten van het systeem ter verificatie van de wettigheid.

Een Flegt-vergunning wordt verleend voor één enkele zending van één enkele exporteur naar de Unie.

De precieze vereisten en procedures voor de afgifte, de hernieuwde afgifte of verlenging van de geldigheid, de intrekking, de vervanging en het beheer van Flegt-vergunningen worden vastgelegd in de in punt 4.2.3 van bijlage III vermelde verificatiehandleiding.

2.    Vergunningverlenende autoriteit

De vergunningverlenende autoriteit is een structuur die valt onder het ministerie dat verantwoordelijk is voor de bossen.

De samenstelling, de taken en de werking van de vergunningverlenende autoriteit worden vastgesteld door middel van een regelgevingstekst.

De vergunningverlenende autoriteit is de bevoegde structuur voor de uitwisseling van informatie tussen Ivoorkust en de bevoegde autoriteiten over kwesties in verband met Flegt-vergunningen.

3.    Procedure voor de afgifte van Flegt-vergunningen

De Flegt-vergunning wordt afgegeven nadat de wettigheid en de traceerbaarheid van het uit te voeren hout en de uit te voeren houtproducten geverifieerd is overeenkomstig bijlage III.

De Flegt-vergunning wordt verkregen na de volgende procedure:

-Stap 1 – ontvangstdatum van de aanvraag: De exporteur vult een Flegt-vergunningsaanvraag in en dient deze in door middel van een formulier dat is opgesteld door de vergunningverlenende autoriteit.

-Stap 2 – onderzoek van de aanvraag: De vergunningverlenende autoriteit gaat na of de conformiteit van de uit te voeren houtproducten is geverifieerd overeenkomstig bijlage III.

-Stap 3 – besluit over de vergunningverlening:

-in het geval van conformiteit verleent de vergunningverlenende autoriteit de Flegt-vergunning aan de betreffende exporteur,

-in het geval van niet-conformiteit wijst de vergunningverlenende autoriteit de aanvraag af en stelt zij de betreffende exporteur daarvan in kennis. De procedure voor de behandeling van gevallen van niet-conformiteit wordt beschreven in bijlage III.

Flegt-vergunningaanvragen worden elektronisch ingediend en verwerkt door middel van het gegevensbeheersysteem. Bij storing van het gegevensbeheersysteem kunnen aanvragen evenwel handmatig worden ingediend en verwerkt. Een handmatige Flegt-vergunningaanvraag moet vergezeld gaan van een bewijs van wettigheid en traceerbaarheid, afgegeven door de dienst voor de wettigheid van de bosbouw en de traceerbaarheid volgens de in bijlage III beschreven procedures.

De vergunningverlenende autoriteit kan een Flegt-vergunning die een fout bevat, te allen tijde intrekken en een gecorrigeerde vergunning afgeven die wordt voorzien van de vermelding “Autorisation corrigée” (gecorrigeerde vergunning), gevalideerd met het stempel en de handtekening van de vergunningverlenende autoriteit.

Voor een Flegt-vergunning moet een heffing worden betaald waarvan het bedrag en de betalingsvoorwaarden worden vastgesteld in een regelgevingstekst.

4.    Algemene kenmerken van Flegt-vergunningen

Een Flegt-vergunning kan op papier of in elektronische vorm worden afgegeven.

De vergunning bevat de gegevens van aanhangsel 1, overeenkomstig de toelichting van aanhangsel 2.

Voor complexe zendingen waarvoor het niet mogelijk blijkt alle vereiste gegevens als bedoeld in model 1 in aanhangsel 1 mee te nemen, wordt een aanhechtsel toegevoegd, getiteld ““Description complémentaire de marchandises jointe à l’autorisation FLEGT” (aan de Flegt-vergunning gehechte aanvullende beschrijving van de goederen). In dit aanhechtsel wordt kwalitatieve en kwantitatieve informatie in verband met de beschrijving van de zending opgenomen, zoals gespecificeerd in aanhangsel 1. In dat geval bevatten de overeenkomstige vakken in de Flegt-vergunning geen informatie over de zending, maar een verwijzing naar het aanhechtsel.

De Flegt-vergunning geldt vanaf de feitelijke dag van afgifte.

De geldigheidsduur van de Flegt-vergunning is zes maanden, waarna de vergunning opnieuw kan worden afgegeven of de geldigheid ervan kan worden verlengd voor ten hoogste drie maanden. De vervaldatum wordt op de Flegt-vergunning vermeld.

Na de vervaldatum wordt de Flegt-vergunning als nietig beschouwd.

In het geval van vernietiging van het hout en de houtproducten waarop de Flegt-vergunning betrekking had, vervalt de vergunning en stelt de marktdeelnemer de vergunningverlenende autoriteit daarvan in kennis.

5.    Kenmerken van Flegt-vergunningen in papieren vorm

Voor papieren Flegt-vergunningen geldt het model van aanhangsel 1.

Een Flegt-vergunning wordt op A4-formaat afgegeven.

De Flegt-vergunning wordt afgegeven in zes exemplaren die elk als volgt worden geïdentificeerd:

-een exemplaar met de vermelding “ORIGINAL” is bestemd voor de bevoegde autoriteit van de lidstaat van de Unie waar de zending waarop de vergunning betrekking heeft, wordt aangegeven voor het vrije verkeer,

-een exemplaar met de vermelding “AUTORITÉ DOUANIÈRE DE L’UNION EUROPÉENNE is bestemd voor de douaneautoriteit van de Unie,

-een exemplaar met de vermelding “EXPORTATEUR is bestemd voor de aanvrager van de Flegt-vergunning,

-een exemplaar met de vermelding “AUTORITÉ DOUANIÈRE DE LA CÔTE D’IVOIRE” is bestemd voor de douaneautoriteit van Ivoorkust,

-een exemplaar met de vermelding “AUTORITÉ DE DÉLIVRANCE DES AUTORISATIONS FLEGT” wordt bewaard door de vergunningverlenende autoriteit,

-een exemplaar met de vermelding “ARCHIVES” is bestemd voor het ministerie dat verantwoordelijk is voor de bossen van Ivoorkust.

De Flegt-vergunning wordt ingevuld met behulp van een schrijfmachine of een computer. Indien nodig kan de vergunning ook met de hand worden ingevuld. De hoeveelheden worden door de vergunningverlenende autoriteit op zodanige wijze vermeld dat er geen cijfers of tekens kunnen worden toegevoegd.

Elk exemplaar van de vergunning wordt door de vergunningverlenende autoriteit gevalideerd met een fysieke handtekening en het stempel van de vergunningverlenende autoriteit, aangebracht door middel van een blindstempel.

De Flegt-vergunning is voorzien van een referentienummer en een streepjescode. In het formulier mogen geen doorhalingen of overschrijvingen voorkomen.

De Flegt-vergunningen worden gedrukt en ingevuld in het Frans.

Alle exemplaren, behalve de exemplaren die bedoeld zijn voor de vergunningverlenende autoriteit en de archieven die worden bijgehouden door het ministerie dat verantwoordelijk is voor de bossen, worden aan de aanvrager verstrekt, die zijn eigen exemplaar bewaart en de andere exemplaren toezendt aan de instanties voor wie ze bestemd zijn.

6.    Verlies of vernietiging van een Flegt-vergunning

In geval van verlies of vernietiging van een van de in punt 5.3 vermelde exemplaren kan de exporteur of zijn gemachtigde vertegenwoordiger een verzoek tot afgifte van een vervangende Flegt-vergunning indienen bij de vergunningverlenende autoriteit. De Flegt-vergunninghouder of zijn gemachtigde vertegenwoordiger voegt bij zijn verzoek een aangifte van verlies van het betreffende exemplaar bij, die is afgegeven door de nationale politie of de nationale rijkswacht van Ivoorkust.

De Flegt-vergunningverlenende autoriteit verstrekt de vervangende Flegt-vergunning binnen 48 uur na ontvangst van het verzoek van de exporteur.

Op de vervangende Flegt-vergunning worden de gegevens vermeld die voorkwamen op de Flegt-vergunning ter vervanging waarvan zij is afgegeven, inclusief het nummer van de vergunning.

Vervangende Flegt-vergunningen worden voorzien van de vermelding “Autorisation de substitution” (vervangingsvergunning), gewaarmerkt met het stempel en de handtekening van de vergunningverlenende autoriteit.

Met de afgifte van een vervangende Flegt-vergunning vervalt de oorspronkelijke Flegt-vergunning. Als het verloren of gestolen document wordt teruggevonden, moet het worden vernietigd of teruggezonden aan de vergunningverlenende autoriteit.

7.    Procedure bij twijfel over de geldigheid van de Flegt-vergunning

Bij twijfel over de geldigheid van de Flegt-vergunning of over de vervangende Flegt-vergunning kunnen de bevoegde autoriteiten om nadere verificaties vragen bij de vergunningverlenende autoriteit.

De vergunningverlenende autoriteit kan als zij dat nodig acht de bevoegde autoriteiten vragen een kopie van de betreffende Flegt-vergunning of vervangende Flegt-vergunning op te sturen.

Als de vergunningverlenende autoriteit het noodzakelijk acht, trekt zij de Flegt-vergunning in en geeft zij een gecorrigeerde kopie af. Deze wordt voorzien van de vermelding “Autorisation corrigée” (gecorrigeerde vergunning), gevalideerd met het stempel en de handtekening van de vergunningverlenende autoriteit en doorgezonden naar de bevoegde autoriteiten.

Als de geldigheid van de Flegt-vergunning wordt bevestigd, stelt de Flegt-vergunningverlenende autoriteit de bevoegde autoriteiten daarvan in kennis, bij voorkeur langs elektronische weg, en zendt zij de kopieën van de betreffende Flegt-vergunning terug. Aldus teruggezonden exemplaren worden voorzien van de vermelding “Validé le …” (gevalideerd op …), gevalideerd met het stempel en de handtekening van de vergunningverlenende autoriteit.

Als de betwiste Flegt-vergunning ongeldig blijkt, stelt de vergunningverlenende autoriteit de bevoegde autoriteiten daarvan in kennis, bij voorkeur langs elektronische weg.

8.    Technische specificaties betreffende een digitale Flegt-vergunning

Een Flegt-vergunning kan worden afgegeven en gebruikt met behulp van computersystemen.

Voor lidstaten van de Unie die niet zijn aangesloten op het IT-systeem, wordt een papieren versie beschikbaar gemaakt.

9.    Terminologie

De termen die in de aanhangsels worden gebruikt, worden als volgt omschreven voor gebruik met betrekking tot Ivoorkust:

a)    “handelsbenaming van het hout of de houtproducten”: beschrijving van de aard van de producten;

b)    “vervoermiddel”: wijze van vervoer vanaf de plaats van uitvoer: “over zee”/“door de lucht”/“over land”;

c)    “gangbare of wetenschappelijke benamingen”: de gangbare handelsnamen of de wetenschappelijke benamingen van de houtcategorieën die in het product worden gebruikt. Het gebruik van de inheemse naam wordt afgeraden, als deze niet algemeen bekend is in de internationale handel;

d)    “land van de oogst”: land waar het betreffende hout en het hout voor de betreffende houtproducten is gekapt.

Aanhangsels

1.    Modellen van de Flegt-vergunning en de aan de Flegt-vergunning gehechte aanvullende beschrijving van de goederen

2.    Toelichting

Aanhangsel 1

Model van de Flegt-vergunning

Model van de aan de Flegt-vergunning gehechte aanvullende beschrijving van de goederen

Aanhangsel 2

Toelichting

Algemene opmerkingen

-Invullen in hoofdletters.

-Eventuele ISO-codes betreffen de tweelettercode voor elk land, overeenkomstig de internationale norm.

-De vermeldingen “Europese Unie” en “Flegt” geven aan dat de vergunning betrekking heeft op een zending naar de Unie.

-De vermelding “ORIGINAL” (origineel) wordt vervangen door een van de volgende vermeldingen naargelang van de instantie waarvoor het exemplaar bedoeld is: “AUTORITÉ DOUANIÈRE DE L’UNION EUROPÉENNE” (douaneautoriteit van de Europese Unie), “EXPORTATEUR” (exporteur), “AUTORITÉ DOUANIÈRE DE LA CÔTE D’IVOIRE” (douaneautoriteit van Ivoorkust), “AUTORITÉ DE DÉLIVRANCE DES AUTORISATIONS FLEGT” (Flegt-vergunningverlenende autoriteit) of “ARCHIVES” (archief).

________________

BIJLAGE VI

OPDRACHT VAN DE ONAFHANKELIJKE AUDITOR

1.    Beginselen

De onafhankelijke audit wordt uitgevoerd in overeenstemming met artikel 10 van deze Overeenkomst. De onafhankelijke audit heeft betrekking op het systeem ter verificatie van de wettigheid, dat ervoor zorgt dat de geoogste, vervoerde, verwerkte, uitgevoerde, ingevoerde of verkochte producten die in bijlage I worden vermeld, voldoen aan de wettigheids- en traceerbaarheidscriteria. Het systeem ter verificatie van de wettigheid zorgt er ook voor dat de vergunningverlenende autoriteit deze vergunningen alleen afgeeft voor zendingen die aan haar vereisten voldoen.

In deze bijlage wordt de opdracht van de onafhankelijke auditor beschreven, dat wil zeggen de doelstellingen, de taken en de methodologie van de onafhankelijke audit en de voorschriften voor het opstellen van de verslagen van de onafhankelijke auditor. Bovendien worden in deze bijlage de voornaamste informatiebronnen vermeld en verbinden de Partijen zich ertoe de activiteiten van de onafhankelijke auditor te ondersteunen en te faciliteren, met name als het gaat om de toegang tot informatie. In de opdracht worden de vereiste kwalificaties en ervaring beschreven en de opdracht dient als basis voor het opstellen van nader uitgewerkte aanbestedingsdocumenten voor het aanwerven van de onafhankelijke auditor.

2.    Doelstellingen

De onafhankelijke audit heeft als doel de goede uitvoering en de doeltreffendheid van het systeem ter verificatie van de wettigheid te evalueren.

3.    Taken

De taken van de onafhankelijke auditor moeten, onder andere, de volgende punten omvatten:

a)    een audithandleiding opstellen waarin alle auditactiviteiten in detail worden beschreven, met inbegrip van de methoden en instrumenten voor het verzamelen van informatie, het beoordelen van de relevante gegevens en het opstellen van de verslagen. In deze procedurehandleiding wordt bovendien aangegeven hoe klachten worden behandeld en met welke procedures de onafhankelijkheid en de vertrouwelijkheid van het werk van de auditoren kan worden gewaarborgd;

b)    het systeem ter verificatie van de wettigheid aan een audit onderwerpen: de onafhankelijke auditor gaat na of het systeem ter verificatie van de wettigheid doeltreffend werkt en overeenstemt met de vereisten van deze Overeenkomst. Meer in het bijzonder heeft de audit betrekking op de volgende componenten:

-het systeem voor de verlening van de exploitatie-, verwerkings- en handelsvergunningen,

-het systeem voor de controle en de verificatie van de wettigheid (bijlagen II en III),

-het systeem voor de controle en de verificatie van de traceerbaarheid (bijlage III),

-het systeem voor de verlening van de Flegt-vergunningen (bijlage V),

-het systeem voor het beheer van gevallen van niet-conformiteit in het kader van het systeem ter verificatie van de wettigheid (bijlage III),

-het functioneren van de autoriteiten die belast zijn met de verificatie en de afgifte van Flegt-vergunningen (bijlagen III en V);

c)    lacunes en zwakke punten identificeren in de tenuitvoerlegging 6 en tijdens de operationele fase 7 van het systeem ter verificatie van de wettigheid en aanbevelingen doen aan het gemengd comité;

d)    de uitvoering beoordelen van de corrigerende maatregelen waartoe het gemengd comité heeft besloten om de in de controle- en verificatieverslagen geconstateerde lacunes en zwakke punten aan te pakken;

e)    een verslag opstellen met de bevindingen en aanbevelingen voor het gemengd comité, dat regelmatig een samenvatting van deze verslagen zal publiceren;

f)    eventuele andere door het gemengd comité aangevraagde onderzoeken, analyses of studies uitvoeren om de onafhankelijke audit verder te onderbouwen.

4.    Methode

De onafhankelijke auditor moet:

-te allen tijde en onder alle omstandigheden blijk geven van professionaliteit en integriteit,

-zich houden aan de nationale en internationale goede praktijken door de normen van het type ISO 19011 8 en 17021 9 of gelijkwaardig te volgen,

-zijn conclusies baseren op feiten en bewijzen, die met name verkregen zijn door middel van veldonderzoeken en audits van documenten,

-alle belanghebbenden raadplegen en in het bijzonder de organisaties die betrokken zijn bij de onafhankelijke waarneming van de bosexploitatieactiviteiten.

Het gemengd comité evalueert de in punt 3 bedoelde en door de onafhankelijke auditor voorgelegde audithandleiding en keurt deze goed, alvorens de onafhankelijke auditor met de auditactiviteiten van start kan gaan in overeenstemming met de goedgekeurde handleiding.

4.1.    Werkprogramma

De onafhankelijke auditor stelt in de loop van het eerste jaar van uitvoering van het systeem ter verificatie van de wettigheid de audithandleiding en een auditplan op, dient deze in bij het gemengd comité en verricht een eerste audit. Tijdens deze eerste audit organiseert de onafhankelijke auditor een startvergadering om zich ervan te vergewissen dat de verschillende groepen actoren (maatschappelijk middenveld, traditionele dorpshoofden, particuliere sector, ministeries en andere overheidsstructuren) op één lijn zitten wat betreft zijn mandaat. Deze vergadering biedt ook de gelegenheid om te inventariseren welke verwachtingen de deelnemers hebben van de uitvoering van de audit en om hun aanbevelingen te verzamelen. De onafhankelijke auditor verricht daarna elk jaar een audit gedurende ten minste vier jaar. Vervolgens buigt het gemengd comité zich over deze frequentie. De onafhankelijke auditor kan ook onverwachte en gerichte audits verrichten, op verzoek van de partijen en na goedkeuring door het gemengd comité.

Na elke audit organiseert de onafhankelijke auditor een vergadering om de verschillende actoren op de hoogte te stellen van de resultaten. Op deze vergadering wordt ook het door het gemengd comité goedgekeurde samenvattende verslag gepresenteerd.

4.2.    Toepassingsgebied van de werkzaamheden

De activiteiten van de onafhankelijke auditor hebben betrekking op alle in punt 3 genoemde taken, overeenkomstig de audithandleiding.

Zolang tijdens de uitvoering van deze Overeenkomst het systeem ter verificatie van de wettigheid nog niet helemaal operationeel is, kan de onafhankelijke audit worden gericht op delen daarvan die door het gemengd comité worden aangewezen.

In de operationele fase bestrijkt de onafhankelijke audit alle met de verificatie verbonden activiteiten: het systeem ter verificatie van de wettigheid en de traceerbaarheid, het systeem voor de verlening van Flegt-vergunningen, het systeem voor het beheer van gevallen van niet-conformiteit in het kader van het systeem ter verificatie van de wettigheid en de activiteiten van de instellingen die belast zijn met de verificatie en de afgifte van Flegt-vergunningen.

Om te bepalen of mogelijke gevallen van niet-conformiteit bij de controle en ter plaatse inderdaad worden opgemerkt bij de verificatie, controleert de onafhankelijke auditeur ook de betreffende activiteiten:

-van de autoriteiten die verantwoordelijk zijn voor de verlening van de exploitatie-, verwerkings- en handelsvergunningen,

-van de autoriteiten die verantwoordelijk zijn voor de wettigheids- en de traceerbaarheidscontroles,

-van exploitanten, verwerkers, importeurs, exporteurs en handelaren.

De onafhankelijke auditor selecteert de relevante activiteiten op basis van een risicoanalyse en in voorkomend geval rekening houdend met wat het gemengd comité als prioriteit heeft aangemerkt.

4.3.    Verzameling en verwerking van gegevens

In de audithandleiding moeten alle procedures en praktijken voor het vergaren van bewijzen worden beschreven, waaronder audits ter plaatse, enquêtes, interviews en bestudering van de documentatie. Ook moet erin worden beschreven hoe de onafhankelijke auditor omgaat met klachten over zijn eigen werkzaamheden. De verzamelde gegevens worden objectief behandeld (op basis van een juridische analyse, de beheersing van het gegevensbeheersysteem, met inachtneming van de ethische regels die op het beheer van deze gegevens van toepassing zijn enz.).

4.4.    Auditsystemen

Op basis van gedocumenteerde en gearchiveerde auditconstateringen en -bewijzen die zijn verkregen door middel van documentenonderzoek, interviews, bezoeken ter plaatse en verzameling van gegevens, identificeert de onafhankelijke auditor:

-de gevallen van niet-conformiteit die tijdens de verificatie van de wettigheid en de traceerbaarheid zijn vastgesteld en de corrigerende maatregelen om deze gevallen van niet-conformiteit aan te pakken,

-de sterke punten en de zwakke punten van het systeem ter verificatie van de wettigheid (op te vatten als mogelijkheden tot verbetering) aan de hand waarvan doelgericht acties kunnen worden ondernomen ter verbetering van de werking en de doeltreffendheid van het systeem.

4.5.    Voldoende middelen en bevoegdheden

De onafhankelijke auditor beschikt over voldoende middelen en de benodigde bevoegdheden om zijn werkzaamheden te kunnen uitvoeren.

4.6.    Gedocumenteerd beheersysteem

De onafhankelijke auditor heeft een adequaat gedocumenteerd beheersysteem om ervoor te zorgen dat zijn personeel over de nodige bekwaamheid en ervaring beschikt om een doeltreffende audit te verrichten en om de nodige controle en het nodige interne toezicht te verzorgen.

5.    Verslagen en verspreiding

Bij het opstellen van zijn verslagen houdt de onafhankelijke auditor zich aan de in de audithandleiding beschreven opzet en benadering, zoals overeengekomen met het gemengd comité. De onafhankelijke auditor:

-brengt verslag uit van zijn activiteiten volgens de met het gemengd comité overeengekomen planning,

-stelt alvorens de audit te verrichten een audithandleiding en een auditplan op en dient deze ter goedkeuring in bij het gemengd comité,

-stelt zijn verslagen op volgens internationaal aanvaarde beginselen voor audits en zoals gespecificeerd in de audithandleiding,

-legt een voorlopig verslag voor commentaar voor aan het gemengd comité,

-dient bij het gemengd comité een definitief verslag in (gebaseerd op de ontvangen opmerkingen over het voorlopige verslag en het verzamelde bewijsmateriaal) dat alle relevante informatie over het auditprogramma en over de werking van het systeem ter verificatie van de wettigheid bevat,

-stelt een samenvattend verslag op dat door het gemengd comité wordt gevalideerd voor verspreiding onder het grote publiek. Het samenvattende verslag is gebaseerd op het volledige verslag en bevat een samenvatting van de belangrijkste aanbevelingen en conclusies, onder meer met betrekking tot de vastgestelde zwakke en sterke punten van het systeem ter verificatie van de wettigheid.

6.    Informatiekanalen en ‑bronnen

De voornaamste informatiekanalen zijn:

-bestudering van documenten en registraties (verslagen, plannen, registers, formulieren, mappen, fiches, websites, databanken enz.),

-bezoeken ter plaatse,

-interviews met personen die betrokken zijn bij het systeem ter verificatie van de wettigheid, en andere personen met relevante expertise,

-raadplegingen en vergaderingen met de belanghebbenden.

Voor de bezoeken ter plaatse moet de onafhankelijke auditor toegang hebben tot de gebieden waar hout wordt geëxploiteerd, vervoerd, verwerkt en verkocht, alsmede tot de plaatsen van invoer en uitvoer.

Ivoorkust zorgt ervoor dat de onafhankelijke auditor volledige toegang heeft tot alle informatie, documenten en databanken die van belang zijn of relevant om de goede uitvoering en de doeltreffendheid van het systeem ter verificatie van de wettigheid te evalueren. In geval van twijfel over het belang, de relevantie of de vertrouwelijkheid van een stuk informatie voor de onafhankelijke audit, wordt de vraag ter beoordeling voorgelegd aan het gemengd comité. De toegang tot informatie omvat informatie die in handen is van het ministerie dat verantwoordelijk is voor de bossen, en van andere ministeries en overheidsinstellingen die bij het systeem ter verificatie van de wettigheid betrokken zijn. De onafhankelijke auditor heeft in het bijzonder toegang tot de informatie die afkomstig is uit het systeem ter verificatie van de wettigheid en de componenten daarvan en uit andere bronnen, zoals de audits die zijn gepubliceerd door andere landen die een regeling voor de afgifte van Flegt-vergunningen hebben opgezet.

De betrokkenen die relevante informatie zouden kunnen verstrekken, zijn:

a)    binnen de overheid:

-het ministerie dat verantwoordelijk is voor de bossen en andere ministeries en overheidsinstellingen die bij het systeem ter verificatie van de wettigheid betrokken zijn; al deze bestuurslichamen worden beschouwd als de voornaamste informatiebronnen om de onafhankelijke auditor van informatie te voorzien;

b)    buiten de overheid:

-organisaties uit het maatschappelijk middenveld (in het bijzonder de organisaties die zorg dragen voor de onafhankelijke waarneming) en internationale ngo’s die optreden in de sectoren die verband houden met het systeem ter verificatie van de wettigheid,

-organisaties die verantwoordelijk zijn voor de particuliere systemen voor de vrijwillige certificering van de wettigheid en de traceerbaarheid,

-particuliere marktdeelnemers (onder meer exploitanten, verwerkers en exporteurs),

-traditionele dorpshoofden,

-onderzoeksbureaus, personen met relevante expertise en deskundigen.

7.    Vereiste kwalificaties

a)    De onafhankelijke auditor moet kunnen aantonen over de volgende kwalificaties te beschikken:

-bewezen ervaring in conformiteitsaudits en ‑beoordelingen op het gebied van bosbeheer, houtverwerking, traceerbaarheid van hout, douane en systemen voor het beheer van de toeleveringsketen,

-goede kennis van de nationale, sub-regionale (Ecowas) en internationale handel in hout en houtproducten en van de commerciële bosbouwsector,

-goede kennis van de houtketen in Ivoorkust,

-uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden in het Frans,

-bewezen vermogen om met een breed spectrum van betrokkenen te werken,

-ten minste ISO 9001-gecertificeerd,

-goede kennis van ISO 19011 en ISO 17021 of gelijkwaardige normen.

b)    De onafhankelijke auditor moet voldoen aan de volgende vereisten:

-geen belangenconflict hebben dat voortvloeit uit een organisatorische of commerciële relatie, zoals vereist in ISO 19011, ISO 17021 of gelijkwaardige normen;

-geen directe belangen in het bosbeheer, de houtverwerking, de houthandel of de regelgeving in de bosbouwsector, evenals in andere activiteitensectoren waarop het systeem ter verificatie van de wettigheid betrekking heeft;

-gekwalificeerd personeel inzetten met ervaring op het terrein van audits;

-zijn eigen controlesysteem hebben van het type ISO 9001, 19011, 17021 of gelijkwaardig.

c)    Bovendien moet de onafhankelijke auditor:

-een transparant mechanisme kunnen opzetten voor de behandeling van klachten in verband met de onafhankelijke audit.

8.    Selectieproces en institutionele regelingen

De aanbestedingsprocedure staat open voor alle instellingen met de relevante capaciteiten, waaronder organisaties zonder winstoogmerk en academische en onderzoekscentra.

De beoordeling van inschrijvingen verloopt op transparante wijze en de criteria die worden gehanteerd worden openbaar gemaakt. Het proces voor de selectie van de onafhankelijke auditor omvat een zorgvuldig onderzoek van de meedingende entiteiten in overeenstemming met de door het gemengd comité vastgestelde normen. Het beoordelingsverslag voor de inschrijvingen wordt openbaar gemaakt.

De aanbestedingsdocumenten die nader worden uitgewerkt op basis van deze bijlage op het moment van aanwerving van de onafhankelijke auditor, worden ter goedkeuring voorgelegd aan het gemengd comité. Ivoorkust rondt de aanwerving van de onafhankelijke auditor af nadat het gemengd comité een verklaring van geen bezwaar heeft afgegeven.

9.    Financiering van de onafhankelijke audit

De Partijen komen op later datum een mechanisme overeen voor de financiering van de onafhankelijke audit, waarbij de onafhankelijkheid ervan gewaarborgd blijft.

________________

BIJLAGE VII

CRITERIA VOOR DE ONAFHANKELIJKE BEOORDELING
VAN HET SYSTEEM TER VERIFICATIE VAN DE WETTIGHEID

1.    Algemene bepalingen

Het systeem ter verificatie van de wettigheid van Ivoorkust is bedoeld om de wettigheid van het hout en houtproducten te waarborgen. Voordat het Flegt-vergunningensysteem voor de uitvoer van hout en houtproducten uit Ivoorkust met de Unie als bestemming in werking treedt, wordt het systeem ter verificatie van de wettigheid aan een onafhankelijke beoordeling onderworpen. In deze bijlage worden de criteria beschreven voor de onafhankelijke evaluatie van dit systeem, overeenkomstig artikel 12 van deze Overeenkomst. De evaluatie heeft tot doel de goede werking en de geloofwaardigheid van het systeem vast te stellen, zodat de Partijen kunnen besluiten tot het in gang zetten van de operationele fase van het Flegt-vergunningensysteem. De onafhankelijke evaluatie is dus niet hetzelfde als de onafhankelijke audit. Terwijl laatstgenoemde een permanente functie behelst tijdens de uitvoering van deze Overeenkomst, wordt de onafhankelijke beoordeling alleen uitgevoerd voordat het Flegt-vergunningensysteem in werking treedt.

2.    Voorwerp van de beoordeling

Ter ondersteuning van de besluitvorming van de Partijen over het in gang zetten van de operationele fase van het Flegt-vergunningensysteem, wordt bij de beoordeling gekeken naar:

-de werking, de geloofwaardigheid en de doeltreffendheid van het systeem ter verificatie van de wettigheid,

-mogelijke herzieningen van het systeem ter verificatie van de wettigheid na het sluiten van deze Overeenkomst,

-de mate waarin de bij het systeem ter verificatie van de wettigheid betrokken actoren in staat zijn elk hun specifieke rol te vervullen, zoals voorzien in deze Overeenkomst en de bijlagen erbij.

3.    Wijze van uitvoering van de beoordeling

De beoordeling van het systeem ter verificatie van de wettigheid vindt plaats in een aantal stappen. De lacunes en zwakke punten van het systeem die bij de beoordeling aan het licht komen, worden gaandeweg aangepakt door middel van de geplande uitvoering van corrigerende maatregelen zoals overeengekomen door de Partijen tijdens de vergadering van het gemengd comité, totdat een niveau wordt bereikt dat door de Partijen voldoende wordt geacht.

Bij de beoordeling van het systeem ter verificatie van de wettigheid worden eerdere onafhankelijke audits van door het gemengd comité aangewezen onderdelen van het systeem ter verificatie van de wettigheid, zoals voorzien in bijlage VI, in aanmerking genomen.

Het mandaat en de opdracht voor de onafhankelijke beoordeling worden overeengekomen door Ivoorkust en de Unie tijdens een vergadering van het gemengd comité. De beoordelingscriteria die in deze bijlage worden vermeld, vormen de basis voor dit mandaat en de opdracht.

4.    Beoordelingscriteria

4.1.    Definitie van legaal geproduceerd hout

Legaal geproduceerd hout wordt gedefinieerd in de artikelen 1 en 7 van en bijlage II bij deze Overeenkomst. Deze definitie wordt aangevuld door de verificatiehandleiding waarin verificatiepunten worden vastgesteld. De definitie van legaal geproduceerd hout is helder, objectief controleerbaar en praktisch uitvoerbaar, en verwijst ten minste naar de relevante bepalingen op de volgende gebieden:

-oogstrechten: de toewijzing van bosconcessies en de toekenning van andere toegangsrechten voor het oogsten van hout binnen de wettelijk vastgestelde grenzen;

-bosbouwactiviteiten: naleving van de wettelijke en technische voorschriften betreffende het beheer van bossen en de verrichting van bosbouwactiviteiten, met name naleving van de toepasselijke wet- en regelgeving op sociaal en milieugebied;

-rechten en belastingen: naleving van wettelijke voorschriften betreffende belastingen, vergoedingen en elk ander systeem van inkomsten die rechtstreeks verband houden met de houtoogst en de oogstrechten;

-andere gebruikers: eerbiediging van de eventuele juridische eigendom of exploitatierechten van andere partijen op grond en andere rijkdommen waarop de oogstrechten van invloed kunnen zijn;

-handel en douane: naleving van wettelijke voorschriften betreffende handel en douaneprocedures.

De kernvragen voor de beoordeling op dit terrein zijn de volgende:

-Zijn de wettelijke bepalingen duidelijk vastgesteld in de definitie van legaal geproduceerd hout?

-Is het duidelijk welk rechtsinstrument aan de basis ligt van elk element van de definitie van legaal geproduceerd hout?

-Zijn er beginselen, criteria en indicatoren die kunnen worden gebruikt om de naleving van elk onderdeel van de definitie van legaal geproduceerd hout te toetsen?

-Berusten de verificatiepunten die dienen ter verificatie van de beginselen, criteria en indicatoren van de definitie van legaal geproduceerd hout op gedocumenteerde verwijzingen naar wetgeving?

-Zijn de verificatiepunten duidelijk, objectief en praktisch uitvoerbaar? Zijn ze geschikt en adequaat om de naleving van de indicator te bevestigen?

-Dekt de definitie van legaal geproduceerd hout de voornaamste juridische voorwaarden van de geldende wet- en regelgeving op de bovengenoemde terreinen?

In geval van wijziging van de definitie van legaal geproduceerd hout na de inwerkingtreding van deze Overeenkomst zijn de voornaamste aanvullende vragen de volgende:

-Zijn de belanghebbenden geraadpleegd over de doorgevoerde wijzigingen en zijn hun aanbevelingen in aanmerking genomen?

-Is voor elk nieuw element in de definitie van legaal geproduceerd hout duidelijk vastgesteld welke specifieke wet- en regelgeving er moet worden toegepast?

-Is duidelijk vastgesteld welke verificatiepunten er bij de eventuele aanpassingen van de definitie van legaal geproduceerd hout horen?

-Zijn de wijzigingen doorgevoerd in overeenstemming met deze Overeenkomst?

4.2.    Toepassingsgebied van het systeem ter verificatie van de wettigheid

Het systeem ter verificatie van de wettigheid is van toepassing op de producten die zijn opgenomen in bijlage I en de houtbronnen die worden beschreven in bijlage III, punt 3.1. Voordat het Flegt-vergunningensysteem voor de uitvoer van hout uit Ivoorkust met de Unie als bestemming in werking treedt, biedt het systeem ter verificatie van de wettigheid ten minste de mogelijkheid om te verifiëren dat naar de markt van de Unie te verzenden of op de markt van de Unie te verhandelen hout en houtproducten legaal geproduceerd zijn.

De kernvragen voor de beoordeling op dit terrein zijn de volgende:

-Vallen alle producten die tot het toepassingsgebied behoren en die worden opgesomd in bijlage I bij deze Overeenkomst, onder het systeem ter verificatie van de wettigheid?

-Vallen de verschillende houtbronnen die worden vermeld in bijlage III, punt 3.1, van deze Overeenkomst onder het systeem ter verificatie van de wettigheid?

-Wordt hout dat afkomstig is uit ontbossingen en ontginningen, en in beslag genomen hout in de hele toeleveringsketen als zodanig aangemerkt, valt het onder het systeem ter verificatie van de wettigheid en wordt het uitgesloten van de verkrijging van een Flegt-vergunning?

-Worden hout in doorvoer en ingevoerde eindproducten van hout buiten de toeleveringsketen gehouden en uitgesloten van de verkrijging van een Flegt-vergunning?

-Zijn de bij het systeem ter verificatie van de wettigheid betrokken actoren in staat hun rol te vervullen, zoals voorzien in deze Overeenkomst en de bijlagen erbij?

4.3.    Controles

De wettigheidscontroles hebben als doel na te gaan dat de marktdeelnemers wettelijk opgericht en erkend zijn en dat de activiteiten van de gehele houtketen legaal zijn. De traceerbaarheidscontroles hebben als doel het hout te traceren van de kapplaats tot de plaats van verhandeling en/of uitvoer, en daarbij de integriteit van de toeleveringsketen te waarborgen.

Dit niveau bestrijkt de gewoonlijke controles die worden verricht door de bevoegde staatsstructuren overeenkomstig het rechtskader en de procedurehandleidingen. Deze controles richten zich op alle marktdeelnemers in de keten: exploitanten, verwerkers, exporteurs, importeurs en handelaren.

De beoordeling is bedoeld om te waarborgen dat de controles van de wettigheid en de traceerbaarheid zoals die worden verricht, berusten op duidelijke, uitvoerige en toegankelijke procedures en dat ze zodanig worden verricht dat de wettigheid en de traceerbaarheid kunnen worden geverifieerd. Om te bepalen of mogelijke gevallen van niet-conformiteit bij de controle en ter plaatse inderdaad worden opgemerkt bij de verificatie, bestrijkt de beoordeling de betreffende activiteiten:

-van de autoriteiten die verantwoordelijk zijn voor de verlening van de exploitatie-, verwerkings- en handelsvergunningen,

-van de autoriteiten die verantwoordelijk zijn voor de wettigheids- en de traceerbaarheidscontroles,

-van exploitanten, verwerkers, importeurs, exporteurs en handelaren.

De beoordelaar selecteert de relevante activiteiten op basis van een risicoanalyse en in voorkomend geval rekening houdend met wat het gemengd comité als prioriteit heeft aangemerkt.

De kernvragen voor de beoordeling op dit terrein zijn de volgende:

-Zijn de procedures voor de wettigheids- en traceerbaarheidscontrole duidelijk omschreven door de bevoegde administratieve diensten?

-Worden de verificatiepunten regelmatig bekendgemaakt?

-Worden de verificatiepunten tijdig en in een passende vorm gearchiveerd door alle betrokken of bevoegde actoren, zodat ze kunnen worden geverifieerd?

-Worden de kritieke controlepunten in de toeleveringsketen op zodanige wijze geïdentificeerd en beschreven dat de traceerbaarheid van het hout en de houtproducten kan worden geverifieerd?

-Worden de kwantitatieve gegevens zodanig geregistreerd dat de hoeveelheden tijdig kunnen worden vergeleken met de vorige en volgende kritieke controlepunten in de toeleveringsketen?

-Zijn alle handleidingen, richtsnoeren en andere administratieve documenten met de controleprocedures van de verschillende administratieve diensten openbaar beschikbaar?

4.4.    Verificatie

Naast de controlestap is er een verificatiestap om de wettigheid en de traceerbaarheid van het hout en de houtproducten te waarborgen. De verificatie is dus niet alleen gericht op de marktdeelnemers maar ook op de staatsstructuren die bevoegd zijn voor de afgifte van akten en de controle.

De beoordeling is bedoeld om ervoor te zorgen dat de verificaties van de wettigheid en de traceerbaarheid zoals die worden verricht, voldoende grondig en doeltreffend zijn om elke niet-naleving van de vereisten van het systeem ter verificatie van de wettigheid te signaleren en te voorkomen dat illegaal gekapt hout of hout van onbekende oorsprong in de toeleveringsketen terechtkomt of naar de Unie wordt uitgevoerd.

De kernvragen voor de beoordeling op dit terrein zijn de volgende:

-Is het CNGF opgericht en is het in staat om de uitvoering van het systeem ter verificatie van de wettigheid aan te sturen en zijn functies uit te oefenen binnen het aan dit systeem verbonden klachtenbeheersysteem?

-Is de dienst voor de wettigheid van de bosbouw en de traceerbaarheid aangewezen door de dienst bosbeheer en in staat het CNGF bij te staan en de functies te vervullen die hem in deze Overeenkomst zijn toegewezen?

-Heeft de dienst bosbeheer een of meerdere bureaus erkend voor de uitvoering van de verificatieactiviteiten volgens een open en transparante procedure in overeenstemming met de vereisten van bijlage III?

-Is de verificatiehandleiding opgesteld door middel van een participatief proces, goedgekeurd door het gemengd comité en door Ivoorkust gepubliceerd? Zorgt deze handleiding voor homogene verificatievereisten, zoals voorzien in bijlage III?

-Zijn de functies en verantwoordelijkheden van alle belanghebbenden en verificatie-entiteiten voor elke indicator en elk verificatiepunt duidelijk vastgesteld?

-Zijn de verificatiebureaus in staat de verificatieaudits te verrichten, zoals voorzien in bijlage III en in de verificatiehandleiding?

-Bevat de verificatiehandleiding uitvoerige en praktische procedures voor de risicoanalyse op basis waarvan de verificatiebureaus de noodzaak van verificatie op het tweede niveau en verificaties ter plaatse bepalen?

-Kan de dienst voor de wettigheid van de bosbouw en de traceerbaarheid op basis van de auditverslagen van de verificatiebureaus, aangevuld met andere gegevens in het gegevensbeheersysteem, de besluiten nemen inzake conformiteit of niet-conformiteit wat betreft wettigheid en traceerbaarheid?

-Ingeval er procedures voor de erkenning van particuliere certificaten zijn ingesteld, zijn deze operationeel en opgenomen in de verificatiehandleiding?

-Is het gegevensbeheersysteem beschikbaar en operationeel en voldoet het aan de eisen van bijlage III?

-Zijn de voorwaarden en procedures voor het verkrijgen van toegangsrechten tot het gegevensbeheersysteem en om vast te stellen welke gegevens er toegankelijk zijn voor het grote publiek, opgesteld en gepubliceerd? Hebben de actoren die bij het systeem ter verificatie van de wettigheid betrokken zijn, passende toegangs- en wijzigingsrechten in het gegevensbeheersysteem?

-Worden gevallen van niet-conformiteit die tijdens de verificatie wordt vastgesteld, doorgegeven, zodat er aanvullende punten kunnen worden aangedragen en corrigerende maatregelen kunnen worden genomen om ze aan te pakken?

-Is de werkgroep waarin de verschillende administratieve diensten zijn vertegenwoordigd die betrokken zijn bij het systeem ter verificatie van de wettigheid en die tot taak heeft te helpen bij het behandelen en oplossen van gevallen van niet-conformiteit en daartoe aanbevelingen te doen aan de betreffende diensten, opgericht en in staat om de functies te vervullen die haar in bijlage III worden toegewezen?

-Kan met het systeem voor het beheer van gevallen van niet-conformiteit worden voorkomen dat illegaal gekapt hout of hout van onbekende oorsprong in de toeleveringsketen naar de Unie terechtkomt of naar de Unie wordt uitgevoerd?

4.5.    Afgifte van vergunningen en certificaten

Ivoorkust heeft de verantwoordelijkheden in verband met Flegt-vergunningen en overheidscertificaten ter erkenning van de wettigheid toevertrouwd aan de vergunningverlenende autoriteit. Voor elke zending die wordt uitgevoerd naar de Unie wordt een Flegt-vergunning afgegeven, terwijl voor elk zending die bestemd is voor andere uitvoermarkten dan die van de Unie een overheidscertificaat ter erkenning van de wettigheid wordt opgesteld.

De kernvragen voor de beoordeling op dit terrein moeten zijn:

-Wordt de vergunningverlenende autoriteit aangewezen of opgericht door de minister die verantwoordelijk is voor de bossen?

-Heeft de vergunningverlenende autoriteit procedures ingesteld voor de afgifte van Flegt-vergunningen? Zijn deze procedures, met inbegrip van de toepasselijke vergoedingen, toegankelijk voor het publiek?

-Geeft de vergunningverlenende autoriteit alleen Flegt-vergunningen af voor hout en houtproducten die zijn geverifieerd en wettig bevonden, zoals voorgeschreven in deze Overeenkomst?

-Worden de registers van toegekende en geweigerde Flegt-vergunningen en overheidscertificaten ter erkenning van de wettigheid volledig bewaard?

-Zijn de vereisten voor vergunningen duidelijk omschreven en meegedeeld aan de exporteurs en de andere belanghebbenden?

-Geven de procedures die zijn vastgesteld voor de vergunningverlenende autoriteit, de bevoegde autoriteiten de mogelijkheid om nadere informatie te verkrijgen over in Ivoorkust afgegeven Flegt-vergunningen?

4.6.    Onafhankelijke waarneming en transparantie

Het systeem ter verificatie van de wettigheid omvat ook onafhankelijke waarneming die wordt uitgevoerd door organisaties uit het maatschappelijk middenveld, teneinde geloofwaardige en verifieerbare informatie over het bosbeheer te verzamelen en te delen met het oog op verbetering van de governance in de bosbouw en de werking van het systeem ter verificatie van de wettigheid.

De kernvragen voor de beoordeling op dit terrein zijn de volgende:

-Zijn de organisaties uit het maatschappelijk middenveld die de onafhankelijke waarneming uitvoeren, in staat deze functie te vervullen, zoals voorzien in deze Overeenkomst en in het bijzonder in bijlage III?

-Worden de onafhankelijkewaarnemingsverslagen opgeslagen in het gegevensbeheersysteem en in aanmerking genomen tijdens het verificatieproces en met name voor de risicoanalyse?

-Mogen de organisaties die de onafhankelijke waarneming uitvoeren, deelnemen aan de verificatieauditbezoeken door de verificatiebureaus, mits daarbij de vertrouwelijkheid van bedrijfsgeheimen geëerbiedigd wordt?

-Is de toegang tot documenten, zoals voorzien in deze Overeenkomst en in het bijzonder in bijlage IX, gewaarborgd?

4.7.    Klachtenregeling

Er is een adequate regeling voor het beheer van de klachten en geschillen die voortvloeien uit de uitvoering van het systeem ter verificatie van de wettigheid. Met deze regeling kan elke klacht in verband met het systeem ter verificatie van de wettigheid worden behandeld.

De kernvragen voor de beoordeling op dit terrein zijn de volgende:

-Is het klachtenbeheermechanisme van het systeem ter verificatie van de wettigheid beschreven, ingevoerd en bij alle belanghebbenden bekend?

-Geeft het klachtenbeheermechanisme de verschillende actoren die bij het systeem ter verificatie van de wettigheid betrokken zijn, de mogelijkheid om klachten in te dienen over de controles, de verificatie van de wettigheid, de traceerbaarheid en de afgifte van Flegt-vergunningen?

-Is het klachtenbeheermechanisme operationeel en geloofwaardig?

5.    Aanwijzing, profiel en taken van de onafhankelijke beoordelaar

De onafhankelijke beoordeling wordt uitgevoerd door een onafhankelijke instelling die door Ivoorkust wordt aangewezen op basis van een transparante en competitieve selectieprocedure, na een verklaring van geen bezwaar van het gemengd comité.

De onafhankelijke beoordelaar moet kunnen aantonen over de volgende kwalificaties te beschikken:

-bewezen ervaring in conformiteitsbeoordelingen op het gebied van bosbeheer, houtverwerking, traceerbaarheid van hout, douane en systemen voor het beheer van de toeleveringsketen,

-goede kennis van de houtketen in Ivoorkust,

-goede kennis van het Flegt-actieplan en van het onderhandelingsproces en de uitvoering van de vrijwillige partnerschapsovereenkomsten,

-bewezen vermogen om met een breed spectrum van betrokkenen te werken,

-goede kennis van ISO 19011 en ISO 17021 of gelijkwaardige normen.

De volgende eisen zijn bepalend voor de selectie van de onafhankelijke beoordelaar:

-de beoordelaar moet worden aangewezen door middel van een transparante procedure,

-de regels voor het aanwijzen van de beoordelaar moeten helder zijn en toegankelijk voor het publiek,

-de beoordelaar moet onafhankelijk en neutraal zijn,

-de beoordelaar mag geen belangenconflict hebben dat voortvloeit uit een organisatorische of commerciële relatie, zoals vereist in ISO 19011, ISO 17021 of gelijkwaardige normen,

-de beoordelaar mag geen directe belangen hebben in de bosexploitatie, de houtverwerking, de houthandel of het bosbeheer, evenals in andere activiteitensectoren waarop het systeem ter verificatie van de wettigheid betrekking heeft,

-de onafhankelijke beoordelaar mag geen deel uitmaken van de vergunningverlenende autoriteit noch van de controlestructuren,

-de onafhankelijke beoordelaar moet beschikken over een kwaliteitscontrolesysteem voor zijn werkzaamheden en moet aantonen over relevante ervaring te beschikken in de uitvoering van vergelijkbare werkzaamheden.

De onafhankelijke beoordelaar heeft als voornaamste taken:

-gekwalificeerd personeel inzetten met ervaring op het terrein van audits met uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden in het Frans,

-een procedurehandleiding opstellen waarin alle beoordelingsstappen in detail worden beschreven, met inbegrip van de methoden en instrumenten voor het verzamelen van informatie, het beoordelen van de relevante gegevens en het opstellen van de verslagen; in deze procedurehandleiding wordt bovendien aangegeven hoe klachten in ontvangst zullen worden genomen en zullen worden behandeld en met welke procedures de onafhankelijkheid en de vertrouwelijkheid van het werk van zijn personeel zal kunnen worden gewaarborgd,

-de procedurehandleiding en het tijdschema van zijn activiteiten ter goedkeuring voorleggen aan het gemengd comité alvorens met de eigenlijke beoordeling te beginnen,

-de beoordeling uitvoeren aan de hand van de in deze bijlage vastgestelde criteria en vereisten,

-bepalen of het systeem ter verificatie van de wettigheid dat ten grondslag ligt van het Flegt-vergunningensysteem, op adequate wijze zijn taken vervult.

De Partijen komen op later datum een mechanisme overeen voor de financiering van de onafhankelijke beoordeling, waarbij de onafhankelijkheid ervan gewaarborgd blijft.

______________

BIJLAGE VIII

ONDERSTEUNENDE MAATREGELEN

Voor een doeltreffende uitvoering van deze Overeenkomst in Ivoorkust zijn ondersteunende maatregelen nodig ten behoeve van de betrokken instanties en actoren.

De terbeschikkingstelling van alle benodigde middelen voor de uitvoering van deze Overeenkomst is onderworpen aan de procedures van de Unie en haar lidstaten op het vlak van de programmering van de samenwerking met Ivoorkust, alsmede met de begrotingsprocedures van Ivoorkust zelf.

De ondersteunende maatregelen vloeien voort uit raadplegingen met de belanghebbenden, conclusies en aanbevelingen op basis van tests ter plaatse en aanbevelingen uit verscheidene projecten en studies over de bosbouwsector in Ivoorkust.

De Partijen stellen vast welke ondersteunende maatregelen er nodig zijn voor de uitvoering van deze Overeenkomst. Het vaststellen van de ondersteunende maatregelen behelst:

-het opstellen van begrotingen voor de uitvoering van deze Overeenkomst waarbij de steun vanuit de middelen van Ivoorkust wordt bepaald en de steun die door de Unie en de andere ontwikkelingspartners wordt verleend,

-een aanbeveling over de noodzaak een gemeenschappelijke regeling op te zetten om de financiering en de technische bijdragen van de Europese Commissie en de lidstaten op elkaar af te stemmen.

De ondersteunende maatregelen worden opgenomen in een tijdschema voor de uitvoering van deze Overeenkomst en het toezichts- en beoordelingskader van het gemengd comité om de voortgang van dat schema bij te houden. De begeleidende maatregelen bestrijken ten minste de volgende strategische categorieën en acties:

a)    het opzetten van structuren voor de uitvoering en versterking van de governance en de coördinatie tussen de overheidsinstellingen en de andere betrokken actoren;

b)    de ontwikkeling van het systeem ter verificatie van de wettigheid;

c)    capaciteitsopbouw, met name:

-ondersteuning van de versterking van de technische en operationele capaciteiten van de organisaties uit het maatschappelijk middenveld met het oog op de doeltreffende uitvoering van de onafhankelijke waarneming,

-ondersteuning van de versterking van de technische en operationele capaciteiten van de overheid en de particuliere sector met het oog op een doeltreffende ontwikkeling en de eerbiediging van het systeem ter verificatie van de wettigheid,

-de versterking van de capaciteiten van de belanghebbenden voor het vrijmaken van financiële middelen voor de uitvoering van projecten en programma’s in verband met de uitvoering van deze Overeenkomst;

d)    ondersteuning van initiatieven die bijdragen aan de governance van de bosbouw en duurzaam bosbeheer;

e)    herstel van het bosareaal met inbegrip van de vernieuwing van de exploiteerbare houtvoorraad, met name:

-ondersteuning van herstel van het bosareaal met snelgroeiende boomsoorten en fruitboomsoorten met een economisch belang voor de gemeenschappen,

-ondersteuning van herstel van het bosareaal met lokale soorten, teneinde het ecosystemisch belang van de bossen en de biodiversiteit te herstellen en te vergroten;

f)    voortzetting van de hervormingen en de versterking van het regelgevings- en rechtskader;

g)    ondersteuning van:

-de kadastrale certificering van bosgebieden,

-de registratie en inrichting van de bossen,

-de voorlichting over teksten en procedures inzake bosbouw en landeigendom;

h)    genderbewustzijn in de uitvoering van deze Overeenkomst en de governance van de bosbouw;

i)    voortzetting van de hervormingen, met name met betrekking tot:

-de binnenlandse markt van hout en houtproducten,

-de uitvoer van hout en houtproducten,

-de invoer van hout en houtproducten,

-de verificatie van de wettigheid van hout en houtproducten door middel van het systeem ter verificatie van de wettigheid;

j)    transparantie en communicatie.

________________

BIJLAGE IX

TE PUBLICEREN INFORMATIE

1.    Doelstellingen, beginselen en rechtsgrondslagen

De uitvoering van deze Overeenkomst vereist dat de documenten en informatie over het beheer van de bossen en de uitvoering van de voor de bosbouwsector geldende regelgeving worden gepubliceerd, teneinde de uitvoering van en het toezicht op het Flegt-vergunningensysteem te vergemakkelijken en een goede governance in de bosbouwsector te bevorderen.

Overheidsinstellingen en ‑organisaties hebben de plicht het publiek te informeren. Het recht op informatie van algemeen belang is vastgelegd in de geldende regelgeving van Ivoorkust 10 . Bovendien berust deze verplichting op de volgende beginselen: i) de informatie is gratis of tegen een redelijke prijs toegankelijk; ii) er wordt een lijst van openbare en toegankelijke documenten ter beschikking gesteld van het publiek; iii) de informatie is nauwkeurig en wordt regelmatig bijgewerkt; iv) de informatie wordt permanent of tijdig beschikbaar gesteld; v) de informatie wordt verstrekt in formaten die geschikt zijn voor publicatie; vi) klokkenluiders, getuigen, deskundigen, slachtoffers en hun familieleden, informateurs en leden van de hoge autoriteit voor goede governance krijgen speciale bescherming van de staat tegen eventuele represailles en intimidatie.

Welke informatie de Partijen toezeggen te zullen publiceren is bepaald na raadpleging van alle belanghebbenden. Deze informatie is onderverdeeld in tien categorieën in de lijst in punt 2. De informatie in punt 2, a), wordt gepubliceerd door het gemengd comité. De informatie in de punten b) tot en met i) wordt gepubliceerd door Ivoorkust. Punt j) bevat de lijst met informatie die door de Unie wordt gepubliceerd.

2.    Openbaar gemaakte informatie en documenten

a)    informatie over de uitvoering deze Overeenkomst:

-tekst van de huidige Overeenkomst zelf, met alle bijlagen en de latere wijzigingen,

-lijst en samenvattingen van de projecten ter ondersteuning van de huidige Overeenkomst in Ivoorkust,

-verslagen van de uitgevoerde projecten in Ivoorkust in verband met deze Overeenkomst,

-officieel document tot oprichting, toewijzing, organisatie en werking van de uitvoeringsorganen van het systeem ter verificatie van de wettigheid, alsmede het reglement van orde van het gemengd comité en, in voorkomend geval, de arbitrageprocedures,

-memoranda van de vergaderingen van het gemengd comité,

-jaarverslagen met onder meer de volgende gegevens:

-de voortgang van de uitvoering van deze Overeenkomst,

-de samenstelling en de werking van het gemengd comité,

-het aantal door Ivoorkust afgegeven Flegt-vergunningen,

-het aantal afgewezen aanvragen voor Flegt-vergunningen,

-gevallen van niet-conformiteit die zijn vastgesteld door de dienst voor de wettigheid van de bosbouw en de traceerbaarheid, en de maatregelen die zijn genomen om deze gevallen te corrigeren,

-de jaarlijkse hoeveelheden hout en houtproducten die naar de Unie zijn uitgevoerd,

-het aantal door de Unie ontvangen Flegt-vergunningen,

-de hoeveelheden in het kader van het Flegt-vergunningensysteem in de Europese Unie ingevoerd hout en ingevoerde houtproducten, ingedeeld naar de EU-lidstaat waarin de invoer heeft plaatsgevonden,

-de hoeveelheden hout en houtproducten die in Ivoorkust zijn ingevoerd en de hoeveelheden in doorvoer op Ivoriaans grondgebied,

-opdracht, procedures, programma’s en verslagen van de onafhankelijke audit en de onafhankelijke beoordeling,

-beoordelingsverslag betreffende de indieningen voor de onafhankelijke audit;

b)    juridische informatie:

-door Ivoorkust ondertekende en geratificeerde internationale verdragen en overeenkomsten in verband met bosbeheer,

-wet houdende het bosbouwwetboek en de uitvoeringsbepalingen daarvan,

-andere wet- en regelgevingsteksten die verband houden met deze Overeenkomst;

c)    informatie over de verlening van vergunningen:

-erkenningsprocedures voor bosbouwactiviteiten,

-lijst van erkende ondernemingen per type erkenning,

-procedures en vergoedingen voor de verlening van de verschillende vergunningen voor de exploitatie, verwerking en verhandeling van bosbouwproducten,

-informatie over de beschermde status van bossen en agrobossen, alsmede informatie over en de resultaten van de werkzaamheden van de interministeriële werkgroep met betrekking tot de beheerconcessie voor het particuliere bosdomein van de staat,

-specifieke vergunningen en concessieovereenkomsten per bosbouwconcessie;

d)    informatie over bosinrichting:

-lijst van de bossen van het particuliere domein van de staat en van lokale en regionale overheden waar al dan niet een inrichtingsplan voor is,

-lijst van onschendbare en anderszins beschermde bossen, met voor elk bos een kaart met de locatie en de oppervlakte,

-lijst van de bossen van privaatrechtelijke rechtspersonen en natuurlijke personen, met voor elk bos een kaart met de locatie en de oppervlakte,

-lijst van beschermde gebieden, met voor elk gebied een kaart met de locatie en de oppervlakte,

-lijst en bevoegdheden van de diensten die betrokken zijn bij de inrichting van de bossen en agrobossen,

-administratieve en technische procedures voor het opstellen en valideren van bosinrichtingsplannen voor bossen en agrobossen, vereenvoudigde bosinrichtingsplannen en beheersplannen,

-verslag van de voorafgaande raadpleging van de aanwonende plaatselijke gemeenschappen,

-resultaten van de werkzaamheden van de commissie van goedkeuring van de bosinrichtingsplannen,

-goedgekeurde bosinrichtingsplannen van de bossen en agrobossen, vereenvoudigde bosinrichtingsplannen, beheersplannen en concessieovereenkomsten,

-kaarten van de bosbouwconcesssies,

-partnerschaps-, concessie- en exploitatieovereenkomsten,

-jaarverslagen van het directoraat voor herbebossing en het bosbouwkadaster, oppervlakten en kaarten van de uitgevoerde herbebossingen,

-verslagen over de toestand van de bossen (nationale bosinventaris, bossenatlas enz.);

e)    informatie over de bosexploitatie:

-lijst van beschermde bossen, agrobossen en bossen van privaatrechtelijke rechtspersonen en natuurlijke personen,

-lijst van beschermde boomsoorten,

-lijst van boomsoorten waarvan de exploitatie verboden is,

-lijst van bestaande concessies, met voor elke concessie een kaart met de locatie en de oppervlakte,

-lijst van concessies waarvoor een beheersovereenkomst is gesloten, met voor elke concessie een kaart met de locatie en de oppervlakte,

-lijst van concessies waarvan de exploitatie is goedgekeurd, met voor elke concessie een kaart met de locatie en de oppervlakte,

-lijst van concessies die in bedrijf zijn,

-lijst van beschermde bossen die geëxploiteerd worden, met voor elk bos een kaart met de locatie en de oppervlakte,

-lijst van bossen en aanplantingen van lokale en regionale overheden, met voor elk bos en elke aanplanting een kaart met de locatie en de oppervlakte,

-lijst van de bossen en aanplantingen van privaatrechtelijke rechtspersonen en natuurlijke personen die geëxploiteerd worden, met voor elk bos en elke aanplanting een kaart met de locatie en de oppervlakte,

-lijst van beschermde bossen, agrobossen en bossen van privaatrechtelijke rechtspersonen en natuurlijke personen voorbij de achtste breedtegraad,

-statistieken van de geëxploiteerde volumes per boomsoort, bedrijf en vergunning, en oppervlakte en kaarten van herbebossingen door de staat op nationaal niveau,

-jaarverslagen van het directoraat voor de productie en de bosbouwsector;

f)    informatie over de houtverwerking:

-lijst van actieve verwerkingsbedrijven, met capaciteiten en locaties,

-jaarlijkse volumes verwerkt stamhout per soort,

-jaarlijkse volumes uit de eerste verwerking,

-jaarlijkse volumes uit de tweede verwerking,

-jaarlijkse volumes verwerkt hout die op de binnenlandse markt worden gebracht,

-jaarlijkse hoeveelheden producten uit de derde verwerking;

g)    informatie over de houthandel:

-lijst van erkende marktdeelnemers voor de uitvoer en invoer van hout,

-uitgevoerde volumes hout en houtproducten per bedrijf, type product (GS-code), boomsoorten, punten van verzending (verdeeld naar verwerkingsniveau: eerste, tweede en derde), en per bestemming,

-uitgevoerde volumes hout en houtproducten met Flegt-vergunningen (typen producten en bestemmingen),

-volumes of hoeveelheden ingevoerd hout en ingevoerde houtproducten per type product, per boomsoort en oorsprong,

-volumes hout en houtproducten die bestemd zijn voor de binnenlandse markt,

-jaarlijkse volumes in beslag genomen hout bij veilingen en schenkingen,

-aandeel van de bosbouwsector in het bruto binnenlands product van Ivoorkust,

-aantal personen dat werkzaam is bij bosbouwbedrijven;

h)    informatie over de fiscale bijdrage van de bosbouwsector:

-lijst van de verschillende belastingen en heffingen met betrekking tot de bosbouw,

-verdeling van de verschillende belastingen en heffingen met betrekking tot de bosbouw,

-jaarlijkse bedragen van de belastingen op de verkoop van stamhout,

-jaarlijkse bedragen van de belastingen op de toegewezen oppervlakte,

-jaarlijkse bedragen van de heffingen in verband met werkzaamheden van algemeen belang (Travaux d’Intérêt Général, TIG),

-bedragen van de vergoedingen die zijn uitgekeerd aan de lokale en regionale overheden en aan de gemeenschappen per regio of plaats,

-bedragen van boeten naar aanleiding van geschillen (met inbegrip van niet-uitgevoerde compenserende herbebossing) en transacties op bosbouwgebied;

i)    informatie over het systeem ter verificatie van de wettigheid en de afgifte van Flegt-vergunningen:

-lijst van afgegeven overheidscertificaten ter erkenning van de wettigheid (naam van het bedrijf, datum van afgifte, vervaldatum enz.),

-lijst van afgegeven Flegt-vergunningen,

-verificatiehandleiding met:

-procedures voor de erkenning van particuliere certificeringssystemen en ‑instellingen,

-procedures voor de verificatie van de wettigheid,

-procedures voor afgifte van wettigheidscertificaten,

-beschrijving van het systeem voor de traceerbaarheid van hout in Ivoorkust,

-beschrijving van het bosbouwcontrolesysteem,

-procedures voor de controle van de houttoeleveringsketen,

-procedures voor de afgifte van Flegt-vergunningen,

-lijst van particuliere certificeringssystemen en instellingen die wettigheids-/duurzaamheidscertificaten afgeven en die zijn erkend door Ivoorkust in het kader van het systeem ter verificatie van de wettigheid,

-verslagen van controlebezoeken inzake bosbouwactiviteiten,

-jaarlijkse volumes in beslag genomen hout,

-onafhankelijkewaarnemingsverslagen en informatie over de opvolging van de aanbevelingen uit deze verslagen,

-verslagen van de onafhankelijke auditor en informatie over de uitvoering van de vastgestelde corrigerende maatregelen;

j)    door de Unie openbaar gemaakte informatie:

-hoeveelheden hout en houtproducten die door de Unie zijn ingevoerd en die onder het Flegt-vergunningensysteem vallen, naar oorsprong,

-aantal door de Unie ontvangen Ivoriaanse Flegt-vergunningen,

-lijst van Europese landen die Ivoriaans hout met een Flegt-vergunning invoeren,

-overzicht van de bevoegde autoriteiten van de lidstaten van de Unie die belast zijn met de uitvoering van Verordening (EU) nr. 995/2010 van het Europees Parlement en de Raad van 20 oktober 2010 tot vaststelling van de verplichtingen van marktdeelnemers die houtproducten op de markt brengen 11 en Verordening (EG) nr. 2173/2005),

-regelgeving van de Unie inzake hout en latere bijbehorende teksten,

-lijst van afgewezen Flegt-vergunningen per bevoegde autoriteit en gronden voor afwijzing,

-volume hout met Flegt-vergunningen van Ivoriaanse oorsprong dat door de bevoegde autoriteiten in beslag is genomen,

-bestemmingen en toepassingen van de houtproducten met Flegt-vergunningen van Ivoriaanse oorsprong die door de bevoegde autoriteiten in beslag zijn genomen,

-verslagen van de onafhankelijke waarneming van de houtmarkten door de Internationale Organisatie voor Tropisch Hout (ITTO).

3.    Toegang tot en publicatie en verspreiding van informatie en documenten

De dienst bosbeheer is verantwoordelijk voor de toegang tot informatie van algemeen belang over de bosbouw.

De wijzen waarop openbare informatie en documenten toegankelijk moeten zijn, zijn vastgesteld door de geldende Ivoriaanse regelgeving 12 , maar de in deze bijlage opgesomde informatie is vrij en eenvoudig toegankelijk. Deze informatie is namelijk beschikbaar en toegankelijk op de website die bij deze Overeenkomst hoort.

Voor de verspreiding van de informatie worden de verschillende kanalen gebruikt die daartoe zijn aangewezen in het kader van de communicatiestrategie van Ivoorkust.

Het ministerie dat verantwoordelijk is voor de bossen wijst een functionaris aan die verantwoordelijk is voor de toegang tot informatie en documenten van algemeen belang.

4.    Beroepsmechanisme en klachtenbeheersysteem

De beroepsmogelijkheden waarin de geldende regelgeving op het gebied van toegang tot informatie van algemeen belang voorziet, zijn: administratief beroep, beroep bij de commissie inzake toegang tot informatie van algemeen belang en openbare documenten (Commission d’accès à l’information d’intérêt public et aux documents publics, CAIDP) en beroep in rechte. De verzoeker kan echter pas beroep in rechte instellen nadat de mogelijkheid tot beroep bij de CAIDP is uitgeput. Beroep in rechte moet binnen de termijnen die daarvoor zijn voorgeschreven in de geldende teksten, worden ingesteld bij de bevoegde administratieve rechtbank.

Binnen het ministerie dat verantwoordelijk is voor de bossen, wordt een comité inzake toegang tot informatie van algemeen belang (Comité d’accès à l’information d’intérêt public, CAIIP) ingesteld om klachten over toegang tot informatie betreffende de bosbouw voorafgaand aan het beroep bij de CAIDP in ontvangst te nemen en te registreren. De taken, de samenstelling en de werkwijze van dit comité, waarin vertegenwoordigers van het maatschappelijk middenveld en de particuliere sector zitting hebben, worden vastgesteld door middel van een besluit van de minister die verantwoordelijk is voor de bossen.

________________

BIJLAGE X

GEMENGD COMITÉ VOOR DE UITVOERING VAN DE OVEREENKOMST

Op grond van artikel 19 van deze Overeenkomst richten de Partijen een structuur op die wordt belast met de governance van deze Overeenkomst, hierna het “gemengd comité” genoemd. Het gemengd comité is belast met het beheer van, het toezicht op en de beoordeling van de uitvoering van deze Overeenkomst. Het gemengd comité bestaat uit door de Partijen aangewezen vertegenwoordigers. Ivoorkust zorgt ervoor dat de verschillende belanghebbenden uit de bosbouwsector, met name de publieke en de particuliere sector, het maatschappelijk middenveld en de lokale bevolkingsgroepen via de traditionele dorpshoofden, er deel van uitmaken. Het gemengd comité bevordert de dialoog en de uitwisseling van informatie over de werking van deze Overeenkomst. Daartoe moet het gemengd comité met name:

a)    wat het beheer van de Overeenkomst betreft:

-maatregelen bestuderen en goedkeuren voor de uitvoering van deze Overeenkomst en alle nodige maatregelen voorstellen en treffen om de uitvoering ervan te verbeteren,

-een jaarverslag publiceren over de uitvoering van deze Overeenkomst, in overeenstemming met het bepaalde in bijlage IX,

-advies geven over de datum vanaf wanneer het Flegt-vergunningensysteem wordt toegepast, na de onafhankelijke beoordeling van de werking van het systeem ter verificatie van de wettigheid op basis van de criteria van bijlage VII,

-een tijdschema voor de uitvoering opstellen en goedkeuren, alsmede een kader voor het toezicht op en de beoordeling van de voortgang, waarin met name de ondersteunende maatregelen zijn opgenomen,

-de verificatiehandleiding in ontvangst nemen en bestuderen, opmerkingen formuleren en de handleiding goedkeuren,

-op basis van de documenten en uitvoeringsregelingen, waarvoor het comité verantwoordelijk is, de voortgang beoordelen met betrekking tot de verwezenlijking van de doelstellingen en de eerbiediging van de termijnen voor de verschillende acties in het kader van deze Overeenkomst en de uitvoering ervan, en maatregelen voorstellen en treffen om het functioneren van deze Overeenkomst te verbeteren,

-alle noodzakelijke wijzigingen aan deze Overeenkomst analyseren en registreren; het gemengd comité analyseert ook, ten minste om de twee jaar, elk voorstel tot wijziging van deze Overeenkomst en de bijlagen erbij, om rekening te houden met de ontwikkeling van de politieke, administratieve, institutionele en regelgevingscontext in Ivoorkust en binnen de Unie,

-zijn eigen reglement van orde opstellen, evalueren en regelmatig bijwerken,

-suborganen oprichten, zoals werkgroepen, waarvoor het de precieze mandaten vaststelt en zo nodig taken of aanvullende studies aanbeveelt,

-de moeilijkheden inventariseren waarmee de uitvoering van deze Overeenkomst gepaard gaat, waaronder vraagpunten of moeilijkheden in verband met een gecoördineerde en eenduidige communicatie naar het publiek over de interpretatie en de uitvoering van deze Overeenkomst, en passende maatregelen voorstellen om deze te verhelpen,

-de problemen behandelen die door een van de Partijen aan de orde zijn gesteld, en op alle mogelijke manieren, waaronder via arbitrageprocedures, proberen alle conflicten en geschillen die zich kunnen voordoen in geval van verschil van mening tussen de Partijen, op te lossen overeenkomstig de artikelen 23 en 24 van deze Overeenkomst,

-de verslagen, memoranda van zijn vergaderingen en andere documenten die voortkomen uit zijn werkzaamheden, opstellen, goedkeuren en openbaar maken, teneinde de werking van het gemengd comité transparant te maken;

b)    wat de monitoring en beoordeling van deze Overeenkomst betreft:

-een methode goedkeuren voor het toezicht op en de beoordeling van de uitvoering en de impact van deze Overeenkomst,

-het mandaat, de opdracht, de procedurehandleiding en het tijdschema voor de onafhankelijke beoordeling goedkeuren en een verklaring van geen bezwaar geven voor de aanwerving van de beoordelaar,

-de algehele voortgang van de uitvoering van deze Overeenkomst volgen en beoordelen, met inbegrip van de werking van het systeem ter verificatie van de wettigheid en van het Flegt-vergunningensysteem, met name op basis van de beoordelings- en auditverslagen overeenkomstig de artikelen 10, 12 en 19 van deze Overeenkomst en de bijlagen VI en VII,

-op basis van de beschikbare informatie geregeld missies uitvoeren ter beoordeling van de doeltreffendheid van deze Overeenkomst en de gevolgen ervan,

-de ontwikkeling van de markten volgen en met regelmaat voorlichtingsnota’s opstellen over dit onderwerp, zo nodig opdracht geven tot studies naar de toestand van de markten voor hout en houtproducten en aanbevelingen doen over te nemen maatregelen,

-de gevolgen van deze Overeenkomst op sociaal, economisch en milieugebied volgen en beoordelen en passende maatregelen treffen om elke eventuele negatieve impact te beperken,

-toezien op het gevolg dat wordt gegeven aan de aanbevelingen uit de onafhankelijkewaarnemingsverslagen en de uitvoering van de corrigerende maatregelen die eruit voortvloeien,

-aansporen tot interne inspecties of evaluaties in verband met de uitvoering van het systeem ter verificatie van de wettigheid en de conclusies van die interne inspecties in ontvangst nemen;

c)    wat de onafhankelijke audit van deze Overeenkomst betreft:

-aanbestedingsstukken goedkeuren en zijn verklaring van geen bezwaar geven voor de selectie van de onafhankelijke auditor, die door Ivoorkust zal worden aangeworven na overleg met de Unie, op basis van het mandaat voor de onafhankelijke audit dat wordt beschreven in bijlage VI,

-de door de Partijen ingediende verzoeken om onverwachte en gerichte audits goedkeuren,

-de prioriteiten vaststellen voor de selectie van de relevante activiteiten wat betreft de controle en ter plaatse,

-in geval van twijfel het belang, de relevantie of de vertrouwelijkheid van een stuk informatie voor de onafhankelijke audit beoordelen,

-de audithandleiding, het auditplan, de methode en het kader voor het opstellen van de verslagen, zoals voorgesteld door de onafhankelijke auditor, valideren,

-besluiten over de frequentie van de onafhankelijke audits na de vier eerste jaren van de uitvoering van het Flegt-vergunningensysteem,

-alle verslagen die zijn opgesteld en ingediend door de onafhankelijke auditor, in ontvangst nemen en bestuderen, evenals elke klacht van een van de Partijen over de werking van het Flegt-vergunningensysteem,

-het ontwerp van het systeem voor het beheer van klachten in verband met de werking van het systeem ter verificatie van de wettigheid goedkeuren, evenals de regeling voor het beheer van klachten in verband met de onafhankelijke audit, zoals beschreven in bijlage VI,

-de verslagen van de onafhankelijke auditor in ontvangst nemen, goedkeuren en laten publiceren, overeenkomstig bijlage IX,

-corrigerende maatregelen overeenkomen om lacunes en andere gevallen van niet-conformiteit in het kader van het systeem ter verificatie van de wettigheid te verhelpen, op basis van de conclusies van de onafhankelijke auditor of andere bewijzen of klachten in verband met het systeem ter verificatie van de wettigheid, en toezien op de uitvoering en het effect van deze maatregelen;

d)    wat betreft het betrekken van belanghebbenden bij de uitvoering van, het toezicht op en de evaluatie van deze Overeenkomst:

-informatie, verslagen en indieningen van de belanghebbenden in ontvangst nemen en analyseren,

-aanbevelingen formuleren over wat er nodig is voor een goede uitvoering van deze Overeenkomst en zo nodig over de noodzaak van het vergroten van de capaciteiten en de participatie van de betrokken administratieve diensten, de particuliere sector, het maatschappelijk middenveld, de traditionele dorpshoofden en de lokale bevolkingsgroepen bij het toezicht op de conformiteit met de wet- en regelgeving inzake het beheer van de bossen in Ivoorkust,

-passende maatregelen nemen om de participatie van belanghebbenden bij de uitvoering van deze Overeenkomst te bevorderen,

-erop toezien dat alle belanghebbenden vrijelijk toegang hebben tot informatie in verband met de uitvoering van deze Overeenkomst, met inachtneming van de geldende regelgeving,

-het genderbewustzijn bevorderen en in het bijzonder toewerken naar een grotere erkenning van de rol van vrouwen en meisjes in de governance van de bosbouw en de uitvoering van deze Overeenkomst.

________________

(1)    PB L 347 van 30.12.2005, blz. 1.

(2)    PB L 269 van 10.10.2013, blz. 1.

(3)    PB L 343 van 29.12.2015, blz. 1.

(4)    PB L 61 van 3.3.1997, blz. 1.

(5)    PB L 277 van 18.10.2008, blz. 23.

(6)    De term “tenuitvoerlegging” moet hier worden opgevat als de opbouwfase van het systeem ter verificatie van de wettigheid.

(7)    De term “operationele fase” moet hier worden opgevat als de fase na de validering van het systeem ter verificatie van de wettigheid.

(8)    Richtlijnen voor het uitvoeren van managementsysteemaudits.

(9)    Eisen voor instellingen die audits en certificatie van managementsystemen uitvoeren.

(10)    Wet op de toegang tot informatie van algemeen belang; beschikking betreffende bescherming tegen en bestrijding van corruptie en daarmee gelijkgestelde strafbare feiten; wet houdende het milieuwetboek.

(11)    PB L 295 van 12.11.2010, blz. 23.

(12)    Wet op de toegang tot informatie van algemeen belang.