MEDEDELING VAN DE COMMISSIE — RICHTSNOEREN BETREFFENDE HET GEBRUIK VAN VEREENVOUDIGDE KOSTENOPTIES BINNEN DE EUROPESE STRUCTUUR- EN INVESTERINGSFONDSEN (ESI) — HERZIENE VERSIE

(2021/C 200/01)

Richtsnoeren betreffende vereenvoudigde kostenopties (SCO’s): Forfaitaire financiering, standaardschalen van eenheidskosten, vaste bedragen

(in overeenstemming met de artikelen 67 en 68, artikel 68 bis en artikel 68 ter van Verordening (EU) nr. 1303/2013, artikel 14 van Verordening (EU) nr. 1304/2013 en artikel 19 van Verordening (EU) nr. 1299/2013)

Herziene uitgave naar aanleiding van de inwerkingtreding van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046

DISCLAIMER: Dit is een werkdocument opgesteld door de diensten van de Commissie. Het biedt collega’s en instanties die betrokken zijn bij de bewaking, controle of uitvoering van de Europese structuur- en investeringsfondsen technische informatie, binnen de grenzen van het geldende EU-recht. Deze richtsnoeren laten de interpretatie van het Hof van Justitie en het Gerecht onverlet.

INHOUDSOPGAVE

Hoofdstuk 1 –

Inleiding

6

1.1.

Doel

6

1.2.

Waarom vereenvoudigde kostenopties gebruiken?

6

Hoofdstuk 2 –

Horizontale beginselen en toepassingsgebied

7

2.1.

Wanneer vereenvoudigde kosten gebruiken?

7

2.2.

Vereenvoudigde kostenopties toepassen

7

2.2.1.

Het principe

7

2.2.2.

Uitzondering: gevallen waarin het gebruik van vereenvoudigde kostenopties verplicht is [herzien punt naar aanleiding van de Omnibusverordening]

7

2.2.3.

Toepassing in de tijd en overgangsbepalingen

10

2.3.

Combinatie van opties

11

2.3.1.

Algemene beginselen

11

2.3.2.

Voorbeelden van combinaties

11

2.4.

Overheidsopdrachten en het gebruik van vereenvoudigde kostenopties

12

2.4.1.

Het gebruik van vereenvoudigde kostenopties in geval van overheidsopdrachten

12

2.4.2.

Gebruik van een vast percentage om directe personeelskosten in concrete acties die middels openbare aanbesteding worden uitgevoerd te berekenen

14

2.5.

Verenigbaarheid van de vereenvoudigde kostenopties met de staatssteunregels

15

2.5.1.

Verenigbaarheid van de vereenvoudigde kostenopties met de algemene groepsvrijstellingsverordening en de groepsvrijstellingsverordening voor de landbouw

15

2.6.

Gebruik van vereenvoudigde kostenopties bij concrete acties die netto-inkomsten genereren

16

2.6.1.

Concrete acties die na voltooiing netto-inkomsten genereren (artikel 61 GB-verordening)

16

2.6.2.

Concrete acties die tijdens de uitvoering netto-inkomsten genereren en waarop de leden 1 tot en met 6 van artikel 61 van de GB-verordening niet van toepassing zijn

17

2.7.

Specifiek voor EFRO en ESF: kruisfinanciering

18

2.7.1.

Declaratie van de acties die onder artikel 98, lid 2, van de GB-verordening vallen, in verband met de vereenvoudigde kostenopties

18

2.7.2.

Voorbeelden

18

2.8.

Voor het Elfpo en ETS specifieke voorschriften

19

Hoofstuk 3 –

Soorten vereenvoudigde kostenopties

19

3.1.

Forfaitaire financiering

19

3.1.1.

Categorieën van kosten definiëren

19

3.1.2.

Specifieke systemen van forfaitaire financiering om de in de GB-verordening en de fondsspecifieke verordeningen beschreven categorieën van kosten te berekenen

20

3.1.2.1.

Berekeningsmethoden voor indirecte kosten

21

3.1.2.2.

Vast percentage voor het bepalen van directe personeelskosten

21

3.1.2.3.

Vast percentage voor het bepalen van alle overige andere kosten dan de directe personeelskosten van de concrete actie

22

3.1.2.4.

Rechtvaardiging van in de GB-verordening vastgestelde vaste percentages

23

3.1.2.5.

Toepassing in de tijd

23

3.2.

Standaardschalen van eenheidskosten

25

3.2.1.

Algemene beginselen

25

3.2.2.

Personeelskosten berekend volgens een uurtarief (artikel 68 bis, leden 2 tot en met 4, van de GB-verordening)

26

3.2.3.

Vaststelling van subsidiabele personeelskosten met het berekende uurtarief

27

3.2.4.

Personeel dat een vaste tijd per maand deeltijds aan de concrete actie werkt

28

3.2.5.

Toepassing in de tijd

28

3.3.

Vaste bedragen

29

3.3.1.

Algemene beginselen

29

3.3.2.

Bij de Omnibusverordening geïntroduceerde wijzigingen en toepassing in de tijd

29

3.3.3.

Voorbeelden van vaste bedragen

29

3.4.

Het specifieke geval van vaste percentages voor technische bijstand

30

3.4.1.

Toepassingsbereik

30

3.4.2.

Betalingsaanvragen en vergoedingen

31

3.4.3.

Effect van het vaste percentage op de toewijzing voor technische bijstand binnen het operationele programma/plattelandsontwikkelingsprogramma

32

3.4.4.

Controlespoor en gevolgen van correcties

32

Hoofdstuk 4 –

Vereenvoudigde kostenopties bepalen

32

4.1.

Vereenvoudigde kostenopties moeten van tevoren worden vastgesteld

33

4.2.

Een eerlijke, billijke en controleerbare berekeningsmethode

33

4.2.1.

Algemene beginselen

33

4.2.1.1.

De methode moet eerlijk zijn

33

4.2.1.2.

De methode moet billijk zijn

33

4.2.1.3.

De methode moet controleerbaar zijn

33

4.2.2.

Methoden in de praktijk

34

4.2.2.1.

Het gebruik van “statistische” gegevens, deskundige beoordelingen of andere objectieve informatie (artikel 67, lid 5, punt a), i).

34

4.2.2.2.

Het gebruik van gegevens van individuele begunstigden (artikel 67, lid 5, punt a), ii) en iii), van de GB-verordening)

34

4.3.

Ontwerpbegroting

35

4.3.1.

Gebruik van een ontwerpbegroting door andere fondsen als een methode om eenheidskosten, vaste bedragen en vaste percentages vast te stellen vóór de inwerkingtreding van de Omnibusverordening

37

4.4.

Gebruik van standaardschalen van eenheidskosten, vaste bedragen en vaste percentages uit andere gebieden

37

Uit andere beleidsmaatregelen van de Europese Unie

37

Artikel 67, lid 5, punt b), van de GB-verordening

37

Artikel 68, eerste alinea, punt c), van de GB-verordening

38

Op basis van regelingen voor volledig door de lidstaten gefinancierde subsidies

38

Vaste percentages uit de periode 2007-2013

39

Hoe kan worden beoordeeld of soorten concrete acties en begunstigden soortgelijk zijn?

39

4.5.

Gebruik van in de GB-verordening of in fondsspecifieke voorschriften vastgestelde percentages

39

4.6.

Aanpassing van de vaste percentages, vaste bedragen en standaardschalen van eenheidskosten in de tijd

39

4.7.

Specifieke methoden voor het bepalen van bedragen die overeenkomstig de fondsspecifieke voorschriften zijn vastgesteld

39

Hoofdstuk 5 –

Gevolgen voor audit en controle

40

5.1.

Behoefte aan een gemeenschappelijke audit- en controleaanpak

40

5.2.

De rol van de auditautoriteit bij het ontwerp van SCO’s

40

5.3.

Algemene beheersverificaties en auditaanpak

40

5.3.1

Verificatie van de correcte vaststelling van de berekenings-methode voor de vereenvoudigde kostenoptie

41

5.3.2.

Verificatie van de correcte toepassing van de methode

41

5.3.2.1.

Verificatie van de correcte toepassing van de vaste percentages

42

5.3.2.2.

Verificatie van de correctie toepassing van de standaardschalen van eenheidskosten

42

5.3.2.3.

Verificatie van de correcte toepassing van de vaste bedragen

43

5.3.2.4.

Verificatie in geval van een combinatie van opties binnen dezelfde concrete actie

43

5.3.3.

Potentiële fouten of onregelmatigheden in verband met het gebruik van SCO’s

43

Bijlage I –

Voorbeelden van vereenvoudigde kostenopties

45

Bijlage II –

Voorbeeld van de verenigbaarheid van de vereenvoudigde kostenopties met de staatssteunregels

51

Bijlage III –

Vereenvoudigde kostenopties (SCO) en voor Elfpo specifieke maatregelen

54

Bijlage IV –

Vereenvoudigde kostenopties (SCO’s) en voor het EFMZV specifieke maatregelen

60

HOOFDSTUK 1

Inleiding

1.1.   Doel

Dit document verschaft technische richtsnoeren betreffende kosten die op basis van een vast percentage, vaste bedragen en standaardschalen van eenheidskosten (“vereenvoudigde kostenopties”) worden gedeclareerd. Deze richtsnoeren zijn van toepassing op de ESI-fondsen en hebben tot doel goede praktijken te delen teneinde de lidstaten aan te moedigen deze te gebruiken. In dit document komen de mogelijkheden aan bod waarin het wettelijke kader van de ESI-fondsen voorziet voor de programmeringsperiode 2014-2020.

Naar aanleiding van de inwerkingtreding van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 (1) (“Omnibusverordening”) op 2 augustus 2018 wordt in deze herziene versie van de richtsnoeren rekening gehouden met de wijzigingen in Verordening (EU) nr. 1303/2013 (2) (verordening gemeenschappelijke bepalingen — “GB-verordening”) en Verordening (EU) nr. 1304/2013 (3) (verordening betreffende het Europees Sociaal Fonds — “ESF-verordening”) die door de Omnibusverordening werden geïntroduceerd. Met deze wijzigingen wordt voortgebouwd op de in 2014 geïntroduceerde mogelijkheden en worden deze verder uitgebreid, waarbij rekening wordt gehouden met de aanbevelingen van de Groep op hoog niveau Vereenvoudiging (4). Ook wordt met deze wijzigingen een aantal mogelijkheden uitgebreid die eerder in fondsspecifieke verordeningen alleen voor alle ESI-fondsen waren vastgesteld.

Deze herziene richtsnoeren bieden tevens verdere verduidelijkingen op basis van vragen die lidstaten en belanghebbenden tijdens de huidige programmeringsperiode hebben gesteld.

Deze richtsnoeren hebben geen betrekking op gezamenlijk actieplannen, vereenvoudigde kostenopties die in het kader van artikel 14, lid 1, van de ESF-verordening (5) worden gebruikt, of financiering die geen verband houdt met de in artikel 67, lid 1, punt e), van de GB-verordening bedoelde kosten.

1.2.   Waarom vereenvoudigde kostenopties gebruiken?

Bij vereenvoudigde kostenopties (simplified cost options, SCO’s) worden de subsidiabele kosten van een concrete actie berekend volgens een vooraf bepaalde methode gebaseerd op outputs, resultaten of bepaalde andere van tevoren duidelijk omschreven kosten, hetzij op basis van een bedrag per eenheid, hetzij door een percentage toe te passen. Vereenvoudigde kostenopties zijn derhalve een alternatieve methode om de subsidiabele kosten van een concrete actie te berekenen, in tegenstelling tot de traditionele methode: berekening op basis van de werkelijk gemaakte en betaalde kosten (artikel 67, lid 1, punt a, van de GB-verordening (“werkelijke kosten”)). Bij vereenvoudigde kostenopties is het niet meer nodig voor elke euro aan medegefinancierde uitgaven over individuele ondersteunende documenten te beschikken: dit is het grootste voordeel van vereenvoudigde kostenopties omdat het de administratieve last in belangrijke mate beperkt.

Door het gebruik van vereenvoudigde kostenopties kunnen de inzet van personeel en de administratieve inspanningen voor het beheer van de ESI-fondsen ook op de verwezenlijking van beleidsdoelen worden toegespitst omdat er minder middelen nodig zijn voor het verzamelen en controleren van (financiële) documenten.

Dankzij de vereenvoudiging van het beheerproces zullen ook kleine begunstigden gemakkelijker toegang krijgen tot de ESI-fondsen (6) (ESF, EFRO, Elfpo, EFMZV, CF).

Ten slotte dragen vereenvoudigde kostenopties ook bij aan een doeltreffender en correcter gebruik van de ESI-fondsen (lager foutenpercentage). Jarenlang heeft de Europese Rekenkamer de Commissie herhaaldelijk aanbevolen om het gebruik van vereenvoudigde kostenopties aan te moedigen en uit te breiden, vooral omdat ze minder foutgevoelig zijn. De Rekenkamer heeft in zijn jaarverslag van 2017 (7) opgemerkt dat in de afgelopen vijf jaar voor 135 van de 1 437 gecontroleerde verrichtingen SCO’s zijn gebruikt. Daarbij werden geen kwantificeerbare fouten gevonden, op basis waarvan de Rekenkamer heeft geconcludeerd dat projecten waarvoor SCO’s worden gebruikt minder foutgevoelig zijn dan projecten waarbij van werkelijke kosten wordt uitgegaan (8). Bovendien heeft de Rekenkamer naar aanleiding van zijn speciaal verslag 2018 “Nieuwe opties voor de financiering van projecten voor plattelandsontwikkeling” geconcludeerd dat SCO’s tot aanzienlijke vereenvoudiging leiden en de administratieve lasten voor zowel de begunstigden als de autoriteiten van de lidstaten verminderen (9).

HOOFDSTUK 2

Horizontale beginselen en toepassingsgebied

2.1.   Wanneer vereenvoudigde kosten gebruiken?

Vereenvoudigde kosten mogen alleen worden gebruikt voor concrete acties die worden gefinancierd door middel van subsidies en terugvorderbare bijstand (artikel 67, lid 1, van de GB-verordening).

Naast de gevallen waarin het gebruik van vereenvoudigde kostenopties verplicht is, wordt het aanbevolen om van vereenvoudigde kosten gebruik te maken in één of meer van de volgende omstandigheden:

—	als de lidstaten willen dat het beheer van de ESI-fondsen meer op outputs en het halen van resultaten dan op inputs wordt toegespitst;

—	als werkelijke kosten moeilijk te controleren zijn (veel ondersteunende documenten voor kleine bedragen met geen of geringe afzonderlijke impact op de verwachte output van de concrete acties, ingewikkelde verdeelsleutels enz.);

—	als er betrouwbare gegevens over de financiële en kwantitatieve uitvoering van concrete acties beschikbaar zijn (10);

—	eenvoudiger documentenbeheer;

—	de concrete acties behoren tot een standaardkader;

—	als er voor soortgelijke concrete acties en begunstigden al SCO-methoden bestaan binnen een op nationaal niveau gefinancierde regeling of in het kader van een ander EU-instrument.

NB

Vereenvoudigde kostenopties kunnen niet worden gebruikt indien de steun voor een concrete actie wordt verleend in de vorm van een financieringsinstrument of een prijs. Indien de vorm van steun voor een concrete actie echter een combinatie van een subsidie of terugvorderbare bijstand en een financieringsinstrument of prijs is, kunnen vereenvoudigde kostenopties worden gebruikt voor het deel van de steun dat wordt verleend in de vorm van een subsidie of terugvorderbare bijstand. Behoudens bepaalde uitzonderingen zijn vereenvoudigde kostenopties niet relevant voor concrete acties die de begunstigden door middel van aanbesteding uitvoeren.

2.2.   Vereenvoudigde kostenopties toepassen

2.2.1.    Het principe

Met uitzondering van concrete acties die binnen het toepassingsgebied van artikel 67, lid 2 bis van de GB-verordening (11) vallen, zijn de lidstaten niet verplicht om vereenvoudigde kostenopties te gebruiken. De managementautoriteit, of het toezichtcomité voor de ETS-programma’s, kan besluiten om dat gebruik facultatief of verplicht te maken voor alle of bepaalde categorieën van projecten en activiteiten en voor de gehele of gedeeltelijke uitvoering van een concrete actie. Teneinde eerbiediging van de beginselen van transparantie en gelijke behandeling van begunstigden te waarborgen, moet het toepassingsgebied van de toe te passen vereenvoudigde kostenopties, d.w.z. de categorie projecten en activiteiten waarvoor ze beschikbaar zullen zijn, in de oproep tot het indienen van voorstellen worden vastgesteld en gepubliceerd.

2.2.2.    Uitzondering: gevallen waarin het gebruik van vereenvoudigde kostenopties verplicht is [herzien punt naar aanleiding van de Omnibusverordening]

In artikel 67, lid 2 bis, van de GB-verordening is bepaald dat concrete ESF- en EFRO-acties waarvoor de overheidssteun niet meer dan 100 000 EUR bedraagt de vorm aannemen van kosten per eenheid, vaste bedragen of forfaitaire financiering. Het gebruik van vereenvoudigde kostenopties is derhalve verplicht.

Deze bepaling heeft tot doel controles van werkelijke kosten te beperken die niet kostenefficiënt zouden zijn gezien de lage waarde van deze concrete acties.

Het bedrag van 100 000 EUR moet worden beschouwd als het maximum aan overheidssteun dat aan de begunstigde zal worden betaald, zoals gespecificeerd in het document waarin de voorwaarden voor de steun aan de begunstigde worden vastgesteld (EFRO en ESF + overeenkomstige nationale overheidsfinanciering die aan de begunstigde zal worden betaald als het maximumbedrag dat in de subsidieovereenkomst of desgevallend het subsidiebesluit is vastgelegd). Het omvat noch de eventuele overheidsbijdrage door de begunstigde noch de toelagen of lonen die door een derde partij ten behoeve van de deelnemers aan een concrete actie worden uitbetaald. Alleen de geprogrammeerde overheidssteun bepaalt of artikel 67, lid 2 bis, moet worden toegepast).

Indien een concrete actie steun ontvangt uit zowel het EFRO als het ESF, wordt het bedrag van de steun uit de beide fondsen meegenomen in de berekening van de “overheidssteun” voor de concrete actie. Indien het totale bedrag van de overheidssteun niet meer dan 100 000 EUR bedraagt, is de verplichting om gebruik te maken van vereenvoudigde kostenopties bovendien van toepassing op de steun die uit elk fonds wordt verleend (d.w.z. uit het EFRO en het ESF).

Bijvoorbeeld: De ontwerpbegroting van een overheidsinstantie voor een concrete actie met een totale subsidiabele kostprijs van 105 000 EUR ziet er als volgt uit: (EUR) Nationale overheidsfinanciering 20 000 ESF 22 500 EFRO 22 500 Eigen financiering 25 000 Toelagen aan de deelnemers betaald door de openbare dienst voor arbeidsvoorziening 15 000 Totaal financieringsplan 105 000 Ondanks de totale subsidiabele kosten van 105 000 EUR valt deze concrete actie nog steeds onder de categorie concrete acties waarvoor het gebruik van vereenvoudigde kosten verplicht is. De uit de beide fondsen verleende steun en de nationale overheidsfinanciering worden meegerekend voor het berekenen van de overheidssteun voor de concrete actie. De eigen financiering (25 000 EUR) van een overheidsinstantie wordt buiten beschouwing gelaten bij de bepaling van de aan de begunstigde betaalde overheidssteun. De toelagen voor de deelnemers die door de openbare dienst voor arbeidsvoorziening worden betaald (15 000 EUR), worden evenmin meegeteld, aangezien ze door een derde partij aan de deelnemers worden betaald. Daarom is de overheidssteun gelijk aan 45 000 EUR (EFRO+ESF) + 20 000 EUR = 65 000 EUR, wat minder is dan de drempel van 100 000 EUR.

Er zijn twee uitzonderingen op deze verplichting:

—	Een concrete actie, of een project dat deel uitmaakt van een concrete actie, die uitsluitend door middel van de overheidsopdrachten voor werken, goederen of diensten wordt uitgevoerd (zie de eerste zin van artikel 67, lid 4, van de GB-verordening).

—	Concrete acties die in het kader van staatssteun steun ontvangen die geen de-minimissteun vormt (12) (zie de eerste alinea van artikel 67, lid 2 bis).

Wanneer de verplichting om gebruik te maken van SCO’s geldt, houdt deze verband met het totaal van de subsidiabele uitgaven voor de concrete actie, met twee uitzonderingen op grond van de tweede en derde alinea van artikel 67, lid 2 bis, van de GB-verordening:

(1)

De kostencategorieën waarop een vast percentage van toepassing is. Deze kostencategorieën waarop een vast percentage van toepassing is, kunnen worden berekend op basis van de werkelijke kosten (bv. indien het in artikel 68, eerste alinea, punt b), van de GB-verordening vastgestelde vaste percentage van maximaal 15 % voor indirecte kosten wordt gebruikt, kunnen de subsidiabele directe personeelskosten op basis van de werkelijke kosten worden gedeclareerd).

(2)	Toelagen en lonen die aan deelnemers worden betaald indien het in artikel 68 ter, lid 1, van de GB-verordening vastgestelde vaste percentage van maximaal 40 % wordt gebruikt (13).

Indien het in artikel 68 ter, lid 1, van de GB-verordening vastgestelde vaste percentage van maximaal 40 % wordt gebruikt, kunnen aan deelnemers betaalde toelagen en lonen (extra subsidiabele kosten die niet in het vaste percentage zijn opgenomen) ook worden vergoed op basis van werkelijke kosten.

NB voor het ESF:

Voordat de Omnibusverordening in werking trad, was het gebruik van vereenvoudigde kostenopties al verplicht voor kleine concrete acties die door het ESF werden ondersteund. In ex artikel 14, lid 4, van de ESF-verordening was bepaald dat voor subsidies of terugvorderbare bijstand voor concrete acties waarvoor de overheidssteun niet meer dan 50 000 EUR bedroeg, verplicht gebruik van vereenvoudigde kostenopties moest worden gemaakt, behalve voor concrete acties die steun ontvangen in het kader van een staatssteunregeling.

Hoewel deze bepaling bij de Omnibusverordening werd geschrapt, blijft deze bepaling van toepassing op concrete acties die worden ondersteund in het kader van oproepen tot het indienen van voorstellen die vóór de inwerkingtreding van de Omnibusverordening werden gepubliceerd (14).

De verplichting krachtens artikel 14, lid 4 verschilt op de volgende punten van artikel 67, lid 2 bis, van de GB-verordening:

1)	concrete acties waarvoor de steun de-minimissteun vormt, worden vrijgesteld van de verplichting om gebruik te maken van vereenvoudigde kostenopties (15);

2)	lonen en aan deelnemers betaalde toelagen kunnen niet op basis van werkelijke kosten worden gedeclareerd wanneer het in artikel 14, lid 2, van de ESF-verordening vastgestelde vaste percentage van 40 % wordt gebruikt (aangezien ze niet bovenop die kosten kunnen worden gedeclareerd);

3)

alleen de ESF-steun en de overeenkomstige nationale financiering die aan de begunstigde moet worden betaald zoals gespecificeerd in de overeenkomst worden in aanmerking genomen voor de berekening van de drempel van 50 000 EUR (aangezien artikel 14, lid 4, van de ESF-verordening alleen op het ESF van toepassing is).

Kort samengevat: belangrijke wijzigingen betreffende het verplichte gebruik van SCO’s die bij de Omnibusverordening zijn ingevoerd:

1)

de verplichting om gebruik te maken van SCO’s is uitgebreid naar ondersteuning door het EFRO. Met de invoering van een nieuw lid 2 bis in artikel 67 van de GB-verordening dat zowel op het EFRO als op het ESF van toepassing is, werd artikel 14 lid 4, van de ESF-verordening overbodig en derhalve geschrapt;

2)	de drempel is verhoogd van 50 000 EUR naar 100 000 EUR;

3)	voor concrete acties waarvoor de steun de-minimissteun vormt, geldt nu de verplichting om gebruik te maken van vereenvoudigde kostenopties.

2.2.3.    Toepassing in de tijd en overgangsbepalingen

Artikel 67, lid 2 bis, van de GB-verordening is alleen van toepassing op concrete acties die worden ondersteund in het kader van oproepen tot het indienen van voorstellen die gepubliceerd zijn na de datum waarop de Omnibusverordening in werking is getreden (d.w.z. vanaf 2 augustus 2018). Het is niet van toepassing op concrete acties die worden ondersteund in het kader van oproepen tot het indienen van voorstellen die vóór die datum zijn gepubliceerd, zelfs als het document waarin de voorwaarden voor steun worden vastgesteld (bv. het financieringsbesluit/de subsidieovereenkomst) na de inwerkingtreding van de Omnibusverordening wordt uitgegeven. Concrete acties die buiten de reikwijdte van een oproep tot het indienen van voorstellen worden ondersteund (bv. door onderhandse gunning) moeten aan de eisen van artikel 67 lid 2 bis, van de GB-verordening voldoen als de subsidieovereenkomst of het document waarin de voorwaarden voor steun worden vastgesteld na 2 augustus 2018 is ondertekend.

Overeenkomstig artikel 152, lid 7, van de GB-verordening kan de managementautoriteit of het toezichtcomité voor het ETS-programma besluiten om vanaf 2 augustus 2018 voor een periode van maximaal twaalf maanden geen verplichte SCO’s toe te passen. Deze periode kan worden verlengd met een periode die de managementautoriteit (toezichtcomité voor ETS-programma’s) passend acht indien van de verplichte toepassing van SCO’s wordt verwacht dat die onevenredige administratieve belasting meebrengt.

Deze in artikel 152, lid 7, van de GB-verordening vastgestelde overgangsbepalingen zijn niet van toepassing op subsidies en terugvorderbare bijstand uit het ESF waarvoor de overheidssteun niet meer dan 50 000 EUR bedraagt. Dit komt omdat voor concrete acties die uit het ESF worden ondersteund met overheidssteun die niet meer dan 50 000 EUR bedraagt reeds vóór de inwerkingtreding van de Omnibusverordening de verplichting om vereenvoudigde kostenopties te gebruiken gold (artikel 14, lid 4, van de ESF-verordening).

Derhalve is vanaf de inwerkingtreding van de Omnibusverordening op door het ESF ondersteunde concrete acties waarvoor de overheidssteun niet meer dan 50 000 EUR bedraagt artikel 67, lid 2 bis, van de GB-verordening van toepassing (d.w.z. op oproepen tot het indienen van voorstellen die vanaf de inwerkingtreding van de Omnibusverordening zijn gepubliceerd).

Dit heeft grote gevolgen indien de steun uit het ESF de-minimissteun vormt.

Overeenkomstig artikel 14, lid 4, van de ESF-verordening geldt voor concrete acties waarvoor de steun de-minimissteun vormt niet de verplichting om gebruik te maken van vereenvoudigde kostenopties. Artikel 67, lid 2 bis, van de GB-verordening bevat echter alleen een uitzondering voor concrete acties die steun ontvangen in het kader van staatssteun die geen de-minimissteun vormt. Dit houdt in dat door het ESF ondersteunde concrete acties waarvoor de overheidssteun vóór 2 augustus 2018 niet meer dan 50 000 EUR bedroeg en vanaf 2 augustus 2018 niet meer dan 100 000 EUR bedraagt en de-minimissteun vormt, niet langer zijn vrijgesteld van de verplichting om gebruik te maken van SCO’s. Ten slotte kan de mogelijkheid om de toepassing van artikel 67, lid 2 bis, van de GB-verordening uit te stellen overeenkomstig artikel 152, lid 7, laatste alinea, van de GB-verordening niet worden gebruikt voor door het ESF ondersteunde concrete acties waarvoor de overheidssteun niet meer dan 50 000 EUR bedraagt.

Op concrete acties en projecten die worden geselecteerd in het kader van oproepen tot het indienen van voorstellen die vóór de inwerkingtreding van de Omnibusverordening zijn gepubliceerd is artikel 14, lid 4, van de ESF-verordening van toepassing. Door het ESF ondersteunde concrete acties die overheidssteun (van niet meer dan 50 000 EUR) ontvangen, zijn onderworpen aan de verplichting om gebruik te maken van SCO’s, maar concrete acties die steun in de vorm van staatssteun (waaronder de-minimissteun) ontvangen, zijn vrijgesteld van deze verplichting.

Andere gevolgen van de Omnibusverordening Gezamenlijke steun uit het ESF en het EFRO Indien een concrete actie uit zowel het ESF als het EFRO wordt gesteund en deze actie geselecteerd wordt in het kader van een oproep tot het indienen van voorstellen die vóór de inwerkingtreding van de Omnibusverordening werd gepubliceerd: voor de bepaling van het bereiken van de drempel voor de verplichting om gebruik te maken van SCO’s wordt niet de steun uit het EFRO in aanmerking genomen, maar alleen de steun uit het ESF en de overeenkomstige nationale overheidssteun. Alleen het deel van de concrete actie dat door het ESF (en de overeenkomstige nationale overheidssteun) wordt ondersteund, is onderhevig aan de verplichting om gebruik te maken van SCO’s, aangezien artikel 14, lid 4, van de ESF-verordening alleen van toepassing was op het ESF en er geen bepaling was die vereiste dat de steun uit het EFRO voor een dergelijke concrete actie de vorm van SCO’s aanneemt. Voor concrete acties en projecten in het kader van oproepen tot het indienen van voorstellen die na de inwerkingtreding van de Omnibusverordening zijn gepubliceerd wordt de steun uit zowel het ESF als het EFRO meegenomen in de berekening van de overheidssteun, tenzij de managementautoriteit (of het toezichtcomité voor de ETS-programma’s) gebruik maakt van de overgangsbepalingen. Kruisfinanciering In gevallen van kruisfinanciering overeenkomstig artikel 98, lid 2, van de GB-verordening, bijvoorbeeld voor concrete acties die worden ondersteund door het ESF — d.w.z dat het ESF wordt gebruikt om ook steun te verlenen aan uitgaven die in het kader van het EFRO subsidiabel zijn —, worden het gehele bedrag aan steun uit het ESF en de overeenkomstige nationale overheidssteun in aanmerking genomen om te bepalen of voor het bedrag aan overheidssteun de verplichting om gebruik te maken van SCO’s geldt (aangezien het overheidssteun betreft voor een concrete actie die niet door het EFRO, maar alleen door het ESF wordt ondersteund). Concrete acties en projecten in het kader van oproepen tot het indienen van voorstellen die vóór de inwerkingtreding van de Omnibusverordening zijn gepubliceerd, moeten worden beoordeeld in het licht van artikel 14, lid 4, van de ESF-verordening (16). Hoewel het gehele bedrag dat uit het ESF wordt verleend en de overeenkomstige nationale overheidsfinanciering in aanmerking worden genomen om te bepalen of de concrete actie op grond van deze bepaling onderhevig is aan de verplichting om gebruik te maken van SCO’s, is de verplichting alleen van toepassing op het deel van de steun waarvoor de regels van het ESF gelden, d.w.z. dat het deel van de steun waarvoor de regels voor het EFRO gelden niet onderhevig is aan de verplichting om gebruik te maken van SCO’s. Voor concrete acties en projecten die worden ondersteund in het kader van een oproep tot het indienen van voorstellen die na de inwerkingtreding van de Omnibusverordening werd gepubliceerd moet voor het deel van de steun waarvoor de regels voor het EFRO gelden ook verplicht gebruik worden gemaakt van vereenvoudigde kostenopties indien de managementautoriteit (of het toezichtcomité voor ETS-programma’s) de overgangsbepalingen in artikel 152, lid 7, van de GB-verordening niet heeft toegepast.

2.3.   Combinatie van opties

2.3.1.    Algemene beginselen

Artikel 67, lid 1, van de GB-verordening biedt de managementautoriteit de mogelijkheid uit vijf opties te kiezen voor het beheer van door de ESI-fondsen medegefinancierde subsidies en terugvorderbare bijstand.

In overeenstemming met artikel 67, lid 3, van de GB-verordening kunnen deze opties alleen in de volgende gevallen worden gecombineerd, om dubbele financiering van dezelfde kosten te voorkomen:

1)	ze moeten elk verschillende categorieën van subsidiabele kosten dekken, of

2)	ze moeten worden gebruikt voor verschillende projecten die deel uitmaken van dezelfde concrete actie, of

3)	ze moeten worden gebruikt voor opeenvolgende fasen van een concrete actie.

2.3.2.    Voorbeelden van combinaties

Voorbeeld 1: Financiering van verschillende projecten die deel uitmaken van dezelfde concrete actie (ESF) Voorbeeld van een actie waarbij een opleidingsproject voor werkloze jongeren wordt gevolgd door een seminar voor mogelijke werkgevers in de regio: De kosten in verband met de opleiding kunnen worden betaald op basis van standaardschalen van eenheidskosten (bijvoorbeeld 1 000 EUR/opleidingsdag). Het seminar zal worden betaald op basis van vaste bedragen. Omdat er sprake is van twee verschillende projecten binnen dezelfde concrete actie, bestaat er geen risico van dubbele financiering voor zover de projectkosten duidelijk worden gescheiden.

Voorbeeld 2: Opeenvolgende fasen van een concrete actie (ESF) — overeenkomstig artikel 67, lid 3, van de GB-verordening Voorbeeld van een reeds gestarte concrete actie die op basis van werkelijke kosten wordt beheerd en die de managementautoriteit in de toekomst op basis van vereenvoudigde kosten wil beheren. De twee fasen moeten duidelijk worden omschreven. De eerste fase kan tot een bepaalde datum op basis van de werkelijke kosten worden berekend. De tweede fase, voor toekomstige uitgaven, kan bijvoorbeeld op basis van een standaardschaal van een eenheidskost worden berekend, mits de eenheidskost geen eerder gefinancierde uitgaven dekt. Als voor deze mogelijkheid wordt gekozen, moet ze gelden voor alle begunstigden die zich in dezelfde situatie bevinden (transparantie en gelijke behandeling). De keuze kan een zekere administratieve werklast met zich meebrengen, omdat het document waarin de voorwaarden voor de steun worden vastgesteld, moet worden gewijzigd, als dit niet vooraf was voorzien. De autoriteiten van de lidstaat moeten voor iedere fase een gedetailleerde beschrijving van de concrete actie opstellen. De concrete actie moet in minstens twee aparte, identificeerbare financiële en in het ideale geval fysieke of ontwikkelingsfasen worden verdeeld, die met de betrokken fasen overeenkomen. Dit moet worden gedaan om een transparante uitvoering en monitoring te garanderen en de controles te vergemakkelijken.

Voorbeeld 3: Verschillende categorieën van subsidiabele kosten (ESF) Voorbeeld van een opleiding waarbij een combinatie wordt gebruikt van: — een standaardschaal van eenheidskosten voor de lonen van de opleiders, bijvoorbeeld 450 EUR per dag; — werkelijke kosten: ruimte gehuurd = 800 EUR/maand volgens de huurovereenkomst gedurende twaalf maanden; — een vast percentage voor de indirecte kosten, bijvoorbeeld 10 % van de directe kosten. Aan het eind van de opleiding zal de subsidie worden betaald op grond van de volgende berekening, ervan uitgaande dat er 200 opleidingsdagen zijn gerechtvaardigd: Directe kosten (type 1 (17)): — lonen van de opleiders 200 dagen × 450 EUR = 90 000 EUR — opleidingsruimte: 12 maanden × 800 EUR = 9 600 EUR — subtotaal directe kosten: 99 600 EUR Indirecte kosten (type 2): 10 % van de directe kosten = 10 % × 99 600 EUR = 9 960 EUR Subsidiabele uitgaven: (90 000 EUR + 9 600 EUR) + 9 960 EUR = 109 560 EUR In dit geval gaat het om verschillende categorieën van kosten: lonen van opleiders, huurkosten voor de opleidingsruimte, indirecte kosten. Om te kunnen controleren dat er geen dubbele financiering plaatsvindt, moeten de autoriteiten ervoor zorgen dat de standaardschalen van eenheidskosten geen betrekking hebben op kosten die verband houden met de huur van de ruimte of met de indirecte kosten (bijvoorbeeld de salarissen van administratief medewerkers of van een accountant). Omgekeerd geldt hetzelfde voor de definitie van indirecte kosten, die geen betrekking mogen hebben op kosten die door de standaardschalen van eenheidskosten worden gedekt, of op de werkelijke kosten van het huren van ruimte. Als er een risico van overlapping bestaat of als het onmogelijk is om aan te tonen dat er geen overlappingen zijn, moet de managementautoriteit de meest geschikte optie kiezen om (elk risico van) dubbele financiering te voorkomen.

2.4.   Overheidsopdrachten en het gebruik van vereenvoudigde kostenopties

2.4.1.    Het gebruik van vereenvoudigde kostenopties in geval van overheidsopdrachten

Overeenkomstig artikel 67, lid 4, eerste zin, van de GB-verordening, indien een concrete actie als bedoeld in artikel 2, lid 9, van de GB-verordening of een project dat deel uitmaakt van een concrete actie (die zelf wordt ondersteund in de vorm van een subsidie of terugvorderbare bijstand) uitsluitend door de begunstigde wordt uitgevoerd middels de aanbesteding van werken, goederen of diensten, mag geen gebruik van vereenvoudigde kostenopties worden gemaakt. Overeenkomstig artikel 67, lid 4, tweede zin, indien de openbare aanbesteding in het kader van een concrete actie of een project dat deel uitmaakt van een concrete actie slechts betrekking heeft op een aantal kostencategorieën, kunnen vereenvoudigde kostenopties worden toegepast “voor de volledige concrete actie of het project dat deel uitmaakt van een concrete actie”. Deze zin werd bij de Omnibusverordening geïntroduceerd om de vorige tekst van artikel 67, lid 4, van de GB-verordening te verduidelijken. Hiermee wordt duidelijk gemaakt dat voor gevallen waarin in het kader van een project of concrete actie bepaalde goederen of diensten via openbare aanbesteding zijn uitbesteed, SCO’s kunnen worden gebruikt om alle kosten van de concrete actie te berekenen, met inbegrip van de kosten die aan openbare aanbesteding onderhevig waren.

Onder concrete acties “die worden uitgevoerd na openbare aanbestedingsprocedures” verstaat de Commissie concrete acties die worden uitgevoerd na de plaatsing van overheidsopdrachten in overeenstemming met Richtlijn 2004/18/EG (inclusief bijlagen), Richtlijn 2009/81/EG en Richtlijn 2014/24/EU, waarbij Richtlijn 2004/18/EG wordt ingetrokken, of geplaatste overheidsopdrachten die onder de drempel van diezelfde richtlijnen blijven.

Of een concrete actie of project al dan niet uitsluitend middels openbare aanbesteding wordt uitgevoerd hangt af van de omvang van een concrete actie of project, zoals gedefinieerd door de lidstaten.

Om dit te kunnen beoordelen, moeten de projecten waaruit de concrete actie bestaat op het laagst mogelijke niveau wordt vastgesteld. Indien de overheidsopdracht alle kostencategorieën van een project dekt, kunnen op dat project geen vereenvoudigde kostenopties worden toegepast.

In sommige gevallen besteedt een begunstigde een concrete actie of project vrijwel helemaal of voor het grootste gedeelte uit door middel van openbare aanbesteding, waarbij de begunstigde misschien alleen verantwoordelijk blijft voor activiteiten die verband houden met ”projectbeheer” of “communicatie”. In dat soort gevallen is het duidelijk dat de concrete actie of het project niet “uitsluitend” middels openbare aanbesteding wordt uitgevoerd en kunnen vereenvoudigde kosten op het gehele project of de gehele concrete actie worden toegepast. Wanneer het grootste deel van het project middels openbare aanbesteding wordt uitgevoerd, zou het bedenken van een SCO voor categorieën van kosten die onder een aanbesteding vallen in de praktijk echter geen doeltreffende manier om hulpmiddelen te gebruiken kunnen zijn, aangezien de meeste kosten al onder de aanbesteding vallen. Hoewel het niet wordt aangeraden, is het voor managementautoriteiten echter wel een goede manier om de beoordelen of er voor het hele project vereenvoudigde kosten moeten worden gebruikt als het project niet uitsluitend middels openbare aanbesteding wordt uitgevoerd.

Voorbeeld (ESF): Er wordt een subsidie van 20 000 000 EUR toegekend aan een openbare dienst voor arbeidsvoorziening (“begunstigde”) om twee jaar lang de re-integratie van 5 000 langdurig werklozen te organiseren (“de concrete actie”): deze concrete actie zal via verschillende projecten worden uitgevoerd: 7 000 000 EUR individuele ondersteuningsprojecten die intern worden uitgevoerd, opleidingsprojecten die voor 5 000 000 EUR intern door de begunstigde worden uitgevoerd en voor de rest (8 000 000 EUR) uitsluitend via openbare aanbestedingen worden uitbesteed. Aangezien de begunstigde een openbare entiteit is, zullen de opleidingsinstellingen voor de uitbestede projecten uitsluitend door middel van openbare aanbestedingsprocedures moeten worden geselecteerd en kunnen de vereenvoudigde kostenopties niet worden gebruikt voor deze projecten die deel uitmaken van de concrete actie. Vereenvoudigde kostenopties kunnen alleen worden gebruikt voor een bedrag van 12 000 000 EUR. Voor de opleidingsprojecten die de begunstigde zelf uitvoert, wordt geaccepteerd dat enkele kostenposten via openbare aanbesteding worden uitbesteed en in de vereenvoudigde kostenopties worden meegenomen (zoals externe deskundigen, schoonmaakdiensten enz.).

Voorbeeld (EFRO): Een gemeentebestuur ontvangt subsidies ten bedrage van ten hoogste 1 000 000 EUR subsidiabele kosten voor de aanleg van een weg. Hiervoor moet de gemeente een openbare aanbesteding uitschrijven voor een contract met een waarde van naar schatting 700 000 EUR. Daarnaast maakt het gemeentebestuur ook bepaalde gerelateerde kosten ten bedrage van 300 000 EUR (onteigeningen, kosten van geschillen (18), bewaking van de voortgang op de werf, door eigen medewerkers uitgevoerde milieueffectstudies, campagnes, tests voor de oplevering van de weg enz.). Op het bedrag van 300 000 EUR aan directe kosten, en voor zover deze kosten subsidiabel zijn op grond van de bepalingen van de lidstaten en de Unie, kunnen de vereenvoudigde kostenopties (bijvoorbeeld indirecte kosten gedeclareerd op basis van een vast percentage) van toepassing zijn.

Voorbeeld (EFRO): Een begunstigde (gemeentebestuur) ontvangt een subsidie ten bedrage van ten hoogste 1 000 000 EUR aan subsidiabele kosten voor de aanleg van een weg.

Voor deze concrete actie die niet uitsluitend via openbare aanbesteding wordt uitgevoerd, wil de managementautoriteit gebruikmaken van artikel 68, lid 1, punt b), van de GB-verordening om de indirecte kosten te berekenen. De managementautoriteit wil echter de impact van het inzetten van personeel van onderaannemers op de omvang van de indirecte kosten verzachten. Zij beslist om de directe personeelskosten van het personeel van de onderaannemers niet mee te rekenen bij de directe personeelskosten die forfaitair worden gedeclareerd.

De ontwerpbegroting voor de concrete actie ziet er als volgt uit:

Project 1: werk (openbare aanbestedingsprocedure)	700 000  EUR
Project 2: andere kosten:	298 500  EUR
Directe personeelskosten	50 000  EUR
Waarvan directe personeelskosten voor personeel van onderaannemers	10 000  EUR
Andere directe kosten	242 500  EUR
Indirecte kosten	(Directe personeelskosten – directe personeelskosten voor personeel van onderaannemers) × 15 % = 40 000  EUR × 15 % = 6 000  EUR
Totale gedeclareerde kosten	998 500  EUR

Wanneer concrete acties door middel van openbare aanbestedingsprocedures worden uitgevoerd, is de prijs in de aankondiging van een opdracht per definitie een eenheidskost die of een vast bedrag dat de basis vormt van de betalingen die de begunstigde aan de contractant verricht. Voor de toepassing van artikel 67 van de GB-verordening vormen de kosten die door de begunstigde op basis van in het kader van een openbare aanbestedingsprocedure vastgestelde bedragen worden bepaald en betaald reële kosten die werkelijk zijn gemaakt en betaald, op grond van artikel 67, lid 1, punt a), van de GB-verordening (19).

Voorbeeld (ESF): Als een begunstigde een opleiding door middel van een openbare aanbesteding uitvoert, is het mogelijk dat de begunstigde in de aanbesteding de inschrijvers vraagt om een prijsofferte te maken per deelnemer die aan het einde van de opleiding een diploma behaalt. De voorwaarden van de aanbesteding kunnen dus als volgt luiden: één deelnemer met diploma = 1 000 EUR. Als aan het einde van de opleiding tien deelnemers een diploma behalen, kan de begunstigde 10 000 EUR subsidiabele uitgaven aan de managementautoriteit declareren. Deze 10 000 EUR zullen als op werkelijke kosten gebaseerd worden beschouwd. Daarom zal de controle of audit van deze uitgaven bestaan uit een verificatie van de aanbestedingsprocedure en van de naleving van de opdrachtvoorwaarden (in dit voorbeeld, of er bewijs is dat er voor elke betaalde eenheidskost een deelnemer een diploma heeft behaald). De onderliggende kosten van de opleiding (huur van faciliteiten, personeelskosten enz.) zullen niet worden gecontroleerd, aangezien de opdracht niet in een vergoeding op die basis voorziet.

2.4.2.    Gebruik van een vast percentage om directe personeelskosten in concrete acties die middels openbare aanbesteding worden uitgevoerd te berekenen

Zoals bepaald in artikel 68 bis van de GB-verordening hoeft voor de berekening van de directe personeelskosten van een concrete actie als een vast percentage van maximaal 20 % van de andere directe kosten dan de personeelskosten niet te worden berekend welke methode van toepassing is, tenzij de concrete actie overheidsopdrachten voor werken omvat die het in artikel 4, punt a, van Richtlijn 2014/24/EU vastgestelde drempelbedrag overschrijden. Dit houdt in dat als de directe kosten van de concrete actie zelfs maar gedeeltelijk onder een overheidsopdracht voor werken die het in artikel 4, punt a, van Richtlijn 2014/24/EU vastgestelde drempelbedrag overschrijdt vallen, het in de verordening vastgestelde vaste percentage van 20 % kan worden gebruikt, maar dat daarvoor wel een methode moet worden vastgesteld om het toepasselijke percentage te bepalen.

2.5.   Verenigbaarheid van de vereenvoudigde kostenopties met de staatssteunregels

Er moet worden benadrukt dat de staatssteunregels die in het Verdrag zijn vastgelegd, algemeen toepasselijk zijn. Overeenkomstig artikel 6 van de GB-verordening moeten concrete acties bovendien in overeenstemming zijn met het toepasselijke recht van de Unie en het nationale recht betreffende de toepassing hiervan. Dit is inclusief naleving van de staatssteunregels. Wanneer financiering staatssteun vormt in de zin van artikel 107 VWEU, moeten deze regels derhalve in acht worden genomen bij de berekening en het beheer van de vereenvoudigde kostenopties uit artikel 67 van de GB-verordening. Managementautoriteiten moeten er daarom voor zorgen dat de categorieën van kosten waarvoor vereenvoudigde kostenopties worden vastgesteld zowel volgens de regels voor de ESI-fondsen als volgens de staatssteunregels subsidiabel zijn. Ze moeten er tevens op toezien dat de in de staatssteunregels vastgestelde maximale steunintensiteit wordt nageleefd.

Groepsvrijstellingsverordeningen, d.w.z. Verordening (EU) nr. 651/2014 van de Commissie (20) (de algemene groepsvrijstellingsverordening (AGVV)), Verordening (EU) nr. 702/2014 (de groepsvrijstellingsverordening voor de landbouw (GVVL)), Verordening (EU) nr. 1388/2014 (de groepsvrijstellingsverordening voor de visserij (GVVV)), voorzien in vrijstellingen van de verplichting voor lidstaten om steunregelingen en ad-hocsteun aan te melden die aan de daarin vastgestelde voorwaarden voldoen.

Er moet echter worden opgemerkt dat niet alle door overheidsinstanties verleende steun onder staatssteunregels vallen. Allereerst moet worden beoordeeld of de aan een concrete actie verleende steun in de zin van artikel 107, lid 1, VWEU als staatssteun wordt beschouwd. Meer informatie over het begrip “staatssteun” is te vinden in de mededeling van de Commissie (21) waarin zij heeft uiteengezet hoe artikel 107, lid 1, van het Verdrag moet worden toegepast, zoals geïnterpreteerd door het Hof van Justitie en het Gerecht. Ook de bepalingen van verordeningen (22) betreffende de-minimissteun moeten in aanmerking worden genomen. Steun die de-minimissteun vormt, vormt in de zin van artikel 107 van het Verdrag geen staatssteun. Indien een uit de ESI-fondsen gefinancierde concrete actie binnen het toepassingsgebied van de desbetreffende verordening inzake de-minimissteun valt, houdt dit derhalve in dat de bijdrage uit de ESI-fondsen geen staatssteun vormt. In geval van de-minimissteun is het daarom niet nodig om de verenigbaarheid met staatssteunregels te beoordelen, maar alleen die in verband met de ESI-fondsen en de voorwaarden om de steun als de-minimissteun te beschouwen.

Een concrete actie valt onder de desbetreffende verordening inzake de-minimissteun indien aan de (in die verordening vastgestelde) voorwaarden wordt voldaan.

1)	De verleende steun valt binnen het toepassingsgebied van artikel 1 van de desbetreffende verordening inzake de-minimissteun.

2)	De verleende steun neemt de in artikel 3 van de desbetreffende verordening inzake de-minimissteun vastgestelde plafonds in acht.

3)	De verleende steun voldoet aan de in artikel 4 van de desbetreffende verordening inzake de-minimissteun vastgestelde eisen met betrekking tot de berekening van het brutosubsidie-equivalent.

4)	De verleende steun voldoet aan de in artikel 5 van de desbetreffende verordening inzake de-minimissteun vastgestelde cumulatieregels.

5)	De verleende steun voldoet aan de in artikel 6 van de desbetreffende verordening inzake de-minimissteun vastgestelde monitoringverplichting.

2.5.1.    Verenigbaarheid van de vereenvoudigde kostenopties met de algemene groepsvrijstellingsverordening en de groepsvrijstellingsverordening voor de landbouw

De controle van de verenigbaarheid van uit ESI-fondsen ondersteunde concrete acties met de AGVV en de GVVL moet uit de volgende stappen bestaan:

—

Subsidiabiliteit van kosten in het kader van de AGVV en de GVVL en de regels voor de ESI-fondsen Wanneer de managementautoriteit steun wil verlenen die als staatssteun wordt beschouwd, moeten eerst de voorwaarden voor het verlenen van de steun worden gecontroleerd volgens de desbetreffende steuncategorie/vrijstellingsbepaling in het kader van de AGVV of de GVVL. Vervolgens moet de managementautoriteit nagaan of de voor een concrete actie voorziene kosten subsidiabel zijn in het kader van deze steuncategorie, op basis van de desbetreffende vrijstellingsbepalingen krachtens de AGVV of de GVVL, en de regels van de ESI-fondsen. In dat opzicht staan artikel 7, lid 1, van de AGVV en artikel 7, lid 1, van de GVVL, beide als gewijzigd bij Verordening (EU) 2017/1084 van 14 juni 2017, toe dat subsidiabele kosten krachtens de AGVV en de GVVL worden berekend in overeenstemming met de in de GB-verordening vastgestelde vereenvoudigde kostenopties, op voorwaarde dat de concrete actie ten minste deels wordt gefinancierd via een Uniefonds in het kader waarvan het gebruik van die vereenvoudigde kostenopties is toegestaan en dat de categorie van kosten subsidiabel is volgens de vrijstelling in de desbetreffende AGVV of GVVL. Dit houdt in dat wanneer een vereenvoudigde kostenoptie is vastgesteld in overeenstemming met de GB-verordening of de fondsspecifieke verordeningen, dit bedrag in de regel zal worden gebruikt voor het controleren van de verenigbaarheid met staatssteunregels, op voorwaarde dat de categorie van kosten als zodanig subsidiabel is volgens de staatssteunregels en dat de steun aan alle voorwaarden van de AGVV of de GVVL voldoet. Wanneer gebruik wordt gemaakt van vereenvoudigde kostenopties, moeten de op basis van SCO’s berekende categorieën van kosten worden vastgesteld met de methode die wordt gebruikt om het bedrag van de vereenvoudigde kosten te berekenen. Wanneer gebruik wordt gemaakt van in de GB-verordening of andere fondsspecifieke voorschriften bepaalde vereenvoudigde kostenopties, moet dit door de managementautoriteit worden gewaarborgd bij het uitschrijven van oproepen tot het indienen van voorstellen voor concrete acties waarop staatssteunregels van toepassing kunnen zijn, door de categorieën van kosten vast te stellen die voor die concrete actie uit de ESI-fondsen zullen worden gefinancierd en die ook in overeenstemming met de AGVV of de GVVL zijn. Voorts moet in het document waarin de voorwaarden voor steun voor de concrete actie worden vastgesteld worden vermeld welke categorieën van kosten als subsidiabel worden beschouwd voor die concrete actie. Om na te gaan of indirecte kosten (in de context van de ESI-fondsen) subsidiabel zijn krachtens de AGVV, moet worden opgemerkt dat indirecte kosten vaak exploitatiekosten vormen als bedoeld in artikel 2, lid 39, van de AGVV (“De exploitatiekosten omvatten kosten zoals personeelskosten, kosten voor materialen, uitbestede diensten, communicatie, energie, onderhoud, huur, administratie”). Indien de exploitatiekosten krachtens de AGVV subsidiabel zijn, houdt dit derhalve in dat ook de indirecte kosten in de context van de ESI-fondsen als subsidiabele kosten krachtens de AGVV kunnen worden beschouwd. Voor het vaste percentage van 40 % (artikel 68 ter, lid 1, van de GB-verordening) moeten in het document waarin de voorwaarden voor steun worden vastgesteld duidelijk de categorieën van kosten worden vermeld die door die 40 % worden gedekt.

—

De maximale steunintensiteit verifiëren Wanneer een vereenvoudigde kostenoptie is vastgesteld overeenkomstig de artikelen 67, 68, 68 bis en 68 ter van de GB-verordening of de desbetreffende bepalingen in de fondsspecifieke verordeningen, kan dit bedrag worden gebruikt voor het controleren van de verenigbaarheid met de AGVV of de GVVL, met inbegrip van steunintensiteit. Op dezelfde wijze als wat zou moeten worden gedaan bij gebruikmaking van werkelijke kosten krachtens de AGVV (of de GVVL), kan het bedrag dat resulteert uit de methode waarmee de SCO’s worden berekend derhalve worden gebruikt om verenigbaarheid met de maximale steunintensiteit onder de desbetreffende categorie van staatssteun te controleren. Aangezien de gebruikte methode in overeenstemming moet zijn met het beginsel van goed financieel beheer, moeten de managementautoriteiten uitgaan van een redelijke en voorzichtige hypothese om te garanderen dat de vereenvoudigde kosten een betrouwbare benadering van de werkelijke kosten vormen. Hierdoor kan het in de vereenvoudigde kost vastgestelde bedrag worden gebruikt om gemakkelijker aan te tonen dat de maximale steunintensiteit, de maximale steunbedragen of aanmeldingsdrempels krachtens de AGVV of de GVVL in acht zijn genomen. De methode zal aan een audit worden onderworpen om te garanderen dat ze aan de toepasselijke regels voor de ESI-fondsen en de staatssteunregels voldoet. Zie bijlage II voor een voorbeeld.

2.6.   Gebruik van vereenvoudigde kostenopties bij concrete acties die netto-inkomsten genereren

Vereenvoudigde kostenopties zijn een manier om de kosten, de “uitgavenzijde” van een concrete actie te berekenen. Daarom zou het gebruik van vereenvoudigde kostenopties in theorie los moeten staan van de vraag of een concrete actie al dan niet inkomsten genereert. Om het vereenvoudigingseffect niet teniet te doen, bevat de GB-verordening echter enkele specifieke bepalingen voor inkomstengenererende concrete acties waarbij vaste bedragen of standaardschalen van eenheidskosten worden gebruikt.

2.6.1.    Concrete acties die na voltooiing netto-inkomsten genereren (artikel 61 GB-verordening)

Artikel 61 van de GB-verordening is van toepassing op concrete acties die netto-inkomsten genereren:

a)	alleen na voltooiing, of

b)	tijdens de uitvoering en na de voltooiing ervan.

Overeenkomstig artikel 61, lid 7, punt f), van de GB-verordening zijn de leden 1 tot en met 6 van artikel 61 van de GB-verordening niet van toepassing op concrete acties die na voltooiing netto-inkomsten genereren en waarvoor vaste bedragen of standaardschalen van eenheidskosten zijn gebruikt. Indien concrete acties tijdens de uitvoering en na de voltooiing netto-inkomsten genereren, d.w.z. wanneer artikel 61 van de GB-verordening van toepassing is, hoeven de netto-inkomsten volgens artikel 61, lid 7, punt f), van de GB-verordening niet in aanmerking te worden genomen voor concrete acties waarvoor de staatssteun de vormt aanneemt van vaste bedragen of standaardschalen van eenheidskosten. Indien gebruik wordt gemaakt van vaste percentages moeten de door de concrete actie gegenereerde netto-inkomsten van tevoren worden bepaald en op de subsidiabele uitgaven van het project in mindering worden gebracht.

2.6.2.    Concrete acties die tijdens de uitvoering netto-inkomsten genereren en waarop de leden 1 tot en met 6 van artikel 61 van de GB-verordening niet van toepassing zijn  (23)

Voor vaste bedragen of standaardschalen van eenheidskosten die worden gebruikt in concrete acties die tijdens de uitvoering netto-inkomsten genereren, hoeven die netto-inkomsten niet op de subsidiabele uitgaven in mindering te worden gebracht, op voorwaarde dat ze van tevoren in de berekening van het vaste bedrag of de standaardschaal van eenheidskosten zijn meegenomen (overeenkomstig artikel 65, lid 8, punt f), van de GB-verordening).

Als vooraf geen rekening met de netto-inkomsten is gehouden bij de berekening van de vaste bedragen of standaardschalen van eenheidskosten, moeten de subsidiabele uitgaven die worden medegefinancierd door de ESI-fondsen worden verminderd met de tijdens de uitvoering gegenereerde netto-inkomsten, uiterlijk op het tijdstip van de door de begunstigde ingediende aanvraag voor de eindbetaling, verhoudingsgewijs toegerekend aan de wel en de niet subsidiabele delen van de kosten (artikel 65, lid 8, tweede alinea, van de GB-verordening).

Wanneer voor forfaitaire financiering is gekozen, moeten alle netto-inkomsten waarmee ten tijde van de goedkeuring van de concrete actie geen rekening is gehouden en die tijdens de uitvoering ervan direct worden gegenereerd, in mindering worden gebracht op de subsidiabele uitgaven die door de ESI-fondsen worden medegefinancierd (met toepassing van het vaste percentage), uiterlijk op het tijdstip van de door de begunstigde ingediende aanvraag voor de eindbetaling, verhoudingsgewijs toegerekend aan de wel en de niet subsidiabele delen van de kosten (artikel 65, lid 8, tweede alinea, van de GB-verordening).

Voorbeeld (ESF) Er wordt een conferentie georganiseerd om ondernemerschap te promoten. Er wordt door de begunstigde een ontwerpbegroting ingediend volgens welke de totale subsidiabele kosten 70 000 EUR bedragen. Voor de conferentie zal een toegangsprijs van 3 EUR worden gevraagd. De organisator verwacht 200 bezoekers. De verwachte te genereren inkomsten bedragen 3 EUR × 200 = 600 EUR. De conferentie blijkt een groot succes te zijn en het aantal bezoekers is hoger dan verwacht (300 mensen). Aangezien deze concrete actie enkel door het ESF wordt medegefinancierd en de netto-inkomsten niet na voltooiing worden gegenereerd, is artikel 61 van de GB-verordening niet van toepassing. Artikel 65, lid 8, van de GB-verordening is dat echter wel. — Optie 1: er wordt vooraf rekening gehouden met de gegenereerde inkomsten Er is bepaald dat het vaste bedrag gelijk zal zijn aan de totale subsidiabele kost van de concrete actie, 70 000 EUR – 600 EUR = 69 400 EUR, als de conferentie plaatsvindt. De overheidssteun van deze concrete actie neemt de vorm van een vast bedrag aan en er is bij de bepaling van het vaste bedrag rekening gehouden met de inkomsten. Het werkelijke aantal bezoekers heeft geen invloed op het subsidiabele bedrag (vast bedrag). Het controlespoor zal vereisen dat de daadwerkelijke organisatie van de conferentie en de prijs van het toegangsticket worden bewezen. — Optie 2: er wordt vooraf rekening gehouden met de gegenereerde inkomsten, maar de voorwaarden wijzigen tijdens de uitvoering Er is bepaald dat het vaste bedrag gelijk zal zijn aan de totale subsidiabele kost van de concrete actie, 70 000 EUR – 600 EUR = 69 400 EUR, als de conferentie plaatsvindt. De overheidssteun van deze concrete actie neemt de vorm van een vast bedrag aan en er is bij de bepaling van het vaste bedrag rekening gehouden met de inkomsten. De organisator beslist uiteindelijk om een toegangsprijs van 5 EUR in plaats van 3 EUR te vragen. In dit geval moet de financieringskloof worden verkleind ((5 EUR × 300) – 600 EUR = 900 EUR). De totale subsidiabele kosten zullen 69 400 EUR – 900 EUR = 68 500 EUR bedragen. — Optie 3: er wordt vooraf geen rekening gehouden met de gegenereerde inkomsten Er is bepaald dat het vaste bedrag gelijk zal zijn aan de totale subsidiabele kost van de concrete actie, 70 000 EUR, als de conferentie plaatsvindt. De overheidssteun van deze concrete actie neemt de vorm van een vast bedrag aan en er is bij de bepaling van het vaste bedrag geen rekening gehouden met de inkomsten. Wanneer de begunstigde de betaling aanvraagt (70 000 EUR), zal hij moeten bewijzen dat de conferentie heeft plaatsgevonden. Hij zal ook de werkelijke inkomsten die tijdens de uitvoering zijn gegenereerd, moeten aftrekken (3 EUR × 300 = 900 EUR). In dit geval zal het vaste bedrag 70 000 EUR – 900 EUR = 69 100 EUR zijn.

2.7.   Specifiek voor EFRO en ESF: kruisfinanciering

2.7.1.    Declaratie van de acties die onder artikel 98, lid 2, van de GB-verordening vallen, in verband met de vereenvoudigde kostenopties

Wanneer uit het EFRO of het ESF steun wordt verleend aan een deel van een concrete actie waarvoor de kosten subsidiabel zijn in het kader van het andere fonds (“kruisfinanciering”), zijn overeenkomstig artikel 98, lid 2, van de GB-verordening de regels (24) van het andere fonds van toepassing op dat deel van de concrete actie. Kruisfinanciering kan voor elke prioritaire as worden gebruikt met inachtneming van een maximum van 10 % van de financiering van de Unie.

Met uitzondering van vaste percentages kan één enkele SCO worden gebruikt voor uitgaven die in het kader van één van beide fondsen subsidiabel zijn.

Ook bij de toepassing van vereenvoudigde kostenopties moeten de lidstaten nog steeds het maximum van 10 % voor elke prioritaire as (per fonds en desgevallend regiocategorie) in acht nemen. Het bedrag van de kruisfinanciering moet voor elke concrete actie afzonderlijk worden opgeslagen en gemonitord op basis van de gegevens die zijn gebruikt om de vereenvoudigde kostenopties vast te stellen.

Bij toepassing van forfaitaire financiering in het geval van kruisfinanciering moeten aparte vaste percentages worden toegepast, één voor het ESF-gedeelte en één voor het EFRO-gedeelte van de concrete actie. Het ESF-percentage en het EFRO-percentage voor soortgelijke concrete acties zullen worden toegepast op respectievelijk het ESF-gedeelte en het EFRO-gedeelte van de concrete actie. Het is niet mogelijk een gemiddelde van de twee percentages te gebruiken, aangezien de uitgaven traceerbaar moeten zijn om naleving van het totale maximum van 10 % voor kruisfinanciering te waarborgen. Wanneer er geen percentage voor een soortgelijke concrete actie in het kader van het andere fonds bestaat (bijvoorbeeld omdat de regel niet wordt toegepast op het andere fonds (25) of omdat er door het andere fonds geen soortgelijke concrete acties worden gefinancierd, moet de managementautoriteit een besluit nemen over het van toepassing zijnde percentage op basis van de in artikel 67, lid 5, en in artikel 68, eerste alinea, van de GB-verordening vastgelegde algemene rechtsbeginselen.

2.7.2.    Voorbeelden

Voorbeeld van ESF-EFRO-kruisfinanciering met eenheidskosten of vaste bedragen Wanneer voor een door het ESF ondersteunde concrete actie de standaardschaal van eenheidskosten van 6 EUR per uur × deelnemer aan een opleiding de aanschaf van infrastructuur voor 0,50 EUR per uur omvat, waarbij de kosten krachtens het EFRO subsidiabel zijn, zal het bedrag van de kruisfinanciering uitkomen op 0,50 EUR × het aantal gerealiseerde “uren per deelnemer”. Hetzelfde beginsel geldt voor vaste bedragen: als de gedetailleerde ontwerpbegroting bepaalde “uitgaven op basis van kruisfinanciering” bevat, zullen deze afzonderlijk worden geboekt en gemonitord. Binnen een vast bedrag van 20 000 EUR dat uit een ESF-programma wordt gefinancierd, vertegenwoordigen de uitgaven van het EFRO-type bijvoorbeeld 5 000 EUR. Aan het eind van de concrete actie zal het bedrag van de kruisfinanciering het vooraf vastgestelde bedrag zijn (5 000 EUR van de 20 000 EUR), of 0 EUR wanneer de subsidie niet wordt betaald omdat de van tevoren bepaalde output niet gehaald is. Het binaire beginsel van vaste bedragen is, wanneer dit niet wordt beperkt door de vaststelling van mijlpalen, ook van toepassing op uitgaven op basis van kruisfinanciering.

Voorbeeld van ESF-EFRO-kruisfinanciering met forfaitaire financiering Bij een vast percentage voor indirecte kosten zal het bedrag van de kruisfinanciering gelijk zijn aan het bedrag van de “directe kosten op basis van kruisfinanciering”, opgeteld bij de indirecte kosten die zijn berekend met behulp van het vaste percentage dat van toepassing is op deze “directe kosten op basis van kruisfinanciering”. Een voorbeeld: in een concrete actie van 15 000 EUR die uit een EFRO-programma wordt gefinancierd, vertegenwoordigen de directe kosten van het “ESF-type”3 000 EUR en worden de indirecte kosten berekend als 10 % van de directe kosten (300 EUR). Het bedrag van de kruisfinanciering bedraagt dan 3 300 EUR. Wanneer de directe kosten aan het eind van de concrete actie worden verlaagd, zal het bedrag van de kruisfinanciering (ook voor indirecte kosten) volgens dezelfde formule worden verlaagd.

2.8.   Voor het Elfpo en ETS specifieke voorschriften

Specifiek voor het Elfpo

Raadpleeg bijlage III bij deze richtsnoeren voor een lijst van Elfpo-maatregelen waarop vereenvoudigde kostenopties van toepassing zijn.

Specifiek voor ETS Er zijn op Europees niveau specifieke voorschriften vastgelegd over de subsidiabiliteit van uitgaven binnen samenwerkingsprogramma’s voor wat betreft personeelskosten, kantoor- en administratie-uitgaven, reis- en accommodatiekosten, kosten voor externe deskundigheid en diensten en uitgaven voor apparatuur. Onverminderd de subsidiabiliteitsvoorschriften die in de GB-verordening, in de ETS-verordening en in de specifieke subsidiabiliteitsvoorschriften voor het samenwerkingsprogramma zijn vastgelegd, legt het toezichtcomité aanvullende voorschriften voor de subsidiabiliteit van uitgaven voor het samenwerkingsprogramma in zijn geheel vast. Voor aangelegenheden die niet onder bovenstaande voorschriften vallen, gelden de nationale voorschriften van de lidstaat waar de uitgaven worden gedaan.

HOOFSTUK 3

Soorten vereenvoudigde kostenopties

3.1.   Forfaitaire financiering

In geval van forfaitaire financiering worden specifieke, vooraf duidelijk geïdentificeerde categorieën van subsidiabele kosten berekend door een percentage toe te passen dat vooraf aan een of meer andere categorieën van kosten is gekoppeld.

3.1.1.    Categorieën van kosten definiëren

In een systeem van forfaitaire financiering zijn er ten hoogste drie typen categorieën van kosten:

—	Type 1: categorieën van subsidiabele kosten op basis waarvan het vaste percentage moet worden toegepast om de subsidiabele bedragen te berekenen;

—	Type 2: categorieën van subsidiabele kosten die met het vaste percentage zullen worden berekend;

—	Type 3: desgevallend, andere categorieën van subsidiabele kosten: het percentage wordt er niet op toegepast en ze worden niet met het vaste percentage berekend.

Wanneer een systeem van forfaitaire financiering wordt gebruikt, moet de managementautoriteit bij elke categorie van kosten bepalen onder welk type ze valt: elke categorie van uitgaven valt duidelijk onder één — en slechts één — van de drie typen. Merk op dat in sommige gevallen een type kan worden omschreven door het tegenover een ander type of de andere typen te stellen (bijvoorbeeld, in een systeem waar er enkel directe (type 1) en indirecte kosten (type 2) zijn, kunnen de indirecte kosten worden omschreven als alle subsidiabele kosten die geen subsidiabele directe kosten zijn).

De GB-verordening legt geen enkele beperking op voor wat betreft categorieën van subsidiabele kosten die voor forfaitaire financiering mogen worden gebruikt. Het gebruik van vaste percentages moet echter in de eerste plaats tot doel hebben de zaken te vereenvoudigen en het foutenpercentage te verlagen. Daarom zijn vaste percentages het best geschikt voor kosten die relatief klein zijn en waarvan de controle duur is.

Wanneer een concrete actie (26) meer dan één project omvat, kan het vaste percentage op het niveau van een project van toepassing zijn, mits de projecten duidelijk hun eigen activiteiten en kosten hebben.

3.1.2.    Specifieke systemen van forfaitaire financiering om de in de GB-verordening en de fondsspecifieke verordeningen beschreven categorieën van kosten te berekenen

Bepaalde specifieke systemen van forfaitaire financiering worden op wetgevend niveau bepaald. De meeste van die systemen kunnen worden gebruikt zonder dat de managementautoriteit een berekeningsmethode hoeft te bepalen om het toepasselijke percentage vast te stellen. Deze vaste percentages worden vastgesteld in artikel 68 (met uitzondering van punt a), waarin geen nationale methode voor gelijksoortige concrete acties beschikbaar is), artikel 68 bis, en artikel 68 ter. Krachtens deze bepalingen wordt op een bepaalde categorie van kosten (directe kosten, andere directe kosten dan personeelskosten of directe personeelskosten) een vast percentage toegepast om andere categorieën van kosten te berekenen (respectievelijk indirecte kosten, directe personeelskosten en de overige subsidiabele kosten van een concrete actie).

Om een van de bovengenoemde systemen te gebruiken, moet de managementautoriteit (of het toezichtcomité voor het ETS-programma) de categorieën van kosten definiëren die door het vaste percentage worden gedekt, d.w.z. de directe en indirecte kosten en de directe personeelskosten. De verantwoordelijkheid om de verschillende categorieën van kosten op een consistente, ondubbelzinnige en niet-discriminerende manier te definiëren, berust volledig bij de lidstaten. Dit is met name van belang voor het definiëren van directe personeelskosten waarop een vast percentage voor andere kosten wordt toegepast.

Dit moet duidelijk uiteen worden gezet in de nationale subsidiabiliteitsvoorschriften of de programmaregels in ETS-programma’s.

Als algemene leidraad worden hierna de volgende definities gegeven:

—	Directe kosten zijn kosten die rechtstreeks samenhangen met de uitvoering van de concrete actie of het project, waarbij het rechtstreekse verband met deze individuele concrete actie of dit project kan worden aangetoond.

—

Indirecte kosten daarentegen zijn doorgaans kosten die niet rechtstreeks verband houden of kunnen houden met de uitvoering van de desbetreffende concrete actie. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om administratieve uitgaven, waarbij het moeilijk is om precies te bepalen welk bedrag aan een specifieke concrete actie of een specifiek project is toe te schrijven (typische administratie-/personeelskosten, zoals: beheerkosten, wervingskosten, de kosten van een accountant of een schoonmaker, de kosten van telefoon, water en elektriciteit enz.).

—

Personeelskosten (27) worden gedefinieerd in nationale voorschriften en zijn doorgaans de kosten die voortvloeien uit een overeenkomst tussen een werkgever en werknemer of dienstverleningscontracten voor extern personeel (op voorwaarde dat deze kosten duidelijk identificeerbaar zijn). Als een begunstigde bijvoorbeeld de diensten van een externe opleider voor zijn interne opleidingen inhuurt, moet de factuur duidelijk de verschillende typen van kosten vermelden. Het loon van de opleider zal als een externe personeelskost worden beschouwd. Als de personeelskost van de opleider niet als een aparte categorie van andere categorieën van kosten, zoals lesmateriaal, kan worden geïdentificeerd, dan kan die niet als uitgangspunt voor vaste percentages worden gebruikt, zoals het in artikel 68 ter, lid 1, van de GB-verordening vastgestelde vaste percentage van 40 %. Personeelskosten worden in nationale voorschriften gedefinieerd en omvatten doorgaans de totale bezoldiging, met inbegrip van voordelen in natura die overeenkomstig collectieve arbeidsovereenkomsten worden gegeven voor werk dat met de concrete actie verband houdt. Ze omvatten eveneens belastingen en de socialezekerheidsbijdragen van werknemers (eerste en tweede pijler, derde pijler alleen indien vastgelegd in een collectieve overeenkomst of in de arbeidsovereenkomst) en de verplichte en vrijwillige socialezekerheidsbijdragen van de werkgever. Personeelskosten kunnen directe of indirecte kosten zijn, afhankelijk van een analyse van geval tot geval.

Voor de toepassing van de vaste percentages in artikel 68, eerste alinea, punt b), van de GB-verordening en in artikel 68 ter, lid 1, van de GB-verordening (of een ander door de managementautoriteit op basis van artikel 67, lid 5, van de GB-verordening vastgesteld vast percentage dat op directe personeelskosten moet worden toegepast), kan de totale waarde van de bezoldiging zoals gedefinieerd in de nationale voorschriften derhalve als personeelskosten worden beschouwd, aangezien deze de werkelijke bezoldiging voor het werk van die persoon in de concrete actie vertegenwoordigt en derhalve in aanmerking moet worden genomen om de overige soorten kosten van de concrete actie (die worden berekend door een vast percentage op de directe personeelskosten toe te passen) te bepalen. Dit geldt ook voor gevallen waarin het loon (gedeeltelijk) door derde partijen wordt vergoed of gefinancierd (bv. het aanwerven van direct personeel met een aanwervingssubsidie; het vaste percentage wordt toegepast op de totale waarde van de bezoldiging, zelfs als een deel ervan door een derde partij wordt betaald).

Reiskosten worden echter niet als personeelskosten beschouwd, los van de uitgaven voor woon-werkverkeer indien in de nationale voorschriften is bepaald dat deze onder het bruto jaarcijfer inzake tewerkstellingskosten vallen. Toelagen of lonen die ten behoeve van de deelnemers aan ESF-acties worden uitbetaald, worden evenmin als personeelskosten beschouwd.

3.1.2.1.   Berekeningsmethoden voor indirecte kosten

In artikel 68, eerste alinea, van de GB-verordening wordt bepaald dat wanneer de uitvoering van een concrete actie indirecte kosten oplevert, deze op basis van een van de in de punten a), b) en c) vastgestelde vaste percentages mogen worden berekend. Het gebruik van deze vaste percentages voor het berekenen van de indirecte kosten is facultatief, d.w.z. dat de managementautoriteit moet besluiten om deze vaste percentages al dan niet te gebruiken, om gebruik te maken van werkelijke kosten of andere vereenvoudigde kostenopties, vastgesteld op basis van artikel 67, lid 5, van de GB-verordening (de indirecte kosten kunnen bijvoorbeeld worden opgenomen in een vast bedrag dat of een eenheidskost die wordt vastgesteld op basis van een van de in artikel 67, lid 5, van de GB-verordening beschreven methoden).

—

In punt a) wordt het algemene systeem van forfaitaire financiering voor indirecte kosten met een vast percentage van maximaal 25 % van de subsidiabele directe kosten uiteengezet. Deze bepaling heeft tot doel een plafond te introduceren voor het bedrag van de indirecte kosten die op basis van een vast percentage kunnen worden berekend. Anders dan in artikel 68, eerste alinea, punt b), van de GB-verordening, moet het te gebruiken percentage worden gerechtvaardigd aan de hand van een van de berekeningsmethoden uit artikel 67, lid 5, punt a) of c), van de GB-verordening (d.w.z. een eerlijke, billijke en controleerbare berekeningsmethode of een methode die wordt toegepast in het kader van regelingen voor subsidies die voor een gelijksoortige concrete actie volledig door de lidstaat worden gefinancierd). Dit systeem is flexibel. Het kan gebaseerd zijn: — op slechts twee typen van kosten — type 1: directe kosten, type 2: indirecte kosten, of — op drie typen van kosten: type 1: “beperkte” directe kosten (d.w.z. een subcategorie van de directe kosten), type 2: indirecte kosten berekend op basis van type 1 en type 3: directe kosten die niet onder de “beperkte” directe kosten (type 1) vallen. Zo is het mogelijk om een vast percentage vast te stellen dat op de subsidiabele directe personeelskosten (die een subcategorie van de subsidiabele directe kosten vormen) zal worden toegepast. Dat op de subsidiabele directe personeelskosten toegepaste vaste percentage kan hoger zijn dan de 15 % in artikel 68, punt b), van de GB-verordening, op voorwaarde dat dit vaste percentage niet hoger is dan 25 % van de subsidiabele directe kosten (om het in artikel 68, punt a, van de GB-verordening vastgestelde plafond in acht te nemen). Ongeacht welke subcategorie(ën) van directe kosten de managementautoriteit gebruikt voor het vaststellen van een vast percentage om de indirecte kosten te berekenen, moet de managementautoriteit derhalve altijd nagaan of dat bedrag (d.w.z. het bedrag dat op basis van dat vaste percentage is berekend) niet hoger is dan 25 % van de subsidiabele directe kosten.

—

In punt b) wordt een vast percentage van maximaal 15 % van de directe personeelskosten geïntroduceerd om de indirecte kosten te berekenen. Dit vaste percentage mag door de managementautoriteit direct worden gebruikt, zonder dat enige rechtvaardiging is vereist. Dit is een voorbeeld van een systeem met drie categorieën van kosten: (type 1) directe personeelskosten, (type 2) indirecte kosten, (type 3) andere directe kosten dan personeelskosten (zie bijlage 1 voor een voorbeeld).

—

Volgens c) is het mogelijk een vast percentage voor indirecte kosten te gebruiken dat al van toepassing is bij beleidsmaatregelen van de Europese Unie, zoals die worden gebruikt in het kader van Horizon 2020, LIFE enz. De artikelen 20 en 21 van Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 480/2014 van de Commissie van 3 maart 2014 (28) bevatten aanvullende bepalingen met betrekking tot toepasselijke vaste percentages voor indirecte kostenmethoden die in andere beleidsmaatregelen van de Europese Unie worden toegepast en de reikwijdte van de toepassing ervan op de ESI-fondsen (zie punt 4.4).

3.1.2.2.   Vast percentage voor het bepalen van directe personeelskosten

Artikel 68 bis, lid 1, van de GB-verordening stelt dat de directe personeelskosten van een concrete actie mogen worden berekend als een vast percentage, met een maximum van 20 %, van de directe kosten, met uitzondering van de personeelskosten van die actie. Dit houdt in dat alleen de directe personeelskosten mogen worden berekend als een vast percentage (dat wordt toegepast op de andere directe kosten dan de personeelskosten), zonder dat de lidstaat een berekening hoeft te verrichten om het toepasselijke percentage te bepalen.

Wanneer de directe kosten van die concrete actie echter overheidsopdrachten voor werken omvat die het in artikel 4, punt a, van Richtlijn 2014/24/EU vastgestelde drempelbedrag overschrijden, moet voor de toepassing van het bovengenoemde vaste percentage een berekening worden gemaakt om het toepasselijke percentage vast te stellen.

Directe personeelskosten die op die manier worden bepaald, mogen als uitgangspunt dienen voor het toepassen van een vast percentage krachtens artikel 68, eerste alinea, punt b), van de GB-verordening (een vast percentage van maximaal 15 % van de subsidiabele directe personeelskosten om de indirecte kosten te berekenen). Daarentegen kunnen directe personeelskosten die op basis van dit vaste percentage zijn berekend niet als basis dienen voor het vaste percentage in artikel 68 ter, lid 1, van de GB-verordening (een vast percentage van maximaal 40 % van de subsidiabele directe personeelskosten om de overige subsidiabele kosten van een concrete actie te berekenen), zie artikel 68 ter, lid 2, van de GB-verordening.

Het gebruik van dit vaste percentage om directe personeelskosten te berekenen is facultatief, d.w.z. dat de managementautoriteit moet besluiten om dit vaste percentage al dan niet te gebruiken, om werkelijke kosten of andere vereenvoudigde kostenopties te gebruiken, vastgesteld op basis van artikel 67, lid 5, van de GB-verordening.

3.1.2.3.   Vast percentage voor het bepalen van alle overige andere kosten dan de directe personeelskosten van de concrete actie

Overeenkomstig artikel 68 ter, lid 1, van de GB-verordening mogen directe personeelskosten worden gebruikt om alle andere overige subsidiabele kosten van een concrete actie te berekenen, op basis van een vast percentage van maximaal 40 % van de subsidiabele directe personeelskosten. “Alle andere overige subsidiabele kosten” van een concrete actie omvatten alle andere subsidiabele directe kosten (met uitzondering van directe personeelskosten), indirecte kosten en, voor het EFRO, het ESF en het Elfpo, de in artikel 68 ter, lid 1, tweede alinea, van de GB-verordening genoemde kosten.

—

Overige subsidiabele kosten en aan deelnemers betaalde toelagen en lonen Het bij de Omnibusverordening geïntroduceerde artikel 68 ter is geïnspireerd op artikel 14, lid 2, van de ESF-verordening (voordat die bij de Omnibusverordening werd gewijzigd), dat reeds in dit vaste percentage voor uit het ESF ondersteunde concrete acties voorzag. Het gebruik van dit vaste percentage wordt bij de Omnibusverordening uitgebreid naar alle ESI-fondsen. Er bestaat echter een belangrijk verschil tussen de twee bepalingen. Artikel 14, lid 2, van de ESF-verordening bevatte geen uitzondering voor lonen en aan deelnemers betaalde toelagen. Daardoor werden ze beschouwd als behorend tot de “overige subsidiabele kosten van een concrete actie”. Dit houdt in dat artikel 14, lid 2, van de ESF-verordening begunstigden niet toestond om aan deelnemers betaalde toelagen en lonen te declareren in aanvulling op kosten die op basis van het vaste percentage werden berekend en de directe personeelskosten. Dit maakte het gebruik van artikel 14, lid 2, van de ESF-verordening onaantrekkelijk omdat het toepassen van een vast percentage van 40 % op de subsidiabele directe personeelskosten vaak niet toereikend was om de kosten van aan deelnemers betaalde toelagen en lonen te dekken. Daarom wordt bij de Omnibusverordening niet alleen dit vaste percentage uitgebreid naar alle ESI-fondsen, maar mogen ook lonen en aan deelnemers betaalde toelagen bij concrete acties die in het kader van het ESF, het EFRO of het Elfpo worden uitgevoerd als extra subsidiabele kosten worden beschouwd, bovenop het vaste percentage (artikel 68 ter, lid 1, tweede alinea, van de GB-verordening). Dit houdt in dat die lonen (d.w.z. de (maandelijkse) brutolonen van werknemers) en toelagen (zoals werkloosheidsuitkeringen; geen reiskosten en dagvergoedingen) na de inwerkingtreding van de Omnibusverordening kunnen worden teruggevraagd naast de directe personeelskosten en het vaste percentage dat voor concrete acties wordt toegepast met gebruikmaking van artikel 68 ter, lid 1, van de GB-verordening. Er moet worden opgemerkt dat “lonen en aan deelnemers betaalde toelagen” niet alleen de door de begunstigde betaalde lonen en toelagen omvatten, maar ook de lonen of toelagen die door een derde partij worden betaald, wanneer ze als een subsidiabele kost worden beschouwd. Dit is voor het ESF bijvoorbeeld het geval wanneer ze aan de in artikel 13, lid 5, van de ESF-verordening vastgestelde voorwaarden voldoen (29).

—

Het vaste percentage van 40 % gebruiken Deze bepaling staat de managementautoriteit toe een vast percentage van maximaal 40 % te gebruiken zonder het vereiste om een berekening te verrichten om het toepasselijke percentage te bepalen. Dit houdt in dat de managementautoriteit elk percentage dat niet hoger is dan 40 % mag gebruiken zonder dat te hoeven rechtvaardigen. Dit doet niets af aan de noodzaak om een gelijke behandeling van begunstigden te waarborgen. Niettemin mag de managementautoriteit een hoger percentage dan 40 % vaststellen op basis van een van de in artikel 67, lid 5, van de GB-verordening vermelde methoden (d.w.z. buiten het toepassingsgebied van artikel 68 ter). Ten slotte, zoals uitgelegd in punt 3.1.2.2, kan dit vaste percentage van maximaal 40 % overeenkomstig artikel 68 ter, lid 2, niet in een concrete actie worden gebruikt wanneer de totale directe personeelskosten van die concrete actie worden berekend op basis van een vast percentage (bijvoorbeeld het vaste percentage in artikel 68 bis, lid 1, van de GB-verordening).

Voorbeeld De geschatte kosten van een opleiding bedragen: Totale directe kosten 55 000 Directe personeelskosten 30 000 Kosten voor de opleidingsruimte 4 000 Reiskosten 5 000 Maaltijden 1 000 Informatie/publiciteit 5 000 Toelagen betaald aan de deelnemers door de openbare dienst voor arbeidsvoorziening 10 000 Totale indirecte kosten 5 000 Indirecte personeelskosten 4 000 Elektriciteit, telefoon 1 000 De managementautoriteit kan besluiten om artikel 68 ter, lid 1, van de GB-verordening op dit project toe te passen. In dat geval zou de subsidieovereenkomst maximaal de volgende bedragen toewijzen: Directe personeelskosten: 30 000 EUR Andere kosten: 30 000 × 40 % = 12 000 EUR Aangezien de door de openbare dienst voor arbeidsvoorziening aan de deelnemer betaalde toelagen bovenop de directe personeelskosten en het vaste percentage kunnen worden gedeclareerd, komen de totale subsidiabele kosten uit op: Totale kosten: 30 000 + 12 000 + 10 000 = 52 000 EUR

3.1.2.4.   Rechtvaardiging van in de GB-verordening vastgestelde vaste percentages

De in artikel 68, eerste alinea, punt b), artikel 68 ter, lid 1, en artikel 68 bis, lid 1, van de GB-verordening vermelde vaste percentages maken het mogelijk dat een percentage van “maximaal” het in het desbetreffende artikel vastgestelde percentage kan worden gebruikt zonder dat de lidstaat een berekening hoeft te verrichten om dat percentage vast te stellen. Dit houdt in dat de managementautoriteit elk percentage mag gebruiken tot maximaal het in het desbetreffende genoemde percentage, zonder te hoeven rechtvaardigen waarom voor dit percentage wordt gekozen, zelfs als het lager is dan het in de verordening opgegeven percentage. Indien voor een lager percentage wordt gekozen, hoeft er geen berekening te worden verricht.

Bij het kiezen van het toe te passen vaste percentage moet het beginsel van gelijke behandeling van begunstigden in acht worden genomen.

3.1.2.5.   Toepassing in de tijd

De bij de Omnibusverordening geïntroduceerde wijzigingen van artikel 68 van de GB-verordening en het nieuwe artikel 68 bis van de GB-verordening en artikel 68 ter van de GB-verordening zijn van toepassing vanaf de inwerkingtreding van de verordening, d.w.z. vanaf 2 augustus 2018 (30).

Deze bepalingen kunnen worden gebruikt voor concrete acties waarin de potentiële begunstigden nog niet geselecteerd zijn (bv. als de oproep nog open staat of als er een nieuwe oproep wordt gepubliceerd). Aangezien deze bepalingen begunstigden meer voordelen brengen, mogen ze ook worden gebruikt voor concrete acties die al worden uitgevoerd, mits aan de volgende cumulatieve voorwaarden is voldaan:

—	de voorwaarden voor steun (op basis van de nieuwe bepalingen) worden geïntroduceerd voor de toekomst, d.w.z. voor de toekomstige uitvoering van de concrete actie.

—	Het beginsel van gelijke behandeling van begunstigden wordt in acht genomen.

—	Voor concrete acties die al worden uitgevoerd, stemt de begunstigde ermee in dat de voorwaarden worden gewijzigd en dat vergoeding op basis van een SCO plaatsvindt.

—

Er is een duidelijke scheiding tussen de periode van vergoeding op basis van werkelijke kosten (of eerdere bepalingen in verband met SCO’s) en de periode op basis van SCO’s die bij de Omnibusverordening worden geïntroduceerd. Als bijvoorbeeld een vast percentage van 15 % voor indirecte kosten wordt geïntroduceerd op basis van de subsidiabele directe personeelskosten (artikel 68, eerste alinea, punt b), van de GB-verordening), dan moet worden bepaald dat de indirecte kosten vanaf een bepaalde datum (“datum x”, niet vóór 2 augustus 2018) zullen worden berekend en vergoed op basis van dat vaste percentage, d.w.z. dat dit vaste percentage voor indirecte kosten zal worden toegepast op alle personeelskosten die vanaf die datum (“datum x”) worden gemaakt. Hetzelfde principe geldt voor het vaste percentage van 40 % in artikel 68 ter, lid 1, van de GB-verordening, en ook voor de mogelijkheid om lonen en aan deelnemers betaalde toelagen te declareren. Voor uit het ESF ondersteunde concrete acties die steun hebben ontvangen op basis van artikel 14, lid 2, van de ESF-verordening voordat de Omnibusverordening in werking trad, kunnen bijvoorbeeld alleen lonen en toelagen die na “datum x” aan deelnemers zijn betaald als extra subsidiabele kosten worden gedeclareerd.

Voorbeeld Een managementautoriteit wil alle overige subsidiabele kosten van een concrete actie berekenen door een vast percentage toe te passen op de subsidiabele directe personeelskosten ten bedrage van 150 000 EUR van de concrete actie. Overeenkomstig artikel 68 ter, lid 1, van de GB-verordening besluit de managementautoriteit een percentage van 35 % toe te passen. Dit houdt in dat de totale subsidiabele kosten van de concrete actie neerkomen op 150 000 EUR + (150 000 EUR × 0,35) = 202 500 EUR.

Voorbeeld (ESI-fondsen): Vanuit de gemeenschap geleide lokale ontwikkeling (CLLD) De managementautoriteit heeft, op basis van ervaringen uit het verleden, het typische aandeel ingeschat van de lopende kosten en dynamiseringskosten van een plaatselijke actiegroep ten opzichte van de uitgaven die zijn gemaakt voor de uitvoering van lokale concrete acties in het kader van de CLLD-strategie, en de voorbereiding en uitvoering van de samenwerkingsactiviteiten van de plaatselijke actiegroep. Hoewel de steun uit de ESI-fondsen voor lopende kosten en dynamiseringskosten overeenkomstig artikel 35, lid 2, van de GB-verordening niet meer dan 25 % van de totale overheidsuitgaven in het kader van de CLLD-strategie mag bedragen, blijkt uit ervaring dat dit percentage in de meeste gevallen in werkelijkheid kleiner is. De managementautoriteit stelt een vast percentage van 17 % van de uitvoeringskosten vast (gebaseerd op een eerlijke, billijke en controleerbare methode in overeenstemming met artikel 67, lid 1, punt d), en artikel 67, lid 5, punt a), van de GB-verordening, maar niet met artikel 68, punt a), van de GB-verordening, aangezien het vaste percentage krachtens artikel 35, lid 2, van de GB-verordening niet uitsluitend op indirecte kosten betrekking heeft) van de uitgaven die worden gedaan voor de uitvoering van concrete acties in het kader van de CLLD-strategie en voor de voorbereiding en uitvoering van de samenwerkingsactiviteiten van de plaatselijke actiegroep, om de volgende kosten te dekken: — lopende kosten (operationele kosten, personeelskosten, opleidingskosten, kosten voor public relations, financiële kosten, kosten voor monitoring en evaluatie van de strategie, zie artikel 35, lid 1, punt d), van de GB-verordening); — kosten voor de dynamisering van de CLLD-strategie om uitwisseling tussen belanghebbenden te vereenvoudigen om informatie te verstrekken en de strategie te propageren en om potentiële begunstigden te ondersteunen met het doel concrete acties te ontwikkelen en aanvragen voor te bereiden, zie artikel 35, lid 1, punt e), van de GB-verordening. Als de aan de plaatselijke actiegroep toegekende begroting voor de uitvoering van concrete acties in het kader van de CLLD-strategie en voor de voorbereiding en uitvoering van de samenwerkingsactiviteiten van de plaatselijke actiegroep voor de periode 2014-2020 1,5 miljoen EUR (type 1) bedraagt, is de maximumbegroting voor de lopende kosten en de dynamiseringskosten dus gelijk aan 1,5 miljoen EUR × 17 % = 255 000 EUR (type 2). Bijgevolg bedraagt de totale begrotingstoewijzing aan de plaatselijke actiegroep 1,755 miljoen EUR. In de uitvoeringsfase betekent dit dat telkens wanneer een begunstigde terugbetaling vraagt van de bij een project gemaakte kosten, de plaatselijke actiegroep ook 17 % van dat bedrag kan vragen om haar lopende kosten en dynamiseringskosten te dekken. Als bijvoorbeeld de uitgaven voor een project 1 000 EUR (type 1) bedragen, kan de plaatselijke actiegroep aan de managementautoriteit 1 000 EUR × 17 % = 170 EUR (type 2) voor haar lopende kosten en dynamiseringskosten declareren. De plaatselijke actiegroep hoeft geen ondersteunende documenten in te dienen voor de lopende kosten en dynamiseringskosten die op basis van het vaste percentage worden gedeclareerd, maar de wijze waarop de 17 % is vastgelegd, moet controleerbaar zijn. Er moet worden opgemerkt dat het vaste percentage voor lopende kosten of voor dynamiseringskosten afzonderlijk kan worden vastgesteld. NB Denk eraan dat, zoals in het voorbeeld hierboven, de methode om het vaste percentage vast te stellen niet noodzakelijkerwijs dezelfde hoeft te zijn als deze die is gebruikt om het maximumpercentage van 25 % vast te stellen. Ongeacht de methode die wordt gebruikt om het vaste percentage te bepalen, moeten de bepalingen betreffende het maximumpercentage voor de lopende kosten en de dynamiseringskosten uit artikel 35, lid 2, van de GB-verordening altijd worden nageleefd.

3.2.   Standaardschalen van eenheidskosten

3.2.1.    Algemene beginselen

In het geval van standaardschalen van eenheidskosten worden de subsidiabele kosten van een concrete actie geheel of gedeeltelijk berekend op basis van gekwantificeerde activiteiten, input, outputs of resultaten, vermenigvuldigd met vooraf vastgestelde standaardschalen van eenheidskosten. Deze mogelijkheid kan voor elk type concrete actie, project of deelproject worden gebruikt, als het mogelijk is om een activiteit en standaardschalen van eenheidskosten te kwantificeren. Standaardschalen van eenheidskosten zijn vooral van toepassing op gemakkelijk te kwantificeren elementen.

De eenheidskosten kunnen op het proces gebaseerd zijn, dat wil zeggen gericht op het dekken van de werkelijke kosten van de uitvoering van de concrete actie door middel van een zo goed mogelijke benadering van die kosten. Ze kunnen ook op de uitkomst gebaseerd zijn (output of resultaat/geleverde prestatie) of zowel op basis van het proces als de uitkomst worden bepaald. Bovendien kunnen verschillende eenheidskosten worden bepaald voor verschillende activiteiten binnen een concrete actie.

Managementautoriteiten moeten bij het kiezen tussen op het proces en op de uitkomst gebaseerde eenheidskosten rekening houden met het controlespoor.

Voorbeeld (ESF) a) Gebaseerd op het proces: Voor een IT-opleiding van 1 000 uur voor 20 gevorderde deelnemers kunnen de subsidiabele kosten worden berekend op basis van de kosten per opleidingsuur × het aantal uren dat de deelnemers aan de opleiding deelnemen. De kosten per uur zijn door de managementautoriteit vooraf vastgesteld en worden vermeld in het document waarin de voorwaarden voor de steun worden vastgesteld. Als bijvoorbeeld wordt aangenomen dat de managementautoriteit de opleidingskosten op 7 EUR per uur per deelnemer heeft vastgesteld, bedraagt de maximale subsidie die aan het project kan worden toegekend, 1 000 uur × 20 deelnemers × 7 EUR per uur per deelnemer = 140 000 EUR. Aan het einde van de concrete actie zullen de uiteindelijke subsidiabele kosten worden bepaald op basis van het werkelijke aantal uren van elke deelnemer (waarbij een zekere gerechtvaardigde afwezigheid kan worden aanvaard), na vaststelling van de werkelijke participatie door de deelnemers en de verzorgde opleidingen. De noodzaak om nauwkeurige aanwezigheidslijsten van de deelnemers bij te houden, waarin de opleidingsactiviteiten worden gespecificeerd en de werkelijke aanwezigheid van deelnemers wordt gecertificeerd, blijft bestaan. Wanneer uiteindelijk slechts 18 personen aan de opleiding hebben deelgenomen, waarvan 6 gedurende 900 uur, 5 gedurende 950 uur, 5 gedurende 980 uur en de overige 2 gedurende 1 000 uur, zal het totale aantal uren × het aantal deelnemers gelijk zijn aan: 900 × 6 + 950 × 5 + 980 × 5 + 1 000 × 2 = 17 050 uren opleiding × deelnemers. De subsidiabele uitgaven bedragen: 17 050 opleidingsuren × 7 EUR = 119 350 EUR. b) Gebaseerd op de uitkomst: De IT-opleiding van 1 000 uur voor gevorderde deelnemers bestaat uit vijf modulen van ieder 200 uren. Voor het vaststellen van de totale kosten van het geven van deze IT-opleiding aan 25 deelnemers werd een eerlijke, billijke en controleerbare methode gebruikt overeenkomstig artikel 67, lid 5, punt a), van de GB-verordening. De totale kosten, 140 000 EUR, worden dan toegerekend aan de deelnemers die de opleiding met succes hebben voltooid. Rekening houdend met een historisch uitvalpercentage van 20 % (d.w.z. 5 deelnemers), zouden de eenheidskosten per deelnemer en succesvol afgeronde module 140 000 EUR/20 deelnemers/5 modulen = 1 400 EUR (eenheidskost per deelnemer per succesvol afgeronde module) bedragen. Het controlespoor zou bestaan uit een document waaruit de subsidiabiliteit van de deelnemer blijkt en een certificaat per succesvol afgeronde module of afgeronde opleiding. Er zouden geen overzichten van werktijden nodig zijn.

Voorbeeld (EFRO, gebaseerd op output): De begunstigde, een regionale kamer van koophandel, organiseert een adviesdienst voor kleine en middelgrote ondernemingen (kmo’s) in de regio. Deze dienst wordt uitgevoerd door de adviseurs van de regionale kamer van koophandel. Op basis van facturen uit het verleden van de “adviesafdeling” van de kamer van koophandel worden de kosten van advies geraamd op 350 EUR per dag. De subsidie wordt toegekend op grond van de volgende formule: aantal dagen × 350 EUR. De noodzaak om accurate overzichten van werktijden te verstrekken, waarin de adviesactiviteit en de werkelijke aanwezigheid van de adviseurs worden gespecificeerd, blijft bestaan.

Voorbeeld (ESF, resultaatgebaseerd): een programma van zes maanden voor ondersteuning van werkzoekenden (“de concrete actie”) kan worden gefinancierd op basis van standaardschalen van eenheidskosten (bijvoorbeeld 2 000 EUR/persoon) voor elk van de 20 deelnemers aan de concrete actie die een baan vindt en die baan gedurende een vooraf vastgestelde periode, bijvoorbeeld zes maanden, behoudt. Bij het vaststellen van de eenheidskost van 2 000 EUR per succesvolle deelnemer werden kosten voor alle deelnemers in aanmerking genomen. Het bedrag omvat derhalve ook uitgaven voor niet succesvolle deelnemers.

Hoofdstuk 1: De berekening van de maximale subsidie die aan de concrete actie kan worden gegeven, is als volgt: 20 mensen × 2 000 EUR/baan = 40 000 EUR.

De definitieve subsidiabele kosten worden berekend op basis van de werkelijke output van de concrete actie: wanneer slechts 17 personen een plaats op de arbeidsmarkt vinden en hun baan gedurende de vereiste periode behouden, bedragen de uiteindelijke subsidiabele kosten op basis waarvan de subsidie aan de begunstigde wordt betaald, 17 × 2 000 EUR = 34 000 EUR.

Voorbeeld (Elfpo, gebaseerd op output):“Investeringen in de ontwikkeling van bosgebieden en de verbetering van de levensvatbaarheid van bossen” (artikel 21 van Verordening (EU) nr. 1305/2013)

Aan een boseigenaar wordt gedurende zeven jaar steun verleend voor de bebossing en het onderhoud van drie hectaren bos. De kosten (bebossing en onderhoud) zijn door de managementautoriteit vooraf vastgelegd op basis van het type bos. Deze methode wordt opgenomen in het programma voor plattelandsontwikkeling. De eenheidskosten zijn de volgende: 2 000 EUR/ha voor de aanleg van het bos en voor het onderhoud 600 EUR/ha voor het eerste jaar en 500 EUR/ha voor de daaropvolgende jaren.

Bijgevolg bedragen de totale subsidiabele kosten:

3 ha × 2 000 EUR/ha + 3 ha × 600 EUR/ha + (3 ha × 500 EUR/ha) × 6 jaar = 16 800 EUR.

Voorbeeld (EFMZV, gebaseerd op output): Gegevensvergaring (kosten van vaartuigen)

De dagtarieven voor het gebruik van vaartuigen worden berekend op basis van historische gegevens (gemiddelden van voorgaande jaren). Het aantal dagen dat aan het project is besteed, wordt vervolgens aangetoond aan de hand van logboeken.

3.2.2.    Personeelskosten berekend volgens een uurtarief (artikel 68 bis, leden 2 tot en met 4, van de GB-verordening)

Berekening van het uurtarief

Artikel 68 bis, leden 2 tot en met 4, van de GB-verordening voorziet in een specifieke methode voor het berekenen van personeelskosten. (31) Overeenkomstig dit artikel mogen de personeelskosten worden bepaald op basis van een uurtarief dat als volgt wordt berekend:

Voordat de Omnibusverordening in werking trad, was deze methode voor het berekenen van personeelskosten reeds vervat in artikel 68, lid 2, van de GB-verordening. Bij de Omnibusverordening werden echter verdere wijzigingen van deze bepaling ingevoerd (nu verplaatst naar het nieuwe artikel 68 bis, leden 2 tot en met 4, van de GB-verordening) om de toepassing ervan te verduidelijken en het mogelijk te maken de bepaling te gebruiken voor mensen die in deeltijd werken.

De zoals hierboven beschreven berekende personeelskosten hebben betrekking op de uitvoering van een concrete actie. De “uitvoering van een concrete actie” moet worden geacht alle fasen van een concrete actie te omvatten. Het ligt niet in de bedoeling om sommige personeelskosten met betrekking tot specifieke fasen van een concrete actie buiten beschouwing te laten.

De noemer, d.w.z. het aantal van 1 720 uren, is een “standaardwerkduur” per jaar die onmiddellijk kan worden gebruikt, zonder dat de lidstaat enige berekening hoeft te verrichten. Dit getal is gebaseerd op het gemiddelde aantal werkuren per week in de lidstaten, vermenigvuldigd met 52 weken en waarvan betaald jaarlijks verlof en gemiddelde jaarlijkse officiële feestdagen zijn afgetrokken.

De teller moet echter worden gerechtvaardigd. In de GB-verordening wordt naar het “meest recente bruto jaarcijfer inzake tewerkstellingskosten” verwezen. De GB-verordening bevat echter geen definitie van bruto tewerkstellingskosten. Overeenkomstig artikel 65, lid 1, van de GB-verordening moet in nationale subsidiabiliteitsvoorschriften worden bepaald wat er onder het bruto jaarcijfer inzake tewerkstellingskosten valt, rekening houdend met de gangbare boekhoudpraktijken (zie punt 4.2.2) (32) en de nationale voorschriften (zo kan in de nationale voorschriften bijvoorbeeld worden bepaald dat uitgaven voor woon-werkverkeer onder het bruto jaarcijfer inzake tewerkstellingskosten vallen).

In de verordening wordt verwezen naar de berekening van het uurtarief op basis van het “meest recente” bruto jaarcijfer inzake tewerkstellingskosten. Dit betekent dat de meest recente beschikbare gegevens moeten worden gebruikt. Een berekeningsmethode die is gebaseerd op historische gegevens van de begunstigde is derhalve niet relevant. Het idee achter de term “meest recente” in artikel 68 bis, lid 2, van de GB-verordening is ervoor te zorgen dat de gebruikte gegevens recent genoeg zijn en dus een indicatie van de werkelijke personeelskosten vormen.

Het bruto jaarcijfer inzake tewerkstellingskosten hoeft geen betrekking te hebben op een kalender- of begrotingsjaar (de gegevens zouden bijvoorbeeld betrekking kunnen hebben op de periode oktober 2015 tot en met september 2016). Belangrijk is dat de bruto arbeidskosten een volledige periode van twaalf maanden bestrijken. Dit kan de periode van twaalf maanden voorafgaand aan de afloop van een verslagperiode (van de concrete actie of het programma) zijn, de twaalf maanden voorafgaand aan de subsidieovereenkomst of de twaalf maanden van het vorige kalenderjaar. Overeenkomstig artikel 68 bis van de GB-verordening, wanneer gegevens voor een volledige periode van twaalf maanden niet bekend zijn, mogen deze gegevens

—

worden afgeleid uit het beschikbare bruto jaarcijfer inzake tewerkstellingskosten (een managementautoriteit zou bijvoorbeeld gebruik kunnen maken van de gegevens met betrekking tot een werknemer voor wie vier maanden aan gegevens bestaan en deze extrapoleren naar een bruto jaarcijfer inzake tewerkstellingskosten, waar nodig rekening houdend met zaken als wettelijk vakantiegeld of de zogenaamde “dertiende maand”;

—	worden geëxtrapoleerd op basis van de arbeidsovereenkomst, rekening houdend met de subsidiabele socialezekerheidsbijdragen van werkgevers en eventuele andere verplichte betalingen;

—	worden afgeleid van collectieve overeenkomsten.

Het bruto jaarcijfer inzake tewerkstellingskosten kan worden gebaseerd op de werkelijke arbeidskosten van deze persoon. Voor maanden waarvoor de gegevens niet compleet zijn, mogen geëxtrapoleerde waarden worden genomen om tot een goede benadering van de werkelijke kosten van een periode van twaalf maanden te komen.

Het bruto jaarcijfer inzake tewerkstellingskosten mag ook worden gebaseerd op het gemiddelde van de tewerkstellingskosten van een grotere groep werknemers, bijvoorbeeld op de tewerkstellingskosten van werknemers van dezelfde graad of op een soortgelijke maatstaf, die ruwweg met het niveau van de tewerkstellingskosten overeenkomt.

Het meest recente bruto jaarcijfer inzake tewerkstellingskosten moet met documenten worden gestaafd: dit kan worden gedaan met behulp van boekhoudbescheiden, salarisrapporten, verwijzingen naar openbaar toegankelijke overeenkomsten of documenten enz. Deze informatie hoeft niet vooraf te worden gecontroleerd, maar moet controleerbaar zijn.

In specifieke gevallen mag het bedrag van het uurtarief ook na de start van het project worden vastgesteld. Het kan bijvoorbeeld worden bepaald wanneer een tewerkgestelde persoon bij het project betrokken raakt (ondertekening van de arbeidsovereenkomst of wijziging van tewerkstelling voor een werknemer) of wanneer de begunstigde zijn kosten opgeeft bij de managementautoriteit. In dit geval moet in het document waarin de voorwaarden voor de steun worden vastgesteld echter ook het gebruik van deze methode worden vermeld.

3.2.3.    Vaststelling van subsidiabele personeelskosten met het berekende uurtarief

Het gewerkte aantal uren moet in overeenstemming met de subsidiabiliteitsvoorschriften van het respectieve operationele programma worden vastgesteld. Alleen de gewerkte uren mogen worden meegerekend voor het berekenen en declareren van de subsidiabele personeelskosten. Er is bij de berekening van de uurlonen al rekening gehouden met bijvoorbeeld de jaarlijkse vakantiedagen. Ziekteverlof mag als personeelskosten worden gedeclareerd indien de gerelateerde kosten door de begunstigde worden gedragen (d.w.z. dat ze door de begunstigde worden gemaakt). Indien de kosten door een derde partij worden gedekt (bv. langdurig ziekteverlof waarvoor de kosten onder het socialezekerheidsstelsel vallen) of in geval van onbetaald verlof of afwezigheid (bv. ongeoorloofde afwezigheid) waarvoor de begunstigde geen kosten maakt, mogen de overeenkomstige niet-gewerkte uren/dagen niet in aanmerking worden genomen bij het bepalen van de subsidiabele personeelskosten die kunnen worden gedeclareerd. Dit is omdat de begunstigde in deze gevallen geen kosten maakt. In geval van personeelskosten voor extra personeel dat het personeelslid dat met ziekteverlof (of een ander soort verlof) is, vervangt, zijn deze personeelskosten echter subsidiabel (d.w.z. dat de overeenkomstige gewerkte uren meegerekend worden voor het berekenen van de aldus subsidiabele personeelskosten).

Overeenkomstig artikel 68 bis, lid 3, van de GB-verordening mag het aantal werkelijk gewerkte uren bij het declareren van die uren niet hoger liggen dan het aantal uren dat in de berekeningsmethode op basis van artikel 68 bis, lid 2, van de GB-verordening is gebruikt. Dit houdt is dat wanneer voor de noemer van 1 720 is uitgegaan, het gedeclareerde aantal uren niet hoger dan 1 720 mag liggen. 1 720 uren is derhalve het maximumaantal uren dat kan worden gedeclareerd voor het werken aan een concrete actie gedurende een periode van twaalf maanden. Als een pro rata van 1 720 als noemer werd gebruikt, is hetzelfde principe van toepassing (voor personeel met een deeltijdcontract van 50 % zou de noemer bijvoorbeeld 860 uren zijn; 860 is derhalve het maximumaantal uren dat voor het betrokken personeelslid kan worden gedeclareerd. Voor personeel dat voor meerdere concrete acties wordt ingezet, is het plafond respectievelijk pro rata van toepassing op elke concrete actie).

Zoals specifiek vermeld in artikel 68 bis, lid 3, tweede alinea, van de GB-verordening, is dit niet van toepassing op de ETS voor personen die deeltijds aan een concrete actie werken wanneer het uurtarief kan worden vermenigvuldigd met het werkelijke aantal gewerkte uren, en mogen de 1 720 uren derhalve worden overschreden.

Wanneer de 1 720-uren-regel wordt toegepast, moet het resulterende bedrag voor het uurtarief als een eenheidskost worden beschouwd. Deze eenheidskost kan worden gebruikt voor de vergoeding van uitgaven voor personeelskosten, of om alle indirecte kosten te berekenen (bijvoorbeeld door het vaste percentage van 15 % overeenkomstig artikel 68, eerste alinea, punt b) toe te passen, of zelfs voor het berekenen van alle andere overige subsidiabele kosten (door het vaste percentage van 40 % overeenkomstig artikel 68 ter, lid 1, toe te passen). Het totale bedrag dat na het toepassen van die vaste percentages is bepaald wordt ook als een eenheidskost beschouwd.

In geval van een project dat over meerdere jaren loopt, kan de managementautoriteit ervoor kiezen het uurtarief voor personeelskosten bij te werken zodra nieuwe gegevens beschikbaar zijn, of gedurende de volledige uitvoeringstermijn hetzelfde tarief te gebruiken. Als de uitvoeringstermijn heel lang is, is het een goede methode van werken om tussentijdse stappen vast te leggen voor wanneer en hoe het uurtarief voor personeelskosten kan worden herzien.

3.2.4.    Personeel dat een vaste tijd per maand deeltijds aan de concrete actie werkt

Wanneer werknemers deeltijds maar met een vast percentage werktijd per maand aan een opdracht werken, stelt artikel 68 bis, lid 5, van de GB-verordening dat een arbeidstijdregistratiesysteem niet verplicht is om het aantal gewerkte uren te controleren. De werkgever moet echter een document uitgeven waarin het vaste percentage van de aan de concrete actie gewerkte tijd per maand wordt vastgesteld, en dit percentage kan worden gebruikt voor het berekenen van de subsidiabele personeelskosten. Dit percentage mag ook in de arbeidsovereenkomst wordt vastgesteld. Als een persoon bijvoorbeeld 60 % van zijn tijd aan een project werkt, kunnen de subsidiabele directe personeelskosten voor die persoon worden berekend door de bruto tewerkstellingskosten (gebaseerd op de werkelijke kosten of op een berekende eenheidskost) met 60 % te vermenigvuldigen.

3.2.5.    Toepassing in de tijd

De bij de Omnibusverordening geïntroduceerde wijzigingen van de 1 720-uren-methode zijn van toepassing vanaf de datum van inwerkingtreding van de verordening, namelijk 2 augustus 2018. De managementautoriteit mag de wijzigingen echter op lopende concrete acties toepassen, mits aan bepaalde voorwaarden is voldaan (zie punt 3.1.2.5).

Voorbeeld (EFRO): In bepaalde typen projecten die zijn gericht op kleine en middelgrote ondernemingen (kmo’s) op het gebied van onderzoek & ontwikkeling en innovatie zijn personeelskosten vaak een belangrijk element. De optie om standaardschalen van eenheidskosten toe te passen, is een welkome vereenvoudiging voor deze kmo’s. De eenheidskosten van activiteiten worden in dit geval uitgedrukt als het uurtarief dat wordt toegepast op het daadwerkelijke aantal door het personeel gewerkte uren. Deze eenheidskosten worden vooraf vastgesteld in het document waarin de voorwaarden voor de steun worden vastgesteld, dat bepaalt dat de maximale financiële bijstand wordt berekend als het maximaal toegestane aantal gewerkte uren vermenigvuldigd met de eenheidskosten (de berekende personeelskosten).

Om te komen tot dekking van de werkelijke kosten door middel van een zo goed mogelijke benadering van die kosten, en om rekening te houden met verschillen tussen regio’s en sectoren, worden de kosten van een standaardeenheid gedefinieerd als een uurloon, en wel met behulp van de volgende formule:

uurloon = bruto jaarsalaris (inclusief wettelijk ingehouden belastingen en premies) gedeeld door het gemiddelde aantal gewerkte uren (rekening houdend met vakanties).

Bijvoorbeeld: uurloon = 60 000 EUR/(1 980 uren – 190 uren vakantie) = 60 000/1 790 = 33,52 EUR/uur.

De financiële bijstand die aan de concrete actie wordt gegeven, wordt berekend als het uurtarief vermenigvuldigd met het werkelijke en gecontroleerde aantal gewerkte uren. Kmo’s moeten daarom alle ondersteunende documenten met betrekking tot het aantal door het personeel aan het project gewerkte uren bewaren en de managementautoriteit moet alle documenten bewaren die het uurloon rechtvaardigen. In principe leidt een verlaging van het aantal vastgestelde gewerkte uren tot een verlaging van het definitieve bedrag dat wordt uitbetaald.

Alternatief voorbeeld: Hetzelfde als hierboven, maar het uurloon is gebaseerd op artikel 68 bis, lid 2, van de GB-verordening.

Uurloon = meest recente bruto jaarsalaris (inclusief wettelijk ingehouden belastingen en premies) gedeeld door 1 720 uren.

Bijvoorbeeld: uurtarief = 60 000 EUR/1 720 uren = 60 000/1 720 = 34,88 EUR/uur.

3.3.   Vaste bedragen

3.3.1.    Algemene beginselen

Bij vaste bedragen worden alle subsidiabele kosten of gedeelten van subsidiabele kosten van een concrete actie of project berekend op basis van een vooraf vastgesteld bedrag dat naar behoren wordt gerechtvaardigd door de managementautoriteit (33), en dat wordt betaald wanneer vooraf bepaalde activiteiten en/of outputs zijn voltooid

Vaste bedragen kunnen worden gebruikt bij subsidies waarbij standaardschalen van eenheidskosten niet de meest geschikte oplossing vormen, zoals de productie van een “toolkit”, de organisatie van een kleinschalig lokaal seminar enz.

In sommige gevallen zouden managementautoriteiten ontmoedigd kunnen raken om vaste bedragen te gebruiken vanwege het feit dat de geleverde prestatie doorgaans als verwezenlijkt of niet verwezenlijkt wordt beschouwd, wat resulteert in een binaire situatie van betaling of geen betaling, afhankelijk van de volledige verwezenlijking. Dit kan echter worden ondervangen door middel van gefaseerde betaling gekoppeld aan de verwezenlijking van bepaalde vooraf bepaalde mijlpalen.

3.3.2.    Bij de Omnibusverordening geïntroduceerde wijzigingen en toepassing in de tijd

Vóór de Omnibusverordening was het gebruik van vaste bedragen beperkt tot bedragen van maximaal 100 000 EUR aan overheidsbijdragen. Om het gebruik van vaste bedragen te vergemakkelijken, is deze beperking bij de Omnibusverordening geschrapt. Dit houdt in dat de managementautoriteit na de inwerkingtreding van de Omnibusverordening vaste bedragen mag vaststellen wanneer de overheidssteun meer dan 100 000 EUR bedraagt.

3.3.3.    Voorbeelden van vaste bedragen

Voorbeeld (EFRO): Om lokale producten te promoten, wil een groep van kleine ondernemingen gezamenlijk aan een handelsbeurs deelnemen.

Vanwege de lage kosten van de concrete actie besluit de managementautoriteit de methode van het vaste bedrag te gebruiken om de overheidssteun te berekenen. De groep van ondernemingen wordt daarom verzocht een begroting voor de kosten van het huren, opzetten en beheren van de stand in te dienen. Op basis van deze voorgestelde begroting wordt een vast bedrag van 20 000 EUR vastgesteld. De betaling aan de begunstigde zal worden gedaan na overlegging van bewijs dat aan de beurs is deelgenomen. De overeengekomen begroting van 20 000 EUR moet worden bewaard voor controledoeleinden (controle van de berekening vooraf van het vaste bedrag).

Voorbeeld (ESF): Een ngo die kinderopvang organiseert, heeft steun nodig om een nieuwe activiteit op te starten. De ngo neemt in haar voorstel een vast bedrag op door een gedetailleerde ontwerpbegroting voor het opstarten en gedurende een jaar beheren van de activiteit in te dienen. De activiteit zal na het eerste jaar onafhankelijk worden voortgezet. Het vaste bedrag kan bijvoorbeeld betrekking hebben op het loon van een persoon die gedurende een jaar op de kinderen past, de afschrijving van nieuwe benodigdheden, publiciteitskosten in verband met de nieuwe activiteit en indirecte kosten voor het beheer ervan, boekhoudkundige kosten, water, elektriciteit, verwarming, huurkosten enzovoort.

Op basis van een gedetailleerde ontwerpbegroting kent de managementautoriteit een vast bedrag van 47 500 EUR toe om al deze kosten te dekken. Dit bedrag zal aan het eind van de concrete actie aan de ngo worden betaald op basis van de output, wanneer op een overeengekomen aantal extra (tien) kinderen wordt gepast. Het zal daarom niet nodig zijn om de werkelijke kosten van deze activiteit te rechtvaardigen.

Het betekent echter wel dat als er slechts op negen kinderen zou worden gepast, de subsidiabele kosten nul zullen zijn en het vaste bedrag niet zal worden betaald. Om dit te ondervangen, zou in het document waarin de voorwaarden voor steun worden vastgesteld een mijlpaal kunnen worden vermeld dat indien er voor vijf kinderen wordt gezorgd, de helft van het totale bedrag (23 750 EUR) zal worden uitbetaald.

Voorbeeld (ESF): Een ngo wil een lokaal seminar organiseren over de sociaal-economische situatie van de Romagemeenschap in een bepaalde regio van een lidstaat en in verband daarmee een toolkit ontwikkelen. Het document waarin de voorwaarden voor de steun worden vastgesteld, zal een gedetailleerde ontwerpbegroting bevatten evenals de doelstellingen van de subsidie: 1) de organisatie van het seminar en 2) de ontwikkeling van een toolkit om werkgevers in de desbetreffende regio ontvankelijk te maken voor de specifieke problemen waarmee de Roma te kampen hebben.

Vanwege de omvang en de doelstelling van de concrete actie (een kleinschalige actie met kosten die niet gemakkelijk te kwantificeren zijn met behulp van standaardschalen van eenheidskosten) en de aard van de begunstigde (een lokale ngo) besluit de managementautoriteit gebruik te maken van de mogelijkheid om een vast bedrag toe te kennen.

Om de hoogte van het vaste bedrag te kunnen berekenen, zal de managementautoriteit een gedetailleerde ontwerpbegroting voor elk van de concrete acties verlangen: na onderhandeling over de gedetailleerde ontwerpbegroting wordt het vaste bedrag vastgesteld op: 45 000 EUR, verdeeld over twee projecten: 25 000 EUR voor het seminar en 20 000 EUR voor de toolkit.

Wanneer aan de voorwaarden van het document waarin de voorwaarden voor de steun worden vastgesteld, wordt voldaan (de organisatie van het seminar, de ontwikkeling van de toolkit), zal bij de afsluiting van de activiteit een bedrag van 45 000 EUR als subsidiabele kosten worden beschouwd. Het ondersteunende document dat nodig is voor de uitbetaling van de subsidie (en dat vervolgens moet worden gearchiveerd), is het bewijs dat het seminar is georganiseerd en dat de volledige toolkit is geproduceerd.

Wanneer slechts één van de projecten (bijvoorbeeld het seminar) is uitgevoerd, zal de subsidie tot dit gedeelte worden teruggebracht (25 000 EUR), afhankelijk van wat was overeengekomen in het document waarin de voorwaarden voor de steun worden vastgesteld.

Voorbeeld (Elfpo):“Kwaliteitsregelingen voor landbouwproducten en levensmiddelen” (artikel 16 van Verordening (EU) nr. 1305/2013)

Een groep landbouwers die steun heeft ontvangen om tot een erkende kwaliteitsregeling toe te treden, wil voor haar producten een promotieactiviteit organiseren. De managementautoriteit heeft de kost van de activiteit als een vast bedrag berekend (bv. 15 000 EUR/seminar met minstens vijftig deelnemers). De groep landbouwers moet bewijzen dat de activiteit is verricht en dat er minstens vijftig deelnemers waren.

Voorbeeld (EFMZV): Steun voor de voorbereiding van productie en marketingplannen voor producentenorganisaties (PO’s).

Het vaste bedrag (te betalen wanneer het plan wordt goedgekeurd) wordt gebaseerd op historische gegevens (recentelijk door de PO’s ingediende uren en andere kosten). De voorbereiding van het programma wordt in verschillende activiteiten opgedeeld om gemiddelde kosten te verkrijgen, die vervolgens met de toepasselijke steunintensiteit worden vermenigvuldigd.

3.4.   Het specifieke geval van vaste percentages voor technische bijstand

3.4.1.    Toepassingsbereik

Na de inwerkingtreding van de Omnibusverordening maakte de Commissie gebruik van haar nieuwe bevoegdheid uit hoofde van artikel 67, lid 5 bis, van de GB-verordening om financiering volgens een vast percentage vast te stellen voor de terugbetaling door de managementautoriteiten aan een of meer begunstigden van de kosten van concrete acties die worden gefinancierd in het kader van de prioritaire as van technische bijstand. De respectieve Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 2019/1867 van de Commissie (34) is op 9 november 2019 in werking getreden.

Voor het ESF, het EFRO, het Cohesiefonds en het Elfpo is het vaste percentage om de uitgaven in verband met technische bijstand te berekenen, vastgesteld op 4 % van de overige soorten uitgaven. Voor EFRO-programma’s in het kader van de ETS en het EFMZV is het vaste percentage vastgesteld op 6 %. Deze vaste percentages mogen alleen worden toegepast op de uitgaven van concrete acties die vallen onder andere prioritaire assen van een programma dan technische bijstand, die aan beheersverificaties is onderworpen of, in geval van het Elfpo, op basis van de uitgaven van concrete acties in het kader van andere plattelandsontwikkelingsmaatregelen dan technische bijstand, waarvoor de desbetreffende administratieve controles zijn uitgevoerd en die wordt gedeclareerd vanaf het landbouwbegrotingsjaar dat ingaat op 16 oktober 2019 of vanaf enig later landbouwbegrotingsjaar. Bijgevolg worden operationele programma’s die uitsluitend uit technische bijstand bestaan, uitgesloten van het toepassingsgebied van die gedelegeerde verordening.

Er moet worden opgemerkt dat de uitgaven die in de basis voor de berekening van het vaste percentage mogen worden opgenomen betrekking hebben op de totale waarde van subsidiabele betalingsaanvragen, zelfs als niet alle facturen gecontroleerd zijn bij de administratieve verificaties, overeenkomstig punt 1.7 van de Richtsnoeren voor de lidstaten inzake beheersverificaties (EGESIF 14-0012_02), aan de hand waarvan een verzoek van een begunstigde voor terugbetaling kan worden geverifieerd op basis van een steekproef van uitgavenposten.

Het vaste percentage mag worden toegepast vanaf het boekjaar dat ingaat op 1 juli 2019 of, in geval van het Elfpo, in het landbouwbegrotingsjaar dat ingaat op 16 oktober 2019 of enig later landbouwbegrotingsjaar. Voor de toepassing van het vaste percentage is geen wijziging van het programma vereist, behalve in het geval van het Elfpo, waarbij deze informatie in elke volgende programmawijziging moet worden opgenomen.

De lidstaat kan zelf bepalen om al dan niet gebruik van de forfaitaire financiering te maken. Niettemin is het zo dat wanneer deze methode eenmaal is toegepast, die de enige manier is om technische bijstand te vergoeden totdat het programma is afgesloten, om het risico van dubbele financiering van dezelfde uitgaven te vermijden (35). De lidstaten moeten de Commissie daarom in kennis stellen van hun keuze om deze vorm van vergoeding te gebruiken, in voorkomend geval samen met hun eerste betalingsaanvraag wanneer dit vaste percentage wordt toegepast.

3.4.2.    Betalingsaanvragen en vergoedingen

De basis voor de toepassing van dit vaste percentage wordt gevormd door uitgaven die na de inwerkingtreding van Gedelegeerde Verordening (EU) 2019/1867 (d.w.z. na 9 november 2019) en vanaf het begrotingsjaar dat ingaat op 1 juli 2019 aan beheersverificaties zijn onderworpen. Uitgaven die vóór 9 november 2019 aan beheersverificaties zijn onderworpen, worden uitgesloten van deze basis. Deze datum (9 november 2019) heeft geen betrekking op de datum voor het indienen van een betalingsaanvraag bij de Commissie. In geval van het Elfpo wordt de basis voor de toepassing van dit vaste percentage gevormd door uitgaven die aan administratieve controles zijn onderworpen en bij de Commissie zijn gedeclareerd vanaf het landbouwbegrotingsjaar dat ingaat op 16 oktober 2019 of vanaf enig later landbouwbegrotingsjaar.

Wanneer bedragen zijn uitgesloten van de rekeningen omdat ze voorwerp zijn van een aan de gang zijnde beoordeling overeenkomstig artikel 137, lid 2, van de GB-verordening, mogen die bedragen worden opgenomen in een volgende betalingsaanvraag en worden opgenomen in de basis voor de berekening van het vaste percentage indien de beoordeling positief is en er na 9 november 2019 (aanvullende) beheersverificaties hebben plaatsgevonden.

De lidstaten moeten kunnen aantonen dat het vaste percentage alleen wordt toegepast op uitgaven die aan deze voorwaarden voldoen. Dit kan worden gedaan in het IT-systeem van de managementautoriteit en/of van het betaalorgaan.

Het kan voorkomen dat één betalingsaanvraag uitgaven bevat die na 9 november 2019 aan beheersverificaties zijn onderworpen (basis voor het toepassen van het vaste percentage voor technische bijstand), alsook uitgaven waarvoor tegen die datum al beheersverificaties waren uitgevoerd. Binnen het gemeenschappelijk systeem voor gedeeld fondsenbeheer (SFC) wordt geen onderscheid tussen deze soorten uitgaven gemaakt. Het is de verantwoordelijkheid van de lidstaten om erop toe te zien dat het vaste percentage alleen op de naar behoren vastgestelde basis wordt toegepast, toezicht te houden op de bedragen voor technische bijstand die zijn opgenomen in de betalingsaanvraag, en ervoor te zorgen dat er geen dubbele financiering plaatsvindt. Een mogelijke oplossing zou zijn om twee aparte betalingsaanvragen in te dienen om een duidelijk controlespoor te garanderen.

De Commissie zal de bedragen in betalingsaanvragen vergoeden met inbegrip van bedragen die de managementautoriteit of het betaalorgaan heeft berekend door het vastgestelde percentage (respectievelijk 4 % of 6 %) toe te passen op dezelfde manier als voor elke andere betalingsaanvraag.

Het totale bedrag mag aan één enkele begunstigde worden betaald, of over meerdere begunstigden worden verdeeld, in overeenstemming met de regelingen op nationaal niveau. Dit bedrag mag echter niet de drempel van 4 % (of respectievelijk 6 %) overschrijden. Er is geen vereiste om de verdeling te rechtvaardigen uit hoofde van de voorschriften van de Unie.

De wijze van vergoeding kan ook in door meerdere fondsen gesteunde programma’s worden toegepast, zelfs indien de prioriteit of prioriteiten die de basis voor de uitgaven vormt/vormen gesteund wordt/worden uit een ander fonds dan het fonds dat de prioriteit technische bijstand steunt.

3.4.3.    Effect van het vaste percentage op de toewijzing voor technische bijstand binnen het operationele programma/plattelandsontwikkelingsprogramma

Het in Gedelegeerde Verordening 2019/1867 vastgestelde percentage zal worden toegepast binnen de grenzen van de toewijzing voor technische bijstand van het programma. Dit betekent dat het gebruik van de vergoeding van technische bijstand op basis van het vaste percentage geen gevolgen heeft voor de toewijzingen voor technische bijstand zoals vastgesteld in de programma’s. In dat opzicht moeten de programma-autoriteiten bij het nemen van een beslissing over de geschiktheid van de forfaitaire vergoeding van technische bijstand voor hun programma naar behoren rekening houden met zowel de beschikbare toewijzing voor andere prioriteiten dan technische bijstand die de basis vormen voor de toepassing van het vaste percentage, als met de beschikbare toewijzing van de prioriteit technische bijstand. Dus als:

—

het bedrag aan technische bijstand dat is toegewezen en nog niet in een betalingsaanvraag van het programma is opgenomen lager is dan 4 % (respectievelijk 6 %) van de resterende andere toewijzing dan voor technische bijstand van het programma: — zouden de uitgaven voor technische bijstand worden vergoed totdat het totale bedrag van technische bijstand dat aan het operationele programma is toegewezen, wordt bereikt. Er zouden geen vergoedingen van de technische bijstand zijn die deze toewijzing overschrijden;

—

het bedrag aan technische bijstand dat is toegewezen en nog niet in een betalingsaanvraag van het programma is opgenomen hoger is dan 4 % (respectievelijk 6 %) van de resterende andere toewijzing dan voor technische bijstand van het programma: — de forfaitaire vergoeding zou geen volledige absorptie van de toewijzing voor technische bijstand waarborgen, aangezien alleen het in Gedelegeerde Verordening 2019/1867 vastgestelde vaste percentage zou worden gebruikt voor de vergoeding van uitgaven voor technische bijstand (deze vorm van forfaitaire vergoeding mag niet worden gecombineerd met een vergoeding van technische bijstand op basis van de werkelijke kosten).

3.4.4.    Controlespoor en gevolgen van correcties

Artikel 125, lid 4, punt a) van de GB-verordening en artikel 59 van Verordening (EG) nr. 1306/2013 zijn van toepassing. De managementautoriteit of het betaalorgaan (in geval van het Elfpo) moet:

—

ervoor zorgen dat alle niet aan technische bijstand bestede uitgaven die in aanmerking zijn genomen voor het toepassen van het vaste percentage na 9 november 2019 aan beheersverificaties zijn onderworpen, en in het geval van het Elfpo, dat de uitgaven aan administratieve controles zijn onderworpen en niet van tevoren bij de Commissie zijn gedeclareerd, en

—	erop toezien dat het vaste percentage op de juiste manier wordt toegepast.

In geval van het Elfpo moet de subsidiabiliteit van de begunstigde van technische bijstand altijd worden gecontroleerd uit hoofde van artikel 48, lid 2, punt a), van Verordening 809/2014, om ook naleving van artikel 51, lid 2, tweede alinea, van Verordening (EU) nr. 1305/2013 te waarborgen.

Bij beheersverificaties en audits worden de door begunstigden gedane en betaalde uitgaven tijdens de uitvoering van concrete acties die in het kader van deze methode worden vergoed, niet gecontroleerd.

Om managementautoriteiten in staat te stellen om te controleren of technische bijstand in overeenstemming met de programmaregels wordt uitgevoerd en aan de in het programma opgenomen indicatoren voldoet, zal informatie over de uitvoering van technische bijstand in de jaarlijkse uitvoeringsverslagen blijven worden opgenomen en kan die informatie in de toezichtcomités worden besproken.

Verlagingen van de uitgaven die de berekeningsgrondslag vormen voor het vaste percentage na de toepassing van financiële correcties zullen van invloed zijn op de berekening van het vaste percentage, wat resulteert in een evenredige verlaging van de steun voor technische bijstand.

HOOFDSTUK 4

Vereenvoudigde kostenopties bepalen

In artikel 67, lid 5, van de GB-verordening worden verschillende manieren om vereenvoudigde kosten te berekenen geïntroduceerd: sommige ervan zijn gebaseerd op statistische of historische gegevens, andere op gegevens van de begunstigden of op elementen uit de verordening. Na de wijziging van de GB-verordening bij de Omnibusverordening is er een nieuwe manier om vereenvoudigde kostenopties voor de ESI-fondsen vast te stellen voorhanden: een ontwerpbegroting. Deze methode is gebaseerd op artikel 14, lid 3, van de ESF-verordening, dat managementautoriteiten vóór de inwerkingtreding van de Omnibusverordening reeds toestond om per geval vereenvoudigde kostenopties vast te stellen (voor een uit het ESF gesteunde individuele concrete actie) op grond van een ontwerpbegroting (36).

Het is bij het vaststellen van vereenvoudigde kostenopties belangrijk dat de toegepaste methode naar behoren met documenten wordt gestaafd.

4.1.   Vereenvoudigde kostenopties moeten van tevoren worden vastgesteld (37)

Overeenkomstig artikel 125, lid 3, punt c), van de GB-verordening moet de managementautoriteit ervoor zorgen dat de begunstigde een document ontvangt waarin de voorwaarden voor steun voor elke concrete actie zijn vermeld. Het is belangrijk dat de begunstigden in dit document exact wordt meegedeeld hoe ze de gedeclareerde kosten moeten rechtvaardigen en welke outputs of resultaten ze dienen te verwezenlijken.

Vereenvoudigde kostenopties moeten derhalve vooraf wordt bepaald. Zoals vermeld in artikel 67, lid 6, van de GB-verordening moet de methode voor de vaststelling van vereenvoudigde kosten uiterlijk in het document waarin de voorwaarden voor steun worden vastgesteld, worden opgenomen. De relevante methoden en voorwaarden moeten worden opgenomen in de subsidiabiliteitsvoorschriften van het programma.

De vereenvoudigde kostenopties moeten van tevoren worden gedefinieerd en in de oproepen tot het indienen van voorstellen die aan de potentiële begunstigden worden gericht moet worden vermeld dat er gebruik wordt gemaakt van vereenvoudigde kostenopties, om ervoor te zorgen dat de beginselen van transparantie en gelijke behandeling worden geëerbiedigd. Bovendien moet toepassing met terugwerkende kracht voor concrete acties die al worden uitgevoerd op basis van de werkelijke kosten worden vermeden, omdat de gelijke behandeling van begunstigden mogelijk niet kan worden gewaarborgd.

Wanneer de standaardschalen van eenheidskosten en het vaste percentage of het bedrag (in geval van vaste bedragen) eenmaal zijn vastgesteld, mogen de bedragen tijdens of na de uitvoering van een concrete actie niet meer worden gewijzigd om een toename van de kosten of een onderbesteding van de beschikbare begroting te compenseren, tenzij in de oproep tot het indienen van voorstellen uitdrukkelijk een correctie na verloop van tijd wordt vermeld (38) (voor meerjarige concrete acties kan bijvoorbeeld in een aan de inflatie gekoppelde correctie na verloop van tijd worden voorzien).

Bij meerjarige concrete acties is het echter bij wijze van uitzondering mogelijk om de rekeningen en de bijbehorende activiteiten van de concrete actie te vereffenen nadat een eerste deel van de concrete actie is uitgevoerd, om vervolgens de optie van forfaitaire financiering, standaardschalen van eenheidskosten of vaste bedragen toe te passen op het resterende deel/de resterende periode van de concrete actie. In dergelijke gevallen moet de periode waarover de werkelijke kosten worden gedeclareerd, duidelijk zijn gescheiden van de periode waarover kosten op basis van de vereenvoudigde kostenopties worden gedeclareerd, om te voorkomen dat projectkosten dubbel worden gedeclareerd.

4.2.   Een eerlijke, billijke en controleerbare berekeningsmethode (39)

4.2.1.    Algemene beginselen

4.2.1.1.   De methode moet eerlijk zijn:

De berekening moet redelijk zijn, d.w.z. gebaseerd op de werkelijkheid, en niet buitensporig of extreem. Wanneer in het verleden een bepaalde standaardschaal van eenheidskosten tussen de 1 en 2 EUR is vastgesteld, zal de Commissie niet verwachten dat de berekening op 7 EUR uitkomt. Vanuit dit oogpunt zal de methode die wordt gebruikt voor de berekening van de eenheidskosten, het vaste percentage of het vaste bedrag van essentieel belang zijn. De managementautoriteit moet haar keuzes kunnen uitleggen en rechtvaardigen. In een “ideale” eerlijke berekeningsmethode kunnen de tarieven aan specifieke omstandigheden of behoeften worden aangepast. Zo kan de uitvoering van een project in een afgelegen gebied meer kosten dan in een centraal gelegen gebied, vanwege hogere vervoerskosten; dit element moet in aanmerking worden genomen bij het nemen van een besluit over een vast bedrag of percentage voor soortgelijke projecten in de twee gebieden.

4.2.1.2.   De methode moet billijk zijn:

De belangrijkste onderliggende gedachte achter de term “billijk” is dat bepaalde begunstigden of concrete acties niet mogen worden bevoordeeld boven andere. Bij de berekening van standaardschalen van eenheidskosten, vaste bedragen of vaste percentages moeten de begunstigden en/of de concrete acties gelijk worden behandeld. Eventuele verschillen in de bedragen of percentages moeten op objectieve rechtvaardigingsgronden berusten, bv. objectieve kenmerken van de begunstigden of concrete acties.

4.2.1.3.   De methode moet controleerbaar zijn:

De bepaling van vaste percentages, standaardschalen van eenheidskosten of vaste bedragen moet zijn gebaseerd op documentair bewijs dat kan worden gecontroleerd (40). De managementautoriteit moet kunnen aantonen hoe de vereenvoudigde kostenopties tot stand zijn gekomen. Het is van fundamenteel belang dat het beginsel van goed financieel beheer wordt nageleefd.

De instantie die de vereenvoudigde kostenoptiemethode bepaalt, moet minstens het volgende kunnen voorleggen:

—	een beschrijving van de berekeningsmethode, met inbegrip van de belangrijke stappen van de berekening;

—	de bronnen van de gegevens die voor de analyse en de berekeningen zijn gebruikt, met inbegrip van een beoordeling van de relevantie van de gegevens voor de geplande concrete acties, en een beoordeling van de kwaliteit van de gegevens;

—	de berekening om de waarde van de vereenvoudigde kostenoptie te bepalen.

4.2.2.    Methoden in de praktijk

De GB-verordening bevat verschillende mogelijkheden die aan de criteria van eerlijkheid, billijkheid en controleerbaarheid voldoen:

4.2.2.1.   Het gebruik van “statistische” gegevens, deskundige beoordelingen of andere objectieve informatie (artikel 67, lid 5, punt a), i).

—	Statistische gegevens kunnen afkomstig zijn van nationale bureaus van de statistiek, EUROSTAT of andere betrouwbare bronnen.

—	Een andere veel gebruikte bron voor statistische gegevens is de statistische analyse van historische gegevens (zowel voor projecten of concrete acties die uit een ESI-fonds als uit andere bronnen worden gefinancierd).

—

Andere objectieve informatie zou bijvoorbeeld de vorm kunnen aannemen van: — enquêtes, marktonderzoek enz. (noodzaak om naar behoren met documenten te staven); — vergoedingspercentages die in de lidstaten voor reiskosten worden gebruikt; — op nationaal/regionaal niveau vastgestelde percentages (bv. prijs van schoollunch); — uurtarieven die in een nationale arbeidsovereenkomst zijn vastgesteld; — gegevens over bezoldiging van vergelijkbaar werk.

—

Een deskundige beoordeling: wordt gebaseerd op een specifieke reeks criteria en/of expertise die is verworven op een specifiek kennisgebied, in een specifiek toepassings- of productgebied, een bepaalde discipline, een sector enz. Een deskundige beoordeling moet naar behoren met documenten zijn gestaafd en specifiek zijn voor de bijzondere omstandigheden van elk geval. De GB-verordening bevat geen definitie van “deskundige beoordeling”. Het is aan de managementautoriteiten om de eisen te specificeren op basis waarvan een beoordeling als deskundig kan worden aangemerkt en om ervoor te zorgen dat er geen sprake van belangenconflicten is.

—

Maximumwaarden, zoals in de nationale voorschriften vastgestelde drempels of plafonds, mogen in principe niet worden gebruikt bij het vaststellen van een methode op basis van artikel 67, lid 5, punt a), van de GB-verordening (of bij het opstellen van een ontwerpbegroting — zie hoofdstuk 4.3), tenzij kan worden aangetoond dat ze een eerlijke waarde vertegenwoordigen.

Het resultaat van deze methoden kan op een groep concrete acties en begunstigden worden toegepast.

4.2.2.2.   Het gebruik van gegevens van individuele begunstigden (41) (artikel 67, lid 5, punt a), ii) en iii), van de GB-verordening)

De hieronder voorgestelde methoden worden toegepast op individuele begunstigden. Gezien de vereisten die voor het gebruik van gegevens van individuele begunstigden gelden, vormen deze methoden echter vereenvoudigingen voor begunstigden die gedurende de programmeringsperiode meerdere projecten zullen uitvoeren.

a)

Gecontroleerde historische gegevens van individuele begunstigden: Deze methode is gebaseerd op het verzamelen van boekhoudgegevens van de begunstigde uit het verleden betreffende werkelijke kosten voor de categorieën van subsidiabele kosten waarvoor de gedefinieerde vereenvoudigde kostenoptie mag worden gebruikt. Waar nodig mogen deze gegevens alleen betrekking hebben op de kostenplaats of de afdeling van de begunstigde die met de concrete actie in verband staat. Dit vereist dat er bij de begunstigde een analytisch boekhoudsysteem in gebruik moet zijn. Het houdt eveneens in dat alle niet-subsidiabele uitgaven uit de berekening voor de vereenvoudigde kostenopties worden gefilterd. Wanneer een managementautoriteit beslist om deze methode te gebruiken, moet ze de volgende elementen beschrijven: — de betrokken categorieën van kosten; — de gebruikte berekeningsmethode; — de lengte van de reeksen die moeten worden verzameld: er moeten boekhoudgegevens van ten minste drie jaar worden verzameld zodat alle mogelijke uitzonderlijke omstandigheden die de werkelijke kosten in een bepaald jaar hebben beïnvloed, evenals de tendensen die de kosten vertonen, kunnen worden geïdentificeerd. De referentietermijn van drie jaar moet worden gebruikt om rekening te houden met jaarlijkse. Als de managementautoriteit echter kan aantonen dat het gebruik van gegevens over een periode van minder dan drie jaar gerechtvaardigd is, kan dit worden aanvaard. Wanneer bijvoorbeeld een nieuw programma is opgezet en er slechts voor twee jaar gegevens beschikbaar zijn, zou dit voldoende kunnen zijn; wanneer geen gegevens voor drie jaar bestaan, mogen gegevens van twee jaar worden aanvaard, afhankelijk van de bijzonderheden van het geval. Of dit het geval is, moet echter per geval worden beoordeeld; — het te gebruiken referentiebedrag, bijvoorbeeld de gemiddelde kosten gedurende de referentietermijn of de kosten die de laatste jaren zijn geregistreerd; — alle aanpassingen die eventueel nodig zijn om het referentiebedrag bij te werken. Er kunnen aanpassingen worden doorgevoerd om kosten uit voorgaande jaren bij te werken naar de huidige prijzen.

b)

Toepassing van de gebruikelijke kostenberekeningsmethoden van individuele begunstigden: Gebruikelijke boekhoudpraktijken zijn praktijken die de begunstigde gebruikt om rekenschap te geven van al zijn gebruikelijke activiteiten en financiën (ook die welke geen verband houden met EU-steun). Deze methoden moeten aan de nationale boekhoudregels en -normen voldoen. Hoelang de methode al wordt gebruikt, is niet van doorslaggevend belang. Een boekhoudmethode is niet “gebruikelijk” als deze is toegesneden op een bepaalde concrete actie of een groep van concrete acties, zoals concrete acties die EU-steun ontvangen, en verschilt van de boekhoudmethode(n) die in andere gevallen wordt/worden gebruikt. Het is belangrijk een onderscheid te maken tussen werkelijke kosten en volgens de gebruikelijke kostenberekeningsmethoden van individuele begunstigden bepaalde kosten. Werkelijke kosten zijn dus kosten die zo exact mogelijk zijn berekend (“werkelijk door de begunstigde gemaakte kosten”) voor de duur van de concrete actie. Voor uurlonen wordt bijvoorbeeld het gebruik van standaarduren als noemer aanvaard (zie bijvoorbeeld de 1 720 uren in punt 3.2.2), maar de teller om de “werkelijke kosten” te berekenen is het totale aantal subsidiabele personeelskosten voor elke persoon die voor de actie wordt ingezet. Een uurloon gebaseerd op de kostenberekeningsmethoden van de begunstigde kan worden berekend op basis van een gemiddelde van de bezoldigingskosten van een grotere groep werknemers. Dit gemiddelde is normaal een graad of een soortgelijke maatstaf die met de bruto tewerkstellingskosten overeenkomt, maar de vergelijking kan ook een kostenplaats of afdeling zijn (verbonden aan de concrete actie) waar de bruto tewerkstellingskosten binnen de groep werknemers aanzienlijk kunnen verschillen. Om gelijke behandeling van begunstigden te garanderen en ervoor te zorgen dat de subsidie geen niet-subsidiabele kosten dekt, moet het document waarin de voorwaarden voor de steun worden vastgesteld en dat de begunstigden toelaat hun kostenberekeningsmethoden te gebruiken, daarom minimumvoorwaarden bevatten. Deze minimumvoorwaarden zijn erop gericht te garanderen dat de kostenberekeningsmethoden zowel in theorie als in de praktijk in een eerlijk en billijk systeem resulteren. Dit houdt in dat er bij de begunstigde een aanvaardbaar analytisch boekhoudsysteem in gebruik moet zijn. Het houdt eveneens in dat alle niet-subsidiabele uitgaven uit de berekening worden gefilterd.

c)

Gezamenlijke vereisten voor het gebruik van gegevens van individuele begunstigden: De managementautoriteit moet de gegevens van individuele begunstigden per geval verifiëren. Dit moet uiterlijk bij het opstellen van het document waarin de voorwaarden voor steun aan de begunstigde worden vastgesteld, gebeuren. Afhankelijk van de zekerheid die de managementautoriteit uit het interne management- en controlesysteem van de begunstigde kan putten, kan het noodzakelijk zijn dat gegevens van individuele begunstigden door een externe accountant of, in het geval van overheidsinstanties, door een bevoegde en onafhankelijke rekenplichtige worden gecertificeerd om de betrouwbaarheid van de door de managementautoriteit gebruikte referentiegegevens te garanderen. De certificering van historische gegevens kan plaatsvinden als een onderdeel van wettelijke of contractuele controles. Voor alle op die manier uitgevoerde certificeringen moet de externe accountant of de onafhankelijke rekenplichtige over een grondige kennis van de verordeningen van de ESI-fondsen beschikken, bijvoorbeeld met betrekking tot het controlespoor, de subsidiabiliteit van de onderliggende kosten en het toepasselijke recht. Derhalve kan de auditautoriteit worden verzocht om dit proces te ondersteunen. Wanneer de kans op fouten of onregelmatigheden in de boekhoudgegevens uit het verleden klein wordt geacht, kan de berekeningsmethode bijvoorbeeld ook worden gebaseerd op gegevens die niet vooraf door een accountant zijn gecertificeerd. De managementautoriteit moet op een objectieve manier kunnen aantonen dat de kans inderdaad klein is en waarom ze van mening is dat het boekhoudsysteem van de begunstigde betrouwbaar, volledig en nauwkeurig is.

4.3.   Ontwerpbegroting

Zoals uiteengezet in artikel 67, lid 5, punt a bis), van de GB-verordening sinds de inwerkingtreding van de Omnibusverordening en in artikel 14, lid 3, van de ESF-verordening in de versie die tot de inwerkingtreding van de Omnibusverordening van toepassing was, is een ontwerpbegroting een alternatieve manier om vereenvoudigde kostenopties te bepalen. De managementautoriteit of het toezichtcomité voor ETS-programma’s kan een ontwerpbegroting gebruiken om eenheidskosten, vaste bedragen of vaste percentages vast te stellen om begunstigden terug te betalen.

De ontwerpbegroting moet per geval worden opgesteld en van tevoren door de managementautoriteit worden goedgekeurd voor concrete acties waarvoor de overheidssteun niet meer dan 100 000 EUR bedraagt. Dit bedrag moet als de maximale aan de begunstigde te betalen overheidssteun worden beschouwd voor de hele concrete actie, zoals gespecificeerd in het document waarin de voorwaarden voor de steun aan de begunstigde worden vastgesteld.

Deze mogelijkheid is bedoeld om het verplichte gebruik van vereenvoudigde kostenopties voor kleinschalige concrete acties gemakkelijker te maken (zie ook artikel 67, lid 2 bis, van de GB-verordening). Deze methode laat immers toe om bepaalde vereenvoudigde kosten te berekenen als de concrete actie heel specifiek is. De ontwerpbegroting wordt gebruikt om de specifieke vereenvoudigde kostenopties te berekenen die met de concrete actie of het project in kwestie verband houden. Het document dat de begroting bevat, moet door de managementautoriteit worden gearchiveerd als ondersteunend document om de gebruikte vereenvoudigde kostenopties te rechtvaardigen. De beheersverificatie van de concrete actie of het project zal uitsluitend op het toegepaste soort vereenvoudigde kostenopties zijn gebaseerd, niet op de begroting zelf.

De begroting moet vooraf op dezelfde basis door de managementautoriteit worden beoordeeld als ze wordt beoordeeld wanneer met werkelijke kosten wordt gewerkt. In dat opzicht wordt het ten zeerste aanbevolen dat de managementautoriteiten parameters of maximale kostenniveaus vastleggen die worden gebruikt om op zijn minst de belangrijkste begrote kosten met deze parameters te vergelijken. Zonder dergelijke parameters of maximale kostenniveaus zou het voor elke managementautoriteit moeilijk zijn gelijke behandeling en goed financieel beheer te garanderen. Hoewel het wordt aanbevolen, is het bij de beoordeling van de begroting niet noodzakelijk dat de managementautoriteit de gedetailleerde ontwerpbegroting die door de mogelijke begunstigde wordt voorgelegd, met vergelijkbare concrete acties vergelijkt.

De managementautoriteit kan ook een reeks minimale benchmarks vaststellen betreffende de kwaliteit van de verwachte uitkomsten of resultaten.

De managementautoriteit moet haar beoordeling van de ontwerpbegroting en de bijbehorende ondersteunende documenten aantonen en archiveren. De ontwerpbegroting maakt geen deel uit van het document met de voorwaarden voor steun dat de managementautoriteit en de begunstigde samen hebben opgesteld (subsidieovereenkomst).

Wanneer diverse keren steun wordt verleend aan dezelfde begunstigde, wordt aanbevolen om de gedetailleerde ontwerpbegroting met eerder gesteunde concrete acties te vergelijken.

Voorbeeld van een ontwerpbegroting: Een begunstigde is voornemens om een seminar voor vijftig deelnemers te organiseren om nieuwe uitvoeringsinstrumenten voor te stellen. Het personeel besteedt tijd aan het plannen en organiseren van het evenement, er wordt een ruimte gehuurd, er komen enkele sprekers uit het buitenland en de notulen van het evenement zullen moeten worden gepubliceerd. Er zijn ook indirecte kosten voor personeel (boekhoudkosten, manager enz.), elektriciteit, telefoon, IT-ondersteuning enz. De ontwerpbegroting ziet er als volgt uit: (42) Totale directe kosten 45 000 Directe personeelskosten 30 000 Kosten voor de opleidingsruimte 4 000 Reiskosten 5 000 Maaltijden 1 000 Informatie/publiciteit 5 000 Totale indirecte kosten 7 000 Indirecte personeelskosten 4 000 Elektriciteit, telefoon 3 000 Deze ontwerpbegroting wordt besproken en overeengekomen tussen de managementautoriteit en de begunstigde. De berekening van de vereenvoudigde kostenoptie zal op deze gegevens zijn gebaseerd. De managementautoriteit zou kunnen beslissen om de subsidie op basis van een eenheidskost te berekenen, gebaseerd op het aantal deelnemers aan het seminar: eenheidskost = 52 000 EUR/50 = 1 040 EUR/deelnemer. In het document met de voorwaarden voor steun dat de managementautoriteit en de begunstigde samen opstellen, moet de definitie van de standaardschalen van eenheidskosten (wat wordt onder deelnemer verstaan), het maximale (minimale) aantal deelnemers, de manier van rechtvaardiging en de eenheidskost (1 040 EUR) worden gespecificeerd. Bovendien mogen de in de artikelen 68, 68 bis en 68 ter van de GB-verordening vastgelegde vaste percentages worden toegepast om de relevante categorieën van kosten van een ontwerpbegroting vast te stellen. In het document waarin de voorwaarden voor steun worden vastgesteld, wordt verwezen naar artikel 14, lid 3, van de ESF-verordening (voor subsidieovereenkomsten die vóór de inwerkingtreding van de Omnibusverordening worden ondertekend) of artikel 67, lid 5, punt a bis), van de GB-verordening (voor subsidieovereenkomsten die na de inwerkingtreding van de verordening worden ondertekend).

Voorbeeld Elfpo: Gebruik van een ontwerpbegroting in het geval van LEADER Een lokale actiegroep selecteert een project op het gebied van bio-economie dat is ingediend door een ngo die houtafval wil gebruiken om energie te produceren in gemeenschapsgebouwen. De subsidie zal de volgende acties dekken: (1) bewustmaking (zoals bijeenkomsten, promotiemateriaal), (2) een haalbaarheidsonderzoek, (3) een proefproject met investeringen in biogasapparatuur, en (4) projectcoördinatie. Vanwege de aard van de concrete actie (geïntegreerd project dat bestaat uit een breed scala van activiteiten met kosten die niet gemakkelijk kwantificeerbaar zijn met standaardschalen van eenheidskosten) besluit de lokale actiegroep gebruik te maken van een regeling op basis van een vast bedrag. Voor het berekenen van vaste bedrag zal de lokale actiegroep de gedetailleerde ontwerpbegroting doornemen die de ngo bij haar aanvraag heeft ingediend. Deze ontwerpbegroting bevat de kostenraming voor alle categorieën van kosten die nodig zijn om de vier acties van het project uit te voeren. De lokale actiegroep zal de redelijkheid van deze bedragen (of de bijbehorende totale bedragen) beoordelen op basis van de beschikbare methoden (bv. vergelijking met historische gegevens van het programma of de begunstigde, marktonderzoek, deskundige beoordeling van de lokale actiegroep) en ze indien nodig aanpassen, alvorens een vast bedrag vast te stellen (in ons voorbeeld 45 000 EUR). De lokale actiegroep kan besluiten om een mijlpaal in te bouwen en derhalve twee betalingen te hebben: 25 000 EUR voor de bewustmakingsacties en het onderzoek, en 20 000 EUR voor het proefproject. In het document waarin de voorwaarden voor de steun worden vastgesteld, moeten duidelijk de acties die voor elke betaling zijn vereist en ondersteunende documenten (bv. lijsten van deelnemers, uitkomsten van het onderzoek, foto van de biogasapparatuur enz.) worden vermeld. Indien hieraan wordt voldaan, zal bij de afsluiting een bedrag van 45 000 EUR als subsidiabele kosten worden beschouwd. Het ondersteunende document dat nodig is voor de uitbetaling van de subsidie (en dat vervolgens moet worden gearchiveerd) zal het bewijs vormen dat de bewustmakingsacties, het onderzoek en het proefproject zijn georganiseerd. Wanneer slechts één van de fasen van het project (bijvoorbeeld de bewustmaking en het onderzoek) is uitgevoerd, zal de subsidie tot dit gedeelte worden teruggebracht (25 000 EUR), afhankelijk van wat was overeengekomen in het document waarin de voorwaarden voor de steun worden vastgesteld.

4.3.1.    Gebruik van een ontwerpbegroting door andere fondsen als een methode om eenheidskosten, vaste bedragen en vaste percentages vast te stellen vóór de inwerkingtreding van de Omnibusverordening

Vóór de inwerkingtreding van de Omnibusverordening was het gebruik van een ontwerpbegroting als een specifieke methode alleen mogelijk voor het ESF voor concrete acties waarvoor de overheidssteun niet meer dan 100 000 EUR bedroeg (artikel 14, lid 3, van de ESF-verordening).

Voor andere ESI-fondsen kon echter ook gebruik worden gemaakt van een ontwerpbegroting om de bijbehorende vereenvoudigde kostenopties te rechtvaardigen indien de ontwerpbegroting als objectieve informatie werd beschouwd voor de toepassing van artikel 67, lid 5, punt a), i), van de GB-verordening, en op voorwaarde dat de relevante fondsspecifieke voorschriften werden nageleefd.

Met de inwerkingtreding van de Omnibusverordening is het gebruik van een ontwerpbegroting nu als een methode uiteengezet in artikel 67, lid 5, punt a bis), voor alle ESI-fondsen voor concrete acties waarvoor de overheidssteun niet meer dan 100 000 EUR bedraagt.

4.4.   Gebruik van standaardschalen van eenheidskosten, vaste bedragen en vaste percentages uit andere gebieden

Uit andere beleidsmaatregelen van de Europese Unie

Artikel 67, lid 5, punt b), van de GB-verordening

Deze methode heeft vooral tot doel de regels in het kader van verschillende beleidsmaatregelen van de Europese Unie te harmoniseren. Het is de bedoeling te verduidelijken dat wanneer de Commissie het gebruik van vereenvoudigde kosten voor een bepaald soort begunstigde en concrete actie in het kader van een beleidsmaatregel van de Europese Unie reeds heeft uitgewerkt, de lidstaat deze inspanning in het kader van de ESI-fondsen niet hoeft te herhalen en de methode en haar resultaten van vereenvoudigde kostenopties kan hergebruiken in het kader van andere beleidsmaatregelen van de Europese Unie.

Alle toepasselijke methoden in het kader van andere beleidsmaatregelen van de Europese Unie mogen voor soortgelijke concrete acties en begunstigden worden gebruikt. Methoden die eerder werden gebruikt maar inmiddels zijn beëindigd, zijn niet aanvaardbaar. Als de methode in het kader van andere beleidsmaatregelen van de Europese Unie tijdens de programmeringsperiode wordt gewijzigd, dan moet dezelfde wijziging worden toegepast op de projecten in het kader van de ESI-fondsen die na de wijziging zijn geselecteerd.

Wanneer een bestaande methode van de Europese Unie wordt gebruikt, moet de managementautoriteit ervoor zorgen en met documenten bewijzen:

—	dat de methode in haar geheel wordt hergebruikt (bijvoorbeeld de definitie van directe/indirecte kosten, subsidiabele uitgaven, toepassingsgebied, updates) en niet alleen de resultaten ervan (het percentage van X %);

—	dat de methode wordt toegepast op soortgelijke concrete acties en begunstigden;

—	dat wordt verwezen naar de methode die in andere beleidsmaatregelen van de Europese Unie wordt gebruikt.

Artikel 68, eerste alinea, punt c), van de GB-verordening

De artikelen 20 en 21 van Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 480/2014 (43) van de Commissie bevatten verdere voorschriften voor het gebruik van vaste percentages om indirecte kosten te berekenen op basis van methoden die in andere beleidsmaatregelen van de Europese Unie worden toegepast en om de reikwijdte van de toepassing ervan door de ESI-fondsen in het kader van de GB-verordening te bepalen:

—

Voor concrete acties op het gebied van onderzoek en innovatie: In de gedelegeerde verordening worden de concrete acties bepaald waarop het in Horizon 2020 geboden vaste percentage van 25 % voor indirecte kosten kan worden toegepast (44). Dit houdt in dat alle relevante onderdelen van de methode voor het toepassen van het vaste percentage voor Horizon 2020 moeten worden toegepast. Directe kosten voor uitbesteding en de kosten voor middelen die door derden beschikbaar worden gesteld, maar die niet op de locatie van de begunstigde worden gebruikt, evenals financiële steun voor derden moeten worden uitgesloten van de kosten waarop het percentage moet worden toegepast om de subsidiabele kosten te berekenen (uitgesloten van type 1-kosten). Aangezien het voor Horizon 2020 vastgestelde vaste percentage een vast percentage van 25 % is (en niet maximaal 25 %), is het voor de managementautoriteit op basis van artikel 68, eerste alinea, punt c), van de GB-verordening niet mogelijk om een lager (of hoger) vast percentage dan 25 % toe te passen.

—

In de gedelegeerde verordening worden ook concrete acties opgesomd die vergelijkbaar zijn met die in het kader van het LIFE-programma en waarvoor gebruik gemaakt zou kunnen worden van het vaste percentage van 7 % van de directe kosten zoals uiteengezet in artikel 124, lid 4, van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 (45).

In beide gevallen moet in het document waarin de voorwaarden voor de steun worden vastgesteld, naar de gedelegeerde verordening en het betrokken artikel worden verwezen. Bovendien zouden andere beleidsmaatregelen van de Europese Unie die niet in de gedelegeerde verordening worden genoemd ook als basis voor de toepassing van SCO’s kunnen dienen uit hoofde van artikel 68, punt c), van de GB-verordening.

Op basis van regelingen voor volledig door de lidstaten gefinancierde subsidies (46)

Het beginsel is hetzelfde als voor opties die in beleidsmaatregelen van de Europese Unie worden gebruikt (zie hierboven). In plaats van beleidsmaatregelen van de Europese Unie toe te passen, worden echter nationale methoden voor vereenvoudigde kostenopties toegepast. Vereenvoudigde kostenopties die in het kader van nationale steunregelingen worden gebruikt (zoals studiebeurzen, dagvergoedingen), kunnen zonder bijkomende berekeningen worden gebruikt. De gebruikte nationale methoden zelf worden niet onderworpen aan audits; bij audits wordt alleen beoordeeld of de gekozen methode naar behoren wordt gerechtvaardigd en hoe die wordt toegepast.

Alle toepasselijke nationale methoden mogen worden gebruikt voor soortgelijke concrete acties en begunstigden die door de ESI-fondsen worden gesteund, op voorwaarde dat deze methoden ook in gebruik zijn voor concrete acties die volledig met nationale middelen worden gesteund. Een concrete actie ter ondersteuning van leerlingplaatsen die volledig met nationale/regionale middelen wordt gefinancierd kan bijvoorbeeld als een nationale regeling worden beschouwd.

Als de methode tijdens de programmeringsperiode wordt gewijzigd, dan moet dezelfde wijziging worden toegepast, maar alleen op de projecten in het kader van de ESI-fondsen die geselecteerd zijn in het kader van oproepen die na de wijziging zijn geplaatst.

Bovendien mogen nationale methoden die zijn beëindigd, niet worden gebruikt. Als de methode tijdens de programmeringsperiode wordt gewijzigd/beëindigd, dan moet dezelfde wijziging worden toegepast, maar alleen op de projecten in het kader van de ESI-fondsen die geselecteerd zijn in het kader van oproepen die na de wijziging/beëindiging zijn geplaatst. Als de methode echter tijdens de programmeringsperiode wordt beëindigd, dan mag de methode alleen worden toegepast op de projecten in het kader van de ESI-fondsen die geselecteerd zijn in het kader van oproepen die vóór de beëindiging zijn geplaatst.

Regionale of andere lokale berekeningsmethoden mogen ook worden gebruikt, maar moeten normaal worden toegepast in het geografische gebied waarbinnen ze in gebruik zijn.

Wanneer een bestaande nationale methode wordt hergebruikt, moet de managementautoriteit er net zoals bij het hergebruik van een EU-methode voor zorgen en met documenten bewijzen:

—	dat de methode in haar geheel wordt hergebruikt (bijvoorbeeld en desgevallend subsidiabele uitgaven, toepassingsgebied) en niet alleen de resultaten ervan (vast bedrag van X EUR);

—	dat ze normaal van toepassing is op hetzelfde of een kleiner geografisch gebied (bijgevolg kan een methode, als ze slechts in één regio wordt gebruikt, door de betrokken regio worden hergebruikt, maar niet door een andere regio van de lidstaat waar de nationale methode niet van toepassing is);

—	dat de methode wordt toegepast op soortgelijke concrete acties en begunstigden;

—	dat wordt verwezen naar de methode en wordt gerechtvaardigd dat deze methode in gebruik is bij concrete acties die met nationale middelen worden gesteund.

Vaste percentages uit de periode 2007-2013

Vaste percentages voor het berekenen van indirecte kosten die in de periode 2007-2013 zijn vastgesteld en die door de diensten van de Commissie zijn beoordeeld en goedgekeurd, mogen blijven worden toegepast in de periode 2014-2020. Wanneer het huidige programma in het kader van het ESF of het EFRO hetzelfde systeem gebruikt en dezelfde soorten concrete acties blijft steunen in hetzelfde geografische gebied, dan zullen de diensten van de Commissie de ex-antegoedkeuring die voor de periode 2007-2013 bij een door het betrokken directoraat-generaal ondertekend schrijven is gegeven, ook voor de periode 2014-2020 geldig achten. Eventuele wijzigingen van de goedgekeurde methode zouden onder de verantwoordelijkheid van de lidstaat vallen.

Hoe kan worden beoordeeld of soorten concrete acties en begunstigden soortgelijk zijn?

Artikel 67, lid 5, punten b) en c), van de GB-verordening biedt een lidstaat de mogelijkheid bestaande berekeningsmethoden en de overeenkomstige eenheidskosten, vaste bedragen en vaste percentages te gebruiken die van toepassing zijn voor soortgelijke concrete acties en begunstigden. In de GB-verordening wordt niet aangegeven wat onder soortgelijke concrete acties en/of begunstigden wordt verstaan. De managementautoriteit moet zelf beoordelen of in een bepaald geval aan de voorwaarde van soortgelijkheid is voldaan. Bij wijze van voorbeeld mogen een concrete actie en haar begunstigde die in het kader van een regeling reeds subsidiabel zijn, worden beschouwd als soortgelijk aan de concrete actie en de begunstigde in kwestie en mogen de berekeningsmethode en de bij die regeling horende eenheidskosten/vaste percentages/vaste bedragen in de desbetreffende concrete actie worden hergebruikt. Als algemeen beginsel geldt dat met alle elementen van de methode die een impact zouden kunnen hebben op de eenheidskost/het vaste bedrag/het vaste percentage, rekening moet worden gehouden. Ieder geval moet apart worden bekeken.

4.5.   Gebruik van in de GB-verordening of in fondsspecifieke voorschriften vastgestelde percentages

Artikel 67, lid 5, punt d), van de GB-verordening

In de GB-verordening en de fondsspecifieke voorschriften wordt een aantal specifieke vaste percentages vastgesteld. Het is de bedoeling om rechtszekerheid te bieden en de initiële werklast of de behoefte aan beschikbare gegevens om een op vaste percentages gebaseerd systeem op te zetten, te verkleinen omdat het niet nodig is berekeningen uit te voeren om de toepasselijke percentages te bepalen. Dergelijke methoden zijn echter niet voor alle soorten concrete acties geschikt.

Het in artikel 68, eerste alinea, punt b), van de GE-verordening vastgestelde vaste percentage dat op de vijf ESI-fondsen van toepassing is, is een maximumpercentage. De lidstaten mogen dit percentage of een lager percentage gebruiken zonder een specifieke berekening te moeten verrichten. Als de managementautoriteit echter beslist om niet voor alle begunstigden van een oproep tot het indienen van voorstellen hetzelfde percentage toe te passen, moet ze kunnen bewijzen dat de beginselen van gelijke behandeling en non-discriminatie in acht zijn genomen.

4.6.   Aanpassing van de vaste percentages, vaste bedragen en standaardschalen van eenheidskosten in de tijd

Artikel 67 van de GB-verordening bevat geen bepalingen betreffende de aanpassing van vereenvoudigde kostenopties. Aanpassing is derhalve niet verplicht. Het wordt echter aangeraden dat de managementautoriteit de vereenvoudigde kostenopties aanpast in verband met de publicatie van een nieuwe oproep tot het indienen van voorstellen, of ze periodiek verandert in het kader van een indexering of om economische veranderingen van bijvoorbeeld de energiekosten en de lonen enz. in aanmerking te nemen. De Commissie stelt voor om in de methode enkele automatische aanpassingen te verankeren (gebaseerd op bijvoorbeeld de inflatie of de loonontwikkeling). De vereenvoudigde kostenoptie blijft derhalve een betrouwbare benadering van de werkelijke kosten.

De aangepaste bedragen mogen alleen op in de toekomst uit te voeren projecten of fasen van projecten worden toegepast, en niet met terugwerkende kracht. Voor meerjarige concrete acties mag een jaarlijkse aanpassing worden voorzien in het document waarin de voorwaarden voor steun worden vastgesteld.

Voor elke herziening moet de managementautoriteit beschikken over adequate ondersteunende documenten om de aangepaste percentages of bedragen te rechtvaardigen.

4.7.   Specifieke methoden voor het bepalen van bedragen die overeenkomstig de fondsspecifieke voorschriften zijn vastgesteld

Artikel 67, lid 5, punt e), van de GB-verordening

Overeenkomstig de fondsspecifieke voorschriften mogen aanvullende methoden worden vastgesteld. Vóór de inwerkingtreding van de Omnibusverordening werd in artikel 14, lid 2, van de ESF-verordening een vast percentage van maximaal 40 % van de subsidiabele directe personeelskosten vastgesteld om de overige subsidiabele kosten van een concrete actie te dekken. Dit artikel werd bij de Omnibusverordening geschrapt en vervangen door artikel 68 ter van de GB-verordening (zie punt 3.1.2.3).

HOOFDSTUK 5

Gevolgen voor audit en controle

5.1.   Behoefte aan een gemeenschappelijke audit- en controleaanpak

Voor vereenvoudigde kostenopties moeten vooraf benaderingen van de kosten worden gemaakt, bijvoorbeeld op basis van historische of statistische gegevens. Aangezien SCO’s gemiddelde of mediane bedragen of de uitkomst van andere statistisch gezonde methoden zijn, is het inherent aan het gebruik ervan dat SCO’s de kosten die werkelijk door de begunstigden worden gemaakt en betaald, in beperkte mate overcompenseren of juist ondercompenseren. Dit wordt volgens de geldende regels echter als aanvaardbaar beschouwd, aangezien SCO’s die volgens een correcte methode zijn vastgesteld, worden geacht een betrouwbare benadering van de werkelijke kosten te zijn; eventuele overcompensatie levert geen winst op.

Wanneer SCO’s worden toegepast, worden bij controles en audits de door de begunstigden betaalde facturen en bedragen niet achteraf gecontroleerd; daarbij wordt gecontroleerd of de methode waarmee de SCO achteraf wordt bepaald in overeenstemming is met de toepasselijke voorschriften en correct wordt toegepast.

In dit hoofdstuk wordt de aanpak voor beheersverificaties en audits van vereenvoudigde kostenopties beschreven. De lidstaten worden tevens aangemoedigd om rekening te houden met de belangrijkste vereisten die gezamenlijk zijn ontwikkeld door de Europese Rekenkamer en de diensten van de Commissie die verantwoordelijk zijn voor de ESI-fondsen, en die van belang zijn voor alle organen die SCO’s gebruiken en controleren (47).

De nationale autoriteiten worden aangemoedigd om bij het verifiëren en controleren van vereenvoudigde kostenopties een gezamenlijke aanpak te hanteren om bij het trekken van conclusies over de wettigheid en regelmatigheid van de gedeclareerde kosten een uniforme behandeling te waarborgen.

5.2.   De rol van de auditautoriteit bij het ontwerp van SCO’s

Het wordt sterk aanbevolen dat nationale controleurs een ex-antebeoordeling van het ontwerp van vereenvoudigde kostenopties uitvoeren en de uitkomst van hun beoordeling voorafgaand aan de uitvoering bekendmaken. De verantwoordelijkheid voor het bepalen van de SCO-methode en de bijbehorende parameters berust volledig bij de managementautoriteit; een vooraf gemaakte beoordeling en validatie van deze methode en de bijbehorende berekening door de auditautoriteit of de certificerende instantie (voor het Elfpo) verhoogt de kwaliteit van SCO’s echter aanzienlijk, afhankelijk van de naleving van het beginsel van functiescheiding zoals vermeld in artikel 72, punt b), van de GB-verordening.

Bij het maken van die beoordeling verlenen auditors een adviserende dienst die hun onpartijdigheid niet in de weg staat wanneer de kosten van de audits later tijdens de uitvoering worden gedeclareerd op basis van een SCO. Indien de nalevingsbeoordeling vooraf grondig genoeg en binnen een duidelijk omschreven kader wordt uitgevoerd en de auditautoriteit of de certificerende instantie tot een positieve conclusie komt (d.w.z. formele validatie van de SCO-methode), kan de auditautoriteit of de certificerende instantie de uitkomst van haar beoordeling gebruiken voor toekomstige (betrouwbaarheids)controles, wanneer een steekproef van concrete acties wordt genomen bij de toepassing van SCO’s.

Voor het programma heeft deze aanpak als voordeel dat hij gewenste rechtszekerheid biedt en helpt bij het voorkomen van systemische fouten die financiële gevolgen zouden kunnen hebben indien ze alleen tijdens de uitvoering zouden worden opgemerkt.

5.3.   Algemene beheersverificaties en auditaanpak

Wanneer vereenvoudigde kosten worden gebruikt om de wettigheid en regelmatigheid van kosten te bepalen, zal door de Commissie en bij de nationale audits en controles het ontwerp worden gecontroleerd van de methode, de berekening van de percentages of bedragen (indien van toepassing) en de correcte toepassing daarvan.

In de Omnibusverordening is met de wijziging van artikel 125, lid 4, punt a), van de GB-verordening de reikwijdte verduidelijkt van de verificaties die door de managementautoriteit moeten worden uitgevoerd met betrekking tot kosten die conform vereenvoudigde kostenopties worden vergoed. In artikel 125, lid 4, punt a), van de GB-verordening wordt dus gesteld dat de managementautoriteit moet verifiëren of de medegefinancierde producten en diensten zijn geleverd, of de concrete actie voldoet aan het toepasselijke recht, aan het operationele programma en aan de voorwaarden voor steun voor de concrete actie.

Daarnaast wordt in artikel 125, lid 4, punt a), van de GB-verordening gesteld dat voor kosten die op basis van vereenvoudigde kostenopties worden vergoed, met beheersverificaties (en bijgevolg audits) zal worden gecontroleerd of aan de voorwaarden voor de vergoeding van de uitgave aan de begunstigde is voldaan (bijvoorbeeld zoals uiteengezet in de subsidieovereenkomst).

Voor uitgaven die worden vergoed op basis van SCO’s houdt het vereiste in artikel 125, lid 4, van de GB-verordening dat de medegefinancierde producten en diensten moeten zijn geleverd, niet in dat met audits moet worden gecontroleerd of vereist dat de onderliggende kosten met documenten worden gestaafd.

Voor het Elfpo wordt in artikel 48, lid 2, punt d), van Uitvoeringsverordening (EU) nr. 809/2014 bepaald dat met administratieve controles de subsidiabiliteit wordt geverifieerd van de kosten van de concrete actie, met inbegrip van de inachtneming van de kostencategorie of de rekenmethode die moet worden gebruikt als de concrete actie of een deel ervan onder artikel 67, lid 1, punten b), c) en d), van de GB-verordening valt. Overeenkomstig lid 3, punt b) van hetzelfde artikel hoeven de gemaakte kosten en verrichte betalingen niet te worden gecontroleerd wanneer een vorm of een methode zoals bedoeld in artikel 67, lid 1, punten b), c) en d), van de GB-verordening wordt toegepast.

Derhalve zullen beheersverificaties en audits betreffende de uitgave voor vergoeding op basis van een SCO-methode betrekking hebben op outputs/geleverde prestaties voor eenheidskosten en vaste bedragen, en basiskosten in geval van forfaitaire financiering. Beheersverificaties en audits zullen geen betrekking hebben op de individuele facturen en specifieke openbare aanbestedingsprocedures die ten grondslag liggen aan de uitgaven die op basis van vereenvoudigde kostenopties worden vergoed. Bijgevolg worden deze onderliggende financiële of aanbestedingsdocumenten niet opgevraagd om de door de begunstigde gemaakte en betaalde kosten (uitgaven) te controleren.

Audits en controles zullen op twee niveaus worden uitgevoerd:

1)	verificatie van de correcte vaststelling van de berekeningsmethode voor het vaststellen van de vereenvoudigde kostenoptie, en

2)	verificatie van de correcte toepassing van het/de vastgestelde percentages(s) en bedrag(en).

5.3.1    Verificatie van de correcte vaststelling van de berekenings-methode voor de vereenvoudigde kostenoptie

De verificatie van de berekeningsmethode zal doorgaans worden uitgevoerd voor een programma (of delen daarvan) of meerdere programma’s onder verantwoordelijkheid van een managementautoriteit of een bemiddelende instantie. Voor SCO’s die overeenkomstig artikel 67, lid 5, punt a), ii) en iii), en punt a bis, van de GB-verordening zijn gebaseerd op de eigen gegevens van begunstigden zal die verificatie voor specifieke begunstigden worden uitgevoerd.

In de praktijk zal de auditautoriteit verifiëren of de vereenvoudigde kostenoptie is bepaald volgens de vereisten voor berekeningsmethoden zoals bedoeld in artikel 67, lid 5, van de GB-verordening en de relevante bepalingen die door de programma-autoriteiten voor die vereenvoudigde kostenoptie zijn gedefinieerd.

Bij het beoordelen van de vraag of de door de managementautoriteit ontwikkelde methode de uitkomst van een zorgvuldig uitgevoerd analytisch proces is, wordt ook:

—	gecontroleerd of informatie over de berekeningsmethode naar behoren met documenten is gestaafd, gemakkelijk traceerbaar is en consequent wordt toegepast;

—	geverifieerd of de in de berekeningen opgenomen kosten relevante en subsidiabele kosten zijn;

—	de betrouwbaarheid/nauwkeurigheid van gegevens geverifieerd;

—	geverifieerd of alle categorieën van kosten waarop de SCO van toepassing is, bestaan, en

—	de gedetailleerde beschrijving beoordeeld van de stappen die bij het vaststellen van de vereenvoudigde kostenoptie zijn doorlopen.

Bij het controleren van de berekeningsmethode wordt met name nagegaan of is voldaan aan de voorwaarden voor het opstellen van een methode en worden geen vraagtekens geplaatst bij de redenen voor het selecteren van een bepaalde methode boven een andere. De verantwoordelijkheid voor het kiezen van de methode blijft volledig bij de managementautoriteit berusten. De managementautoriteit moet de vastgestelde berekeningsmethode adequaat documenteren en moet kunnen aantonen op basis waarvan de vaste percentages, de standaardschalen van eenheidskosten of de vaste bedragen zijn vastgesteld. De gegevens die worden bewaard voor het documenteren van de berekeningsmethode zullen onderhevig zijn aan de vereisten van de bestaande regelgeving (artikelen 82, 87 en 88 van Verordening (EU) nr. 1306/2013 voor het Elfpo en artikel 140 van de GB-verordening voor de andere ESI-fondsen).

Voor vaste percentages, vaste bedragen en eenheidskosten die in de GB-verordening of fondsspecifieke verordeningen worden vastgesteld en waarvoor geen berekening hoeft te worden verricht om het toepasselijke percentage te bepalen, zullen de audits voornamelijk zijn gericht op de bepaling van de categorieën van kosten (bv. directe kosten, indirecte kosten, directe personeelskosten). Er is geen rechtsgrond op basis waarvan onderliggende documenten voor in de GB-verordening vastgestelde SCO’s kunnen worden gevraagd (auditors mogen begunstigden bijvoorbeeld niet vragen om facturen voor werkelijke kosten te verstrekken om te verifiëren of de begunstigde daadwerkelijk indirecte kosten van 15 % had gemaakt toen artikel 68, eerste alinea, punt b), van de GB-verordening werd toegepast).

5.3.2.    Verificatie van de correcte toepassing van de methode

—

Wanneer een vast percentage, eenheidskost of vast bedrag wordt gebruikt, is het niet nodig om de werkelijke kosten van de categorieën van uitgaven te rechtvaardigen waarvoor de vereenvoudigde kostenopties zijn gebruikt, met inbegrip van eventuele afschrijvingen en bijdragen in natura. Voor de berekening van een vast tarief, een standaardschaal van eenheidskosten of een vast bedrag mag rekening worden gehouden met bijdragen in natura zoals bedoeld in artikel 69, lid 1, van de GB-verordening. Wanneer een vereenvoudigde kostenoptie wordt gebruikt, is het echter niet nodig om het bestaan van bijdragen in natura te controleren en, dientengevolge, of de bepalingen van artikel 69, lid 1, van de GB-verordening zijn nageleefd.

—

Zoals hierboven vermeld, zal de controle van de berekeningsmethode doorgaans worden uitgevoerd op het niveau van de managementautoriteit (afhankelijk van de gebruikte methoden) of een bemiddelende instantie, terwijl de controle van de correcte toepassing van de vastgestelde methode op het niveau van de begunstigde zal plaatsvinden.

5.3.2.1.   Verificatie van de correcte toepassing van de vaste percentages

De verificatie van de correcte toepassing van het systeem van forfaitaire financiering behelst verificatie van de categorieën van kosten van de concrete actie waarop het vaste percentage is toegepast, d.w.z. zogenaamde “basiskosten”, of van de berekening daarvan wanneer andere vereenvoudigde kostenopties worden gebruikt om ze vast te stellen. Waar nodig zullen ook andere categorieën van subsidiabele kosten worden gecontroleerd die niet in aanmerking zijn genomen in het systeem van forfaitaire financiering (d.w.z. subsidiabele kosten waarop het vaste percentage niet wordt toegepast). Er worden echter geen controles uitgevoerd van de werkelijke kosten die door de begunstigde worden gemaakt of van de bijbehorende (financiële) ondersteunende documenten voor de bedragen die op basis van een vast percentage worden vergoed.

Nationale systemen moeten een duidelijke en ondubbelzinnige definitie van categorieën van kosten of een vooraf opgestelde lijst van alle categorieën van subsidiabele kosten bevatten waarop het vaste percentage wordt gebaseerd (en desgevallend de andere categorieën van subsidiabele kosten).

Auditors hebben bij het verifiëren van de correctie toepassing van de vaste percentages als taak om:

—

de programmaregels met betrekking tot deze optie en met de begunstigde gesloten overeenkomsten te onderzoeken om te verifiëren of: — in het vaste percentage rekening is gehouden met de juiste categorieën van kosten, d.w.z. of het op de juiste categorie betrekking heeft en gebruik maakt van de juiste categorie(ën) van subsidiabele kosten waarop het vaste percentage is gebaseerd; — het vaste percentage correct is gebruikt;

—

de “basiskosten” te controleren, zoals uitgaven die op basis van werkelijke kosten zijn gedeclareerd, waarop het vaste percentage wordt toegepast, om te verifiëren of: — er geen niet-subsidiabele uitgaven in de “basiskosten” zijn opgenomen; — dezelfde kostenplaats niet dubbel gedeclareerd wordt, d.w.z. dat de “basiskosten” of enige andere werkelijke kosten geen kostenplaats bevatten die normaal gesproken onder het vaste percentage valt. Administratiekosten waarop een vast percentage voor indirecte kosten van toepassing is, mogen bijvoorbeeld niet in een andere categorie van kosten, zoals de directe werkelijke kosten voor externe deskundigheid, worden opgenomen als ze ook indirecte administratieve kosten bevatten, om het risico van dubbele financiering te vermijden; — het bedrag dat wordt berekend door het vaste percentage toe te passen wordt evenredig aangepast als de waarde van de basiskosten(en) waarop het vaste percentage wordt toegepast, is gewijzigd. Elke verlaging van het aanvaarde subsidiabele bedrag van de “basiskosten” ingevolge controles van de categorieën van subsidiabele kosten waarop het vaste percentage wordt toegepast (d.w.z. met betrekking tot de geraamde begroting of na een financiële correctie van de “basiskosten”), zal proportioneel van invloed zijn op het bedrag dat wordt aanvaard voor de categorieën van kosten die worden berekend door een vaste percentage op de “basiskosten” toe te passen.

5.3.2.2.   Verificatie van de correctie toepassing van de standaardschalen van eenheidskosten

De verificatie van de correcte toepassing van de standaardschalen van eenheidskosten zal een beoordeling omvatten om na te gaan of wat de processen, outputs en/of resultaten betreft aan de voorwaarden voor terugbetaling van de kosten is voldaan.

De auditor heeft onder meer als taak om te controleren:

—	of de in het kader van het project geleverde eenheden in de zin van de gekwantificeerde inputs, outputs of resultaten die onder de eenheidskost vallen met documenten zijn gestaafd en dus controleerbaar en echt zijn, en

—	of het gedeclareerde bedrag overeenkomt met de vastgestelde eenheidskost vermenigvuldigd met het aantal eenheden dat in het kader van het project werkelijk is geleverd.

—	Wanneer in het document waarin de voorwaarden voor de steun worden vastgesteld andere voorwaarden zijn vastgesteld, zullen de auditors ook controleren of deze voorwaarden zijn vervuld.

Auditors en controleurs mogen eenheidskosten die vooraf zijn betaald en bij de Commissie gedeclareerd zonder dat het daarbij behorende deel van het project is uitgevoerd niet aanvaarden. De begunstigde is alleen verplicht om het aantal geleverde eenheden op te geven en aan te tonen, niet de onderliggende werkelijke kosten.

5.3.2.3.   Verificatie van de correcte toepassing van de vaste bedragen

In geval van vaste bedragen is de uitvoering van de concrete acties bepalend om de uitbetaling te activeren. Het is daarom van essentieel belang om zekerheid te krijgen dat de outputs/resultaten echt zijn. De controle bestaat er dus in om te controleren of de overeengekomen stappen (mijlpalen, indien van toepassing) van het project volledig zijn doorlopen en of de outputs/resultaten behaald zijn volgens de door de programma-autoriteiten vastgestelde voorwaarden (de outputs/resultaten moeten met documenten zijn gestaafd). De werkelijke kosten die de begunstigde heeft gedragen met betrekking tot de geleverde outputs/resultaten zullen niet worden gecontroleerd.

5.3.2.4.   Verificatie in geval van een combinatie van opties binnen dezelfde concrete actie

In geval van een combinatie van SCO’s moet, naast de controles die vereist zijn voor de hierboven beschreven afzonderlijke soorten vereenvoudigde kosten, met audits en controles worden bevestigd dat alle kosten van de concrete actie slechts eenmaal worden gedeclareerd. Daarbij moet ook worden nagegaan of met de toegepaste methoden wordt gewaarborgd dat er geen uitgaven van een concrete actie in rekening kunnen worden gebracht onder meer dan één soort SCO en, indien van toepassing, directe kosten (dubbele declaratie van kosten, bijvoorbeeld als zowel directe als indirecte kosten).

5.3.3.    Potentiële fouten of onregelmatigheden in verband met het gebruik van SCO’s

Bevindingen die als fouten of onregelmatigheid kunnen worden aangemerkt zijn onder andere:

—	De methode die is gebruikt om de vereenvoudigde kostenopties te berekenen, voldoet niet aan de voorwaarden uit de regelgeving.

—	Bij het vaststellen en toepassen van de percentages zijn de resultaten van de berekeningsmethode niet gerespecteerd.

—	Een begunstigde heeft de vastgestelde percentages niet gerespecteerd of heeft niet-subsidiabele kosten gedeclareerd, dat wil zeggen kosten die niet zijn opgenomen in de door de managementautoriteit vastgestelde categorieën van subsidiabele kosten.

—	Dubbele declaratie van dezelfde kostenplaats: als “basiskost” (berekend op basis van het beginsel van de werkelijke kosten, een vast bedrag of eenheidskost) en als “berekende” subsidiabele kosten (inbegrepen in het vaste percentage);

—	Wanneer de “basiskosten” worden verlaagd zonder evenredige verlaging van de “berekende” subsidiabele kosten (inbegrepen in het vaste percentage);

—	Er ontbreken ondersteunende documenten die de outputs rechtvaardigen of outputs worden slechts gedeeltelijk gerechtvaardigd, maar zijn wel volledig vergoed.

Indien in de categorieën van subsidiabele kosten waarop een vast percentage is toegepast een onregelmatigheid wordt geconstateerd in een audit of tijdens een beheersverificatie, dan moeten de berekende subsidiabele kosten ook worden verlaagd.

Voorbeeld (EFRO): Een gemeentebestuur ontvangt subsidies ten bedrage van ten hoogste 1 000 000 EUR subsidiabele kosten voor de aanleg van een weg.

De betalingsaanvraag voor het project ziet er als volgt uit:

Project 1: werk (openbare aanbestedingsprocedure)	700 000  EUR
Project 2: andere kosten:	300 000  EUR
Directe personeelskosten (type 1)	50 000  EUR
Andere directe kosten (type 3)	242 500  EUR
Indirecte kosten (type 2)	Directe personeelskosten × 15 % = 7 500  EUR
Totale gedeclareerde kosten	1 000 000  EUR

De door de begunstigde gedeclareerde uitgaven worden door de managementautoriteit gecontroleerd. In de gedeclareerde directe personeelskosten worden niet-subsidiabele uitgaven gevonden.

De aanvaarde betalingsaanvraag ziet er als volgt uit:

Project 1: werk (openbare aanbestedingsprocedure)	700 000  EUR
Project 2: andere kosten:	300 000 288 500  EUR
Directe personeelskosten (type 1)	50 000 40 000  EUR
Andere directe kosten (type 3)	242 500  EUR
Indirecte kosten (type 2)	Directe personeelskosten × 15 % = 7 500 6 000  EUR
Totale subsidiabele kosten na evenredige aftrek:	1 000 000 988 500  EUR

Voorbeeld (ESF): Er wordt een eenheidskost van 5 000 EUR betaald voor elke deelnemer die de opleiding afmaakt.

De opleiding start in januari, eindigt in juni en er wordt verwacht dat twintig mensen eraan zullen deelnemen. Het bedrag van de verwachte subsidiabele uitgave is 20 × 5 000 EUR = 100 000 EUR. De aanbieder van de opleiding zal elke maand een factuur opstellen voor 10 % van de subsidie: 10 000 EUR eind januari, 10 000 EUR eind februari enz.

Aangezien geen enkele deelnemer de opleiding voor eind juni heeft voltooid, worden al deze betalingen echter als voorschotten beschouwd en kunnen ze niet aan de Commissie worden gedeclareerd. Alleen nadat is aangetoond dat sommige deelnemers de opleiding hebben afgemaakt, kan tegenover de Commissie een bedrag worden gecertificeerd: bijvoorbeeld, als 15 deelnemers de opleiding hebben afgemaakt, kan 15 × 5 000 EUR = 75 000 EUR tegenover de Commissie worden gecertificeerd.

---

(1)  Verordening (EU, Euratom) nr. 2018/1046 van het Europees Parlement en de Raad van 18 juli 2018 tot vaststelling van de financiële regels van toepassing op de algemene begroting van de Unie.

(2)  Verordening (EU) nr. 1303/2013 van het Europees Parlement en de Raad van 17 december 2013 houdende gemeenschappelijke bepalingen inzake het Europees Fonds voor regionale ontwikkeling, het Europees Sociaal Fonds, het Cohesiefonds, het Europees Landbouwfonds voor plattelandsontwikkeling en het Europees Fonds voor maritieme zaken en visserij en algemene bepalingen inzake het Europees Fonds voor regionale ontwikkeling, het Europees Sociaal Fonds, het Cohesiefonds en het Europees Fonds voor maritieme zaken en visserij, en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 1083/2006 van de Raad.

(3)  Verordening (EU) nr. 1304/2013 van het Europees Parlement en van de Raad van 17 december 2013 betreffende het Europees Sociaal Fonds en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 1081/2006 van de Raad.

(4)  2e vergadering van de deskundigengroep op hoog niveau die belast is met het monitoren van vereenvoudiging ten behoeve van begunstigden van de ESI-fondsen.

(5)  Deze twee instrumenten worden in een specifiek richtsnoer behandeld.

(6)  Het Europees Sociaal Fonds (ESF), het Europees Fonds voor regionale ontwikkeling (EFRO), het Europees Landbouwfonds voor plattelandsontwikkeling (Elfpo), het Europees Fonds voor maritieme zaken en visserij (EFMZV), het Cohesiefonds (CF).

(7)  Beschikbaar op: https://www.eca.europa.eu/nl/Pages/DocItem.aspx?did=46515

(8)  Jaarverslag over de uitvoering van de begroting, (2017)C 332/01, Europese Rekenkamer.

(9)  Beschikbaar op: https://www.eca.europa.eu/Lists/ECADocuments/SR18_11/SR_SCO_NL.pdf

(10)  Er moet worden opgemerkt dat de GB-verordening ook voorziet in vereenvoudigde kostenopties die door de managementautoriteit kunnen worden gebruikt zonder dat er berekeningen hoeven te worden verricht. Daardoor kunnen ze in deze gevallen zelfs worden gebruikt als er voor een bepaald soort acties geen betrouwbare gegevens beschikbaar zijn.

(11)  En artikel 14, lid 4, van de ESF-verordening vóór de inwerkingtreding van de Omnibusverordening.

(12)  Voor het ESF is dit een aanzienlijke verandering ten opzichte van de in artikel 14, lid 4, van de ESF-verordening vastgestelde regel, vóór de Omnibusverordening.

(13)  Dit vaste percentage, dat nu van toepassing is op alle ESI-fondsen, is geïnspireerd op ex artikel 14, lid 2, van de ESF-verordening, dat alleen van toepassing was op het ESF en bij de Omnibusverordening werd geschrapt. In tegenstelling tot in artikel 14, lid 2, van de ESF-verordening, worden aan deelnemers betaalde toelagen en lonen overeenkomstig artikel 68 ter, lid 1, van de GB-verordening voor concrete acties die door het ESF, het EFRO en het Elfpo worden ondersteund, dat nu op alle ESI-fondsen van toepassing is, als extra subsidiabele kosten beschouwd, bovenop de kosten die op basis van het vaste percentage zijn berekend. Ze worden niet opgenomen in de “overige subsidiabele kosten” die worden berekend op basis van een vast percentage van 40 % van de subsidiabele directe personeelskosten zoals bedoeld in artikel 68 ter (zie punt 3.1.2.3 over artikel 68 ter).

(14)  Zie punt 2.2.3 waarin verdere richtsnoeren worden gegeven over de toepassing in de tijd van de wijzigingen die bij de Omnibusverordening werden geïntroduceerd.

(15)  In artikel 2, lid 13, van de GB-verordening wordt “staatssteun” gedefinieerd als “steun die onder artikel 107, lid 1, VWEU valt, die voor de toepassing van deze verordening ook de-minimissteun in de zin van Verordening (EG) nr. 1998/2006 van de Commissie, Verordening (EG) nr. 1535/2007 van de Commissie en Verordening (EG) nr. 875/2007 van de Commissie wordt geacht te omvatten”. De verwijzing naar staatssteun in de ESF-verordening moet worden geïnterpreteerd zoals gedefinieerd in de GB-verordening.

(16)  In de bij Verordening (EU) 2015/779 van het Europees Parlement en de Raad gewijzigde versie.

(17)  Zie punt 3.1.1 voor een uitleg over de verschillende soorten kosten met betrekking tot forfaitaire financiering.

(18)  Overeenkomstig artikel 2, lid 2, van Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 481/2014 van de Commissie zijn kosten van geschillen in het kader van de ETS-programma’s niet subsidiabel.

(19)  Zie de gezamenlijke verklaring van de Raad en de Commissie over artikel 67 van de GB-verordening (opgenomen in Coreper/de Raad 8207/12, ADD 7 REV 1).

(20)  Verordening (EU) nr. 651/2014 van de Commissie van 17 juni 2014 waarbij bepaalde categorieën steun op grond van de artikelen 107 en 108 van het Verdrag met de interne markt verenigbaar worden verklaard (PB L 184 van 26.6.2017, blz. 1).

(21)  Mededeling van de Commissie betreffende het begrip “staatssteun” in de zin van artikel 107, lid 1, van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie, PB C 262 van 19.07.2016, blz. 1.

(22)  Verordening (EU) nr. 1407/2013 van 18 december 2013 betreffende de toepassing van de artikelen 107 en 108 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie op de-minimissteun, Verordening (EU) nr. 1408/2013 van 18 december 2013 inzake de toepassing van de artikelen 107 en 108 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie op de-minimissteun in de landbouwsector en Verordening (EU) nr. 717/2014 van 27 juni 2014 inzake de toepassing van de artikelen 107 en 108 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie op de-minimissteun in de visserij- en aquacultuursector.

(23)  Artikel 65, lid 8, van de GB-verordening.

(24)  Artikel 98, lid 2, van de GB-verordening werd gewijzigd bij de Omnibusverordening om te verduidelijken dat alle regels die voor het andere fonds gelden op het ESF of het EFRO van toepassing zijn wanneer gebruik wordt gemaakt van kruisfinanciering.

(25)  Dit was met name van belang vóór de inwerkingtreding van de Omnibusverordening, aangezien artikel 14, leden 2 en 3, van de ESF-verordening voorzagen in specifieke bepalingen betreffende vereenvoudigde kostenopties die alleen op het ESF van toepassing waren (en die ook van toepassing konden zijn op een deel van een uit het EFRO ondersteunde concrete actie overeenkomstig artikel 98, lid 2, van de GB-verordening, d.w.z. wanneer het EFRO-steun verleende aan activiteiten van het type ESF). Met de Omnibusverordening werden deze bepalingen omgezet naar de GB-verordening en zijn ze nu ook van toepassing op het EFRO.

(26)  Overeenkomstig artikel 2, lid 9, van de GB-verordening is een concrete actie een door de managementautoriteit gekozen project, contract, actie of groep projecten.

(27)  Deze definitie is niet van toepassing op ETS. Raadpleeg Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 481/2014 van de Commissie voor een ETS-definitie van personeelskosten.

(28)  Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 480/2014 van de Commissie van 3 maart 2014 tot aanvulling van Verordening (EU) nr. 1303/2013 (PB L 138 van 13.5.2014, blz. 5).

(29)  Bijdragen in natura in de vorm van toelagen of lonen, uitbetaald door een derde partij (ten behoeve van de deelnemers aan een concrete actie), komen in aanmerking voor een bijdrage uit het ESF mits aan de voorwaarden in die bepaling wordt voldaan, d.w.z. dat de bijdragen in natura overeenkomstig de nationale voorschriften, inclusief boekhoudregels, zijn gemaakt en dat ze de door de derde partij gedragen kosten niet overstijgen.

(30)  Artikel 282, leden 1 en 2, van Verordening (EG, Euratom) nr. 2018/1046.

(31)  Personeelskosten kunnen ook met behulp van een andere methode uit de GB-verordening worden vastgesteld. Zo zouden eenheidskosten met een andere noemer dan 1 720 uren kunnen worden vastgesteld op basis van artikel 67, lid 1, punt b, en artikel 67, lid 5, van de GB-verordening.

(32)  Op basis van artikel 18, lid 1, van Verordening 1299/2013 (“ETS-verordening”) zijn in artikel 3 van Uitvoeringsverordening (EU) nr. 481/2014 van de Commissie specifieke voorschriften betreffende de subsidiabiliteit van de uitgaven aan personeelskosten vastgelegd om de inhoud van de bruto arbeidskosten van het personeel van de begunstigde af te bakenen.

(33)  Toezichtcomité bij ETS.

(34)  Gedelegeerde Verordening (EU) 2019/1867 van de Commissie van 28 augustus 2019 tot aanvulling van Verordening (EU) nr. 1303/2013 van het Europees Parlement en de Raad wat betreft de vaststelling van forfaitaire financiering — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg_del/2019/1867/oj?locale=nl

(35)  Voor het Elfpo moet de methode gedurende het respectieve begrotingsjaar worden toegepast.

(36)  De optie was mogelijk voor concrete acties met overheidssteun van niet meer dan 100 000 EUR.

(37)  Artikel 67, lid 6, van de GB-verordening.

(38)  Voor steun die niet via een oproep tot het indienen van voorstellen wordt toegekend, moet dit worden vermeld in het algemene document waarin de steunmethode wordt vastgesteld.

(39)  Artikel 67, lid 5, punt a), van de GB-verordening.

(40)  Ongeacht wanneer de methode in overeenstemming met artikel 67, lid 5, punt a), van de GB-verordening is vastgelegd, zolang ze in gebruik is, moet ze controleerbaar zijn.

(41)  De methoden die in dit punt worden uiteengezet, vallen onder artikel 67, lid 5, punt a), ii) en iii), van de GB-verordening. De ontwerpbegroting waarnaar wordt verwezen in artikel 14, lid 3, van de ESF-verordening (voorafgaand aan de Omnibusverordening) en artikel 67, lid 5), punt a bis), van de GB-verordening valt niet onder deze vereisten.

(42)  Deze ontwerpbegroting dient uitsluitend ter illustratie. Ze mag niet als een voldoende gedetailleerde ontwerpbegroting worden beschouwd.

(43)  Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 480/2014 van de Commissie van 3 maart 2014 tot aanvulling van Verordening (EU) nr. 1303/2013 (PB L 138 van 13.5.2014, blz. 5).

(44)  Artikel 29, lid 1, van Verordening (EU) nr. 1290/2013 tot vaststelling van de regels voor de deelname aan acties en de verspreiding van resultaten in het kader van “Horizon 2020 — het kaderprogramma voor onderzoek en innovatie (2014- 2020)”.

(45)  Artikel 124 van Verordening nr. 966/2012 is vervangen door artikel 181 van de Omnibusverordening:

6. De bevoegde ordonnateur kan een financiering volgens een vast percentage toestaan of opleggen voor de indirecte kosten van de begunstigde tot maximaal 7 % van de totale subsidiabele directe kosten van de actie. Een hoger vast percentage kan worden toegestaan bij een met redenen omkleed besluit van de Commissie. (…)

(46)  Artikel 67, lid 5, punt c), van de GB-verordening.

(47)  https://www.eca.europa.eu/Lists/ECADocuments/SR18_11/SR_SCO_NL.pdf (bijlage II.1. Zekerheid met betrekking tot SCO’s en bijlage II.2. Doelmatigheid van SCO’s).