This document is an excerpt from the EUR-Lex website
Document 52014TA1210(39)
Report on the annual accounts of the Office for Harmonization in the Internal Market for the financial year 2013, together with the Office’s replies
Verslag over de jaarrekening van het Harmonisatiebureau voor de interne markt betreffende het begrotingsjaar 2013, vergezeld van de antwoorden van het Bureau
Verslag over de jaarrekening van het Harmonisatiebureau voor de interne markt betreffende het begrotingsjaar 2013, vergezeld van de antwoorden van het Bureau
PB C 442 van 10.12.2014, p. 332–339
(BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)
10.12.2014 |
NL |
Publicatieblad van de Europese Unie |
C 442/332 |
VERSLAG
over de jaarrekening van het Harmonisatiebureau voor de interne markt betreffende het begrotingsjaar 2013, vergezeld van de antwoorden van het Bureau
(2014/C 442/39)
INLEIDING
1. |
Het Harmonisatiebureau voor de interne markt (hierna „het Bureau” ofwel „OHIM”), gevestigd te Alicante, werd opgericht bij Verordening (EG) nr. 40/94 van de Raad (1), die werd ingetrokken en vervangen door Verordening (EG) nr. 207/2009 (2). Het Bureau heeft tot taak de regelgeving van de Unie inzake merken, tekeningen en modellen ten uitvoer te leggen, die bedrijven eenvormige bescherming verleent op het gehele grondgebied van de Europese Unie (3). |
TOELICHTING BIJ DE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING
2. |
De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van het Bureau. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs (indien relevant) en een analyse van de „management representations”. |
BETROUWBAARHEIDSVERKLARING
De verantwoordelijkheid van de leiding
De verantwoordelijkheid van de controleur
Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen
Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen
|
10. |
De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan de oordelen van de Rekenkamer. |
OPMERKINGEN OVER HET BEGROTINGSBEHEER
11. |
Het bedrag van de geannuleerde overdrachten uit voorgaande jaren steeg van 4,2 miljoen euro (13 %) in 2012 tot 6,0 miljoen euro (16 %) in 2013. Dit was in beide jaren hoofdzakelijk het gevolg van het feit dat de in het kader van samenwerkingsovereenkomsten met de nationale bureaus van de lidstaten te vergoeden kosten lager waren dan geraamd (1,9 miljoen euro in 2012 en 3,8 miljoen euro in 2013), hetgeen wijst op de noodzaak dat aan het einde van het jaar nauwkeuriger informatie wordt verkregen van de nationale bureaus over de werkelijk gemaakte kosten. |
12. |
Het niveau van de vastgelegde kredieten voor 2013 varieerde voor de verschillende titels tussen 98 % en 89 % van de totale kredieten, hetgeen erop wijst dat de juridische verbintenissen tijdig werden aangegaan. Het niveau van naar 2014 overgedragen vastgelegde kredieten was hoog voor titel II (administratieve uitgaven): 23,9 miljoen euro (28 %), en voor titel III: 13,3 miljoen euro (38 %). Voor titel II was dit een gevolg van meerjarige contracten die vooral betrekking hadden op de constructie van het nieuwe gebouw en op ontwikkelingen, diensten of bestelde goederen op het gebied van IT die volgens plan eind 2013 waren besteld, maar pas in 2014 moesten worden betaald. Voor titel III had dit vooral te maken met samenwerkingsovereenkomsten met nationale bureaus waarbij deze laatste pas in 2014 kostendeclaraties moesten indienen en met de gebruikelijke bestelling van vertaaldiensten in de laatste maanden van 2013, waarvoor pas in 2014 moest worden betaald. |
OVERIGE OPMERKINGEN
13. |
Het Bureau heeft een plan voor bedrijfscontinuïteit en crisisbeheer ingevoerd waarin wordt bepaald dat werknemers die wachtdiensten verrichten, ongeveer 25 taken permanent moeten verzekeren. Hoewel de begrotingsmiddelen voor wachtdienstvergoedingen jaarlijks worden goedgekeurd door het begrotingscomité van het Bureau, ligt het in 2013 betaalde bedrag (4 02 458 euro) aanzienlijk hoger dan bij andere agentschappen die een permanente dienst moeten verzekeren. |
FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN VOORGAANDE JAREN
14. |
Bijlage I bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren. |
Dit verslag werd door kamer IV onder voorzitterschap van de heer Milan Martin CVIKL, lid van de Rekenkamer, te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 8 juli 2014.
Voor de Rekenkamer
Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
President
(1) PB L 11 van 14.1.1994, blz. 1.
(2) PB L 78 van 24.3.2009, blz. 1.
(3) Ter informatie geeft bijlage II een overzicht van de bevoegdheden en activiteiten van het Bureau.
(4) Deze omvatten de balans en de economische resultatenrekening, de tabel van de kasstromen, de staat van de veranderingen van de nettoactiva en een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.
(5) Deze omvatten de resultatenrekening van de begrotingsuitvoering en de bijlage daarbij.
(6) Artikelen 38 en 43 van Verordening nr. CB-3-09 van het begrotingscomité van het Harmonisatiebureau voor de interne markt.
(7) De door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels zijn afgeleid van de International Public Sector Accounting Standards (IPSAS), uitgebracht door de Internationale Federatie van Accountants of, waar van toepassing, de International Accounting Standards (IAS)/International Financial Reporting Standards (IFRS), uitgebracht door de International Accounting Standards Board.
(8) Artikelen 91 tot en met 95 van Verordening nr. CB-3-09 van het begrotingscomité van het Harmonisatiebureau voor de interne markt.
BIJLAGE I
Follow-up van de opmerkingen van voorgaande jaren
Jaar |
Opmerking van de Rekenkamer |
Stand van de corrigerende maatregel (Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.) |
2011 |
De Rekenkamer constateerde verschillende tekortkomingen ten aanzien van de overeenkomst inzake het dienstverleningsniveau uit 2011 tussen het Bureau en het Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie (CdT). De overeenkomst was door het Bureau ondertekend op 20 juni 2011 en was volgens artikel 10 van toepassing vanaf 1 januari 2011. De uitvoering van het contract begon voorafgaand aan de ondertekening van het contract. Op verzoek van het CdT verrichtte het Bureau een betaling van 1,8 miljoen euro ter compensatie (1). Bovendien werd deze betaling geautoriseerd zonder begrotingsvastlegging en zonder beschikbare kredieten (2). |
N.v.t. |
2011 |
Het Bureau dient het beheer van zijn vaste activa te verbeteren. Voor door het Bureau ontwikkelde immateriële activa waren de boekhoudprocedures en de gegevens over de kosten niet betrouwbaar. |
Afgerond |
2011 |
Het Bureau beschikte per 31 december 2011 over in totaal 520 miljoen euro aan kasmiddelen (495 miljoen euro in 2010). Overeenkomstig het in 2010 door het begrotingscomité goedgekeurde kasmiddelenbeleid werden de middelen bij negen banken in vijf lidstaten aangehouden. |
Afgerond De Rekenkamer merkt niettemin op dat het niveau van de kasmiddelen nog steeds hoog is. |
2012 |
Van de 31,9 miljoen euro aan van 2011 naar 2012 overgedragen vastgelegde kredieten werd 4,16 miljoen euro (13 %) in 2012 geannuleerd. 1,93 miljoen euro hiervan hield verband met samenwerkingsovereenkomsten met lidstaten die de aan hen toegewezen bedragen niet volledig absorbeerden. |
N.v.t. |
2012 |
In 2012 was het algemene niveau van vastgelegde kredieten 93 %, hetgeen erop wijst dat vastleggingen tijdig werden gedaan. Het niveau van naar 2013 overgedragen vastgelegde kredieten was echter hoog met 36,7 miljoen euro (19 % van het totaal aan vastgelegde kredieten), waarvan 21,7 miljoen euro betrekking had op titel II (administratieve uitgaven) en 14,1 miljoen euro op titel III (beleidsuitgaven). Het hoge niveau van overdrachten was hoofdzakelijk te wijten aan de late ontvangst van facturen voor in 2012 geleverde goederen en diensten. Meer bepaald vloeide het hoge niveau van overdrachten voor titel II ook voort uit een aantal meerjarige contracten voor de bouw van het nieuwe kantoorgebouw van het Bureau (6,09 miljoen euro) en de inkoop van de ontwikkeling van IT-producten (7,67 miljoen euro). Voor titel III houden de overdrachten grotendeels verband met de met lidstaten gesloten samenwerkingsovereenkomsten waarvoor kostendeclaraties pas in 2013 moesten worden ingediend (8,13 miljoen euro). Daarnaast werden er in de laatste maanden van 2012 vertaaldiensten besteld (5,43 miljoen euro) die pas in 2013 moesten worden betaald. |
N.v.t. |
(1) De minimale waarde werd in de overeenkomst vastgesteld op 16,3 miljoen euro. De in 2011 geleverde diensten bedroegen in totaal 14,5 miljoen euro.
(2) Deze betaling werd uit de begroting 2012 gedaan.
BIJLAGE II
Harmonisatiebureau voor de interne markt (Alicante)
Bevoegdheden en activiteiten
Bevoegdheden van de Unie volgens het Verdrag (artikelen 36 en 56 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie) |
Vrij verkeer van goederen [...] de verboden of beperkingen welke gerechtvaardigd zijn uit hoofde van bescherming van de industriële en commerciële eigendom mogen geen middel tot willekeurige discriminatie noch een verkapte beperking van de handel tussen de lidstaten vormen. [...] [...] de beperkingen op het vrij verrichten van diensten binnen de Unie zijn verboden ten aanzien van de onderdanen der lidstaten die in een andere lidstaat zijn gevestigd dan die, waarin degene is gevestigd te wiens behoeve de dienst wordt verricht. [...] |
||||||||||||||||||||||||||||||||
Bevoegdheden van het Bureau (Verordening (EG) nr. 207/2009 van de Raad) (Verordening (EU) nr. 386/2012 van het Europees Parlement en de Raad) |
Doelstellingen Toepassing van de wetgeving van de Unie inzake merken, tekeningen en modellen, die bedrijven het recht verschaft, eenvormige bescherming te verwerven op het gehele grondgebied van de Europese Unie. Bevordering van het debat, het onderzoek, de opleiding, de communicatie, de ontwikkeling van geavanceerde IT-ondersteuningsinstrumenten en de verspreiding van beste praktijken op het gebied van intellectueel eigendom. Taken
|
||||||||||||||||||||||||||||||||
Organisatie |
Raad van bestuur Samenstelling
Taak
Voorzitter van het Bureau
Begrotingscomité Samenstelling
Taak
Beslissingen in verband met de aanvragen Beslissingen worden genomen door:
Externe controle Europese Rekenkamer. Kwijtingverlenende autoriteit Het begrotingscomité van het Bureau. |
||||||||||||||||||||||||||||||||
In 2013 (2012) ter beschikking van het Bureau gestelde middelen |
Begroting 418 (429) miljoen euro Personeelsbestand per 31 december 2013 861 (775) tijdelijke posten opgenomen in de lijst van het aantal ambten, waarvan 731 (680) bezet + 171 (138) andere dienstverbanden (hulpfunctionarissen, gedetacheerde nationale deskundigen, plaatselijke functionarissen en uitzendkrachten, bijzondere adviseurs) Totaalaantal personeelsleden: 902 (818) |
||||||||||||||||||||||||||||||||
Producten en diensten in 2013 (2012) |
Merken Aantal aanvragen: 1 14 421 (1 07 924) Aantal inschrijvingen: 98 092 (95 645) Aantal gevallen van oppositie: 17 006 (16 634) Beroepen ingesteld bij de kamers van beroep: 2 602 (2 339) Hangende beroepen: 2 361 (2 352) Modellen en tekeningen Ontvangen: 95 429 (92 175) Ingeschreven: 84 056 (78 658) |
||||||||||||||||||||||||||||||||
Bron: Door het Bureau verstrekte bijlage. |
ANTWOORDEN VAN HET BUREAU
11. |
Het Bureau neemt momenteel samen met de nationale bureaus maatregelen om het hoge niveau van geannuleerde overdrachten te verminderen. Er is een proefprogramma van tussentijdse, zesmaandelijkse uitvoeringsverslagen opgezet. Het is de bedoeling dit programma uit te breiden tot de belangrijke projecten die het Bureau met de nationale bureaus heeft, zodra het proefprogramma meer deelnemers telt. Tot slot zal het Bureau ook nagaan waar de overeenkomsten met de nationale bureaus (voor 2015) kunnen worden aangepast om onnodige overdrachten tot een minimum te beperken. |
12. |
Naast de bovenvermelde maatregelen, die vooral in titel III maar ook in titel II het hoge niveau van overdrachten moeten doen dalen, werkt het Bureau momenteel met het Vertaalbureau aan een systeem om de hoeveelheid overdrachten aan het einde van het jaar te verminderen. Verder wordt het hoge niveau van overdrachten in titel II gerechtvaardigd door de uitbreiding van het hoofdkantoor van het Bureau en door ontwikkelingen op het gebied van IT. Het Bureau treft momenteel maatregelen om betere controle te krijgen op de bedragen die elk jaar worden overgedragen. |
13. |
Overeenkomstig de vereisten van internationale kwaliteitsnormen (ISO 27001) en de door het begrotingscomité van het Bureau goedgekeurde internecontrolenormen (ICS 10), heeft het Bureau een plan voor bedrijfscontinuïteit ingevoerd (BCP). Dit is nu ook opgenomen in de financiële kaderregeling van 2013. In november 2006 werden de bestuursorganen van het Bureau — de raad van bestuur en het begrotingscomité — in kennis gesteld van de BHIM-strategie, die gebaseerd was op een scenario met drie niveaus (niveau 0: crisisbeheerteam; niveau 1: IT- en logistiekteams, herstelcoördinatieteam en team voor algemene communicatie; niveau 2: teams die aan het herstel werken). De raad van bestuur en het begrotingscomité zegden hun steun toe aan deze strategie. Het Statuut voorziet in een betaling voor het personeel dat wachtdiensten verricht. Deze betaling wordt in een specifieke begrotingslijn opgenomen en jaarlijks (overeenkomstig de behoeften van de organisatie) geactualiseerd en goedgekeurd. Het plan voor bedrijfscontinuïteit werd vastgesteld na een grondige effectbeoordeling met de hulp van externe consultants en omvat ALLE activiteiten van het Bureau. Het Bureau verzekert permanent 25 taken via wachtdiensten, en de betalingen hiervoor bedroegen in 2013 4 02 458 euro. De redenen waarom het plan voor bedrijfscontinuïteit in zo’n uitgebreide structuur voorziet, zijn de volgende: Het Bureau heeft een grote zichtbaarheid bij en veel contact met zijn belanghebbenden en moet bedrijven de klok rond een operationele e-dienstverlening aanbieden en de gebruikers onmiddellijk kunnen antwoorden. Mocht het IT-systeem uitvallen, zou dat een ernstige impact op de continuïteit van de werkzaamheden hebben. Daarom is in heel het Bureau bedrijfscontinuïteit van wezenlijk belang en zijn alle afdelingen betrokken partij (zichtbaarheid van activiteiten zoals samenwerkingsactiviteiten met de lidstaten en, in het kader van de opdracht van het Waarnemingscentrum, interactie met het bureau in Brussel, ondersteuning van personeel dat thuiswerkt, de goede werking van de taks-inning garanderen (geautomatiseerd IT-systeem dat door het hele Bureau wordt gebruikt) en tot slot de betrokkenheid van het aanbestedingspersoneel omdat het een welbepaalde centraliserende interventierol speelt (beheer van alle economische dossiers) in geval van een calamiteit). Gezien de omvang en de internationale achtergrond van onze leveranciers is de hoeveelheid formele documentatie zeer groot en uitermate afhankelijk van IT. Om deze redenen zijn volgens ons de verschillen met andere agentschappen gerechtvaardigd. Sinds zijn oprichting heeft het Bureau al tweemaal van de wachtdienst moeten gebruikmaken; de laatste keer was bij de invoering van de nieuwe website. De betalingen voor wachtdiensten vertegenwoordigden in 2013 minder dan 0,5 % van de totale uitgaven onder titel I. De betalingen kwamen ook overeen met minder dan één dag inkomsten uit de onlinediensten van het Bureau. Het Bureau zal bij de jaarlijkse herziening van zijn processen, procedures en programma’s met de opmerking van de Rekenkamer rekening houden met het oog op continue verbetering. |
14. |
Het Bureau neemt er nota van dat de Rekenkamer alle bevindingen van voorgaande jaren als afgerond of niet van toepassing beschouwt. |